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Gestão Do Tempo - Eficácia e Produtividade
Gestão Do Tempo - Eficácia e Produtividade
Descrição
Propósito
Objetivos
Módulo 1
Módulo 3
Introdução
O Brasil é considerado o país onde se faz mais horas extras. O
trabalho após o expediente é uma das atividades mais relatadas
entre a força de trabalho ativa em nosso país. Trabalhar muito não
significa trabalhar bem, assim como estudar várias horas seguidas
pode não significar aproveitar bem o tempo dispendido em
aprender. Elaborar boas metas e alcançá-las é mais importante do
que estar ocupado ou ter alto número de horas gastas em um
trabalho ou estudo. O tempo é seu recurso mais precioso, ele é o
único recurso distribuído de forma igualitária a todas as pessoas,
ou seja, 24 horas ou 1.440 minutos para cada pessoa a cada dia.
Esse é um recurso muito importante e deve ser utilizado de forma
inteligente.
A sociedade diz que você deve aproveitar ao máximo esse tempo: crie
uma lista de tarefas e comece a marcar coisas, trabalhe com eficiência
e mantenha sua caixa de entrada vazia. Acontece que a “produtividade
pessoal” pode ser fútil, pois as tarefas ilimitadas se acumulam e as
estratégias de gerenciamento de tempo se tornam táticas de
procrastinação.
As campanhas Take Back Your Time fazem com que as pessoas parem
de trabalhar demais e parem de ficar obcecadas com a produtividade
pessoal. Essas campanhas suportam:
date_range
Semanas de trabalho de quatro dias
beach_access
Políticas aprimoradas de férias, licença-
maternidade e horas extras
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O término do horário de verão
Os seres humanos devem aprender a relaxar com as tarefas não
realizadas. Como o ambientalista Edward Abbey disse uma vez:
Workaholic
Pessoa que vive exclusivamente para o trabalho. Gasta todas as
suas horas disponíveis trabalhando e, quando está fora do trabalho,
só pensa e fala sobre isso.
Essa é uma frase muito falada, e que guarda uma verdade importante:
se tudo muda com o passar do tempo, o que você está fazendo para
que essa mudança seja positiva e lhe traga bons frutos?
Definição 1 expand_more
Definição 2 expand_more
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma matriz que cruza:
Em um dos eixos.
close No outro eixo.
Luiza
Pega um voo de Brasília ao Rio de Janeiro e chega na reunião no
horário marcado.
Carlos
Pega um voo para Fortaleza, depois outro para São Paulo e, por
fim, um para o Rio de Janeiro, chegando na reunião no horário
marcado.
Crises Planejamento
Projetos com de problemas, p
prazo determinado ação
Atividades sob Planejamento
pressão extrema Prospecção d
Conflito com oportunidades
clientes Fortalecimen
Importante significativos de relacionamen
Situações de e amizades
conflito com Criatividade n
familiares ou busca de novas
amigos formas de atuaç
Cobrança de Reflexão e
resultados avaliação da for
decisivos de proceder
Interrupção do
trabalho com
Apenas mant
frequência para
se ativo para
atender aos outros
demonstrar
Atividades de
trabalho árduo
efeito em curto
Reuniões e
prazo
discussões
Menos Importante Trabalho levado
infindáveis e sem
para casa que
motivo
poderia ser feito no
Hiperatividad
dia seguinte
social no trabalh
Resposta
Arquivo mort
imediata a todas as
Fofocas
solicitações vindas
de terceiros
Specific
Específico
Measurable
Mensurável
Attainable
Atingível
Realistic
Realista
Time-bound
Dica
psychology
Avaliação subjetiva
self_improvement
Reflexão
É fundamental sistematizar metas e demais projetos, construindo um
controle físico ou eletrônico que deve servir como memória para
posterior consulta. Nesse tipo de recurso, como acontece no sistema
Kanbam dentro do sistema Kaisen de melhoria contínua, os cartões
funcionam como uma forma de controlar as tarefas e segui-las ao longo
do tempo e do atingimento dos objetivos intermediários até o alcance
do objetivo final.
Kanbam
Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. O sistema
recebeu esse nome pela própria empresa que o desenvolveu, a
Toyota.
