Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
net/publication/230559215
CITATIONS READS
0 337
3 authors:
SEE PROFILE
Some of the authors of this publication are also working on these related projects:
All content following this page was uploaded by Pedro Antunes on 23 May 2014.
e do
Aos meus orientadores, Professor Pedro Antunes e Professor Ferreira Dias, que
pelo interesse pelo assunto, incentivo, crítica construtiva e grande disponibilidade,
contribuíram decisivamente para a concretização do trabalho que aqui apresento.
Aos colegas do ISCTE, em especial o Eng. Joaquim Reis, pela sua amizade e
incentivo.
Ao Dr. João Pissarra, pela sua revisão crítica do texto e pelas importantes
sugestões.
Aos colaboradores das empresas que colaboraram de forma desinteressada na
implementação de experiências.
Aos meus irmãos, que demonstraram uma atitude crítica.
Aos meus pais, a quem não tenho dado atenção.
Aos meus filhos e mulher, a quem estraguei muitos fins-de-semana.
I. INTRODUÇÃO........................................................................................................... 1
1. Contexto ................................................................................................................. 2
2. Objectivos............................................................................................................... 3
3. Trabalho realizado e resultados alcançados............................................................ 4
4. Contribuições.......................................................................................................... 4
5. Estrutura da tese ..................................................................................................... 5
ii
8. Discussão e Síntese............................................................................................... 49
1. Introdução............................................................................................................. 55
2. Matriz de Integração Organizacional ................................................................... 60
3. Papeis de Grupo.................................................................................................... 62
3.1. Apoio ao Facilitador.......................................................................................... 63
3.2. Apoio ao Participante ........................................................................................ 64
3.3. Apoio ao Secretário........................................................................................... 65
3.4. Apoio aos Agentes Organizacionais ................................................................. 67
3.5. Quadro Resumo................................................................................................. 67
4. Processos Grupais................................................................................................. 69
5. Memória de Grupo ............................................................................................... 72
5.1. Perspectivas da Memória de Grupo .................................................................. 72
5.2. Logística ............................................................................................................ 73
5.3. Agendas............................................................................................................. 74
5.4. Reuniões ............................................................................................................ 74
5.5. Documentos de suporte ..................................................................................... 74
5.6. Relatórios .......................................................................................................... 75
5.7. Quadro Resumo................................................................................................. 76
6. Resumo ................................................................................................................. 78
7. Resultados publicados .......................................................................................... 79
IV. PROBLEMA........................................................................................................... 81
iii
VI. CONCEPÇÃO E REALIZAÇÃO DE SISTEMAS BASEADOS EM
GÉNEROS................................................................................................................... 115
iv
I. INTRODUÇÃO
1
Géneros de comunicação é um tipo de acção comunicativa socialmente
reconhecidas e que habitualmente são activadas por membros de uma comunidade para
executar tarefas com propósitos sociais específicos. Um género de comunicação é
caracterizado por um propósito e uma forma. Por sua vez, sistema de géneros é uma
interligação de géneros de forma a se constituírem processos comunicativos mais
complexos. Consiste ainda num conjunto de géneros interligados que são activados
numa sequência típica em relação a cada um, sendo os seus propósitos de alguma forma
relacionados.
É ainda com base nestes conceitos que são desenvolvidas abordagens de análise
de informação aplicada ao desenvolvimento de sistemas de apoio a reunião, bem como
uma plataforma que permite apoiar a análise e planeamento de reuniões, identificando
artefactos produzidos e utilizados durante o processo de reunião.
1. Contexto
2
2. Objectivos
3
- Desenvolvimento de plataforma incorporando conceitos propostos na hipótese
inicial. Implementação de protótipos parciais desta plataforma.
Meta: Análise e desenho dos sistemas que compõem uma plataforma
incorporando os conceitos propostos na hipótese inicial. Implementação de
protótipos.
4. Contribuições
4
- Contribuição para o estudo da problemática das reuniões, especialmente
quando apoiadas por sistemas informáticos.
- Contribuição para o estudo da problemática do desenvolvimento de sistemas de
informação tendo em conta o seu enquadramento específico e muito
contextualizado.
- Contribuição para o estudo da integração entre sistemas de coordenação
heterogéneos.
5. Estrutura da tese
5
formas de obtenção dos dados para a análise. Esta abordagem foi aplicada a diversos
casos, sendo sumariamente descritos cinco deles.
No capítulo 6 é apresentada uma plataforma que se traduziu no desenvolvimento
de dois sistemas.
No capítulo 7 é apresentada a síntese dos resultados do trabalho de investigação
apresentado nos capítulos anteriores. Neste capítulo são ainda discutidos os referidos
resultados.
No capítulo 8 é apresentada conclusão. São ainda apresentadas as propostas de
trabalho futuro resultantes da investigação desenvolvida e conducente à realização da
presente dissertação.
6
II. ESTUDO E CARACTERIZAÇÃO DO
PROCESSO DE REUNIÃO
1. Nota Introdutória
7
UML (Booch et al., 1999) é uma linguagem gráfica para visualizar, especificar,
construir e documentar artefactos de sistemas complexos geralmente informatizados. A
versão utilizada aqui foi a 1.3 (Booch et al., 1999).
No presente capítulo é apenas utilizada uma pequena parte desta linguagem.
São utilizados diagramas de casos de uso para identificar os aspectos genéricos
do comportamento do sistema tendo em conta os resultados objectivos e observáveis
pelos actores. Este tipo de diagramas tem como principais objectivos:
- Descrever os requisitos funcionais do sistema tal como são entendidos pelos
actores externos;
- Fornecer uma descrição consistente e clara sobre as responsabilidades que
devem ser cumpridas pelo sistema a desenvolver;
- Servir de base para a fase de análise e desenho;
- Descrever possíveis condições do mundo real para teste do sistema.
Os elementos de modelação são os actores, casos de uso, interacção, sistema e
relações.
Um caso de uso descreve uma interacção típica entre um actor e um sistema.
Deste modo, um caso de uso captura uma função visível para o actor. O actor é um
papel desempenhado pelo utilizador que interage com o sistema.
Utilizam-se diagrama de classes para ajudar a identificar as estruturas de dados
relevantes numa reunião. Com efeito, este diagrama permite representar os objectos
importantes do sistema bem como as suas relações, possibilitando assim definir a
arquitectura estática do sistema. Consequentemente, compõem estes diagramas as
classes e relações. As classes são descrições de objectos que partilham as mesmas
características, tendo atributos, ou seja valores que caracterizam os objectos da classe, e
operações, que descrevem os comportamentos da classe ou serviços disponibilizados.
Por sua vez, as relações podem ser associações, que são relações de utilização,
agregações que são relações de constituição, e generalizações ou heranças, que são
relações de especialização.
De modo a melhor descrever algumas das operações das classes envolvidas no
processo de reunião são ainda de apresentados diagramas de actividades. O diagrama
de actividades mostra o fluxo de uma actividade para outra, permitindo fazer a
modelagem de um fluxo de um objecto, à medida que ele passa de um estado para outro
8
em pontos diferentes do fluxo de controlo. Uma actividade é uma execução não atómica
em andamento de uma máquina de estados.
É ainda utilizado um diagrama de interacção (mais especificamente um
diagrama de sequência) com alto nível de abstracção, com vista a descrever a interacção
entre objectos. Enquanto que os diagramas de interacção dão ênfase ao fluxo de
controlo de uma actividade, os diagramas de interacção dão ênfase ao fluxo de controlo
de um objecto para outro.
2. Contexto
Sistema
Formar
Planear tarefas
Dar instruções
Interveniente
Reunir
Produzir
Criar regras
Figura 1 - Contexto
9
reuniões. Muitas vezes são as reuniões um elemento fundamental para o
desenvolvimento do próprio grupo (Jay, 1976).
Uma análise mais detalhada permite verificar que o processo na realidade se inicia
antes da sessão e tem repercussões posteriormente a esta. Antes da sessão, realiza-se
nomeadamente a proposta de reunião, a aprovação, o convite e o planeamento. Durante
a sessão, ocorrem várias intervenções, umas de participação e outras de direcção e
controlo. destinadas a cumprir os objectivos. Após a sessão é produzido o relatório e
disponibilizado aos utilizadores que o pretendam consultar.
3. Intervenientes
10
- O participante (Doyle & Staus, 1976) assiste à reunião, intervindo com
opiniões, comentários e votos.
- O secretário (Jay, 1976, Ramage, 1982) ou anotador (Doyle & Staus, 1976)
regista as intervenções dos participantes na reunião da forma mais fiel possível.
É ainda ele que produz o relatório e que o distribui aos restantes intervenientes.
- O agente organizacional propõe a reunião ou algum aspecto a ser discutido na
mesma. No final pode ser afectado pelos resultados produzidos na reunião.
Interveniente
Participante directo
11
Na Figura 3 é apresentado o diagrama de casos de uso de uma reunião, no qual se
representam as interacções típicas referentes ao sistema de reunião, bem como os
actores a ela associados.
Reunião
Propor reunião
patrocinador
Aprovar reunião
Convidar para
reunião
Gerir reunião
agente organizaciona
Participar em
reunião
participante
Produzir relatório
Pesquisar reunião
secretário
Enviar
12
Tendo em conta que é desta forma que se realiza a interacção entre o sistema
reunião e os actores, interessa agora identificar os elementos constitutivos deste sistema.
4. Estrutura da Reunião
Antes e depois da reunião existem duas dimensões que vão afectar quer a
preparação da reunião quer a incorporação organizacional dos resultados produzidos
pela reunião. Essas duas dimensões são:
- Fluxo de trabalho;
- Memória organizacional.
13
4.1. Modelo explicativo
Reunião
Recurso
-Meios
Perfil
-Utilizadores autorizados Papel Processo
<desempenha -Descrição
-Data
-Duração
-Local
-Objectivos
-Assunto
-Estado
Doc. Suporte Relatório
1..* Item
14
Figura 4 - Diagrama de Classes para Impactes (baseado em Pinsonneault &
Kraemer, 1989)
15
Os papeis correspondem a conjuntos de acções que podem ser desempenhados
pelos utilizadores antes, durante e após a sessão de reunião.
Os perfis podem ser associados a cada utilizador em concreto. Com efeito, cada
pessoa, tendo um perfil, pode desempenhar vários papéis.
Os recursos são utilizados e produzidos numa reunião, sendo da mais diversa
natureza. Os recursos podem ser instalações, tais como edifícios e salas, equipamentos,
incluindo mesas, cadeiras ou computadores, ou ainda informação e documentos. Por
opção e para tornar inteligível o diagrama da Figura 5, foi decidido ignorar aspectos
como equipamentos e instalações. Esta abordagem procura aproximar-se da forma como
as reuniões são percebidas pelos intervenientes.
Reunião
Recurso
Perfil
Papel
<desempenha Processo
16
Ag : Agente Organizacional Pat : Patrocinador Fac : Facilitador Proc : Processo Part : Participante Inter Sec : Secretário
Participa()
Message4()
Intervem()
Eco() Message5()
Concluir()
Termina()
17
Pré
In
Pós
5. Processo de Reunião
18
Processos utilizam e geram recursos, isto é, são utilizados na reunião recursos
como ordens de trabalhos (ou agendas) e outros documentos de apoio, ao mesmo tempo
que a reunião gera também um conjunto de recursos, tais como relatórios ou actas.
O processo é composto por itens, estes por actividades e as actividades por
intervenções (Figura 8).
Processo
-Data
-Duração
-Local
-Objectivos
-Assunto
-Estado
Item
-Designação
-Assunto
Actividade
-Código
-Tipo
Intervenção
-Valor
-Data
-Tipo de interacção
-Forma
-Autor
-Validade
-Utilizadores autorizados
Estado ={"pré","in","pós"}
19
Seguidamente, vai-se analisar os itens de reunião, actividades e intervenções, bem
como algumas das teorias que permitem identificar e caracterizar os seus principais
atributos.
5.2. Tarefas
20
Com vista à concretização de um item é necessário realizar uma ou várias
actividades. Por exemplo, o item "decisão de investimento" pode ser decomposto nas
tarefas "discussão" e "votação". De modo a compreender que actividades poderão ser
consideradas são identificadas seguidamente algumas tipologias. Em seguida são
apresentadas técnicas, de modo a identificar como as diversas tarefas se articulam para a
concretização de um item,.
21
Reunião
Revolver problema
sem resposta
certa
Revolver problema
com resposta participante
certa
Resolver conflito
de ponto de vista
Resolver conflitos
de poder
Executar tarefas
Gerar ideias
Gerar planos
resolver confitos
de interesse
5.2.2. Técnicas
A tipificação de tarefas permite identificar o que se tem que fazer mas não a forma
como se deve fazer. Com vista a resolver este problema, foram desenvolvidas diversas
técnicas. Nestas técnicas são de considerar a geração de ideias, como por exemplo o
Brainstoming (Osborn, 1979) e técnicas de selecção, incluindo a votação (e.g. Harrop &
Miller, 1987) nas suas mais diversas vertentes ou utilização de heurísticas e métodos de
avaliação características de várias áreas técnicas e científicas (exemplos nas finanças,
Brealey & Meyers, 1984).
Técnicas mais sofisticadas podem ainda ser utilizadas, tais como as técnicas de
grupos nominais (Delbecq et al. 1975 e Delbecq & Van de Ven., 1971) ou ainda o AHP
(Saaty & Vargas, 1991).
22
5.2.2.1. AHP (Analytic Hierarchy Process)
O AHP (Analytic Hierarchy Process) foi desenvolvido por Thomas Saaty, quando
era professor na Wharton School of Business. O AHP (Analytic Hierarchy Process) é
um processo de decisão flexível (Saaty & Vargas, 1991) que ajuda as pessoas a definir
prioridades e tomar as melhores decisões quando necessitam de se considerar quer
aspectos quantitativos quer qualitativos. Reduzindo decisões complexas a uma série de
comparações de um para um, e em seguida sintetizando os resultados.
O AHP ajuda os decisores a dividir as decisões em componentes menores,
identificando sucessivamente a meta, o critério e o subcritério até cursos de acção. Os
tomadores de decisão fazem então comparações entre pares dentro da hierarquia,
chegando depois às prioridades genéricas. O problema de decisão pode envolver
factores sociais, políticos, técnicos ou económicos. o AHP ajuda as pessoas a lidar com
o intuitivo, o racional e o irracional, bem como com o risco e incerteza em ambientes
complexos. Pode ser utilizado depois para identificar probabilidades, planear, afectar
recursos, seleccionar alternativas, fazer análises custo-benefício, entre outros.
5.3. Intervenção
23
podem intervir ao mesmo tempo existe a possibilidade de intervenção paralela. Segundo
alguns estudos, esta possibilidade contribui para que a produção de resultados
nomeadamente ao nível de geração de ideias sejam superiores (Gallupe et al. 1991,
Gallupe et al.; 1994).
Outro aspecto relevante diz respeito ao tipo de intervenção. Neste aspecto podem
ser consideradas características das intervenções que ajudam de algum modo a
caracterizar de forma explícita essa interacção. Como por exemplo em Bales (1950).
Numa reunião tradicional a participação faz-se primordialmente de forma oral,
sendo escritas apenas as intervenções relativas a votações. Uma das características da
interacção é o facto de a actualização das propriedades do objecto ter um feedback para
os participantes, aspecto que estará relacionado com este atributo.
Outro dos atributos das interacções é o autor. Para além do autor é importante
ainda identificar quais os utilizadores (ou ouvintes) autorizados.
A interacção pode ainda permitir ou não que os intervenientes sejam identificados.
Este factor pode ter um papel importante no processo de interacção e posteriormente.
No que diz respeito aos efeitos imediatos no processo de interacção este aspecto tem
sido sobejamente estudado (Jessup et al. , 1990; Connolly et al. 1990).
Associado a uma mensagem pode-se identificar um factor que se designa por
validade. A validade corresponde ao tempo durante o qual a mensagem pode estar
acessível. A validade vai ter como repercussão a existência ou não de memória. No caso
das intervenções serem orais a sua validade é reduzida.
A complexidade da tarefa, estruturação da tarefa, memória e contribuição
anónima correspondem a características visíveis em função dos valores tomados por
diversos atributos da reunião. Por exemplo, verifica-se anonimato quando for
impossível de identificar o autor do comentário. Já a complexidade e estruturação da
tarefa terá a ver com a forma como se desenvolve o fluxo do comentário.
Existem uma série de aspectos associados aos atributos da interacção. Por essa
razão são considerados seguidamente a formas de intervenção. São ainda identificadas
algumas técnicas e teorias relevantes para tipificar as intervenções, tais como as técnicas
de mapeamento, o Ibis, teoria de actos do discurso, estilo de comunicação, géneros de
comunicação e IPA.
24
5.3.1. Formas de Intervenção
25
Os mapas cognitivos (Eden, 1988, Eden & Akermann, 1998, Akermann et al.,
1992), baseiam-se na teoria das construção pessoal (Kelly, 1955). Neste caso as ideias
são chamadas de conceitos, sendo representadas por meio de uma pequena frase (nunca
apenas uma palavra), sendo preferível utilizar-se sempre que possível um verbo activo
para dar a ideia de um sentido de acção e direcção. Apesar de, tal como no caso dos
mapas conceptuais, a estrutura ser do tipo rede (e não de tipo arborescente), é
encorajado que se estabeleça uma relação de hierarquia entre as ideias a ser mapeadas.
Aqui a hierarquia poderá ser do tipo causa e efeito, meio e fim, como e porquê, de modo
a ser poder identificar resultados desejados (ou indesejados).
26
Reunião
propor tema
apresentar
argumento
27
bem como empreender uma classificação dos "actos locutórios". Searle (1974)
apresentou a seguinte classificação:
- Assertivos - o emissor apresenta alguma coisa como sendo dessa maneira (ex.:
afirmar, declarar, explicar).
- Directivos - o emissor tem a intenção de levar o receptor a fazer alguma coisa
(ex.: ordenar, exigir, exortar).
- Compromissivos - o emissor compromete-se a fazer alguma coisa (ex.:
prometer, garantir).
- Expressivos - o emissor exprime o seu estado psicológico (ex.: felicitar).
- Declarativos - o discurso faz alguma coisa, emprestando qualidades (ex.:
nomear, confiar).
Em contrapartida, Habermas (1981) apresentou outra classificação:
comunicativos, construtivos, regulativos, representativos e actos de discursos
institucionais.
28
5.3.6. Géneros de Comunicação
29
mistas ou negativas. Por sua vez , existem categorias que correspondem a pares opostos
ou recíprocos, é o caso das categorias 1 e 12, 2 e 11, 3 e 10, 4 e 9, 5 e 8 bem como das
categorias 6 e 7.
6. Papeis
30
Perfil
Papel
<desempenha -Descrição
Patrocinador
31
6.1. Facilitador
O facilitador deverá ser neutro ao grupo não contribuindo com ideias nem fazendo
a sua avaliação (Doyle & Straus, 1976). Este papel pode ser confundido com outros
papéis, nomeadamente o de mediador ou árbitro (Levick et al., 1992). Os presidentes
também podem desempenhar papeis de facilitação, coordenando as tarefas a realizar
durante o processo de reunião. Porém, o presidente é em muitas circunstâncias um dos
principais influenciadores da reunião (vejamos por exemplo o primeiro-ministro no
conselho de ministros), pelo que o papel de facilitador assume pouco relevo.
Líder, gestor e moderador são ainda outras designações dadas para descrever o
papel do facilitador (Kerr, 1986). Porém, se líder ou moderador têm uma acepção muito
limitada, gestor corresponde a uma perspectiva vaga e abrangente, correndo-se o risco
de dar uma visão de autonomia que o facilitador muitas vezes não tem. Porém, na
realidade pode ser considerado como tal uma vez que o facilitador é o gestor da reunião,
fazendo o seu planeamento ou convidando os participantes. É ele ainda que preside à
reunião, dando o seu início, dirigindo-a e concluindo-a.
Tal como referido por diversos autores (Bostrom et al., 1991; Jay, 1976), o papel
do facilitador é fulcral no processo de reunião, podendo contribuir de forma decisiva
para o sucesso da mesma.
32
com os objectivos fornecidos pelo patrocinador. São ainda convidados os participantes
de acordo com os critérios de competência bem como outros aspectos contingenciais
(Jay, 1976). De entre os modelos mais conhecidos neste campo é de destacar o modelo
de Vroom Yetton (Vroom, 1964, Vroom, e Yetton. 1989). O facilitador terá ainda que
fazer a preparação da logística da reunião (Figura 12).
A produção da agenda é o aspecto mais visível de um processo designado de
planeamento de reunião. O processo de planeamento de uma reunião pode ser analisado
em três perspectivas:
- Processo de reunião;
- Conteúdo;
- Géneros /sistemas de géneros.
Reunião
Definir objectivos
«uses»
Identificar
«uses» objectivos
Produzir agenda
«uses»
Seleccionar
processo
33
As teorias de decisão dão especial ênfase ao processo. Nesse sentido, procuram
identificar o encadeamento de varias fases ou tarefas no âmbito de um processo de
decisão. Incluem-se neste conjunto de abordagens quer abordagens racionalistas
(referidas por Simon, 1997) , de racionalidade limitada (proposta por Simon, 1997) quer
incrementalistas (Lindblom, 1959), não estruturadas (Minztberg et al., 1976) ou
"garbage can" (Cohen et al. 1972).
