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ADMINISTRATIVA FINANCEIRA
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Analisar a capacidade técnica (utilização do tempo, distribuição de trabalho e
conhecimento) das equipes para responder as demandas;
Contribuir na reflexão sobre estratégias de mobilização e gestão de recursos
capazes de atender a diversidade de ações;
Sugerir normas, procedimentos, instrumentos e posicionamentos que contribuam
para a solução dos problemas diagnosticados.
Esta avaliação ocorreu por iniciativa da própria FASE, tendo sido definida em reunião
da diretoria executiva (DIREX), com a participação do gerente administrativo e
financeiro, unidade de planejamento e assessor da diretoria. Sua realização esteve a
cargo de dois avaliadores, sendo uma avaliadora com vasta experiência de assessoria a
organizações da sociedade civil, destacadamente nas áreas de gestão administrativa e
financeira, planejamento e mobilização de recursos e um avaliador com formação e
experiência na área gerencial financeira, contábil e realização e análise de auditorias de
organizações da sociedade civil.
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Metodologia
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Diretoria Executiva - Letícia Rangel Tura e Evanildo Barbosa da Silva
Coordenadores de Área - Cléia José Silveira, Julianna Eluze Carrera Malerba e Matheus
Henricus Antonius Otterloo.
Assessores - Joana da Silva Barros, Jorge Eduardo Saavedra Durão e Rosana Giordana
Marcelino Carvalho.
Heinrich Boll Stiftung (HBS) – Dawid Danilo Bartelt (Diretor do Escritório Brasil) e
Cleber Cardoso (Coordenador Administrativo Financeiro). A entrevista aos
representantes de HBS foi realizada de modo presencial em sua sede no Rio de Janeiro.
Brot für die Welt (Pão para o Mundo - PPM) – Martina Winkler. A entrevista a
representante de PPM foi realizada através do envio das questões e respostas por e-mail.
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Ajuda da Igreja Norueguesa (AIN) – Christian Schoien e Moisés Pangoni. A entrevista
aos representantes de AIN foi realizada através do envio das questões e respostas por e-
mail.
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1. Aspectos Transversais
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Gestão administrativa financeira, no que diz respeito a sua operacionalização, deve ser
realizada sistematicamente, normalmente com procedimentos e operações diários. O
acúmulo de tarefas para realização posterior não só provoca atrasos, como desqualifica
alguns processos de gestão. Outra questão diz respeito à importância de exatidão nos
registros realizados. Não existe possibilidade de trabalhar com proximidades, diferenças
ou classificações equivocadas. Na FASE são observadas muitas situações relacionadas
ao não cumprimento de prazos e falta de exatidão nos registros, causando gasto
exagerado de tempo em conferências e revisões e desgaste nas relações interpessoais. O
número de procedimentos e operações a serem realizadas regularmente, na maior parte
dos casos, não justificam estes atrasos e imprecisões. A falta de formação das equipes
regionais na área administrativa financeira justifica esta situação em parte, contudo, esta
fragilidade poderia ser superada pela experiência acumulada, maior atenção ao realizar
os procedimentos e operações, melhor organização do trabalho nos Regionais e sistemas
preventivos de alertas por parte do nacional e coordenações regionais. Uma vez tendo
realizado iniciativas de sensibilização e capacitação, estabelecido um sistema de alerta e
definidas rotinas e atribuições para organizar o trabalho nos regionais, continuando a
reincidir atrasos e registros imprecisos, não é recomendável manter estes profissionais
atuando na área administrativa financeira. Sugerimos também o registro de todas as
situações de imprecisões e atrasos, assim como a definição de critérios de formação e
experiência para novas contratações.
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ocorrem dúvidas, situações inesperadas na gestão ou solicitações urgentes de agentes
externos, a ausência é percebida. Entendemos que o cumprimento da carga horária da
área administrativa, mesmo que não seja de oito horas diárias, deve ser realizado em
período semelhante ao que operam os Regionais e outros setores da FASE Nacional.
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contribuir no desenvolvimento da “atividade fim” dando suporte em infraestrutura,
recolhendo assinaturas e documentação, assessorando o público quanto a aspectos
administrativos financeiros, etc. Contudo, este tipo de interação, que por vezes requer
viagens e ausência do escritório, só é possível quando não interfere na execução das
atividades em responsabilidade da área administrativa financeira. A prioridade é a
realização das rotinas financeira, contábil e de gestão dos financiamentos.
Recomendamos que o pessoal da área administrativa participe efetivamente dos
momentos de planejamento, monitoramento e avaliações, nas discussões sobre
sustentabilidade, nos momentos de capacitação e de construção de propostas de
financiamentos (estruturação de projetos). Quando a participação direta de toda a equipe
da área administrativa financeira não for possível, uma pessoa pode representar o setor.
Consideramos que a presença do Gerente ou de um Coordenador nas discussões
institucionais, quando não se tem por prática ouvir a opinião da equipe administrativa e
posteriormente socializar as definições e encaminhamentos, não significa participação
ou interação do administrativo.
