Transformação Digital e Mobilidade

ESTRATÉGIA DE TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

Nova app MyCatólica

1. INTRODUÇÃO

O objetivo da criação da nova app MyCatólica é disponibilizar aos estudantes da

academia uma aplicação simples e útil, a que possam aceder sempre que necessário, de
forma prática e autónoma. A intenção é tornar esta ferramenta digital fácil e intuitiva,
sem ser preciso recorrer ao site ou ao Moodle para questões menos complexas. Por isso,
irá incluir funcionalidades mais práticas. Será uma app ágil, com uma interface intuitiva
e apelativa. Pretende-se utilizar inovações sistémicas, que estão integradas num
processo que engloba diversas inovações e inovações incrementais, que consistem num
desenvolvimento ou em um aperfeiçoamento, com o intuito de melhorar sua estrutura e
de ampliar a conexão com os estudantes.

2. Público alvo

A nova App MyCatólica se destina apenas aos estudantes, fortalecendo-os nas suas
demandas de forma simples e intuitiva. Eles ganharão facilidades com as novas
funcionalidades inseridas, que tornarão sua vida acadêmica simples e dinâmica,
oferecendo conforto, segurança e praticidade.

3. PESQUISA E DIAGNÓSTICO

A aplicação anteriormente existente na Universidade está desativada desde

dezembro de 2022. Mas, antes disso, algumas funcionalidades já não estavam em
pleno funcionamento, não apresentando as informações previstas e/ou desejadas ao
clicar em determinados itens. Isso transmitia uma imagem de incompletude e
indiciava que a app não estava atualizada. Levando em conta que fazemos parte do
público-alvo que pretende ser atingido, fizemos uma pesquisa interna entre os
participantes do grupo para identificar quais funcionalidades cada integrante
acreditava que deveria ser mantida e quais deveriam ser retiradas, antes da
criação de novas. Chegamos juntos `a conclusão de que deveríamos manter as
funcionalidades que todos os integrantes do grupo consideraram indispensáveis.

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3.1. Pesquisa das funcionalidades existentes anteriormente:

FUNCIONALIDADES MANTE RETIRA

R R DÚVIDA
Mensagens 3 1 0
Avisos 4 0 0
Inscrições 2 1 1
Eventos 1 1 2
Horários 4 0 0
Notas 4 0 0
Notas parciais 2 1 1
Pedidos 2 1 1
Tesouraria 1 1 2
Estacionamento 4 0 0
Fast news 2 2 0
Restauração 1 0 3
Biblioteca 1 0 3
Pesquisa de salas 4 0 0
Emergência 2 1 1
Notícias 2 2 0
Redes sociais 1 1 2
O meu perfil 4 0 0
Contacte-nos 4 0 0
Definições 2 1 1

3. IDEIA GERAL

Num mundo assumidamente tecnológico e de cariz virtual, não sendo exceção o

contexto académico vivenciado pelos estudantes na Universidade Católica, é

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fundamental criar soluções que viabilizem a melhor experiência possível entre os

estudantes e a academia.

E indo de encontro aos hábitos quotidianos: recorrer ao telemóvel, de forma

instintiva e quase automatizada para ter acesso a todo o tipo de informações,
porque não criar uma aplicação melhorada e inovadora que dê uma resposta
simples e imediata àquilo que os estudantes mais procuram saber? Foi com base
neste pressuposto e nas próprias experiências pessoais dos autores deste projeto de
transformação digital que surgiu a ideia de criar a nova versão da app
MyCatólica.

Após análise da informação disponibilizada no site e na área de estudante, em

paralelo com as funcionalidades previamente existentes na aplicação que foi
descontinuada, concluiu-se que se poderiam manter algumas funções e apresentar
novas - mais eficientes, simples e focadas nos interesses e necessidades do dia a dia
dos estudantes. Além disso, a ideia é que a MyCatólica também fosse uma
ferramenta de referência que cumprisse os objetivos para que foi criada e, por isso,
era determinante inovar a plataforma digital.

3.1. As funcionalidades que se pretendem manter:

Em algumas destas funcionalidades (ex.: avisos, horário, estacionamento e

pesquisa de salas) apresentamos novos recursos e inovações, a fim de melhorá-las e
suprir as necessidades dos estudantes de forma direcionada e eficiente:

· Avisos - avisos pontuais, enviados também através do Moodle e

encaminhados por e-mail. Será mais um canal em que o estudante irá
receber mensagens dos professores (por ex.: mudança de salas, lançamento
de notas, entre outras).

· Horário - horários específicos das aulas, referentes às disciplinas do curso

em que o aluno está inscrito, possibilitando informação personalizada e
direcionada. (Atualmente, para obter esta informação, é preciso ir ao site e

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fazer o download de um documento em PDF, que contém todos os horários,

inclusive de outras turmas).