Existem outros modelos que seguem uma perspectiva mais ampla e que procuram
integrar modelos com âmbito mais restritivo é o caso da perspectiva contigencial que
tem em conta aspectos externos tais como contexto da decisão, natureza da tarefa e
estilos de liderança. Por exemplo, tendo em conta aspectos como centralização,
formalização, informação e confrontação, Koopman & Pool, 1990, identificaram vários
tipos de organização tendo em conta a forma como as decisões são tomadas. Os tipos
em causa traduzem-se no modelo neo-racional, modelo burocrático, modelo arena,
modelo fim aberto. A predominância de um ou outro modelo depende de aspectos
culturais, estratégicos e mesmo estruturais, podendo ter impactos ao nível do processo
de tomada de decisão.
Outra dimensão do processo de tomada de decisão é o conteúdo. Quer tendo em
conta aspectos dos pressupostos das abordagens anteriores, quer seja independentes a
esses existem certos problemas com abordagens específicas e com técnicas muito bem
estudadas e adaptadas à sua resolução. Por exemplo, no âmbito da estratégia empresarial
existem técnicas que são independentes da forma de participação dos participantes no
processo. É o caso da análise SWOT, em que se diagnosticam as oportunidades e
ameaças, bem como os pontos fortes e fracos de uma organização no processo de
adaptação organizacional. O mesmo acontece em tantas outras áreas do conhecimento
humano.
As abordagens apresentadas anteriormente dão ênfase quer ao processo quer ao
conteúdo. Porém, apesar de corresponderem a abordagens que dirigem a forma de
actuar dos participantes, estes têm um comportamento que depende de um conjunto
significativo de condições concretas. Nesse sentido, os processos de decisão e
interacção apresentam padrões definidos, que escapam muitas vezes às abordagens
34
anteriores. Ganha sentido falar então em géneros de comunicação (Orlikowski & Yates,
1994).
Reunião
Gerir reunião
«uses»
Iniciar reunião
«uses»
Facilitador
«uses»
Acompanhar agenda
«uses»
Acompanhar
participantes
Concluir reunião
35
No que diz respeito ao estilo, o facilitador poderá assumir um estilo de liderança
(ex.: democrática, laissez faire, autocrática) mais ou menos vincado ou ajusta-lo em
função das circunstâncias. O mesmo poderá acontecer quanto à sua atitude face à forma
como segue a ordem de trabalhos, podendo ser seguida de forma mais ou menos estrita.
Por sua vez, a forma de actuar pode variar em termos de estilo, em função de se
dar maior ou menor relevância a aspectos como (Jay, 1976):
- Seguir a agenda;
- Responder a problemas;
- Realizar um conjunto de tarefas (tais como resumos, etc.)
Na figura que se segue é mostrado um possível processo que pode ser seguindo
quando o facilitador faz a direcção da reunião.
36
Outro aspecto importante a considerar na forma de intervenção do facilitador
consiste em identificar os sintomas de patologias ocorridos durante as reuniões (Viller
et. al. , 1991). Muitos destas síndromas levam a que as reuniões não seja eficazes.
Figura 15 - Sintomas e intervenções (Viller, 1991; Wetey & Waters, 1988, Charan,
2001)
37
A investigação leva nomeadamente ao desenvolvimento de modelos gerais de
facilitação para gestão da dimensão socio-emocional em ambientes suportados por
sistemas de apoio a reunião (Kelly & Bostrom; 1998). Em contrapartida, alguns actores
apercebem-se que os sistemas de apoio a reuniões são insuficientes para facilitação de
reuniões, pelo que se desenvolvem diversas soluções, nomeadamente sistemas periciais
e posteriormente agentes facilitadores (Aiken & Vanjani, 1998). Curiosamente, na
generalidades dos casos, o que estes sistemas vêm fazer é substituir o grupo em
processos muito restritos como determinado tipo de categorização ou classificação
(Aiken, & Carlisle, 1992) ou então como conselheiros de facilitadores (Antunes & Ho,
1999).
6.2. Participante
38
contribuir para lhe dar o nome. Por exemplo, as designações assembleia, comissão e
comité estão intimamente relacionadas com o número de participantes (Jay, 1976).
Os resultados de uma reunião são consequência não só da forma como esta é
planeada, organizada e dirigida como ainda das características dos próprios
participantes (The 3M Meeting Management Team, 1994):
- competência em relação ao trabalho de grupo;
- envolvimento nos propósitos do grupo (metas e missão);
- percepção da dinâmica do grupo e construção de um relacionamento positivo
com os outros membros;
- flexibilidade em relação às diferenças de estilo;
- valorização da diversidade e tratamento dos outros com respeito;
- contribuições eficazes;
- aceitação de desacordo;
- adopção à mudança;
- desenvolvimento de iniciativa para os passos seguintes;
- informação dos gestores sobre actividades da equipa;
- apoio da ordem de trabalho do grupo em vez de desenvolvimento de ordens de
trabalho pessoais.
Os participantes na reunião podem ainda assumir comportamentos típicos que
devem ser tidos em linha de conta na gestão da reunião, nesse sentido surgem pessoas
mais orientadas para a acção, que tendem a ser pragmáticas, directas, impacientes,
decididas, rápidas e enérgicas; pessoas orientas para o processo que tendem a ser
sistemáticas, lógicas, factuais, cautelosas e pacientes; pessoas orientadas para as pessoas
que tendem a ser espontâneas, empáticas, subjectivas, emocionais, sensíveis e cordiais e
pessoas orientadas para as ideias que tendem a ser imaginativas, carismáticas, difíceis
de entender, irrealistas e provocadoras (Casse, 1994).
Também se podem identificar outro tipo de participantes de acordo com os papéis
específicos que têm numa reunião: o mudo voluntário, o sabe-tudo, o obstinado, o
eterno-perguntador, o conflituoso, o fala-barato, o trapalhão o quero-lá-saber ou o tipo
fixe (Tubbs & Moss, 1994, Cardoso, 1999).
Numa reunião podem haver diversos tipos de participantes. Por exemplo, numa
reunião multidisciplinar, a existência de um especialista numa matéria faz com que as
39
suas opiniões sejam mais relevantes. O mesmo poderá acontecer quanto a decisões de
voto em determinadas matérias. Nestas circunstâncias poder-se-á depreender que o
gestor com poder para tal, em contraposição com o facilitador, será um participante com
poder acrescido sobre os outros participantes e/ou sobre as matérias em análise. Esta
perspectiva não coincide com outras abordagens em que se considera existir um tipo de
membro de reunião específico distinto do participante chamado gestor ou presidente da
reunião (Doyle & Straus, 1976).
6.3. Secretário
Reunião
Criar Modelo
Tomar notas
Secretário
Redigir relatório
40
Associados com este papel, podem ser identificados três casos de uso: criar
modelo, tomar notas e redigir relatório.
Criar modelo consiste na estruturação, para uma situação em concreta de um
relatório. Estas estruturas têm como fonte a legislação (ex.: Código das Sociedades
Comerciais), manuais da matéria (Ramage, 1982) ou então a experiência.
Tomar notas consiste em registar os dados considerados relevantes da reunião. O
registo poderá ser mais ou menos sintético, podendo incluir intervenções orais ou outros
tipos de comportamentos. Na fase do registo poder-se-á estar a seguir a estrutura de
relatório ou não.
A produção de relatório consiste em organizar os dados das notas com a forma de
um relatório. Para se produzir um relatório tem que se fazer sumários da informação
produzida na reunião, bem como categorizar e classificar alguma da informação.
Na Figura 17 é apresentado um possível diagrama de actividades que ilustra o
processo de produção de relatórios. Este processo pressupõe que existe uma fase em que
o secretário toma notas e uma fase em que essas notas são convertidas no relatório final.
Como se pode observar no quadro da Figura 18, a formatação e estruturação dos
resultados de uma reunião (o que se traduz no tipo de relatório) estão intimamente
relacionados quer com o que foi produzido durante a reunião, quer com o seu objectivo,
quer mesmo com o processo em que a reunião se encontra integrado. Desse modo, faz
sentido falar em recorrência de tipos de relatórios. Estes relatórios poderão traduzir-se
em géneros de documentos (um caso específico de género de comunicação) que estão
inter-relacionados e agrupados em sistemas de géneros.
41
Figura 17 - Possível processo de produção de relatórios
Por outro lado, é importante referir a dimensão situada desses géneros e sistemas
de géneros. Com efeito, a comunidade dos "estrategos empresariais", dos consultores e
dos elementos da própria empresa vão influenciar a estrutura.
42
Resultados Tarefas
Análise da envolvente Lista de oportunidades Listar impacte do ambiente Classificar
externa Lista de ameaças em ameaças e oportunidades
Análise da envolvente Lista de pontos fortes Características de estrutura
interna Lista de pontos fracos Características de cultura
Características de recursos
Pontos fortes
Pontos fracos
Declaração de missão Declaração de missão
Definição de estratégia Lista de Objectivos, Estratégias e O que fazer
Políticas Organizar de conceitos
Definir estratégias
Avaliar estratégia Escolha de estratégias Identificar parâmetros
Dar pesos
Programas Plano de acção para uma Plano de acção
estratégia específica
Orçamentos Orçamento Orçamento
Procedimentos Lista de procedimentos
Figura 18 - Lista de reuniões e respectivos resultados num processo de gestão
estratégica.
43
Ainda existe o processo apoiado no grupo em que cada um dos elementos do
grupo e/ou com o apoio de um facilitador se vai produzindo o relatório da reunião.
Outra perspectiva consiste em passar para os participantes o fardo de produzir
relatórios, sendo os estes a produzir seus próprios relatórios individualmente.
Um aspecto relevante a considerar é que a produção do relatório de uma reunião
não é um acto isolado e a sua eficácia depende em larga medida da forma como é
concluída a reunião. É nesse sentido que alguns autores sugerem que o papel do
facilitador em terminar a reunião é fundamental, devendo este (Rego, 2001):
- sumariar os pontos-chave e decisões;
- evidenciar as responsabilidades das pessoas (quem faz o quê);
- assegurar que as pessoas compreendem e aceitam as responsabilidades;
- estabelecer data de próxima reunião;
- agradecer a contribuição de todos;
- terminar com nota positiva;
- distribuir acta nos dias seguintes à reunião, sendo esta acta um documento
simples e sucinto.
6.4. Patrocinador
44
- Define e clarifica os objectivos;
- Convida o Facilitador;
- Envia instruções, nomeadamente os objectivos ao facilitador;
- Decide,
- Pesquisa Relatório.
O modelo Vroom Yetton (Vroom, 1973, Vroom & Yetton, 1989) é um modelo
importante na medida em que permite estabelecer regras quanto ao papel do
patrocinador, permitindo ainda clarificar os papéis do participante numa dada reunião,
de acordo com as exigências do patrocínio.
7. Recursos
45
Recurso
-Meios
-Utilizadores autorizados
1..*
Agenda Item
Contem>
Tipo de1..*
Item
-formato
-propósito
Item de Agenda
-Tipo de tarefa
-Propósito
46
7.1. Agenda
47
7.2. Documentos de Suporte
No que diz respeito aos documentos utilizados para suporte a reunião, podem ser
considerados três tipos:
- Documentos base são aqueles que vão ser afectados pela decisão, por exemplo
a aprovação das contas da empresa. Nesse caso, o relatório de gestão, balanço e
demonstração de resultados são documentos base.
- Documentos de apoio são utilizados para apoiar directamente a decisão,
correspondendo a peças fundamentais de suporte. Por exemplo, na decisão de
investimento, um estudo de viabilidade seria um possível documento de apoio.
Ou então, no caso de se tratar de um investimento com peso significativo, as
contas da empresa.
- Documentos contextuais servem para caracterizar o ambiente. Com efeito, para
se compreender uma reunião é imprescindível adicionar dados complementares
de natureza contextuais. É o caso de notícias surgida de jornal e que são do
conhecimento de todos os participantes. Estas notícias podem justificar
determinadas decisões, mas se no futuro não houver a devida documentação da
reunião, a decisão poderá não fazer sentido. Outro exemplo será o caso do
Regimento da Assembleia, que sendo na sua generalidade do conhecimento
dos Deputados não necessita ser utilizado explicitamente em todas as sessões.
7.3. Relatórios
48
Os relatórios são documentos que apresentam uma estrutura, um formato e um
propósito.
A estrutura corresponde à agregação de um conjunto de itens num relatório. Estes
itens apresentam um determinado conteúdo, que resulta do conteúdo das interacções da
reunião, mais ou menos elaborados pelos secretários, e um tipo de item. Por sua vez o
tipo de item apresenta um determinado formato e um propósito específico.
O formato corresponde a aspectos como o meio utilizado (por exemplo, escrito,
imagens, filme).
O propósito é a intenção associada ao documento. Este propósito pode estar mais
ou menos vincado em função do tipo de relatório apresentado. Por exemplo, um plano
de acção corresponde a um relatório com um propósito bem claro e orientado para a
acção. Por outro lado, uma acta corresponde a um relatório mais orientado para a
descrição do processo de reunião.
As actas são os relatórios mais comuns relatórios resultantes de reuniões. Nas
actas de reuniões são resumidas as principais intervenções dos participantes na reunião
de acordo com um modelo, mais ou menos estabelecido. Esta acta é em geral aprovada
no início da reunião seguinte. Porém, a Acta é apenas um tipo de relatório possível.
As notas (ou logs) de reuniões são geralmente produzidas antes de se produzir o
relatório final. Nestes encontra-se registado todas as intervenções realizadas pelos
participantes exactamente como foram realizadas.
Para além das actas de reuniões é comum existirem planos de acção (The 3M
Meeting Management Team, 1994), onde se listam as actividades que os intervenientes
na reunião se comprometeram a realizar. Esta é mesmo a forma mais típica de relatório
no caso das reuniões de ponto da situação.
Para além dos elementos referidos atrás, são ainda componentes da reunião a
tecnologia, regras de funcionamento, bem como todo (roomware).
8. Discussão e Síntese
Neste capítulo as reuniões são descritas como sistemas. Para tal é utilizada uma
linguagem típica de análise de sistemas: UML. Após identificação dos participantes,
bem como das interacções típicas entre estes e o sistema, são descritos os diversos
49
componentes da reunião. A partir desse momento é possível identificar com mais
detalhe os recursos, papeis e processos, bem como os respectivos atributos e operações.
Reunião
* 1
Recurso 1..* 1
-Meios
Perfil
-Utilizadores autorizados Papel Processo
1..* -Descrição
<desempenha -Data
-Duração
1 -Local
-Objectivos
-Assunto
-Estado
1
Doc. Suporte Relatório
Contem>
-tipo de suporte -Propósito
0..*
-Tipo de documento
Patrocinador 1..*
1..* Item
50
de facilitador) ou então várias pessoas a desempenhar papéis iguais ou semelhantes
(como acontece com os participantes numa reunião).
Processo é o conjunto de actividades que podem ser realizadas por vários
indivíduos conjuntamente ou separadamente.
Os recursos são utilizados e produzidos no âmbito dos processos por pessoas
desempenhando papéis.
De forma a compreender quer os atributos quer os comportamentos dos vários
elementos envolvidos, foi realizada extensa revisão da literatura procurando identificar
ainda conceitos, teorias e técnicas relevantes.
Ao se identificarem os atributos e operações é possível verificar que, em termos
de abrangência, existem níveis diversos, desde o individual até ao organizacional,
passando pelo grupal.
Ainda que a ênfase tenha sido dada ao nível do grupo, uma vez que a reunião
corresponde a uma actividade grupal é ainda relevante considerar as outras dimensões,
numa perspectiva de integração organizacional.
Em cada um dos níveis - individual, grupal e organizacional - aspectos distintos
da mesma realidade são considerados.
O nível individual são identificados os agentes individualmente e a forma de estes
realizarem tarefas, produzindo ou utilizando recursos.
Ao nível do grupo a análise centra-se no grupo de indivíduos que interagem entre
si, quer de forma cooperativa quer coordenado as suas tarefas, para a realização de um
resultado global.
O nível da organização está-se perante a coordenação quer de grupos quer de
indivíduos, que visam a realização de objectivos organizacionais, traduzindo-se ainda na
produção de recursos de âmbito organizacional.
A conjugação desta dimensão que poderá ser designada de nível (organização,
grupo e indivíduo), com a dimensão componentes da reunião (papel, processo e
recurso), permite apresentar a matriz da Figura 21. Nessa matriz são ainda listadas
algumas das abordagens características de cada quadrante.
As perspectivas que dão ênfase ao processo centram-se na identificação de
objectivos (Jay, 1976), bem como na forma dos atingir, o que passa pela identificação
de passos (Jay, 1976, Tropman, 1996) e de técnicas para concretização desses passos
51
(e.g. Osborn, 1979). Por sua vez, perspectivas em questão podem dar ênfase a processos
organizacionais (e.g. Hammer, 1990), ao processos de grupo (e.g. McGarth, 1984) ou a
processos individuais.
52
utilizados na realização de processos, sendo ainda a materialização do resultado do
processo. Por sua vez, as abordagens podem dar ênfase à memória organizacional
(Conklin, 1992), a memória de grupo (Nunamaker et al., 1991) ou ainda dar ênfase à
dimensão individual. Por sua vez, o Ibis (Kunz & Rittel, 1980) procura estruturar o
processo argumentativo, mas ao mesmo tempo dá ênfase à dimensão dos recursos, uma
vez que o seu propósito consiste em alargar a memória organizacional.
53
54
III. TECNOLOGIA DE SUPORTE A REUNIÕES
1. Introdução
55
Por sua vez o Groupware é composto pelos sistemas informáticos utilizados para
apoiar e potenciar o trabalho de grupo (também designado trabalho colaborativo),
incluindo os GSS e os Sistemas de Workflow
No âmbito dos GSS, Pervan (1996) identificou dois tipos de sistemas: decisão em
conferência (DC - Decision Conferencing) e sistemas de reuniões electrónicas (EMS -
Electronic Meeting Systems).
Os sistemas de decisão em conferência utilizam geralmente uma estação de
trabalho operada por um analista ou facilitador qualificado, não tendo os outros
participantes acesso a apoio baseado em computador. Esta abordagem pressupõe que a
tomada de decisão deve apoiar-se basicamente na aplicação de modelos e teorias de
decisão, na concepção dos processos de grupo e no uso das tecnologias de informação.
De entre esses sistemas é de destacar o Decision Explorer que resultou do SODA
(Strategic Options Development and Analysis) desenvolvido na Universidade de
Strathclyde (Eden, 1989).
A segunda abordagem é guiada pelas necessidades de comunicação, sendo
utilizadas tecnologias de informação como meio de facilitar a comunicação no grupo.
Esta abordagem assume que a comunicação interpessoal é uma actividade primária na
tomada de decisão em grupo e que a função do sistema de apoio a grupos é a de
melhorar a comunicação grupal. Estes sistemas funcionam em situações em que cada
utilizador tem uma estação de trabalho. De entre os sistemas categorizados como sendo
deste tipo são de destacar o GroupSystems da Universidade do Arizona (Dennis et al.,
1988), o SAMM da Universidade de Minnesota (DeSanctis and Gallupe, 1987), e o
MeetingWorks da Western Washington University (Lewis, 1987). Tipicamente, estes
sistemas oferecem módulos de geração de ideias (brainstorming), organização de ideias
e avaliação de ideias (votação, ponderação, ordenação). Embora com algumas
limitações, também se podem incluir nesta categoria ferramentas como o Groupkit e o
Jobber. A primeira é com frequência incluída no âmbito dos Groupware Toolkits, ou
seja, ferramentas destinadas a servir como base para desenvolvimento de sistemas,
enquanto que a segunda é uma ferramenta próxima das suites, ou seja, pacotes
integrados abarcando outras funcionalidades para além do apoio a reuniões.
Há ainda que considerar que, como resultado das necessidades sentidas quer no
âmbito da utilização destes sistemas em ambientes organizacionais quer em ambientes
56
de teste e investigação, foram também desenvolvidas diversas ferramentas que
enriquece as ferramentas já existentes ou então desenvolve como ferramentas
independentes mas que devem ser utilizadas em simultâneo com estas.
Partindo da definição genérica de groupware, como sinónimo de componente de
software que apoia o esforço colaborativo de equipa, Haag et al. (1998), identificaram
as funções apoiadas por este tipo de sistemas como sendo: dinâmica de grupo, gestão
documental e desenvolvimento de aplicações. No âmbito da dinâmica de grupo esses
autores classificaram software de programação de actividades de grupo (e.g. Office
Tracker Scheduler da Milum, ResSched da Madrigal Soft Tool e
Synchronizer/CyberScheduler da CrossWind Technologies). No âmbito da gestão
documental classificam-se as bases de dados de grupo. No âmbito do desenvolvimento
de aplicações considera-se o software de automatização de workflow (e.g. WorkFlow
Analyzer da Meta Software Corp, Optix WorkFlow da Blueridge Technologies e
WorkFlow Analyzer da Action Technologies).