2. Gestão Financeira
Em uma instituição como a FASE o setor financeiro e contábil tem a dupla função de
velar pela manutenção do cumprimento das obrigações fiscais, contábeis e de prestações
de contas e amenizar o impacto desta burocracia sobre os trabalhos das equipes de
campo.
Por um lado, a equipe composta por profissionais conhecedores das exigências dos
órgãos governamentais devem estar atentos a todas as obrigações decorrente desta
burocracia e estabelecer os parâmetros e controles necessários para o seu cumprimento,
de forma que a instituição não venha a ser penalizada pelas multas por atrasos e
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incorreções ou pela perda de oportunidades de financiamento em função das
demonstrações contábeis e/ou prestações de contas atrasadas ou incorretas. Não é uma
tarefa simples e requer da equipe (normalmente pequena) boa formação, atualização,
organização e preparação de procedimentos para cumprir tarefas tais como:
Por outro lado, este mesmo setor tem que absorver os impactos desta burocracia e criar
formas de amenizar seus efeitos sobre o cotidiano das equipes de campo, uma vez que
os documentos e informações analisados têm origem, principalmente, nas atividades e
despesas executadas pelas equipes de campos, compostas em sua maioria por pessoas
que não têm familiaridade com as rotinas oriundas desta burocracia ou mesmo têm
aversão a estas normas. Desta forma, torna-se relevante que o setor administrativo e
financeiro crie formas e procedimentos que permitam o cumprimento das regras
necessárias apenas repassando às equipes de campo as tarefas burocráticas que não
possam ser assumidas pelo setor, abrandando sua aridez e evitando o engessamento das
atividades. O setor também precisa ser uma referência para a solução imediata de
pendências e resposta a consultas dos problemas enfrentados pelas equipes de campo,
apontando os caminhos possíveis.
Pela necessidade de contar com uma equipe enxuta para atender a esta demanda, a
organização e a informatização são instrumentos imprescindíveis para que a execução
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das tarefas do setor possam ser desenvolvidas a contento, diminuindo as possibilidades
de erros e evitando o retrabalho.
Pela natureza da documentação contábil, onde os pagamentos das despesas dos projetos
respondem pela maioria dos registros contábeis, o setor de tesouraria/contas a pagar
adquire relevância no processo de preparo das informações, uma vez que é ali que são
gerados os registros contábeis primários com as respectivas vinculações às rubricas
orçamentárias, cujos dados são obtidos da Solicitação de Pagamentos, conforme recorte
apresentado na figura 1:
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Um aspecto que se torna evidente neste processo é a necessidade de que, na Solicitação
de Pagamento, as informações contidas que servem de base para os registros contábeis
sejam preenchidas corretamente pelos responsáveis, bem como as transcrições para o
MICROS IGA ocorram sem erros.
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Figura 3: Fluxograma de processamento dos documentos no setor contábil
Todos os outros registros que não são originados do sistema de contas a pagar são
preparados pelo setor contábil, tais como depreciação e amortização, provisões de
férias, 13º salário e o registro mensal da folha de salários dos empregados com os
respectivos encargos, cujos lançamentos são precedidos de uma distribuição (rateio) por
centro de custos, elaborado em planilha eletrônicas individuais para cada empregado,
como demonstrado na Figura 4:
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Figura 4: Planilha de distribuição das despesas com pessoal
Os critérios de distribuição das despesas com pessoal são preparados pela UNIP e
repassados ao setor contábil que se encarrega do processamento e registro. A utilização
de planilhas eletrônicas individuais torna o processo lento e sujeito a erros. A superação
destes obstáculos dá-se pela experiência dos responsáveis que as preparam e a
reutilização das planilhas do mês anterior como base para a preparação do mês atual.
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O processo de cálculo e registro da distribuição das despesas com pessoal está
demonstrado no fluxograma da Figura 5:
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2.3. Registros no sistema de contas a pagar nos regionais
Nos regionais visitados e/ou entrevistados, o processo de registro no contas a pagar não
diferiu muito daquele apresentado na Figura 2, porém, alguns aspectos merecem
destaque:
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2.4. Adiantamentos para atividades e respectivas prestações de contas
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Para a prestação de contas dos adiantamentos a FASE disponibiliza um formulário
informatizado que permite a inserção das informações relativas aos documentos de
despesas, contas contábeis e centros de custos, resumo do adiantamento e assinaturas,
como demonstrado na Figura 7:
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3. Gestão Administrativo Financeira dos Financiamentos
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mais os financiadores passaram a solicitar projetos com orçamentos específicos,
delimitados e focados no que realmente seria realizado e custeado. Este processo trouxe
grandes mudanças na forma de fazer gestão administrativa financeira. Enquanto os
financiamentos eram, quase em sua totalidade, de caráter institucional, era possível
gerencia-los ao realizar a própria gestão financeira e contábil geral. A existência de
projetos com orçamentos de estrutura específica, com regras próprias e períodos de
execução diferenciados do ano fiscal, faz com que seja necessária, além da gestão
financeira e contábil institucional, uma sistemática processual que gerencie cada um dos
projetos. A FASE tem uma situação mesclada, observamos financiamentos de caráter
institucional tradicional e outros de orçamentos específicos apartados ou vinculados ao
plano trienal. A FASE dispõe de cinco financiamentos da cooperação internacional que
apoiam através do seu plano trienal institucional; destes, três dão a FASE flexibilidade
para utilização dos recursos de acordo a necessidade, nos outros dois financiamentos,
foram definidos os programas e itens a serem financiados dentre os dispostos no trienal.