Kaisen
Prática japonesa de dar pequenos passos para melhorar
continuamente um processo ou produto. “As tentativas de alcançar
objetivos por meios radicais ou revolucionários muitas vezes falham
porque aumentam o medo. Mas os pequenos passos do kaizen
desarmam a resposta do cérebro ao medo, estimulando o
pensamento racional e o jogo criativo." — Robert Maurer Ph.D.
Sistema de semáforo
Vermelho -> Amarelo -> Verde
Sim ou não?
Fizemos progres
mas ficamos
Amarelo 0,4 a 0,6
aquém da
conclusão
Falhamos em fa
Vermelho 0,0 a 0,3
um progresso re
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
A regra conhecida como 80 – 20 foi desenvolvida por Vilfredo Pareto
ainda no século XIX. Ao estudar a distribuição da riqueza na sociedade
italiana ele identificou que:
Orientações complementares
Vimos o que é eficácia e conhecemos algumas técnicas para gerir o
tempo de forma eficaz. Além das técnicas apresentadas, existem
elementos fundamentais na administração do tempo para a execução
de tarefas, visando a eficácia. São eles: economia na atuação e
definição de propósitos.
Economia na atuação
Parcimônia ao lidar com as tarefas e com o tempo é algo muito
importante. Sempre tendo em mente que menos é mais, podemos
realizar planejamentos mais eficazes.
Morten T. Hansen
PhD, é professor de administração na University of California,
Berkeley, e faz parte do corpo docente da Apple University. Ele
também escreveu Collaboration e foi coautor do best-seller do New
York Times Great by Choice com Jim Collins.
Estabelecimento de propósitos
Em um trecho do filme Alice no país das maravilhas, a personagem
encontra-se perdida e, ao pedir a ajuda do gato, informando que não
sabe para onde ir, ele lhe responde:
Uma das premissas para uma boa gestão do tempo é ter os objetivos
bem delineados. Isso faz com que se saiba o caminho a percorrer e as
atividades importantes para alcançar tais objetivos.
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A eficácia na gestão do tempo – dicas
e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e
técnicas ligadas à eficácia na gestão do tempo, ou seja, na busca por
resultados.
Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
A SMORT
B SWOT
C SBART
D SMART
E SMATS
Questão 2
Diversas regras de produtividade foram desenvolvidas com o
passar do tempo. Uma dessas regras procura determinar quanto
esforço é necessário para alcançar uma meta. Essa regra foi
utilizada em diversas áreas do conhecimento e da prática, trazendo
um ganho de produtividade extraordinário. O nome dessa regra é:
A Regra 40-70
B Regra Pomodoro
C Regra 80-20
D Regra OKR
E Regra GTD
Frederick Taylor.
Resposta expand_more
Conheço pessoas que acabam desistindo de tudo que pegam para fazer
pois não aguentam levar as atividades no longo prazo, simplesmente
por serem perfeccionistas. O perfeccionismo nos trava e faz com que
toda e qualquer atividade seja um peso, levando ao cansaço e ao
estresse em pouco tempo. Ser eficiente é produzir o melhor com o
menor tempo possível, isso implica aceitar algum grau de erro para
sermos eficientes.
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Agilidade
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Eficiência
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Eficácia
Outro ponto importante está na relação entre as horas dispendidas no
trabalho e a produtividade.
Técnicas de produtividade
Lei de Parkinson
A lei de Parkinson declara:
Assim, a dica é:
Dica
Limite o tempo definido para cada tarefa. Com menos tempo disponível,
você se concentrará mais intensamente e realizará a tarefa em menor
tempo.
A questão do perfeito e do bom com eficiência também entra nesse
ponto, pois, quanto maior o tempo disponível para a realização de uma
tarefa, mais você cobrará em qualidade e perfeccionismo. Se o tempo é
curto, fazemos o que é possível dentro do tempo disponível, se o tempo
é maior, em vez de entregarmos a tarefa, ficamos enfeitando e
procurando aperfeiçoar o trabalho. Isso acaba deixando o nosso tempo
todo preenchido, mas não estamos sendo nem eficientes, nem eficazes
com a gestão do nosso tempo.