Complementarmente a este software, existe ainda software que agrupa algumas
das funcionalidades referidas, fornecendo soluções completas e a que se designa suites,
ou pacotes integrados, é o caso da GroupWise da Novell Inc, o Lotus Domino da Lotus
Development Corp. Microsoft Exchange da Microsoft Corp e o Netscape SuiteSpot da
Netscape Communications Corp.
Uma das primeiras abordagens que pode ser útil para classificar e organizar
conceitos e ferramentas de groupware é a matriz de DeSanctis & Gallupe (1988). Nesta
matriz cruzam-se duas dimensões: a duração da sessão de tomada de decisão (tempo) e
a dispersão dos membros do grupo (espaço).
Duração da sessão
Limitada Contínua
Dispersão Próxima Sala de decisão Rede de decisão local
Dispersa Teleconferência Tomada de decisão remota
Figura 22 – Matriz DeSanctis e Gallupe (DeSanctis e Gallupe, 1987)
57
Baseando-se na "matriz de DeSanctis e Gallupe", Johansen et al. (1991)
identificaram os vectores de evolução das ferramentas de groupware. A mesma matriz
foi ainda utilizada por Grudin (1994), que adicionou o factor previsibilidade a cada uma
das dimensões.
De modo a identificar os benefícios das tecnologias de apoio a grupos,
Nunamaker et al. (1997) propuseram a matriz do Arizona. Esta matriz resulta do
cruzamento de duas dimensões: nível de trabalho em grupo e processos de
produtividade. Cada célula contém exemplos do tipo de apoio disponível para um dado
processo e para um determinado nível de trabalho.
Para melhor compreensão das dimensões em causa, estas são em seguida descritas
de forma sumária.
Relativamente ao trabalho em grupo, o esforço pode ser realizado a nível
individual, por coordenação ou através de dinâmica de grupo. Na primeira situação de
trabalho em grupo, o esforço realiza-se apenas a nível individual, não havendo
necessidade de ser coordenado para atingir um objectivo. É o caso de uma representação
nacional nas olimpíadas de xadrez em que todos os elementos nas respectivas classes
fazem esforço no sentido de obterem medalhas. O resultado final é a soma dos
resultados individuais. No nível de coordenação o esforço é individual apesar de ser
coordenado. É o que acontece nas corridas de estafetas, em que os corredores correm
individualmente mas devem estar coordenados no momento de troca de testemunho. No
58
nível de dinâmica de grupo o esforço é realizado de forma conjunta para atingir uma
meta. É o que acontece com os remadores numa embarcação.
Independentemente dos objectivos, os membros de um grupo realizam as suas
tarefas trocando e pensando sobre informação. Deste modo podem ser identificados três
processos de produtividade: comunicação, reflexão e acesso a informação. A
comunicação envolve a escolha de um conjunto de palavras, comportamentos e imagens
e sua apresentação através de um meio adequado para que a informação seja recebida e
entendida pelos elementos do grupo. A reflexão envolve desde a definição das intenções
até à realização de metas.
O acesso a informação envolve a procura de informação que os membros do
grupo necessitam para apoiar a sua reflexão e argumentação.
Como já foi referido, o cruzamento das duas variáveis permite a construção de
uma matriz. Relativamente aos Sistemas de Apoio a Reuniões (EMS), que são o objecto
do presente texto, esses sistemas ajudam ao nível da dinâmica de grupo e em todos os
processos de produtividade (zona sombreada da matriz da Figura 23).
Porém, na prática verifica-se que a generalidade destes sistemas se designam por
suites. Com efeito, apesar de terem sido originados em ambiente universitário e
associados a um conjunto muito específico de conceitos, rapidamente estenderam as
suas características. Por exemplo, o Decision Explorer inicialmente estava associado à
abordagem conceptual dos mapas cognitivos mas com a integração de novas
ferramentas têm sido desenvolvidas para ambientes de grupo os participantes podem
agora interagir directamente com o sistema (Group Explorer).
O número de sistemas comerciais existentes no mercado é actualmente muito
elevado. Para citar apenas alguns exemplos, de entre os sistemas de apoio a concepção
de mapas mentais ou mind maps pode ser referidos o Mind Manager da Mindjet, o
MindPlugs da MindPugs, o Ygnius da empresa do mesmo nome e ainda o Mind Image
da StepByteStep, sendo este último um software desenvolvido para plataforma
PalmOS. Assim como existem estes sistemas baseados na abordagem de Buzan (1993),
existem muitos outros sistemas baseados em outras abordagens. Porém, os sistemas
comerciais lideres de mercado são os apresentados na Figura 24.
59
Produtos Conceitos Investigador original e Empresa
universidade
Concept System Mapas Conceptuais William M.K. Trochim CSI
Padrões Cornell University http://www.conceptsystems.com
P apel de G rupo
G rupo Patrocinador P rocesso G rupal
M em ória de grupo
Facilitador Pré-reunião O rdem de trabalhos
Participante R eunião D ocum entos de apoio
A ctas
Secretário Pós-reunião
60
A integração do sistema de reunião consiste no ajustamento a outros sistemas,
técnicos ou sociais/humanos, ao nível organizacional, grupal ou individual.
A organização é um "sistema aberto, social e técnico cujo funcionamento assenta
num conjunto estruturado de papéis organizacionais" (Ferreira et al., 1996). No que diz
respeito especificamente aos sistemas de informação, existem sistemas que apresentam
um grande nível de integração organizacional, constituindo não poucas vezes elemento
aglutinador. Exemplos destes sistemas são os ERP e os sistemas de Workflow, quer uns
quer outros fazem o mapa dos processos organizacionais, dos papéis dos vários
intervenientes e da própria memória organizacional. Porém, estes sistemas apresentam
um baixo nível de integração com sistemas de apoio a reuniões.
Ao nível individual, existem sistemas que desempenham um papel importante no
processo particular, ajustando-se às necessidades e interesses dos utilizadores. O
ajustamento destas ferramentas às necessidades dos utilizadores associada não só aos
interesses e objectivos pessoais, como ainda à própria formação e aprendizagem do
utilizador. É neste contexto que se desenvolve o interesse e a generalização de utilização
de ferramentas como os calendários electrónicos (ex. Outlook, Palmpilot), os sistemas
de desenho (ex.: Autocad, Corel Draw) , sistemas de processamento de texto (ex. MS-
Word) ou sistemas de folhas de cálculo (ex. Multiplan, Lotus 123 ou Excel).
Ao nível do grupo, existem ferramentas que se ajustam especificamente às
necessidades dos processos de reuniões, permitindo a sucessão das várias fases da
reunião, permitindo intervenção de vários participantes em simultâneo, ou simplificando
tarefas, como por exemplo a votação ou o registo de dados.
Apesar de poderem ser analisados separadamente, estes níveis não são estanques.
Antes poderá existir quer uma reflexão de umas dimensões nas outras quer uma
complementaridade. Por exemplo, como resultado de uma reunião podem ser definidos
eventos a ser marcados na agenda de um participante na reunião. O participante na
reunião pode ser um engenheiro, que por sua vez desempenha as funções de vendedor
na organização. O processo grupal poderá corresponder a uma fase de um processo mais
alargado de orçamentação.
61
Organização Papel Organizacional Processo Memória
Organizacional Organizacional
Grupo Papel de Grupo Processo Grupal Memória de Grupo
Automated facilitator (Aiken e GroupSystems (Dennis et al., gIBIS (Conklin. & Begeman,
Vanjani, 1998) 1988) 1988)
Idea Consolidator (Aiken e Carlisle, SAMM (DeSanctis and QuestMap (Conklin, 1992)
1992). Gallupe, 1987) Cire (Romano et al., 1999)
D-Plan (Antunes & Ho, 1999, Costa MeetingWorks (Lewis, 1987) Analyser (Nunamaker et al. 1991).
et al., 1999) SODA/Decision Explorer LoganWeb (Raikundalia & Rees,
Natural language translation agent (Eden, 1989) 1995 a) e b) e Raikundalia & Rees,
(Aiken et. Al. 1994) Decision Can (Gonçalves & 1996)
Expert system planner (Aiken et al., Antunes, 2000) Jobber (Kazman et al., 1996),
1990) Expert Choice (Saaty & Data Retrieval Agent (Aiken &
Vargas, 1991) Govindarajulu, 1994, Colon, et al.
1994)
3. Papeis de Grupo
No que diz respeito aos papéis desempenhados numa reunião são de considerar o
patrocinador, o facilitador, participante, secretário e os agentes envolvidos no resultado,
referidos no capítulo II.
62
Dadas as limitações encontradas nos sistemas, não existe secção correspondente a
patrocinador.
63
A forma mais elementar de apoiar o planeamento de reuniões consiste em permitir
a sequenciação de várias actividades. Estes sistemas em geral não dão ajuda quanto às
possíveis actividades nem quanto às ferramentas que devem apoiar cada tipo de
actividade. Simplesmente fornecem uma lista de ferramentas e sugerem a construção de
uma ordem de trabalhos correspondente à sequenciação de várias actividades. É o que
acontece nos sistemas de apoio a reunião "tradicionais" (e.g. GroupSystems,
MeetingWorks).
Estes e outros problemas resultantes encontram-se parcialmente resolvidos com
recurso a sistemas informáticos de apoio adicional ou então desenvolvimento de
funcionalidades acrescidas aos sistemas existentes (e.g. Antunes & Ho, 2000, Aiken et
al. 1991).
A utilização de sistemas de apoio a reuniões tem um impacte particularmente
importante na fase de direcção da reunião. O sistema permite por um lado seguir com
maior rigor uma agenda previamente estabelecida. E ao mesmo tempo, se a interacção
se fizer basicamente de forma escrita é mais fácil ao facilitador limitar ou induzir a
intervenção, uma vez que o sistema informático lhe coloca um conjunto de capacidades
que tipicamente não são fornecidas aos facilitadores de reuniões.
Os sistemas de apoio a reuniões acabam muitas vezes por ser encarados com
substitutos de facilitadores (e.g. Anson et al.; 1995). Por exemplo, Anson et al. (1995),
analisaram o efeito da facilitação humana e dos sistemas de poio a grupos, tendo
verificado que os grupos apoiados por facilitadores apresentam melhores processos
grupais e maior coesão que os apoiados por sistemas de apoio a grupos. A utilização de
ambos em simultâneo mostrou melhores resultados.
64
- Apoiado (supported), no qual existe um quadro de grupo que funciona como
memória de grupo, em que todos os membros de grupos podem introduzir
informação, existindo um equilíbrio entre comunicação verbal e electrónica;
- Interactivo (interactive), no existe uma predominância da comunicação
electrónica, constituindo toda a informação a memória de grupo.
65
session planner (Aiken et al., 1994), data retrieval agent (Aiken & Govindarajulu,
1994, Colon, et al. 1994), e natural language translation agent (Aiken et. Al. 1994).
Face ao proposto em Aiken et al. (1991), este sistema restringe a sua função à análise e
organização dos comentários gerados numa reunião na qual se utilizou um EMS (Aiken
& Carlisle, 1992)
A ferramenta descrita por Aiken & Carlisle (1992) e designada por idea
consolidator consiste num agente que apoia o processo de organização de ideias.
Genericamente, este sistema condensa o texto, identificando as palavras-chave e em
seguida emparelha as palavras-chave com os comentários. Este sistema foi testado
(Aiken & Carlisle, 1992). Aí foi comparado o nível de satisfação associado à
organização de ideias utilizando a ferramenta do sistema de apoio a reuniões (Idea
Organiser) e o sistema desenvolvido. Em ambos os casos verificou-se uma descida do
nível de satisfação da reunião, porém, verificou-se que face à ferramenta do sistema de
apoio a reuniões (Idea Organiser) o nível de satisfação desce significativamente menos.
O processo de produção de relatórios apoiado por Sistemas de Apoio a Reuniões
permite a produção de relatórios de forma mais automatizada, sendo muitas vezes os
utilizadores a introduzir os dados no sistema de forma colaborativa. No entanto, o
facilitador tem normalmente que intervir na fase final de produção do relatório.
A forma de produzir actas de reuniões é algo amplamente divulgado desde os
manuais de secretariado (Ramage, 1982) ou mesmo prescrito ao nível legislativo (ex.:
Código das Sociedades Comerciais).
Em alguns manuais, para além de se darem indicações quanto à forma de redigir
actas, é ainda sugerido a identificação de uma lista de medidas a tomar e actuação,
indicando reuniões a marcar, temas a agendar, pesquisa e esboços a fazer bem como
memorandos. Estes aspectos visam tipicamente apoiar o secretário na sua actuação
futura (Ramage, 1982).
Esta lista de tópicos dirigida ao secretário pode ainda ser dirigida a todos os
elementos da reunião, surgindo então os planos de acção (The 3M Meeting
Management Team, 1994). Estes planos de acção não são meras tarefas que o secretário
deve realizar. Neste planos de acção, são identificadas as tarefas a realizar bem como o
comprometimento na acção dos participantes na reunião.
66
De forma a melhorar este processo tem sido desenvolvidas diversas ferramentas
suportadas em PDA (Personal Data Assistant), e têm sido adicionadas funcionalidades
de sistemas de apoio a reuniões(GroupSystems e MeetingWorks), nomeadamente a
produção de actas de forma automática. De modo a melhorar o processo de produção de
relatório de reunião foi ainda desenvolvido o Enterprise Analyzer (Nunamaker et al.,
1991). A investigação neste campo teve ainda importantes desenvolvimentos no âmbito
do desenvolvimento colaborativo (Money et al., 1999, Nunamaker et al., 1990, Vreede
et al., 1997).
Se esta perspectiva dá ênfase à pesquisa e manipulação de dados da reunião após a
sua realização, outras abordagens dão ênfase à sua manipulação durante o processo de
reunião. Tipicamente, está-se a falar de abordagens mais guiadas (Chauffeured) em
contraposição de abordagens com maior intervenção dos utilizadores ou então
facilitadas (Nunamaker et al., 1991). Por exemplo o GroupSystems permite qualquer
uma destas abordagens, porém, outros sistemas, tais como o Smart Meeting e o M-Path
(www.smarttech.com), apoiam-se muito mais em quadros públicos e acabam por dar
uma maior ênfase às abordagens guiadas.
67
fornece técnicas e modelos para reduzir a incerteza e ruído que ocorre no processo de
tomada de decisão em grupo. Um sistema de nível 3 é caracterizado por induzir
informalmente padrões de comunicação de grupo, podendo incluir dispositivos
inteligentes para a selecção e gestão de reunião.
É ainda de salientar que a lista apresentada na tabela da Figura 25 foi reduzida.
Este facto deve-se basicamente à disponibilidade das ferramentas e informações sobre
as mesmas. Outro aspecto relevante foi o facto de em termos de funcionalidades
algumas serem bastante semelhantes, não contribuindo significativamente para
demonstrar o que aqui é demonstrado.
Papeis
68
Quanto ao apoio fornecido aos secretários, estes sistemas automatizam o processo
de recolha de notas, processo que passa a ser desempenhado quer pelos participantes
(e.g. GroupSystems e MeetingWorks), quer por facilitador (e.g. Decision Explorer).
Quanto à estruturação de dados, estes sistemas apresentam resultados pouco
estruturados, geralmente grandes listagens de texto que os secretários têm que processar
antes de disponibilizar aos destinatários.
Quanto ao apoio a agentes organizacionais, estes sistemas são ainda mais
limitados, uma vez que não estruturam os dados para ser lidos por públicos específicos,
quer se trate, de pessoas quer de sistemas. Apenas alguns sistemas (e.g. LoganWeb e
Jobber) permitem apresentar os resultados mais estruturados.
4. Processos Grupais
Os sistemas de apoio a reunião fornecem suporte nas diversas fases (ou tarefas) do
processo de reunião, tal como se pode observar no quadro da figura seguinte.
As características desses sistemas são apresentados no quadro da Figura 28. Neste
quadro analisa-se o apoio das diversas ferramentas às fases do processo de reunião. As
fases do processo de reunião foram identificadas tendo em conta as fases e processos
definidos por Bostrom et al. (1991), Dubs & Hayne (1992) e Raikundalia & Rees
(1996). Nesse quadro são apresentadas as fases, tarefas e sistemas que têm como
propósito apoiar o processo de reunião.
69
O GroupSystems e MeetingWorks são representativos dos principais sistemas
comerciais.
A equipa de M. Aiken desenvolveu trabalho que engloba tanto a fase de
planeamento de reunião, concebendo o Expert Planner (Aiken et al., 1990), como a fase
de facilitação, através da especificação do Facilitator Agent (Aiken & Vanjani, 1998).
Da mesma equipa, encontramos ainda o sistema Analyzer, que é um sistema que
pretende apoiar toda a fase pós reunião, tendo no entanto apenas sido desenvolvido um
módulo designado Idea Consolidator (Aiken & Carlisle, 1992).
O sistema LoganWeb (Raikundalia & Rees, 1995) tem como principal propósito a
criação, organização e disponibilização dos resultados da reunião sob a forma de
relatórios.
Merece ainda referência o projecto Cire (Romano et al., 1999), pois apesar de ter
como objectivo o apoio às reuniões através de pesquisa em grupo, a sua implementação
aponta para algumas possíveis soluções do problema de integração organizacional,
focado nesta discussão.
Em face das limitações ao nível de planeamento de reuniões apresentadas pelos
sistemas referidos, foram mais recentemente desenvolvidos os sistemas D-Plan e D-
Audit. O D-Plan (Costa et al., 1999, Antunes et al., 1999) é um sistema que apoia o
facilitador em todos os detalhes relacionados com o planeamento do processo de tomada
de decisão. As funções providenciadas pelo D-Plan incluem a calendarização, criação
da lista de participantes, notificação através de e-mail e definição de assunto, resultados
esperados e estrutura do processo de decisão.
O sistema D-Audit (Antunes et al., 1999) é um sistema que apoia o facilitador no
decorrer da reunião. Este sistema apoia o facilitador na utilização de técnicas básicas de
condução e estimulação dos grupos. O sistema permite ainda a obtenção de retorno dos
participantes, através de um analisador de opiniões e a medição do grau de acordo e
convicção dos participantes.
70
Fases Tarefas
71
ao recurso a sistemas especialmente destinados a realizar estas tarefas (e.g. Expert
Planner e D-Plan).
A fase de reunião (in), é aquela em que os sistemas fornecem mais apoio. Sendo
de destacar o sistema Idea Consolidator, que se substitui ao próprio utilizador em tarefas
consideradas geradoras de insatisfação.
Na fase de pós reunião (pós), os sistemas quase não dão apoio, havendo apenas
algum apoio dos sistemas para criação de documentos. Porém, estes documentos são
tipicamente os documentos que a ferramenta gera não correspondendo às necessidades
dos utilizadores apresentando poucas possibilidades de configuração.
5. Memória de Grupo
No que diz respeito à memória de grupo, podem ser identificados três níveis: nível
de conteúdo conceptual, nível de suporte de comunicação e nível de dados. No primeiro
são analisados aspectos como o significado específico dos resultados produzidos pelo
grupo, sendo esta uma abordagem que vai depender de assunto, podendo ainda envolver
categorizações de natureza psicológica, o que está fora do alcance da presente
investigação. Na terceira abordagem dá-se ênfase às estruturas e tipos de dados. Esta
abordagem é a mais comum no âmbito das teorias associadas a sistemas de informação
e bases de dados. A segunda abordagem dá mais ênfase aos aspectos de comunicação (e
armazenamento) de informação tais como são percebidos pelos utilizadores (Orlikowski
& Yates, 1994). Esta será a abordagem adoptada nesta dissertação. Consequentemente,
são considerados aqui a agenda (ou ordem de trabalhos), comunicações associadas à
72
logística da reunião, reunião, documentos de apoio a reunião e relatórios produzidos na
reunião. Neste último caso são englobadas as actas das reuniões.
O facto de se identificarem os documentos e comunicações como agenda,
logística, documento de apoio ou reunião já dá algumas indicações sobre propósito,
conteúdo e forma, destas formas de comunicação. Porém, estes aspectos só serão
convenientemente detalhadas à medida que o processo de reunião se desenrola. O que
interessa aqui é averiguar em que medida os intervenientes no processo são apoiados
pelos sistemas apresentados.
Como suporte de memória de grupo foram considerados os documentos e
comunicações referidas por Orlikowski & Yates (1998). Foi ainda utilizada a
abordagem aí apresentada, isto é, na resposta às questões Porquê, O que, Como, Quem,
Quando e Onde. Encarando os sistemas de apoio a reuniões como sistemas que ajudam
os utilizadores a produzir e ou utilizar artefactos, as perguntas a responder são as
seguintes:
- Qual o propósito (porquê) da comunicação ou documento;
- Qual o conteúdo (o que) da comunicação;
- Como é constituído o documento em termos de meios ou expressões utilizadas
- Quem está envolvido quer na produção quer na utilização do documento
- Quando deve ser produzido ou utilizado o documento
- Onde deve ser produzido ou utilizado o documento
Seguidamente serão então analisados cada um dos recursos considerados
significativos: logística, agenda, reunião, documentos de suporte e relatórios.
