Untitled

FOR INTERNAL USE ONLY.
© [year] [legal member firm name], a [jurisdiction] [legal structure] and a member firm of the
SASCE network of independent member firms affiliated with SASCE International Cooperative ("SASCE International"), a
Swiss entity. All rights reserved. Printed in [Country].
CICLO DE CAPACITAÇÕES EM FERRAMENTAS DE GESTÃO
ORPHAD
FINANCEIRA PARA GESTORES E NÃO GESTORES DAS
ORGANIZAÇÕES SOCIAIS, EMPRESARIAIS E PÚBLICAS!
MODULO 1:
CONTROLO INTERNO
FOR INTERNAL USE ONLY. © [year] [legal member firm name], a [jurisdiction] [legal structure] and a member firm of the
AGENDA
1. CONCEITOS BÁSICOS
 .
2. CONDIÇÕES CONTRATUAIS MÍNIMAS
3. ORCAMENTO COM PESSOAL
4. CONTRATACAO DO PESSOAL
5. DICAS IMPORTANTES
6. FERRAMENTAS E MODELOS
SASCE network of independent member firms affiliated with SASCE International Cooperative ("SASCE International"), a 3
INFORMACAO CHAVES/ POR AREA
Chave 5
Chave 1 Chave 3
Certifique-se Certifique-se
de que a de que a
Considere o equipe equipe do
Considere o
Compreenda uso de acordada projeto
que constitui
as planilhas de um bom seja usada trabalhe no
condições horas, sistema de para o período do
mesmo que o Registro de projeto contrato.
contratuais.
contrato não tempo.
as exija.
Chave 6
Certifique-se
Sempre evite
Chave 2 arranjos
Sempre use de que as
boas leis sociais
pouco claros
práticas para e fiscais são
ou
subsídios. obedecidas
ambíguos!
à risca.
SASCE network of independent member firms affiliated with SASCE International Cooperative ("SASCE International"), a GO TO INSRT--> HEADER & FOOTER TO EDIT THIS TEXT 4
Mensagem chave 1
Configure um sistema de planilha de horas para registrar e controlar
o tempo gasto pela equipe.
Faça com que as planilhas de horas de todos os funcionários sejam
verificadas por uma pessoa responsável.
• Além do acima exposto, mantenha a documentação de viagem e
cartões de embarque para funcionários expatriados que trabalham
em países beneficiários, mostrando as datas de chegada e partida
relacionadas para o projecto.
Garantir que as planilhas de horas sejam revisadas por um indivíduo
Compreen responsável dentro do projeto (por exemplo, o líder da equipe ou o
da as chefe da unidade de suporte do projeto).
condições Informar a Entidade Adjudicante de qualquer novo pessoal antes de
contratuai começarem a trabalhar no projeto.
s. • Mantenha os registos da folha de pagamento de acordo com a
legislação nacional relevante. Elaborar folhas de pagamento por
pessoa e no total.
Garantir que as escalas salariais estejam alinhadas com os níveis de
mercado.
Considere usar um escritório especializado em folha de pagamento.
Mensagem chave 2
Um sistema de quadro de horários eficaz pode ajudar a cumprir
vários objetivos importantes:
► Alocação de custos de pessoal para o projeto de acordo com suas
entradas de tempo reais.
► Alocar o trabalho para a atividade correta no projeto.
► Verificar se o pessoal está realmente presente.
► Documentar o trabalho da equipe no projeto.
Considere Os destinatários são incentivados a criar um sistema de quadro de
o uso de horários para gerenciar o tempo dos funcionários, mesmo que isso
planilhas não seja exigido nas Condições Contratuais
de horas,
mesmo Notas
que o Os requisitos do quadro de horários podem ser mais ou menos rígidos
contrato dependendo dos objetivos.
não as
Por exemplo, se a equipe trabalha em vários projetos diferentes
exija.
durante o mesmo período, pode ser necessário um sistema de quadro
de horários mais rígido do que se fossem contratados para trabalhar
exclusivamente em um projeto.
Mensagem chave 3
• Preparação pela própria equipa: Organize
• para que as planilhas de horas sejam preenchidas pelas pessoas que
executaram o trabalho. Tê-los
• assinar suas planilhas de horas para reconhecer sua responsabilidade
por suas contribuições.
• Preparação oportuna: Exija que a equipe do projeto envie suas
planilhas de horas no máximo um ou dois dias após o término do
período designado. Para incentivar a confiabilidade, monitore esse
prazo.
Considere o • Periodicidade: Torne o período do quadro de horários suficientemente