Outro ponto importante que acontece muito quando temos mais tempo
que o necessário para a entrega de uma tarefa é ficarmos enrolando.
O pior é que depois vamos reclamar que não temos tempo para realizar
todas as nossas atividades.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro recebeu esse nome, pois seu idealizador utilizou
um timer de cozinha no formato de um tomate para organizar seu
tempo.
O método parte da ideia de que o principal desafio na execução de uma
atividade é seu começo, pois o cérebro tende a impor dificuldades nessa
etapa inicial.
flag Primeiro
flag Segundo
flag Terceiro
Definição da metodologia.
flag Quarto
adjust Quinto
Conclusão.
search
Coletar
settings
Processar
visibility
Rever
Veja a seguir a explicação de cada uma delas:
Coletar
Uma agenda
O primeiro grupo deve ser resolvido na hora, pois deixá-los para depois
implica em gastar mais tempo do que resolvê-los nesse momento.
Busca-se resolver os itens de até dois minutos tão logo surgirem. Um
exemplo é:
Exemplo
Processar
Atenção!
Não existem pessoas multitarefas, o que acontece é que você não irá se
concentrar em nenhuma das tarefas, fazendo-as de forma incorreta ou
perdendo muito mais tempo do que se tivesse se concentrado e
mantido o foco em cada uma das tarefas de forma individual.
Rever
Horário de pico
O horário de pico é o momento do dia em que mais se produz. Para
muitas pessoas esse horário é na parte da manhã, já para outras
pessoas é de noite. Há pessoas, por exemplo, para as quais o horário de
pico é após as 17 horas, pois é quando conseguem produzir melhor.
Cada pessoa tem o seu horário de pico.
Gráfico: Exemplo de um gráfico de energia levando em conta o nível de energia e o horário do dia.
video_library
A eficiência na gestão do tempo –
dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e
técnicas ligadas a eficiência na gestão do tempo, ou seja, na busca por
meios mais adequados para realizar as tarefas.
Falta pouco para atingir seus objetivos.
Questão 1
B Lei de Parkinson
C Pomodoro
E SMART
A lei de Parkinson diz que você utilizará todo o prazo que tiver para
executar uma atividade. Isso quer dizer que, se temos 5, 10 ou 15
minutos para realizar uma tarefa simples, gastaremos todo esse
tempo. A alternativa “a” trata da elaboração de objetivos e metas
com o envolvimento de todos e a letra “e” trata de uma técnica
utilizada para aferir objetivos e metas com maior eficiência. A letra
“c” trata da técnica indicada para diminuir a resistência psicológica
a iniciar tarefas difíceis e desagradáveis. A letra “d” trata da técnica
desenvolvida por David Allen.
3 - Foco e atenção como fatores fundamentais
Ao final deste módulo, você identificará a importância do foco e da atenção para o combate à
procrastinação, à preguiça e ao estresse.
Foco e atenção
O foco é uma das questões mais essenciais na gestão de nosso tempo.
Uma atividade realizada com foco terá grandes resultados com o
consumo mínimo de tempo. Focando suas atividades você terá tempo
para descansar e para outras atividades mais prazerosas.
check_circle_outline
Realizar o que é importante primeiro
check_circle_outline
Não perder o foco dos objetivos
Um bom planejamento com foco considerará apenas questões que
estejam relacionadas com os objetivos e descartará como secundárias
as que não estão ligadas, melhorando a nossa chance de alcançar
nossos objetivos mais amplos e de longo alcance. Se não planejarmos
com foco, podemos nos perder nas atividades do dia a dia e nunca
alcançar nossos objetivos de longo prazo, ficando estagnado em nossa
areia movediça das atividades diárias.
É por isso que estamos na era dos podcasts e vídeos tutoriais; não é
que eles não sejam boas ferramentas, mas eles tendem a fornecer todo
o conteúdo de forma mastigada, com pouca necessidade de raciocínio
ou questionamentos. Tudo é dado já resolvido, sem a necessidade de
esforço ou de qualquer gasto de energia para a sua aquisição.
Quando:
Preferimos a explicação
simplista de um youtuber para
bl it i
um problema muito mais
complexo.