Os outros financiamentos apresentam orçamentos próprios, com estrutura e gestão
específicas.
Foram informadas seis transferências de recursos do poder público federal, sendo quatro
relacionadas a programas do Ministério do Desenvolvimento Agrário - MDA, uma da
Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial – SEPPIR e uma do Instituto
Brasileiro do Meio Ambiente e dos recursos Naturais Renováveis - IBAMA. Com o
poder público estadual foi informada uma transferência de recursos da Secretaria da
Mulher de Pernambuco. No momento cinco Regionais dispõem de recursos públicos:
Pernambuco, Mato Grosso, Bahia e Espírito Santo em execução e Amazônia com um
financiamento parado, em situação de distrato. Observam-se nestas sete transferências
de recursos do poder público, três modalidades: convênio, contrato de serviço com o
objetivo de realizar trabalho técnico e contrato de repasse (quando a transferência dos
recursos financeiros se processa por intermédio de instituições ou agente financeiro).
Segundo dados do Ministério do Planejamento, disponíveis no Portal de Convênios, a
modalidade mais comum de transferência de recursos públicos para instituições
privadas sem fins lucrativos permanece sendo o convênio, no entanto é comum
encontrar organizações que buscam oportunidades nas quais a transferência se dará por
contrato de serviço. A busca por contratos de serviços, na maioria das vezes, está
vinculada a possibilidade de ter maior liberdade no gerenciamento dos recursos, uma
vez que, no contrato de serviço o compromisso é a realização do serviço contratado e a
apresentação do produto, sem obrigatoriedade de prestação de contas em relação ao uso
dos recursos. No contrato de serviço é possível a geração de recursos livres para a
organização. Em uma das transferências informadas pela FASE, a modalidade é
contrato de serviço, mas é exigida prestação de contas do uso dos recursos de acordo a
um orçamento, semelhante a um convênio. Neste caso a possibilidade de liberdade no
gerenciamento dos recursos não existe.
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realização de auditoria externa, com exceção de dois que solicitam semestralmente,
todos os outros solicitam que seja realizada anualmente. Quatorze financiamentos tem o
seu período de execução coincidindo com o “ano fiscal” e com o período utilizado nos
instrumentos de planejamento institucional. De modo geral, não foram observadas nos
contratos ou relatadas nas entrevistas exigências muito exageradas ou incomuns por
parte da maioria dos financiadores. Em relação à maior complexidade no gerenciamento
financeiro destacam dois financiamentos públicos pela obrigatoriedade de utilização do
Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (SICONV) e pagamento por
Ordem Bancária de Transferência Voluntária (OBTV); o financiamento de Rosa
Luxemburgo pela obrigatoriedade de realização de “balanço de fechamento” mensal e
utilização de um sistema específico – PROFI; Fundação Ford por solicitar o
detalhamento de cada uma das despesas nos relatórios financeiros; e o BNDES que é
muito exigente na solicitação de documentação das comunidades, burocrático para a
liberação de recursos, inflexível quanto à apresentação de documentos comprobatórios
de despesas e, também, solicita o detalhamento de cada uma das despesas nos relatórios
financeiros.
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responsabilidade dos técnicos e coordenadores de programas, ou ao monitoramento
financeiro que é tratado mais à frente neste mesmo capítulo.
Também foi possível perceber que é muito superficial o conhecimento, por parte dos
assistentes administrativos, sobre transferências de recursos públicos – noções básicas,
modalidades de financiamento, legislações aplicadas – assim como, das próprias
cláusulas contratuais acordadas. Esta situação de carência de conhecimento é
preocupante por se tratar de uma fonte de financiamento com muitas normas e
especificidades técnicas e que nos últimos anos tem sofrido revisões frequentes.
Atualmente as informações sobre os programas governamentais, normas e marco legal
estão acessíveis às organizações, assim como a participações em cursos de
formação/atualização, no entanto não percebemos que o estudo deste universo tenha
sido uma prática na área administrativa. Quanto à gestão de recursos públicos, a
administração financeira da FASE Nacional e das Regionais carece de formação e de
uniformização de procedimentos. Sugerimos a circulação e debates virtuais de textos, o
estímulo a participação nos cursos e seminários promovidos através do SICONV, a
análise das normas referentes aos programas governamentais com os quais se tem
contrato, o diálogo com outras organizações sobre transferências de recursos públicos e
outras formas que dinamize o processo de formação.
