CLASSIFICAÇÃO, INDEXAÇÃO E TALOGAÇÃO DE

DOCUMENTOS

1
Sumário
NOSSA HISTÓRIA 3

1. INTRODUÇÃO 4

1.1- METOODOLOGIA 7

2. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS 8

3. MODELOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS 9

4. TIPOS DE ARQUIVAMENTO 14

4.1- ARQUIVAMENTO VERTICAL 14

4.2- ARQUIVAMENTO HORIZONTAL 14

5. GUIA- FORA 15

6. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 16

6.1- MÉTODO ALFABÉTICO 16

7. REGRAS DE ALFABETAÇÃO 17

8. MÉTODO GEOGRÁFICO 26

8.1- ORDENAÇÃO POR CIDADE 26

8.2- ORDENAÇÃO POR ESTADO 26

8.3- ORDENAÇÃO POR PAÍS 27

8.4- MÉTODO NUMÉRICO 28

8.4.1- NUMÉRICO SIMPLES 28

8.4.2- NUMÉRICO CRONOLÓGICO 28

8.5- MÉTODO IDEOGRÁFICO 30

8.5.1- MÉTODO IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO 31

8.5.1.1. MÉTODO DICIONÁRIO 31

8.5.1.2. MÉTODO ENCICLOPÉDICO 32

8.5.1.3. MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO 33

8.5.1.4. MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO DECIMAL 36

8.5.1.5. MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO DUPLEX 38

1
 9. SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO 39

10. INDEXAÇÃO, CATALOGAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO 43

11. ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO 45

12. ANÁLISE DE ASSUNTO NA CATALOGAÇÃO DE ASSUNTO 48

13. REFERÊNCIAS 61

ALAMO. Indexação e catalogação Conselho Regional de Biblioteconomia

6ª Região (CRB-6). Biblioteconomia, da Ciência da Informação e de áreas afins.
26 DE JULHO DE 2014. Acessado em: 06 de junho de 2020. Disponível em:
<http://blog.crb6.org.br/artigos-materias-e-entrevistas/indexacao-e-
catalogacao/>. 61

2
 NOSSA HISTÓRIA

A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de

empresários, em atender à crescente demanda de alunos para cursos de
Graduação e Pós-Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como
entidade oferecendo serviços educacionais em nível superior.

A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de

conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a
participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua
formação contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais,
científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o
saber através do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação.

A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma

confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base
profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições
modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica,
excelência no atendimento e valor do serviço oferecido.

3
 1. INTRODUÇÃO
O estudo do processo de análise de assunto no tratamento temático da
informação. Assim, trata do contexto sociocognitivo dos Catalogadores de
Assunto em contexto de diferentes Bibliotecas Universitárias. O campo da
Ciência da Informação apresenta-se em constantes investigações e discussões,
o que acontece pelo fato de esta ciência ser nova, ainda definindo conceitos,
metodologias, ou seja, procurando se consolidar enquanto ciência. Por
conseguinte, este fato é o que dá base e solidez para sua configuração, visto
que permeia os vários aspectos que envolvem a informação, a comunidade
usuária e o fazer profissional.

Um dos fatores que torna as ciências bem sucedidas é a descoberta de

que se pode utilizar aproximações entre os estudos. Se nos satisfizermos com
uma compreensão aproximada da natureza, é possível descrever grupos
selecionados de fenômenos, negligenciando outros que se mostrem menos
importantes (CAPRA, 1983).

Assim, podemos explicar fenômenos e, consequentemente, compreender

diferentes aspectos da natureza, sem a necessidade de compreendermos tudo
ao mesmo tempo. A Ciência da Informação, assim como os demais campos do
conhecimento, necessita incorporar aos processos de formação novas
abordagens que permitam o aprimoramento do diálogo entre os sujeitos que
interagem com os sistemas de informação, principalmente no que diz respeito
aos profissionais da informação e aos usuários. Um de seus objetivos é,
portanto, incentivar estudos que promovam conexões entre os sistemas de
informação e sujeitos na busca da informação (NEVES, 2006).

Com esse fim, a Ciência da Informação dialoga com outras áreas do

conhecimento que visam a estudos relativos à comunicação de modo geral,
especificamente aos relacionados à organização, representação e uso da
informação. “Na comunidade da Biblioteconomia e da Ciência da Informação, a
Organização do Conhecimento significa especialmente a organização da
informação em registros bibliográficos” (HJORLAND, 2003, p. 87, tradução
nossa).

4
 A Organização do Conhecimento busca a melhor e mais
adequada maneira para construir e utilizar representações, o que é
estudado pela Recuperação da Informação (HJORLAND, 2003).

Estudos em Organização do Conhecimento trazem subsídios para várias

áreas da Ciência da Informação, bem como o tratamento da informação. O
Tratamento Temático daInformação é visto como atividade necessária, pois os
seus processos geram produtos que possibilitam diretamente a recuperação da
informação. As atividades pertencentes ao Tratamento Temático da Informação
envolvem a ligação entre a informação e o usuário, por isso a realização de suas
tarefas exige do profissional da informação técnicas, habilidades e compromisso
com a sociedade, pois mediará um conhecimento registrado e assim permitirá
que este conhecimento se torne socializado.

Assim, o tratamento temático visa a caracterizar o documento partindo do

seu próprio conteúdo. Em contexto de Bibliotecas, o tratamento temático da
informação é realizado pela classificação, catalogação de assuntos e indexação.
Sente-se, pois, a necessidade de aprimoramentos e melhores especificações no
desenvolvimento das atividades dentro desses centros informacionais. “Dentro
desse bojo de evolução de técnicas de tratamento da informação, está ligada a
análise documentária como extensão do tratamento temático da informação que
comporta a geração de resumos e a indexação” (FUJITA, 2003a, p. 61).

Por análise, de maneira simples, se pode entender como sendo a

separação das partes de um todo até chegar a conhecer seus princípios e
elementos. Segundo a concepção da corrente francesa, introduzida por Gardin
(1981), a Análise Documentária é um macro universo no qual a indexação está
inserida, tendo, como seus seguidores, Guimarães, Cunha, Fujita, Gil Leiva,
Chaumier, Kobashi, Pinto Molina, Lara, Cintra, Ruiz Perez, entre outros
(GUIMARÃES, 2000).

A Análise Documentária, do ponto de vista dos teóricos espanhóis, divide-

se em dois níveis, o tratamento de forma, “que se refere ao tratamento físico da
informação e o tratamento de conteúdo, o tratamento temático, que representa
de forma condensada o conteúdo intrínseco (relevância do autor) ou extrínseco
(saliência do autor) do documento em questão” (FUJITA, 2003b, p. 5).

5
 Sob a perspectiva da corrente inglesa, a Análise Documentária e a
Indexação compreendem processos idênticos, incluindo-se a análise de assunto
como etapa inicial da indexação. É representada por autores como Lancaster,
Foskett, Campos, Van Slype, Farrow, dentre outros.

Assim como expõe Guimarães, Moraes e Guarido (2007, p. 95) “as bases
epistemológicas da análise documental1 de conteúdo remontam as três linhas
teóricas que seconstruíram e consolidaram historicamente, em distintas partes
do mundo ocidental” Segundo os autores, em uma primeira abordagem se
construiu a partir da visão do “subject cataloguing”, de orientação
predominantemente norte americana, e muito norteada pelos princípios de
Cutter e da tradução da Library of Congress, onde possui ênfase em catálogos
como produtos do tratamento temático da informação em bibliotecas. É
representada por autores como Cutter, Kaiser e Coates, em sua atualidade
também por Hope Olson e Sanford Berman.

Por outra abordagem, tem-se a Indexação predominantemente inglesa,

no qual os índices, como produtos do tratamento temático da informação,
procedem da utilização de linguagens de indexação, como os tesauros. Tem-se
como seguidores Foskett, Lancaster dentre outros (GUIMARÃES, MORAES E
GUARIDO, 2007).

Uma vertente notadamente norte-americana insere-se a Catalogação de

Assunto, enquanto operação intelectual que consiste em examinar o documento,
de modo a extrair os assuntos nele contido para determinar os rótulos verbais,
que servirão de ponto de acesso principal para busca e recuperação do
documento original. Portanto para esta pesquisa, adota-se o termo seguindo a
linha de pensamento norte americana, Catalogação de Assunto.

A Análise Documentária pode ser considerada, basicamente, como um

tratamento da informação, com a finalidade de elaborar representações que
servirão como ligação entre o usuário e o documento, visando a aplicação de
critérios de natureza descritiva ou temática, de modo a poder ser localizado tanto
por seus aspectos físicos, como também acessado por termos de assunto
(GUIMARÃES, 2003).

6
 Tendo em vista esse contexto, as Bibliotecas Universitárias são
organizações voltadas para o apoio ao ensino, à pesquisa e à extensão. Nelas
se desenvolvem ações, produtos e serviços para a sua clientela de tal maneira
que se atinjam os objetivos e metas traçadas em um determinado período.
Portanto, são instrumentos plurifuncionais porque dão acesso à informação,
confirmam dados e possibilitam avaliação (FUJITA, 2007).

Diante do exposto, as bibliotecas e os centros de documentação utilizam

novas tecnologias e as novas dimensões de acesso à informação para
estabelecerem sistemas satisfatórios de representação temática, bem como os
processos que envolvem a classificação, a indexação e a catalogação de
assunto.

1.1- METOODOLOGIA
Para a construção deste material, foi utilizada a metodologia utilizada de
pesquisa bibliográfica e descritiva, com o intuito de proporcionar um
levantamento de maior conteúdo teórico a respeito dos assuntos abordados.

Segundo Gil, a pesquisa bibliográfica consiste em um

levantamento de informações e conhecimentos acerca de um tema a
partir de diferentes materiais bibliográficos já publicados, colocando em
diálogo diferentes autores e dados.

Entende-se por pesquisa bibliográfica, a revisão da literatura sobre as

principais teorias que norteiam o trabalho científico. Essa revisão é o que
chamamos de levantamento bibliográfico ou revisão bibliográfica, a qual pode
ser realizada em livros, periódicos, artigo de jornais, sites da Internet entre outras
fontes. Outro método utilizado foi à metodologia de ensino Waldorf, esta
metodologia é uma abordagem desenvolvida pelo filósofo Rudolf Steiner.

