Comunicação e Técnicas de Redação Oficial

U N I V E R S I DA D E
CANDIDO MENDES
CREDENCIADA JUNTO AO MEC PELA

PORTARIA Nº 1.282 DO DIA 26/10/2010
MATERIAL DIDÁTICO
COMUNICAÇÃO
E TÉCNICAS DE REDAÇÃO OFICIAL
Impressão
e
Editoração
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SUMÁRIO
UNIDADE 1 – INTRODUÇÃO ................................................................................. 03
UNIDADE 2 – COMUNICAÇÃO EFICAZ ............................................................... 05

2.1 Evolução da comunicação................................................................................. 06
2.2 Processo e objetivo da comunicação ................................................................ 07
2.3 Os canais de comunicação ............................................................................... 12
2.4 Sistemas representacionais .............................................................................. 17
2.5 A importância das palavras na comunicação .................................................... 22
UNIDADE 3 – REDAÇÃO OFICIAL ........................................................................ 27

3.1 Características de redação oficial ..................................................................... 28
3.2 Orientações básicas sobre o ato de escrever ................................................... 35
3.3 Problemas na construção de frases .................................................................. 37
3.4 Emprego dos pronomes .................................................................................... 41
3.5 Da abertura ao fechamento em correspondências oficiais ................................ 42
3.6 Padronização de espaços ................................................................................. 46
UNIDADE 4 – FORMA E ESTRUTURA DE COMUNICAÇÕES

ADMINISTRATIVAS ............................................................................................... 48
REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 64
UNIDADE 1 – INTRODUÇÃO
Agrupamos neste módulo, dois temas de grande relevância para aqueles

que irão atuar em uma Secretaria Escolar: comunicação e técnicas de redação
oficial.
A comunicação é necessidade básica da pessoa humana, do homem

social: constitui o canal pelo qual os padrões de sua cultura lhe são transmitidos
e, mediante o qual, aprende a ser membro de uma sociedade. A vida em
sociedade supõe intercâmbio e comunicação, que se realizam fundamentalmente
pela língua, cujo papel é cada vez mais importante nas relações humanas.
As relações de trabalho demandam atenção especial com a forma escrita

da língua e seu registro adequado, para que estabeleça o entendimento comum.
E comunicação é isso: participação, transmissão, troca de ideias, conhecimentos
e experiências.
Os textos constituem a expressão materializada da comunicação humana,

pois com eles, os homens se tornam contemporâneos do passado e do futuro a
um só tempo. O próprio conceito de história vem da noção de escrita: quem deixa
documentos escritos está num período de história; quem não escreve, está na
pré-história. Logo, a responsabilidade de cada cidadão é muito grande, seja com
sua história pessoal, da comunidade e, até, da própria humanidade.
Os funcionários públicos não expedem mensagens para exibir

conhecimentos; escrevem-nas para trocar informações, reconhecer direitos e
vantagens, estabelecer obrigações, comunicar intenções, realizar negócios.
Assim, um texto oficial de boa qualidade, especialmente aqueles que

podem criar direitos, obrigações e compromissos, depende de certos pré-
requisitos, aqui chamados fundamentos. Esses fundamentos são de ordem ética,
legal, linguística e estética.
No Manual de Redação de Correspondência e Atos Oficiais (BRASIL,

2006), Redação oficial é o meio utilizado para o estabelecimento de relações de
serviço na administração pública e corresponde ao modo uniforme de redigir atos
normativos e comunicações oficiais. Para que se alcance a efetividade dessas
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relações, são traçadas normas de linguagem e padronização no uso de fórmulas

e estética para as comunicações escritas, as quais são revestidas de certas
peculiaridades restritas ao meio.
As comunicações oficiais devem primar pela objetividade, transparência,

clareza, simplicidade e impessoalidade.
Nesse sentido, a redação oficial, da qual se deve extrair uma única

interpretação, há de procurar ser compreensível por todo e qualquer cidadão
brasileiro.
Com esses cuidados, é possível aprimorar um item fundamental na

profissionalização do servidor, na racionalização do trabalho e na redução dos
custos.
Ressaltamos em primeiro lugar que embora a escrita acadêmica tenha

como premissa ser científica, baseada em normas e padrões da academia,
fugiremos um pouco às regras para nos aproximarmos de vocês e para que os
temas abordados cheguem de maneira clara e objetiva, mas não menos
científicos. Em segundo lugar, deixamos claro que este módulo é uma compilação
das ideias de vários autores, incluindo aqueles que consideramos clássicos, não
se tratando, portanto, de uma redação original e tendo em vista o caráter didático
da obra, não serão expressas opiniões pessoais.
Ao final do módulo, além da lista de referências básicas, encontram-se

outras que foram ora utilizadas, ora somente consultadas, mas que, de todo
modo, podem servir para sanar lacunas que por ventura venham a surgir ao longo
dos estudos.
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UNIDADE 2 – A COMUNICAÇÃO EFICAZ
Por comunicação eficaz entendemos aquela comunicação que é

compreendida!
Muito simples não é mesmo? Sim e não. Não é tão simples assim porque
se fazer compreender ou compreender o que o outro tem a dizer demanda
desenvolvermos, tanto emissor quanto receptor, a vontade de entender, uma
disposição, empatia que nem todos estão dispostos a ela e usar até mesmo um
vocabulário de acordo com aquele a quem enviamos a mensagem.
Compreender é diferente de interpretar!
Segundo Warat (2001), somos, por excelência, exímios interpretadores de

tudo o que acontece. Faz parte da natureza humana, tanto que avaliamos,
ponderamos, julgamos, comparamos com a nossa escala de valores tudo o que
percebemos, vemos e ouvimos.
Por essa razão, se desejamos, de fato, nos comunicar com outras

pessoas, precisamos, constantemente, exercitar a arte da empatia, que é a
capacidade de nos colocarmos no lugar da outra pessoa, entendermos o seu
estado de espírito, seu momento psicológico, seu nível cultural, suas crenças,
seus apelos emocionais. Além disso, precisamos resolver os nossos problemas
de comunicação.
Da profissão de uma pessoa, do seu credo ou cultura, dependerá também

o nível de definição ou conceito de comunicação, portanto, não é tarefa fácil
definir comunicação. De todo modo, temos várias acepções simplistas:
 comunicação seria a transmissão de uma mensagem com o fim de evocar

uma resposta específica;
 também se entende a comunicação como o intercâmbio de informação

entre sujeitos e objetos.
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Como campo de estudo acadêmico, a comunicação estuda os processos

de comunicação humana. Entre as subdisciplinas da comunicação, inclui-se a
teoria da informação, comunicação intrapessoal, comunicação interpessoal.
Falamos inicialmente em emissor e receptor, pois bem, comunicação não

significa apenas falar às pessoas, mas também ouvi-las. Na verdade, se não
ouvirmos eficazmente, não poderemos também falar de modo eficaz (OLIVEIRA,
2013).
Numa situação meramente social, podemos conversar sem a finalidade

específica de nos informarmos. Comunicação não significa apenas a transmissão
de uma mensagem, sem o desejo de originar o tipo de resposta que se procura.
No entanto, nos negócios, falamos porque temos uma razão para assim o
fazer. É particularmente neste caso que somos obrigados a trazer a linguagem do
nível instintivo e intuitivo para o nível racional.
Se falarmos racionalmente, falamos, em primeiro lugar, porque

desejamos despertar interesse pelo que dizemos. Em segundo lugar, falamos
porque desejamos que compreendam aquilo que dizemos. Então as palavras
tornam-se definidas. Isto significa que, em certos casos, temos de definir o
sentido das nossas palavras. Assim, para que nos entendam claramente, vem a
ser necessária a definição prévia (OLIVEIRA, 2013).
2.1 Evolução da comunicação
A história nos conta que nos primórdios da civilização, a comunicação

verbal entre os homens era inexistente, eles praticamente imitavam os sons dos
animais e da natureza, bem como gestos e posturas. A evolução nos levou à
necessidade de aprender a relacionar objetos, seu uso, criar utensílio para caça e
proteção e adquirirmos a capacidade de emitir e receber mensagens num código
comum, partilharmos conhecimentos na agricultura, passando pela matemática
até a arte.
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É verdade que por longo tempo esses conhecimentos ficaram restritos a

algumas classes da sociedade, mas felizmente nos tempos atuais é
extremamente fácil ter acesso aos mais diversos meios de comunicação, pois
dispomos de inúmeras formas de comunicação, tais como (televisão, Rádio,
Jornais, Revistas, Livros, telefone, Internet, redes sociais) entre muitos outros.
Hoje em dia, é possível receber e emitir informação dos pontos mais remotos do
planeta Terra em tempo real, podemos estar no conforto da nossa casa e aceder
a todo o tipo de informação através da internet, podemos transportar muita
informação num pequeno espaço como um cartão de memória.
Na Grécia Antiga, o estudo da Retórica, a arte de discursar e persuadir,

era um assunto vital para estudantes. Passamos por grandes invenções, como o
jornal, cujo primeiro exemplar data de 59 a.C. em Roma, por Júlio César, com o
intuito desejado de informar o público sobre os mais importantes acontecimentos
sociais e políticos, e que, até hoje, tem, praticamente, a mesma função. No início
do século XX, vários especialistas começaram a estudar a comunicação como
uma parte específica de suas disciplinas acadêmicas.
A Comunicação começou a emergir como um campo acadêmico distinto

em meados do século XX. Pensadores e pesquisadores das disciplinas de
ciências humanas, como Filosofia, Sociologia, Psicologia e Linguística, têm dado
contribuições em hipóteses e análises para o que se denomina “Teoria da
Comunicação”. Assim, surgiu o esquema “emissor, mensagem, meio, receptor”,
que de maneira simples resume todas as iniciativas de comunicar algo.
Em síntese, temos um processo crescente no qual o homem desenvolveu

a pré-escrita, a escrita, o papel, as impressões manuais e as mecânicas, sendo
assim possível a informação cruzar grandes distâncias geográficas, culturais e
cronológicas. Passamos pelos meios de comunicação como jornais e revistas,
rádio e televisão, tendo atingido a nossa época, que podemos chamar de Era da
Tecnologia e da Informação (OLIVEIRA, 2013).
2.2 Processo e objetivo da comunicação
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A comunicação é o processo de transmissão e recuperação de

informação. Neste processo existem dois estágios distintos que apresentam uma
interação cíclica.
a) O estágio da transmissão envolve dois mecanismos: a transposição da