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informações relacionadas a administração financeira, como por exemplo, o tipo de
contrato, a forma de gerenciamento, marco legal referencial do programa, as
potencialidades para a sustentação financeira institucional e outros aspectos. A
responsabilidade de buscar estas informações e as disponibilizar para a Direx é da área
administrativa financeira. Logicamente os responsáveis de programa que solicitam a
autorização, também tem a obrigação de buscar e disponibilizar informações, no entanto
a Gerência Administrativa Financeira Nacional precisa assumir esta atribuição e se
envolver nas definições sobre a contratação de novos convênios e serviços com o poder
público.
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las impróprias para o monitoramento da maioria dos financiamentos, serve a
análises estratégicas institucionais e ao monitoramento do POA.
IV. A planilha “Demonstrativo da Execução Financeira” do centro de custo 1.1.99,
referente aos financiamentos institucionais de três agências, conforme cópia
encaminhada para esta avaliação, só apresenta as receitas e poucas despesas de
escritório. Uma planilha complementar distribui as receitas do centro de custo
1.1.99, consideradas como fundo institucional, por outros centros de custo.
Consideramos que o monitoramento dos financiamentos institucionais só é
possível em conjunto e estabelecendo uma relação entre as planilhas de
“Demonstrativo da Execução Financeira” referente aos centros de custo 1.1.99 e
todas as outras que recebem recursos do fundo institucional e, sendo assim,
extremamente complexo, pouco claro quanto a cada financiamento
especificamente e difícil de ser compreendido por outras áreas da FASE.
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informações segmentadas conforme os orçamentos, estas servirão ao monitoramento e
serão base de referência para a organização do relatório, dando agilidade a estruturação
dos mesmos. No item 4.1 deste relatório retomamos esta questão sobre os limites da
estrutura organizada pela Fase para responder aos processos de prestação de conta,
fazendo uma análise do plano de contas contábil, os centro de custo e as subcontas
utilizadas nos processos de demonstrações contábeis. A preocupação com a falta de
cumprimento dos prazos no envio de relatórios aos financiadores, em grande parte da
cooperação internacional, é compartilhada pelas várias instâncias da FASE e também
pelos financiadores entrevistados. A justificativa de que a instituição para maior
garantia de sua sustentabilidade deve priorizar os informes ao Estado para não perder as
isenções de impostos, em detrimento do cumprimento dos prazos assumidos com os
financiadores, não deve ser aceita. Em primeiro plano, porque não se deve estabelecer
uma hierarquia entre duas ações de igual importância; em segundo porque as
informações a serem prestadas ao Estado, tem épocas e prazos pré-definidos, são em sua
maioria geradas pelos Programas e aperfeiçoadas na UNIP e não parecem ocupar em
demasia o administrativo financeiro. Nas entrevistas aos financiadores registra-se que a
FASE já correu o risco de perder apoios institucionais importantes por conta dos atrasos
sistemáticos no envio de relatórios. A perda de um apoio institucional de montante e
flexibilidade como o de Pão para o Mundo teria um impacto enorme para a
sustentabilidade da FASE.
O atraso no envio dos relatórios ocorre em parte, conforme exposto acima, por conta
dos problemas no processo de monitoramento e falta de adaptação do sistema utilizado;
por outro lado, também foi possível observar que, muitas vezes, a estruturação dos
relatórios, independentes de sua complexidade, só é realizada após o encerramento do
prazo de execução. Não existe uma dinâmica de registro concomitante ao período de
execução, que propicie maior agilidade no momento em que o relatório deve ser
encaminhado ao financiador. Um exemplo desta situação é o registro, em planilhas
específicas, de todas as despesas realizadas em um ano de execução de um
financiamento, somente no momento em que o relatório deve ser encaminhado. Outra
questão a ser observada é que nem sempre o atraso no envio de relatórios deve-se ao
aspecto financeiro, por vezes o atraso é de sistematização do relatório narrativo.
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4. Contabilidade e Questões Fiscais
A análise realizada no sistema contábil da FASE a partir dos relatórios produzidos para
atender às demandas geradas pelas legislação societária, obrigações fiscais e
financiadores demonstram que, da forma que se encontra parametrizado, o sistema
consegue cumprir os requisitos previstos nas normas contábeis e na legislação fiscal,
porém, ainda não possibilitou à administração a eficácia e transparência desejadas para
realizar as prestações de contas aos financiadores sem um consequente aumento de
trabalho para o pessoal do setor financeiro e contábil.
Para que as tarefas de prestação de contas aos financiadores fossem realizadas com mais
facilidade a partir de informações obtidas diretamente do sistema contábil seria
necessário que os registros contábeis contivessem as informações das rubricas
orçamentárias e o sistema permitisse a emissão de relatórios (balancetes e razões)
segregados por financiador e rubrica, além de manter as informações da natureza das
despesas.
