Google Workspace - análise das dificuldades de uso em

local de trabalho

Arthur Rodrigues Bento da Costa Maranhão1

Universidade Federal da Paraíba (UFPB)
Universidade Federal da Paraíba (UFPB) – Rio Tinto, PB –
Brazil
arthur.rodrigues@dcx.ufpb.br, arthu089@gmail.com

Abstract.This article describes the analysis of the use of Google Workspace

by people who have just joined a technology company, as well as the
elaboration of a remote training plan, planned from the perspective of the
main difficulties faced. Data analysis was performed through interviews,
using the semi-structured conversation system. The dynamic was applied to
employees of a private company in the city of Brasília-DF (Vox Tecnologia)
in a remote work context.

Resumo. Este artigo descreve a análise de uso do Google Workspace por

pessoas recém ingressas em uma empresa de tecnologia, bem como a
elaboração de um plano de treinamento remoto, planejado a partir do olhar
das principais dificuldades enfrentadas. A análise dos dados foi realizada por
meio de entrevistas, utilizando o sistema de conversação semiestruturada. A
dinâmica foi aplicada junto a colaboradores de uma empresa de iniciativa
privada da cidade de Brasília-DF (Vox Tecnologia) em um contexto de
trabalho remoto.

1. Compreendendo o contexto

Com a aceleração de medidas tecnológicas em diversos setores, o uso de ferramentas

para auxílio do trabalho remoto teve uma maior ascensão, principalmente desde que
se iniciou a pandemia do covid-19 em março de 2020. Tal fato, fez com que
empresas mudassem seus métodos de trabalho, adaptando-se à situação na qual o país
se encontrava e, posteriormente, algumas delas adotaram tais medidas como
permanentes (Figura 1), como foi o caso do Twitter que adotou o modelo home
office de trabalho permanentemente (MACKENZIE, 2023).

1 Trabalho de conclusão de curso, sob orientação da professora Thaíse Kelly De Lima Costa submetido
ao Curso de Licenciatura em Ciência da Computação do Centro de Ciências Aplicadas e Educação
(CCAE) da Universidade Federal da Paraíba, como parte dos requisitos necessários para obtenção do
grau de LICENCIADO EM CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO
 Figura 1 - Modelos adotados por empresas pós-pandemia.

Fonte:(VALOR.GLOBO , 2022)

Além da mudança de modelo de trabalho, outro impacto da pandemia foi o

crescimento de profissionais migrando para a área de Tecnologia da Informação (TI)
(ZUP, 2022), como ilustrado na figura 2. Este fato trouxe algumas
dificuldades/dúvidas, tais como o uso de ferramentas do Google Workspace, que
atualmente tem sido bastante utilizado para otimização de tempo e encurtamento de
distância em alguns casos.
Essa migração para a área da tecnologia teve seus benefícios, como por
exemplo um maior volume de mão de obra, porém, alguns indivíduos acabaram
migrando sem manuseio prévio de determinadas plataformas, ferramentas e com
algumas limitações, sejam elas na comunicação, na interatividade com o sistema ou
com o próprio ecossistema tecnológico.
Muitos desses colaboradores recém admitidos podem vir a ter dificuldades
com as ferramentas utilizadas no cotidiano da empresa e com isso, podem
comprometer a produção e o desempenho individual e coletivo. Neste sentido, torna-
se importante que as empresas, ao contratarem novos profissionais, investiguem as
dificuldades destes iniciantes, averiguando a familiaridade com as ferramentas
utilizadas em seu ambiente de trabalho, a fim de prover medidas para uma melhor e
rápida adaptação dos seus novos funcionários.
 Figura 2 - Demanda de empregos por tecnologia e ti in house

Fonte:(BRASSCOM, 2019 apud CURSOADV, 2021)

Nessa linha, o atual trabalho consiste em uma pesquisa exploratória com a

finalidade de criar e aplicar uma estratégia de melhoria nas habilidades de indivíduos
numa empresa de iniciativa privada chamada Vox Tecnologia que enfrentam
dificuldades no âmbito profissional em utilizar as ferramentas oferecidas pelo Google
Workspace, buscando assim um aprimoramento na manipulação de tais aplicações.
A partir da análise das necessidades do time, identificadas por entrevistas com
indivíduos dessa empresa, foi desenvolvido um tutorial interativo para promover um
melhor desempenho e adaptação dos mesmos.