informação para um sistema de códigos, tomando assim a forma de mensagem, e
a utilização de um canal, capaz de permitir a recepção da mensagem pelo
destinatário (codificação e difusão).
b) O estágio de recuperação compreende o reaproveitamento de uma

informação transmitida, seja em sua forma original, seja em outra forma, que, por
sua vez, vai atuar como fonte para a transmissão de novas informações.
Sobretudo, no caso da comunicação interpessoal, em que o instrumento de
recuperação é, geralmente, a própria memória.
O receptor pode colaborar com o recuperador na tarefa de reaver a

mensagem.
É com base na fonte que se inicia a comunicação, que codifica um

significado intencional numa mensagem, a qual é enviada por um canal. O
receptor decodifica a mensagem no significado percebido e transmite um
feedback à fonte. Entretanto, nem sempre acontece assim: existe o chamado
ruído, isto é, perturbações neste processo, as quais distorcem e interferem na
transmissão da mensagem.
A fonte da informação é a pessoa que tenta comunicar com outra pessoa,

ou seja, a mensagem que o emissor pretende enviar ao receptor. Esta fonte tem a
intenção de dar a informação ou de modificar comportamento e atitudes da
pessoa a quem dirige a sua mensagem. Esta vontade é transformada num
conjunto de símbolos com significado, que permite a codificação da mensagem
(OLIVEIRA, 2013).
Vargas (2005) lembra que um processo de comunicação eletivo é

necessário para garantir que todas as informações desejadas cheguem às
pessoas corretas no tempo certo e de uma maneira economicamente viável.
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A linguagem permite ao homem estruturar seu pensamento, traduzir o

que sente, registrar o que conhece e comunicar-se com outros homens. Ela
marca o ingresso do homem na cultura, construindo-o como sujeito capaz de
produzir transformações nunca antes imaginadas.
Apesar da evidente importância do raciocínio lógico-matemático e dos

sistemas de símbolos, a linguagem, tanto na forma verbal como em outras
maneiras de comunicação, permanece como meio ideal para transmitir conceitos
e sentimentos, além de fornecer elementos para expandir o conhecimento
(BRASIL, 1997).
Cleland (1999 apud Vargas, 2005) define a comunicação como um

processo pelo qual a informação é transferida entre os indivíduos através de
símbolos, sinais e outros. Além disso, a comunicação é um processo de duas
vias, onde participam ativamente o emissor e o receptor da informação, com os
envolvidos atuando, na maioria das vezes, como emissores e receptores
simultaneamente.
As responsabilidades entre o emissor e o receptor podem ser assim

distribuídas:
 emissor – responsável por produzir uma informação clara, de modo que o

recebedor possa entendê-la com facilidade;
 receptor – responsável por tornar claro que a informação foi recebida e

completamente compreendida.
Além disso, é importante que também sejam avaliadas as barreiras no

processo de comunicação, devido à percepção individual de cada um, bem como
sua personalidade, atitudes, emoções, entre outros.
Com base nos trabalhos de Mintzberg sobre as estruturas das

organizações, podem ser estabelecidos alguns fluxos no processo de trabalho
provocados por diferentes mecanismos de comunicação entre as pessoas dentro
de uma organização. São eles:
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 fluxo da Autoridade Formal – onde a informação flui segundo uma

hierarquia instituída dentro da organização ou projeto, realçando o fluxo do
poder formal;
 fluxo da Atividade Regulamentada – onde a informação flui segundo um

mecanismo padronizado de informação independente da hierarquia dos
envolvidos. O foco desse fluxo é a padronização do processo de
comunicação;
 fluxo das Comunicações Informais – onde o processo de comunicação se

dá sem a presença de nenhuma estrutura reguladora. As pessoas se
agregam em grupos sociais ou de relacionamento e neles não existe
hierarquia ou padronização. É o mais veloz e o mais arriscado mecanismo
de comunicação;
 conjunto das Constelações de Trabalho – onde o processo de

comunicação se dá através de objetivos claros e adequados a cada nível
hierárquico da estrutura. Normalmente, as constelações de trabalho são os
melhores modelos para o desenvolvimento do processo de comunicação
em projetos;
 fluxo do Processo Decisório Específico – onde o processo de comunicação

é necessário para decisões específicas, partindo da geração do problema
até chegar à decisão específica a ser tomada (VARGAS, 2005).
Por meio dos processos de comunicação que toda e qualquer

organização funciona, ou seja, a dinâmica organizacional depende de cada
membro estar conectado e integrado.
Mas qual é mesmo o conceito de comunicação? De maneira simplificada,

poderíamos dizer que é a capacidade dos sujeitos em transferir e compreender
uma mensagem. De maneira mais formal, comunicação seria descrita como um
fluxo de mensagens entre um emissor para um destinatário final utilizando um
canal. O destinatário pode ou não responder com uma mensagem e em algum
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ponto do processo, o ruído ou algo que afeta o processo pode ocorrer e limitar a
eficácia da comunicação.
Lembremos que nem sempre o processo de comunicação funciona bem,

existindo barreiras que podem ser pessoais, físicas, semânticas à comunicação
humana, bem como barreiras organizacionais, interpessoais e individuais.
A percepção seletiva, por exemplo, acontece quando emissor e/ou

receptor veem e escutam seletivamente, com base em suas próprias
necessidades, motivações, experiências e características. Essa situação pode
levar a não decodificar a mensagem como realmente deveria, prejudicando,
talvez, um prosseguimento na comunicação.
Pode ainda ocorrer manipulação da informação, omissão de aspectos

importantes que ao final podem prejudicar sobremaneira todo o processo,
principalmente se pensarmos em termos organizacionais, pois a comunicação
tem todo um alcance que pode ferir o comportamento das pessoas.
São passos, ações importantes que as comunicações cheguem claras

aos seus destinos:
 acompanhar a mensagem;
 manter sempre aberto um canal para respostas;
 tratar a mensagem e o destinatário com empatia;
 repetir a mensagem quando necessário;
 simplificá-la;
 saber igualmente escutar; e,
 criar oportunidades para que todas as pessoas troquem mensagens.
A mensagem transmitida pela fonte pode ser verbal, escrita e não verbal.
Entende-se por comunicação não verbal qualquer comunicação que não inclua a
língua falada ou escrita (OLIVEIRA, 2013).
Quanto aos seus objetivos, a comunicação existe com a finalidade de

atingir diferentes objetivos. Comunicamos para informar, chocar, convencer,
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resolver problemas, tomar decisões e entreter as pessoas. De qualquer maneira,

envolve uma relação entre duas ou mais pessoas e ainda mais um estilo que
pode ser efetivo ou dúbio na sua forma de fazer com o que outro entenda sua
mensagem.
2.3 Os canais de comunicação
Comunicação não verbal são todos os contatos visuais, são nossos

gestos, a postura corporal, nossa expressão facial e os aspectos paralinguísticos,
como a entonação da voz, a fluência verbal, latência da resposta e a precisão do
vocabulário (DEL PRETTE; DEL PRETTE, 2001).
A comunicação não verbal opõe-se à comunicação verbal, a qual durante

muito tempo foi concebida como a linguagem do sentido escrito. Nessa
concepção, todas as outras formas de comunicação, mesmo a escrita, são
consideradas secundárias: derivada ou substitutiva. As teorias da comunicação
contemporâneas influenciadas por disciplinas tão diversas, como a linguística da
enunciação, a psicologia, a sociologia, a antropologia, concedem hoje um largo
espaço à comunicação não verbal (CASTILHO, 2002).
Canais de comunicação são meios pessoais – e não pessoais – através

dos quais a mensagem navega. A mensagem pode ser enviada mediante
diversificados canais. A escolha do canal tem um forte impacto no processo de
comunicação, porque diferentes pessoas podem ter diferentes competências na
utilização de diferentes canais, e diferentes mensagens têm adequações distintas
a diferentes canais. Os canais pessoais envolvem duas ou mais pessoas
comunicando-se diretamente uma com a outra. Os canais não pessoais utilizam
comunicação direcionada para mais de uma pessoa, e isso inclui a mídia,
constituída pelos meios de comunicação, escrita (jornais e revistas), transmitida
(rádio, televisão), em rede (telefone, cabo, satélite, sem fio), eletrônica (fitas de
áudio e vídeo, CD-ROM, página Web) e expositiva (painéis, outdoors, cartazes)
(KOTLER, 2005).
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Para mensagens mais complexas, devemos utilizar os canais mais

precisos, nomeadamente os encontros face a face, porque, ao permitirem uma
resposta imediata do receptor, são indispensáveis para que a comunicação se
efetue. Este canal tem a vantagem de permitir o contato pessoal, a resposta
imediata do receptor e aumentar a hipótese de surgirem novas ideias, questões e
soluções para eventuais problemas.
Para mensagens que implicam diversas pessoas, em que desejamos

registro da comunicação, fazemos por meio da utilização das cartas, boletins
informativos, e hoje em dia, novas dimensões de alcance, uma vez que as
pessoas possuem novos canais para interagir e opinar sobre os mais variados
assuntos.
Contamos com a facilidade de acesso à informação, independentemente

de localizações geográficas, a tecnologia para expressar nossa comunicação
através dos meios eletrônicos e comunicação de mídia, e-mails, mensagens de
texto via internet, redes sociais, entre outros; possuindo a vantagem da
velocidade, seja ela formal ou informal, podendo ser difundida facilmente,
economizando tempo (OLIVEIRA, 2013).
Alguns elementos importantes que estão envolvidos no processo da

comunicação são:
a) Decodificação:
É um dos elementos do processo de comunicação ao qual se permite que

a mensagem recebida seja interpretada pelo receptor, através da atribuição de
um significado a essa mensagem. Esta interpretação pode fazer com que o
significado dado à mensagem pelo receptor seja diferente daquela que o emissor
tinha intenção de transmitir.
b) Feedback:
É a última ligação do processo de comunicação, em que se verifica se o

que foi recebido corresponde ao que foi transmitido. Permite ao emissor a
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percepção da diferença entre a mensagem interpretada pelo receptor e a que

tinha intenção de transmitir. Consiste, basicamente, na devolução de uma
mensagem pelo receptor ao comunicador; ainda no fluxo da transmissão, ou
imediatamente após, com possibilidade de modificar o conteúdo da mensagem
inicial. Tem um sujeito ativo, o receptor, tornando possível melhorar a
comunicação, porque eleva a certeza e a compreensão das mensagens
transmitidas. Aumenta a confiança dos emissores e dos receptores no processo
de comunicação, o que facilita relações futuras, intensificando a motivação.
c) Interpessoalidade da comunicação:
A comunicação ocupa exatamente o centro da nossa vida social. Estamos

