Transformação Digital e Mobilidade

ESTRATÉGIA DE TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

Nova app MyCatólica

1. INTRODUÇÃO

O objetivo da criação da nova app MyCatólica é disponibilizar aos estudantes da

academia uma aplicação simples e útil, a que possam aceder sempre que necessário, de
forma prática e autónoma. A intenção é tornar esta ferramenta digital fácil e intuitiva,
sem ser preciso recorrer ao site ou ao Moodle para questões menos complexas. Por isso,
irá incluir apenas as funcionalidades mais práticas. Será uma app ágil, com uma
interface intuitiva e apelativa.

2. PESQUISA E DIAGNÓSTICO

A aplicação anteriormente existente na Universidade está desativada desde dezembro de

2022. Mas, antes disso, algumas funcionalidades já não estavam em pleno
funcionamento, não apresentando as informações previstas e/ou desejadas ao clicar em
determinados itens. Isso transmitia uma imagem de incompletude e indiciava que a app
não estava atualizada. Levando em conta que fazemos parte do público-alvo que pretende
ser atingido, fizemos uma pesquisa interna entre os participantes do grupo para identificar
quais funcionalidades cada integrante acreditava que deveria ser mantida e quais deveriam ser
retiradas, antes da criação de novas. Chegamos juntos `a conclusão de que deveríamos manter
as funcionalidades que todos os integrantes do grupo consideraram indispensáveis.

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2.1. Pesquisa das funcionalidades existentes anteriormente:

FUNCIONALIDADES MANTER RETIRAR DÙVIDA

Mensagens 3 1 0

Avisos 4 0 0

Inscrições 2 1 1

Eventos 1 1 2

Horários 4 0 0

Notas 4 0 0

Notas parciais 2 1 1

Pedidos 2 1 1

Tesouraria 1 1 2

Estacionamento 4 0 0

Fast news 2 2 0

Restauração 1 0 3

Biblioteca 1 0 3

Pesquisa de salas 4 0 0

Emergência 2 1 1

Notícias 2 2 0

Redes sociais 1 1 2

O meu perfil 4 0 0

Contacte-nos 4 0 0

Definições 2 1 1

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3. IDEIA GERAL

Num mundo assumidamente tecnológico e de cariz virtual, não sendo exceção o

contexto académico vivenciado pelos estudantes na Universidade Católica, é
fundamental criar soluções que viabilizem a melhor experiência possível entre os
estudantes e a academia.

E indo de encontro aos hábitos quotidianos: recorrer ao telemóvel, de forma instintiva e

quase automatizada para ter acesso a todo o tipo de informações, porque não criar uma
aplicação melhorada e inovadora que dê uma resposta simples e imediata àquilo que os
estudantes mais procuram saber? Foi com base neste pressuposto e nas próprias
experiências pessoais dos autores deste projeto de transformação digital que surgiu a
ideia de criar a nova versão da app MyCatólica.

Após análise da informação disponibilizada no site e na área de estudante, em paralelo

com as funcionalidades previamente existentes na aplicação que foi descontinuada,
concluiu-se que se poderiam manter algumas funções e apresentar novas - mais
eficientes, simples e focadas nos interesses e necessidades do dia a dia dos estudantes.
Além disso, a ideia é que a MyCatólica também fosse uma ferramenta de referência que
cumprisse os objetivos para que foi criada e, por isso, era determinante inovar a
plataforma digital.

3.1. As funcionalidades que se pretendem manter:

Em algumas destas funcionalidades (ex.: avisos, horário, estacionamento e pesquisa de

salas) apresentamos novos recursos e inovações, a fim de melhorá-las e suprir as
necessidades dos estudantes de forma direcionada e eficiente:

 Avisos - avisos pontuais, enviados também através do Moodle e encaminhados

por e-mail. Será mais um canal em que o estudante irá receber mensagens dos
professores (por ex.: mudança de salas, lançamento de notas, entre outras).

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 Horário - horários específicos das aulas, referentes às disciplinas do curso em

que o aluno está inscrito, possibilitando informação personalizada e direcionada.
(Atualmente, para obter esta informação, é preciso ir ao site e fazer o download
de um documento em PDF, que contém todos os horários, inclusive de outras
turmas).

 Notas - acesso ao lançamento das notas, logo que seja disponibilizado pelos
docentes.

 Estacionamento - permite efetuar o pagamento e o controlo de acesso ao

estacionamento via MBWay.