Ele acreditava que a educação deve permitir o desenvolvimento

harmônico do aluno, estimulando nele a clareza do raciocínio, equilíbrio
emocional e a proatividade. O ensino deve contemplar aspectos físicos,
emocionais e intelectuais do estudante.

A pesquisa é descritiva, de campo e histórica, apoiada em técnicas de

análise documental sobre a legislação e os planos de ensino obtidos,
bibliográfica (MALHOTRA, 2006; COOPER; SCHINDLER, 2003; VERGARA,

7
2003; LUNA, 2002), e de análise de conteúdo (BARDIN, 2004). O planejamento
e a revisão da literatura ocorreram durante o segundo semestre de 2007; a coleta
dos dados, a análise e a apresentação dos resultados ocorreu durante 2008.

Ainda para a construção deste, foi utilizado a etnometodologia, pela

fenomenologia e pelo legado de Wittgenstein, além de alguns elementos
marxistas e outros pensamentos mais contemporâneos, como os desenvolvidos
por Pierre Bourdieu e Anthony Giddens.

Segundo Nicolini, Gherardi e Yanow (2003) a noção de prática, na sua

essência filosófica, está baseada em quatro grandes áreas do saber - na tradição
marxista, na fenomenologia, no interacionismo simbólico e no legado de
Wittgenstein, das quais podem ser citados fenômenos como: conhecimento,
significado, atividade humana, poder, linguagem, organizações, transformações
históricas e tecnológicas, que assumem lugar e são componentes do campo das
práticas para aqueles que delas compartilham.

Com tudo, o intuito deste modelo é possibilitar os estudos e contribuir para

a aprendizagem de forma eficaz, clara e objetiva.

2. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS

Além de controlar o prazo de guarda dos documentos, sua tramitação,
cuidar de sua conservação e quem pode acessá-los, outra atribuição do arquivo
é, naturalmente, guardar os documentos e mantê-los em ordem, de forma que
se possa localizá-los quando necessário.

8
 Garanto que isso não é novidade para você, uma vez que seu arquivo
pessoal deve ser rigorosamente organizado, certo? Ok, talvez não seja tão
organizado quanto você gostaria que fosse, mas nesta aula você vai perceber
que já usa diversos métodos arquivísticos que são objeto de prova e nem sabia.
Comecemos então pelas embalagens e mobiliários normalmente utilizados nos
arquivos para a guarda de documentos.

3. MODELOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS

Ao contrário das bibliotecas, onde os livros, para facilitar a pesquisa,
costumam ser armazenados soltos nas estantes, no arquivo é importante utilizar
embalagens que protejam os documentos durante o período em que estarão
guardados e também que facilitem a pesquisa. Nesse caso, é comum a utilização
de pastas, caixas ou envelopes.

Os modelos de pastas mais utilizados nos arquivos são:

1) Pastas suspensas

2) Pastas A-Z

3) Pastas em L

4) Pastas sanfonadas

As pastas suspensas são as mais comuns, muito utilizadas nos arquivos

correntes. Nelas, são agrupados documentos soltos, como ofícios, memorandos
e contratos, que são ordenados dentro de cada pasta e guardados em armários
ou arquivos de gavetas. O nome pasta suspensa vem justamente do fato de que
elas ficam suspensas quando armazenadas. Normalmente, contam com uma
guia, na qual é anotado o nome ou assunto a que se referem os documentos
nelas acondicionados (lembra dos termos? Documento na embalagem =
acondicionado; documento no mobiliário = armazenado).

9
 As pastas A-Z são pastas que contam com um gancho central, no qual os
documentos são perfurados e inseridos. Esta pasta é armazenada em pé,
geralmente em armários e estantes e, ao contrário do que o nome diz, não
permite apenas a ordem alfabética, mas também a ordem numérica ou qualquer
outra que a empresa aplique aos documentos ali depositados. É também
bastante utilizada nos arquivos correntes, montados nos setores de trabalho.

As pastas em L são utilizadas como divisórias dentro de unidades de

acondicionamentos maiores. Geralmente coloridas, elas permitem criar
subdivisões dentro de outras pastas. É provável que você as utilize em seu
arquivo pessoal.

10
 As pastas sanfonadas são aquelas que apresentam várias divisórias, de
modo que os documentos podem ser separados de acordo com o assunto,
ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição. São bastante
utilizadas nos arquivos pessoais, mas podem ser encontradas também em
arquivos institucionais.

No caso das caixas, geralmente são utilizadas as chamadas caixas box

ou caixas de arquivo (indevidamente chamadas de caixas de arquivo morto por
pessoas não ligadas à área de arquivo). Podem ser de papelão ou de plástico.
A bibliografia sugere as de papelão como mais adequadas, pois apresentam
maior durabilidade e menor acidez, conservando melhor os documentos ali

11
depositados. São bastante utilizadas nos arquivos intermediários e seu tamanho
é próprio para o acondicionamento de folhas A4 ou ofício, não havendo a
necessidade de dobrá-las quando guardadas.

Uma vez apresentadas as pastas, vamos aos modelos de arquivos

presentes nos arquivos. O mais tradicional é o arquivo de gavetas, em que os
documentos são armazenados, geralmente, em pastas suspensas. É utilizado,
quase sempre, nos arquivos correntes e é bastante prático na busca dos
documentos.

Outro modelo de arquivo é aquele destinado a guardar documentos em

formato de ficha, sendo, portanto, chamado de fichário. Com o advento dos
sistemas informatizados, os fichários perderam muito do status que possuíam
anos atrás, sendo hoje bem menos utilizados, mas ainda é possível encontrá-los
em instituições que se utilizam de fichas em seu dia a dia. Você já deve ter visto

12
esse modelo em academias, clínicas ou até mesmo em bibliotecas que ainda
não foram informatizadas.

Os arquivos deslizantes, por sua vez, são formados por fileiras de

estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a
abertura na estante em que se deseja colocar ou buscar o documento. É uma
alternativa para otimizar o espaço do ambiente, mas é relativamente cara, tanto
na instalação quanto na manutenção, o que exige um estudo detalhado para
verificar sua aplicabilidade. Geralmente é adotada em empresas que não
dispõem de outro espaço para guardar seus documentos.

Na prática, qual o melhor modelo de pasta ou de arquivo? Depende do

material a ser arquivado (papel, mídia digital, fitas de vídeo...), do tamanho dos
documentos e até mesmo da frequência de uso deles. O responsável pelo
arquivamento deve analisar todos esses aspectos para definir a melhor
embalagem e o melhor mobiliário para cada situação.

13
4. TIPOS DE ARQUIVAMENTO
Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser
guardados em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão
posicionados: vertical ou horizontal.

4.1- ARQUIVAMENTO VERTICAL

Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados lado a lado,
um atrás do outro (na posição vertical, como o nome diz). O arquivamento
vertical tem como vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível
retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba por
prejudicar a conservação dos documentos, pois o papel tende a amassar quando
guardado dessa forma.

É altamente recomendado para os arquivos correntes, em que a busca

dos documentos é mais frequente; tanto é que as pastas suspensas e as pastas
A-Z, mais utilizadas nessa idade, adotam este tipo de arquivamento. Também é
largamente utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas de arquivo são
armazenadas dessa forma.

4.2- ARQUIVAMENTO HORIZONTAL

Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados uns sobre os
outros, formando pilhas de documentos. Apesar de conservar melhor os
documentos, o arquivamento horizontal acaba por dificultar a busca a eles, uma

14
vez que, para pegar qualquer documento, há a necessidade de remover os
outros que estão por cima dele.

Este tipo de arquivamento é recomendado para os arquivos permanentes,

em que a preservação do documento é extremamente importante, devido ao
valor histórico da documentação. Também é recomendado para documentos de
grandes dimensões, como mapas e plantas. o procedimento de colocar os
documentos em embalagens que ajudam a protegê-los é chamado de
acondicionamento.

O procedimento de colocar o documento, acondicionado ou não, no

mobiliário apropriado, de acordo com suas características físicas é chamado de
armazenamento. Uma vez acondicionado e armazenado, podemos dizer que o
documento está devidamente arquivado. Ou seja, acondicionamento +
armazenamento = arquivamento.

5. GUIA- FORA
Se você achou estranho o nome, não se assuste; é algo bastante comum
nos arquivos e de fácil entendimento. Guia-fora nada mais é do que um
formulário preenchido com os dados do documento desarquivado, colocado no
lugar dele, para indicar sua localização e facilitar o rearquivamento.

Dessa forma, quando o documento sai do arquivo, fica esta guia no lugar
dele: daí o nome guia-fora (indicador do que está fora do arquivo). Você já deve
ter visto esta situação em uma locadora, por exemplo, quando o funcionário

15
coloca dentro da capa do filme a via contendo os dados do cliente, para indicar
quem está com o filme e o prazo de devolução. Esta guia é importante,
principalmente, para arquivos que não têm controle informatizado de empréstimo
de documentos.

6. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para
colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. Existem diversas formas
de ordenação aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia
técnica e algumas regras para a sua utilização. Essas regras são abordadas na
bibliografia arquivística (mais uma vez pela nossa amiga Marilena Leite Paes,
em sua obra Arquivo: teoria e prática, na qual dedicou um capítulo para esse
assunto).

Para facilitar, vamos começar apresentando um esquema do que iremos

trabalhar, no qual podemos verificar os métodos de arquivamento aplicados aos
arquivos.

6.1- MÉTODO ALFABÉTICO

Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os
documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou
eventos, por exemplo). É bastante aplicado no dia a dia das instituições. Os
arquivos que contêm as pastas dos clientes, dos fornecedores ou dos
empregados da instituição, por exemplo, podem ser ordenados pelo nome
dessas pessoas ou instituições, o que caracteriza a utilização do método
alfabético. A bibliografia apresenta ainda uma variante do método alfabético, que
é o método variadex (é isto mesmo: variadex).

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 Nesse método, além de colocar os documentos em ordem alfabética,
ainda há a utilização de cores para indicar as letras iniciais, de forma que o
arquivamento se torna mais fácil, uma vez que a cor ajuda a localizar a posição
do documento dentro do arquivo. Podemos, inclusive, acrescentar essa
informação em nosso esquema, acrescentando o método variadex à frente do
método alfabético, para não esquecer.

O método variadex é uma variante do método alfabético, uma vez que,

primeiramente, ordenam-se os documentos por nome. Não caia na história de
que ele pode ser utilizado com números. Ele é sempre alfabético.