sempre nos comunicando. A eficácia da comunicação depende da concordância
entre a mensagem que o emissor quer transmitir e a mensagem interpretada pelo
receptor. Mas, como existem diferentes fatores de ruído, estes podem prejudicar o
processo através de problemas semânticos, ausência de feedback, distrações e a
percepção do outro.
Emissor Receptor
O esquema acima mostra como existem ruídos desde que a mensagem

partiu do emissor, o que impede, muitas vezes, o perfeito entendimento da
mensagem enviada.
Inclui desde questões como barulhos, manchas (no caso da comunicação

impressa) e problemas na linguagem utilizada até questões subjetivas, como a
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interpretação, de modo que essa interpretação que o receptor realiza escapa ao

controle do emissor e pode ser diferente daquilo que o emissor de fato pretendia
comunicar. Aliás, aí está um dos fatos mais importantes em qualquer ação
comunicadora: o resultado da comunicação não é a mensagem que emitimos,
mas a mensagem que foi recebida, e elas nunca coincidem completamente.
Temos também a representação da realimentação, ou seja, o efeito da
interpretação feita pelo receptor, que retoma e incide sobre o emissor (OLIVEIRA,
2013).
Sobre os canais e as ferramentas de comunicação, é fundamental haver

uma perfeita integração entre todas as ferramentas que estiverem sendo
empregadas, de modo a evitar que se oponham. O que importa é aproveitar o
efeito sinergético que uma ação de comunicação exerce sobre a outra. Dentre os
meios pessoais, alguns exemplos de ferramenta que podemos considerar são: a
fala, a mímica, a escrita, o idioma. O homem traz dentro de si não só sua
individualidade, mas o compromisso de desenvolver a participação social, pois
compartilhamos um destino comum.
Embora falando a mesma língua, os problemas de comunicação existem.

A habilidade de dialogar com pessoas, de estar focado no mundo, percebendo o
que acontece à sua volta, tornando-se responsável pela administração de seus
relacionamentos, é importante como forma de evitar mal-entendidos. Reaprender
a conversar é utilizar nossos espaços de criação e reorganização de nossas
emoções, tornar-se um indivíduo melhor sem se deixar alienar (OLIVEIRA, 2013).
Se uma conversa pressupõe um estado anímico para determinada ação,

a fala e a escuta denotam um estado de ânimo preciso: se positivo, abre
possibilidades múltiplas; se negativo, reduz a visão do mundo. De igual relevância
é a escolha das palavras que podem mudar o rumo das coisas.
As pessoas envolvidas numa conversa sem sombra de dúvida são

responsáveis pela qualidade da comunicação estabelecida.
Curiosamente, a expressão corporal assume até mais importância do que

a voz e, em alguns casos, do que o próprio conteúdo.
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Vejamos situações suficientes para tirar o brilho de um processo de

comunicação:
 medo de olhar nos olhos;
 expressão facial incongruente com o conteúdo;
 aparência mal cuidada;
 ausência de gestos ou excessiva gesticulação;
 posturas inadequadas.
Ao contar uma história, poderá a sua voz, movimentos e gestos estarem

contando outra. E quando a linguagem do corpo não está de acordo com a
linguagem verbal, temos a percepção da mentira.
A linguagem silenciosa do corpo, que muitas vezes contradiz as palavras,

é a expressão do inconsciente e reflete algo importante sobre nós mesmos. A
linguagem do corpo é o reflexo do estado emocional da pessoa. Cada gesto ou
movimento pode ser uma valiosa fonte de informação sobre a emoção sentida
num dado momento.
Ao aprimorar sua capacidade de expressão verbal e corporal, a pessoa

pode transmitir com maior clareza seu pensamento ao outro.
A metáfora também oferece sua contribuição: é uma forma de ver uma

coisa como se ela fosse outra, e opera em níveis múltiplos da análise, a fim de
proporcionar formas de aprender a vida.
Pois bem, na comunicação, com o conhecimento metafórico, pois, através

das metáforas, facilita-se a criação e a interpretação da realidade social, modela-
se a forma de ver e sentir o mundo, orientam-se nossas percepções, concepções
e a compreensão de algumas coisas a partir de outras.
Segundo Oliveira (2013), o amor interpessoal também tem seu lugar de

destaque!
O objetivo número um da comunicação é a partilha, a comunicação está

ligada ao amor, é uma negociação constante. Afeto, intimidade emocional,
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partilha de interesses e experiências são comuns nas amizades e amores de

todos os seres humanos. O amor interpessoal se refere ao amor entre os seres
humanos. Assumir as emoções e aprender a compartilhá-las de maneira
adequada é condição para uma relação madura e responsável, representa
reconhecer as mágoas e as conclusões precipitadas, dar também ao outro a
chance de desabafar, deixá-lo se expressar livremente sem reagir aos ataques ou
maquinar para rebater, apenas escutar em silêncio identificando as necessidades
que estão por trás dos sentimentos.
A comunicação interpessoal é um método de comunicação que promove

a troca de informações entre duas ou mais pessoas. Cada pessoa, que passamos
a considerar interlocutor, troca informações baseadas em seu repertório cultural,
sua formação educacional, vivências, emoções, toda a “bagagem” que traz
consigo. A comunicação interpessoal também exige ampla habilidade social em
saber se relacionar com as pessoas de forma simpática e cordial. Sobretudo,
saber equilibrar razão e emoção. A socialização do homem se inicia e se fortalece
por meio de ferramentas comunicacionais de um indivíduo a uma
correspondência maior para os outros. A qualidade das relações interpessoais é
outro agravante quase invisível que funciona como sabotador da convivência, do
intercâmbio de informação e conhecimento.
Pensem nas proposições acima!
2.4 Sistemas representacionais

A linguagem que usamos dá pistas para a nossa maneira de pensar.
Segundo Mancilha (2008), quando pensamos, representamos a informação para
nós mesmos, internamente e essa situação/condição podemos chamar de
Sistemas Representacionais.
Na escola, desde pequenos aprendemos e vivenciamos nossos cinco

sentidos: visão, audição, olfato, tato e paladar, canais por onde captamos as
informações, os quais fazem parte do sistema representacional.
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Usamos nossos Sistemas Representacionais o tempo todo, mas

tendemos a usar alguns mais do que outros. Por exemplo, muitas pessoas usam
o sistema auditivo para conversar consigo mesmas, essa é uma maneira de
pensar. Outros preferem os canais visuais, outros são mais sinestésicos (que
envolve olfato, tato e paladar). Enfim, cada canal tem suas particularidades como
veremos.
O sistema visual é usado para nossas imagens internas, visualização,

“sonhar acordado” e imaginação.
Os “Visuais” tem um ritmo da fala rápido, parecem estar lendo o que

falam quando conversam, por isso tendem a moverem os olhos para cima, seu
tom de voz é alto e claro. Pessoas visuais ficam em pé ou sentadas com a sua
cabeça e/ou corpo eretos. Tem a respiração na parte alta dos pulmões. Em geral
são organizadas, bem vestidas e com frequência são pessoas magras. Valorizam
as aparências. Memorizam mais facilmente vendo imagens e figuras, e tendem a
ter dificuldade em lembrar instruções verbais. Interessam-se em ver as ideias e
propostas e como eles se mostram ou aparentam. Grande parte dos visuais tem
gestos corporais rápidos e acima do tórax (OLIVEIRA, 2010).
Em uma conversa com uma pessoa que está mais visual, podemos
facilmente perceber que estas utilizam palavras que parecem ilustrarem sua fala.
O vocabulário é composto, com predominância de palavras como as seguintes:
ver, imagem, cor, nítido, olha, observa, claro, escuro, imagina, entre outros.
As pessoas visuais são as que apreciam muito a estética, combinam cor

em suas roupas, são organizadas, gostam de tudo em seus devidos lugares.
Detestam desordens, tumultos e gente mal vestida (OLIVEIRA, 2013).
Os “Auditivos” têm um ritmo de fala médio, parecem selecionar as

palavras antes de se expressarem, seu tom de voz é ressoante e melodioso, com
frequência tem uma fala elaborada e clara. Tendem a mover os olhos para os
lados e respiram mais com a parte mediana dos pulmões. Tipicamente podem
repetir com facilidade o que ouvem, aprendem ouvindo e gostam de música e de
conversar. Memorizam procedimentos por etapas. Compreendem melhor quando
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as pessoas dizem como as coisas estão indo e ficam bem quando as coisas soam
bem. Grande parte das pessoas auditivas têm gestos corporais rítmicos e na linha
do tórax (OLIVEIRA, 2010).
Em uma conversa com uma pessoa que está mais auditiva, podemos
facilmente perceber que elas selecionam as palavras para construírem suas
frases, se preocupam em apresentar uma fala bem elaborada. O vocabulário dos
auditivos é composto, com predominância de palavras como as seguintes: ouvir,
som, ecoar, sintonia, ouve, escuta, afina, silêncio, anunciar, boato, barulho,
chamar, comentário, conversa fiada, declarar, dizer, descrever, entre outros.
Ervilha (2002) explica que quando o interlocutor movimenta os olhos

horizontalmente, ele revela que o seu canal preferido é o auditivo e o seu mundo
é construído através dos sons. Ausculta o mundo, ouve sons que aqueles que
não dão prioridade a esse canal, não conseguem ouvir, é sensível a sons e
projeta-se através de sons. Da mesma forma, os movimentos à direita significam
que não tem ainda os registros em seu cérebro e está construindo imagens e à
esquerda, relembrando os registros já ocorridos, pela experiência vivida.
A pessoa que tem preferência pelo canal auditivo tem outro movimento
peculiar que é o da esquerda para baixo, significando que está em diálogo
interno. Conversando consigo mesma, ouvindo suas vozes interiores.
Aqueles que têm o canal auditivo mais desenvolvido, incomodam-se com

ruídos que outras pessoas deixam passar despercebidos, como o ranger de uma
porta. Qualquer ruído desconcentra a pessoa auditiva. Quando lê tem que ler em
voz alta para compreender um texto, ou ainda, não fala em voz alta, mas lê como
se estivesse ouvindo a si mesma, para conseguir se concentrar na leitura.
Pessoas que ouvem uma música e imediatamente gravam na mente a

letra e a melodia, são auditivas. São pessoas que gostam de ouvir rádio, que
conversam muito e se divertem com música e outros sons.
Essas pessoas entendem melhor quando a comunicação ocorre na