5.2. Logística
73
O GroupSystems apenas apresenta uma funcionalidade que consiste em convidar
os participantes para a reunião, porém esta funcionalidade pressupõe que o sistema já
esteja a ser utilizado.
5.3. Agendas
5.4. Reuniões
74
5.6. Relatórios
75
desenvolver hiperligações de modo a facilitar o acesso aos mais diversos tipos de
informação.
Já foi referido atrás que o sistema gIbis (Conklin & Begeman, 1988) permite o
registo de texto classificado segundo três categorias (tema, posição e argumento).
Porém, este sistema foi criticado por permitir apenas dados escritos e textuais não
permitindo armazenamento de dados multimédia (Chang et al., 1999), apresentando
ainda a limitação de estruturar a informação de uma forma demasiado simplista e pouco
flexível, não se aplicando por isso a muitas circunstâncias. É neste sentido que são
propostos sistemas que permitem registo de dados multimédia associados a estruturas
com hiperligações.
Um sistema desenvolvido pela Toshiba (Imai et al., 1994) apresenta
características idênticas ao gIbis. Neste sistema, o utilizador usa uma caneta para tomar
notas no ecrã de um portátil. As notas podem ser palavras-chave ou expressões maiores.
As notas são em seguida gravadas e organizadas através de hiperligações, sendo ainda
organizados com som correspondente a intervenções orais entretanto gravadas. Após a
conferência, o participante pode seleccionar uma nota podendo ouvir porções de áudio
entretanto gravado. Este sistema não permite gravação de imagens.
O Jabber (Kazman et al., 1996) é um protótipo desenvolvido para gravar, indexar,
pesquisar e navegar sobre informação multimédia de reuniões, nomeadamente
conferências mediadas por computador. O sistema Jabber , inicialmente desenvolvido
como arquivo de vídeo, apresenta um sistema de reconhecimento de voz associado.
Segundo os seus promotores, este sistema tem como elemento primordial um
mecanismo de indexação baseado nos conteúdos expectáveis, conteúdos efectivos, e
estrutura temporal. Este sistema tem o inconveniente de não estruturar as interacções e
os resultados finais terem de ser pesquisados através de palavra-chave.
76
Doc. Item
77
As principais conclusões a reter na análise do apoio à memória de grupo são as
seguintes:
- a maioria dos sistemas não cobre qualquer aspecto da logística;
- a ênfase destes sistemas está na reunião, sendo muito escasso o apoio dado
quer à preparação quer à edição de documentos de apoio ou de resultados
- apesar da generalidade os sistemas prometerem produzir relatórios de forma
eficaz e eficiente o facto é que os melhores resultados correspondem a lista de
frases com articulação limitada, não correspondendo a texto de fácil leitura a
utilizadores humanos ( veja-se os site e manuais de GroupSystems e
MeetingWorks);
- mas se os interfaces para os humanos são limitados os dados também não se
apresentam devidamente formatados para serem utilizados por outros sistemas
ou simplesmente armazenados em bases de dados. Os sistemas que fornecem
algum apoio na estruturação de dados dão um limitado apoio na criação dos
próprios documentos.
6. Resumo
78
- Quanto à memória de grupo, esta também se integra dificilmente com a
memória organizacional ou individual. Verifica-se aqui que os sistemas não
geram os artefactos adequados, coerentes com a memória da organização e que
permitem apoiar quer os processos quer os papéis organizacionais.
- No que diz respeito aos papéis, não existem sistemas que forneçam um apoio
integrado aos utilizadores, tendo em conta que esses desempenham papeis quer
ao nível organizacional, grupal, quer individual. Mesmo os papeis grupais que
desempenham uma função especialmente importante ao nível de interface com
o resto da organização, como é o caso dos patrocinadores e agentes
organizacionais têm um apoio muito reduzido. Verifica-se que nem toda a
informação é relevante para o desempenho dos referidos papeis. Por outro lado,
verifica-se que informação relevante não fica registada e armazenada, para que
se torne facilmente acessível.
- Os processos de reunião dificilmente se integram com os restantes processos
organizacionais ou individuais, o que se traduz quer na não existência de
funcionalidades nessas áreas quer na não existência de adequados interfaces
com sistemas que operam nessas áreas. As tarefas da fase de pós-reunião, que
permitem fazer interface com as restantes áreas organizacionais estão pouco
apoiadas por estes sistemas. Verifica-se que existem necessidades de
informação complementar, ao mesmo tempo que os sistemas geram muita
informação irrelevante ou que pelo menos necessita de ser de alguma forma
sintetizada.
7. Resultados publicados
Costa, C.; Antunes, P. & Dias, J.; (2000) "GDSS: Limitações e Oportunidades," in L. Tavares & M.
Pereira (Eds.) Nova Economia e Tecnologias de Informação: Desafios para Portugal, Lisboa:
Universidade Católica, 2000, pp. 147-165; ISBN: 972-54-0019-4 . (Selecção de Artigos Da Conferência
79
Sistemas e Tecnologias de Informação: Desafios para o Século XXI Realizada Em Lisboa, Outubro
1999).
Neste artigo é reportada a experiência na utilização de Sistema de Apoio a
Reunião, sendo ainda avaliadas alguns dos sistemas, no que diz respeito ao apoio nas
diversas fases do processo de reunião.
Costa, C.; Duque, M.; Antunes, P. & Dias, J.; (2000) "Sistemas de Apoio a Reuniões: Limitações Actuais
e Oportunidades de Disseminação Da Tecnologia," Sistemas de Informação, vol. 12, Julho, 2000.
CoopMedia 2000. ISSN: 0872-7031. (Número Especial com Artigos Seleccionados do Primeiro
Workshop de Sistemas Multimédia Cooperativos e Distribuídos)
Neste artigo é reportada a experiência de utilização dos sistemas de apoio a
reunião em vários trabalhos de investigação realizados no ISCTE.
Costa, C.; Ho, T & Antunes, P.; (1999) "Facilitating Organisational Activities Using Plans and Audits,"
Proceedings of the First International Conference on Enterprise Information Systems ICEIS 99; Setubal,
Portugal, Março; pp.404 - 411 (ISBN: 972-98050-0-8)
Neste artigo é apresentada a ferramenta D-Plan, desenvolvida por T. Ho, sendo
ainda discutidas estratégias possíveis para incorporação organizacional dos resultados
produzidos em reuniões.
Costa, C.; Ho, T. & Antunes, P.; (1999) "Facilitating Organisational Activities Using Plans and Audits,"
Sistemas de Informação, vol. 10, pp. 17-27, 1999 (ISSN: 0872-7031)
Número especial com artigos seleccionados da ICEIS 1999.
Antunes, P.; Costa, C.; Duque, M.; Guimarães, N.; Jesuino, J. & Stadler, H.; (1998) "On the Design of
Group Decision Processes for Electronic Meeting Rooms." Fourth International Workshop on
Groupware, CRIWG '98. Buzios, Brazil, September.
Neste artigo, é reportada uma experiência realizada no ISCTE.
80
IV. PROBLEMA
Meeting
Meeting
Reporter Tasks
Outcome
Participants
committed
81
Após se ter analisado os diferentes sistemas verificou-se que estes dificilmente
cobrem todo o processo de reunião, aspectos traduzidos nos diversos quadrantes da
matriz. Em resumidamente, verifica-se que:
- Não existem sistemas que forneçam um apoio integrado aos utilizadores, tendo
em conta que esses desempenham papéis, quer ao nível organizacional, grupal,
quer individual.
- Os processos de reunião dificilmente se integram com os restantes processos
organizacionais ou individuais, o que se traduz quer na não existência de
funcionalidades nessas áreas quer na não existência de adequados interfaces
com sistemas que operam nessas áreas.
- Quanto à memória de grupo, esta também dificilmente se integra com a
memória organizacional ou individual.
2. Hipótese
82
Um género de comunicação categoriza uma grande quantidade de dados de acordo
com os seus propósitos fundamentais, similitudes na estruturara e em convenções bem
como uso recorrente (ex.: memorando,. carta, acta, anuncio, relatório de despesas,
seminário de formação).
O conceito de género de comunicação já foi utilizado com sucesso para analisar a
comunicação organizacional ( Orlikowski & Yates, 1994, Orlikowski and Yates 1998).
Também foi utilizado recentemente nomeadamente para examinar conversações
persistentes (Crowston & Williams, 1999).
Um importante conceito complementar é o de sistema de géneros. Os sistemas de
géneros permitem aglutinar vários géneros, explicando os padrões complexos do
trabalho em grupo baseado em artefactos que são correntemente utilizados na
comunicação entre os membros de um grupo.
Na Figura 31 é introduzido o conceito de género na abstracção do processo de
produção de relatórios. O papel dos géneros Gt e Gt+1 é de explicar Ct e Ct+1 em termos
de propósito, estrutura e convenções. Para além disso, os géneros Gt e Gt+1 pertencem ao
sistema de género Si. Este sistema de género pode ser mais complexo, tendo outros
géneros (por exemplo Gc).
Neste momento é possível verificar que o sistema de género ajuda a clarificar o
mecanismo de ligação aplicado à produção de relatórios.
83
De notar que o sistema de géneros permite analisar uma comunidade
particular de trabalho capturando padrões de trabalho existentes numa
comunidade (Orlikowski & Yates 1998). Consequentemente, não fornece uma
solução genérica para o processo de relatórios mas antes um mecanismo de
captura de detalhes num processo de produção de relatórios devidamente
contextualizado.
84
3. Estratégia de Investigação
85
4. Publicações relacionadas
Costa, C.; Antunes, P. & Dias, J.; (2000) "Organizational Integration of Meeting Results," in Randall
Harris, (Ed.) Proceeding of the Industry, Engineering, and Management Systems International
Conference, IEMS 2000. Florida, 2000, pp. 169-174.
Neste artigo, é apresentado o modelo "PROFS".
86
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
87
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
reconhecidas e que habitualmente são activadas por membros de uma comunidade para
executar tarefas com propósitos sociais específicos.
Associados ao conceito de género estão conceitos como repertório de géneros e
sistemas de géneros.
88
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
foi usado para redesenhar documentos apoiados por sistema de gestão electrónica de
documentos (Tyrväinen & Päivärinta, 1999). Neste contexto, foi verificado que os
géneros de documentos organizacionais e sistemas de géneros de documentos deveriam
ser repensados sistematicamente em colaboração com especialistas de sistemas de
informação, designers organizacionais e peritos do domínio.
Alguns autores também usaram o conceito de género para produzir documentos
WWW e aplicações na Internet (Shepard & Watters, 1999). Alguns autores também
propõem género como o principal objecto de design para novos suportes de informação
(Agre, 1998).
O conceito de género de comunicação é extensamente usado e por muitos suportes
(Agre, 1998), esta é uma razão porque há várias definições antagónicas de género, bem
como discussões significativas sobre o que de facto constitui um género.
Miller (1984) definiu género como "acções de retórica tipificadas baseadas em
situações recorrentes". Quer isto dizer que um género de comunicação não implica
apenas um único documento ou outro artefacto de comunicação, mas sim um fluxo de
documentos. Implica uma comunidade de utilizadores, composta por um tipo particular
de audiência e um tipo particular de actividades, como também uma relação entre os
produtores e consumidores do material em questão (Agre, 1995).
Swales (1990) enfatizou o papel do propósito comunicativo. Neste contexto, uma
colecção de eventos comunicativos torna-se num género devido a um conjunto de
propósitos comunicativos partilhados. Estes propósitos são reconhecidos pela
comunidade de utilizadores que possui o género. Uma comunidade de discurso é um
grupo das pessoas unidas por ocupações, premissas de trabalho, interesses especiais ou
com um conjunto de conhecimentos, património e comportamentos partilhados.
Miller (1984) sugeriu que o género pode ser definido a diferentes níveis, em
culturas diferentes e em tempos diferentes, dependendo de como a repetição de
situações retóricas é vista. Por exemplo, uma carta empresarial pode ser num certo
instante um género, e noutro momento ser entendido num âmbito mais geral,
transformando-se tipo de super-género. Yates & Orlikowski (1992) propõem ainda a
noção de subgéneros. Por exemplo, a carta de recomendação positiva seria um
subgénero da carta de recomendação.
89
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
1) criação de géneros
A criação de géneros é um processo social que pode ser longo. Tipicamente,
artefacto é produzido com um propósito e composto por um conjunto de componentes.
90
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
91
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
3. Géneros de reunião
92
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Como foi dito anteriormente, o género é definido por um propósito e uma forma.
Num estudo empírico examinando a comunicação num grupo de trabalho distribuído,
que comunicava basicamente através de correio electrónico, Orlikowski & Yates (1994)
identificaram os seguintes propósitos: mensagem informativa; comentário sobre
processos de grupo ou utilização de meios; proposta de regras, características e
convenções; pedido de informação, classificação ou elaboração; resposta a mensagens
anteriores; e categorias residuais.
A forma do género diz respeito a aspectos observáveis da comunicação, tais como
meio, aspectos da estrutura e características linguísticas. No estudo referido
anteriormente (Orlikowski & Yates, 1994), foram identificadas várias formas, tais como
mensagens anexadas, elementos gráficos, cabeçalhos, aberturas, recurso a
informalidade, conclusões, assinaturas ou linha de assunto.
Note-se que a análise de géneros não é um exercício teórico de categorização
abstracta, mas deve estar intimamente relacionada com a situação concreta de uma
comunidade que o usa. Um género apoia-se e emerge da prática social, quer de trabalho,
quer de comunicação quer de gestão. O que importa é o que os membros da comunidade
(ou pelo menos os mais qualificados) reconhecem como géneros (outros exemplos de
trabalhos nesta área são Bergquist & Ljungberg, 1999, Crowston & Williams, 1999).
Logistica
Reunião Acta
Agenda
Contexto
93
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
O sistema de géneros apresentado por Orlikowski & Yates, 1998 (Figura 33) é tão
abrangente que dificilmente pode ser utilizado para descrever processos de reunião em
detalhe. Porém, é um ponto de partida para o estudo da matéria. Uma forma de
prosseguir no estudo deste assunto é através quer da decomposição quer da
especialização de géneros (algo que já foi feito noutro contexto para o estudo dos
processo organizacionais, veja-se Malone et al., 1997). Através da decomposição pode-
se dividir o sistema num conjunto de componentes (Figura 34). A reunião pode ser
dividida num conjunto de decisões (D1, D2...), a agenda pode ser decomposta em
tópicos (T1, T2...) e a acta pode ser decomposta em declarações comunicativas (DC1,
DC2...). Tipicamente, cada tópico de agenda tem uma relação directa com um tema de
reunião e uma declaração comunicativa associada.
Logística
Reunião Actas
Agenda
D1 D2 D3
Figura 34 - Decomposição
Deve-se notar que este tipo de decomposição facilmente atinge um ponto onde a
noção de género se perde, devido à perda do reconhecimento social. Deste modo, pode-
se tentar a via da especialização do sistema de géneros. Géneros específicos de logística,
agenda, reunião e acta podem juntar-se e formar sistemas especializados de géneros de
reunião, tais como reunião estratégica, reunião operacional, reunião de brainstorming,
etc. (Figura 35). Contrariamente à decomposição, a especialização preserva a
identificação social.
94
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Logística
Reunião Actas
Agenda
Reunião estratégica
Logistica
Reunião Actas
Agenda
Reunião operacional
Logistica
Reunião Actas
Agenda
Figura 35 - Especialização
Até este momento foi descrita uma abordagem aqui proposta para analisar os
processos de pós-reunião baseados no conceito de géneros
Os sistemas de géneros podem então ser decompostos e especializados.
Finalmente, os processos de pós-reunião englobam tópicos de agenda, assuntos de
reunião e declarações comunicativas, todos combinados de modo a formarem sistemas
de reunião específicos. Na próxima secção será mostrado como esta abordagem pode
ser utilizada na prática.
95
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
96
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
7. Aplicação
Este trabalho foi realizado com o apoio de pessoas ligadas a esta organização, mas
não directamente relacionadas com a produção de resultados, bem como com pessoas
que, estando ligadas a instituições idênticas a esta, trabalham neste tipo de órgãos.
Começando pela análise dos géneros logísticos, chegou-se à conclusão de que
existia apenas um género logístico. Com efeito, as reuniões realizam-se com uma
97
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
98
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
não aprovado). O receptor da resposta é aquele que fez ou realizou o pedido, proposta
ou oferta. O pedido tanto pode ser uma reclamação sobre um serviço ou então uma
proposta de contratação apresentada por outro departamento ou serviço.
Instrução é um género que tem por propósito transmitir uma ordem a alguém num
dado momento. O receptor da comunicação é aquele que será responsável pela
realização da tarefa. Geralmente, relacionada com a instrução, está também presumida a
uma resposta do receptor sobre o andamento da tarefa.
A aprovação de documentos é uma comunicação pública a dizer que algo foi
aprovado. Por exemplo, o orçamento é da responsabilidade desta estrutura
organizacional, mas outros departamentos ou serviços fazem uso dele. Depois de ser
aprovado, este documento está disponível para quem dele necessite.
O agendamento é um género que tem por propósito adiar e calendarizar uma
tarefa numa reunião futura, traduzindo-se na criação de um ponto de ordem de
trabalhos.
As regras, regulamentos e esclarecimentos são comunicações para todos os
departamentos ou mesmo entidades externas que se relacionem com a organização. O
seu propósito é a criação de novas formas de trabalhar no futuro. Estas regras,
regulamentos e esclarecimentos são produzidos por esta estrutura organizacional
durante o processo de reunião. Se são produzidos por outros departamentos e aqui são
apenas aprovados, então o género utilizado é o descrito anteriormente e não este.
A transferência de documentos é uma comunicação a dizer que alguns
documentos podem ser dados a uma entidade específica (interna ou externa). Esta
comunicação inclui uma autorização e o documento anexado.
O pedido de informação é um género cujo propósito principal é pedir informação
a um departamento específico ou a uma entidade externa. Por exemplo, pode-se
verificar que para tomar uma decisão sobre um contrato tenha que ser consultado um
assessor jurídico.
A nota informativa é um género cujo principal propósito é de informar um certo
departamento, pessoa ou entidade externa. Tipicamente, todos os géneros têm este
propósito, porém este género não tem outro propósito explícito para além de
informação.
99
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
A delegação é um género utilizado para nomear uma pessoa ou grupo para uma
posição. Pode ser nomeada uma comissão para resolver um problema. Neste género
deverá ser definido o problema, objectivos envolvidos bem como as pessoas que irão
lidar com ele.
100
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Resposta 46 (40%)
Sequência de utilização
Delegação 21 (32%)
Especialização
101
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
b) Caso 2: Assembleias-gerais
102
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Na primeira fase foi feita a caracterização da situação, tendo-se para tal observado
o funcionamento de duas Assembleia Geral de Sócios de uma pequena empresa
composta por 4 sócios e outra composta por 2 sócios, realizadas no final de 1999
referentes a redenominação e aumentos de capital. Para além dos sócios das empresas
também participaram na reunião um contabilista, que desempenha a função de
facilitador e participante especialista. Em seguida foi feita pesquisa sobre livros de
Actas de Assembleias-gerais.
Na segunda fase foi feita a classificação dos artefactos envolvidos nessas
reuniões, o que inclui Actas, Convocatórias, Balanços, Demonstrações de Resultados,
Relatórios de Gestão. A análise das reuniões foi feita indirectamente através das actas.
A terceira fase consistiu no agrupamento dos artefactos de modo a se constituírem
géneros específicos ou decomposições dos géneros base. Para tal recorreu-se a apoio de
legislação comercial, manuais de legislação e técnicas de documentação, bem como a
entrevistas com os contabilistas para esclarecimento de dúvidas.
No que diz respeito ao género logísticos foram identificados basicamente a
convocatória para reunião, associada à qual podem existir outras comunicações
menores. É no entanto de referir que podem existir pequenas diferenças em função de se
tratar de reuniões ordinárias ou periódicas (tipicamente anuais ou semestrais) e reuniões
extraordinárias. É comum que aconteça que associado a uma convocatória exista a
agenda da reunião.
Como resultado da análise efectuada foram identificadas vários tipos de agenda,
relacionadas com os propósitos das reuniões. Deste modo, foram identificadas os
seguintes géneros de agenda: (1) aprovação de contas, (2) aumentos de capital; (3)
mudança de sede social e (4) mudança de gerência.
103
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Agenda
Convite D. R. Relatório de Acta
D. R. Gestão Acta
Balanço Acta
Convite Balanço
Convite
Instruções para
Contrato de Contabilidade
Aprovação de Sociedade
Contas
Compromisso dos
Aumento de sócios
Capital Apresentação Discussão Votação Acção
104
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
105
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Na terceira fase foi feita a decomposição e especialização dos géneros. Para tal
foram agrupadas as diversas ordens de trabalhos propostas em géneros de agenda. As
reuniões foram ainda decompostas em fases também de acordo com as ordens de
trabalho sugeridas. Verificou-se ainda que o resultado destas reuniões têm como
materialização eventos em agendas dos participantes na reunião. Estes eventos podem
por sua vez ser registados numa folha sob a forma de tópicos a realizar, to do list em
agenda electrónica ou agenda. Pode ainda traduzir-se em expressão oral, sob a forma de
recomendação a ter em linha de conta ou tarefa a realizar.