· Notas - acesso ao lançamento das notas, logo que seja disponibilizado pelos
docentes.

· Estacionamento - permite efetuar o pagamento e o controlo de acesso ao

estacionamento via MBWay.

· Pesquisa de salas - o aluno terá acesso às salas de aulas, de acordo com as

disciplinas em que está matriculado, e poderá utilizar o recurso de
geolocalização (ex.: Google Maps) para as encontrar com mais facilidade.
Será, ainda, possível localizar outros espaços na universidade: secretaria,
biblioteca, bares e cantinas, centro de cópias, serviços académicos,
tesouraria, caixas multibanco, entre outros.

· O meu perfil - dados pessoais do estudante

· Contactos - disponibilização de contactos importantes/úteis dentro da

academia.

3.2 As funções previstas para implementar:

Decidimos incluir cinco novas funções, que podem complementar as restantes e

auxiliar, em particular, a integração dos novos estudantes.

· Guia de boas-vindas - disponibilizar um conjunto de informações úteis para

os novos estudantes que chegam à universidade: alojamento, alimentação,
transportes, descontos, cultura e dicas gerais sobre a cidade.

· Marcação de presenças - através da app, os estudantes assinalam a sua

presença nas aulas, não existindo necessidade de recorrer ao Moodle.

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· Cartão virtual - pode ser utilizado para requisitar livros na biblioteca e

obter descontos, tendo em conta os protocolos estabelecidos pela
universidade com entidades externas (ex.: serviços de saúde, eventos
culturais, cinemas, museus, entre outros).

· Chat buddy - a ideia é criar um ponto de contacto para interação e

acolhimento de novos estudantes internacionais (e/ou nacionais). Estes
podem solicitar a ajuda de um atual estudante da academia ou de um
assistente virtual, para facilitar a sua integração a nível da atividade letiva.

· Sugestões - abrir o diálogo com os estudantes, permitindo-lhes fazer sugestões

de melhoria da app e, assim, fortalecer o sentido de comunidade.

4. ENQUADRAMENTO TEÓRICO

Para estruturar e desenvolver a app MyCatólica, baseamo-nos na teoria Agile, que

considerámos ser aplicável à nossa estratégia de transformação digital.
No processo de transformação digital, muitas empresas têm adotado a estrutura de
desenvolvimento Agile como uma forma de lidar com as exigências de um
ambiente empresarial em constante mudança, permitindo que as organizações se
adaptem rapidamente às necessidades dos clientes e aproveitem as oportunidades
emergentes.

Várias empresas na área da tecnologia, como a Google, Amazon, Microsoft e

Spotify, são conhecidas por adotar “práticas ágeis” nos métodos de
desenvolvimento de produtos. Por outro lado, diversas empresas de consultoria e
agências digitais têm ajudado outras organizações a implementar técnicas Agile
nos seus esforços de transformação digital.

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Na qualidade de instituição privada de ensino superior, identificaram-se alguns

pontos em comum entre a Universidade Católica e uma empresa. E, nesse sentido,
considerou-se pertinente o uso do método Agile, recorrendo a uma abordagem
interativa e incremental que se concentra na entrega contínua de valor,
adaptando-se rapidamente às mudanças, promovendo a colaboração na gestão de
projetos e mantendo o foco no objetivo de proporcionar uma excelente experiência
aos estudantes.

Apesar de não ter sido possível realizar ciclos que envolvessem etapas simultâneas
para definir, construir e colocar em prática o método em causa na app da
academia, foi criada uma dinâmica inspirada, especialmente, no design sprint da
Google.

4.1. Ponto de partida

As vantagens de trabalhar com sprints do Agile é que, com eles, se podem

desenvolver, de forma clara, os objetivos a atingir no final de cada sprint, e
trabalhar de forma multidisciplinar, com maior velocidade, transparência, eficácia
e motivação. Optou-se pelo design sprint, um processo ágil desenvolvido pela
Google Ventures, em que as três primeiras etapas foram concluídas
(compreender/divergir/decidir). No entanto, apesar de se ter dado início ao design
do protótipo, não foi possível concluí-lo nem testá-lo, validando a estratégia
definida com os utilizadores/alunos. Assim, as etapas 3 e 4 (prototipar e validar),
ficarão para uma segunda fase.