2. Conhecendo o Google Workspace

Os avanços da tecnologia acarretaram inúmeras possibilidades à nossa sociedade,

principalmente no âmbito da integração e comunicação. No ecossistema
empresarial/corporativo não foi diferente, cada dia que passa nos deparamos com
softwares cada vez mais sofisticados e robustos, auxiliando empresas em vários
segmentos e lugares do mundo. Existem diversos tipos de aplicações e ferramentas
que integram os times/departamentos, visando uma participação cada vez mais
efetiva e consolidada, além de total autonomia e uma maior produtividade, trazendo
assim mais facilidade e praticidade na jornada de trabalho do colaborador. Um
exemplo disso é o Google Workspace que auxilia no dia-a-dia das empresas
Lançado em 2006 com o nome G Suíte, o agora Google Workspace (figura 3)
contém diversas ferramentas para que o usuário possa ter mais facilidade e
praticidade em suas ações, auxiliando docentes, discentes e profissionais de diversas
áreas, tornando assim cada vez mais o dia-a-dia fácil. Dentre as ferramentas,
podemos encontrar o Google Meet, um app de videoconferência utilizado por
diversas pessoas e empresas.

Figura 3 - Alguns dos serviços oferecidos pelo Google Workspace.

Fonte: (MOREIRA E ANTONIALLI, 2022)

Encontramos também o Google Drive que surgiu em 2012, e atualmente, é

bastante utilizado como ferramenta de armazenamento em nuvem. Além de
armazenamento, a ferramenta permite o compartilhamento de dados, podendo ser
usado também para organizar melhor seus documentos, fotos, vídeos e afins.
Contudo, o Google Workspace não se limita somente às ferramentas citadas
acima, oferecendo diversos outros instrumentais para o usuário, podendo-se assim
dizer que trouxe uma inovação para melhor organizar e agregar na produtividade de
quem o utiliza. De acordo com o próprio Google, a plataforma Workspace tem 2,6
bilhões de usuários e cada vez mais vem aumentando esse número (WECOLAB,
2023). No trabalho, com o modelo home office que virou tendência nos últimos anos,
o uso das ferramentas contidas no Google Workspace facilitam a dinâmica do
trabalho remoto, tendo em vista que possibilita uma colaboração em tempo real.
Diversos colaboradores conseguem acessar a plataforma e trabalhar no mesmo
arquivo/documento de forma simultânea. As alterações realizadas permanecem no
histórico de atualização do próprio documento e ao mesmo tempo podem estar
alocados em uma videoconferência via Google meet. Tais alterações geram
oportunidade de discussão entre assuntos que forem necessários, fazendo assim um
ambiente integrado entre diversas aplicações, usuários e não necessariamente de
forma presencial, encurtando distâncias, trazendo praticidade, agilidade e
simplicidade no cotidiano da empresa.
3. Planejamento

3.1 Surgimento da proposta

A proposta surgiu após observação de dificuldades em determinados pontos do
cotidiano profissional, levando em consideração as ferramentas contidas no Google
Workspace e indivíduos da empresa Vox Tecnologia. Tendo em vista que em meio a
pandemia e até mesmo após ela, diversas pessoas migraram de outras áreas para a
tecnologia, isso sem falar de outros indivíduos que ingressaram no mercado de
trabalho, o autor percebeu que alguns iniciantes possuíam pouca experiência no uso de
recursos tecnológicos. Dentre os recursos tecnológicos observados, tem-se as
ferramentas contidas no Google Workspace, que são usadas por empresas para
melhorar a produtividade do colaborador e deixar o dia-a-dia de cada um bem mais
prático. Buscando ajudar com as dificuldades dos colaboradores que migraram de área
para TI e recém ingressantes no mercado de trabalho, surgiu a proposta de um material
de aprendizagem.

3.2 Etapas do trabalho

O trabalho foi dividido em duas grandes partes: Análise de dificuldades e
Planejamento de Treinamento. Inicialmente foram feitas entrevistas de forma semi-
estruturada com colaboradores da empresa Vox Tecnologia ( Roteiro de entrevista),
onde buscou-se coletar uma gama de informações relevantes sobre o assunto,
identificando dificuldades enfrentadas dentro e fora da empresa diante do google
workspace.
Após a coleta de dados por meio da entrevista, foi feita uma análise dos pontos
mais relevantes e em comum com todos os entrevistados, buscando atender todas as
questões descritas pelos mesmos de maneira coletiva e, com isso, ter um grau de
assertividade maior com o material desenvolvido. Após o planejamento baseado nas
respostas obtidas em cada entrevista, espera-se um material de fácil compreensão, para
que não só as pessoas entrevistadas, mas também qualquer outro indivíduo possa
utilizá-lo e compreendê-lo.