que curto (semanal, quinzenal ou, no máximo, mensal).
constitui • Integridade dos dados: Uma vez que o quadro de horários foi
um bom
preenchido e aprovado, o funcionário não deve mais ser capaz de
sistema de
alterá-lo.
Registro de
• Formato padronizado: Configure um formato de planilha de horas
tempo.
padronizado que deve ser seguido por todos os funcionários. Isso
melhorará a disciplina da equipe.
• Revisão e aprovação: Tenha os quadros de horários da equipe
revisados e aprovados por seu superior direto (por exemplo, o líder da
equipe, para um contrato de serviço).
Mensagem chave 4
• Se o pessoal for mencionado no orçamento do projeto ou na
proposta do projecto, obtenha sempre a aprovação prévia
por escrito da Autoridade Contratante antes de fazer
qualquer alteração.
• O orçamento do projeto e a proposta do projecto fazem
parte do acordo contratual entre o beneficiário e a entidade
adjudicante.
• As alterações nos itens do Contrato exigem a elaboração de
Certifique- um piloto ou alteração
se de que a
equipe
acordada Notas
seja usada • Os destinatários nunca devem mudar um funcionário que
para o tenha sido acordado com a Entidade Adjudicante sem obter a
projeto sua aprovação prévia por escrito.
• No caso dos contratos de serviços, a entidade adjudicante
deve ser notificada por escrito da inclusão de quaisquer
peritos não essenciais que não sejam mencionados no
contrato.
Mensagem chave 5
Os contratos de ações externas financiadas
geralmente especificam um período durante o
qual a ação pode seja implementado.
Custos de pessoal para trabalho executado fora
deste período não são elegíveis.
Certifique-
se de que a
Notas
equipe do Os destinatários devem informar a equipe sobre
projeto
trabalhe no
o início e o fim do período de implementação
período do do projeto, que é o único momento em que eles
contrato.
podem trabalhar no projeto.
Mensagem chave 6
• Os destinatários nunca devem “ignorar” as
contribuições sociais e impostos de renda
exigidos na tentativa de reduzir os custos
do projecto.
• Nem se deve permitir que a equipe do
projecto evite essas contribuições para
Certifique-
se de que aumentar sua receita líquida de salários.
as leis
sociais e
• O Beneficiário ou o seu pessoal podem
fiscais são enfrentar penalidades impostas pelas
obedecidas
à risca. autoridades nacionais como resultado.
• Haveria também um risco inaceitável de
prejudicar a reputação dos projetos
financiados pelo doador no país.
Mensagem chave 7
• Lembre-se de que o objetivo básico de pagar subsídios à equipe do projeto ou a
outros é economizar no pagamento de suas despesas.
• O pagamento de subsídios que não são proporcionais a um reembolso razoável pode
causar vários problemas.
Por exemplo:
• ► Excesso de subsídios de participação em treinamento
• pode atrair participantes desmotivados que poderão comparecer apenas pelo
subsídio e não pelo treinamento em si.
• ► O excesso de subsídios para missões pode encorajar a equipe do projeto a
organizar missões desnecessárias que não atendam aos melhores interesses do
Sempre projeto.
use Notas:
boas • Os destinatários podem considerar o seguinte:
práticas • Para verbas de participação em treinamento, fixe-as em um nível compatível com o
para reembolso razoável de despesas.
subsídi • Documente a base para a fixação do abono.
os. • Evite pagar “taxas” ou “remuneração” para frequentar cursos de formação.
• Mantenha listas de presença.
• Solicite aos participantes que forneçam feedback sobre os cursos de treinamento.
• Para verbas de missão (diárias), lembre-se que os valores publicados pela CE são os
máximos.
• Os destinatários podem sempre pagar valores mais baixos, por exemplo, se a missão
for realizada em partes mais baratas do país ou se os custos reais forem menores.
Mensagem chave 8
• Acordos pouco claros são uma fonte potencial de risco.
• Os destinatários são aconselhados a contestar os arranjos de remuneração para
garantir que sejam totalmente transparentes.
• A seguir estão exemplos de acordos potencialmente arriscados
Doações de funcionários: Em projetos com conteúdo humanitário ou social, alguns

