Apostila 5

Introdução ao EXCEL
SUMÁRIO
Módulo 26 - VISÃO GERAL SOBRE O CURSO ................................................................................ 154

Módulo 27 - FORMATAÇÃO ................................................................................................................ 162

Módulo 28 - ATALHOS ......................................................................................................................... 171

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Módulo 26 - VISÃO GERAL SOBRE O CURSO

Esta é uma apostila voltada para usuários/alunos iniciantes do curso PACOTE OFFICE. Serão abordados conceitos
básicos do uso do Microsoft Excel, que faz parte do conjunto de programas chamado “Microsoft Office”, que também inclui o
Word, PowerPoint e outros.

OBJETIVOS
• Preparar o aluno para executar atividades de planejamento e controle relacionadas à área administrativa por meio
da ferramenta Microsoft Excel.

O Microsoft Excel é um programa chamado de “planilha eletrônica” onde essas planilhas são usadas para organização
de dados. Os dados podem ser numéricos ou alfanuméricos (envol-vendo letras ou números). A principal vantagem de
usar uma planilha eletrônica é que você pode fazer alterações facilmente, incluindo valores, adicionar, excluir, formatar
e realocar dados. Você também pode programar a planilha para executar diversas funções automatica-mente e analisar
quantidades quase ilimitadas de dados.
O programa pode ser ligeiramente diferente dependendo da versão e do computador que você está usando, mas o
Microsoft Excel sempre irá funcionar basicamente da mesma manei-ra. Existem outros programas de planilha eletrônica,
incluindo o Google Sheets que é um programa de planilhas incluído como parte do pacote gratuito de Editores de Do-
cumentos Google baseado na Web.

INICIANDO O PROGRAMA
Para iniciar o programa Microsoft Excel, você precisa localizá-lo em seu computador. Existe alguns caminhos para
localizar e abrir o programa: 1. Caso o programa esteja na sua área de trabalho, para abrir o programa, aponte para o
ícone do Excel com o mouse e clique duas vezes sobre ele com o botão esquerdo, como apresentado na Figura a seguir:

Caso você não encontre o ícone do Excel na Área de Trabalho, acesse o programa a partir do menu Iniciar. Clique no
botão no canto inferior esquerdo para abrir o menu Iniciar. Você po-derá ver o ícone do Excel aqui, então clique nele uma

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vez com o botão esquerdo. Se você ainda não o encontrou, clique em “Todos os Programas” e percorra a lista de progra-
mas até encontrá-lo. Também pode ser localizado em uma pasta chamada “Microsoft Office” ou algo semelhante, que vai
depender de sua máquina específica. Clique com o botão esquerdo para abri-lo, conforme a Figura 2.

Após aberto o Microsoft Excel, o programa abrirá uma página em branco chamada “Pasta1”. A interface do Microsoft
Excel pode ser dividida nos itens menu arquivo, barra de ferramenta de acesso rápido, barra de título, sistema de menu
em abas, células/linhas/colunas, barra de rolagem (horizontal e vertical) e guia de planilhas. Abaixo, a Figura 3 apresenta
a visão geral da interface do Excel.

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MENUS
Na aba “Arquivo” no sistema de menu em abas basta clicar com o botão esquerdo para abrir um menu. Ao clicar neste
menu irá listar diversas funções, entre as mais importantes:
• Criar uma nova planilha
• Abrir arquivos existentes
• Salvar o arquivo
• Imprimir Abaixo, a Figura 4 apresenta o menu apresentado ao selecionar a aba “Ar-quivo”.

BARRA DE FERRAMENTA DE ACESSO RÁPIDO

No lado superior esquerdo da barra de título, você verá vários ícones pouco acima da aba “Arquivo” como apresenta-
do na Figura 5. Estes permitem executar tarefas comuns, como salvar, desfazer/refazer, impressão rápida, criar um novo
documento; sem ter que encontrá-los em um menu.

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BARRA DE TITULO
Apresenta o nome do arquivo (“Pasta1” - Título padrão) e o nome do programa (“Microsoft Excel”). Quando o arquivo
é salvo pela primeira vez é possível renomear e alterar o título padrão. Observe os três botões do lado direito da barra de
título, que controlam o tamanho da janela e o encerramento do programa.