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4.2. Desenvolvimento

Etapa 1 - UNDERSTAND: identificar objetivos, mapear desafios, fazer pesquisa,

identificar insights. Ao mapear desafios, prevê-se que exista resistência a
mudanças e uma eventual falta de abertura e de flexibilidade, por estar em causa
uma instituição com valores e uma cultura tradicional vincada, que obedece a
planos de trabalho relativamente rígidos. Foi, por isso, identificado, como objetivo
principal e fundamental, o desejo de gerar conexão entre os alunos e aumentar e
melhorar a comunicação entre eles e a instituição.
Dado que a versão anterior da app já não está em funcionamento, foi analisada a
utilidade e adequação das suas funções e reformulado o seu design e
funcionalidades. Em paralelo, foram estudados os canais de comunicação
alternativos da Universidade para interagir com os estudantes (ex.: site, Moodle,
Microsoft Teams e Outlook). Concluiu-se que nem tudo poderia ser inserido na
nova aplicação porque a intenção é torná-la simples, intuitiva e responsiva,
tornando-se o principal ponto de convergência entre os alunos e a academia. Por
outro lado, ao fazermos parte do público-alvo que utilizaria a aplicação, enquanto
estudantes, reconhecemos que poderíamos beneficiar das suas vantagens, visto que
percecionámos desejos de melhoria que vão de encontro, pelo menos, a uma
percentagem dos anteriores (e futuros) utilizadores da app.

Etapa 2 - DIVERGE: inspiração, imaginação, partilha de ideias, antever soluções.

Finalizado o estudo acima referenciado, foi efetuado um brainstorm,
compartilhando ideias e confrontando-as com os nossos desafios.

Etapa 3 - DECIDE: discutir alternativas, selecionar as melhores e decidir como

desenvolvê-las. Além das funcionalidades que decidimos manter de acordo com a
nossa pesquisa, surgiram muitas ideias novas. No entanto, nem todas foram
consideradas adequadas pelo caráter tradicional da instituição. Optou-se, então,
pela implementação das que, para além de serem criativas, foram identificadas
como as mais funcionais. É o caso do cartão digital do estudante dentro da app.

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Outras, como um sistema de gamification com desafios e recompensas que apelem

à interação com os estudantes, podem ser inseridas a posteori em uma segunda
etapa.

Etapa 4 - PROTOTYPE e Etapa 5 - VALIDATE: fazer um protótipo e validá-lo

(não foram executadas). Foi idealizado e construído um primeiro design da app,
embora não tenha sido testado pela equipa ou por utilizadores. Ambas as etapas
fariam parte de uma segunda fase, caso este projeto tivesse continuidade. Tendo
consciência de que um dos objetivos centrais do Agile é “lançar (novas ideias) no
mercado rapidamente e com frequência”, por se tratar de um estudo e não de um
projeto aprovado para desenvolvimento efetivo, deparámo-nos com limitações que
nos impediram de concluir estas duas etapas.

5. IMPLEMENTAÇÃO

Os conteúdos e a acessibilidade dos mesmos, de forma simples e intuitiva, são o

foco da app MyCatólica. No entanto, tratando-se de uma experiência interativa, a
user experience e a interface, diretamente relacionadas com a imagem e o layout
desta ferramenta, podem fazer a diferença. E o intuito é criar empatia com os
estudantes, para que a utilizem, colaborem e contribuam para o seu
desenvolvimento contínuo e melhoria.

Feito o estudo e análise das funcionalidades adequadas para a integrar e respetiva

informação a que se poderá aceder, os passos seguintes são estipular um
orçamento e contactar uma empresa para a criar e implementar, com o apoio da
direção e diferentes serviços da comunidade académica. Será, igualmente,
importante testá-la junto dos estudantes e ter em conta o feedback que for dado,
para a agilizar e cumprir os objetivos a que se propôs.

5.1. LAYOUT

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Em termos de layout, a ideia será manter as mesmas cores da aplicação anterior:

em tons de azul e branco, que vão de encontro ao logotipo e imagem da
Universidade Católica. No entanto, a imagem de fundo será substituída por uma
que evidencie e represente o elevado patamar de internacionalização da academia,
bem como a diversidade étnica e cultural que a caracteriza.

O logotipo será colocado do lado direito, pois estudos indicam que o

direcionamento do nosso olhar ocorre, inicialmente, nesse sentido. Sugere-se,
igualmente, que a app esteja disponível, para além da versão em português,
também em inglês e espanhol, tal como acontece no Moodle.

6. ANALISE SWOT ( FAZER GRÁFICO )

PONTO FORTE PONTOS FRACOS

- Um novo conceito - A não adesão em massa pela experiência
- Inovação anterior mal sucedida
- Fácil acesso e intuitivo
- Motivação para utilização contínua - A não atualização da nova APP de forma
- Mobilidade de acesso constante e contínua pode torná-lo obsoleto
- Praticidade

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OPORTUNIDADES FRAQUEZAS
- Novo conceito de utilização na nova App A não adesão do público alvo na sua
- Novas funcionalidades totalidade.
- Facilidades de acesso com o tráfego de
informação e funcionalidades do público Resistência para inovação
alvo

7. COMUNICAÇÃO

Quando se cria e implementa uma nova estratégia digital, é essencial elaborar um

plano de comunicação / divulgação que a dê a conhecer ao público-alvo, neste caso:
os estudantes da Católica. Só com a utilização efetiva da app se cumprem os
objetivos estabelecidos aquando da sua criação: melhorar toda a experiência de
estudo na universidade.