Estas são regras internacionais, e no Brasil temos inclusive uma norma

da ABNT (norma 6023) que fundamenta este assunto. Não sugiro que você leia
essa regra, pois os examinadores costumam utilizar como bibliografia o livro da
Marilena Leite Paes, no qual ela apresenta as regras e exemplos de cada uma.
Até mesmo esses exemplos utilizados pela autora costumam ser aplicados nas
provas, às vezes com leves alterações.

7. REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, que são chamadas de
regras de alfabetação.

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 Você percebeu que a ordenação não se dá pelo primeiro nome da pessoa,
e sim pelo último sobrenome dela, que é deslocado para o início, após o qual
devemos colocar uma vírgula e completar com o primeiro nome (aqui chamado
de prenome) e o segundo nome, e os demais, se houver.

Dessa forma, a ordenação se dá pelo último sobrenome da pessoa, e não

pelo primeiro nome dela como fazemos normalmente no Brasil. Não é à toa que
as passagens aéreas são emitidas dessa forma ou a relação de autores na
bibliografia de trabalhos acadêmicos exige essa forma de apresentação dos
nomes. Ela é feita justamente para permitir a ordenação alfabética no padrão
internacional.

Em alguns casos, podemos nos deparar com pessoas que têm o mesmo
sobrenome no final. Como proceder nessa situação? Nesse caso, considere o
prenome, pois é o que vem logo após o último sobrenome quando levamos este
último para o início.

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 Esta é a regra básica para ordenação de nomes. O problema é que
existem algumas exceções, e são elas que o examinador aplica nas questões
para tentar complicar a vida do candidato. É possível que você já tenha aplicado
esta regra quando organizou autores em sua monografia ou em trabalhos da
faculdade ou mesmo do ensino médio. Ocorre que, na maioria das faculdades e
escolas, os professores só conhecem a primeira regra (quando conhecem) e não
exigem as exceções. Vamos a elas, então, para não ter problemas em sua prova.

Quando nos deparamos com sobrenomes compostos no final do nome da

pessoa (formados por substantivo e adjetivo ou ligados por hífen), não devemos
separar as palavras que formam esse sobrenome, pois a regra é levar o último
sobrenome para o início, e não a última palavra. No primeiro exemplo
apresentado, o último sobrenome da pessoa é Castelo Branco, e não Branco, e
por isso não se deve levar só a última palavra para o início (“Branco, Camilo

19
Castelo” estaria errado). Você percebeu que, na prática, continuamos com a
mesma lógica da primeira regra, ou seja, ainda estamos organizando pelo último
sobrenome da pessoa.

Esta regra também não trouxe novidades, já que sobrenomes de Santos

não deixam de ser compostos por substantivo e adjetivo (Santa Clara, Santa
Cruz, Santa Fé...) e, por isso, seguem a mesma regra anterior.

Esta regra é aplicada quando, no arquivamento, o primeiro nome foi

abreviado e não se sabe qual é o primeiro nome da pessoa. Você já deve ter
percebido que não se deve abreviar o último sobrenome, mas os outros podem
ser abreviados, se houver necessidade (o mais comum é abreviar o sobrenome
do meio). Agora você sabe por que não se deve abreviar o último sobrenome:
porque é ele que será utilizado para a ordenação. Quando o primeiro nome está
abreviado, coloque-o no início da letra a que está vinculado, como a regra
sugere.

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 Esse é um caso muito comum no Brasil. Os sobrenomes Silva, Costa,
Araújo, Oliveira e outros normalmente aparecem antecedidos pelas palavras de,
da, do ou dos. Quando levamos o último sobrenome para o início, a preposição
não é considerada, da mesma forma que a conjunção “e”, como no caso do nome
“José Pereira e Sousa”, que deve ser ordenado como “Sousa, José Pereira e”.

Aqui temos uma regra para tratar de sobrenomes de parentesco, ou seja,

casos em que a pessoa tem, ao final de seu nome, um sobrenome que indica
que herdou o nome completo do pai, do tio ou do avô. Você certamente conhece
alguém com um sobrenome assim. Nesse caso, o sobrenome de parentesco
deve ir para o início acompanhado do sobrenome anterior, como nos exemplos
apresentados. Isso acontece porque, formalmente, a pessoa deve ser tratada
pelo sobrenome anterior, e não pelo sobrenome de parentesco (não existe
senhor Júnior, e sim senhor Moreira Júnior, por exemplo).

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 O sobrenome de parentesco, de acordo com as regras, não deve ser
considerado quando os nomes são ordenados, ou seja, no caso do nome “Viana
Neto, Henrique”, após o Viana, consideramos diretamente o nome Henrique,
pulando o sobrenome de parentesco Neto, que deve ser ignorado na
alfabetação. Ele só será considerado em casos em que o nome completo é
rigorosamente igual, como destaca Marilena

Leite Paes:

Quando a autora afirma que os títulos não são considerados, ela está se
referindo ao fato de que eles são deslocados para o final, entre parênteses.

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 Você deve ter reparado que a regra para nomes estrangeiros é a mesma
regra geral aplicada aos brasileiros, não? O problema é que existem exceções,
e essas exceções é que são inseridas nas questões para tentar complicar a vida
do candidato. Vamos a elas, então!

No caso de sobrenomes estrangeiros, é comum que haja uma partícula

antecedendo o último sobrenome. O correto é considerar essa partícula quando
for escrita com letra maiúscula, pois, nesse caso, essa partícula faz parte do
último sobrenome. Isso é muito comum em sobrenomes italianos (Da Vinci, Di
Caprio, Di Rossi...), holandeses (Van Gogh, Van Basten, Van Persie), irlandeses
(O’Brian, O’Neill), escoceses (Mc Donalds, Mc Lane, Mc Cartney) e outros.

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Quando essa partícula é minúscula, ela não faz parte do último sobrenome e,
por isso, não deve ser considerada.

A autora cita os nomes espanhóis, mas, na prática, a regra vale para

qualquer país que fale espanhol, ou seja, países hispânicos. Nesse caso, os
nomes são ordenados pelo penúltimo sobrenome, e não pelo último, como
manda a regra geral. Isso ocorre porque, na tradição espanhola, o sobrenome
paterno vem antes do materno, e, na prática, as pessoas são tratadas pelo
penúltimo sobrenome, que representa a família. Lionel Andres Messi Cuccinatti
é conhecido como Messi, Diego Armando Maradona Franco é conhecido como
Maradona, e assim por diante.

No caso de nomes orientais e árabes, a regra determina que eles não

devem sofrer qualquer alteração. Isso ocorre porque, na tradição oriental, o
sobrenome da pessoa vem no início do nome dela. É isso mesmo: no início. No
caso de Mao Tsé Tung, por exemplo, o sobrenome é Mao, e já está no início, o
que significa que o nome não precisa ser alterado para que possa ser ordenado
alfabeticamente.

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 Para nomes de empresas, basta que o artigo inicial seja deslocado para
o final e colocado entre parênteses. Se não houver artigo no início, não precisa
ser feita nenhuma alteração, bastando que o nome seja organizado como se
apresenta. Você observou que há um exemplo em inglês na bibliografia, o que
faz com que surjam exemplos nessa língua nas provas.

Nos nomes de eventos, basta que o numeral do início seja deslocado para
o final, entre parênteses. Se não houver numeral no início, não é necessária
qualquer alteração.

25
8. MÉTODO GEOGRÁFICO
Outra maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por
local ou procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método
utilizado é chamado de geográfico. Para o método geográfico, não existem
regras internacionais como no alfabético, mas, em sua obra, Marilena Leite Paes
sugere algumas regras para facilitar a busca dos documentos ordenados por
esse método, e essas regras viram obrigatoriedade nas questões.

8.1- ORDENAÇÃO POR CIDADE

Quando os documentos são ordenados por cidade, a autora sugere que

simplesmente a ordenação seja feita de forma alfabética, a partir dos nomes das
cidades. O detalhe a mais é que, ao final de cada cidade, o estado deve ser
destacado entre parênteses.

8.2- ORDENAÇÃO POR ESTADO

“Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser
alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem
alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as
capitais

26
 Quando os documentos são ordenados por estado, a autora sugere que
os estados sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima, primeiro
veio o estado de Amazonas, depois Rio de Janeiro e depois São Paulo). Dentro
de cada estado, a regra é começar pela capital, independentemente da ordem
alfabética, e depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a capital.
A vantagem é que a capital, por ser a mais utilizada, estará mais acessível.

8.3- ORDENAÇÃO POR PAÍS

Quando os documentos são ordenados por país, a autora sugere a

mesma regra aplicada aos estados, ou seja, que os países sejam ordenados
alfabeticamente (no exemplo citado acima, primeiro veio a pasta da França e
depois a pasta de Portugal). Dentro de cada país, a regra é começar pela capital,
independentemente da ordem alfabética, e depois ordenar as demais cidades
alfabeticamente, após a capital.

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 8.4- MÉTODO NUMÉRICO
Como o nome sugere, o método numérico é aquele em que os
documentos são ordenados por número. A bibliografia adotada na elaboração
de questões de provas sugere três subdivisões para o método numérico, que
são: numérico simples, numérico cronológico e numérico dígito-terminal.

8.4.1- NUMÉRICO SIMPLES

Como o próprio nome indica, o método numérico simples é bastante

simples: basta numerar os documentos sequencialmente e ordená-los pelo
número que receberam. É isso mesmo. Não é à toa que o nome do método é
numérico simples. É bastante utilizado, por exemplo, para a ordenação de pastas
de funcionários, clientes, fornecedores e outras situações em que, para cada
pessoa, é atribuído um número, como por exemplo o número de matrícula ou
cadastro.

No caso de vagar uma pasta no arquivo, o número pode ser utilizado para
um novo documento. É importante que haja um índice que possa ser utilizado
para identificar o número sob o qual o nome procurado foi arquivado (veremos
esse detalhe quando falarmos em métodos diretos e indiretos).

8.4.2- NUMÉRICO CRONOLÓGICO

“Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta
modalidade é adotada em quase todas as repartições públicas”. Marilena Leite Paes

O método numérico cronológico é aquele em que trabalhamos com data.

A autora sugere que pode ser utilizado combinado com o número do documento,
porque é comum nos órgãos públicos documentos com um número de

28
identificação, acrescido de seu ano, como por exemplo: Processo 127/2015, em
que 2015 é o ano do processo.

