COVID - 19

GESTÃO EM TEMPO DE CRISE

TOOL BOX
| 16 de Abril de 2020 |

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GESTÃO EM TEMPO DE CRISE
ENQUADRAMENTO GERAL
O presente surto de COVID-19 teve início na China, na cidade de Wuhan, em dezembro
de 2019. É uma patologia com forte impacto de saúde pública, que já contagiou mais
de dois milhões de pessoas, levando a mais de 130.000 mortes em todo o Mundo.
Nos dias de hoje a pandemia de COVID-19 atinge Portugal na sua fase exponencial e é
seguro afirmar que, para além da situação dramática em termos sanitários, haverá um
impacto profundo na atividade económica, no emprego e na vida das pessoas em
sociedade.
Por forma a mitigar o impacto económico sentido, têm vindo a ser adotadas algumas
medidas extraordinárias de natureza fiscal e contributiva, bem como de apoio às empresas
e ao emprego.
As farmácias estão na linha da frente na luta do combate ao surto pandémico de
coronavírus, mantendo o rigor, a competência e o profissionalismo que têm habituado os
Portugueses.
Nesta crise de Saúde Pública, sem precedentes, é necessário manter a rede de farmácias
em pleno funcionamento e accionar, por todos os meios, os mecanismos fundamentais de
suporte para esse efeito.
Neste sentido, no presente documento apresentamos as nossas recomendações nas áreas
fundamentais da gestão da sua Farmácia.
Criámos uma “Tool Box” dos principais processos que deverá assegurar de forma rápida e
imediata para garantir o, “novo normal”, funcionamento do seu negócio.
O “novo normal” está alicerçado em 4 grandes áreas:
• Equipa – Assegurar a segurança e protecção das equipas das farmácias;
• Negócio – Preservar o volume de negócios que permita manter a operação diária;
• Sustentabilidade Financeira – Focar na Gestão de Tesouraria;
• Foco na Acção – Definir acções concretas de carácter imediato e que devem ser levadas
com sentido de urgência, atribuindo-lhe importância máxima.
Estaremos sempre disponíveis e focados em manter as Farmácias informadas e com
as melhores ferramentas de gestão para que, juntos, possamos ultrapassar o presente e
e planear com segurança o futuro.
Pode contar connosco, os Portugueses contarão com cada uma das farmácias.
A Equipa Adjustt
GESTÃO EM TEMPO DE CRISE
ENQUADRAMENTO MERCADO

Fonte: HMR - HEALTH MARKET RESEARCH (2 de Abril de 2020)