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despesas de isenções previdenciárias e tributárias, com as respectivas subcontas,
conforme excerto demonstrado na Figura 8:
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Para fazer frente às prestações de contas aos financiadores foram criadas as estruturas
de centros de custos, divididos em sete grandes grupos, conforme demonstrado no
quadro abaixo:
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Tabela 1: Relatório Lançamentos por centro de custo emitido pelo MICROSIGA
Co nta Descricao Tip o Num ero Data Histor ico Valor do lan camen to Saldo atu al
1.2.21 NAC/GESTAO TERRITORIAL AMAZ ONIA/F F ORD 0,00
S a l d o a n t e r i o r d a C o n t a => 0, 00
4.1.2.1.002 SERVICOS DE TERCEIROS - PF 1 008850001000005001 21/02/2013 PAGO GLAYDSON COSTA PROJETO GR AF ICO 470, 00 D 470, 00 D
4.1.2.1.002 SERVICOS DE TERCEIROS - PF 1 008850001000004001 14/03/2013 PAGO SARA PEREIR A RELATORIA SEMI 1.000, 00 D 1.470, 00 D
T o t a l d a C o n t a => 1.470,00 D 1.470,00 D
S a l d o a n t e r i o r d a C o n t a => 0,00
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000038003 31/01/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENTOS E MAT LI 1.047, 72 D 1.047, 72 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000001001 19/02/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENTACAO E MAT 1.535, 19 D 2.582, 91 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000040001 28/02/2013 PAGO MIC HELE PINTO DESP SEMIN AGR IC ULT U 525, 28 D 3.108, 19 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000005001 10/04/2013 PAGO JULIANNA MALERBA REEMB DESP C NBB 59, 00 D 3.167, 19 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000009001 29/04/2013 PAGO JULIANNA MALERBA DESP OFIC INA T APA 499, 39 D 3.666, 58 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000020001 30/04/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENTOS E MAT LI 844, 48 D 4.511, 06 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000101001 30/04/2013 PAGO LOURENCO LIMA DESP OFIC INA AGROEC 520, 57 D 5.031, 63 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000106001 30/04/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENTACAO/ LIMPE 571, 07 D 5.602, 70 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000056001 29/05/2013 PAGO JOSE SILVA REUN IAO ORGAN IZACAO SA 117, 50 D 5.720, 20 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000058001 29/05/2013 PAGO LOURENCO LIMA DESP GLEBA I SANT AR 182, 80 D 5.903, 00 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000014001 31/05/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENT OS/ LIMPEZA 487, 29 D 6.390, 29 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000005001 04/06/2013 PAGO JULIANNA MALERBA REEMB DESP COMI 184, 00 D 6.574, 29 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000020001 28/06/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENT OS 497, 55 D 7.071, 84 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000046001 28/06/2013 PAGO FATIMA MELLO DESP SEMIN AGR ARIA 141, 00 D 7.212, 84 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000077001 28/06/2013 PAGO LOURENCO LIMA DESP GLEBA I SANT AR 362, 00 D 7.574, 84 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000091001 28/06/2013 PAGO STEVE SILVA DESP MOBILIZACAO SANT A 140, 00 D 7.714, 84 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000122001 30/08/2013 PAGO LOURENCO LIMA DESP OFIC INA MANEJO 715, 45 D 8.430, 29 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000003001 13/09/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENT OS 1.184, 97 D 9.615, 26 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000008001 16/09/2013 PAGO JU LIANNA MALERBA REEMB DESP PALES 196, 35 D 9.811, 61 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000001001 26/09/2013 PAGO C LAU DIA POJO DESP REUN IO SANTAREM 306, 69 D 10. 118,30 D
4.2.1.1.002 CONDUCAO/ALIMENTACAO/OUTRAS DESP VIAGEM 1 008850001000053001 30/09/2013 PAGO SILVIA SILVA DESP C/COMUN IDADE PAEX 320, 80 D 10. 439,10 D
T o t a l d a C o n t a => 10.439,10 D 10.439,10 D
S a l d o a n t e r i o r d a C o n t a => 0,00
