Caderno de encargos

O que é o caderno de encargos?

Um caderno de encargos é um documento que descreve as especificações técnicas,
funcionais e legais de um projeto, produto ou serviço. É fundamental para garantir
uma gestão eficiente e eficaz de qualquer contrato de fornecimento, servindo como
guia para as partes envolvidas.

Embora seja frequentemente associado a projetos de construção, o caderno de

encargos pode ser aplicado em diferentes áreas e setores, tais como aquisição de
produtos e serviços, concursos públicos, contratos comerciais ou eventos.

Sublinhe-se que o caderno de encargos é obrigatório em todos os procedimentos

de contratação pública.

Para que serve?

O caderno de encargos deve ser elaborado na fase inicial de um projeto e tem os
seguintes objetivos:

• Definição do projeto - estabelece uma descrição detalhada do projeto,

produto ou serviço, para que a proposta seja clara

• Especificações técnicas - para que as partes compreendam as expectativas

e os padrões de qualidade do projeto

• Contratação - serve como base para a elaboração de contratos entre as

partes, ao estabelecer os termos e condições do acordo

• Critérios de seleção - define os critérios de seleção - essencial em

concursos públicos -, possibilitando que diferentes empresas apresentem
propostas com base nessas especificações

• Orientação na execução do projeto - serve como guia durante a execução

do projeto, orientando as equipas em relação às metas, aos prazos e aos
orçamentos.

O que deve incluir um caderno de encargos

Um caderno de encargos deve conter informações importantes sobre o trabalho
em causa, nomeadamente:

• Objeto: uma descrição clara e concisa do que se espera alcançar com o

projeto, produto ou serviço

• Prazos: estabelecimento de datas de início e fim, bem como as fases mais

importantes ao longo do projeto
 • Local de execução/entrega: indicação da morada onde serão prestados os
serviços ou entregues os bens

• Orçamento: um orçamento estimado ou limites financeiros para a execução

do projeto

• Condições de pagamento e faturação: estabelece a forma como será feito

o pagamento do serviço prestado ou bens adquiridos

• Responsabilidades das partes: especificação das obrigações de cada parte

envolvida no projeto

• Requisitos de segurança e saúde: as normas e procedimentos de

segurança e saúde que devem ser seguidos (se aplicável).

Estes são apenas alguns exemplos de cláusulas que podem constar no caderno de
encargos. Podem, porém, ser acrescentados outros parâmetros, consoante a
natureza do projeto. Para ter uma ideia de como elaborar um caderno de encargos
pode consultar as minutas disponibilizadas no Portal Base (portal dos contratos
públicos). Tenha em atenção que se tratam de exemplos e que devem ser
adaptados a cada projeto em concreto.
Quem deve fazer o caderno de encargos?
Geralmente, o caderno de encargos é elaborado por quem está a contratar um
serviço, a adquirir um produto ou a conduzir um projeto. Podem ser:

• Entidades públicas
• Empresas privadas
• Gestores de projeto
• Arquitetos ou engenheiros (projetos de construção)
• Consultores especializados
• Advogados.

Qual a diferença entre livro de obras e caderno de

encargos?
O primeiro é um registo que documenta o progresso diário da obra, detalhes sobre
atividades, observações e outros eventos relacionados à execução do projeto. Serve
como um diário completo e cronológico da obra. Já o caderno de encargos é um
documento inicial que estabelece as especificações, requisitos técnicos, condições
contratuais e outras informações essenciais para a realização da obra. O caderno
de encargos é utilizado durante o processo de contratação, fornecendo diretrizes
claras para os participantes.

Na metodologia espiral, os cadernos de encargos geralmente são desenvolvidos

durante a fase de "Análise de Requisitos". Esta fase é a segunda fase da abordagem em
espiral e envolve a definição dos requisitos do sistema. Os cadernos de encargos são
documentos que especificam de forma detalhada os requisitos do sistema, incluindo
funcionalidades, desempenho, interfaces, restrições e outras características relevantes.
Eles são uma parte crucial do processo de desenvolvimento, pois fornecem um guia
para os desenvolvedores durante as etapas subsequentes do ciclo de vida do projeto.

Na metodologia RUP (Processo Unificado Racional), os cadernos de encargos,

também conhecidos como especificações ou documentos de requisitos, são
desenvolvidos principalmente durante a fase de "Elaboração".

Durante a fase de Elaboração do RUP, o foco principal é na compreensão e na

captura dos requisitos do sistema. Isso envolve a identificação das necessidades
dos stakeholders, a definição dos casos de uso, a modelagem de negócios, a
especificação de requisitos não funcionais, entre outras atividades relacionadas
à análise e ao levantamento de requisitos.

Os documentos resultantes dessa fase, como o Documento de Visão, a

Especificação de Requisitos do Sistema e os Casos de Uso, são considerados os
principais artefatos que descrevem os requisitos do sistema e, portanto, podem
ser equiparados aos "cadernos de encargos" em outros contextos de
desenvolvimento de software.

Na metodologia em cascata, os "cadernos de encargos" são geralmente

elaborados durante a fase de "Análise de Requisitos".

Na abordagem em cascata, o processo de desenvolvimento de software é

sequencial e linear, com cada fase dependendo da conclusão da fase anterior. A
fase de Análise de Requisitos é a primeira fase após o planejamento, onde os
requisitos do sistema são identificados, documentados e analisados em
detalhes. É durante esta fase que os "cadernos de encargos" ou especificações
de requisitos são desenvolvidos, delineando claramente o que o sistema deve
fazer e como ele deve se comportar para atender às necessidades dos usuários
e dos stakeholders.

Após a fase de Análise de Requisitos na metodologia em cascata, segue-se a

fase de Projeto, onde a arquitetura do sistema é projetada com base nos
requisitos estabelecidos, e assim por diante ao longo das fases subsequentes do
modelo cascata.
Na metodologia PDIOO (Prepare, Design, Implement, Operate, Optimize), os
"cadernos de encargos" são geralmente desenvolvidos durante a fase de Design
(ou Projeto).

Durante a fase de Design do PDIOO, os engenheiros e arquitetos de rede

desenvolvem os planos detalhados e as especificações técnicas para a
implementação da solução de rede. Isso inclui a definição precisa dos requisitos
do sistema, a escolha dos equipamentos e tecnologias apropriados, a criação de
diagramas de rede, entre outros documentos que descrevem como a rede será
projetada e configurada para atender aos requisitos estabelecidos durante a
fase de Preparação.

Assim, os "cadernos de encargos" na metodologia PDIOO são desenvolvidos

durante a fase de Design para garantir que a implementação da solução de rede
seja realizada de forma consistente e conforme as necessidades identificadas
durante as fases anteriores do processo.