GESTÃO EM TEMPO DE CRISE
TOOL BOX
EQUIPA
❑ Segurança das pessoas
e redução de risco de contágio
❑ Gestão de processos
de quarentena e contágio de
colaboradores
❑ Motivação e gestão do stress
da equipa
❑ Organização do tempo
de trabalho e cumprimento de
requisitos legais
Gestão de
Recursos Humanos
NEGÓCIO
❑ Preservar Vendas e consolidar
a relação com os Clientes
❑ Adaptação da relação com
fornecedores e outros
stakeholders
❑ Análise do mercado e das
oportunidades emergentes
❑ Adaptação do modelo da
operação:
- Atendimento
- Aprovisionamento
ABORDAGEM POR PROCESSO
Gestão Comercial
e Marketing
SUSTENTABILIDADE
FINANCEIRA
❑ Revisão do orçamento,
previsão de cash-flow
❑ Análise de endividamento e
compromissos assumidos
❑ Gestão de Tesouraria
❑ Verificar elegibilidade e
accionar apoios institucionais
Gestão
Económico-Financeira
FOCO NA ACÇÃO
❑ Análise de riscos e definição
de prioridades
❑ Construção de um plano de
crescimento e mitigação de
riscos
❑ Envolvimento da equipa na
construção das soluções
❑ Liderar com base no propósito
da farmácia
Eficiência
Operacional
GESTÃO EM TEMPO DE CRISE
EQUIPA
EQUIPA
A. Segurança das pessoas
e redução de risco de contágio
1. Formar a equipa e implementar
o plano de contingência da ANF
para as farmácias
2. Adoptar medidas de proteção
individual dos colaboradores:
máscaras, luvas e soluções
desinfetantes
3. Estabelecer procedimentos
de limpeza dos espaços, definindo
zonas limpas e zonas sujas
4. Adoptar o trabalho à distância,
quando possível, por acesso remoto
ao Sifarma
5. Implementar medidas
de protecção dos clientes no espaço
da farmácia e no processo
de atendimento
B. Gestão de processos
de quarentena e contágio
de colaboradores
1. Implementar modelo de gestão
da equipa por turnos, reduzindo
o risco de encerramento por
contágio
2. Definir para as funções críticas
colaboradores de backup que
assumam estas funções em casos
de necessidade
3. Apoiar os colaboradores
no acionamento de benefícios
previstos para os infetados
4. Acompanhar a evolução
do processo com os colaboradores
infetados ou em quarentena
NEGÓCIO SUSTENTABILIDADE FINANCEIRA
C. Motivação e gestão
do stress da equipa
1. Manter rotinas de comunicação
com as equipas de forma diária
2. Comemorar as vitórias
3. Envolver as equipas
nas decisões
4. Manter a equipa informada
quanto a informação científica e
operacional relativa à COVID-19
5. Adoptar, quando possível,
mecanismos de gestão
de desempenho ajustados
ao contexto
FOCO NA ACÇÃO
D. Organização do tempo
de trabalho e cumprimento
de requisito legais
1. Ajustar o horário e os turnos
de trabalho de acordo
com o contexto
2. Accionar processos junto
da segurança social resultantes
de quarentena ou acompanhamento
familiar
3. Acionar o mecanismo de Lay-Off
quando se justificar
4. Optimizar o recurso a benefícios
de acordo com o quadro de pessoal
5. Cumprir as orientações emanadas
pelo Ministério da Saúde
(INFARMED e DGS), Ordem
dos Farmacêuticos e ANF
GESTÃO EM TEMPO DE CRISE
NEGÓCIO
EQUIPA
A. Preservar as Vendas .
e consolidar a relação
com os Clientes
1. Dinamizar as vendas à distância
(produtos e serviços)
2. Adoptar como prática os
contactos pós-venda mesmo
para entregas ao domicílio por
terceiros (ex: CTT)
3. Potenciar a solução Med180
para reforçar a intervenção
farmacêutica à distância
4. Ajustar layout do espaço
e portfólio às novas necessidades
5. Implementar plano
de comunicação
NEGÓCIO
B. Adaptar a relação com
fornecedores e com outros
stakeholders
1. Avaliar condições comerciais,
financeiras e de logística com
os fornecedores
2.Promover localmente
os fluxos de comunicação entre
Médico e Farmacêutico
- em benefício da melhor gestão
do doente
3. Avaliar as novas soluções
operacionais, tecnológicas
e de serviços emergentes
no mercado no âmbito
da pandemia COVID – 19
SUSTENTABILIDADE FINANCEIRA
C. Analisar o mercado
e as oportunidades emergentes
1. Analisar o mercado por
segmento (Informação diária
ANFOnline, Safety, Sifarma.Gest e
Pharmacy Watch)
2. Redefinir o Portfólio –
potenciar novas categorias
(ex: higiene pessoal)
3. Adaptar-se ao mercado Online
4. Adaptar a comunicação:
clientes, comunidade
e Stakeholders
FOCO NA ACÇÃO
D. Adaptação do modelo
da operação: Atendimento
e Aprovisionamento
1. Adaptar o processo de
atendimento:
- Cliente no interior da farmácia
- Cliente no exterior da farmácia
- Cliente à distância
2. Adaptar Processo
de aprovisionamento:
- Gestão de Encomendas
- Definição de zonas
limpas/zonas sujas
3. Implementar plano Integrado
de limpeza e desinfecção dos
espaços
GESTÃO EM TEMPO DE CRISE
SUSTENTABILIDADE FINANCEIRA
EQUIPA NEGÓCIO
A. Revisão do orçamento,
previsão de cash-flow
1.Perceber impactos das vendas
no orçamento
2. Analisar possibilidade
de redução de custos após
identificação dos mesmos
(ex: layoff, renegociar contratos
com fornecedores, senhorios
e outros)
3. Controlo rigoroso de stocks,
créditos concedidos e vendas
suspensas
4. Analisar impactos nos meios
libertos futuros
SUSTENTABILIDADE FINANCEIRA
B. Análise de endividamento
e compromissos assumidos
1. Apurar valor do endividamento
existente e as suas características
(prazos, montantes de capital,
spread
e outras condições) junto de:
- Banca e similares
- Fornecedores
- Outros credores
C. Gestão de Tesouraria
1. Implementar um mapa de
tesouraria
2. Apurar déficits de tesouraria
futuros. Para colmatar estes
déficits deverá ser avaliada:
- possibilidade de injectar capital
próprio na farmácia;
- renegociar contratos
(fornecedores, senhorios
e outros);
- necessidade de apoios
adicionais junto da Banca
(ex: Linha Capitalizar ou linhas
Finanfarma)
FOCO NA ACÇÃO
D. Verificar elegibilidade
e accionar apoios institucionais
1. Verificar a elegibilidade
para os apoios governamentais,
do sector e da zona geográfica
onde a farmácia de insere
2. Pedir a moratória
do reembolso dos empréstimos
(capital, juros)
3. Diferir o pagamento dos
impostos e responsabilidade
junto da segurança social
4. Subscrever e accionar o seguro
de perdas de exploração,
quando aplicável
GESTÃO EM TEMPO DE CRISE
FOCO NA ACÇÃO
EQUIPA NEGÓCIO SUSTENTABILIDADE FINANCEIRA
A. Espaço Físico da Farmácia
1. Adoptar o atendimento com acrílico de
protecção nos balcões, condicionar o número de
pessoas dentro do espaço em simultâneo, ou
adoptar atendimento por postigo
2. Adaptar o espaço garantido o distanciamento
social de 1 a 2 metros entre pessoas, com recurso
ao uso de marcações sombra
3. Colocar desinfetantes em locais pré-definidos
(Balcões, dispensador de senhas e bancadas)
4. Criar checklist de higienização de todo
o espaço (Ex: banheiras, balcões, lineares
e dispositivos de contacto)
5. Priveligiar meios de pagamento como o
contactless e MBWay
6. Posto dedicado a Pick&Go e reservas
FOCO NA ACÇÃO
B. Equipas
1. Organizar as equipas em turnos, minimizando
impacto em eventuais quarentenas
2. Garantir stock de material de protecção de
reserva para as equipas
3. Reorganização do mapa de tarefas, incluindo
funções para colaboradores à distância
4. Informar e formar as equipas nos novos
processos (CTT, distribuição de medicamentos
hospitalares e informação operacional e científica)
5. Promover briefings diários de comunicação com
a equipa
6. Garantir que os colaboradores têm uma
credenciação de circulação individualizada.
7. Procedimentos de Entrada e Saída da Farmácia
(Casa <-> Farmácia)
C. Dimensão Económico-financeira
1. Revisão do Orçamento 2020 e monitorizar
resultados
2. Avaliar necessidades de tesouraria (mapa de
tesouraria) e potenciais fontes de financiamento
3. Análise das responsabilidades financeiras
(prazos de pagamento a fornecedores, montantes
de capital e condições dos créditos)
4. Criar processo de controlo rigoroso de stocks,
créditos concedidos e vendas suspensas
5. Avaliar activação de moratória de reembolso
de empréstimos bancários, diferimento de
impostos e segurança social
6. Analisar potencial implementação de
mecanismo de Lay - Off simplificado
GESTÃO EM TEMPO DE CRISE
LAYOUT – FRONT OFFICE - ADAPTADO