 Pesquisa de salas - o aluno terá acesso às salas de aulas, de acordo com as

disciplinas em que está matriculado, e poderá utilizar o recurso de
geolocalização (ex.: Google Maps) para as encontrar com mais facilidade. Será,
ainda, possível localizar outros espaços na universidade: secretaria, biblioteca,
bares e cantinas, centro de cópias, serviços académicos, tesouraria, caixas
multibanco, entre outros.

 O meu perfil - dados pessoais do estudante

 Contactos - disponibilização de contactos importantes/úteis dentro da academia.

3.2 As funções previstas para implementar:

Decidimos incluir cinco novas funções, que podem complementar as restantes e

auxiliar, em particular, a integração dos novos estudantes.

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 Guia de boas-vindas - disponibilizar um conjunto de informações úteis para os

novos estudantes que chegam à universidade: alojamento, alimentação,
transportes, descontos, cultura e dicas gerais sobre a cidade.

 Marcação de presenças - através da app, os estudantes assinalam a sua

presença nas aulas, não existindo necessidade de recorrer ao Moodle.

 Cartão virtual - pode ser utilizado para requisitar livros na biblioteca e obter
descontos, tendo em conta os protocolos estabelecidos pela universidade com
entidades externas (ex.: serviços de saúde, eventos culturais, cinemas, museus,
entre outros).

 Chat buddy - a ideia é criar um ponto de contacto para interação e acolhimento

de novos estudantes internacionais (e/ou nacionais). Estes podem solicitar a
ajuda de um atual estudante da academia ou de um assistente virtual, para
facilitar a sua integração a nível da atividade letiva.

 Sugestões - abrir o diálogo com os estudantes, permitindo-lhes fazer sugestões

de melhoria da app e, assim, fortalecer o sentido de comunidade.

4. ENQUADRAMENTO TEÓRICO

Para estruturar e desenvolver a app MyCatólica, baseamo-nos na teoria Agile, que

considerámos ser aplicável à nossa estratégia de transformação digital.
No processo de transformação digital, muitas empresas têm adotado a estrutura de
desenvolvimento Agile como uma forma de lidar com as exigências de um ambiente
empresarial em constante mudança, permitindo que as organizações se adaptem
rapidamente às necessidades dos clientes e aproveitem as oportunidades emergentes.

Várias empresas na área da tecnologia, como a Google, Amazon, Microsoft e Spotify,

são conhecidas por adotar “práticas ágeis” nos métodos de desenvolvimento de

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produtos. Por outro lado, diversas empresas de consultoria e agências digitais têm
ajudado outras organizações a implementar técnicas Agile nos seus esforços de
transformação digital.

Na qualidade de instituição privada de ensino superior, identificaram-se alguns pontos

em comum entre a Universidade Católica e uma empresa. E, nesse sentido, considerou-
se pertinente o uso do método Agile, recorrendo a uma abordagem interativa e
incremental que se concentra na entrega contínua de valor, adaptando-se rapidamente às
mudanças, promovendo a colaboração na gestão de projetos e mantendo o foco no
objetivo de proporcionar uma excelente experiência aos estudantes.

Apesar de não ter sido possível realizar ciclos que envolvessem etapas simultâneas para
definir, construir e colocar em prática o método em causa na app da academia, foi criada
uma dinâmica inspirada, especialmente, no design sprint da Google.

4.1. Ponto de partida

As vantagens de trabalhar com sprints do Agile é que, com eles, se podem desenvolver,
de forma clara, os objetivos a atingir no final de cada sprint, e trabalhar de
forma multidisciplinar, com maior velocidade, transparência, eficácia e motivação.
Optou-se pelo design sprint, um processo ágil desenvolvido pela Google Ventures, em
que as três primeiras etapas foram concluídas (compreender/divergir/decidir). No
entanto, apesar de se ter dado início ao design do protótipo, não foi possível concluí-lo
nem testá-lo, validando a estratégia definida com os utilizadores/alunos. Assim, as
etapas 3 e 4 (prototipar e validar), ficarão para uma segunda fase.