Na prática, no entanto, é bastante comum que a ordenação considere

apenas a data (dia, mês ou ano), o que não deixa de configurar, até com mais
propriedade, este método.

Numérico dígito-terminal

“Este método surgiu em decorrência da necessidade de serem

reduzidos erros de arquivamento de grandes volumes de documentos,
cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são
numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma
peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em
grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda,
formando pares. Decompondo-se o número 829.319, tem-se os
seguintes grupos: 82-93-19. O arquivamento dos documentos é feito
considerando-se em primeiro lugar os dois últimos algarismos,
seguindo-se os dois anteriores, se os dois últimos forem iguais, e assim
sucessivamente. Quando restar apenas um dígito no primeiro grupo, ele
deve ser completado com o número 0. Exemplo: 41.567 -> 04-15-67”.

Marilena Leite Paes

Este método é adotado quando há documentos com muitos algarismos,

em que a ordenação se torna trabalhosa e muito sujeita a erros de arquivamento.
Na prática, os números são dispostos em grupos de dois algarismos, lidos da
direita para a esquerda, formando pares, e depois o arquivamento é feito pelos
dois últimos algarismos.

Não entendeu? Vamos a um exemplo prático:

Se você tivesse que ordenar os números a seguir:

 56.212
 86.212
 94.217
 218.703
 672.789
 972.689

29
 Observe que os números já estão ordenados de forma crescente (como
acontece no método numérico simples). Ao utilizarmos o método dígito-terminal,
em primeiro momento, temos de separar os algarismos em grupos de dois
algarismos, lidos da direita para a esquerda, completando o último grupo (que
no caso estará no início do número) com 0, se sobrar apenas um algarismo. Os
números apresentados ficariam assim:

 05-62-12
 08-62-12
 09-42-17
 21-87-03
 67-27-89
 97-26-89

Após a separação em grupos de dois algarismos, a ordenação é feita

considerando-se o último grupo de dois algarismos. Se estes forem iguais,
considera-se os dois anteriores e assim por diante. A ordenação no exemplo em
questão ficaria assim:

1) 21-87-03
2) 05-62-12
3) 08-62-12
4) 97-26-89
5) 67-27-89

A utilização do método dígito-terminal é aconselhada quando trabalhamos

com documentos com número de identificação contendo muitos algarismos. Na
sua obra, Marilena Leite Paes apresenta exemplos em que os números são
compostos por 6 algarismos, o que resulta na separação em três grupos. Por
isso, normalmente as questões de prova apresentam números com essa
quantidade de algarismos.

8.5- MÉTODO IDEOGRÁFICO

O método ideográfico é aquele em que os documentos são ordenados por
assunto. É muito utilizado nas instituições e até no nosso arquivo pessoal. É bem
provável que você organize seu material de estudo por matérias ou disciplinas.

30
Nesse caso, podemos afirmar que você está utilizando este método de
arquivamento. Como os documentos são ordenados por assunto ou tema,
também encontramos na bibliografia arquivística este método chamado de
método temático ou simplesmente método por assunto. Portanto, considere as
três formas como corretas.

Marilena Leite Paes (mais uma vez ela) faz a seguinte observação a
respeito da ordenação de documentos por assunto:

“O método de arquivamento por assunto não é, porém,

de fácil aplicação, pois depende da interpretação dos
documentos sob análise, além de amplo conhecimento das
atividades institucionais”. Marilena Leite Paes

O que a autora destaca é que, na ordenação por assunto, o responsável

pelo arquivamento terá que ler o documento, interpretá-lo e identificar seu
assunto, o que exige conhecimentos acerca dos assuntos tratados no
documento e um amplo conhecimento das atividades realizadas pela instituição.
Não é, portanto, um método de fácil aplicação.

Outro detalhe a ser observado a respeito do método de arquivamento por

assunto é que, uma vez criadas as pastas de cada assunto, é importante que
elas sejam ordenadas de forma que permitam a localização do assunto
desejado. Nesse caso, podemos utilizar a ordenação alfabética ou numérica
para os assuntos.

8.5.1- MÉTODO IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO

Neste caso, as pastas dos assuntos são ordenadas alfabeticamente
dentro do arquivo. Parece simples, não? Só que aqui a bibliografia sugere duas
formas diferentes de ordenação alfabética: aquela em que os assuntos são
ordenados em um único nível, e aquela em que os assuntos são ordenados em
diversos níveis hierarquizados. Complicou? Não se desespere. Não é tão
complicado quanto parece.

8.5.1.1. MÉTODO DICIONÁRIO

No método dicionário, os assuntos são ordenados simplesmente em
ordem alfabética, como apresentado no esquema a seguir:

31
  Aposentadoria
 Cirurgias
 Diárias
 Empréstimos
 Férias
 Financiamentos
 Licenças
 Transferências
 Viagens

Você observou que, no exemplo apresentado, os assuntos estão

rigorosamente em ordem alfabética, sem a separação por área, o que caracteriza
a classificação ou ordenação em um único nível. Essa forma de ordenação de
assuntos caracteriza o método dicionário. Ele é chamado dessa forma porque é
assim que as palavras são ordenadas no dicionário.

8.5.1.2. MÉTODO ENCICLOPÉDICO

Após ser apresentado ao método dicionário, sua dúvida passa a ser: como
seria a ordenação em vários níveis hierarquizados? Essa forma de ordenação
dos assuntos vai caracterizar o método enciclopédico. Neste método, os
assuntos são distribuídos por áreas, ordenadas alfabeticamente, que por sua vez
são subdivididas em assuntos mais específicos, criando-se, assim, o segundo
nível de ordenação, e outros níveis, se for necessário. Cada nível será sempre
apresentado em ordem alfabética.

Ficou difícil de entender? Fica mais fácil quando buscamos um exemplo

prático. Os mesmos assuntos apresentados anteriormente ficariam assim
distribuídos:

 FINANÇAS

Empréstimos

Financiamentos

Bancários Rurais

 PESSOAL

Aposentadoria

Diárias

32
 Férias

Licenças

Maternidade

Paternidade

Transferências

 SAÚDE

Cirurgias

Exames

Exames de sangue

Exames de urina

Você pode observar que os assuntos foram distribuídos em três níveis

hierarquizados (poderíamos criar novos níveis, se necessário). Todos os níveis
estão ordenados alfabeticamente. Os documentos relativos à licença-
maternidade serão arquivados na pasta de PESSOAL, na subpasta Licenças e
na subdivisão Licença- -maternidade. Se você achou complicado, é só lembrar
como você organiza as pastas no seu computador. Percebeu? O Windows
Explorer utiliza esse mesmo esquema para ordenar as pastas. É o chamado
método enciclopédico. Ele tem esse nome porque, nas enciclopédias, os
volumes são organizados por área e, em cada volume, os assuntos são
ordenados alfabeticamente.

8.5.1.3. MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO

Em um primeiro momento, parece óbvio que os assuntos sejam
ordenados alfabeticamente. Ocorre que também podemos organizá-los por
número, e eu diria que essa ordenação é até mais utilizada nas instituições.
Parece estranho? Não é tão complicado. Nesse caso, os assuntos são
codificados e a ordenação é feita por meio dos códigos de assunto. É a mesma
forma que os assuntos são distribuídos, por exemplo, no edital do concurso.
Imagine o exemplo a seguir:

33
 Perceba que os assuntos estão distribuídos de forma hierarquizada, como
no método enciclopédico que vimos há pouco, mas nesse caso não são
ordenados de forma alfabética, e sim pelos números que receberam, que
representam seus respectivos códigos. Sua dúvida agora é: como esta forma
será aplicada aos documentos dentro do arquivo? Vamos analisar o passo a
passo desta operação:

1) Codificação dos assuntos da instituição, criando o plano de

classificação;
2) Anotação dos códigos de classificação nos documentos;
3) Ordenação do arquivo pelos códigos de classificação.

34
 O primeiro passo seria levantar todos os assuntos trabalhados na
instituição, criando um esquema hierarquizado em que cada assunto receberá
um código. Para essa atividade, é imprescindível que o responsável conheça
bastante a estrutura e as atividades desenvolvidas pelo órgão, pois deverá
abordar todas as atividades de forma detalhada. Esse levantamento resultará na
criação do Plano de classificação da instituição.

Se tiver curiosidade, pesquise no Google o termo plano de classificação

e você terá como resultado exemplos de planos de diversos órgãos diferentes.
Vamos imaginar um plano de classificação bem resumido para entender como
ele funciona.

Observe que a lógica é a mesma do método enciclopédico. A diferença é

que aqui cada assunto recebe um código. Cada instituição desenvolverá seu
próprio plano de classificação, pois os assuntos e as atividades variam de órgão
para órgão.

O segundo passo é anotar, em cada documento que ingressa na

instituição (seja documento produzido ou recebido), o seu código de assunto.
Essa codificação é realizada, normalmente, no setor de protocolo, na atividade
de classificação (separação por assunto ou por área). Veja que o plano de
classificação auxilia o protocolo a identificar a área para a qual o documento será

35
entregue. No nosso exemplo, todo documento cujo código inicie com 1 será
encaminhado à área de pessoal, documentos cujo código comece com 2 será
encaminhado à área financeira e que comecem com o código 3, para a área de
informática.

Em um último momento, o arquivo será ordenado pelos códigos de

classificação. Nesse momento, observa-se o código anotado na primeira página
do documento (ou capa, em se tratando de processo), que identificará a pasta
ou o local em que o documento será arquivado.

Em resumo: cria-se o plano de classificação com os códigos, anota-se o

código em cada documento quando de sua entrada e, finalmente, organiza-se o
arquivo pelos códigos de classificação. Para não ficar só nisso, este método
ainda pode ser subdivido em dois métodos distintos: decimal e duplex

8.5.1.4. MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO

DECIMAL
Neste método, os assuntos são distribuídos em, no máximo, 10 áreas.
Cada área, por sua vez, terá, no máximo, 10 subdivisões, e isso se repete em
cada nível criado. É por isso que o método é chamado de decimal. É o método

36
utilizado nas bibliotecas, por exemplo. Pode parecer estranho, mas a biblioteca
é organizada em 10 áreas, a partir de um plano de classificação que a
biblioteconomia chama de CDU (Classificação Decimal Universal). Não
acredita? Pois bem, a CDU divide todo o conhecimento humano em 10 áreas,
codificadas de 0 a 9:

A partir dessas áreas, temos todos os assuntos devidamente codificados

em níveis hierarquizados, sendo que cada nível criado é identificado por apenas
um algarismo (de 0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos
ter infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado terá sempre 10
opções. Por exemplo, a classe 3, de Ciências Sociais, pode ser subdividida de
30 a 39. No caso, 34 identifica a área de Direito.