Na quarta fase foi feita a identificação dos sistemas de géneros. Os vários géneros
de comunicação analisados foram então agrupados, tendo sido identificados três
sistemas de géneros (Figura 39).
Contexto
Agenda
Convite
Convite
Lista de actividades
(Agenda)
Convite
Reunião de Lista de
acompanhamento Apresentação Discussão Geração Escolha Actividades
(Agenda)
Esclarecimento
Sequência de utilização
Especialização
106
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
d) Caso 4: Estratégia
107
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Fases Resultados
Análise da envolvente externa Lista de oportunidades
Lista de ameaças
Análise da envolvente interna Lista de pontos fortes
Lista de pontos fracos
Declaração de missão Declaração de missão
Definição de estratégia Lista de Objectivos, Estratégias e Políticas
Avaliar estratégia Escolha de estratégias
Programas Plano de acção para uma estratégia específica
Orçamentos Orçamento
Procedimentos Lista de procedimentos
108
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Agenda
Lista de actividades
a desenvolver
Convite
Convite
Convite Lista ordenada actividades a Lista de possíveis
Desenvolver Actividades a
desenvolver
Sequência de utilização
Especialização
109
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
110
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
marketing. Esse sugeriu que para que a reunião fosse realmente eficaz necessitariam de
existir um briefing (descrição concisa do produto e respectivo mercado). A reunião de
avaliação e de geração de ideias deveriam ser independentes. A primeira composta por
participantes representativos do mercado alvo, enquanto que a segunda composta por
criativos.
A terceira fase consistiu em procurar identificar os vários artefactos como
decomposição ou especialização dos géneros de comunicação base.
Na quarta fase foram agrupados os géneros de comunicação identificados
anteriormente, tendo sido identificados três sistemas de géneros (Figura 43):
- Com base no briefing realiza-se uma reunião de geração de ideias, tendo como
propósito obter uma lista de marcas;
- Com base na lista anterior realiza-se uma reunião em que se pede aos
participantes para fazerem comentário ao nome apresentado, sem que esses
saibam o tipo produto para o qual estão fazer o comentário; numa segunda fase
é apresentado o briefing e os participantes fazem novos comentários mas agora
tendo em conta os produtos a que se destina;
- Finalmente é feita a avaliação da lista de nomes de produto por um painel de
utilizadores. O resultado final é obter uma lista ordenada de marcas.
Contexto
Reunião Relatório
Logística
Agenda Briefing
Lista de Marcas
Lista de Marcas
Comentadas
Sequência de utilização
Especialização
111
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
8. Resumo
112
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
9. Resultados publicados
Costa, C.; Antunes, P. & Dias, J.; (2000) "Integração Organizacional de Resultados de Reuniões,"
Sistemas de Informação, vol. 12, Julho; (Número Especial com Artigos Seleccionados do Primeiro
Workshop de Sistemas Multimédia Cooperativos e Distribuídos, CoopMedia 2000; ISSN: 0872-7031).
113
BASEADA EM GÉNEROS DE COMUNICAÇÃO
Costa, C.; Antunes, P & Dias, J.; (2000) "Integrating Meeting Results in Organizations," in Proceeding of
the Second International Conference on Enterprise Information Systems, ICEIS 2000, Stafford, UK,
ISBN: 972-98050-1-6
Neste artigo é apresentada a análise de géneros é aplicada ao caso de direcção de
reunião. Este artigo reporta o mesmo trabalho do apresentado no artigo anterior, porém
corresponde a um resumo desse.
Costa, C.; Antunes, P & Dias, J.; (2001) "Integrating Meeting Results in Organizations," in B. Sharp, J.
Filipe, & J. Cordeiro, (Eds.); Enterprise Information Systems II, Kluwer Academic Publishers, July;
ISBN: 0-7923-7177-1
Este livro replica alguns artigos seleccionados da conferência ICEIS 2000
Costa, C.; Antunes, P & Dias, J.; (2001) "A Model for Organizational Integration of Meeting Outcomes,"
in M. K. Sein, B. Munkvold, T.. Ørvik, W. Wojtkowski, W. Wojtkowski, J. Zupancic, & S. Wrycza,
(Eds.) . Contemporary Trends in Systems Development Kluwer Plenum, ISBN: 0-306-46608-2.
Neste artigo é apresentada a análise de géneros e é aplicada ao caso de reunião de
assembleia-geral de sócios. A publicação inclui os artigos da Nineth International
Conference on Information Systems Development, ISD 2000.
Costa, C.; Antunes, P. & Dias, J.; (2000) C. Costa, P. Antunes, and J. Dias, "Organisational Integration of
Meeting Results" in P. Ghodus & D. Vandorpe, (Eds.) Avances of Concurrent Engineering, Technomic
Publishing Co. Inc., 2001. ISBN: 1-58716-033-1
Neste artigo é apresentada a análise de géneros e é aplicada ao caso de reunião de
direcção, sendo dado ênfase ao aspecto dos géneros de apoio a reunião, aí designados
por géneros contextuais. A publicação inclui os artigos da Seventh ISPE International
Conference on Concurrent Enineering: Research and Applicatins; 2000.
114
BASEADOS EM GÉNEROS
1. Descrição de Plataforma
115
BASEADOS EM GÉNEROS
Sistema
Sub-Sistema GSG
Definir sistema
de géneros
Definir género
Estruturar sistma
de géneros
Analista
Decopor/especializar
sistemas géneros
Sub-Sistema EMS
Facilitador
Planear
«uses»
Seleccionar sistem
a de géneros
Dirigir
Participar
Participante
116
BASEADOS EM GÉNEROS
Casos de uso
Definir género - definir nome, propósito e forma de género de comunicação
Definir sistema de - definir nome, propósito e forma de sistema de género
géneros
Estruturar sistema de - agrupar género em sistema de géneros
géneros
Decompor/especializar - estabelecer relações por decomposição
sistema de géneros - estabelecer relação por especialização
Definir relação de - identificar relações de produção entre género principal e apoio
suporte e ou produção - identificar relação de apoio entre género de apoio e principal
entre géneros
Sequenciar géneros - identificar sequência de género
Planear - criar agenda, introduzindo objectivo e local
- seleccionar sistema de géneros de entre os sistemas de géneros existentes
- adicionar informações complementares aos géneros de comunicação
- identificar participantes
- criar participações
Dirigir - iniciar participante
- parar participante
- iniciar reunião
- iniciar passo
- parar passo
- parar reunião
Participar - gerar ideias
- organizar ideias
- avaliar ideias (votar, ordenar,...)
117
BASEADOS EM GÉNEROS
Forma
-Designação
-Tipo de forma
-Produzido
-Usado
Estrutura
-Repetição
-Sequência
-Designação
Género
Sistema de Géneros
Dependência
-Propósito
-IdSistema
-Usado
-Propósito do sistema -IdDependência
-Produzido
* * -Utilizadores -Tipo de dependência
-Local
-Frequência
-Frequência
Sequência
-Designação
Género Contexto Genero Principal
*
* *
Apoio
-IdApoio
-Tipo de apoio
118
BASEADOS EM GÉNEROS
119
BASEADOS EM GÉNEROS
120
BASEADOS EM GÉNEROS
121
BASEADOS EM GÉNEROS
122
BASEADOS EM GÉNEROS
Como se pode ver na Figura 54, para além da sequência entre os géneros de
comunicação de um mesmo sistema de géneros (representados com setas sem letras),
podem ainda ser definidas ligação entre géneros de apoio e géneros principais,
representado pelas setas com a letra "s". Existe ainda ligações que correspondem a
relações de produção entre géneros principais e géneros secundários, representados com
um "p".
As cinco caixas apresentadas no lado direito representam os géneros principais.
No lado esquerdo, encontram-se representadas seis géneros contextuais, agrupados em
três caixas com a etiqueta "c".
Em suma, as setas poderão representar:
- sequências entre géneros (tal como na Figura 52);
123
BASEADOS EM GÉNEROS
Tal como o seu nome indica, o Subsistema EMS (Electronic Meeting Systems -
Sistema de apoio a Reuniões) é um Sistema de Apoio a Reuniões. Sendo assim, existem
grandes semelhanças entre esta estrutura de dados e as estruturas de dados de outros
sistemas de apoio a reuniões. As diferenças resultam fundamentalmente de se procurar
acomodar os géneros de comunicação e sistemas de géneros identificados atrás, no
sistema de suporte à análise de géneros e sistema de géneros (GSG).
Com vista a apoiar reuniões numa organização, o sistema permite fazer
manutenção de informação sobre participantes potenciais.
Cada participante pode fazer várias intervenções. Por sua vez, as intervenções
podem ser de vários tipos (ideias, votos ou ligação entre ideias).
Cada reunião tem uma agenda. Por sua vez, cada agenda tem vários passos, que
agrupam diversas intervenções.
124
BASEADOS EM GÉNEROS
Participante
-IdParticipante
-Tipo Participante
-Informações
Passo
Agenda
-IdPasso
-IdAgenda -Objectivo
-Objectivo -Propósito
-Local -Descrição *
-Estado -Estado
-Tipo de Tarefa
Contexto
Intervenção
*
-IdContexto
Participa -IdIntervenção Contem -Propósito
-Data -Forma
-Descrição -Produzido por
-Participante
Suporte
-Tipo de Apoio
A Interface com o utilizador é feita através dos seguintes ecrãs, que vão permitir
fazer a manutenção das tabelas das bases de dados representadas atrás:
- No primeiro ecrã são feitas as seguintes operações: criação de agenda,
identificado a descrição, data de realização e local, criação de passo a partir de
género de comunicação principal, criação de contexto a partir de género de
comunicação de apoio e criação de suporte a partir do apoio fornecido pelos
géneros de apoio aos géneros principais;
- Edição e alteração de passo;
125
BASEADOS EM GÉNEROS
126
BASEADOS EM GÉNEROS
Criar Agenda
Seleccionar Sistema de
Género
Incrementar sequência
de género
Para além do ecrã em que se faz a actualização dos dados da agenda a partir da
informação armazenada relativa ao sistema de géneros seleccionado e aos géneros de
comunicação correspondentes, há ainda a possibilidade de o facilitador fazer
ajustamentos ao planeamento editando e alterando os passos, contexto e suporte. Existe
ainda um ecrã para manutenção dos dados de participantes e de participação.
O subsistema EMS foi implementado com dois módulos:
1) O módulo de planeamento e facilitação;
2) O módulo de participação.
O módulo de planeamento facilitação foi implementado em Windows,
apresentando por isso um interface idêntico ao do subsistema GSG.
O módulo de participação foi concebido de modo a permitir uma interface Web
(Figura 58).
127
BASEADOS EM GÉNEROS
4. Aplicação
a) Caso A: Assembleias-gerais
128
BASEADOS EM GÉNEROS
I. Apoio à análise
B & DR
Discutir
Discussão Script de
Contas
discussão
Discussão
B & DR
Aprovar
Voto Resultado da
Contas
votação
B & DR
Relório da
reunião
129
BASEADOS EM GÉNEROS
130
BASEADOS EM GÉNEROS
I. Apoio à análise
Imagem
Slogan
Gerar Script de
ideias discussão
Lista de
slogans
Imagem
Escolha
Voto Resultado da
votação
Imagem
Relório da
reunião
131
BASEADOS EM GÉNEROS
A agenda, que inicialmente se destinava a apenas uma reunião, serviu para três
reuniões.
A possibilidade de utilização do sistema em ambiente disperso no tempo e espaço
permitiu que se realizasse a primeira reunião de geração de ideias de slogan.
São ainda de notar os seguintes aspectos referentes ao funcionamento das
reuniões:
- O slogan escolhido não correspondeu ao mais votado
132
BASEADOS EM GÉNEROS
c) Caso C: Estratégia
133
BASEADOS EM GÉNEROS
I. Apoio à análise
Contexto
Problema Resultados
Agenda Reunião
Apresentação Apresentação Problema
Descrição
do
Actividades problema
a Gerar Script de
desenvolver ideias discussão
Lista de
actividades
Descrição
Escolha do
Voto problema Resultado da
votação
Descrição
do
problema
Tarefas Discussão Lista de
tarefas
Descrição
do
problema
Relório da
reunião
134
BASEADOS EM GÉNEROS
135
BASEADOS EM GÉNEROS
Contexto
B & DR Resultado
Agenda Reunião
Apresentação Apresentação apresentação
Lista de actividades
realizadas
Lista de actividades
Discussão não realizadas
de
Script de
Actividades Discussão
discussão
Lista de actividades
não realizadas
Re- Lista de actividades
calendarização realizadas
Gerar Discussão
actividades Novo
Calendário
Atribuição Lista de actividades
Lista
nãoderealizadas
actividades
de Tarefas Discussão
realizadas
Novo Calendário
Atribuir actividades
a pessoas
Calendário
Lista de actividades atribuido
Lista
nãoderealizadas
actividades
Discussão
realizadas
Novo Calendário
Revisão de
Calendário Escolha Instruções
Calendário
Após eliminação de uma das fases que consistiria na atribuição de actividades aos
participantes, bem como do passo inicial (apresentação), resultou a ordem de trabalhos
(ou agenda) da Figura 66.
136
BASEADOS EM GÉNEROS
Figura 67 - Discussão
137
BASEADOS EM GÉNEROS
Figura 68 - Planeamento
138
BASEADOS EM GÉNEROS
Figura 69 - Decisão
Em seguida deve ser feita a conversão de dados entre EMS e o PDA, o que se
traduz em:
- desagregação da lista de tarefas em função dos destinatários;
- parsing das frases para que a informação possa ser armazenada na base de
dados do PDA;
- converte de Base de dados de EMS para ficheiro PDA;
- Sincronização.
No que diz respeito ao PDA foi utilizado software de que os utilizadores tinham
maior familiaridade:
- Date Book do Palmpilot (http://www.palm.com);
- Um sistema de base de dados baseado no DB de Tom Dyas (http://pilot-
db.sourceforge.net).
Foi ainda utilizada a verão GNU de conversor de bases de dados (http://palm-db-
tools.sourceforge.net), bem como o conversor entre texto e eventos de calendário da
Palmpilot (http://www.netcom.com/~venkman1). Este conversor é utilizador
indirectamente através de uma rotina de Perl que manipula os dados e invoca o
conversor quer para fazer a conversão PDA para EMS quer no sentido inverso.
139
BASEADOS EM GÉNEROS
3. Qual a sua opinião do sistema para apoiar o briefing, nomeadamente no que diz respeito a:
apoio à fase de discussão durante um briefing
apoio à calendarização durante o briefing
apoio à decisão durante o briefing
3.1. Qual a sua opinião sobre a conversão PDA2EMS?
140
BASEADOS EM GÉNEROS
141
BASEADOS EM GÉNEROS
142
BASEADOS EM GÉNEROS
Ao contrário dos casos anteriores, este caso foi analisado antes de se ter
implementado o sistema descrito. Este caso tem particular interesse, não tanto pelas
reuniões, e tentativas de reuniões realizadas mas antes pelo facto de permitir contribuir
para a concepção do próprio sistema.
Aqui analisa-se a organização virtual correspondente a um grupo de promoção e
discussão artística. Este grupo tem como missão a promoção de actividade cultural.
A organização virtual materializa-se no site de Web e nos endereços de correio
electrónico dos membros.
143
BASEADOS EM GÉNEROS
Página de rosto
144
BASEADOS EM GÉNEROS
Página de rosto
Correio Electrónico
Correio Electrónico
Correio Electrónico
Reuniões Correio Electrónico
145
BASEADOS EM GÉNEROS
146
BASEADOS EM GÉNEROS
147
BASEADOS EM GÉNEROS
Actas na Internet
148
BASEADOS EM GÉNEROS
(ligações)
Logística
Estrutura
Contexto
Decisões
Sumário
Agenda
Script
Html
Urls
Doc
Pdf
Txt
www.parlamento.pt x X X
cm.lisboa.pt X X X Decisões
www.cm.coimbra.pt X X X
www.cm-portimão.pt X X X X X
www.cm-sabugal.pt X X X
www.cm-silves.pt X X X Interno
Figura 75- Quadro das actas analisadas
Tal como é mostrado no quadro que sumaria a pesquisa (Figura 75) quase todas as
actas de reunião correspondem ao script da reunião. Quase todos os relatórios têm
agenda, mas apenas um tem hiperligações entre os tópicos de agenda e a descrição das
actividades debatidas durante a reunião (www.cm-slives.pt). No que diz respeito ao
contexto, apenas uma tem informação sobre o contexto (www.cm-lisboa.pt). Sendo esta
informação apenas a descrição da decisão que originou o ponto na ordem de trabalhos.
Tendo em vista análise detalhada das características das actas de reuniões foi feita
uma experiência com empregados de uma empresa da área financeira. As actas da
Assembleia da República que diziam respeito à aprovação do Orçamento do Estado
foram colocadas numa Intranet, onde todos os elementos podiam aceder às mesmas.
Depois foi pedida a opinião acerca das mesmas, a pequenos grupos de constituídos por
cinco pessoas. As pessoas que colaboraram nesta pesquisa são pessoas a quem estes
assuntos dizem bastante devido à sua formação base e também devido à relevância do
tema pela futura aplicabilidade no meio profissional.
Numa primeira fase procurou-se obter informações dos participantes através de
entrevista, tendo-se verificado que esta se mostrava intimidadora. Foi então pedido que
149
BASEADOS EM GÉNEROS
O referido processo consistiu nas seguintes fases: (i) recolha de reacções; (ii)
proposta identificação de problemas e possíveis soluções; (iii) proposta de acções
concretas para solucionar os problemas; (iv) desenvolvimento e proposta de novo
género digital; (v) avaliação.
I. Recolha de reacções
Depois foi perguntado: "Se necessitarmos de consultar uma acta o que devemos
fazer?". De seguida, foram apresentados alguns problemas e respectivas soluções para
as actas electrónicas.
- Dificuldade em ler o texto, porque é demasiado denso e extremamente longo;
- dificuldade em perceber o texto, devido à falta de informação adicional;
- o passar do texto é muito maçador.
150
BASEADOS EM GÉNEROS
151
BASEADOS EM GÉNEROS
Logistica
Logistica
……
…….
……
Agenda
………
…. ………….
……
………….
…………. Context
…………. o……
Excepções
…… …………. …….
……. ………….
…… ………….
…………
…………
Pesquisa
152
BASEADOS EM GÉNEROS
Índice
Relatório
Contexto
153
BASEADOS EM GÉNEROS
V. Avaliação
Após proposta do documento digital, foi realizada uma avaliação por um pequeno
número de estudantes de economia (31 indivíduos), utilizando um questionário. O
questionário continha perguntas acerca de política económica, nomeadamente de
política orçamental. Para os estudantes responderem às questões colocadas, tinham de
ler o orçamento em aprovação. Foi depois feito um questionário com 46 perguntas
acerca da primeira réplica e da nova acta digital. Foi utilizada uma escala de Likert de 9
pontos.
O primeiro grupo de questões dizia respeito à opinião acerca da acta analisada.
Foi pedido a cada utilizador que avaliasse as actas, tendo sido obtidos os resultados
apresentados na Figura 79.
154
BASEADOS EM GÉNEROS
Inicial Nova
Figura 79- Opinião acerca das actas
155
BASEADOS EM GÉNEROS
A opinião acerca da agenda foi muito favorável, pontuada com 7.6 e 7.1, mas a
informação contextual teve pontuações ligeiramente inferiores à da agenda. Para
explicar a diferença de opinião relativamente a cada uma das actas foram também
analisados aspectos como navegação, acessibilidade ou dificuldade em procurar a
informação na nova acta digital (Figura 82).
Média Desvio
Padrão
Navegação
- lenta 1; rápida 9 7.6 1.5
- difícil 1; fácil 9 7.3 2
Leitura do Documento
- muito difícil 1; muito fácil 9 6.8 2
- ininteligível 1; inteligível 9 6.6 1.9
- muito desagradável 1; muito agradável 9 6.4 2
Procurar informação é...
- muito difícil 1; muito fácil 9 6.7 2.1
Figura 82- Opinião acerca da nova acta digital
As pontuações relacionadas com a navegação foram relativamente altas. No que
diz respeito à leitura (dificuldade, ininteligível), o nível foi relativamente mais baixo e
também houve um maior desvio padrão, que demonstra um diferente nível de
dificuldade.
O nível de dificuldade na procura de informação no texto tem uma grande
variância e o seu valor é também mais baixo que o da navegabilidade. A matriz de
análise de correlação fornece algumas conclusões interessantes:
- Grande correlação entre a eficácia percebida e a eficiência dos pontos da
agenda;
- grande correlação entre a satisfação e a navegabilidade e a compreensão.
Com o objectivo de entender quais os principais factores a influenciar a eficácia,
eficiência e o nível de satisfação foi realizada uma análise de regressão. Como
resultado:
- Em primeiro lugar verificou-se a grande correlação entre a eficácia e a
eficiência;
- Como consequência de cada uma das dimensões da amostra e da correlação
existente entre algumas variáveis foi decidido fazer a regressão com apenas um
pequeno número das variáveis independentes mais significativas.