Para o efeito, a aplicação será divulgada através de diversos canais de

comunicação, tanto físicos como digitais:

· QR code disponível nos espaços comuns (serviços académicos, secretariado,

associação de estudantes, biblioteca, bares e cantinas), e acessos a salas de
aulas, para incentivar o download da mesma;

· envio de e-mails de divulgação para toda a comunidade estudantil: nacional

e internacional;

· publicações nas diferentes redes sociais da universidade com explicações

acerca das novas funções, modo de funcionamento e interação;

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· colocação de um banner no site, para que os estudantes conheçam a

existência da nova app (ao clicar no mesmo, terão acesso a toda a
informação sobre os benefícios e funcionalidades da plataforma e um link
direto para efetuar o download).

8. DESAFIOS

Vivemos numa era de desafios e evolução tecnológica constante, em que a

interatividade e conexão com a internet são frequentes. E os estudantes, por
norma, acompanham e intensificam a tendência, utilizando frequentemente os
telemóveis pessoais, seja para obter informações, se manterem em contacto, ou
para efeitos de entretenimento.

O desafio foi recriar uma aplicação digital que desperte a curiosidade pelas
características inovadoras inerentes e se foque na necessidade incontornável de
atualização contínua, desafiando e motivando os estudantes a utilizá-la
instintivamente pela simplicidade e utilidade que estiveram na base da ideia
conceptual.

As funcionalidades integradas podem demonstrar a eficácia de uma app para

inúmeros fins, neste caso em contexto académico, desde que exista a preocupação
em atingir os desafios a que se propôs em termos de estratégia:

a) inovação: é necessário que a MyCatólica se distinga pelo caráter inovador,

diferenciador e de constante aprimoramento tecnológico; “Inovação é a
introdução de uma nova forma de relacionamento entre a organização e a sua
envolvente e/ou a adoção de um novo meio ou fim internos, de modo a aumentar
a eficiência organizacional e/ou a sua eficácia).” (Pina e Cunha et al., 2007, p.
122)
b) atualização: contínua (para que não se torne obsoleta) e de acordo com o
interesse manifestado pelos estudantes;

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c) e motivação: mantendo os estudantes interessados em utilizá-la no seu dia a dia,

pela relevância e caráter apelativo e dinâmico que lhe estão associados.

9. CONCLUSÃO

A ideia deste projeto de transformação digital surgiu devido às dificuldades

sentidas em encontrar uma forma fácil e ágil de obter respostas a dúvidas comuns,
recorrentes e transversais aos estudantes que frequentam a Universidade Católica,
nomeadamente os que integraram este grupo de trabalho.

“Onde fica a sala de aulas ou determinado departamento?”; “Onde posso comer

ou beber algo?”; “Estou sem wi-fi… qual é o contacto dos serviços informáticos?”.
Estes são apenas alguns exemplos de questões a que uma aplicação digital num
telemóvel, utilizado por todos e a toda a hora, pode dar resposta e, assim, melhorar
a interação existente entre os estudantes e a universidade, mas também uns com os
outros, através do ‘chat buddy’.

A funcionalidade de ‘sugestões’ permite, além disso, promover o diálogo e estreitar

os laços com a comunidade estudantil, sempre com o foco na melhoria contínua. A
MyCatólica pode ser uma ferramenta que, se bem desenvolvida e acompanhada,
pode contribuir para continuar a afirmar e distinguir a academia entre as
melhores, evidenciando o seu lema “educar para criar valor com valores”.

Acreditamos que se a instituição voltar a disponibilizar uma plataforma digital,

muito prática e acessível, rapidamente se tornará fundamental no dia a dia dos
alunos. Por isso, retomar a ideia de ter uma aplicação é oferecer mais um recurso
que consideramos essencial para assegurar o bem-estar dos estudantes, em prol
dos seus estudos e desenvolvimento integrado no próprio ambiente universitário.

BIBLIOGRAFIA

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Perkin, N. & Abraham, P. (2019, julho 2). An executive summary of building the
agile business through digital transformation.
https://www.thedigitaltransformationpeople.com/channels/delivery/building-the-
agile-business-through-digital-transformation-by-neil-perkin-and-peter-
abrahaman-executive-summary/

Thaisa, F. (2016, dezembro 14). How google design sprint works.

https://medium.com/pm101/design-sprints-at-google-85ff62fed5f8

Trabalho de grupo realizado por:

Liliana Santinhos, Karina Rodrigues, Alexandre Moretzsohn e Anna Borborema

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