Entrevista Lisandra

Setembro já têm todos os cursos que querem iniciar no site

Student admissions - SO Diva presencial (Lisboa e Porto)/ SO Sara remote

2 grupos: Alunos e Tutores (a Lisandra está mais para os tutores e a Ana Maria para os alunos)

Alunos:
Lisandra recebe as infos pessoais do aluno e realiza a inscrição e depois tenta dividir as tarefas
com a Ana Maria (ass. pedagógica) - criar slack, reuniões alinhamento com tutores, inicios de
aula, preparação de salas, decisão de salas

Tutores:

 Contactar, criar programa dos cursos em conjunto, reuniões de alinhamento

Projecto 360° - estão agora a contactar clientes/marcas, desta vez está a dividir o trabalho com
a direcção, mas costumava ser sempre só ela

 contratações, reuniões, trocas de calendário, fazer a ponte com o dep. financeiro,

dificuldades a resolver

Ferramentas comunicação:

 skype para a equipa, grupos para lisboa e porto/ para marketing/ para cowork
 Slack e mail para alunos e tutores
 Drive
 Zoom para remote (atm q transmite um horário, design a respeitar, google meets não
tem isso)
 Não é uma questão de budget

Fichas de presença:

 eram todas impressas e não faz sentido sendo uma escola digital
 Agora é um ficheiro excel partilhado na drive

Contratos:

 eram impressos, mas tb já são online

Presenças:

 envio os links aos tutores para eles fazerem as presenças

Sessões de orientação:

 pipedrive para receber inscrições

 Pipedrive tem algumas ferramentas interessantes, mas são necessárias formações
 O botão clica no “quero inscrever-me” no site, os dados entram logo no pipedrive,
depois definem o estado do processo de inscrição do aluno
 Ariana do remote já usa o pipedrive para mais processos

Demasiadas ferramentas e passwords para tudo

Toda a gente tem acesso à mesma informação, em discos partilhados. Tb há um servidor
externo, mas neste momento estão só a trabalhar com a drive

Pipedrive

 funis: 1º contacto, reuniões, in-company (formação especializada para empresas -

arranjam o tutor, fazem os conteúdos - quem trata é a Rute)
 Quando passas de uma coluna para outra, ela tem de mandar o pipedrive enviar um
email, não é automático. Mas o mail já está estruturado e depois passa para as
diferentes etapas

A Diva é q recolhe a info dos alunos - a Lisandra recebe a pasta do aluno e faz a admissão
(slack, calendários..)

Ficheiro de inscritos - a Lisandra atualiza o ficheiro com a info q a Diva passa - data de
inscrição, prestações, se teve desconto ou não, se fez pagamento, ficha de inscrição, cv, foto,
morada, contrato - faz tudo manual (o pipe faz isso, mas ainda não sabem extrair a info, ainda
estão em formação) - o pipe é pago

Live chat - usado quando os alunos têm dúvidas no site e aparece um pop up a informar -
podia ser um chatbot, mas preferem q seja mais personalizado. Quando há dúvidas, a Lisandra
tenta esclarecer, mas sugere sempre a SO.
Em Lisboa como há muita concorrência, os alunos acabam por se inscrever muito em cima da
hora, então nem sempre conseguem ter a SO, q é com a Rute

SO - conhecer o aluno, perceber as expectativas, fazer a melhor recomendação possível

“Quero inscrever-me” - a Rute faz o primeiro email manualmente para presencial, mas no
remote usam o pipedrive para automatizar esse email

Lisandra faz ponte com os tutores, Ana Maria recebe os feedbacks do q pode estar a correr
menos bem. Depois do aluno entrar, a ponte com os alunos (19h-23h) quebra um bocadinho
devido ao horário dela (10h-19h), mas tenta compensar pelo slack como pode - isto gera
frustração, mas fica sem perceber se o problema é da Edit ou é dos alunos