4. Análise das dificuldades de uso do Google Workspace com base nas

entrevistas
A entrevista sobre o uso do Google Workspace foi realizada com 04 pessoas da
empresa Vox Tecnologia, sendo dois homens e duas mulheres. Analisando o perfil dos
participantes, dois são recém contratados e dois mudaram de área para TI, sendo
ambos estagiários de advocacia. Atualmente, os quatro entrevistados possuem dois
anos de experiência na empresa e estão ocupando o cargo de QA (Analista De
Qualidade).
 Para saber a satisfação dos entrevistados com a área de TI, perguntou-se sobre
o fato de indicação dessa área para outras pessoas. Todos confirmaram que indicam a
área como um nicho de oportunidade no mercado. De acordo com os entrevistados,
uma dificuldade que atrapalha na escolha da área é o fato de nos cursos de formação
exigirem muitas disciplinas da área de matemática. Apesar disso, enxergam a
Computação como uma área promissora no que se diz respeito às oportunidades de
emprego, seja exercendo a função de programador, ou até funções mais voltadas à
gerência, como PO (Product Owner), que não necessariamente está presente na
confecção do código do projeto, mas está à frente no quesito de organização e
estrutura.
Na análise das principais dificuldades enfrentadas no começo da carreira de TI,
os recém contratados relataram a questão da falta de experiência, que com isso requer
um tempo de adaptação e/ou treinamento, para que possam gerir melhor o seu tempo e
ter uma maior produtividade no setor em que se encontram. Embora alguns tenham
formação na área, necessitam de um tempo para que possam exercer suas funções de
forma independente e com um grau alto de produção.
Apesar de dois entrevistados serem do ramo tecnológico, algumas ferramentas
utilizadas podem ser novas para os mesmos e requerem um tempo para uma melhor
manipulação e domínio, porém, não é algo que se torne impeditivo na questão do
desenvolvimento do indivíduo no meio que opera.
Por outro lado, os indivíduos que migraram de área, relataram algumas
dificuldades mais específicas, como por exemplo a linguagem utilizada no cotidiano
empresarial, termos técnicos que em algumas situações são em outro idioma e, para
quem está vindo de outro ramo, necessita de um tempo para entender.
Os entrevistados que migraram de área também possuem uma dificuldade
maior na manipulação de ferramentas, tendo-as como algo novo e se tornando
impeditivo para a evolução do cargo. Eles precisam buscar conhecimento extra por
meio de cursos isolados e afins, sejam elas ferramentas próprias de desenvolvimento
ou consulta de banco de dados, como também o próprio espaço de trabalho do Google.
Uma dificuldade relatada por quem mudou de área foi a adaptação à nova
dinâmica de trabalho, sendo relatado na entrevista que percebeu-se uma maneira
“própria” de trabalhar no ramo da tecnologia: uma forma sistêmica, bem definida, sem
exceções de prazos e afins. Essa dinâmica costuma ser natural para indivíduos que já
são da área, mas pode ser nova, a depender da forma de trabalho de pessoas advindas
de outros ramos, necessitando assim de um tempo para que se entenda a dinâmica do
trabalho, a maneira que se comportam os setores individualmente e coletivamente.
Considerando a análise do Google Workspace, utilizado como ferramenta de
trabalho na empresa, foi observado nos relatos que os indivíduos identificam a
importância das ferramenta no cotidiano, pois, segundo eles, traz mais praticidade e
principalmente um rápido contato com os demais e uma melhor organização, seja em
sua agenda individual ou trabalhos coletivos. Para os colaboradores que são da área de
TI, houve relatos de dificuldades na adaptação do uso das ferramentas, pois certas
funções eram novas em muitas situações. Esses colaboradores relataram que
precisaram de um curto espaço de tempo para conseguir manipular os recursos e hoje
se sentem bons usuários dos Google Workspace.
A utilização das funções para colaboradores que migraram de área é uma
novidade, de acordo com os relatos, não se tinha uma manipulação frequente das
mesmas ou nem sequer eram utilizadas. Logo, a falta de uso das ferramentas em
trabalhos passados, geraram dificuldades no início da carreira na área de TI.
Os principais pontos de dificuldades relatados pelos entrevistados foram:
formulários, Google Meet, Google Agenda e Google Chat, apontando questões de
acesso ou funcionalidades que cada ferramenta possui.
Isso mostra que pessoas advindas de outras áreas ou que estão ingressando no
mercado de trabalho podem não ter conhecimento prévio de determinadas ferramentas,
softwares e afins. Com isso, a produtividade dos colaboradores pode ser afetada de
forma direta ou indireta, seja pela agilidade e rapidez que as ferramentas propiciam ou
até mesmo relacionado à organização, podendo assim comprometer não só o trabalho
individual, como também o trabalho coletivo, na visão do setor que o indivíduo se
encontra na empresa.