GUIAS DE FERRAMENTAS
O sistema de menus em abas define como você navega através do Excel e acessa vários de seus comandos. Ele é
dividido em:
• Página inicial
• Inserir
• Layout
• Fórmulas
• Dados
• Revisão
• Exibição

GUIA PÁGINA INICIAL

A aba “Página inicial” é subdividida em grupos de comandos. São os grupos de comando:
• Área de transferência
• Fonte
• Alinhamento
• Número
• Células
• Estilo
• Edição
Cada uma destas categorias possui comandos específicos e se você clicar com o botão es-querdo sobre a pequena
seta para baixo no canto inferior direito de cada categoria, é aberta uma janela com mais comandos.

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Esta aba funciona exatamente da mesma forma como no Microsoft Word. A principal dife-rença é que as alterações
de formato só irão afetar a célula ou células selecionadas, todas as células não selecionadas permanecem na configuração
padrão [fonte “Calibri”, tamanho “11”].

GUIA INSERIR
A aba “Página inicial” é subdividida em grupos de comandos. São eles:
• Tabelas
• Ilustrações
• Aplicativos
• Gráficos
• Filtros
• Links
• Texto
• Símbolos

As categorias mais importantes são descritas na imagem abaixo. A parte de tabelas mostra o acesso rápido para
tabelas costumeiramente utilizadas como a Tabela Dinâmica que é capaz de fazer análises com filtros de dados variados.
Na categoria ilustrações é possível a inserção de imagens para layout. Na categoria “Gráficos” é possível inserir diversos
modelos de gráfi-cos como: barra, pizza e etc. Se você deseja utilizar textos fora das células do Excel você pode inserir
caixas de texto na categoria “Texto”

GUIA LAYOUT DA PÁGINA

A aba “Layout da página” é subdividida em categorias de comandos. As categorias de coman-do são:
• Temas
• Configurar página
• Dimensionar para ajustar
• Opções de planilha
• Organizar

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As categorias mais importantes são descritas na imagem abaixo. A categoria “Configurar pági-na” permite escolher
a orientação (retrato/paisagem), tamanho e seleção da área de impres-são. A categoria “Dimensão para ajustar” permite
alterar a escala ou largura e altura. E opções da planilha permite a seleção de ativar ou desativar a visualização/impressão
das linhas de grade ou títulos da planilha.

GUIA FÓRMULAS
A aba “Fórmulas” é subdividida em categorias de comandos. As categorias de comando são:
• Biblioteca de fórmulas
• Nomes definidos
• Auditoria de fórmulas
A categoria “Biblioteca de fórmulas” permite escolher dentro de subcategorias: Financeira, Lógica, Texto, Data e Hora,
Matemática e Trigonometria e etc. Nessas subcategorias são apresentadas as fórmulas mais usadas e passando o mouse
em cima você tem uma descrição de sua funcionalidade.

GUIA DADOS
A aba “Dados” é subdividida em categorias de comandos. As categorias de comando são: • Obter dados externos
• Conexões
• Classificar e Filtrar
• Ferramenta de dados
• Estrutura de tópicos
• Análise

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As categorias mais importantes são descritas na imagem abaixo. A categoria “Obter dados externos” permite im-
portar dados de outras ferramentas que trabalhem com dados assim como o Access. Na categoria “Conexões” é possível
atualizar a tabela toda principalmente para recalcular fórmulas que dependam de células alteradas (dependentes). Na
categoria “Ferramenta de dados” é possível selecionar diversas células e remover duplicatas, pode alterar os textos para
colunas de acordo com definições.

LINHAS E COLUNAS
O Excel organiza sua área de trabalho em linhas e colunas. As colunas são denominadas por letras e as linhas por
números. O cruzamento entre as linhas e colunas são as chamadas “cé-lulas” do Excel. Os nomes das células, também
chamados de “endereços das células”, são definidos pela letra da coluna e número da linha. A Figura 12 ilustra a seleção
da célula “A2”, que é o cruzamento da coluna “A” com a linha “2”. Na imagem também é possível verificar o campo que
identifica a célula ativa no momento.

BARRAS DE ROLAGEM HORIZONTAL E VERTICAL

Na parte inferior, na área direita da planilha você encontrará comandos de visualização de página, a ferramenta de
zoom, e a barra de rolagem horizontal. As barras de rolagem servem para você poder visualizar dados que estejam fora
da área normal de visualização, rolando as linhas e colunas para cima ou para baixo, e as colunas para a esquerda ou para
a direita. O recurso de zoom permite ampliar ou reduzir a visualização da planilha.