O feedback dos alunos e dos tutores vem dos forms

 são enviados no fim de cada módulo

  o aluno tem de avaliar o curso, o módulo, os tutores e os serviços. Os forms
geralmente têm resposta positiva, mas não são apelativos - visto serem certificados
pela DGERT, têm requisitos a cumprir
 o form é criado pela DGERT e não é intuitivo nem orgânico, deveria ter mais
informação do aluno
 Estão a tentar estratégias de marketing para tentar obter mais info do aluno, o form
traz pouca info, fica muita coisa por dizer
 A Lisandra organiza os forms, envia aos tutores, envia a respectiva avaliação aos
tutores, serve para perceber se correu bem o módulo com o tutor e se vale a pena
mantê-lo ou não; fica tb com a avaliação dos restantes elementos (serviços, curso em
geral)
 Faz a atualização do calendário; todos usam o calendário do mac e toda a gente vê os
eventos q lá estão (Lisboa e Porto), mas a Lisandra marca os tutores para verem a info
e aparece-lhes uma notificação, envia tb um email a relembrar e até também pelo
slack (exemplo) - deveria estar tudo automatizado, triplo trabalho para a mesma coisa
 Sempre q se ausenta, deixa a informação necessária às colegas pelo skype, mas
baseiam-se sempre pelo calendário; no fim de cada turno, delega o trabalho do dia
seguinte
 Ana Maria folga às 5as e 6as, alguém tem q substituir e é rotativo, pode ser qq uma
delas (remote, SO, in-company, etc) - fazem o mapa das folgas, há documentos e
calendários para tudo

Neste momento, a Lisandra já está a preparar todo o processo necessário para o próximo
semestre (cursos, contratações, parcerias), bem como o resto das tarefas habituais, fazer
calendários
Como é a Lisandra q faz os cursos, ela gere os seus próprios deadlines, tudo tem de ser gerido
+- com 2 meses de antecedência

Início dia habitual - abrir o slack, o chat, o skype e o calendário, ir ao mail, responder a
pedidos. Tem corrido pior no remote, pq há muitas contas zoom e se os links falham é mais
difícil

Dia apocalíptico

 se não houver net, puff, remarcam-se as aulas

 6as feiras, todas as salas cheias; se houver remarcação de aulas, nunca podem passar
para as 6as - 103 alunos de cursos presenciais diferentes + tutores

A origem deste projecto surgiu com o upgrade dos QR codes de entrada e saída dos tutores e
eles ficaram chocados com a invenção, acham ridículo - antes faziam a contagem das horas dos
tutores manualmente, abrir calendários, contabilizar as horas dos dias q veio para depois pedir
a emissão do recibo. Está a correr bem, mas houve um dia em q o sistema falhou e a
responsável do dpt. Financeiro teve de fazer a contagem manualmente - + automatização -
app edit

Ficha de assiduidade

 o tutor preenche o check, Lizandra pega nos dados, faz um excel e depois o cálculo das
faltas no módulo do curso
 O mesmo acontece com a tabela de avaliação
  Justificação de faltas - folha de justificação na pasta do drive partilhada com o aluno +
comprovativo do motivo, q tem de ser enviado para a Lisandra ou para a Ana e depois
marcam na tabela justificada (é enviado um email no início com isso, mas a info é
esquecida, é muita informação)

103 alunos - 103 pastas

Drive - discos partilhados: remote learning, estúdios, edit server, cowork, presenciais Lisboa e
presenciais Porto
Presenciais Lisboa - semestre: calendário, ficheiro dos inscritos, cursos e contratações de
tutores
Cursos - todas as pastas de todos os cursos q estão a começar - exemplo curso uxui: pasta de
todos os alunos, pasta da avaliação, q inclui form, avaliação final dos certificados e pauta com
notas dos tutores (q todos os dias à noite tem de ser preenchida - assiduidade), conteúdos
pedagógicos, pasta de cv’s, 1 ficha de presenças para cada aula

Projecto 360º - calendário à parte, tutores, jurados

Remote learning não usa muito o slack

Vão haver mais cursos, mais salas

Implementação de novas ideias:

 querem fazer o curso de Agile e a Lisandra quer fazer o de Project Manager

 Era bom ter uma ferramenta q a lembrasse dos seus timings e deadlines, sem ter de
fazer tudo mentalmente (actual)

Dados dos tutores - nome, contactos, quais os módulos/cursos, valores