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000011001 04/01/2013 PAGO ANIZIO SOBRIN HO ME HOSPEDAGEM 500, 00 D 500, 00 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000005001 18/02/2013 PAGO I C M VIAGENS HOSPEDAGEM 462, 00 D 962, 00 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000011001 20/05/2013 PAGO I C M VIAGENS HOSPEDAGEM 466, 10 D 1.428, 10 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000003001 10/06/2013 PAGO I C M VIAGENS HOSPEDAGEM 356, 00 D 1.784, 10 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000007001 18/06/2013 PAGO I C M VIAGENS HOSPEAGEM 178, 00 D 1.962, 10 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000009001 19/06/2013 PAGO ANIZIO SOBRIN HO ME HOSPEDAGEM 100, 00 D 2.062, 10 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000002001 20/06/2013 PAGO ANIZIO SOBRIN HO ME HOSPEDAGEM 100, 00 D 2.162, 10 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000096001 30/08/2013 PAGO I C M VIAGENS HOSPEDAGEM 500, 01 D 2.662, 11 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000017001 18/09/2013 PAGO I C M VIAGENS HOSPEDAGEM 676, 68 D 3.338, 79 D
4.2.1.1.004 HOSPEDAGEM 1 008850001000004001 30/09/2013 PAGO REAL HOTEIS LTDA HOSPEDAG YVONNE 528, 00 D 3.866, 79 D
T o t a l d a C o n t a => 3.866,79 D 3.866,79 D
S a l d o a n t e r i o r d a C o n t a => 0,00
4.2.1.1.006 MAT DE CONSUMO/EXPEDIENT E/ESCR IT OR IO 1 008850001000038001 31/01/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENTOS E MAT LI 64, 23 D 64, 23 D
4.2.1.1.006 MAT DE CONSUMO/EXPEDIENT E/ESCR IT OR IO 1 008850001000001003 19/02/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENTACAO E MAT 78, 77 D 143, 00 D
4.2.1.1.006 MAT DE CONSUMO/EXPEDIENT E/ESCR IT OR IO 1 008850001000020003 30/04/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENTOS E MAT LI 73, 54 D 216, 54 D
4.2.1.1.006 MAT DE CONSUMO/EXPEDIENT E/ESCR IT OR IO 1 008850001000106002 30/04/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENTACAO/ LIMPE 19, 51 D 236, 05 D
4.2.1.1.006 MAT DE CONSUMO/EXPEDIENT E/ESCR IT OR IO 1 008850001000014002 31/05/2013 PAGO SIMOES & DUARTE ALIMENT OS/ LIMPEZA 11, 85 D 247, 90 D
4.2.1.1.006 MAT DE CONSUMO/EXPEDIENT E/ESCR IT OR IO 1 008850001000004001 10/09/2013 PAGO CANTE LTDA MATERIAL PEDAGOGICO 363, 81 D 611, 71 D
4.2.1.1.006 MAT DE CONSUMO/EXPEDIENT E/ESCR IT OR IO 1 008850001000002001 11/09/2013 PAGO SANTOS LTDA MATERIAL PEDAGOGICO 574, 10 D 1.185, 81 D
4.2.1.1.006 MAT DE CONSUMO/EXPEDIENT E/ESCR IT OR IO 1 008850001000002001 13/09/2013 PAGO SIMOES & DUARTE MATERIAL LIMPEZA 23, 25 D 1.209, 06 D
T o t a l d a C o n t a => 1.209,06 D 1.209,06 D
S a l d o a n t e r i o r d a C o n t a => 0,00
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000005001 24/01/2013 PAGO I C M VIAGENS PASSAG AEREA LET IC IA 1.086, 48 D 1.086, 48 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000040003 28/02/2013 PAGO MIC HELE PINTO DESP SEMIN AGR IC ULT U 160, 00 D 1.246, 48 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000013001 22/03/2013 PAGO MILESSIS LTDA PASSAG AEREA REUN IAO 537, 70 D 1.784, 18 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000004001 10/04/2013 PAGO MILESSIS LTDA PASSAG AEREA 6.544, 96 D 8.329, 14 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000013001 30/04/2013 PAGO I C M VIAGENS PASSAG AEREA 663, 42 D 8.992, 56 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000015001 10/05/2013 PAGO I C M VIAGENS PASSAG AEREA JOSE GU 410, 70 D 9.403, 26 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000014001 29/05/2013 PAGO MILESSIS LTDA PASSAG AEREA 1.253, 58 D 10. 656,84 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000004001 10/06/2013 PAGO I C M VIAGENS PASSAG AEREA 763, 41 D 11. 420,25 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000041001 28/06/2013 PAGO MILESSIS LTDA PASSAG AEREA 815, 78 D 12. 236,03 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000077002 28/06/2013 PAGO LOURENCO LIMA DESP GLEBA I SANT AR 13, 40 D 12. 249,43 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000097001 30/08/2013 PAGO I C M VIAGENS PASSAG AEREA 818, 42 D 13. 067,85 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000122002 30/08/2013 PAGO LOURENCO LIMA DESP OFIC INA MANEJO 28, 75 D 13. 096,60 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000019001 10/09/2013 PAGO MILESSIS LTDA PASSAG AEREA 7.185, 16 D 20. 281,76 D
4.2.1.1.007 PASSAGENS AER EAS/RODOVIAR IAS/F LUVIAIS 1 008850001000018001 18/09/2013 PAGO I C M VIAGENS PASSAG AEREA 2.019, 70 D 22. 301,46 D
T o t a l d a C o n t a => 22.301,46 D 22.301,46 D
S a l d o a n t e r i o r d a C o n t a => 0,00