Portanto, todo código relacionado à área de Direito começa com 34. A

área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em no máximo 10 subclasses: 340 a 349
(Direito Civil, por exemplo, está no código 347). A cada três algarismos, é
colocado um ponto para facilitar a leitura.

Assim, podemos ter um livro classificado no código 347.124.569.32. Esse

livro trata do assunto 3 (Ciências Sociais), 34 (Direito), 347 (Direito Civil) e assim
por diante. Veja que toda a biblioteca é organizada dessa forma, e cada livro tem
seu código de assunto anotado em sua lombada, de modo que, no momento em
que os livros são separados para guarda, basta olhar esses códigos e guardar
nos locais corretos. Essa forma de ordenação facilita consideravelmente a vida

37
dos funcionários do arquivo, pois não há necessidade de ler os documentos para
poder guardá-los.

Só para efeito de exemplo, no TJDFT adotamos esta metodologia para a

ordenação de nossa documentação, incluindo os processos judiciais. Um
processo referente a homicídio, por exemplo, é classificado no código 211.1, a
partir de nosso plano de classificação.

Não se desespere, não há necessidade de decorar os códigos de cada

assunto, até porque, na Arquivologia, ao contrário da Biblioteconomia, cada
instituição cria seu próprio plano de classificação. O importante é conhecer a
metodologia.

8.5.1.5. MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO

DUPLEX
Funciona da mesma forma que o método decimal, ou seja, os assuntos
são codificados e ordenados hierarquicamente, só que, nesse caso, não há a
limitação de 10 áreas por nível. Assim, os códigos devem ser criados colocando-
se um traço para identificar o nível. Se adotássemos este método no TJDFT,
para o mesmo exemplo anterior, teríamos:

38
 Parece a mesma coisa? A diferença é que poderíamos, nesse caso,
chegar a códigos de assunto mais ou menos assim: 2-15-18-21-4, por exemplo.
Observe que, em alguns níveis, temos códigos que ultrapassam o limite de 10,
imposto no método decimal, em que cada nível será representado por apenas
um código (de 0 a 9). O traço se torna necessário para podermos identificar cada
nível.

Enfim, o método ideográfico é bastante interessante e muito utilizado nas

instituições e devem-se observar todos esses detalhes para que ele possa ser
aplicado com eficiência.

9. SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
Todos esses métodos vistos até agora podem ser classificados em dois
sistemas: diretos ou indiretos. Essa classificação está relacionada à forma como
se busca os documentos no arquivo, de forma direta ou indireta. Como assim?
Bem, vamos à explicação.

 SISTEMA DIRETO

Sistemas diretos são aqueles que não exigem a adoção de um índice

auxiliar para localizar os documentos no arquivo, ou seja, a busca é feita
diretamente no local em que ele está arquivado. Fazem parte deste sistema os
métodos alfabético, geográfico e ideográficos alfabéticos (tanto o dicionário
quanto o enciclopédico). Não entendeu? Talvez seja mais fácil entender se você
verificar o que são os métodos indiretos.

 SISTEMA INDIRETO

39
 Sistemas indiretos são aqueles que, para buscar o documento no arquivo,
há a necessidade de se consultar um índice alfabético que remeta ao número
em que o documento está arquivado. São classificados neste sistema os
métodos numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e os
métodos ideográficos numéricos (tanto o decimal quanto o duplex).

Se o arquivo está organizado por nome, problema resolvido. O nome que

o usuário informou é o suficiente para ir diretamente em busca do documento,
por isso chamamos de métodos diretos. Ora, se o seu chefe solicita que você
busque a pasta do Sr. José Pereira Tavares, você já sabe que está na letra T,
de Tavares, e vai diretamente até ela. Se ele solicita a pasta de Portugal, você
vai diretamente na letra P e a localiza. Se a solicitação foi pela pasta de férias e
os assuntos foram ordenados alfabeticamente, você vai até a letra F e localiza a
pasta. Fácil, não?

O problema é quando os documentos foram organizados por número ou

por códigos numéricos. Quando você vai a uma biblioteca, por exemplo, você
sabe o título do livro, autor ou assunto do livro que você deseja, mas
provavelmente não sabe o código sob o qual ele está organizado na biblioteca.
Para que o usuário busque o livro desejado na estante, é necessário a
disponibilização de um sistema, no qual ele poderá pesquisar pelo nome do autor
ou do livro e o sistema informará o código em que ele está arquivado.

É, portanto, uma busca indireta, pois exige que passemos pelo índice
antes de ir para o documento. Isso acontece em todas as situações em que a
ordenação é feita por número. Analise, por exemplo, sua agenda telefônica.
Provavelmente você não sabe de cor o número de todos os seus contatos (ou
sabe?).

É necessário, portanto, que você mantenha um índice (que é a sua

agenda) para que você, após consultar esse índice, obtenha o número desejado
e faça sua ligação. É um perfeito exemplo de um sistema indireto de busca pelo
nome desejado. A busca na agenda é direta, mas se chega ao número desejado
indiretamente. Viu só? Não é tão difícil. Esse índice pode ser tanto informatizado,
que é o mais comum hoje em dia, como pode ser manual, por meio de listas
impressas ou fichários, que eram mais comuns anos atrás. A desvantagem do

40
sistema indireto é que a busca passa a depender desse índice, e quando o
sistema está fora do ar não há como localizar qualquer documento.

Etapas do arquivamento

Ao se arquivar os documentos, podemos identificar algumas etapas, que

Marilena Leite Paes chama de “operações de arquivamento”. São elas:

 Inspeção;
 Estudo;
 Classificação;
 Codificação;
 Ordenação;
 Guarda dos documentos.

Inspeção “Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento

para verificar se os mesmos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se
procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma
rotina preestabelecida.”

A etapa de inspeção consiste, basicamente, em verificar se o documento

que chegou para ser arquivado realmente já foi concluído ou foi encaminhado ao
arquivo por engano. É importante evitar que documentos que deveriam estar
tramitando sejam guardados antes de sua conclusão.

Estudo “Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar

a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como
a necessidade de serem feitas referências cruzadas.”

Nesta etapa o documento é lido e analisado, de forma a identificar os

dados que deverão servir de base para a localização posterior do arquivo, ou
seja, assunto, interessado, origem... É isso que a autora chama de “entrada”.
Quando esta etapa já tiver sido realizada no protocolo, que é o correto, o serviço
do arquivo fica bastante facilitado.

Classificação “Concluído o estudo do documento, o arquivista passa à

etapa de classificação, que consiste na determinação da entrada e das
referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A classificação se fundamenta
basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável

41
conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que
recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.”

Esta etapa representa conclusão da etapa de estudo, em que as

informações obtidas na leitura do documento passam a identificá-lo no arquivo,
possibilitando sua posterior localização. A classificação do documento exige,
portanto, que o profissional de arquivo conheça as atividades da instituição, a
fim de classificar os documentos corretamente. Não é à toa que, para essa
atividade, podemos utilizar o plano de classificação, relação que contará com
todos os assuntos da instituição e seus respectivos códigos (lembra dos métodos
decimal e duplex?), instrumento que facilitará bastante a realização desta etapa.

Codificação “Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos

documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado:
letras, números, letras e números e cores.”

Uma vez classificado, atribui-se ao documento um código (se a

organização for por código), cor (se a ordenação é feita por cores), ou o nome
em que ele será arquivado. Esse código ou nome servirá para guardar o
documento e, quando ele sair do arquivo, será importante para o seu
rearquivamento. Lembra do código anotado nos livros na biblioteca?

Ordenação “É a disposição dos documentos de acordo com a

classificação e a codificação adotadas. Nessa operação os documentos podem
ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas
devem ser separadas por guias”.

Ordenação, como o próprio nome diz, significa colocar os documentos em

ordem, a partir dos códigos recebidos e da classificação adotada (por nome, por
assunto, por data...). Essa ordenação dos documentos antes de serem
arquivados facilita a guarda, pois o responsável conseguirá reunir documentos a
serem arquivados na mesma pasta antes de levá-los para guarda, evitando
assim voltar várias vezes ao mesmo local para guardar novos documentos.

Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito) “É a

colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da
atenção dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o

42
êxito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido,
embora esteja ´guardado´ dentro do móvel.”

A guarda seria, portanto, a colocação do documento no local a ele

designado. É o arquivamento propriamente dito. Deve ser feito com bastante
cuidado, a fim de que o documento não seja guardado em local errado, o que
inviabilizará sua localização posterior.

10. INDEXAÇÃO, CATALOGAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO

A sociedade globalizada, a cada instante requer profissionais aptos e
competentes no planejamento e organização de seus recursos. Na atividade
bibliotecária essa exigência é intensa quando se trata da recuperação de
informação que, em geral, ocorre por meio da indexação e catalogação.

A indexação é entendida erroneamente por alguns bibliotecários como

operação realizada somente em serviços de informação que possuem bases de
dados, essa compreensão torna-se uma falácia quando passamos a analisar a
evolução científica e tecnológica ocorrida em todas as áreas do conhecimento,
isso fez com que o modo de armazenamento da informação fosse revisto,
atingindo significativamente as bibliotecas.

A organização da informação na biblioteca compreende as atividades e

operações do tratamento da informação, que envolvem o conhecimento teórico
e metodológico disponível para a descrição do conteúdo temático da informação.
O tratamento temático, diz respeito ao assunto tratado no documento, ou seja,
compreende a análise documentária como teoria e metodologia para atingir as
atividades de classificação, elaboração de resumos, indexação e catalogação de
assunto, considerando as diversas finalidades de recuperação da informação.

A distinção entre os processos de catalogação e indexação está na

utilização de diferentes linguagens documentárias, onde temos, por exemplo, a
lista de cabeçalho de assunto utilizado para a catalogação e os tesauros para
indexação, no resultado dos dois processos termos o índice e o catálogo de
assunto. Semelhantemente, ambas as práticas objetivam identificar o item e
fornecer acesso a ele por diversas formas, inclusive o assunto, quanto as
diferenças na catalogação do livro seu conteúdo é tratado no todo e os assuntos
são fornecidos em uma escala limitada como, por exemplo, o número de

43
classificação para arranjo nas estantes. Em compensação na indexação a
tendência é o detalhamento onde existe mais termos para o acesso por assunto.