funcionários podem querer doar parte de seu salário para o projecto.
Embora a doação possa ser feita com boas intenções, ela pode levantar as seguintes
questões do ponto de vista de gestão financeira:
► Para contratos de reembolso de custos, a doação pode efectivamente reduzir os
Sempre
custos com a folha de pagamento do projeto, reduzindo assim os custos elegíveis no
evite
valor da doação.
arranjos
► Se a doação for feita por meio de dedução do salário, pode ser muito difícil
pouco
demonstrar posteriormente que o arranjo não foi elaborado para inflar a base de
claros ou
custo do projeto.
ambíguos!
Por essas razões, os Destinatários devem ser muito prudentes com esse tipo de
transação.
Os destinatários que pretendem arranjar donativos de pessoal são aconselhados a
informar previamente a Entidade Adjudicante.
Vencimentos adicionais: em certos projectos, pode ser necessário pagar salários
adicionais (complementos), por exemplo, ao pessoal destacado pelas autoridades
nacionais, para os motivar a trabalhar para o projecto
CONCEITOS
. GERAIS
ECONOMIA
CONTROLO ACTIVOS VS OBJECTIVOS

DOCUMENTACAO PASSIVOS DESEJADO
INTERNO
AQUISICOES
EQUADRAMENTO ZONA DE INFLUENCIA ZONA DE IMPACTO
Conceitos chaves
ORCAMENTO
CONDICOES CONTRATUAIS
CONTRATACAO
PESSOAL
FOLHA DE SALARIO
TIMESHEET
PAYSLIP
INSS
IRPS
Orcamento
Folha de salario
Payslip
January 2018Pay slip
Payroll number: 0006
ORPHAD Employee
Av. Eduardo Mondlane
Casa n° 32
Cidade de Nampula
Employee BI No:
Company NUIT No:700168751 Date of birth:
Basic Pay 0
Communication allowance 0
Bonus 0
Transport allowance 0
Other allowances 0
Monthly taxable income 0
Tax on monthly taxable income 0
Salary after tax 0

Less employee INSSF 0
Net Salary 0
Timesheet
CICLO DE CAPACITAÇÕES EM FERRAMENTAS DE GESTÃO
ORPHAD
FINANCEIRA PARA GESTORES E NÃO GESTORES DAS
ORGANIZAÇÕES SOCIAIS, EMPRESARIAIS E PÚBLICAS!
MODULO 1:
CONTROLO INTERNO

Untitled

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Untitled

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

FOR INTERNAL USE ONLY.

2. CONDIÇÕES CONTRATUAIS MÍNIMAS

3. ORCAMENTO COM PESSOAL

Doações de funcionários: Em projetos com conteúdo humanitário ou social, alguns

CONTROLO ACTIVOS VS OBJECTIVOS

EQUADRAMENTO ZONA DE INFLUENCIA ZONA DE IMPACTO

Company NUIT No:700168751 Date of birth:

Tax on monthly taxable income 0

Salary after tax 0

Você também pode gostar