Trabalho superficial
Trabalho profundo
Dica
Procure começar treinando em pequenas decisões de seu dia a dia, e vá
crescendo o seu uso conforme vai ganhando confiança.
Distração digital
As redes sociais podem se tornar um vício, uma grande distração e
perda de foco. Quando uma pessoa se acostuma com elas e perde o
controle sobre o momento em que pode ou não ficar conectada, tende a
se perder e se escravizar nessa rotina.
Dica
Teoria do Fluxo
O objetivo é uma
concentração tão intensa que
não sobra atenção para
pensar em algo irrelevante.
(CSIKSZENTMIHALYI, Mihaly)
A teoria do fluxo consiste em se concentrar de uma forma tão profunda
que as distrações deixam de ter impacto em sua atenção. Quando
conseguimos entrar nesse estado, podemos produzir em alta velocidade
e com muita qualidade. Isso acontece pois as distrações ficam em
segundo plano e nosso cérebro desliga as percepções periféricas
concentrando toda a energia na atividade que estamos realizando.
Para se ter uma boa reunião é preciso preparação e evitar que se torne
uma palestra. A pauta deve ser enviada previamente e o foco deve ser
nas discussões sobre o assunto e na chegada a um consenso. Deve-se
evitar um excesso de questões a serem discutidas para que a reunião
seja produtiva, nós não conseguimos dar atenção a vários assuntos ao
mesmo tempo.
Veja a seguir o quadro que compara uma boa reunião e uma má reunião:
Domínio da chefia
Hipóteses refutáveis
(liderança da reunião)
Procrastinação e precrastinação
Para evitar a procrastinação, é necessário evitar se concentrar no
produto. Em vez disso, a atenção deve estar na construção de
processos — hábitos — que coincidentemente permitem realizar as
tarefas desagradáveis que precisam ser feitas.
Resposta expand_more
Precrastinando as Procrastinando as
tarefas tarefas
Pois você pode estar procrastinando tarefas importantes por não serem
agradáveis e realizando as que mais lhe agradam, mas que não são
importantes para os objetivos. O foco devem ser as tarefas que melhor
contribuem para a realização do objetivo.
Preguiça
A preguiça pode ser um grande problema. Pessoas que se entregam à
preguiça não conseguem prosperar. Todas as atividades e tarefas são
difíceis e elas estão sempre cansadas. Esse tipo de pessoa está sempre
pensando em descanso e nunca se concentra em suas atividades. Sua
única vontade está direcionada para distrações e atividades que não
demandem esforço.
Para evitar esse tipo de comportamento, nós devemos estar sempre
alertas com a nossa postura. Estar engajado em nossas atividades é o
mínimo que podemos fazer, evitando que nosso trabalho se torne um
peso para a nossa existência. Evitar comportamentos de preguiça e
tornar a falta de motivação uma constante pode influenciar diretamente
na sua gestão do tempo, tornando todas as tarefas mais lentas e menos
eficientes.
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O foco e a atenção na realização das
tarefas – dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e
técnicas ligadas a manter o foco e a concentração na realização das
tarefas e solução de problemas.
Falta pouco para atingir seus objetivos.
Questão 1
Considerações finais
Durante nosso estudo pudemos entender um pouco sobre a gestão do
tempo. Esse é um tema muito amplo e que merece mais
aprofundamento. O tempo gasto estudando a gestão do tempo pode lhe
render muitas horas economizadas e a possibilidade de não se
escravizar em seu trabalho. Aqui, procuramos abordar alguma das mais
conhecidas técnicas aplicadas à gestão do tempo. Cada hora de estudo
desse tema pode lhe trazer grandes avanços. Mas um ponto importante
é que não basta estudar, é preciso colocar em prática.
headset
Podcast
Neste podcast, o especialista irá se aprofundar em questões
relacionadas a gestão do tempo em uma aplicação mais prática.
Explore +
Assista ao filme O preço do amanhã, no qual uma sociedade distópica é
regida pela compra e venda do tempo como uma mercadoria ou moeda.
Referências
COVEY, S., MERRIL, R. MERRIL, R. Primeiro o mais importante – First
Thing First. Rio de Janeiro: Sextante, 2017.
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