Apesar dos diferenciais entre catalogação de assunto e indexação, é

compreensível que a indexação é o processo que apresenta melhor
desempenho na recuperação da informação. A catalogação de assuntos está
ligada a construção de catálogos em bibliotecas enquanto a indexação está
ligada à construção de índices bibliográficos que produzem base de dados.

O bibliotecário, como gestor da informação, deve constantemente

aprimorar seus conhecimentos e habilidades gerenciais. O tratamento temático
é mais uma habilidade a ser desenvolvida por esse profissional, pois cabe a ele
gerir a biblioteca como uma fonte socializadora de informações e agir na
mediação entre o usuário e a informação desejada.

A classificação segue o mesmo objetivo da indexação: representar

tematicamente o documento, isto é, descrever e identificar o seu assunto ou
tema. Constitui um ponto de acesso ao documento uma vez que o leitor pode
chegar à informação nele contida através de uma pesquisa pelo assunto no
catálogo.

Em ambas, também, a técnica e os princípios são semelhantes, partindo

de uma a análise conceptual do documento:

 Análise – leitura de elementos informativos do conteúdo do

documento (sumário, resumos, informação contida na publicação),
separação dos temas detectados e selecção dos conceitos.
 Síntese – a partir dos conceitos seleccionados, construir a sua
representação.
 Representação – apresentação numa linguagem documentalista
adoptada.

A diferença ente classificação e indexação está na linguagem utilizada:

 Na indexação utiliza-se a linguagem natural (aquela que utilizamos

habitualmente).
 Inconvenientes:

44
  não é universal: não é entendida a não ser por quem domine a
língua ou o sistema de escrita em que está expressa.
 Ambiguidade, os termos homónimos podem ter sentidos diferentes
(manga: pode ser tipo de fruto ou parte da camisa que cobre os
braços; etc.).
 Numa classificação, o tema ou assunto é expresso numa
convenção racional que tanto pode conter algarismos, como letras,
ou ser misto. É como se fosse um código. (tipos de
classificação: ver aqui)
 A Classificação Decimal Universal é a convenção que utilizamos
nas nossas bibliotecas do concelho, não só como tabela de
classificação, mas também para elaborar cotas e arrumar a
colecção.

O Setor de Catalogação e Classificação é responsável por analisar,

sintetizar, descrever e representar (catalogar, classificar e indexar) todo o
material informacional do Sistema de Bibliotecas.

11. ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO

Depois de tantos métodos diferentes, chegou a hora de organizar o seu
arquivo e você vai se deparar com a seguinte situação: como escolher o método
adequado para organizar seus documentos? Qual é o melhor método de
arquivamento, que permitirá uma rápida localização dos documentos quando
necessário? Vamos à bibliografia buscar a resposta.

Segundo Marilena Leite Paes, a escolha do método a ser utilizado deve

levar em consideração a natureza dos documentos e também a estrutura e o
funcionamento da entidade que está tendo seu arquivo organizado. Ou seja, o
melhor método de arquivamento depende do que será organizado. Depende de
qual documento você está organizando e depende de qual instituição você está
organizando.

No arquivo, temos centenas ou milhares de documentos diferentes, e

cada um deles poderá ser organizado de maneiras distintas. Na sua casa, por
exemplo, você pode organizar suas contas em ordem cronológica e seus
diplomas por assunto. Na empresa é a mesma coisa, as folhas de pagamento

45
podem ser ordenadas por mês/ano e as pastas dos servidores em ordem
alfabética. Dessa forma, a escolha do método adotado depende da natureza dos
documentos a serem classificados (organizados).

Depende muito, também, da estrutura e do funcionamento da instituição.

Uma empresa pode, por exemplo, organizar seus contratos por cidade, já que
está localizada em diversos locais diferentes, e outra empresa da mesma
natureza pode organizar apenas pelo número do contrato, já que funciona em
apenas um local. Como você vê, a escolha do método depende muito do
funcionamento da empresa. É possível, e bem comum, a mistura de métodos a
fim de otimizar a organização e facilitar a busca dos documentos.

Quer um exemplo? Imagine uma empresa que precise organizar os

contratos com seus clientes. Ela pode separar os contratos por local (estados,
por exemplo). Dentro de cada estado, os documentos podem ser organizados
por ano, e dentro do ano podem ser organizados pelo nome do cliente.

Observe que, nesse exemplo, utilizamos primeiramente o método

geográfico (ao separar por estado), que se apresenta como método principal, e
os métodos numérico cronológico (ao ordenar por ano) e alfabético (ao organizar
os contratos por nome), que se apresentam como métodos secundários nesse
esquema. Ao organizar o arquivo, acabamos por criar vários esquemas desses
para cada documento, de acordo com a necessidade da instituição que estamos
organizando, ou seja, não há uma fórmula mágica para organizar um arquivo.

Cada situação deve ser analisada, de modo a identificar a forma que

melhor atenda as necessidades da empresa. Em sua casa, por exemplo, você
poderia organizar suas contas primeiramente separando por assunto (água, luz
e telefone, por exemplo), e, em seguida, organizar dentro do assunto por
mês/ano.

46
 Nesse caso, você estaria utilizando os métodos ideográfico e cronológico.
É provável que você já faça essa organização e nem havia percebido. Se você
utiliza celular com várias operadoras, pode ainda separar as contas telefônicas
de acordo com o nome da operadora, e aí também estará utilizando o método
alfabético. Está vendo só? É muito comum organizar documentos utilizando
vários métodos ao mesmo tempo. Quando você for resolver as questões ao final
do módulo, faça uma análise e tente verificar quais métodos eu utilizo para
classificar as questões. Você perceberá que elas estão ordenadas por assunto,
dentro do assunto por ano, dentro do ano por banca, e dentro da banca pelo
nome do órgão a que o concurso se refere.

Ao final, elas ainda são numeradas sequencialmente. Ou seja, temos aí

pelo menos quatro métodos de arquivamento: ideográfico (em vários níveis),
numérico cronológico, alfabético (em dois níveis, pela banca e pelo órgão), e
numérico simples.

Ao se planejar a maneira como os documentos serão arquivados, criando

uma estrutura envolvendo os métodos selecionados, o profissional está
elaborando a classificação ou o arranjo do arquivo. Nas idades corrente e
intermediária, é mais comum utilizarmos o termo classificação, e, na idade
permanente, é mais comum utilizarmos o termo arranjo, mas ambos são
sinônimos, se considerarmos seu significado. Se você analisar, por exemplo,
como os anúncios são ordenados nos classificados do jornal, perceberá que
estão envolvidos os métodos aqui estudados.

47
 Primeiramente, os anúncios são separados por assunto (método
ideográfico). Cada tipo de anúncio é ordenado de acordo com a forma como o
usuário irá procurá-lo. Por exemplo: imóveis são separados por tipo de imóvel
(casas, apartamentos…), o que poderíamos entender como mais uma
classificação por assunto. Dentro do tipo de imóvel, o critério é a localização
(método ideográfico), e dentro da localização ainda há a separação por número
de quartos (método numérico simples). Os veículos, por sua vez, são separados
por tipo de veículo (carros, motos, caminhões), o que seria o método ideográfico.
Os carros são organizados por montadora (Fiat, Ford, Volkswagen…), o que
caracteriza o método alfabético. Dentro da montadora os veículos são ordenados
por modelo, mais uma vez em ordem alfabética, e dentro do modelo são
ordenados por ano, o que seria o método numérico cronológico.

Percebeu como os métodos aqui estudados estão presentes no seu dia a

dia? Não é à toa que a seção em que se encontram os anúncios é chamada de
CLASSIFICADOS. Os anúncios estão classificados de acordo com a
necessidade do usuário. Na empresa é a mesma coisa. Cada instituição criará o
arranjo ou a classificação que melhor atenda suas necessidades.

12. ANÁLISE DE ASSUNTO NA CATALOGAÇÃO DE

ASSUNTO
Este capítulo tem o propósito de discutir aspectos teóricos do tratamento
temático da informação em Bibliotecas Universitárias com enfoque na Análise de
Assunto, fase inicial da Catalogação de Assuntos, mediante revisão de literatura.

A Ciência da Informação é uma disciplina voltada para o estudo de

fenômenos subjacentes à produção, circulação e uso da informação. “O estudo
desses fenômenos tem, como finalidade, possibilitar a criação de instrumentos
e o estabelecimento de metodologias que viabilizem a transferência de
informações” (NOVELLINO, 1996, p. 37).

“Como na grande maioria das disciplinas, a Ciência da Informação tem

instrumental teórico e prático, possível de ser explorado em diferentes contextos
de sistemas de recuperação de informação” (BORKO, 1968, p. 4).

48
 As instituições encarregadas da transmissão do conhecimento devem
buscar o nível de adequação às necessidades de comunicação da sociedade,
visto que um dos principais fatores que acarretam esta inadequação é a
velocidade com que o conhecimento evolui e, consequentemente, a linguagem
utilizada por áreas específicas também muda rapidamente. Assim, os estudos
de Representação da Informação apresentam diferentes abordagens teóricas e
práticas, com maior ou menor ênfase em aspectos cognitivos, linguísticos e
comunicacionais, focalizando ora os domínios do conhecimento, ora os sistemas
de informação, ora a relação dos usuários com os repositórios de informação
(KOBASHI, 1996, p. 11).

No campo da Ciência da Informação, a expressão “Tratamento da

Informação” pode englobar todas as disciplinas, técnicas, métodos e processos
que envolvem as descrições físicas e temáticas dos documentos em bibliotecas
ou sistemas de recuperação da informação; os que envolvem o desenvolvimento
de instrumentos utilizados nessas descrições e também a implantação de
estruturas físicas destinadas ao armazenamento das informações (DIAS;
NAVES, 2007).

O tratamento da informação representa a fase intermediária no ciclo

informacional, sendo suas operações fundamentais: a produção, o tratamento
ou organização, a recuperação, a disseminação e o uso da informação que,
poderão gerar uma nova produção, completando o ciclo. O tratamento
documentário abrange uma dicotomia entre o tratamento temático (conteúdo da
informação) e o tratamento descritivo (suporte material da informação).