156
BASEADOS EM GÉNEROS
Figura 83 - Modelo 1
O segundo modelo tem como variável dependente a melhoria da percepção de
satisfação: alteração do grau de satisfação ao usar o novo género digital, percepcionado
pelo utilizador.
As variáveis independentes escolhidas foram as seguintes: o nível de compreensão
do texto (UND), utilidade da agenda (AGD) e as imagens agradáveis (IMG).
Figura 84 - Modelo 2
157
BASEADOS EM GÉNEROS
mas como consequência do reduzido tamanho da amostra, foi decidido não analisar em
profundidade os resultados, deixando-se assim esse aspecto para uma análise de um
futuro trabalho.
Também foi feita uma observação directa do uso dos documentos. A observação
mais significativa foi a duração necessária para responder a cada questão utilizando
cada uma das actas. Verificou-se que o tempo utilizado para responder ao questionário,
utilizando a nova acta digital, foi 1/3 do tempo despendido com a réplica inicial.
A partir do resultado do inquérito realizado foi possível verificar que o sistema se
tornou quer mais eficaz e eficiente quer mais amigável para o utilizador, aumentando
em geral o nível de satisfação dos utilizadores.
Com esta aplicação provou-se que a utilização de géneros e sistemas de géneros
permite o desenvolvimento de actas mais eficientes e eficazes.
5. Resumo
158
BASEADOS EM GÉNEROS
159
BASEADOS EM GÉNEROS
Caso E Caso F
Nome do Caso Organização Virtual Assembleia da Republica
Reunião Organização de Discussão e Promoção cultural Reunião de deputados em Assembleia
Objectivo do Recolha de Dados para Análise e Concepção - Explorar a digitalização de actas;
Caso - Criar novos documentos digitais que reflictam
todo o sistema de géneros de reunião;
- Avaliação do novo sistema.
Dados Entrevista a 1 pessoa e criação de protótipo de forma Actas de Assembleia da República
interactiva realizado em 1999 Protótipo de nova Acta
Questionário a 31 alunos para avaliação de interface
Resultado Apoio a desenvolvimento de protótipo Maior eficácia e eficiência de acta que melhor espelha
sistema de géneros
Figura 86 - Quadro Resumo 2
160
BASEADOS EM GÉNEROS
casos. São ainda descritos dois casos que descrevem parcialmente o processo de
levantamento de requisitos e desenvolvimento e avaliação de géneros digitais.
6. Resultados publicados
Costa, C.; Antunes; P. & Dias, J. (2000) "Supporting the Meeting Report Process." Proceedings of the
23rd Information Systems Research Seminar in Scandinavia, IRIS 23. Uddevalla, Sweden: Laboratorium
for Interaction Technology, University of Trollahattan Uddevalla, pp. 1141-1150. (ISSN: 0359-9470)
Neste artigo é apresentada uma versão preliminar da plataforma.
Costa, C.; Antunes; P. & Dias, J. (2001) "The Meeting Report Process: Bridging EMS with PDA." Third
International Conference on Enterprise Information Systems, ICEIS 2001. Setubal, Portugal; pp. 821 -
826 (ISBN: 972-98050-2-4)
Neste artigo é apresentada uma aplicação da plataforma ao caso da ligação entre
os sistemas de apoio a reuniões e o PDA, sendo dada ênfase à descrição do sistema.
Costa, C.; Antunes; P. & Dias, J. (2001) "EMS/PDA: Connecting Meetings with People in
Organisations," Proceedings of the 24th Information Systems Research Seminar in Scandinavia, IRIS 24.
Ulvik in Hardanger, Norway, 2001 pp. 437 - 450 (ISBN: 82-7354072-3)
Neste artigo é apresentada uma aplicação da plataforma ao caso da ligação entre
os sistemas de apoio a reuniões e o PDA, dando-se ênfase à utilização do sistema numa
situação concreta de uma empresa de contabilidade.
Costa, C.& Antunes; P. (2001) "Meetings as Genre Systems: Some Consequences for EMS Design," in F.
Ackermann and G. Vreede, (Eds) Proceedings of Group Decision & Negotiation; La Rochelle, France:
Faculty of Technology, Policy and Management, Delft University of Technology, pp. 261-263. (ISBN:
90-5638-078-8)
Neste artigo são apresentados os conceitos de sistemas de géneros bem como
alguns dos aspectos mais relevantes associados à sua implementação.
161
BASEADOS EM GÉNEROS
Antunes, P.; Costa, C. & Dias, J. (2001) "Applying Genre Analysis to EMS Design: The Example of a
Small Accounting Firm." Seventh International Workshop on Groupware, CRIWG 2001. Darmstadt,
Germany: IEEE CS Press, pp. 74-81. (ISBN: 0-7695-1351-4).
Neste artigo é descrita a aplicação da plataforma para o caso da Assembleia-geral.
162
VII. RESULTADOS E DISCUSSÃO
Hipótese H1
163
Hipótese H2
Hipótese H3
Hipótese H4
164
organizacional. A utilização da plataforma no âmbito dessas aplicações foi a forma
utilizada para a validação da quarta hipótese (H4).
Trabalhos Relacionados
165
abordagem é ainda apresentada como uma forma de catalogação de mecanismos de
coordenação de processos organizacionais, de forma a criar uma base de conhecimento
futuramente utilizável em processo de desenho e reengenharia de processos.
Enquanto que a abordagem proposta pelos referidos autores é mais genérica e de
utilização futura numa perspectiva mais global, a abordagem proposta na presente
dissertação restringe-se às reuniões e tem como propósito a aplicação imediata e directa
em reuniões concretas. Por outro lado, na presente dissertação atende-se ao carácter
limitado dos conceitos de géneros de comunicação dentro de comunidades de
utilizadores relativamente restritas, o que aparentemente não deve ser considerado na
referida abordagem que apresenta maiores ambições.
A utilização de géneros de comunicação para integrar vários processo
organizacionais é um objectivo também prosseguido pelo investigador finlandês Tero
Paivarinta, da Universidade de Jyvaskyla, porém sem resultados publicados conhecidos.
Nesta dissertação, para além de se propor o conceito de integração organizacional
apresenta-se uma solução metodológica e ainda uma plataforma que permite apoiar a
abordagem e incorporar os géneros no sistema de apoio a reuniões.
A estruturação de resultados de reuniões de acordo com diversos atributos das
participações é algo que foi proposta por Raikundalia & Rees (1996). Porém, esses
autores não propõem uma abordagem de apoio a análise, planeamento, direcção e
participação de reuniões.
Aspectos inovadores
166
contribuindo ainda para mal entendidos resultantes de percepções e visões diferentes da
realidade pelos utilizadores e analistas de sistemas. Esta abordagem dá importância ao
artefacto, procurando basear-se em géneros (abstracção de artefacto). Desta forma,
procura-se preservar não só os dados, como a informação e conhecimento contida nos
documentos, e ainda a carga simbólica dos mesmos artefactos.
Ao nível do tipo de sistemas desenvolvidos, esta abordagem permite ainda o
desenvolvimento de aplicações muito contextualizadas.
A plataforma informática aqui proposta, e que permite apoio a abordagem de
análise e o apoio a reuniões é também inovadora. A principal inovação é o facto de
consistir na implementação de um sistema de apoio a grupos baseado em géneros.
167
168
VIII. CONCLUSÕES
169
sistema de géneros, bem como na respectiva incorporação num sistema de apoio a
reunião. Esta plataforma foi então aplicada em casos concretos de reuniões.
A proposta de abordagem metodológica, sua utilização bem como o
desenvolvimento de protótipo e sua utilização em casos concretos permitiu provar que
esta abordagem pode ser incorporada numa abordagem, que por sua vez é aplicável, e
ainda que os conceitos podem ser directamente incorporados em software.
Trabalhos Futuros
No que diz respeito a trabalhos futuros, um dos aspectos mais prementes para uma
mais adequada validação dos resultados consiste no desenvolvimento de um protótipo
mais estável evitando alguns problemas de funcionamento.
O sistema de géneros é composto por um conjunto de géneros de comunicação. A
probabilidade de pertença destes géneros a um sistema de géneros é algo que poderá ser
analisado.
O sistema de géneros, para além de ser um conjunto (repertório) de géneros,
apresenta uma estrutura, que se traduz numa sequência entre esses géneros. Associado a
uma sequência entre dois géneros existe uma probabilidade. O estudo de probabilidades
de sequência entre dois géneros é um aspecto que merece um estudo detalhado.
Outro desenvolvimento interessante seria identificar com mais detalhe os aspectos
respeitantes à forma dos géneros e respectiva integração com tipos de intervenção
produzidas pelos participantes em reuniões. Com efeito, uma reunião é composta por
um conjunto de intervenções, que tipicamente se seguem umas às outras. por sua vez
estas intervenções podem ser tipificadas. Um exemplo, em que essa tipificação já se
encontra parcialmente feita é o caso da Assembleia da República. Nesta, os deputados
intervêm de acordo com determinado tipo de intervenções pré-definidas. Esses tipos de
intervenções (que poderiam ser designados géneros de intervenção) são por sua vez
agrupáveis de acordo com o tipo de sessão (géneros de reunião).
A utilização de algumas técnicas, nomeadamente sistemas de text mining para
analisar resultados de reuniões, é outro aspecto relevante, sendo especialmente relevante
analisar em que medida a identificação de géneros de reunião poderia potenciar a
utilização destas ferramentas.
170
Constitui ainda trabalho futuro, a aplicação da abordagem em outros casos
particulares de processos apoiados por diversos sistemas informáticos, nomeadamente:
- ligação entre reuniões apoiados por EMS e processos organizacionais apoiados
por sistemas de Workflow;
- ligação entre reuniões apoiadas por EMS e processos apoiados por ERP.
No âmbito dos sistemas de apoio a reuniões também existe importante trabalho a
realizar-se. Com efeito, a integração organizacional deste tipo de sistemas não se realiza
apenas através de uma mais adequada interface entre sistemas que apoiam processos
organizacionais. O primeiro nível de integração é com as pessoas. Logo, um importante
trabalho relacionado com a interface destes sistemas com os utilizadores tem que ser
feito, nomeadamente:
- tornando estes sistemas menos intrusivos em processos de reunião, que devem
fluir muitas vezes o mais naturalmente possível;
- desenvolver a interface com utilizadores, incorporando elementos gráficos e
multimédia (som e imagem).
Ainda no âmbito dos sistemas de apoio a reuniões interessa desenvolver trabalho
que permita uma maior integração entre níveis elementares de interacção entre os
utilizadores, como sejam a criação, avaliação de ideias e ligação entre ideias, e níveis
mais globais, como os géneros e sistemas de géneros.
171
172
ANEXO 1 - GÉNEROS E SISTEMA DE GÉNEROS
NO ÂMBITO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Géneros literários são categorias de obras literárias que, tendo a mesma finalidade
fundamental, apresentarão estrutura parecida e obedecerão a normas semelhantes.
Os géneros literários permitem uma classificação das obras literárias, baseada em
elementos conspícuos, como a forma e o conteúdo, e na sua relação funcional. Têm a
sua origem no valor exemplar de uma obra que origina outras obras do mesmo tipo. A
autoridade advém-lhe do reconhecimento e aceitação por parte dos autores e do público.
A sua função é múltipla: para o autor, de recurso fácil, enquanto forma genérica
previamente estabelecida.; para o leitor, coordenada de referência ou de orientação; para
o critico, terreno comum a partir do qual faz a analise comparativa ou a valorização.
Na Grécia, apareceram primeiro as diversas manifestações literárias como a
epopeia, o lirismo, o teatro, a retórica. Porém, a expressão "género" começou a ser
utilizada por Platão na República, quando distinguiu entre poesia narrativa (aplh
dihghsiς), activa (mimhsiς), e ainda um género misto, que entremeava o diálogo e a
173
O conceito de género de comunicação tem sido utilizado no âmbito dos sistemas
de informação, tendo-se mesmo desenvolvido o conceito de género digital, no qual o
que está em causa é a tipificação de artefactos digitais.
Yates & Orlikowski (1994) utilizaram o conceito de género de comunicação para
estudar a adopção de tecnologias por grupos e equipas para apoio informático de
trabalho cooperativo. Trabalho este que foi desenvolvido mais tarde (nomeadamente por
Yates et al. 1999).
Diversos autores estudaram como os géneros de comunicação emergem a partir de
novas tecnologias digitais, designadamente a Web e groupware. Identificando ainda
implicações teóricas. Erickson (1997) estudou comunidades virtuais, vindo a verificar
(Erickson 1999) a necessidade de utilizar géneros para estabelecendo convenções,
permitindo assim que determinados tipos de comunicação possam ser utilizados em
meios digitais sem perca de informação. Ainda nesta perspectiva, diversos autores
estudaram páginas pessoais na Web (Saint-Georges, 1998, Roberts, 1998), enquanto
que outros estudaram os subgéneros de anúncio publicitário na Web (Fortanet, et al.,
1998) ou então aspectos de interface de páginas Web (Panko & Panko, 1998). Boguraev
et al. (1999) analisaram a dimensão dinâmica do artefacto digital, focando no género
notícia. Posteriormente, Boguraev et al. (2001) analisaram a utilização de computadores
de mão (PDA) para apoio a difusão de informação.
Outros autores partiram de géneros tradicionais existentes, largamente conhecidos
e divulgados, procurando analisar a sua evolução para o meio digital. Nesse âmbito, Fox
et al. (1999) analisaram os géneros dissertação e tese, enquanto que Rieffel (1999)
estudou o género matemático, suas exigências, bem como as limitações dos meios
digitais para apoiar este tipo de comunicação.
Outro aspecto importante a considerar diz respeito aos atributos dos géneros de
comunicação. Segundo alguns autores, existem características específicas que
diferenciam os géneros digitais face a outros géneros de comunicação. É neste contexto
que alguns autores (Shepherd & Watters, 1998) propõe mesmo a utilização do conceito
de cibergénero (cybergenre) como tipo específico de género em contraposição aos
géneros literários e mesmo dos géneros de comunicação organizacionais. Shepherd &
Watters (1999) consideram que se deve adicionar o atributo funcionalidade para além
do propósito e forma, enquanto que Crowston & Williams (1999) fizeram referência ao
174
atributo ligação (link) como atributo de géneros digital. Outros ainda (Toms &
Campbell, 1999) propuseram a função, forma e interface como atributos de género
digital.
Com vista a aumentar o potencial de utilização de géneros de comunicação,
alguns autores propuseram a concepção de ferramentas específicas para media digital.
Morin (1998) propôs um sistema baseado em agentes para apoio ao género jornal,
enquanto que Vasudevan & Palmer (1999) desenvolveram um sistema de notação de
páginas de Web. Kruschwitz (2001) concebeu um sistema de pesquisa inteligente na
Web.
Alguns autores deram ênfase ao processo de transformação de géneros de
comunicação organizacional para o meio digital. Tallberg (1997) analisou os
documentos contabilísticos e financeiros; Westarp et al., (1999) estudaram o sistema de
relatórios na empresa particularmente no reporte a entidades externas através de folhas
na Web e Tyrväinen & Päivärinta (1999) estudaram a utilização de género de
documento para apoiar a adopção do sistema electrónico de documentos numa
organização.
Outros autores ainda procuraram estudar a utilização dos géneros de comunicação
organizacionais a funcionar em ambiente concreto e analisar a forma como estes
interagem com os processos organizacionais. É o caso de Bergquist & Ljungberg
(1999), que estudaram a utilização de géneros de comunicação para diagnóstico numa
grande organização sueca, verificando-se que os géneros são parte integrante de
discurso informal mais abrangente.
Bergquist & Ljungberg (1998) ainda investigassem redes organizacionais e
reprodução de géneros para comunicação organizacional. Por sua vez, Svensson (1998)
utilizou os géneros de comunicação para estudar o ensino à distância.
175
176
ANEXO 2 - PROCESSO DE GESTÃO
ESTRATÉGICA
Oportunidades Ameaças
Estrutura
Cultura
Recursos
Figura 88– Modelo de gestão estratégica (baseado em Whellen & Hunger, 1990)
177
que o macro-envolvente ou envolvente societal é composto pelas forças genéricas
agrupadas em variáveis económicas, tecnológicas, político-legais e socioculturais. A
micro-envolvente ou envolvente de tarefa é composta pelos agentes que directamente
interagem com a empresa, como os sócios, clientes, sindicatos e variáveis
socioculturais. A análise da envolvente externa permite a identificação de possíveis
oportunidades e ameaças que a organização pode fazer face.
De modo a analisar a envolvente interna, devem ser estudados a estrutura, cultura
e recursos. A estrutura organizacional é a forma como a empresa se organiza em termos
de comunicação, autoridade e fluxos de trabalho. De facto, a escolha de um tipo
específico de estrutura, bem como a sua maior ou menor adequacidade pode Ter um
impacto significativo na capacidade de competir, satisfazer os seus clientes ou lidar com
o seu público.
A cultura organizacional é composta pelos seus padrões de crenças, expectativas e
valores partilhados pelos membros da organização. De modo a permitir uma análise
mais eficiente, podem ser utilizados modelos para classificar a cultura organizacional,
tais como os modelos de Deal & Kennedy, Harrison & Handy, Hampden-Turner ou
ainda o modelo de Schein (para um revisão, veja-se Hampden-Turner,1990).
Os recursos organizacionais são os activos que formam a "matéria-prima" para a
produção de bens e serviços. Esses recursos podem ser recursos financeiros, pessoas,
equipamentos, instalações ou marcas. Tendo em conta a capacidade de resposta da
organização responder à sua envolvente é possível identificar um conjunto de pontos
fortes e prontos fracos que a caracterizam, mas ainda caracterizar os comportamentos
associados à envolvente em termos de pontos fortes e prontos fracos. Porém, é preciso
ter em linha de conta que da mesma característica organizacional se podem identificar
pontos fortes e prontos fracos. Por exemplo, uma estrutura organizacional pode ser
simultaneamente ineficiente e flexível pelo facto das funções não estarem claramente
definidas.
Para Andrews (1971), a tarefa da gestão estratégica é portanto "perseguir" os
objectivos, gerindo de forma evitar as ameaças e aproveitar as oportunidades do meio,
usando os pontos fortes e reduzindo os pronto fracos da organização no interesse e
valores dos gestores e sociedade.
178
A formulação estratégica é o desenvolvimento de uma grande quantidade de
planos para eficaz gestão das oportunidades e ameaças da envolvente. A formulação
inclui a definição da missão, especificação dos objectivos a atingir, desenvolvimento de
estratégias bem como o estabelecimento de políticas.
A missão é a razão de ser da organização. Podendo ser definida numa perspectiva
mais ampla ou numa perspectiva mais estreita. Por exemplo, uma empresa pode ter
como missão restrita: actividade bancária, difusão de televisão, transportes aéreos. A
cada uma desta perspectiva mais restrita pode estar associada uma missão mais
alargada: serviços financeiros, telecomunicações e transportes.
Os objectivos traduzem as missões em resultados pretendidos, estabelecendo o
que e quando vai ser realizado, devendo sempre que possível ser quantificados
Estratégias são planos mestre concisos que definem como a organização vai
atingir a sua missão e objectivos.
Em organização de grande dimensão, a formulação estratégica faz-se geralmente a
três níveis: ao nível da empresa, ao nível do negócio e ao nível funcional.
Ao nível funcional os tipos de decisões consistem na especificação do produto a
vender, respectivo preço, promoção e local de distribuição (Kotler, 1984), capacidade e
processo de produção, qualidade, pessoal produtivo e inventário (Shroeder, R., 1985),
estratégia de financiamento, investimento e gestão de tesouraria (Brealey & Meyers,
1984) ou ainda a formas de recrutamento e selecção bem como formação, definição de
carreiras e incentivos (Whether & Davis,1981);
Dependendo do nível, há ferramentas específicas para ajudar na análise
formulação e avaliação da estratégia. Por exemplo, a análise de portefólio (BCG, 1980)
é usada na análise da estratégia global da organização, enquanto que a análise das cinco
forças (Porter, 1980) é usada para analisar o meio envolvente específico, e a cadeia de
valor (Porter, 1985) para fazer diagnóstico interno ou auxiliar na implementação
estratégica numa empresa.
De modo a escolher a estratégia mais adequada, são utilizadas várias técnicas,
sendo a utilização de cenários uma das formas mais adequadas de analisar os impactes
económicos mais prováveis em cada alternativa possível de futuro.
179
Políticas são linha gerais utilizadas para a tomada de decisão na organização,
sendo interpretadas e implementadas de acordo com os objectivos e estratégia de cada
unidade organizacional.
Estratégias são conjuntos de metas e caminhos que posteriormente devem ser
implementados. A sua implementação traduz-se no processo pelo qual cada estratégia e
política é posta em acção pelo desenvolvimento de planos, orçamento e procedimentos.
Por sua vez, a avaliação e controlo é o processo pelo qual as actividades organizacionais
são monitorizadas para que o seu desempenho actual seja comparado com o
desempenho desejado.