modalidade da sua representação. Devem, então, utilizar elementos e palavras
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que tenham essa semiótica – que ilustrem de forma sonora, aquilo que estiver
apresentando (ERVILHA, 2002).
Os “Sinestésicos” têm um ritmo de fala lento e macio, parecem não

estarem preocupados com nada, seu tom de voz é baixo e pausado. Possuem
uma respiração profunda e na linha do abdômen. Tendem a mover os olhos para
a direita e para baixo. Diferente dos visuais, os sinestésicos reagem bem ao toque
e com frequência tocam o próprio corpo e as outras pessoas enquanto falam.
Memorizam facilmente aquilo que mexem ou quando fazem algo. Gostam de
atividades que envolvem sensações e movimento. Gostam de sentir o mundo e as
pessoas. Sinestésicos precisam sentir-se bem a respeito de ideias e projetos para
aprová-los. Grande parte dos sinestésicos possuem gestos corporais lentos e na
linha do abdômen (OLIVEIRA, 2010).
Em uma conversa com uma pessoa que está mais sinestésica, podemos
facilmente perceber que, em grande parte do tempo, estará tocando o seu
interlocutor, sempre falando lenta e pausadamente, como falado acima: “sem
preocupação”. O vocabulário dos sinestésicos é composto, com predominância de
palavras como as seguintes: sentir, pegar, suar, áspero, concretizar, segurar,
apertar, sofrer, sólido, entre outros.
Ervilha (2002) resume assim as características do sinestésico:
Se o movimento for único para a direita e para baixo, significa que a

pessoa é sinestésica, ou seja, busca seu próprio quadro de sentimentos e
sensações de representação do mundo. Nos numerosos casos, trata-se de
pessoas sinceras e que dificilmente projetam um pensamento. Vivem de acordo
com seu próprio sistema de vida. O acesso às mentes dessas pessoas se dá
através do tato, paladar, olfato e das próprias sensações e sentimentos.
Geralmente gostam de sentir-se bem, confortáveis. Preferem roupas

largas, se importam pouco com a estética. São pessoas desprendidas e que
estão sempre buscando o bem-estar. Adoram o toque de outras pessoas. Aquilo
que mais lhes apetece é o cheiro da comida, seguido do paladar.
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Para comunicar-se com essas pessoas, é preciso utilizar formas que

envolvam aspectos de tocar, sentir, cheirar e degustar. Se estiver mostrando algo,
deixe-as pegar no objeto. Para entender, elas vão tocar o objeto, e se for o caso,
cheirá-lo. Seu processo mental é sentir através do sinestésico as sensações
registradas em seu cérebro.
Vejamos simultaneamente os três canais em uma figura.
Fonte: Ervilha (2002, p. 51).
A título de enriquecimento e curiosidade, temos abaixo alguns exercícios

para estimular os sentidos:
a) Visual:
1. Olhar à sua volta, fechar os olhos e visualizar o que estava vendo

antes.
2. Jogo da memória, caça-palavras, jogo dos 7 erros.
3. Perceber o maior número de cores à sua volta.
4. Quando caminhando na rua prestar atenção nos prédios, árvores e

edifícios à sua volta.
b) Auditivo:
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1. Ficar algum tempo de olhos fechados e prestar atenção ao maior

número de sons à sua volta.
2. Ouvir música de olhos fechados e perceber os sons dos diferentes

instrumentos.
3. Experimentar, falar em diferentes tons e velocidades (mais agudo/mais

grave; mais rápido/mais lento).
4. Quando estiver falando, preste atenção ao som de sua voz.
Cinestésico:
1. Tomar banho prestando atenção às sensações corporais.
2. Prestar atenção às diferentes texturas dos objetos (roupas, almofadas,

papel).
3. Sentir o cheiro da comida antes de começar a comer.
4. Antes de dormir, ir relaxando uma parte do corpo de cada vez,

prestando atenção às sensações (www.golfinho.com).
2.5 A importância das palavras na comunicação

As palavras são de extrema importância numa comunicação. Elas nos
fazem entender melhor e, claro, nos levam a ter desempenho positivo nas
situações que nos cercam.
Existem palavras e expressões que condicionam o cérebro e influenciam

nossas ações. Vamos a alguns exemplos:
a) Mas – cancela a parte da frase que a precede
Você diz que é caro, mas considere os benefícios oferecidos pelo

produto.
Vocês já estão fazendo bem, mas posso lhes mostrar como fazer melhor.
Sei que você está ocupado, mas tenho certeza de que gostará de ver
esse produto.
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Substituir “mas” por “e” mantém a ligação e não cancela, elimina ou

desperta dúvidas sobre a primeira parte da frase. Você quase sempre pode
reformular a frase de maneira mais positiva. Assim:
“Sei que a entrega imediata é importante, mas não podemos efetuá-la até
sexta-feira”, torna-se;
“Sei que uma entrega rápida é importante para você e podemos garantir
que ela será efetuada até sexta-feira”.
Muitas pessoas, ao ouvirem a palavra “mas” deixam de escutar o que

vem depois, porque estão muito ocupadas pensando numa maneira de discutir o
que estava errado.
Cuidado com o mas... porque ele também pode ser usado no sentido de
suavizar o que foi dito até aquele momento e enfatiza o que vem depois. O ideal é
dizer antes o que desaprovamos. Por exemplo: “Ela é superficial, mas é
inteligente e capaz”.
“A gente só conhece o que uma pessoa realmente pensa das outras

depois do ‘mas’ ”, diz um ditado americano.
b) Tentar
Tente evitar a palavra “tentar”. Tente realmente. Observe que a palavra

“tentar” sugere dificuldade, até mesmo impossibilidade. Quanto mais você tentar
mais difícil ficará. Se você pedir a alguém para lhe fazer um favor e ela responder:
“Tentarei”, você acha que ela vai ou não fazer o favor?
Faça esta experiência. Coloque sua caneta no chão e tente pegá-la. Você
não pode pegá-la, porque se o fizer, não estará mais tentando, estará
conseguindo.
Quando lhe pedirem alguma coisa, em vez de responder: “Eu tentarei”,

responda “sim”, “não” ou “talvez”. O Princípio de Peter afirma que tudo o que pode
dar errado dará errado se você esperar o suficiente. Portanto, lembre-se disso:
discuta os problemas.
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Realmente tentar é um verbo de má vontade. “Não sei, vou tentar”, então,

é ainda pior. É quase uma frase declarada de que é possível tentar, mas é difícil
conseguir.
c) Negativas
Você também deve evitar usar negativas. Por exemplo, há a frase

clássica: “Eu não quero ser difícil”. Você já sabe que, em seguida, virá um “mas...”
e então alguma coisa difícil. Negá-la antecipadamente só a torna mais óbvia. É
melhor dizer: “Prevejo uma possível dificuldade que você poderia me ajudar a
resolver”.
Pense neste exemplo: “Não se preocupe com a entrega, não há motivo

para que não possamos efetuá-la até a próxima semana”.
Na verdade, esse é um convite à preocupação e para começar a imaginar

motivos para a entrega não ser efetuada até a próxima semana.
As frases formuladas no negativo agem como uma ordem num nível mais
profundo. Dizer: “Não se preocupe” é uma ordem para notar problemas, ficar
preocupado ou fazer qualquer coisa que lhe pediram para não fazer.
Se eu lhe pedir para não pensar no seu maior concorrente, o que

acontece? Você precisa pensar nele para compreender a frase. Como não pensar
em alguma coisa? Pensando em outra. Assim, pense no seu melhor cliente. Fale
no positivo. “Pode ter certeza...” em vez de “Não se preocupe...” (O’CONNOR,
2003).
d) Ainda
Uma palavra positiva que abre muitas possibilidades. Por exemplo, na

frase “não tenho namorado ainda”. Está implícita a ideia que posso não ter
alguém neste momento, mas que isso só é questão de tempo. Mas atenção: evite
dizer frases como “com tantos assaltos por aí, nunca fui assaltado ainda”.
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e) Experimentar
Ótimo verbo. Experimentar inclui ação, curiosidade. Substitua a frase “vou

tentar” por “vou experimentar”. A segunda é muito mais dinâmica.
f) É difícil
Expressão bloqueadora, paralisante. Ela retira a energia necessária para a

ação. Troque pela expressão “é desafiante” ou “é um desafio”. Essa simples troca
pode abrir uma maior possibilidade de sucesso.
g) Gostaria, queria
Usar esses verbos no futuro do pretérito distancia ainda o objetivo. Eles

devem ser empregados sempre no presente: “Eu quero” ou “eu gosto”.
h) Nunca, jamais, sempre
Expressões que restringem a realidade. Ninguém pode dizer que nunca

fará ou será tal coisa – não controlamos a vida a esse ponto.
i) Não
O cérebro não registra o não quando acompanhado de uma imagem. Por

exemplo, quando se diz “não pense num gatinho”, a primeira coisa que se pensa
é justamente num gatinho – o não é simplesmente ignorado. Por exemplo,
pessoas que dizem “não quero gritar igual minha mãe” cada vez que dizem isso
têm um flash de milésimos de segundo da imagem da mãe gritando. O que está
sendo reforçado é essa imagem, e não o contrário.
O não só é registrado no cérebro quando é uma negativa simples – o “não

quero” ou o “não posso”, por exemplo – e quando vem desacompanhado de uma
imagem.
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Enfim, as palavras influem na nossa realidade muito mais que

imaginamos, então vamos aproveitar ao máximo sua força! (EPELMAN, 2014;
ALMEIDA, 2013).
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UNIDADE 3 – REDAÇÃO OFICIAL
Redação oficial é a maneira de redigir própria da Administração Pública.