Sendo assim, tais características propiciaram à identificação de duas

vertentes nessa área, o tratamento descritivo e o tratamento temático da
informação. O tratamento descritivo, ou seja, a descrição normalizada dos
aspectos físicos dos documentos, propicia acessibilidade física ao material por
meio da representação descritiva. Esse exame do documento também é
denominado de leitura técnica tendo por base o uso de códigos, que se tornam
essenciais para as etapas da descrição física. Essa representação descritiva ou
catalográfica, basicamente, consiste em representar um item documentário de
forma clara, sucinta e padronizada, de modo a torná-lo único e identificável
(FLAMINO; SANTOS, 2004).

49
 O tratamento de conteúdo, por sua vez, objetiva proporcionar
acessibilidade temática do conteúdo dos documentos por suas representações
condensadas. Na descrição temática também ocorre a leitura técnica do
documento, porém, neste momento ela tem o objetivo de identificar o assunto do
documento.

“A área do tratamento temático da informação passa pela identificação, o

processamento e a disponibilização do conteúdo informacional dos documentos”
(BARITÉ, 2001, p. 38), dando condições para efetuar as operações de
representação e de acesso à informação. Tanto a etapa do tratamento descritivo
quanto a do tratamento temático possuem instrumentos necessários ao
tratamento da informação.

Para o tratamento descritivo são utilizados códigos de catalogação, que

auxiliam o catalogador a proceder de forma normalizada de maneira a descrever
fielmente o objeto físico, como, por exemplo, o AACR2R – Código de
Catalogação Anglo Americano 2º edição, revisada. Além dos códigos de
catalogação, nele há também os formatos de metadados, que fazem a descrição
do documento, de forma a ser reconhecido no formato eletrônico. Como
exemplos de formatos de metadados, podem ser citados o formato Marc 21 e o
Dublin Core (DIAS; NAVES, 2007).

“A catalogação é uma das formas encontradas para organizar e, ao

mesmo tempo, recuperar o conhecimento produzido” (FLAMINO; SANTOS,
2004, p. 115). No que diz respeito a instrumentos a serem utilizados no
tratamento temático da informação, percebe-se a necessidade de uso de
linguagens documentárias, pois são instrumentos essenciais para representar os
assuntos identificados no documento (DIAS; NAVES, 2007).

As linguagens documentárias são auxiliares na atividade de

representação e recuperação de informações e atuam nos sistemas de
informação orientando o indexador sobre quais os melhores termos para
representação do assunto de um documento. Ainda orienta os pesquisadores na
elaboração das estratégias de busca de informações no sistema (MOURA;
SILVA; AMORIM, 2002).

50
 Para Cintra (2002), as linguagens documentárias são linguagens
construídas para indexação, armazenamento e recuperação da informação e
correspondem a sistemas de símbolos, destinados a traduzir o conteúdo dos
documentos. Trata-se de um sistema de signos cuja estrutura se especifica em
termos de níveis de construção, de níveis de organização e mais de um nível de
integração.

As linguagens documentárias são, portanto, instrumentos de controle de

vocabulário utilizados com dupla finalidade de representação da informação
documentária: durante a indexação e catalogação de assuntos com uso de
linguagens documentárias alfabéticas (tesauros e listas de cabeçalhos de
assunto) e linguagens hierárquicas (sistemas de classificação bibliográfica) para
a classificação e, durante a elaboração da estratégia de busca pelo usuário em
sistemas de recuperação da informação.

No entanto, existem outros instrumentos utilizados na etapa do tratamento

temático, como as tabelas de notação que ajudam a determinar uma localização
única para o documento em uma coleção; as normas para elaboração de
resumos; os manuais de indexação (utilizados nos serviços de indexação e
resumo e em bibliotecas especializadas) e catalogação por assunto (utilizadas
em todos os tipos de bibliotecas) (DIAS; NAVES, 2007).

Com a tecnologia a questão da temática do documento se amplia em

meio eletrônico, porque perde o suporte convencional, o papel. Dando novos
horizontes e perspectivas de tratamentos para a informação registrada em meio
eletrônico. Porém, nesta pesquisa deter-nos-emos apenas ao documento
registrado no suporte livro, visto que é o objeto de análise da pesquisa, pois a
discussão prosseguiria exaustiva em torno desta discussão tão atual. Visto que
no “âmbito desses macros processos, vão-se encontrar grupos ou conjuntos de
atividades, a que também se pode chamar de processos, como a análise de
assunto” (DIAS; NAVES, 2007, p. 19).

Determinar o assunto de um documento pode ser considerado como uma

atividade complexa e subjetiva, exigindo do catalogador de assunto atenção,
conhecimento prévio, instrumentos, entre outros fatores para poder realizá-la.

51
Sobre a questão da determinação de assunto, pode-se observar em Mey (1995,
p.68), a idéia desenvolvida originalmente por Wynar (1967) que,

Livros [documentos] são expressões escritas das idéias humanas e

estas idéias podem ser expressas sob diferentes pontos de vista em diferentes
níveis. Um assunto pode ser tratado em alguns livros ao nível popular, em
outros, encontramos um tratamento científico. Muitos assuntos podem ser
discutidos em um livro, ou um assunto pode ser discutido sob múltiplos aspectos.
Os usuários podem também solicitar livros para diferentes finalidades e o
tratamento de um assunto que satisfaça a uma categoria de leitor pode não
satisfazer a outra. [...] Com o risco de uma simplificação excessiva, pode-se dizer
que [...] os cabeçalhos de assunto dão uma abordagem tópica, reunindo todos
os aspectos de um assunto sob seu cabeçalho ou nome. Quando os tomamos
juntamente com o esquema de classificação, fornecem ao usuário uma dupla
abordagem de assunto para os materiais da biblioteca: a lógica e a tópica
(WYNAR, 1967).

A análise de assunto pode ser vista como a primeira etapa da catalogação

e considerada, por muitos autores, como sendo a etapa intelectual do trabalho
do catalogador, pois é subjetiva, sendo vulnerável às condições físicas (do
contexto) e preparo intelectual do próprio catalogador. Para Dias, Naves e Moura
(2001, p. 207) “a análise de assunto é uma das tarefas mais complexas em um
sistema de recuperação da informação e começa com o próprio conceito do que
seja o assunto de um documento”. Na literatura, a palavra assunto pode ter
várias interpretações.

Em vista disso, “o processo de análise de assunto também pode ser

denominado Análise temática, Análise documentária, Análise conceitual, ou
mesmo Análise de conteúdo” (FUJITA, 2003a, p. 68). A atividade de análise de
assunto, operação de tratamento temático, pode ser desenvolvida por
indexadores, classificadores, resumidores e catalogadores.

Segundo Dias (2004, p. 147), o “responsável pela análise de assunto nos

sistemas de informação recebe diferentes nomes dependendo do tipo de sistema
e do tipo de documento com que lida”. A descrição do “assunto do documento
em Bibliotecas, para Sauperl (2002, p.1), é provida pelos catalogadores, que se
tornam um mecanismo crucial que liga os autores dos documentos aos leitores
por meio das representações em suporte de recuperação da informação” A

52
análise de assunto pode ser entendida como um o processo, por meio do qual o
“classificador, indexador ou catalogador identifica e determina de que assuntos
tratam um documento e quais desses assuntos devem ser representados nos
produtos, com responsabilidade do profissional” (DIAS; NAVES; MOURA, 2001,
p. 206).

Portanto, a análise de assunto é entendida como uma das principais

funções do catalogador de assuntos, cujo objetivo é a extração de conceitos.
Para isso ele necessita de condições específicas, como conhecimento prévio,
instrumentos adequados e estratégias aprendidas durante toda a vida. É um
processo que se inicia com a leitura do texto e faz-se necessário que o
profissional também conheça diversas estruturas e tipos textuais.

Taylor (1999) dedica-se à análise de assunto em diferentes contextos.

Para o autor a análise de assunto consiste em duas operações (TAYLOR, 19995
apud SAUPERL, 2002, p. 7):

 Análise conceitual, qual é o processo de determinação intelectual

do conteúdo do documento; e

 Transação do resultado da análise conceitual dentro da moldura

conceitual das listas de cabeçalhos de assunto ou sistemas de
classificação.

Para documentos textuais, o autor sugere o exame do título e subtítulo,

em que conseguirá as primeiras impressões para obter algum tópico de assunto.
A tabela de conteúdos identifica os subtópicos, como a introdução ou equivalente
que provê informação sobre os objetivos do autor ou indica até mesmo a
disciplina do autor. Também sugere verificar as “ilustrações, diagramas, tabelas,
e capítulos com ilustrações, o autor afirma que esses são valiosos na
determinação dos tópicos de assunto, particularmente nos trabalhos sobre arte”
(TAYLOR, 1999 apud SAUPERL, 2002, p. 7).

Em sua pesquisa, Taylor (1999), esboça os conceitos identificados

durante a análise de assunto e explica a análise de assunto em uma Web site.
Sugere que, uma vez identificados, os conceitos devem ser procurados na lista
de cabeçalho de assunto.

53
 Os termos identificados são selecionados e designados em um registro.
“A sugestão de Taylor (1999) parece racional e interessante, nesta direção, o
catalogador ao utilizar-se de estratégias de catalogação, realiza com mais
satisfação a análise de assunto do documento” (TAYLOR, 1999 apud SAUPERL,
2002, p. 7).

Downing e Downing (1992) determinam algumas instruções para a

realização da análise de assunto para auxiliar as tarefas diárias do catalogador.
Eles listam elementos como títulos, sobrecapa, série, folha de rosto, tabela de
conteúdos, biografia, e outras partes do documento que o catalogador considere
familiar. Ainda insinuam a verificação das referências, revistas e enciclopédias.

Os autores sugerem designar o número de classificação e o cabeçalho de

assunto proveniente de um vocabulário controlado como passo seguinte da
catalogação de assunto. Ressaltam a importância dos conceitos para a
referência das partes do texto selecionado de acordo com a lista de vocabulário
controlado (DOWNING; DOWNING, 19926 apud SAUPERL, 2002, p. 7).

No que se referente à atividade de catalogação de assunto, Naves (2001)

mostra alguns fatores determinantes com relação à influência que o catalogador
sofre durante a análise de assunto, devido a aspectos como a subjetividade
(diferentes idéias da mesma informação, ou idéias que não se apresentam muito
claras), o conhecimento prévio (que é o conhecimento armazenado na memória
de cada indivíduo) e a formação e experiência do profissional.