180
ANEXO 3 - INFRA-ESTRUTURA DE INTERNET
UTILIZADA NO PROTÓTIPO
c:\programas\xitami\webpages\
c:\programas\xitami\cgi-bin\
http://www.meusite.pt/cgi-bin/aaa.cgi
Após instalação do servidor de Internet deve ser feita a instalação do Perl, neste
caso específico o ActivePerl. Aqui também existe um programa que permite fazer a
instalação do ActivePerl, que por omissão, é instalado no directório C:\Perl.
181
O DLL de apoio (PerlCRT.dll) é colocado em C:\WINDOWS\SYSTEM. O
registry do sistema Windows também é actualizado durante a instalação.
O directório onde se encontra instalado o Perl é colocado como variável de
ambiente no Autoexec.bat.:
C\> ppm
PPM interactive Shell (0.9.6) - type 'help' for available commands
PPM> install DBI
install package 'DBI?' (y/n): y
Retrieving package 'DBI'...
182
C\> ppm
PPM interactive Shell (0.9.6) - type 'help' for available commands
PPM> install DBD-ODBC
install package 'DBD-ODBC?' (y/n): y
Retrieving package 'DBD-ODBC '...
183
use DBI;
$dbh = DBI->connect('dbi:ODBC:Meeting1');
A variável $dbh representa um database handle (claro que se pode atribuir outro
nome à variável). Em seguida é necessário aceder à base de dados fazendo pedidos mais
específicos à base de dados. Os parâmetros passados para connect especificam que
módulos de bases dados se usam e o nome registado da base de dados a abrir. Se a base
de dados é protegida por palavra passe também se podem fornecer esses parâmetros
adicionais:
$dbh = DBI->connect('dbi:ODBC:Meeting1',username,password);
$sth = $dbh->prepare($sql1);
$sth->execute ||
die "Could not execute SQL statement ... maybe invalid?";
while (@row=$sth->fetchrow_array)
{
print TEXT "@row[1] @row[0]\n";
}
184
Seguidamente é apresentado um exemplo de código completo em Perl baseado
num dos CGI que foi utilizado num dos protótipos descritos no capítulo VI. Nesse
exemplo podem-se ver vários queries sobre bases de dados:
#!/usr/bin/perl
#---------------------------------+
# Entrada de dados em ficheiro |
#---------------------------------+
use DBI;
$dbh = DBI->connect('dbi:ODBC:Meeting1');
#---------------------------------+
# Caminhos
#---------------------------------+
$lugar="location:http://www.meusite.pt/meeting1/m1/bd1.htm\n\n";
$path0=">c:\\xitami\\cgi-bin\\meeting1\\";
$path2=">c:\\xitami\\webpages\\meeting1\\item5\\index.htm";
$description="XX";
#---------------------------------+
# Variáveis do form HTML
#---------------------------------+
$vowner=$ENV{REMOTE_ADDR};
$vmeeting="XX";
$vtask="XX";
$i=0;
read(STDIN,$temp,$ENV{'CONTENT_LENGTH'});
@pairs=split(/&/,$temp);
foreach $item(@pairs)
{
($key,$content)=split(/=/,$item,2);
$content=~tr/+/ /;
$content=~s/%(..)/pack("c",hex($1))/ge;
$content=~s/\t/ /g;
$fields{$key}=$content;
if ($key eq "fdescription"){$vdescription=$content;}
if ($key eq "fowner"){$vowner=$content;}
if ($key eq "fmeeting"){$vmeeting=$content;}
if ($key eq "ftask"){$vtask=$content;}
if ($key eq "lugar") {$lugar=$content;}
if ($key eq "fname") {$vname=$content;}
if ($key eq "data_order")
{$content=~s/ //g;
@sortlist=split(/,/,$content); }
}
#---------------------------------+
#Verificar utilizador
#---------------------------------+
$iptemp="999.999.999.999";
$sql1="SELECT ippart,datepart,namepart,autor FROM part
WHERE((ippart='$vowner')and(autor='y'))";
$sth = $dbh->prepare($sql1);
$sth->execute ||
die "Could not execute SQL statement ... maybe invalid?";
while (@row=$sth->fetchrow_array)
{
$iptemp=@row[0];
#print "@row[0] @row[1]";
185
$nametemp=@row[2];
$autortemp=@row[3];
}
if($iptemp eq"999.999.999.999"){print "não autorizado"}else{
#---------------------------------+
#Introduzir dados em base de dados
#---------------------------------+
$sqlstatement="Insert Into Comment(description,owner,meeting,task,name) Values
('$vdescription','$vowner','$vmeeting','$vtask','$vname')";
$sth = $dbh->prepare($sqlstatement);
$sth->execute ||
die "Could not execute SQL statement ... maybe invalid?";
#---------------------------------+
# Cabeçalho
#---------------------------------+
$html1 ='<html><HEAD><META HTTP-EQUIV="Refresh" CONTENT="1;
URL='."$vtask".'.htm#end"><META Http-Equiv="Cache-Control" Content="no-cache">
<META HTTP-EQUIV="Pragma" CONTENT="no-
cache"></HEAD><SCRIPT>self.scrollBy(0,10000000)</SCRIPT>';
#---------------------------------+
#rodapé
#---------------------------------+
$html2 = qq~
</body>
</html>
~;
#---------------------------------+
#Criar documento de leitura
#---------------------------------+
$sqlstatement1="SELECT description,name,owner,task FROM Comment
WHERE((task='$vtask')and(meeting='$vmeeting')) ORDER BY code";
$sth = $dbh->prepare($sqlstatement1);
$sth->execute ||
die "Could not execute SQL statement ... maybe invalid?";
$path1="$path0"."$vtask".'.txt';
open (TEXT,$path1);
onMouseOver="window.status=\'texto\'; return true"></a>';
while (@row=$sth->fetchrow_array)
{
print TEXT "@row[1] @row[0]\n";
}
close(TEXT);
#---------------------------------+
#Criar documento de Consulta
#---------------------------------+
$sqlstatement1="SELECT description,name,owner,task FROM Comment
WHERE((task='$vtask')and(meeting='$vmeeting')) ORDER BY code DESC";
$sth = $dbh->prepare($sqlstatement1);
$sth->execute ||
die "Could not execute SQL statement ... maybe invalid?";
$path1="$path0"."$vtask".'.htm';
open (HTML,$path1);
print HTML $html1;
$uu=0;
print html '<BODY><a href="http://" onMouseOver="window.status=\'texto\';
return true"></a>';
while (@row=$sth->fetchrow_array)
{
$uu=$uu+1;
$linha[$uu]= "@row[1] "."@row[0]";
}
for ($i=10; $i>=0; $i--){
print HTML "<br>";
print HTML "$linha[$i]";
}
186
print $lugar;
}
#---------------------------------+
# FIM
#---------------------------------+
187
188
ANEXO 4 - CONVERSÃO DE FICHEIROS PDA
PARA PC
%m/%d/%y %h:%i %a %v
#
# Example 1
#
1/4/200 0 4:00 PM Visita ao cliente A&B
1/5/2000 9:00 AM Fazer relatório
# comentário
1/7/2000 9:00 AM Acabar projecto A&A, S.A.
#
Seguidamente pode ver-se o código Perl utilizado para fazer executar o conversor
convdb.exe, que vai converter o ficheiro xx.txt num ficheiro de extensão DBA, utilizado
no Palm Desktop:
#!/usr/bin/perl
...
system("convdb","xxx.txt");
...
189
O processo inverso far-se-ia com o apoio do conversor dtbk2csv.exe. Este iria
converter o ficheiro de extensão DBA num ficheiro de texto separado por vírgulas:
#!/usr/bin/perl
...
system ("dtbk2csv.exe -o","aaa.dat")
Um dos problemas que se coloca aqui, diz respeito à selecção das actividades
constantes da lista das actividades da agenda do utilizador. Por outro lado, para que o
ficheiro DBA seja utilizado no Palm, teria de ser previamente importado pelo Palm
Desktop e dessa forma incorporado na agenda do utilizador.
Outra alternativa consiste em utilizar uma base de dados específica. Neste caso foi
escolhida a base de dados DB. Este sistema apresenta diversas vantagens,
nomeadamente:
- que tem a vantagem de ser GNU, que para além de ser freeware, permite fazer
alteração do código;
- permite bases de dados mais flexíveis e adaptáveis em função das
necessidades específicas, podendo-se adicionar mais campos;
- permite a utilização de bases de dados com combo-list, campos de data
utilizando o calendário da Palm e campos booleanos do tipo check list
permitindo um interface mais amigável no PDA.
Quanto aos conversores foram utilizados o csv2pdb.exe e o pdb2csv.pda. Nesse
caso utilizar-se o csv2pdb.exe para converter ficheiros com dados separados por
vírgulas em ficheiros de tabelas de bases de dados DB do Palm, e o pdb2csv.exe para
fazer a operação inversa.
#!/usr/bin/perl
...
# --- converter ficheiro PDA em ficheiro de texto --;
system("pdb2csv task1.pdb task1.txt task1.info");
...
190
...
title "taski"
field "date" date
field "time" time
field "person" string
field "task" string
field "p" integer
field "conc" string
field "end" boolean
field "resource" string
view "All Fields" "date" 40 "task" 90 "p" 10 "end" 20
option backup true
extended off
09/02/2001,20:41,"","cie reports",1,"",false,"i"
09/01/2001,20:41,"","naris reports",1,"12-02-01",false,""
09/01/2001,20:41,"","ie test",2,"",true,""
09/01/2001,20:41,"","cie test",2,"",false
09/01/2001,20:41,"","cie list",1,"",true
09/01/2001,20:41,"","oo report",1,"",false
09/01/2001,20:41,"","print access ex.",1,"",true
191
aspecto poderá porém levantar alguns problemas de segurança que devem ser
acautelados.
Na Figura 90, pode ser visto o ecrã que o utilizador acede quando pretende ter
uma panorâmica de todas as tarefas, listadas de acordo com o critério que achar mais
adequado.
192
BIBLIOGRAFIA
Ackermann, F.; Eden, C. & Cropper, S. (1992); "Getting started with cognitive mapping";
Tutorial paper; 7th Young OR Conference.
Agostini, A; De Michelis, J.; Patriarca, S. & Tinini, R. (1994); "A prototype of an Integrated
Coordination Support System"; Computer Support Coopertaive Work (CSCW); Vol. 2; Kluwer
Academic Publishers; Netherlands; pp. 209-238.
Agre, P. (1998); "Designing genres for new media: Social, economic, and political contexts"; in
Steve Jones (ed); CyberSociety 2.0: Revisiting CMC and Community; Sage.
Aiken, M. & Carlisle, J. (1992); "An automated idea consolidation tool for computer supported
cooperative work"; Information and Management; Vol. 23; pp. 373-382.
Aiken, M. & Vanjani, M. (1998); "An Automated GDSS Facilitator"; SWDSI 1998 Conference;
Dallas; Texas.
Aiken, M.; Motiwalla, L.; Sheng, O.& Nunamaker, J. (1990); "ESP: An Expert System for Pre-
Session Group Decision Support Systems Planning"; Proceedings of the Twenty-Third Hawaii
International Conference on System Sciences; Hawaii; January 2-5; pp. 279-286.
Aiken, M.; Sheng, O. & Vogel, D. (1991); "Integrating Expert Systems with Group Decision
Support Systems"; ACM Transactions on Information Systems; Vol. 1; January; pp.75-95.
Aiken, M.; Shirani, A. & Singleton, T. (1994); "A Group Decision Support System for
Multicultural and Multilingual Communication"; Decision Support Systems; Vol. 12; No. 2;
September; pp. 93-96.
Antunes, P.& Ho, T. (1999); "Facilitation Tool - A Tool to Assist Facilitators Managing Group
Decision Support Systems"; Nineth Workshop on Information Technologies and Systems (WITS
"99); Charlotte; North Carolina; December.
Antunes, P., Ho, T.& Carriço, L, (1999); "A GDSS Agenda Builder for Inexperienced
Facilitators"; Proceedings of the 10th EuroGDSS Workshop; Copenhagen; Denmark; June.
193
Aristóteles; Poética.
Ausubel, D. (1968); Educational psychology: A cognitive view; New York; Holt, Rinehart, and
Winston. .
Bales, R. (1950); Interaction process analysis: A method for the study of small groups; Reading;
MA; Addison-Wesley.
Berry, M. & Linoff, G. (1997); Data Mining Techniques: For Marketing, Sales, and Customer
Support ; John Wiley & Sons, Inc.
Bhatia, V. (1993); Analyzing Genre: Language use in professional settings; London: Longman.
Boguraev, B.; Bellamy, R. & Kennedy. C. (1999); "Dynamic Visual Metaphors for News Story
Abstractions"; Proceedings of the 32 nd Annual Hawaii International Conference on System
Sciences; Genre in Digital Documents; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society; CD-ROM.
Booch, G.; Rumbaugh, J & Jacobson, I. (1999); The Unified Modeling Language User Guide;
Addison Wesley Longman, Inc.
Bostrom, R. & Anson, R. (1988); "Using computerized collaborative work support systems to
improve the logical systems design process"; IRMIS Working Paper No. W803; Bloomington;
Indiana University.
Bostrom, R.; Anson, R.& Clawson, V. (1991); "Group facilitation and group support systems"
Departement of Management; University of Georgia; Working Paper.
Brealey, R & Meyers, S. (1984); Principles of Corporate Finance; Second Edition; McGarw-
Hill.
Briggs, R.; de Vreede, G.; Nunamaker, J.& Tobey, D. (2001); "Thinklets: Achieving Predictable
Repeatable Patterns of Group Interaction with Group Support Systems"; Proceedings of the 34
nd Annual Hawaii International Conference on System Sciences; Los Alamitos; CA; IEEE
Computer Society; CD-ROM.
194
Buzan, T. (1993); The Mind Map Book; London; BBC Books.
Cardoso, A.(1999); "Como Vamos de Reuniões"; Dirigir; Nº 61; Maio Junho; IEFP; pp.56-61.
Chang, I.; Huang, J.; Yu, S. & Shiah, C. (1999); " A multimedia world Wide Web Based
Conference Minute System for Group Collaboration"; Multimedia Tools and Applications; Vol.
9; Kluwer Academic Publishers; pp. 199-226. .
Chen, H.; Hsu, P.; Orwig, R.; Hoopes, L. & Nunamaker, J. (1994); "Automatic Concept
Classification of Text from electronic meetings"; Communications of the ACM; Vol. 37; No. 10;
October. pp. 56-73.
Chen, S.-S., Tyrväinen P. & Salminen, A. (1998); "Integration of Digital Structured Documents
in Virtual Manufacturing Organizations"; Proceedings of the 31 st Annual Hawaii International
Conference on System Sciences; Vol. 2 ; Los Alamitos CA: IEEE Computer Society Press; pp.
195-203.
Cohen, M.; March, J. & Olsen, J. (1972); "A Garbage can Model of Organizational Choice";
Administrative Science Quarterly; Vol. 17; pp. 1-25.
Colon, S.; Aiken, M.; Reithel, B.& Shirani, A. (1994); "A Natural Language Processing Based
Group Decision Support System"; Decision Support System; Vol.12; pp.181-188.
Conklin, J. & Begeman, M.;(1988); "gIBIS: A hypertext tool for exploratory Policy Discussion"
ACM Transactions on Office Inforamtion Systems; Vol. 6; No. 4; October; pp. 303-331.
Connolly, T.; Jessup, L. & Valacich, J. (1990); "Effects of anonymity and evaluative tone on
idea generation in computer-mediated groups"; Management Science; Vol. 36; No. 6; pp. 689-
703.
Crowston, K. & Williams, M (1999); "The Effects of Linking on Genres of Web Documents";
Proceedings of the 32 nd Annual Hawaii International Conference on System Sciences; Genre
in Digital Documents; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society; CD-ROM.
Delbecq, A.; Van de Ven, A. & Gustafson, D. (1975); Group Techniques for Program
Planning, a Guide to Nominal Group Technique and Delphi Processes; Scott Foreman. .
Delbecq, A. & Van de Ven, A. (1971); "A Group Process Model for Identification and Program
Planning;" Journal of Applied Behavioral Sciences; Vol.7; pp. 466-492.
Dennis, A.; George, J.; Jessup, L.; Nunamaker, J.; & Vogerl, D. (1988); "Information
Technology to Support Group Meetings"; MIS Quarterly; Vol. 12; No. 4; December; pp. 591-
624.
195
DeSanctis, G. & Gallupe, R. (1987);."A Foundation for the study of group decision support
systems"; Management Science; Vol. 33; No.22; pp. 589-609.
Doyle, M. & Starus, D. (1976); How to make meetings work; New York; Jove Publications, Inc.
Draft, R . & Lengel, R. (1984); "Information richness: a new approach to manager behavior and
organization design"; in B. Staw & L.L.Cummings (Eds); Research in Organizational behavior
(Vol. 6); Greenwich; JAI Press.
Dubs, S. & Hayne, S. (1992);"Distributed Facilitation: A Concept Whose Time Has Come?";
CSCW 92 Proceedings; November; pp. 314-321.
Eden, C. & Ackermann, F., (1998); Making Strategy: the journey of strategic management;
London: Sage Publications Ltd.
Eden, C. (1988); “Cognitive mapping”; European Journal of Operational Research; Vol. 36;
pp. 1-13.
Embely, D; Campbell, D.; Smith R. & Liddle, S. (1998); "Ontology-based extraction and
structurating of information from data-rich unstructured documents"; International Conference
of Information and Knowledge Management (CIKM'98); pp. 52-59; ACM.
Erickson, T. (1997); "Social Interaction on the Net: Virtual Community as Participatory Genre";
Proceedings of the 30 th Annual Hawaii International Conference on System Sciences: Digital
Documents; Vol VI; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society Press; pp. 13-21.
Erickson, T. (1999); "Rhyme and Punishment: The Creation and Enforcement on Conventions
in an On-Line Participatory Limerick Genre"; Proceedings of the 32 nd Annual Hawaii
International Conference on System Sciences; Genre in Digital Documents; Los Alamitos CA;
IEEE Computer Society; CD-ROM.
Fjermestad, J.& Hiltz, S. (1999); "An assessment of group support systems experimental
research: Methodology and results"; Journal of Management Information Systems; Vol. 15; No.
3; pp. 7-149.
Fox, E.; McMillan, G. & Eaton, J. (1999); "The Evolving Genre of Electronic Theses and
Dissertations"; Proceedings of the 32 nd Annual Hawaii International Conference on System
Sciences; Genre in Digital Documents; Los Alamitos; CA; IEEE Computer Society; CD-ROM.
196
Gallupe, R.; Cooper, W.; Grisé, M. & Bastianutti, L. (1991); "Blocking Electronic
Brainstorms"; Journal of Applied Psychology; Vol. 9; No. 1; pp. 77-89.
Gonçalves, N. & Antunes, P. (2000); "An Information Systems Approach to Support Decision
Makers Selecting Group Decision Processes"; Proceedings of the Sixth International Workshop
on Groupware - CRIWG 2000; 18-20 October; Madeira; Portugal; IEEE.
Grudin, J. (1994); "Groupware and social dynamics: Eight challenges for developers.";
Communications of the ACM; Vol. 37; No. 1; pp. 92-105.
Haag, S; Cummings, M. & Dawkins, J. (1998); Management Information Systems for the
Information Age Irwin/McGraw-Hill publication.
Haberma, J. (1981); Theories des kommunikativen Handelns; Erster Band; Suhrkamp Verlag
Frnkfurt am Main.
Hackman, J.& Morris, C. (1975); "Group Task, group interaction process, and group
performance effectiveness: A review and proposed integration"; in L. Berkowitz (ed.); Advances
in experimental social psichology; Vol. 8; New York ; Academic Press.
Hammer, M & Champy, J (1993); Reengineering the Corporation; Harper Colins; New York.
Huang, W.; Wei, K.& Tan, B. (1999);"Compensating effects of GSS on group performance";
Information and Management; Vol. 35; pp. 195-202.
Jackson, P. (1998); " Information Extraction from Case Law and Retrieval of Prior Cases by
Partial Parsing and Query Generation"; International Conference of Information and Knowedge
Management (CIKM'98); ACM; pp. 60-67.
Jay, A. (1976); "How to run a meeting"; Harvard Business Review; Vol. 54; No. 2; March-
April.
Jessup, L.; Connolly, T.; & Galegher, J. (1990); "The effects of anonymity on group process in
automated group problem solving"; MIS Quaterly; Vol. 14; No. 3; pp. 313-321.
Johansen, R.; Sibbet, D.; Benson, S.; Martin, A.; Mittman, R.& Saffo, P. (1991); Leading
business teams: How teams can use technology and group process tools to enhance
performance. Addison-Wesley; Organization Development Series.
197
Karlgren, J. & Straszheim, T. (1997); "Visualizing Stylistic Variation"; Proceedings of the 30 th
Annual Hawaii International Conference on System Sciences: Digital Documents; Vol. 4; Los
Alamitos CA; IEEE Computer Society Press; pp. 78-81.
Kazman, R.; Al-Halimi, R.; Hunt, W.& Mantei, M, (1996); "From Paradigms for Indexing
Videoconference"; IEEE Multimedia Magazine; Spring; pp. 63-73.