Sua finalidade básica é possibilitar a elaboração de comunicações e normativos
oficiais claros e impessoais, pois o objetivo é transmitir a mensagem com eficácia,
permitindo entendimento imediato (BRASIL, 2002).
A eficácia da comunicação oficial depende basicamente do uso de

linguagem simples e direta, chegando ao assunto que se deseja expor sem
passar, por exemplo, pelos atalhos das fórmulas de refinada cortesia usuais no
século passado. Ontem, o estilo tendia ao rebuscamento, aos rodeios ou aos
circunlóquios; hoje, a vida moderna obriga a uma redação mais objetiva e concisa
(BRASIL, 1990).
Considere-se, entretanto, que não há uma forma específica de linguagem

administrativa, mas sim qualidades comuns a qualquer bom texto, seja ele oficial
ou literário, aplicáveis à redação oficial: clareza, coesão, concisão, correção
gramatical. Além disso, merecem destaque algumas características peculiares
identificáveis na forma oficial de redigir: formalidade, uniformidade e
impessoalidade.
De todo modo, a redação oficial deve caracterizar-se pela

impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão,
formalidade e uniformidade. Fundamentalmente, esses atributos decorrem da
Constituição Federal (1988), que dispõe, no artigo 37:
A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos

Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios
obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência (...).
Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda

administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos
atos e comunicações oficiais (BRASIL, 2002).
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Vamos ver cada uma dessas qualidades e características!
3.1 Características de redação oficial
3.1.1 Impessoalidade
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para
que haja comunicação, são necessários:
a) Alguém que comunique.
b) Algo a ser comunicado.
c) Alguém que receba essa comunicação.
No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público

(este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o
que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que
comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos
cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.
Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos
assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:
a) Da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se

trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção,
é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se,
assim, uma desejável padronização, que permite que comunicações elaboradas
em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade.
b) Da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas

possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como
público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos um destinatário
concebido de forma homogênea e impessoal.
c) Do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo

temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao
interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.
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Dessa forma, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais,

como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo
assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser
isenta da interferência da individualidade que a elabora.
A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos

para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada
a necessária impessoalidade (BRASIL, 2002).
3.1.2 Clareza
Clareza é a qualidade do que é inteligível, facilmente compreensível. Já

que se busca, então, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, é preciso que
o pensamento de quem comunica também seja claro, com as ideias ordenadas; a
pontuação correta; as palavras, bem dispostas na frase; as intercalações
reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular, uma constante.
Da mesma forma, a indispensável releitura do texto contribui para

obtenção da clareza. A ocorrência de trechos obscuros e de erros gramaticais em
textos oficiais provém principalmente da falta da releitura, que torna possível sua
correção.
Além disso, a falsa ideia de que “escreve bem quem escreve difícil”
também contribui para a obscuridade do texto. Ora, quem escreve difícil
dificilmente é compreendido. Cada palavra dessa natureza é um tropeço para a
leitura e só pode desvalorizar o que se escreve.
Alguns preceitos para a redação de textos claros:
a) Utilizar preferencialmente a ordem direta ou lógica (sujeito, verbo,

complementos); às vezes essa ordem precisa ser alterada em benefício da
própria clareza.
b) Usar as palavras e as expressões em seu sentido mais comum.
c) Evitar períodos com negativas múltiplas.
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d) Transformar as orações negativas em positivas, sempre que possível.
e) Buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto.
f) Escolher com cuidado o vocabulário, evitando o jargão técnico.
g) Evitar neologismos (palavras, frases ou expressões novas, ou palavras

antigas com sentidos novos), preciosismos (delicadeza ou sutileza excessiva no
escrever) e regionalismos.
h) Utilizar palavras ou expressões de língua estrangeira somente quando

indispensável.
Exemplos de textos obscuros, que devem ser evitados:
a) Mudança de sentido com a mudança da pontuação: Aprovas? Não

discordo. (Compare-se: Aprovas? Não! Discordo.).
b) Má disposição das palavras na frase: A Defesa Civil pede, neste ofício,

cobertores para casal de lã. (Compare-se: A Defesa Civil pede, neste ofício,
cobertores de lã para casal.).
c) Ambiguidade: Ela pensava no tempo em que trabalhara com o

Cassiano e concluía que a sua falta de visão teria contribuído para o fracasso do
projeto. (Ambiguidade ocasionada pelo emprego do pronome sua, que é válido
tanto para ela como para ele; falta de visão dele ou dela?).
d) Excesso de intercalações: O planejamento estratégico, que é um

instrumento valioso para a gestão da empresa pública, e esta, uma alavanca
indispensável ao desenvolvimento econômico social, deve periodicamente passar
por um processo de revisão, que o atualiza perante as velozes mudanças do
mundo moderno. (Compare-se: O planejamento estratégico deve periodicamente
passar por um processo de revisão.).
3.1.3 Coesão
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O termo coesão pode ser conceituado como a união íntima das partes de
um todo. Assim, o texto coeso é aquele em que as palavras, as orações, os
períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos.
Às vezes, o cuidado com a estrutura do parágrafo pode induzir ao

equívoco de encará-lo como redação autônoma, bastante em si mesmo. Apesar
de ser uma unidade lógica completa (começo, meio e fim), não pode estar solto
do restante do texto.
Para que esse desligamento não ocorra, temos de trabalhar com

mecanismos de ligação entre os parágrafos. A utilização desses mecanismos
chama-se transição ou coesão.
A transição não é necessariamente feita por partículas ou expressões. Ela

pode ocorrer, por exemplo, com a utilização do mesmo sujeito da oração
precedente. O importante nos mecanismos de transição é manter a fluência do
texto.
Exemplos de algumas partículas e expressões de transição: da mesma

forma, aliás, também, mas, por fim, pouco depois, pelo contrário, assim, enquanto
isso, além disso, a propósito, em primeiro lugar, no entanto, finalmente, em
resumo, portanto, por isso, em seguida, então, já que, ora, daí, dessa forma, além
do mais.
3.1.4 Concisão
A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um

máximo de informações, desde que não se abuse da síntese a tal ponto que a
ideia se torne incompreensível. Afinal, o tempo é precioso, e quanto menos se
rechear a frase com adjetivos, imagens, pormenores desnecessários ou
perífrases (rodeios de palavras), mais o leitor se sentirá respeitado.
Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de

conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para
revisá-lo depois de pronto. É nessa revisão que muitas vezes se percebem
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eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de ideias. Veja-se, por

exemplo, o seguinte texto:
A partir desta década, o número cada vez maior e, por isso mesmo, mais
alarmante de desempregados, problema que aflige principalmente os países em
desenvolvimento, tem alarmado as autoridades governamentais, guardiãs
perenes do bem-estar social, principalmente pelas consequências adversas que
tal fato gera na sociedade, desde o aumento da mortalidade infantil por
desnutrição aguda até o crescimento da violência urbana que aterroriza a família,
esteio e célula-mater da sociedade.
Se esse mesmo trecho for reescrito sem a carga informativa

desnecessária, obtém-se um texto conciso e não prolixo:
O número cada vez maior de desempregados tem alarmado as

autoridades governamentais, pelas consequências adversas que tal fato gera na
sociedade, desde o aumento da mortalidade infantil por desnutrição aguda até o
crescimento da violência urbana.
Vê-se, assim, como é importante o texto enxuto. Economizar palavras traz

benefícios ao texto: o primeiro é errar menos; o segundo, poupar tempo; o
terceiro, respeitar a paciência do leitor.
Pode-se adotar como regra não dizer mais nem menos do que precisa ser
dito. Isso não significa fazer breves todas as frases, nem evitar todo o detalhe,
nem tratar os temas apenas na superfície; significa, apenas que cada palavra é
importante.
Procedimentos para redigir textos concisos:
i) Eliminar palavras ou expressões desnecessárias:
 ato de natureza hostil => ato hostil;
 decisão tomada no âmbito da diretoria => decisão da diretoria;
 pessoa sem discrição => pessoa indiscreta;
 neste momento nós acreditamos => acreditamos;
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 travar uma discussão => discutir;
 na eventualidade de => se;
 com o objetivo de => para.
ii) Evitar o emprego de adjetivação excessiva:
 o difícil e alarmante problema da seca => o problema da seca.
iii) Dispensar, nas datas, os substantivos dia, mês e ano:
 no dia 12 de janeiro => em 12 de janeiro;
 no mês de fevereiro => em fevereiro;
 no ano de 2000 = > em 2000.
iv) Trocar a locução verbo + substantivo pelo verbo:
 fazer uma viagem => viajar;
 fazer uma redação => redigir;
 por as ideias em ordem => ordenar as ideias;
 por moedas em circulação => emitir moedas.
v) Usar o aposto em lugar da oração apositiva:
O contrato previa a construção da ponte em um ano, que era prazo mais

do que suficiente => O contrato previa a construção da ponte em um ano, prazo
mais do que suficiente.
O que se tem é a anarquia, que é a bagunça pura e simples, irmã gêmea

do caos => O que se tem é a anarquia, bagunça pura e simples, irmã gêmea do
caos.
vi) Empregar o particípio do verbo para reduzir orações:
Agora que expliquei o título, passo a escrever o texto => Explicado o

título, passo a escrever o texto.
Depois de terminar o trabalho, ligo pra você => Terminado o trabalho, ligo
pra você.
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Quando terminar o preâmbulo, passarei ao assunto principal =>

Terminado o preâmbulo, passarei ao assunto principal.
vii) Eliminar, sempre que possível, os indefinidos um e uma:
Dante quer (um) inquérito rigoroso e rápido.
Timor-Leste se torna (uma) terra de ninguém.
A cultura da paz é (uma) iniciativa coletiva.
A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto

oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com
um mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental
que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o
necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que
muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias
de ideias.
O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de

economia linguística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras
para informar o máximo. Não se deve de forma alguma entendê-la como
economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais
do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar
palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi
dito (BRASIL, 2002).
Procure perceber certa hierarquia de ideias que existe em todo texto de

alguma complexidade: ideias fundamentais e ideias secundárias. Estas últimas
podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem
também ideias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto,
nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas
(BRASIL, 2002).
3.1.5 Correção gramatical
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Correção gramatical é a utilização do padrão culto de linguagem, ou seja,

é escrever sem desrespeitar os fatos particulares da língua e as regras
apropriadas para o seu perfeito uso. As incorreções gramaticais desmerecem o
redator e põem em dúvida sua autoridade para falar sobre qualquer assunto.
Além disso, conhecer a própria língua não é privilégio de gramáticos,

senão dever de todos aqueles que dela se utilizam. É erro de consequências
imprevisíveis acreditar que só os escritores profissionais têm a obrigação de
saber escrever. Saber escrever a própria língua faz parte dos deveres cívicos. A
língua é a mais viva expressão da nacionalidade.
3.1.6 Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais

na correspondência oficial. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao
correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade
de certo nível; mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade
no tratamento do assunto do qual cuida a comunicação.
É importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se,

também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora, se a Administração
Pública (municipal, estadual, distrital ou federal) é una, é natural que suas
comunicações sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão exige
atenção a todas as características da redação oficial e cuidado com a
apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação do
texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.
3.2 Orientações básicas sobre o ato de escrever
a) Estilo
Tudo que o ser humano faz tem a marca de sua individualidade. Essa
maneira pessoal de as pessoas expressarem-se, dentro de uma determinada
época, por meio da música, da literatura, da pintura, da escultura é o que se
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chama estilo. Em relação ao ato de redigir, estilo é, portanto, a maneira peculiar

de cada escritor expressar os seus pensamentos.
Também nos textos oficiais pode-se identificar o estilo de cada pessoa.