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Etapa 1 - UNDERSTAND: identificar objetivos, mapear desafios, fazer pesquisa,

identificar insights. Ao mapear desafios, prevê-se que exista resistência a mudanças e
uma eventual falta de abertura e de flexibilidade, por estar em causa uma instituição
com valores e uma cultura tradicional vincada, que obedece a planos de trabalho
relativamente rígidos. Foi, por isso, identificado, como objetivo principal e
fundamental, o desejo de gerar conexão entre os alunos e aumentar e melhorar a
comunicação entre eles e a instituição.
Dado que a versão anterior da app já não está em funcionamento, foi analisada a
utilidade e adequação das suas funções e reformulado o seu design e funcionalidades.
Em paralelo, foram estudados os canais de comunicação alternativos da Universidade
para interagir com os estudantes (ex.: site, Moodle, Microsoft Teams e Outlook).
Concluiu-se que nem tudo poderia ser inserido na nova aplicação porque a intenção é
torná-la simples, intuitiva e responsiva, tornando-se o principal ponto de convergência
entre os alunos e a academia. Por outro lado, ao fazermos parte do público-alvo que
utilizaria a aplicação, enquanto estudantes, reconhecemos que poderíamos beneficiar
das suas vantagens, visto que percecionámos desejos de melhoria que vão de encontro,
pelo menos, a uma percentagem dos anteriores (e futuros) utilizadores da app.

Etapa 2 - DIVERGE: inspiração, imaginação, partilha de ideias, antever soluções.

Finalizado o estudo acima referenciado, foi efetuado um brainstorm, compartilhando
ideias e confrontando-as com os nossos desafios.

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Etapa 3 - DECIDE: discutir alternativas, selecionar as melhores e decidir como

desenvolvê-las. Além das funcionalidades que decidimos manter de acordo com a
nossa pesquisa, surgiram muitas ideias novas. No entanto, nem todas foram
consideradas adequadas pelo caráter tradicional da instituição. Optou-se, então, pela
implementação das que, para além de serem criativas, foram identificadas como as mais
funcionais. É o caso do cartão digital do estudante dentro da app. Outras, como um
sistema de gamification com desafios e recompensas que apelem à interação com os
estudantes, podem ser inseridas a posteori em uma segunda etapa.

Etapa 4 - PROTOTYPE e Etapa 5 - VALIDATE: fazer um protótipo e validá-lo (não

foram executadas). Foi idealizado e construído um primeiro design da app, embora não
tenha sido testado pela equipa ou por utilizadores. Ambas as etapas fariam parte de uma
segunda fase, caso este projeto tivesse continuidade. Tendo consciência de que um dos
objetivos centrais do Agile é “lançar (novas ideias) no mercado rapidamente e com
frequência”, por se tratar de um estudo e não de um projeto aprovado para
desenvolvimento efetivo, deparámo-nos com limitações que nos impediram de concluir
estas duas etapas.

5. IMPLEMENTAÇÃO

Os conteúdos e a acessibilidade dos mesmos, de forma simples e intuitiva, são o foco da

app MyCatólica. No entanto, tratando-se de uma experiência interativa, a user
experience e a interface, diretamente relacionadas com a imagem e o layout desta
ferramenta, podem fazer a diferença. E o intuito é criar empatia com os estudantes, para
que a utilizem, colaborem e contribuam para o seu desenvolvimento contínuo e
melhoria.

Feito o estudo e análise das funcionalidades adequadas para a integrar e respetiva

informação a que se poderá aceder, os passos seguintes são estipular um orçamento e
contactar uma empresa para a criar e implementar, com o apoio da direção e diferentes
serviços da comunidade académica. Será, igualmente, importante testá-la junto dos

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estudantes e ter em conta o feedback que for dado, para a agilizar e cumprir os objetivos
a que se propôs.

5.1. LAYOUT

Em termos de layout, a ideia será manter as mesmas cores da aplicação anterior: em

tons de azul e branco, que vão de encontro ao logotipo e imagem da Universidade
Católica. No entanto, a imagem de fundo será substituída por uma que evidencie e
represente o elevado patamar de internacionalização da academia, bem como a
diversidade étnica e cultural que a caracteriza.

O logotipo será colocado do lado direito, pois estudos indicam que o direcionamento do
nosso olhar ocorre, inicialmente, nesse sentido. Sugere-se, igualmente, que a app esteja
disponível, para além da versão em português, também em inglês e espanhol, tal como
acontece no Moodle.

6. COMUNICAÇÃO

Quando se cria e implementa uma nova estratégia digital, é essencial elaborar um plano
de comunicação / divulgação que a dê a conhecer ao público-alvo, neste caso: os
estudantes da Católica. Só com a utilização efetiva da app se cumprem os objetivos
estabelecidos aquando da sua criação: melhorar toda a experiência de estudo na
universidade.