4.1 Proposta de plano de treinamento remoto

A proposta consiste em módulos feitos no google classroom, dividindo cada tópico por
etapas, chamadas de checkpoints. Esses tópicos foram definidos após a análise das
dificuldades enfrentadas no coletivo e no individual de cada entrevistado. Os módulos
seguirão uma escala crescente de complexidade, com isso, não só os entrevistados,
mas também qualquer outro indivíduo que venha a consumir o conteúdo, poderão
seguir uma linha cronológica e não terão dificuldades no entendimento, tendo em vista
que o grau de complexidade será de forma crescente e gradativa.
Todo o material estará disponível em: Sala de aula - Google Classrom2 e busca
atender todas as demandas de recém ingressantes no mercado de trabalho e indivíduos
que migraram de outra área para TI. De modo geral, busca-se melhorar a organização,
divisão de horários, praticidade, produtividade dos indivíduos de maneira individual e
coletiva.

5. Proposta de Material de Treinamento

Com base no resultado das entrevistas, busca-se produzir um material que consiga
atender não só pessoas de TI que têm dificuldades de manipular as ferramentas do
Google, mas também as pessoas que migram de área e supostamente não possuem
conhecimento prévio. Seguindo a proposta de trabalho remoto, adotou-se a ideia de
ofertar um material para uso online e assíncrono, que pode ser usado à medida que a
empresa recebe novas pessoas contratadas.

2 Ainda em produção
 O recurso utilizado como ferramenta para disponibilização do material é um
dos recursos do próprio Google Workspace, o Google Classroom. Com isso, surgiu a
ideia de criar tópicos com atividades no Google Classroom, que também é uma
ferramenta oferecida pelo Google em seu workspace. Os tópicos serão divididos por
grau de complexidade, desde a criação de formulários até a organização da Google
Agenda.
Em cada tópico serão cadastradas tarefas, onde o indivíduo terá vídeos e
imagens como base para demonstrar suas habilidades. A ideia é que com a ajuda do
conteúdo base, o mesmo consiga prosseguir com a realização da atividade designada
no tópico em questão.
O objetivo maior do curso é incentivar o aprendizado dos participantes e
melhorar a produtividade das tarefas que a equipe realiza, sejam elas de forma
individual ou coletiva, buscando incentivar essa aprendizagem de maneira interativa e
dinâmica.
A confecção do conteúdo pelo Google Classroom será realizada procurando
atender as dificuldades relatadas pelos participantes que realizaram as entrevistas. Para
isso, serão abordados os recursos das ferramentas de Formulário, Google Meet,
Google Agenda e Google Chat (figura 1).

Figura 4 - Figura ilustrativa retirada do material

Fonte : Imagem própria baseada nos tópicos da sala virtual

Imagina-se que com essa metodologia de ensino, se torne mais atrativa a

interação e a busca pela aprendizagem, tendo em vista que o usuário terá tópicos
divididos e dinâmicos, contudo, terá um espaço destinado para que o usuário possa
relatar dificuldades que teve na realização do processo e poderá também informar
pontos que ele acredita que possa ser melhorado no conteúdo abordado em cada tópico
individualmente e no material como um todo.

6. Estado atual do trabalho e os próximos passos

O trabalho encontra-se em fase de construção do material que apresentará as principais

ferramentas do Google Workspace.

Os próximos passos do trabalho são :

● Finalização do material - buscando oferecer um curso remoto assíncrono

● Ajustes - após novo feedback dos entrevistados

Referências

CURSOADV. Mercado de TI. Disponível

em:<https://cursoadv.com.br/blog/2021/01/06/como-ficou-o-mercado-de-ti-durante-a-
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<https://gcloud.devoteam.com/pt-pt/blog/10-beneficios-google-workspace-para-elevar-
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MACKENZIE. Home office pós-pandemia: 10 empresas que vão manter o

regime. Disponível em:
<https://blog.mackenzie.br/mercado-carreira/mercado-de-trabalho/home-office-
Acesso em : 23 de Fevereiro de 2023

MOREIRA, A., ANOTNIALLI, L. 10 benefícios do Google Workspace para elevar o

seu negócio. Disponível em: <https://gcloud.devoteam.com/pt-pt/blog/10-beneficios-
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PONTOISP. Trabalho remoto e intenção dos profissionais. 2021. Disponível em:

<https://www.pontoisp.com.br/manter-trabalho-remoto-e-intencao-de-78-dos-
profissionais-de-ti/>. Acesso em: 02 de mar. de 2023.
VALOR GLOBO. Modelos adotados pós pandemia. Disponível em:
<https://valor.globo.com/patrocinado/dino/noticia/2022/04/27/cscs-pretendem-
manter-o-modelo-hibrido-no-pos-pandemia.ghtml>. Acesso em : 27 de Abril de 2022

WECOLAB. 70% das empresas mais inovadoras do mundo já usufruem dos benefícios
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ZUP. Transição de carreira. Disponível em : <https://www.zup.com.br/blog/transicao-

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