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000022001 31/01/2013 PAGO CEAPAC LOCACAO BARCO 2.175, 00 D 2.175, 00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000009001 06/03/2013 PAGO POD DE OLIVEIRA FAIXA CROMIA 200, 00 D 2.375, 00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000007001 11/03/2013 PAGO CEAPAC LOCACAO BARCO 3.317, 00 D 5.692, 00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000024001 15/04/2013 PAGO CEAPAC LOCACAO BARCO 2.250, 00 D 7.942, 00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000097001 30/04/2013 PAGO ALHO & NASC IMENTO COPIAS 99, 00 D 8.041, 00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000004001 13/05/2013 PAGO MR BOOK LTDA COPIAS 100, 00 D 8.141, 00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000023001 28/05/2013 PAGO CEAPAC LOCACAO BARCO 2.250, 00 D 10. 391,00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000035001 31/05/2013 PAGO MIDIAS 2 C OPIA DVDDO LIVRO 509, 00 D 10. 900,00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000006001 14/06/2013 PAGO CEAPAC LOCACAO BARCO 2.475, 00 D 13. 375,00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000001001 19/06/2013 PAGO VICTORIA WORKING LTD PROJETO GRAF 3.790, 00 D 17. 165,00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000098001 30/08/2013 PAGO CEAPAC LOCACAO BARCO 1.620, 00 D 18. 785,00 D
4.2.1.1.009 OUTR OS SERVICOS DE TERCEIROS - PJ 1 008850001000025001 30/09/2013 PAGO CEAPAC LOCACAO BARCO 2.551, 50 D 21. 336,50 D
T o t a l d a C o n t a => 21.336,50 D 21.336,50 D
30
O centro de custos 1.2.21 utilizado neste exemplo, refere-se ao projeto Gestão
Territorial Amazônia, nº 1120-1811-0, financiado pela Fundação Ford. O orçamento do
projeto apresenta uma estrutura que não é suportada pelos relatórios do programa, uma
vez que os títulos das rubricas aprovadas diferem completamente das contas contábeis e
centros de custos acima apresentados, como pode ser visto no Quadro abaixo:
31
A expectativa era de que pudesse ser gerado um relatório para o projeto nº 1120-1811-0,
contendo as informações relacionadas às suas rubricas (atividades) seja em forma de
balancete ou razão, como demonstrado no Quadro abaixo:
Mensalmente o setor prepara a folha de salários e emite as guias para pagamentos dos
tributos sobre ela incidentes, tais como Previdência Social, FGTS, PIS e imposto de
renda retido na fonte. Estas operações são realizadas através do módulo de Gestão de
Pessoal do MICROS IGA. O sistema também possibilita a preparação mensal da Guia de
Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) mediante
exportação de arquivo para o aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do
FGTS e Informações à Previdência Social). Adicionalmente, o setor informa ao
32
Ministério do Trabalho e Emprego as contratações e demissões efetuadas no mês,
mediante apresentação do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
Anualmente, a partir das informações acumuladas no MICROS IGA, nos módulos Fiscal e
Gestão de Pessoal, o setor elabora e envia a Declaração do Imposto sobre a Renda
Retido na Fonte (DIRF) e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). Juntamente
com a DIRF são impressos e encaminhados ao respectivos beneficiários o Informe de
Rendimentos Financeiros.
A partir do ano de 2014 as entidades sem fins de lucro, como a FASE, estarão obrigadas
à apresentação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e do Sistema de Escrituração
Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (E-SOCIAL).
O envio mensal das informações para o E-SOCIAL está previsto para ocorrer em
novembro de 2014 e demandará treinamento de pessoal e adequação do sistema de
Gestão de Pessoal.
Por ser detentora do título de Utilidade Pública Federal e estar certificada como
entidade beneficente de assistência social, a FASE está obrigada a prestar contas
anualmente ao Ministério da Justiça e ao Ministério do Desenvolvimento Social e
Combate à Fome, por meio de relatórios padronizados. A manutenção deste título
garante a isenção da contribuição patronal destinada à Seguridade Social. Em ambos os
casos a data para apresentação da prestação de contas é o dia 30 de abril de cada ano.
33
a movimentação contábil e o detalhamento das relações da organização com a esfera
privada e pública com os respectivos objetivos.
De acordo com a legislação vigente, os seguintes requisitos são necessários para que a
entidade faça jus às isenções (grifos nossos):
34
IV - mantenha escrituração contábil regular que registre as receitas e despesas,
bem como a aplicação em gratuidade de forma segregada, em consonância
com as normas emanadas do Conselho Federal de Contabilidade;
35
5. O Aspecto Financeiro nos Processos de Planejamento Monitoramento e
Avaliação Institucionais.