Para o efeito, a aplicação será divulgada através de diversos canais de comunicação,

tanto físicos como digitais:

 QR code disponível nos espaços comuns (serviços académicos, secretariado,

associação de estudantes, biblioteca, bares e cantinas), e acessos a salas de aulas,
para incentivar o download da mesma;

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 envio de e-mails de divulgação para toda a comunidade estudantil: nacional e

internacional;

 publicações nas diferentes redes sociais da universidade com explicações acerca

das novas funções, modo de funcionamento e interação;

 colocação de um banner no site, para que os estudantes conheçam a existência

da nova app (ao clicar no mesmo, terão acesso a toda a informação sobre os
benefícios e funcionalidades da plataforma e um link direto para efetuar o
download).

7. DESAFIOS

Vivemos numa era de desafios e evolução tecnológica constante, em que a

interatividade e conexão com a internet são frequentes. E os estudantes, por norma,
acompanham e intensificam a tendência, utilizando frequentemente os telemóveis
pessoais, seja para obter informações, se manterem em contacto, ou para efeitos de
entretenimento.

O desafio foi recriar uma aplicação digital que desperte a curiosidade pelas
características inovadoras inerentes e se foque na necessidade incontornável de
atualização contínua, desafiando e motivando os estudantes a utilizá-la instintivamente
pela simplicidade e utilidade que estiveram na base da ideia conceptual.

As funcionalidades integradas podem demonstrar a eficácia de uma app para inúmeros

fins, neste caso em contexto académico, desde que exista a preocupação em atingir os
desafios a que se propôs em termos de estratégia:

a) inovação: é necessário que a MyCatólica se distinga pelo caráter inovador,

diferenciador e de constante aprimoramento tecnológico;

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b) atualização: contínua (para que não se torne obsoleta) e de acordo com o

interesse manifestado pelos estudantes;
c) e motivação: mantendo os estudantes interessados em utilizá-la no seu dia a dia,
pela relevância e caráter apelativo e dinâmico que lhe estão associados.

8. CONCLUSÃO

A ideia deste projeto de transformação digital surgiu devido às dificuldades sentidas em

encontrar uma forma fácil e ágil de obter respostas a dúvidas comuns, recorrentes e
transversais aos estudantes que frequentam a Universidade Católica, nomeadamente os
que integraram este grupo de trabalho.

“Onde fica a sala de aulas ou determinado departamento?”; “Onde posso comer ou

beber algo?”; “Estou sem wi-fi… qual é o contacto dos serviços informáticos?”. Estes
são apenas alguns exemplos de questões a que uma aplicação digital num telemóvel,
utilizado por todos e a toda a hora, pode dar resposta e, assim, melhorar a interação
existente entre os estudantes e a universidade, mas também uns com os outros, através
do ‘chat buddy’.

A funcionalidade de ‘sugestões’ permite, além disso, promover o diálogo e estreitar os

laços com a comunidade estudantil, sempre com o foco na melhoria contínua. A
MyCatólica pode ser uma ferramenta que, se bem desenvolvida e acompanhada, pode
contribuir para continuar a afirmar e distinguir a academia entre as melhores,
evidenciando o seu lema “educar para criar valor com valores”.

Acreditamos que se a instituição voltar a disponibilizar uma plataforma digital, muito

prática e acessível, rapidamente se tornará fundamental no dia a dia dos alunos. Por
isso, retomar a ideia de ter uma aplicação é oferecer mais um recurso que consideramos
essencial para assegurar o bem-estar dos estudantes, em prol dos seus estudos e
desenvolvimento integrado no próprio ambiente universitário.

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BIBLIOGRAFIA

Perkin, N. & Abraham, P. (2019, julho 2). An executive summary of building the agile
business through digital transformation.
https://www.thedigitaltransformationpeople.com/channels/delivery/building-the-agile-
business-through-digital-transformation-by-neil-perkin-and-peter-abrahaman-executive-
summary/

Thaisa, F. (2016, dezembro 14). How google design sprint works.

https://medium.com/pm101/design-sprints-at-google-85ff62fed5f8

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Trabalho de grupo realizado por:

Liliana Santinhos, Karina Rodrigues, Alexandre Moretzsohn e Anna Borborema

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