RECEPÇÃO E VALIDAÇÃO
PEDIDO À DISTÂNCIA
Teletrabalho

Necessidades de Recursos
• Recomendado acrílico barreira sobre o balcão
Linear COVID-19 • Fitas de marcação das distâncias no chão
Encomenda • Sugere-se máscara e luvas para os colaboradores
1a2m
mais expostos
Zona • Linear COVID-19 com sortido adaptado
Higienização
• Separação de zonas de circulação de
Postigo

Encomendas

Sifarma
colaboradores (zona cinzenta e branca)
pagas
Espelho

não pagas Operacionalização

1a2 m

• Cliente permanece no exterior da farmácia

Encomendas PROCESSAMENTO mantendo a distância recomendada aos restantes
1a2m à Distância ENCOMENDA
utentes e colaboradores da farmácia
ENTREGA • Cliente “next” – visualiza os lineares enquanto
ENCOMENDA Encomendas
À DISTÂNCIA / espera o atendimento
à Distância • Cliente entra na farmácia mediante a chamada da
UTENTE
senha que lhe está atribuída ou ordem da fila
Atendimento Backoffice/Armazém
ZONA CINZENTA ZONA BRANCA

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LAYOUT – BACK OFFICE - ADAPTADO

Necessidades de Recursos
RECEÇÃO • Zona exterior demarcada, para transvase das
ENCOMENDAS encomendas
• Solução desinfetante para as banheiras
Zona
Higienização
Postigo

Encomendas
Operacionalização
pagas • O grossista deposita a encomenda no exterior,
numa zona de transvase delimitada

devoluções
não pagas Zona
Quarentena
• O colaborador da farmácia limpa com solução
Transvase desinfetante as banheiras e transporta-as
Encomendas à ARRUMAÇÃO para o interior
Distância
* • *A localização das encomendas à distância a
expedir depende do ponto de recolha
Encomendas
à Distância

Atendimento Backoffice/Armazém
ZONA CINZENTA ZONA BRANCA

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