Nos Planos Operativos Anuais – POA’s são preenchidos três tipos de documentos: texto
narrativo, ficha por linha de ação e planilha orçamentária. Os textos narrativos dos
POA’s trazem como foco central as análises de contexto externo relacionado aos
campos de trabalho. Encontramos poucas análises sobre as condições existentes na
FASE para responder as necessidades e potencialidades analisadas no âmbito externo
(contexto interno) e quanto ao aspecto financeiro, especificamente, só encontramos
referência em dois textos narrativos, em um mencionava os financiamentos acordados
para o ano e no outro uma contextualização sobre a situação financeira do programa,
observando as necessidades e algumas ações que seriam realizadas no âmbito da
mobilização de recursos. A ausência, na maioria dos textos narrativos, de análises e
perspectivas quanto à situação financeira dos programas dá impressão de que este
aspecto pode estar sendo tratado paralelamente ao POA ou que os responsáveis de
programa estejam distanciados das discussões e projeções sobre a situação financeira
institucional. É importante registrar que nas orientações para a sistematização do texto
narrativo existe uma rápida menção a questão dos recursos, no ponto relativo às
atualizações necessárias para o alcance dos objetivos definidos no Plano Trienal, no
entanto não parece provocar análises significativas neste sentido.
36
e da Gerência Administrativa Financeira em analisar, corrigir ou solicitar correção. A
ausência do planejamento financeiro para pessoal, nas planilhas do POA, também fazem
com que fiquem incompletas e impossibilita a visualização total dos custos planejados
relativos a cada centro de custo e o total consolidado para a unidade. Outro aspecto
importante a ser considerado é a utilidade destas planilhas para as unidades da FASE
que, a princípio, deveriam ser uma referência prática para o acompanhamento dos
gastos e necessárias adequações durante o ano, além do que deveria funcionar como um
empenho na relação com a FASE Nacional, ou seja, uma vez planejado e aceito pela
Nacional, o montante de recursos estaria disponível ao Regional, de acordo ao que fosse
sendo realizado e consequentemente gasto os recursos seria dado baixa, assim o
Regional teria uma referência precisa quanto à sua disponibilidade de recursos. Neste
caso a referência para envio de recursos do Nacional aos Regionais seria o POA e não a
solicitação mensal de repasse como acontece atualmente. Todavia, entendemos que as
informações destas planilhas são utilizadas pela Gerência Administrativa Financeira
para acessar as informações sobre o planejamento de custos das unidades e
posteriormente poder confrontar ao realizado.
Para visualizar o plano financeiro global de cada unidade com os custos de pessoal,
rateios e os recursos já mobilizados, a UNIP e a DIREX utilizam, além das planilhas do
POA, outras duas planilhas: “custos estimados” e “planilha orçamentária integrada”.
Estas de planilhas são estruturadas e preenchidas pela UNIP, referentes ao período do
Plano Trienal. Estas planilhas fazem interface com as planilhas orçamentárias dos
POA’s e possibilitam a UNIP e a Direx manter o planejamento orçamentário atualizado,
o monitoramento quanto à situação financeira das unidades e projeções financeiras.
Consideramos que a “planilha orçamentária integrada” consegue apresentar o plano
orçamentário da unidade de forma clara e de fácil compreensão, no entanto, nos parece
que esta planilha assim como a que detalha o plano para despesas com pessoal não são
socializadas aos Programas.
37
desafios, o que foi realizado em resposta as áreas ou itens deficitários apresentados no
início do ano e quais são as estratégias para superar os desafios. O outro ponto nos
RAV’s onde se trata de aspecto financeiro é na ficha com as informações para o
Ministério da Justiça, na qual o Programa deve mencionar o total gasto por “conjuntos
de atividades”, normalmente relacionadas a um financiamento. De acordo ao nosso
entendimento, a solicitação destas informações é desnecessária, visto se tratarem de
informações já existentes na Gerência Administrativa Financeira Nacional. Analisando
o material disponibilizado e as referências aos RAV’s nas entrevistas, entendemos que
neste momento não se realiza uma avaliação efetiva sobre a situação financeira das
unidades nem da instituição e que as informações solicitadas tomam um caráter
burocrático e sem nenhum sentido prático.
6. Recomendações
38
Gerência Administrativa Financeira Nacional para a Direx e coordenadores de
programas sobre a situação financeira institucional (recursos disponíveis,
reservas, possibilidades de aplicações, remanejamento de recursos, etc.) e dos
financiamentos; iv. Situações em que, após várias solicitações, a advertência ao
funcionário for necessária deverão ser primeiramente discutidas com os
coordenadores de Programa e a Direx.
39
processo de PMA, possibilitando acompanhar o fluxo financeiro (plano inicial,
reformulações, realização).
40
IX. Adequação de procedimentos para emissão de relatórios fiscais – Sugerimos:
Uniformizar os procedimentos para inserção de dados que venham a fazer parte
dos relatórios fiscais, tais como DIRF, DCTF e DIPJ, de forma que estão
declarações possam ser emitidas diretamente pelo MICROSIGA, com o mínimo de
ajustes manuais.
* * *
41