Kelly, G.& Bostrom, R. (1998); "A Failitator"s General Model for Managing Socioemotional
Issues in Group Support Systems Meeting Environment"; Journal of Management Information
Systems; Winter 1997-98; Vol. 14; No. 3; pp. 23-24.
Kimball, R. (1996); The Data Warehouse Toolkit; John Wiley & Sons, Inc.
Kotler, Ph. (1984); Marketing Management: Analysis, Planning and Control; Fifth Edition;
Prentice-Hall; NJ.
Kunz, W. & Rittel, H. (1972); Issues as elements of Information systems; Working paper No.
131; Institute of Urban and Regional Development; University of California; Berkeley;
California.
Lewicki, R.; Weiss, S.& Lewin, D., (1992);. "Models of conflict, negotiation and third party
interventions: A review and synthesis". Journal of Organizational Behavior; Vol. 13.
Lewis, L. (1987); "A Decision Support System for Face-To-Face Groups"; Journal of
Information Science; 13; pp. 211-219.
Malone, T.; Yate, J.; Benjamin;R. (1987); "Electronic markets and electronic hierarchies,"
Communications of the ACM; 30; pp. 484-497. .
Malone, T.; Crowston, K.; Lee, J.; Pentland, B.; Dellarocas, C.; Wyner, G.; Quimby, J.;
Osborne, C. & Bernstein, A. (1997); "Tools for inventing organizations: toward a handbook of
organizational processes"; CCS WP 198 Sloan MIT WP 4030 .
Malone, T.; Grant, K.; Lay, K.; Rao, R. & Rosenblitt, D. (1986); "Semistructured Messages are
Surprisingly Useful for Computer-Supported Coordination"; Proceeding of the Conference on
Computer-Supported Cooperative Work; Austin; Texas; Dec 3-5..
198
McCartt, A. & Rohrbaugh, J., (1989);. Evaluating group decision support system effectiveness:
A performance study on decision conferencing. Decision Support Systems. June.
McGrath, J.E., (1984); Groups: Interaction and performance. Englewood Cliffs; NJ; Prentice
Hall.
Miller, C. (1984); "Genre as Social Action"; Quarterly Journal of Speech; Vol. 70; pp. 151-
167.
Minzberg, H.; Raisinghani, D. & Theoret, A. (1976); "The structure of Unstructured Decision
Making" Administrative Science Quarterly; Vol. 21; pp. 246-276.
Miranda, S. & Bostrom, R. (1999);. Meeting facilitation: Process versus content interventions.
Journal of Management Information Systems; Vol. 15; No. 4; 89-114.
Money, W.; Mew, L. & Sencindiver, J.(1999); "Collaborative Team Project Planning;" IAIM
conference.
Niederman, Fred & Volkema, Roger (1996); "Influence of Agenda Creation and Use of Meeting
Activities and Outcomes: Report and Initial Results"; SIGCPR/SIGMIS' 96; Denver Colorado;
USA; ACM.
Novak, J. & Gowin, D. (1984);. Learning How to Learn. New York: Cambridge University
Press.
Novak, J. (1993);. “How do we learn our lesson?: Taking students through the process”. The
Science Teacher; 60(3); 50-55. .
Nunamaker, J.; Dennis, A.; Valacich, J.; Vogel, D. & George, J., (1991);. "Electronic meeting
systems to support group work: theory and practice at Arizona". Communication's of the ACM;
Vol. 34; No. 7.
Nunamaker, J.; Briggs, R.; Mittleman, D.; Vogel, D. & Balthazard, P (1997);. "Lessons from a
dozen years of group support systems research: A discussion of lab and field findings" Journal
of Management Information Systems; Vol. 13; No. 3.
Nunamaker, J.; Ramesh, V.; Daniels, R.; Hayes, G.; Dennis, A.; & Vogel, D. (1990);
"Enterprise Analyzer: Supporting CASE with Electronic Meeting Systems;" CASE '90;
December; Irvine; CA.
199
Oravec, J. (1996); Virtual Individuals, Virtual Groups: human dimensions of groupware and
computer networking; Cambridge University Press; 1996.
Orwig, R.; Chen, H.& Nunamaker, J. F (1997); "A Graphical, Self-Organizing Approach to
Classifying Electronic Meeting Output" Journal of the American Society for Information
Science; Vol. 48; No. 2; Pages 157-170; February.
Osborn, A. (1979); Applied Imagination: Principles and Procedures of Creative Thinking ; 3rd
Ed. NY; Scribners.
Panko, R. & Panko, D. (1998); "Where Do You Want to Fly Today? A User Interface Travel
Genre Based on Flight Simulators"; Proceedings of the 31 st Annual Hawaii International
Conference of System Sciences: Digital Documents; Genre in Digital Documents; Los Alamitos
CA: IEEE Computer Society Press; CD-ROM.
Perrow, C. (1967); "A framework for the comparative analysis of organizations"; American
Sociological Review; Vol. 34; pp. 194 -208.
Pervan, G. (1996); "Improving the Performance of Decision Making Groups Through Research
and Practice with Group Support Systems; Journal of Accountability and Performance; Vol. 2;
No.3; December.
Pinsonneault, A.& Kraemer, K.L. (1989); "The impact of technological support on groups: An
assessment of the empirical research"; Decision Support Systems; Vol. 5; No. 3; pp. 197-216. .
Platão; República..
Porter, M. (1980); Competitive Strategy: techniques for analyzing industries and competitors;
The Free Press.
200
Raikundalia, G.& Rees, M.;(1995a); "Scenario of Web User Interface Tools for Electronic
Meeting Document Generation and Presentation" QCHI95 Symposium; Bond University; 21
August.
Raikundalia, G.& Rees, M.;(1995b); "Exploiting the World-Wide Web for electronic Meeting
Document Analysis and Management" Proceedings of the Asia-Pacific World-Wide Web '95
Conference; Sydney (18-21 September); pp. 82-94.
Rieffel, E. (1999); "The Genre of Mathematics Writing and its Implications for Digital
Documents"; in Proceedings of the 32 nd Annual Hawaii International Conference on System
Sciences; Genre in Digital Documents; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society; CD-ROM.
Roberts, G. (1998); "The Home Page as Genre: A Narrative Approach"; in Proceedings of the
31 st Annual Hawaii International Conference of System Sciences; Digital Documents; Genre in
Digital Documents; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society Press; CD-ROM.
Romano, N.& Nunamaker, J. (2001); "Meeting Analysis: Findings from Research and Practice";
in Proceedings of 34th Hawaii International Conference on Systems Science; Maui; HI.; IEEE
Computer Society Press; CD-ROM.
Romano, N.; Nunamaker, J.; Roussinov, D & Chen, H.;(1999); "Collaborative Information
Retrieval Environment: Integration of Information Retrieval with Group Support Systems";
Proceedings of the 32nd Hawaii International Conference on System Sciences; Maui; Hawaii;
January 5-8; IEEE Computer Society Press.
Saaty, T & Vargas, L.(1991); Prediction, Projection and Forecasting; Kluwer Academic Pub.
Saint-Georges, I. (1998); "Click Here if You Want to Know Who I Am. Deixis in Personal
Homepages"; Proceedings of the 31 st Annual Hawaii International Conference of System
Sciences; Digital Documents; Genre in Digital Documents; Los Alamitos CA: IEEE Computer
Society Press; CD-ROM.
Schultze, U. & Boland, R . (1997); "Hard and Soft Information Genres: An Analysis of two
Notes Databases"; Proceedings of the 30 th Annual Hawaii International Conference on System
Sciences; Digital Documents; Vol. 4; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society Press; pp. 40-
49.
201
Shepherd, M.& Watters, C. (1998);. "The evolution of Cybergenres"; in Proceedings of the 31
st Annual Hawaii International Conference of System Sciences; Digital Documents; Genre in
Digital Documents; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society Press; CD-ROM.
Stairmand, M. (1997); "Textual Context Analysis for Information Retrieval"; ACM SIGIR'97;
pp. 140-147.
Swales, J.(1990); Genre Analysis: English in Academic and Research Settings; Cambridge;
Cambridge University Press.
Toms, E.& Campbell, D. (1999); "Genre as Interface Metaphor: Exploiting Form and Function
in Digital Environments"; Proceedings of the 32 nd Annual Hawaii International Conference on
System Sciences; Genre in Digital Documents; Los Alamitos CA: IEEE Computer Society; CD-
ROM.
Tropman, J.(1996); Effective Meetings: Improving Group Decision Making; 2 nd Ed.; Thousnad
Oaks; Sage Publications.
202
Tyrväinen, P. & Päivärinta, T. (1999); "On Rethinking Organizational Document Genres for
Electronic Document Management" Proceedings of the 32 nd Hawaii International Conference
on Systems Sciences; Genre in Digital Documents; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society;
CD-ROM.
Vasudevan, V. & Palmer, M. (1999); "On Web Annotations: Promises and Pitfalls of Current
Web Infrastructure"; Proceedings of the 32 nd Annual Hawaii International Conference on
System Sciences; Genre in Digital Documents; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society; CD-
ROM.
Von Bertalanffy, L. (1947); "The theory of Open systems in Physiscs and Biology"; Science;
Vol. 3; pp.23-28.
Vreede, G.; Dean, D.; Lee, J.; Vogel, D; & Orwig, R (1997); "Collaborative Design of
Organizational Systems;" Association for Information Systems Americas Conference on
Information Systems; Indianapolis; August.
Vromm, V. & Yetton, P. (1989); "A normative model of Lidership Style"; in L. Maniero & C.
Tromly (eds.); Developing Managerial Skills in Organizational Behavior; Englewood Cliffs;
Prentice-Hall.
Vromm, V. (1964); Work and Motivation; NY; John Weley & Sons.
Watters, C.R. &. Shepherd M. (1997);. "The Digital Broadsheet: An Evolving Genre"; in
Proceedings of the 30 th Annual Hawaii International Conference on System Sciences; Digital
Documents; Vol. 4; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society Press; pp. 22-29.
Westarp, F.; Ordelheide, D.; Stubenrath, M.; Buxmann P. & König. W. (1999);. "Internet-based
Corporate Reporting-Filling the Standardization Gap"; Proceedings of the 32 nd Annual Hawaii
International Conference on System Sciences; Genre in Digital Documents; Los Alamitos CA;
IEEE Computer Society; CD-ROM.
Westley, F. & Waters, J. (1988); "Group facilitation skills for managers"; Management
Education and Development; Vol. 29; No.2; pp.134-143.
Winograd, T & Flores, F. (1986); Understanding Computer Cognition: a New Foundation for
Design; Norwood; New Jersey; Ablex Publishing Corporation.
203
Yates, .J. &. Sumner , T. (1997);. "Digital Genres and the New Burden of Fixity"; Proceedings
of the 30 th Annual Hawaii International Conference on System Sciences; Digital Documents;
Vol. 4; Los Alamitos CA; IEEE Computer Society Press; pp. 3-12.
Yates, J., Orlikowski W. & Rennecker, J. (1997); "Collaborative Genres for Collaboration:
Genre Systems in Digital Media"; Proceedings of the 30 th Annual Hawaii International
Conference on System Sciences: Digital Documents; Vol. 4; Los Alamitos CA: IEEE Computer
Society Press; pp. 50-59.
Yates, J., Orlikowski, J. & Okamura. K. (1999); "Explicit and Implicit Structuring of Genres in
Electronic Communication: Reinforcement and Change of Social Interaction"; Organization
Science; Vol. 10; No. 1; pp. 83-103.
Zigurs, I. & Buckland, B. (1998); "A theory of Task/Technology Fit and Group Support
Systems Effectiveness"; MIS Quarerly; September; pp. 313-334.
204
ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 - Contexto.......................................................................................................................................9
Figura 2 - Intervenientes na reunião ...........................................................................................................11
Figura 3 - Interacção dos vários intervenientes no sistema reunião ...........................................................12
Figura 4 - Diagrama de Classes para Impactes (baseado em Pinsonneault & Kraemer, 1989) ..................15
Figura 5 - Os componentes de uma reunião ...............................................................................................16
Figura 6 - Interacção entre Objectos da reunião .........................................................................................17
Figura 7 - Diagrama de estados associados à classe processo de reunião ..................................................18
Figura 8 - O processo de reunião................................................................................................................19
Figura 9 – Reunião vista na óptica da tarefa (Utilizando modelo de McGrath, 1984) ...............................22
Figura 10 –Participação na reunião no âmbito de uma abordagem Ibis. ....................................................27
Figura 11 –Papéis desempenhados numa reunião. .....................................................................................31
Figura 12 – Preparação da reunião .............................................................................................................33
Figura 13 – Direcção da reunião.................................................................................................................35
Figura 14 - Possível processo de direcção de reunião ................................................................................36
Figura 15 - Sintomas e intervenções (Viller, 1991; Wetey & Waters, 1988, Charan, 2001)......................37
Figura 16 - Produção de relatórios .............................................................................................................40
Figura 17 - Possível processo de produção de relatórios............................................................................42
Figura 18 - Lista de reuniões e respectivos resultados num processo de gestão estratégica.......................43
Figura 19 - Recursos de reunião .................................................................................................................46
Figura 20 - Síntese dos componentes da reunião........................................................................................50
Figura 21 - Problemas e Abordagens .........................................................................................................52
Figura 22 – Matriz DeSanctis e Gallupe (DeSanctis e Gallupe, 1987)......................................................57
Figura 23 - Matriz do Arizona (Nunamaker et. al., 1997) ..........................................................................58
Figura 24 - Lista de sistemas comerciais, conceitos associados e origem. .................................................60
Figura 25 - Matriz de Integração Organizacional.......................................................................................60
Figura 26 - Ferramentas e aplicações .........................................................................................................62
Figura 27 - Apoio fornecido aos intervenientes pelos sistemas existentes .................................................68
Figura 28 - Apoio fornecido pelos sistemas existentes ao processo de grupo ............................................71
Figura 29 - Apoio fornecido pelos sistemas existentes à memória de grupo..............................................77
Figura 30- Modelo PROFS.........................................................................................................................81
Figura 31 Géneros explicam conversão de dados.......................................................................................83
Figura 32 Género explicam o processo de produção de relatórios .............................................................84
Figura 33- Reunião como sistema de géneros (Adaptado de Orlikowski e Yates, 1998)...........................93
Figura 34 - Decomposição..........................................................................................................................94
Figura 35 - Especialização..........................................................................................................................95
Figura 36 – Géneros de declaração comunicativa ....................................................................................100
Figura 37 – Sistemas de géneros em Reunião de Direcção ......................................................................101
Figura 38 – Sistema de géneros para Assembleia-geral ...........................................................................104
Figura 39 – Sistema de géneros em Reunião de Ponto de Situação .........................................................106
Figura 40 - Fases do processo de gestão estratégica.................................................................................108
Figura 41 - Lista de reuniões e respectivos resultados num processo de gestão estratégica.....................108
Figura 42 – Sistema de géneros para Reuniões de Estratégia...................................................................109
Figura 43 – Sistema de géneros para Reunião de Marketing....................................................................111
Figura 44 – Quadro Resumos ...................................................................................................................113
Figura 45 - Diagrama de Casos de uso do sistema evidenciando os subsistemas GSG e EMS................116
205
Figura 46 - Descrição dos Casos de Uso ..................................................................................................117
Figura 47 - Diagrama de Classes do Subsistema GSG............................................................................118
Figura 48 - Ecrã de Sistema de Géneros...................................................................................................119
Figura 49 - Ecrã de decomposição e especialização de Sistema de Géneros............................................120
Figura 50 - Ecrã de Géneros de Comunicação ........................................................................................120
Figura 51 - Ecrã de Estrutura de Géneros.................................................................................................121
Figura 52 - Ecrã de Sequência de Géneros de Comunicação ...................................................................122
Figura 53 - Ecrã de Géneros de Apoio e Produção de Géneros................................................................122
Figura 54 - Ecrã Mostrando o Sistema de Géneros e Sequência entre Géneros .......................................123
Figura 55 - Diagrama de Classes do Subsistema EMS............................................................................125
Figura 56 - Ecrã de Criação de Agenda....................................................................................................126
Figura 57 - Diagrama de actividades associado ao botão select...............................................................127
Figura 58 - Ecrã dos participantes. ...........................................................................................................128
Figura 59 - Implementação de um sistema géneros AGM .......................................................................129
Figura 60- Agenda e Discussão ...............................................................................................................130
Figura 61 - Implementação de um sistema de género Slogan ..................................................................131
Figura 62 – Reunião de Marketing ...........................................................................................................132
Figura 63 - Implementação de um sistema de género Estratégia..............................................................134
Figura 64 – Reunião de Estratégia............................................................................................................135
Figura 65 - Implementação de um sistema de género Reunião de Ponto da situação...............................136
Figura 66 - Ordem de trabalhos de reunião de ponto da situação.............................................................137
Figura 67 - Discussão ...............................................................................................................................137
Figura 68 - Planeamento...........................................................................................................................138
Figura 69 - Decisão ..................................................................................................................................139
Figura 70 - Lista de tarefas a realizar e edição de tarefa a realizar...........................................................140
Figura 72– Estrutura Lógica do Sitio .......................................................................................................144
Figura 73 - Géneros de comunicação utilizados.......................................................................................145
Figura 74 – Ligação entre reunião e estrutura virtual...............................................................................145
Figura 75- Quadro das actas analisadas....................................................................................................149
Figura 76 Sistema de Géneros..................................................................................................................152
Figura 77 - O esquema de um documento digital.....................................................................................152
Figura 78 - O documento digital...............................................................................................................153
Figura 79- Opinião acerca das actas .........................................................................................................155
Figura 80 Atitude resultante do uso de cada acta .....................................................................................155
Figura 81 - Opinião acerca da agenda e da informação de contextual da nova acta.................................155
Figura 82- Opinião acerca da nova acta digital ........................................................................................156
Figura 83 - Modelo 1................................................................................................................................157
Figura 84 - Modelo 2................................................................................................................................157
Figura 85 - Quadro Resumo 1 ..................................................................................................................159
Figura 86 - Quadro Resumo 2 ..................................................................................................................160
Figura 87 - Síntese do trabalho de investigação .......................................................................................165
Figura 88– Modelo de gestão estratégica (baseado em Whellen & Hunger, 1990)..................................177
Figura 89 - Registo de base de dados no ODBC ......................................................................................183
Figura 90 - Lista de eventos .....................................................................................................................192
Figura 91 - Edição de Evento ...................................................................................................................192
206
ÍNDICE REMISSIVO
A F
actas, 19, 47, 49, 66, 67, 73, 75, 79, 82, 92, facilitador, 10, 17, 30, 32, 35, 36, 37, 43,
104, 113, 148, 149, 150, 151, 154, 155, 44, 45, 51, 56, 62, 63, 64, 66, 68, 70, 74,
156, 158, 161, 165 116, 117, 126, 127, 138
actos do discurso, 27, 29, 45, 52, 90 Fluxo de trabalho, 13
agenda, 32, 33, 36, 37, 46, 47, 61, 63, 64,
71, 72, 73, 74, 92, 94, 95, 96, 97, 98, 103,
112, 117, 125, 126, 127, 142, 148, 149,
151, 153, 155, 156, 157 G
Agenda (ou ordem de trabalhos), 47
Agendas, 37, 74 Género de Comunicação, 87
agente organizacional, 11 Géneros de comunicação, 29
AHP (Analytic Hierarchy Process), 23 GroupSystems, 56, 62, 68, 71, 77
Groupware, 56, 80, 162, 195, 197
B
I
Brainstoming, 22
IBIS (Issue-Based Information System), 26
Interactive Process Analysis, 29
Intervenção (ou comentário), 23
Item de reunião, 20
C
Ciclo de vida de Géneros, 90
circunvexo, 21
M
mapas cognitivos, 25, 26, 59
mapas conceptuais, 25
D
mapas mentais ou mind maps, 25
Decomposição, 93, 94, 119 Matriz de Integração Organizacional, 60
diagrama de actividades, 8 MeetingWorks, 56, 62, 68, 71, 77
diagrama de classes, 8 Memória de Grupo, 72
diagramas de interacção, 9 Memória Organizacional, 13
direcção de reunião, 35
Documentos de Suporte, 48
O
organização, 17, 30, 34, 56, 61, 66, 70, 98,
E
99, 143, 144, 145, 146, 154, 175, 178,
Especialização, 93, 95 179, 180Orlikowski, 29, 35, 45, 46, 72,
207
73, 83, 84, 87, 88, 89, 92, 93, 94, 174, Sistemas de Apoio a Reuniões, 55
200, 204
T
P
Tarefa (ou actividade), 20
Papel, 30 técnicas de mapeamento, 25
participante, 11 tipos de participantes, 39
Participante, 38
patrocinador, 10
Patrocinador, 44
planeamento de reunião, 33 U
processo de reunião, 15, 18
R Y
Relatório, 48 Yates, 29, 35, 45, 46, 72, 73, 83, 84, 87, 88,
repertório de géneros, 88, 91, 121, 129 89, 92, 93, 94, 174, 200, 204
S
Sistema de Apoio a Decisão em Grupo
(GDSS), 55
Sistema de género, 41
208
PRINCIPAIS ABREVIATURAS UTILIZADAS
209