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GUIA DE PLANILHAS
As guias de planilhas servem para navegarmos entre as planilhas. Com elas, podemos inserir ou retirar planilhas de
um documento. Para inserir nova planilha, excluir ou renomear a plani-lha atual, é necessário clicar com o botão direito
sobre a guia desejada

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Módulo 27 – FORMATAÇÃO
O Microsoft Excel é um programa que em sua formatação se assemelha bastante alguns dos produtos similares do
pacote office. Nesse capítulo será detalhada informações de formata-ção que podem incluir as células (alinhamento, borda,
cor da borda e fonte, e etc.), linhas ou colunas.

MOUSE (CONTEXTO E SUAS AÇÕES

Tal como acontece com outros programas da Microsoft, o ponteiro do mouse muitas vezes muda a sua forma. No
Excel, cada forma de ponteiro indica um modo de operação diferente. A mostra as várias formas de ponteiro que você
pode ver ao trabalhar no Excel e sua ação

SELEÇÃO E FORMATAÇÃO DE CÉLULAS

Nessa seção veremos algumas ações importantes para manusear o Excel. Ao final da seção é importante que tenha
noção de como compilar os dados na planilha da forma mais legível e organizada possível.

SELECIONANDO UMA OU MAIS CÉLULAS

Para selecionar uma célula isolada basta clicar com o botão esquerdo do
mouse sobre ela. Quando desejamos selecionar mais de uma célula, devemos
clicar com o botão esquerdo do mouse sobre a primeira célula, manter o botão
pressionado e arrastar o mouse sobre a plani-lha até a última célula que pre-
tendemos selecionar. O Excel destaca as células selecionadas e para finalizar
basta soltar o botão do mouse

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SELECIONANDO UMA LINHA OU COLUNA

Para selecionar uma linha ou coluna específica é só clicar com o botão esquerdo do mouse sobre a linha ou coluna
desejada. Se o seu interesse for selecionar uma ou mais linhas ou colunas é só segurar a tecla “shift” e clicar com o botão
esquerdo sobre as linhas ou colunas a serem selecionadas

AJUSTANDO A LARGURA OU ALTURA DAS CÉLULAS

O procedimento de ajustar o tamanho de uma célula seja em termos de altura ou compri-mento está condicionado
a visualização de todo o conteúdo naquela célula. Porém é neces-sário ter a consciência de que não é possível alterar
somente a altura ou comprimento de uma única célula, essa alteração ela é realizada para toda uma linha ou coluna.

PARA AJUSTAR A LARGURA DAS COLUNAS

Para ajustar a largura das colunas você pode passar o mouse entre os nomes de duas
colu-nas. Mantenha pressionado o botão esquerdo e arraste para a esquerda para diminuir
a lar-gura ou para a direita para aumentar a largura.

Lembrando que todas as células da coluna também são ajustadas. É possível ajustar a largura de duas ou mais colunas
ao mesmo tempo selecionando múltiplas colunas (apertando “shift”) e ajustando sua largura.
Caso você não queira realizar esse procedimento de forma manual, também é possível que a largura da célula se auto
ajuste ao tamanho de seu conteúdo. Para isso é só você dar um du-plo clique com o botão esquerdo do mouse que a célula
irá para a largura da maior célula apresentada naquela coluna.
Outra possibilidade de ajuste para a largura das colunas é através da seleção da coluna ou colunas desejada(s) e um
clique com o botão direito do mouse para abertura do menu. No menu disponibilizado pode selecionar a opção “Largura
da coluna” onde será aberta uma caixa, conforme a Figura 18. Lembrando que a unidade de medida utilizada para a coluna
do Excel é Pixel.

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2.3.2. PARA AJUSTAR A ALTURA DAS LINHAS

Para ajustar a altura das linhas você pode passar o mouse entre os nomes de duas linhas. Mante-
nha pressionado o botão esquerdo e arraste para a cima para diminuir a altura ou para a baixo para
aumentar a altura. Lembrando que todas as células da linha também são ajusta-das. É possível ajustar
a altura de duas ou mais colunas ao mesmo tempo selecionando múlti-plas colunas (apertando “shift”)
e ajustando sua altura. Caso você não queira realizar esse procedimento de forma manual, também
é possível que a altura da célula se auto ajuste ao tamanho de seu conteúdo. Para isso é só você dar
um duplo clique com o botão esquerdo do mouse que a célula irá para a altura da maior célula apre-
sentada naquela linha.

Outra possibilidade de ajuste para a altura das linhas é através da seleção da linha ou linhas desejada(s) e um clique com
o botão direito do mouse para abertura do menu. No menu disponibilizado pode selecionar a opção “Altura da linha” onde
será aberta uma caixa, con-forme a Figura. Lembrando que a unidade de medida utilizada para a coluna do Excel é Pixel.