Convém respeitá-lo, apenas requerendo do redator a observância das qualidades
e características fundamentais da redação oficial, já explicitadas nos tópicos
anteriores.
b) Harmonia
Uma mensagem é harmoniosa quando é elegante, ou seja, quando soa

bem aos nossos ouvidos. Muitos fatores prejudicam a harmonia na redação
oficial, tais como:
i) a aliteração (repetição do mesmo fonema): na certeza de que seria bem

sucedido, o sucessor fez a seguinte asserção: ... (aliteração do fonema);
ii) a emenda de vogais (ou hiatismo): obedeça à autoridade;
iii) a cacofonia (encontro de sílabas em que a malícia descobre um novo

termo com sentido torpe ou ridículo): Dê-me já aquela garrafa;
iv) a rima: o diretor chamou, com muita dor, o assessor, dizendo-lhe que,
embora reconhecendo ser o mesmo trabalhador, não lhe poderia fazer esse favor;
v) a repetição excessiva de palavras: o presidente da nossa empresa é

primo do presidente daquela transportadora, sendo um presidente muito ativo;
vi) o excesso de que: solicitei-lhe que me remetesse o parecer que me

prometera a fim de que eu pudesse concluir a análise que me fora solicitada.
c) Polidez
O texto polido revela civilidade, cortesia. A finalidade, especialmente nas

correspondências oficiais, é impressionar o destinatário de forma favorável,
evitando frases grosseiras ou insultuosas, expressando respeito sem
rebaixamento próprio. Expressar consideração pelo outro, sem ao mesmo tempo
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rebaixar-se, por vezes até compensa falhas nas outras qualidades fundamentais
do texto antes examinadas. Correspondência é contato humano e, como tal, deve
ser pautada pelos mesmos princípios de convivência pacífica da vida social.
3.3 Problemas na construção de frases
A clareza e a concisão na forma escrita são alcançadas principalmente

pela construção adequada da frase. Alguns problemas mais frequentemente
encontrados na construção de frases dizem respeito à utilização do sujeito da
oração como complemento, à ambiguidade da ideia expressa, à elaboração de
falsos paralelismos e aos erros de comparação, conforme exemplificado a seguir.
a) Uso indevido do sujeito como complemento:
Sujeito é o ser de quem se fala ou que executa a ação enunciada na

oração. Ele pode ter complemento, mas não ser complemento. Devem ser
evitadas, portanto, construções como:
Errado: É tempo dos parlamentares votarem o projeto.

Certo: É tempo de os parlamentares votarem o projeto.
Errado: Antes desses requisitos serem cumpridos...

Certo: Antes de esses requisitos serem cumpridos...
Errado: Apesar da Assessoria ter informado em tempo...

Certo: Apesar de a Assessoria ter informado em tempo...
b) Ambiguidade:
Ambígua é a frase ou oração que pode ser tomada em mais de um

sentido. Como a clareza é requisito básico de todo texto oficial, deve-se atentar
para as construções que possam gerar equívocos de compreensão. A
ambiguidade decorre, em geral, da dificuldade de identificar-se a que palavra se
refere um pronome que possui mais de um antecedente na terceira pessoa. Outro
tipo de ambiguidade decorre da dúvida sobre a que se refere a oração reduzida.
Exemplos:
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Ambíguo: O Chefe de Gabinete comunicou ao Diretor que ele seria exonerado.

(Quem seria exonerado? O Chefe de Gabinete? O Diretor?)
Claro: O Chefe de Gabinete comunicou a exoneração dele ao Diretor. (O Chefe
de Gabinete foi exonerado.)
Claro: O Chefe de Gabinete comunicou ao Diretor a exoneração deste. (O Diretor
foi exonerado.) intervenção no seu Estado, mas isso não o surpreendeu.
(Discurso de quem? Estado de quem? Quem não se surpreendeu?)
Claro: Em seu discurso, o Deputado saudou o Presidente da República. No
pronunciamento, solicitou a intervenção federal em seu Estado, o que não
surpreendeu o Presidente. (Discurso do Deputado. Estado do Deputado. O
Presidente não se surpreendeu.)
Ambíguo: Sendo indisciplinado, o Chefe admoestou o funcionário. (Quem é
indisciplinado?)
Claro: O Chefe admoestou o funcionário por ser este indisciplinado.
c) Erros de paralelismo:
Uma das convenções estabelecidas na língua escrita consiste em

apresentar ideias similares numa forma gramatical idêntica, o que se chama de
paralelismo. Assim, incorre-se em erro ao conferir forma não paralela a elementos
paralelos. Exemplos:
Errado: Pelo aviso circular recomendou-se às unidades economizar energia e que

elaborassem planos de redução de despesas.
Certo: Pelo aviso circular, recomendou-se às unidades que economizassem
energia e (que) elaborassem planos para redução de despesas.
Certo: Pelo aviso circular, recomendou-se às unidades economizar energia e
elaborar planos para redução de despesas.
Errado: No discurso de posse, mostrou determinação, não ser inseguro,
inteligência e ter ambição.
Certo: No discurso de posse, mostrou determinação, segurança, inteligência e
ambição.
Certo: No discurso de posse, mostrou ser determinado e seguro, ter inteligência e
ambição.
Errado: O novo procurador é jurista renomado, e que tem sólida formação
acadêmica.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
39
Certo: O novo procurador é jurista renomado e tem sólida formação acadêmica.

Certo: O novo procurador é jurista renomado, que tem sólida formação
acadêmica.
d) Erros de comparação:
A omissão de certos termos ao se fazer uma comparação deve ser

evitada ao redigir, pois compromete a clareza do texto: nem sempre é possível
identificar, pelo contexto, qual o termo omitido. A ausência indevida de um termo
pode impossibilitar o entendimento do sentido que se quer dar a uma frase:
Errado: O salário de um professor é mais baixo do que um médico.

Certo: O salário de um professor é mais baixo do que o salário de um médico.
Certo: O salário de um professor é mais baixo do que o de um médico.
Errado: O alcance da Resolução é diferente da Portaria.
Certo: O alcance da Resolução é diferente do alcance da Portaria.
Certo: O alcance da Resolução é diferente do da Portaria.
Errado: A Secretaria de Educação dispõe de mais verbas do que as Secretarias
do Governo.
Certo: A Secretaria de Educação dispõe de mais verbas do que as outras
Secretarias do Governo.
Certo: A Secretaria de Educação dispõe de mais verbas do que as demais
Secretarias do Governo.
Não é aconselhável usar cacófatos, chavões e pleonasmos.
Cacofonia é o som desagradável, ou a palavra obscena, proveniente da

união das sílabas finais de uma palavra com as iniciais da seguinte:
Metalúrgica gaúcha espera crescer 40%. Ela trina muito bem. Uma prima
minha. Dê-me já.
Só haverá cacofonia quando a palavra produzida for torpe, obscena,

ridícula.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
40
Chavão é lugar comum, clichê. É o que se faz, se diz ou se escreve por

costume. De tanto ser repetido, o chavão perde a força original, envelhece o
texto. Recorrer a eles poderá denotar falta de imaginação, preguiça ou pobreza
vocabular. Por isso, deve-se procurar evitá-los. Exemplos de chavões:
a cada dia que passa hora da verdade
a olhos vistos inflação galopante
abrir com chave de ouro inserido no contexto
ao apagar das luzes assolar o país
óbvio ululante pomo da discórdia
astro-rei (sol) parece que foi ontem
baixar a guarda passar em brancas nuvens
cair como uma bomba perda irreparável
calor escaldante perder o bonde da história
crítica construtiva voltar à estaca zero
depois de longo e tenebroso silêncio sepulcral inverno
singela homenagem dizer cobras e lagartos
tábua de salvação em sã consciência
vaias estrepitosas estar no fundo do poço
Por fim, temos os pleonasmos que indicam redundância de expressão, ou

seja, repetição de uma mesma ideia, mediante palavras diferentes. Quando a
repetição de ideia não traz nenhuma energia à expressão, o pleonasmo passa a
ser vício, devendo, nesse caso, ser evitado. Exemplos de pleonasmos
indesejáveis:
acabamento final expressamente proibido
a razão é porque fato real
Telefone: (0xx31) 3865-1400
41
a seu critério pessoal há anos atrás
certeza absoluta meu amigo particular
comer com a boca multidão de pessoas
conviver junto planejar antecipadamente
relações bilaterais entre dois países descer para baixo
sintomas indicativos
3.4 Emprego dos pronomes
O uso de pronomes e locuções pronominais de tratamento tem larga

tradição na língua portuguesa. De acordo com Said Ali (1964), após serem
incorporados ao português, os pronomes latinos tu e vos, “como tratamento direto
da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra”, passou-se a empregar, como
expediente linguístico de distinção e de respeito, a segunda pessoa do plural no
tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor:
Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a

palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria
superior, e não a ela própria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu
rei com o tratamento de vossa mercê, vossa senhoria (...); assim usou-se
o tratamento ducal de vossa excelência e adotaram-se na hierarquia
eclesiástica vossa reverência, vossa paternidade, vossa eminência,
vossa santidade.
A partir do final do século XVI, esse modo de tratamento indireto já estava

em voga também para os ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê
evoluiu para vosmecê, e depois para o coloquial você. E o pronome vós, com o
tempo, caiu em desuso. É dessa tradição que provém o atual emprego de
pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos às autoridades
civis, militares e eclesiásticas.
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam

certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
42
Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou

a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É
que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo
sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o
assunto”.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de

tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu
substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical

deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo
que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é
“Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for
mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”
(BRASIL, 2002).
Os pronomes oblíquos (me, lhe, nos) substituem muito elegantemente os

possessivos (minha, sua) em frases como as seguintes:
 O barulho perturba-me as ideias (em vez de: O barulho perturba as minhas

ideias);
 Ninguém lhe ouvia as propostas (em vez de: Ninguém ouvia as suas
propostas);
 A solução do problema nos tomou o dia (em vez de: A solução do problema
tomou o nosso dia).
3.5 Da abertura ao fechamento em correspondências oficiais
a) Pronomes:
Abre-se uma correspondência oficial com o destinatário, correto? (Ainda

não estamos falando de toda estrutura).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
43
Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas

com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação e podem apresentar três
formas diferentes:
a) Quando constitui um chamado à pessoa:
Excelência, aqui venho, cumprindo a sua ordem.
b) Quando estabelece o diálogo com a pessoa:
Vim falar a Vossa Excelência.
c) Quando indica a pessoa de quem se fala:
Estou chegando de uma conversa com Sua Excelência.
Os pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa

Senhoria nomeará seu substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.
Quando se refere à terceira pessoa, o pronome de tratamento é precedido

de Sua: “Sua Excelência, o Presidente da República houve por bem vetar...”.
Relembrando...
Quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical

deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo
que compõe a locução. Assim, se o interlocutor for homem, o correto é “Vossa
Excelência está atarefado”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”.
A boa norma evita abreviar os pronomes de tratamento em

correspondências dirigidas às principais autoridades: Presidente e Vice-
Presidente da República, Ministros de Estado, Ministros do Supremo Tribunal
Federal e Superior Tribunal de Justiça, Governadores de Estado, Prefeitos
Municipais e autoridades eclesiásticas de maior hierarquia. Nesses casos,
aconselha-se o uso por extenso dos pronomes de tratamento.
Observações:
Foi abolido o uso do tratamento Digníssimo e Ilustríssimo, sendo

suficiente o uso do tratamento Senhor, para as autoridades que recebem
tratamento de Vossa Senhoria;
Telefone: (0xx31) 3865-1400
44
Os títulos Doutor e Professor são sempre relativos à pessoa e, por isso,

não devem se referir a um cargo ou uma função; e,
Doutor, que é um título adquirido mediante cursos de doutorado, não deve

ser utilizado como forma de tratamento (BRASIL, 2002).
b) Fechos para as comunicações oficiais:
O fecho para as comunicações oficiais possui a finalidade de marcar o fim

do texto e de saudar o destinatário.
Com o intuito de simplificar e padronizar os fechos de comunicações

oficiais foi estabelecido o emprego de somente dois fechos para todas as
modalidades:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Nota: Ficam excluídas dessas fórmulas as comunicações dirigidas às

autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios.
c) Identificação do signatário:
Toda comunicação oficial deve apresentar:
a) em caixa alta e baixa o nome da autoridade que a expede;
b) em caixa alta e baixa o cargo (por extenso, sem o uso de abreviaturas),

logo abaixo do local reservado para assinatura, exceto as assinadas pelo
Presidente da República.
Forma de identificação:
(assinatura)
(Nome)
Telefone: (0xx31) 3865-1400
45
(Cargo do signatário)
Havendo necessidade de duas assinaturas, fica à esquerda a da

autoridade responsável (no uso das atribuições) e à direita a do corresponsável
(que fornece apoio técnico e logístico).
A autoridade responsável é aquela que responde diretamente pelas

competências e pelas atribuições da unidade e o corresponsável é a autoridade
da unidade que fornecerá o apoio técnico e/ou logístico para o desempenho da
atividade.
Na maioria dos casos, o próprio documento define quem é o responsável

direto e o responsável indireto.
Forma de identificação:
(assinatura) (assinatura)
(Nome do responsável) (Nome do corresponsável)
(Cargo do signatário) (Cargo do signatário)
Nota: Recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do

documento.
Sugere-se transferir para a última página ao menos o último parágrafo do

documento.
d) Endereçamento:
O endereçamento é feito com a transcrição do nome completo do

destinatário e seu endereço (rua, número, Código de Endereçamento Postal
(CEP), cidade e sigla do estado, (UF), iniciando-se a partir da metade inferior do
anverso do envelope, à esquerda, a fim de deixar espaço suficiente para selagem
na metade superior direita. No verso do envelope deve constar o nome completo
do remetente e seu endereço.
Quando se tratar de destinatários residentes fora do Brasil, devem ser

obedecidas as normas de endereçamento do país de destino, incluindo-se, após o
Telefone: (0xx31) 3865-1400
46
código da cidade, o nome do país, em português. O restante do endereço é

escrito na língua estrangeira correspondente (BRASIL, 2002).
3.6 Padronização de espaços

Nos modelos de correspondências oficiais, convencionou-se que as
distâncias estão indicadas em espaços (enter) para o sentido vertical e em
centímetros (toques) para o sentido horizontal.
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de

apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto
em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á

utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatória constar a partir da segunda página o número da página;
d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em

ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direta terão as
distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da

margem esquerda;
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm

de largura;
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos

após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso,
de uma linha em branco;
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras

maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de
formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
Telefone: (0xx31) 3865-1400
47
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A
impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos

em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text

nos documentos de texto;
n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o

arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos
para casos análogos (BRASIL, 2002).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
48
UNIDADE 4 – FORMA E ESTRUTURA DE

COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS
São inúmeras as formas, as estruturas e os objetivos de cada tipo de

comunicação. Veremos as mais comuns, exemplificando algumas que circulam
com mais frequência no meio escolar, retiradas de manuais diversos.
1) ATA
É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos,
ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por
comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de
acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente
lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma
autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.
O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada

linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de
ressalvar os erros, durante a redação, usar-se-á a palavra digo; se for constatado
erro ou omissão, depois de escrito o texto, usar-se-á a expressão em tempo.
Quem redige a ata é o secretário (efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a
reunião). A ata vai assinada por todos os presentes, ou somente pelo presidente e
pelo secretário, quando houver registro específico de frequência.
Observações:
Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas,

para posterior encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado
nos termos de abertura e fechamento, rubricando-se as páginas e mantendo-se
os mesmos cuidados referentes às atas manuscritas. Dispensam-se as correções
do texto, como indicado anteriormente.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
49
No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou imprecisão numa

ata, faz-se a ressalva, apresentando nova redação para o trecho. Assim,
submetida novamente à aprovação dos presentes, ficará consagrada. O novo
texto será exarado na ata do dia em que foi aprovado, mencionando-se a ata e o
trecho original.
Suas partes componentes são:
1. Cabeçalho, onde aparece o número (ordinal) da ata e o nome do órgão

que a subscreve.
2. Texto sem delimitação de parágrafos, que se inicia pela enunciação da

data, horário e local de realização da reunião, por extenso, objeto da lavratura da
Ata.
3. Fecho, seguido da assinatura de presidente e secretário, e dos

presentes, se for o caso.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
50
2) DESPACHO
Modalidade de comunicação que dá andamento a um pedido, de âmbito

interno, para prestar informações a respeito de qualquer matéria e para
encaminhamento de documento ou informação que tenha finalidade de
cumprimento de alguma tarefa ou atividade.
3) FAX
Modalidade de comunicação que, pela velocidade e baixo custo, passou a

ser adotada no serviço público.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
51
O fax deve ser utilizado na transmissão e recebimento de assuntos

oficiais de urgência e para o envio antecipado de documentos, de cujo
conhecimento há premência.
Os originais dos documentos oficiais transmitidos por fax devem ser

encaminhados posteriormente.
O fax não deve compor processos nem arquivos, pois sua impressão
tende a desaparecer com o tempo.
4) MEMORANDO
É uma modalidade de comunicação eminentemente interna, entre

unidades administrativas, podendo ser emitido de acordo com os seguintes
critérios:
• entre unidades de mesma hierarquia;
• para a chefia imediata; e,
• para unidades diretamente subordinadas.
O memorando tem como principal característica a agilidade. A tramitação

do memorando em qualquer órgão/unidade deve pautar-se pela simplicidade e
rapidez dos procedimentos burocráticos.
A numeração sequencial de controle terá início coincidente com o início

do exercício. Cada órgão/unidade emitente fará o próprio controle da numeração.
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades

administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em
mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a

exposição de projetos, ideias, diretrizes, entre outros, a serem adotados por
determinado setor do serviço público.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
52
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com

a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
5) PAUTA DE REUNIÃO
Relação dos assuntos a serem tratados em reunião. Deve ser dada a

público com antecedência, quando se tratar de assuntos de interesse de terceiros,
para que esses possam se manifestar. Dela constarão, também, data, horário e
endereço do local em que se realizará a reunião, além do quorum necessário, se
for o caso.
6) PORTARIA
Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de órgãos)

determinam providências de caráter administrativo, visando a estabelecer normas
de serviço e procedimentos para o(s) órgão(s), bem como definir situações
funcionais e medidas de ordem disciplinar.
7) RELATO DE REUNIÃO
É a forma simplificada do relato de fatos e decisões de reuniões para

assuntos rotineiros, de procedimento padronizado.
8) OFÍCIO
Modalidade de comunicação oficial cuja finalidade é o tratamento de

assuntos oficiais entre autoridades de órgãos da Administração Pública, ou entre
estas e particulares.
Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a

respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter
exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas
entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos a entidade
particular.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
53
1. Título abreviado - Of.-, acompanhado da sigla do órgão expedidor, sua

esfera administrativa e numeração, à esquerda da página.
2. Local e data, por extenso, à direita da página, na mesma linha do título.
3. Endereçamento (alinhado à esquerda): nome do destinatário, precedido

da forma de tratamento, e o endereço.
4. Vocativo: a palavra Senhor(a), seguida do cargo do destinatário e de

vírgula.
5. Texto paragrafado, com a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo do