Destaca-se que o objetivo do catalogador de assunto é tornar conhecido

o assunto de um documento. Assim, a seguir, citam-se alguns objetivos da
catalogação de assunto (MEY, 1995, p. 69) originalmente apresentados por
(WYNAR, 1967):

54
 Na opinião de Naves (2001, p. 190), “[...] o indexador é definido como
responsável por todo o processo de análise de assunto, pois a ele é creditado,
em grande parte, o sucesso ou o insucesso de um sistema de recuperação da
informação”. O catalogador de assunto tem como objetivo principal representar
o assunto de um documento por meio de termos significativos, sem deixar que
lhe escape nenhum tópico importante do documento para que seja possível sua
recuperação.

No que se refere à eficácia de uma unidade informacional, idéia

igualmente importante também mencionada por Dias (2004, p. 147), é a de
Langridge (1989)7 , quando diz que “nenhum sistema de recuperação de
informação pode ser melhor que a análise de assunto que nele é realizada.
Qualquer conceito que escape na análise, não será representado na linguagem
do sistema”. A qualidade dos produtos (catálogos, índices, etc.) vai depender em
grande parte da competência com que o trabalho de análise de assunto for
realizado.

55
 Novellino (1996) considera que a análise de assunto dos documentos
envolve a identificação de tópicos ou assuntos que não são explicitamente
colocados na estrutura textual superficial de um documento, mas que são
prontamente perceptíveis aos olhos de um indexador, pois este deverá estar apto
a esta atividade.

A concepção orientada ao conteúdo baseia-se tanto nas informações

explícitas quanto nas implícitas presentes no texto. Por informação explícita
entende-se informação que é expressa na terminologia aplicada pelo produtor
do documento. Na análise de assunto, o documento é analisado para determinar
de qual ou quais assuntos tratam e, também, se for o caso, quais desses
assuntos deverão ser representados no registro catalográfico, metadados, entre
outros, que certamente serão criados para o documento no sistema (DIAS,
2004).

Para Albrechtsen (1993), o termo Análise de assunto envolve o

conhecimento do conteúdo dos documentos e a determinação de suas
características significantes. Sendo assim, faz-se necessário ressaltar as
concepções de análise de assunto utilizadas pelo catalogador de assunto em
sua atividade, segundo definições de Albrechtsen (1993, grifo nosso)

Concepção simplista vê os assuntos como entidades absolutas

objetivas que podem ser derivadas como abstrações lingüísticas diretas de
documentos ou resumidas. De acordo com esta concepção, a indexação pode
ser totalmente automatizada. A concepção simplística de análise de assunto vê
os assuntos como abstrações diretas dos documentos.

Concepção orientada ao conteúdo envolve uma interpretação dos

conteúdos dos documentos que vão além do léxico e algumas vezes da estrutura
superficial gramatical. Baseia-se tanto nas informações explícitas quanto nas
implícitas presentes nos textos. A análise de assunto focaliza o documento como
uma fonte isolada de conhecimento, embora o indexador seguindo esta
concepção possa considerar o contexto do documento.

Concepção orientada à necessidade vê as entradas de assunto como

instrumentos para a transferência de conhecimento. De acordo com esta
concepção, os documentos são criados para a comunicação do conhecimento,

56
e as entradas de assunto deveriam ser feitas para funcionar como instrumentos
para mediar e traduzir este conhecimento visível para quaisquer pessoas
interessadas. A análise de assunto, baseada na necessidade, vincula um foco
diferente da análise de assunto orientada ao conteúdo.

As concepções de análise de assunto são orientadas a vários aspectos

relacionados tanto para abstrações diretas do assunto dos documentos,
orientada tanto ao conteúdo, quanto para as necessidades da demanda. Na
concepção simplista, o fator do barateamento dos softwares, propicia a
indexação automática de baixo custo, porém, não há a possibilidade de
transferência do conhecimento do ponto de vista social.

Na concepção orientada ao conteúdo, destaca-se o aprimoramento das

técnicas, mas ao focalizar apenas a representação dos documentos,
desconsideram-se seus possíveis usos. A concepção orientada à demanda visa
permitir a transferência e a disseminação dos documentos, considerando os
usuários (FUJITA, 2003a).

As concepções de leitura orientada para o conteúdo e para a demanda

devem ser intrínsecas, caracterizando a leitura documentária. Portanto, para
Fujita (2003), a concepção de leitura orientada para o conteúdo deve orientar a
identificação de conceitos e a concepção orientada para a demanda, a seleção
de conceitos. A importância da análise de assunto destaca-se nas pesquisas que
procuram determinar os tipos de busca em sistemas de recuperação da
informação mais solicitados pelos usuários.

Alguns estudos demonstram resultados significativos em relação à busca

por assunto, e que esta é a mais solicitada pelos usuários, tais como (TAYLOR,
1995), (KERNSEMIRENKO, 1983) , (LARSON, 1991) e (PETERS, 1989 apud
DIAS; NAVES; MOURA, 2001), e informando que, apesar de ser o mais
solicitado, não preenche, de forma satisfatória, as funções cumpridas pelos
sistemas que adotam linguagens controladas.

O catalogador além de um poder de interpretação quantitativo, possui

também um enfoque qualitativo, o que lhe permite fazer mais do que
generalizações estatísticas (ou descritivas), permitindo-lhe uma análise
interpretativa e crítica do material analisado. Trata-se de uma das características

57
deste profissional em relação à análise de conteúdo documental. Para Lancaster
(2004), a indexação de assuntos [ou catalogação de assuntos], envolve duas
etapas principais:

Sauperl e Saye (1998) pesquisaram os Catalogadores em Bibliotecas

Públicas e observam cinco experiências com os catalogadores em Bibliotecas
Públicas da Carolina do Norte, com o método do think-aloud. As cinco
observações feitas com os catalogadores mostram que seu desempenho resulta
de cinco etapas de análise de assunto (SAUPERL; SAYE, 199813 apud
SAUPERL, 2002, p. 11):

58
 Segundo os autores, as sequências dos estágios não são
necessariamente lineares, mas flexíveis e deste modo os catalogadores
retornam a algum estágio anterior quando eles percebem algum erro.

Na primeira estratégia, a identificação dos tópicos do livro, os

catalogadores consultam as partes dos livros, e descrevem os tópicos.

Na segunda estratégia, a identificação da intenção do autor, os

catalogadores observam os significados e finalidades das representações do
autor sobre o conteúdo do documento, a partir do foco dos próprios
catalogadores.

Na terceira estratégia de leitura, a inferência dos possíveis usuários, os

catalogadores realizam uma leitura do documento para tentarem antecipar e
obter as necessidades de leitura dos próprios usuários.

Na quarta estratégia, relação dos tópicos de assunto com a coleção

existente, os catalogadores identificam os assuntos do documento e atribuem-
lhe o número de classificação e o cabeçalho de assunto.

A quinta estratégia, relação dos tópicos de assunto com o esquema de

classificação e lista de cabeçalho de assunto, os catalogadores verificam e
identificam os tópicos de assunto do livro e a classificação ou o cabeçalho de
assunto para que, deste modo, possam verificar os termos recentemente
utilizados (SAUPERL; SAYE, 1998 apud SAUPERL, 2002, p. 11).

Os desdobramentos da Análise de Assunto nos remetem a importância

desta atividade para a recuperação da informação. E sobre esta questão
podemos destacar Jacob e Shaw (1998) que salientam como é importante
ampliar esforços (na representação) para abranger a interação entre o usuário e

59
a estrutura representacional da qual depende a efetiva recuperação do
documento.

Portanto, a representação é a chave para a recuperação e disseminação

efetiva da informação (MIRANDA, 2007). A recuperação da informação consiste
em selecionar da massa informacional disponível, aqueles elementos que
atenderem satisfatoriamente às necessidades ou interesses de informação de
um grupo ou indivíduo, no instante de sua solicitação (GARCIA, 2005), fato este
que somente é possível devido a designação do assunto no momento da análise
de assunto.

De acordo com estas conceituações, fica clara a importância da Análise

de Assunto na representação documentária para o armazenamento e
recuperação da informação mais segura e real, condizentes com os problemas
e necessidades de busca dos usuários.

Assim, destaca-se um dos valores da Ciência da Informação, ou seja,

acesso à informação, que pode ser definida como a mediação entre a produção
da informação e os usuários e o uso que irão fazer destas informações, dois
fatores que interagem, partindo de representações realizadas acerca do
conteúdo informacional dos documentos e a necessidades dos usuários.

60
13. REFERÊNCIAS

ALAMO. Indexação e catalogação Conselho Regional de Biblioteconomia

6ª Região (CRB-6). Biblioteconomia, da Ciência da Informação e de áreas afins.
26 DE JULHO DE 2014. Acessado em: 06 de junho de 2020. Disponível em:
<http://blog.crb6.org.br/artigos-materias-e-entrevistas/indexacao-e-
catalogacao/>.
ALIQUID; Novi. Classificação e indexação. Bibliotecas e arquivamentos.
CDU. Acessado em: 06 de junho de 2020. Disponível em:
<https://besmealhada.wordpress.com/c-d-u/classificacao-e-indexacao/>.

COUTO; Gizele Cristine Nunes do. Setor de Catalogação e Classificação.

SECAC. 04/10/2016 - 09:16 - atualizado em 28/12/2018 - 16:04. Acessado em:
06 de junho de 2020. Disponível em: <https://www.bibliotecas.ufu.br/unidades-
organizacionais/setor-de-catalogacao-e-classificacao>.

MIRANDA; Élvis. Noções de arquivologia: Arquivamento e Ordenação de

Documentos. Gran cursos online. Acessado em: 06 de junho de 2020. Disponível
em: <https://www.grancursosonline.com.br/>.

REDIGOLO; Franciele Marques. O processo de análise de assunto na

catalogação de documentos: a perspectiva sociocognitiva do catalogador em
contexto de Biblioteca Universitária. universidade estadual paulista campus de
Marília Faculdade de Filosofia e Ciências Programa de Pós Graduação em
Ciência da Informação Marília 2010. Acessado em: 06 de junho de 2020.
Disponível em: <https://www.marilia.unesp.br/Home/Pos-
Graduacao/CienciadaInformacao/Dissertacoes/redigolo_fm_me_mar.pdf>.

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