FORMATAR CÉLULAS
É possível ajustar o formato de apresentação dos dados em uma ou mais células. Selecione a célula ou as células que
deseja formatar, clique com o botão direito do mouse sobre a área selecionada. Um menu irá surgir, então, clique com o
botão esquerdo do mouse sobre “For-matar células”, conforme mostra a imagem. Ao clicar, a janela “Formatar Células”
será exibi-da, lhe oferecendo uma variedade de opções de como formatar suas células, sendo elas:
• Número
• Alinhamento
• Fonte
• Borda
• Preenchimento
• Proteção

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NÚMERO
Na guia número é permitido que seja escolhido como os dados numéricos serão representa-dos nas células (número,
moeda, hora, data, contábil).

Na tabela abaixo é possível verificar a descrição de cada um dos itens mencionados acima:

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ALINHAMENTO
Na guia alinhamento é possível fazer o alinhamento do texto ou número na horizontal e na vertical. É possível tam-
bém incluir um nível personalizado de recuo. Pode-se definir a orien-tação do texto e direção do mesmo. As opções de
controle de texto permitem marcar o tex-to para retomar automaticamente ao final do espaço (largura) de uma célula,
reduzir um tex-to para ajustá-lo à largura da célula e mesclar células. Esta última opção permite agregar mais de uma
célula, tornando o conjunto um único endereço.

Na tabela abaixo é possível verificar a descrição de cada um dos itens mencionados acima.

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2.4.3. FONTE
Na guia fonte é possível fazer a formatação da fonte, escolhendo os itens abaixo (conforme a figura abaixo):
• Tipo de fonte (Arial ou Times New Roman, por exemplo)
• Estilo da fonte (Regular, Itálico, Negrito e Negrito com Itálico)
• Tamanho
• Cor
• Efeitos (Tachado, sobrescrito e subscrito)
A caixa “Visualização” lhe permite verificar uma prévia de como será a formatação das células selecionadas.

BORDA
No Excel, você pode colocar uma borda em torno de uma única célula ou um intervalo de células. Você também pode
desenhar uma linha do canto superior esquerdo até o canto infe-rior direito da célula, ou do canto inferior esquerdo até
o canto superior direito da célula. Você pode personalizar as bordas dessas células a partir de suas configurações padrão,
alte-rando o estilo, a espessura ou a cor da linha:

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As configurações abaixo estão disponíveis na guia Borda da caixa de diálogo Formatar Células:

PREENCHIMENTO
Na guia preenchimento formatam-se os padrões de sombreamento da célula, com a possibi-lidade de inserir diversas
cores. O Excel já apresenta cores de plano de fundo pré-definidas mas se quiser você pode clicar em “Mais cores...” e ele
vai abrir uma caixa personalizar o mo-delo de cores no formato RGB ou HSL.

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INSERINDO LINHAS OU COLUNAS

Ao trabalhar com planilhas no Excel muitas vezes nos deparamos com situações que esque-cemos determinado
conjunto de dados e que seria necessário adicionar linhas e/ou colunas.

INSERINDO LINHAS
Na guia “Início”, dentro da caixa “Células”, clique em “Inserir”. Selecione “Inserir Linhas na Planilha.” Uma nova linha será
automaticamente inserida e os números das linhas serão ajus-tados automaticamente. Uma opção também é selecionar
a linha toda desejada e clicar com o botão direito do mouse para abrir um menu e optar pela opção “inserir”.

INSERINDO COLUNAS
Na guia “Início”, dentro da caixa “Células”, clique em “Inserir”. Selecione “Inserir colunas na Planilha.” Uma nova colu-
na será automaticamente inserida e os números das colunas serão ajustados automaticamente. Uma opção também é
selecionar a coluna toda desejada e clicar com o botão direito do mouse para abrir um menu e optar pela opção “inserir”.

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Módulo 28 - ATALHOS
ATALHOS DE EXCEL
Os atalhos são um conjunto de teclas que pressionamos para facilitar uma ação, ou seja, para deixá-la mais rápida de
forma com que o usuário não tenha que utilizar o mouse. Desta forma é possível facilitar e agilizar algumas ações com a
utilização de alguns atalhos, seja para seleci-onar informações, seja para inserir informações, alterar abas, formatar, entre
outros. Isso quer dizer que com a utilização desses atalhos o usuário conseguirá ganhar performance no Excel diminuindo
o tempo de trabalho de algumas atividades.