Ofício.
6. Fecho de cortesia, expresso por advérbios: Atenciosamente,

Cordialmente ou Respeitosamente.
7. Assinatura, nome e cargo do emitente do Ofício.
9) RELATÓRIO
Documento em que se expõem ou se relatam atos e fatos sobre

determinado assunto para a descrição de atividades concernentes a serviços
específicos ou inerentes ao exercício do cargo.
O relatório deve ser conciso, claro e objetivo e com descrição das

medidas adotadas.
10) ATESTADO
Telefone: (0xx31) 3865-1400
54
Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função

que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de
uma pessoa.
1. Título (a palavra ATESTADO), em letras maiúsculas e centralizado

sobre o texto.
2. Texto constante de um parágrafo, indicando a quem se refere, o

número de matrícula e a lotação, caso seja servidor, e a matéria do Atestado.
3. Local e data, por extenso.
4. Assinatura, nome e cargo da chefia que expede o Atestado.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
55
11) AUTORIZAÇÃO
Autorização é o ato administrativo ou particular que permite ao

pretendente realizar atividades ou utilizar determinado bem fora das rotinas
estabelecidas.
12) CARTA
Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou jurídica)

estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites,
externar agradecimentos, ou transmitir informações.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
56
1. Local e data, por extenso, à esquerda da página.
2. Endereçamento (alinhado à esquerda): nome do destinatário, precedido

da forma de tratamento, e o endereço.
3. Vocativo: a palavra Senhor (a), seguida do cargo do destinatário, e de

vírgula.
4. Texto paragrafado, com a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da

carta.
5. Fecho de cortesia, seguido de advérbio adequado: Cordialmente,

Atenciosamente, ou Respeitosamente.
6. Assinatura, nome e cargo do emitente da carta.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
57
Telefone: (0xx31) 3865-1400
58
13) CERTIDÃO
Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento

constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições
públicas. Podem ser de inteiro teor – transcrição integral, também chamada
traslado – ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.
Observação:
Telefone: (0xx31) 3865-1400
59
Certidões autenticadas têm o mesmo valor probatório do original e seu

fornecimento, gratuito por parte da repartição pública, é obrigação constitucional
(Const. Fed. 1988, art. 5º, XXXIV, b).
14) CONTRATO
É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e

obrigações recíprocas.
Tratando-se de negócio jurídico bilateral ou plurilateral, pressupõe o

consenso, capacidade das partes (contratantes), objetivo lícito e vontade sem
vício.
A Administração Pública pode celebrar contratos de direito privado da

administração e contratos administrativos. Os primeiros regem-se pelo direito
privado quanto ao conteúdo e efeitos e os segundos, regem-se pelo direito
administrativo.
15) CONVÊNIO
Acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre

estas e entidades particulares, para realização de objetivos de interesse comum
dos partícipes. Convênio é acordo, mas não é contrato. No convênio, a posição
jurídica dos signatários é uma só, idêntica para todos, podendo haver apenas
diversidade na forma de cooperação de cada um, segundo suas possibilidades,
para a consecução do objetivo comum.
Observação:
No Convênio, os signatários são chamados de partícipes, pois

manifestam pretensões comuns (união de esforços e recursos).
16) DECRETO
Telefone: (0xx31) 3865-1400
60
Ato administrativo destinado a prover situações gerais e individuais,

abstratamente previstas de modo expresso, ou implícito na lei. São da
competência exclusiva dos chefes do Executivo.
O Decreto pode ser:
- regulamentar, visando a explicar a lei e a facilitar a sua execução;
- individual ou coletivo, relacionando-se a situações funcionais.
17) DELIBERAÇÃO
É espécie do gênero ato administrativo normativo ou decisório praticado

pelo órgão colegiado.
1. Título (a palavra DELIBERAÇÃO), com a sigla do órgão emitente e o

número (à esquerda), e a data por extenso (à direita) em letras maiúsculas, na
mesma linha.
2. Ementa da matéria da Deliberação, em letras maiúsculas, à direita da

página.
3. Preâmbulo, seguido da fundamentação e da palavra DELIBERA,

alinhada à esquerda, seguida de dois pontos.
4. Texto: exposição do conteúdo da Deliberação, distribuído em artigos,

parágrafos e alíneas.
5. Local e data, por extenso.
6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que expede a Deliberação.
18) EDITAL
Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre:

licitações, concursos públicos, atos deliberativos, entre outros.
Observação:
Telefone: (0xx31) 3865-1400
61
É obrigatória a divulgação do edital, pela imprensa, integralmente ou

como “aviso de Edital”, dando informações gerais e o local onde é possível obtê-lo
na íntegra.
1. Título (a palavra EDITAL, em letras maiúsculas, em negrito e

centralizada sobre o texto).
2. CITAÇÃO DO OBJETO DO EDITAL em letras maiúsculas, em negrito

alinhado à esquerda.
3. Preâmbulo: parte introdutória, apresentando o assunto e a identificação

do órgão responsável.
4. Texto: parte fundamental do edital que define o objeto e estabelece as

condições de participação.
5. Fecho: encerramento do edital, com as determinações finais sobre sua

divulgação.
6. Local e data por extenso.
7. Assinatura e cargo da autoridade responsável.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
62
19) REQUERIMENTO
Também pertencentes à Redação Técnica, os requerimentos são

instrumentos utilizados para os mais diferentes tipos de solicitações às
autoridades ou órgãos públicos.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
63
Telefone: (0xx31) 3865-1400
64
REFERÊNCIAS
REFERÊNCIAS BÁSICAS
BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da

República. Orgs. Gilmar Ferreira Mendes e Nestor José Forster Júnior. 2 ed. Ver.
E atual. Brasília: Presidência da República, 2002. Disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm
GOVERNO DO PARANÁ. Manual do Secretário. Curitiba: SEED/DIE/CDE, 2006.
GOVERNO DO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL. Manual da Secretaria

Escolar. Campo Grande (MS): SEE, 2005.
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS. Manual do Secretário de Escola.

Belo Horizonte: SEE, 2013.
REFERÊNCIAS COMPLEMENTARES
ALMEIDA, Diana. A Programação Neurolinguística e o Marketing Pessoal: Efeitos

na Comunicação. Instituto Politécnico da Guarda - Escola Superior de
Tecnologias e Gestão. Guarda: 2013. Disponível em:
http://bdigital.ipg.pt/dspace/bitstream/10314/1440/1/MKC%20-
%20Diana%20Almeida.pdf
AMARO, Ivanildo. Oficina de produção de textos. Disponível em:

ivanamaro@terra.com.br
BRASIL. Fundação Nacional de Saúde. Manual de redação de correspondências

e atos oficiais. 2 ed., rev. e atual. Brasília: Funasa, 2006.
BRASIL. Ministério da Educação e do Desporto: Secretaria de Educação

Fundamental. Parâmetros Curriculares Nacionais: língua portuguesa, terceiro e
quarto ciclos do ensino fundamental. Brasília, DF, versão preliminar, out. 1997.
BRASIL. Ministério do Planejamento. Apostila de Redação Oficial (1990).

Disponível em: http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-
1/textos/redacao-oficial-e-normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-
de-redacao-oficial.pdf
CASTILHO, Áurea. A Dinâmica do Trabalho de Grupo. Rio de Janeiro:

Qualitymark, 2002.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
65
CEREJA, William Roberto; MAGALHÃES, Thereza Cochar. Todos os Textos: uma

proposta de produção textual a partir de gêneros e projetos. São Paulo: Atual,
1998.
CRYSTAL, David. Dicionário de linguística e fonética. Rio de Janeiro: Zahar,

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U N I V E R S I DA D E

CREDENCIADA JUNTO AO MEC PELA

0800 283 8380

UNIDADE 1 – INTRODUÇÃO ................................................................................. 03

UNIDADE 2 – COMUNICAÇÃO EFICAZ ............................................................... 05

UNIDADE 3 – REDAÇÃO OFICIAL ........................................................................ 27

UNIDADE 4 – FORMA E ESTRUTURA DE COMUNICAÇÕES

Agrupamos neste módulo, dois temas de grande relevância para aqueles

A comunicação é necessidade básica da pessoa humana, do homem

As relações de trabalho demandam atenção especial com a forma escrita

Os textos constituem a expressão materializada da comunicação humana,

Os funcionários públicos não expedem mensagens para exibir

Assim, um texto oficial de boa qualidade, especialmente aqueles que

No Manual de Redação de Correspondência e Atos Oficiais (BRASIL,

relações, são traçadas normas de linguagem e padronização no uso de fórmulas

As comunicações oficiais devem primar pela objetividade, transparência,

Nesse sentido, a redação oficial, da qual se deve extrair uma única

Com esses cuidados, é possível aprimorar um item fundamental na

Ressaltamos em primeiro lugar que embora a escrita acadêmica tenha

Ao final do módulo, além da lista de referências básicas, encontram-se

UNIDADE 2 – A COMUNICAÇÃO EFICAZ

Por comunicação eficaz entendemos aquela comunicação que é

Compreender é diferente de interpretar!

Segundo Warat (2001), somos, por excelência, exímios interpretadores de

Por essa razão, se desejamos, de fato, nos comunicar com outras

Da profissão de uma pessoa, do seu credo ou cultura, dependerá também

 comunicação seria a transmissão de uma mensagem com o fim de evocar

 também se entende a comunicação como o intercâmbio de informação

Como campo de estudo acadêmico, a comunicação estuda os processos

Falamos inicialmente em emissor e receptor, pois bem, comunicação não

Numa situação meramente social, podemos conversar sem a finalidade

Se falarmos racionalmente, falamos, em primeiro lugar, porque

2.1 Evolução da comunicação

A história nos conta que nos primórdios da civilização, a comunicação

É verdade que por longo tempo esses conhecimentos ficaram restritos a

Na Grécia Antiga, o estudo da Retórica, a arte de discursar e persuadir,

A Comunicação começou a emergir como um campo acadêmico distinto

Em síntese, temos um processo crescente no qual o homem desenvolveu

2.2 Processo e objetivo da comunicação

A comunicação é o processo de transmissão e recuperação de

a) O estágio da transmissão envolve dois mecanismos: a transposição da

b) O estágio de recuperação compreende o reaproveitamento de uma

O receptor pode colaborar com o recuperador na tarefa de reaver a

É com base na fonte que se inicia a comunicação, que codifica um

A fonte da informação é a pessoa que tenta comunicar com outra pessoa,

Vargas (2005) lembra que um processo de comunicação eletivo é

A linguagem permite ao homem estruturar seu pensamento, traduzir o

Apesar da evidente importância do raciocínio lógico-matemático e dos

Cleland (1999 apud Vargas, 2005) define a comunicação como um

As responsabilidades entre o emissor e o receptor podem ser assim

 emissor – responsável por produzir uma informação clara, de modo que o

 receptor – responsável por tornar claro que a informação foi recebida e

Além disso, é importante que também sejam avaliadas as barreiras no

Com base nos trabalhos de Mintzberg sobre as estruturas das

 fluxo da Autoridade Formal – onde a informação flui segundo uma

 fluxo da Atividade Regulamentada – onde a informação flui segundo um

 fluxo das Comunicações Informais – onde o processo de comunicação se

 conjunto das Constelações de Trabalho – onde o processo de

 fluxo do Processo Decisório Específico – onde o processo de comunicação

Por meio dos processos de comunicação que toda e qualquer

Mas qual é mesmo o conceito de comunicação? De maneira simplificada,

Lembremos que nem sempre o processo de comunicação funciona bem,

A percepção seletiva, por exemplo, acontece quando emissor e/ou

Pode ainda ocorrer manipulação da informação, omissão de aspectos