Sistemas de

Informação
Empresariais
Documentos de Contratação

LCE | ESTG – 3º Ano

Sérgio Monteiro | sbm@estg.ipp.pt

OBJETIVOS
1. Documentos de Contratação: Caderno de Encargos/Request for
Proposal (RFP)
2. Compreender a importância deste tipo de documentos
3. Compreender a necessidade de se elaborar cadernos de encargos/
Request for Proposal (RFP), para avaliar o cumprimento dos projetos e
objetivos
Documentos de Contratação:
Caderno de Encargos (Administração Pública)

Código dos Contratos Públicos (CCP) - Artigo 42.º Decreto-Lei n.º 18/2008
Documentos de Contratação: O que é o caderno de
encargos?

O caderno de encargos é o documento de um projeto/concurso que

estabelece as diretrizes técnicas, jurídicas e administrativas relativas
aos aspetos da aquisição/execução do objeto a concurso, bem como as
obrigações atribuídas a cada interveniente (adjudicante/adjudicatário).

Trata-se portanto de um documento fundamental para garantir uma

gestão eficiente e eficaz de qualquer contrato de fornecimento.
Documentos de Contratação: Para que serve o caderno de
encargos?
O caderno de encargos serve para se estabelecer os requisitos,
condições e especificidades necessárias para o projeto/solução em
curso, assim como especificações sobre a execução.

O sucesso de um projeto e a aquisição de bens ou serviços (seja ele

qual for) depende do caderno de encargos, também, em alguns casos,
denominado como RFP (request for proposal).
Documentos de Contratação: Caderno de
encargos
Exemplos

● Aquisição de expansão do sistema de controlo de acessos e assiduidades

do ISEP – Instituto Superior de Engenharia do Porto

● Aquisição de Equipamento Informático diverso para o ISEP – Instituto

Superior de Engenharia do Porto

● Aquisição de Soluções digitais

Documentos de Contratação

Ao nível empresarial, à semelhança do caderno de encargos na contratação

Pública, é aconselhado a existência de documentos que estabeleçam as
diretrizes e obrigações da contratação.

○ Request for Proposal (RFP)

Documentos de Contratação: Request for Proposal (RFP)

é o modelo mais comum, usado pelas empresas, para descrever as suas

necessidades por determinado produto ou serviço de forma a obter
soluções para os objetivos que pretendem alcançar.

É possível encontrar vários modelos de RFP, contudo é importante salientar

que cada projeto é único, com necessidades e especificidades diferentes, e
por isso, deve ser construído à medida de forma a servir as necessidades da
Organização.
Documentos de Contratação: Request for Proposal (RFP)

● O RFP é um documento, formal, que as organizações usam para

descreve o produto ou serviço desejado, incorporando uma
conjunto de requisitos, técnicos e não técnicos (administrativos,
financeiros, …). É uma forma das empresas identificarem e
alcançarem os objetivos estratégicos.
Documentos de Contratação

Neste processo de contratação/análise, existe ainda:

○ Request for Information (RFI) ou proposta para informação – Usado
quando a empresa adjudicante precisa de efetuar uma consulta ao
mercado sobre os bens ou serviços de determinada empresa (Consulta
prévia)
Documentos de Contratação

○ Request for Quotation (RFQ) – ou pedido de cotação e usado quando a

empresa adjudicante já definiu todos os requisitos. É o documento final
que garante a salvaguarda e satisfação das necessidades do adjudicante e
favorece a transparência e a concorrência, facilitando a decisão (pela
comparação).
Como elaborar uma RFP
● Para a elaboração de um RFP deve antes de mais:
○ Definir os objetivos da contratação, através da definição do
que se pretende contratar, que necessidade visa satisfazer,
data de entrega/implementação;
○ Identificar e/ou selecionar os principais fornecedores;
○ Caso haja necessidade, fazer uso do Request for Information
○ Características a observar
Como elaborar uma RFP - Características
● Ao nível da definição das características o RFP deve adaptar-se às
necessidades da organização e deve mapear o maior número de
necessidade. O nível de detalhe, pode ser maior ou menor,
conforme a necessidade da organização e do conhecimento das
soluções para a colmatar. Contudo existem alguns básicos.

● Alguns dos pontos a observar, por exemplo, na aquisição de um

automóvel:
○ Segmento; Segurança;
○ Consumos; Garantia;
○ Assistência; Funcionalidade;
○ Preço; …
Como elaborar uma RFP - Características
● E num sistema de informação:
• Módulos e funcionalidades;
• Design e facilidade de uso;
• Portabilidade para outras plataformas;
• Operabilidade (browser, apps, smartphones..);
• Cloud;
• Tecnologia de suporte
• Modo de operação (on-line, off-line, …)
• Suporte;
• Atualizações; ….
Só a partir do conhecimento e análise destes dados, é possível formular e
definir os requisitos que a solução a contratar tem de observar para dar
resposta à necessidade.
Uma vez definido o RFP, elabora-se o RFQ (caderno de encargos na
Contratação Pública) onde conste, além de outras:

• Regras e Formas de relacionamento

• Obrigações
• Requisitos/exigências do serviço ou produto
• Prazo de entrega;
• Garantias;
• Manutenção
• Questões financeiras (prazos, forma de pagamento, etc)
• Requisitos da avaliação da proposta
• Entre outros, dependendo da serviço/produto a contratar
(licenciamento, …)
REQUEST FOR PROPOSAL TEMPLATE