ATALHOS PARA NAVEGAÇÃO NA PLANILHA OU CÉLULAS

Navegação quer dizer o conjunto de ações para mover células, bordas e telas, a tabela mos-tra esses principais atalhos.

ATALHOS PARA SELEÇÃO, EDIÇÃO E FORMATAÇÃO DE CÉLULAS

Também é possível selecionar, mudar cor e formatação, dentre outras características das células. A tabela a seguir
mostra esses principais atalhos.

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ATALHOS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE

Alguns atalhos são muito importantes quando o uso da plataforma é intensa e o conjunto de dados massivos, portanto
abaixo são apresentadas alguns atalhos para aumentar a produtivi-dade.

ATALHO PARA ALTERNAR ABAS

Permite com que o usuário altere as abas do Excel sem precisar clicar, o primeiro atalho (Ctrl + PgDn) vai para a aba
da direita enquanto o segundo (Ctrl + PgUp) vai para a aba da esquerda. Utilizando o Excel em um notebook, talvez seja
necessário pressionar a tecla Fn junto com o atalho para funcionar.

Ctrl + PgDn ou Ctrl + PgUp

ATALHO PARA EXIBIR CAIXA DE DIÁLOGO

Esse é um atalho muito útil, pois permite com que o usuário selecione todos os dados que possui ao invés de ter que
selecionar manualmente. É muito útil principalmente quando te-mos muitos dados em uma tabela e fica inviável selecionar
todos eles utilizando somente o mouse.

Ctrl + T

PARA MOVER OU ROLAR POR UMA PLANILHA, USE O COMANDO

Esse atalho também é muito utilizado, pois permite com que o usuário vá de uma célula pre-enchida até a última
célula preenchida de um intervalo, é muito útil para chegar até a última linha ou coluna de uma tabela. Outra utilização é
para chegar até uma célula que possua al-guma informação, ou seja, se tiver várias células em branco e utilizar o atalho
na direção em que possui dados o Excel vai levar até a primeira célula que contém alguma informação.

Ctrl + Seta (Direcionais do teclado → ← ↑ ↓)

PARA SELECIONAR UM INTERVALO RAPIDAMENTE

Esse atalho é um complemento ao atalho anterior, pois no anterior é possível ir até a última célula de forma rápida.
No entanto, com o SHIFT selecionado, é possível selecionar todas as células dentro desse intervalo, ou seja, temos uma
forma de selecionar uma coluna, linha ou tabela inteira utilizando esse atalho. Assim fica mais fácil selecionar todo um
intervalo de forma rápida quando se precisa selecionar todas as informações do início ao fim.

Ctrl + Shift + Seta (Direcionais do teclado → ← ↑ ↓)

SELECIONAR UMA COLUNA POR INTEIRO

Esse atalho serve para selecionar uma coluna por inteiro, não somente as células que possu-em informações, mas
toda a coluna da primeira até a última célula do Excel.

Ctrl + Espaço

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SELECIONAR UMA LINHA POR INTEIRO

É semelhante ao atalho anterior, no entanto, serve para selecionar uma linha por inteiro, da primeira célula até a
última do Excel.

Shift + Espaço

INSERIR FILTROS NO CABEÇALHO

Esse atalho serve para que o usuário consiga inserir filtros no cabeçalho de sua planilha. Não é o mesmo que formatar
como tabela é apenas a inserção de filtros a esses cabeçalhos e essa opção só pode ser utilizada uma única vez por aba.
Ou seja, não é possível utilizar esse atalho mais de uma vez dentro de uma mesma aba, pois o filtro será desativado ou
ativado nova-mente no novo local.

Ctrl + Shift + L

FORMATAR DADOS COMO TABELA

Esse atalho diferente do anterior permite com que o usuário formate os dados como tabela. Essa ferramenta sim
pode ser utilizada mais de uma vez dentro de uma mesma aba.

Ctrl + Alt + T

ABRIR JANELA DE FORMATAÇÃO

Esse atalho abre a janela de formatação de uma célula ou intervalo de células. Neste local é possível escolher diferentes
formatos do que estão disponíveis na parte de formatação pa-drão. É possível também utilizar a formatação personalizada,
ou seja, o usuário pode escrever sua própria formatação, algumas vezes é interessante para formatar números ou textos
de formas que o Excel não possua por padrão.

Ctrl + 1

CRIAR GRÁFICOS DE COLUNA

Esse é um atalho que facilita bastante a criação de gráficos, pois ao utilizar esse atalho o Excel cria automaticamente
um gráfico de colunas com os dados selecionados.

Alt + F1

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