Código PROC_CP

Edição Primeira
Data 01.12.2020
Páginas 01 a 02

Procedimento Contas a Pagar

1. Objetivo deste Procedimento

O objetivo deste procedimento é documentar e padronizar as tarefas e

responsabilidades para a geração dos compromissos financeiros a pagar da Aquarius
Software. Garantindo desta forma que não haja falhas como atrasos, pagamentos
indevidos, além da correta alocação dos recursos da Cia e visibilidade no fluxo de caixa.

2. Alcance
Se aplica ao departamento financeiro e diretoria da Aquarius Software

3. Departamento Responsável:
Financeiro – Supervisor financeiro – Sidnei

4. Processos do Contas a Pagar

4.1– Recebe documento para pagamento

As despesas recorrentes da Aquarius são encaminhadas para pagamento via e-mail

ou correio, diretamente do fornecedor e são conferidas pelo colaborador do
departamento financeiro.
A NF ou Invoice referente a compra de insumos é enviada para pagamento pelo
departamento de Logistica/Compras, previamente conferida e validada.

4.2 – Cadastro e inclusão para pagamento

Caso seja o 1º fornecimento é feito o cadastro do fornecedor nos seguintes

módulos:

- Sistema Orion – gera o cadastro do fornecedor e registra o compromisso

financeiro para pagamento.

- Sistema Fênix – cadastro da conta contábil onde será classificada a natureza da

compra.

A inclusão do documento para pagamento gera um “protocolo de pagamento” no

módulo financeiro – Orion. Como é um módulo financeiro e não fiscal, o valor
inserido deve ser o líquido a pagar ao fornecedor.

Deve ser criado no mesmo momento um “protocolo de pagamento” referente aos

impostos retidos.

Inclusão dos compromissos financeiros no site do banco – manualmente.

Autor Aprovação em: 01.01.1900 Próxima Revisão em: 01.01.1900

Adriane Zilet Diretoria
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Edição Primeira
Data 01.12.2020
Páginas 01 a 02

Para pagamento em outra moeda é utilizado uma corretora de câmbio. As invoices

são enviadas por e-mail para a corretora, que faz a cotação da moeda em linha com
o departamento financeiro para aprovação do valor a ser remetido.

Para as compras “GE” o prazo de pagamento é de 60 dias. Porém há um acordo

comercial firmado onde: O pagamento é feito através de uma “Invoice
Consolidada” no dia 20 de cada mês agregando todas as invoices vincendas naquele
mês.

Somente para as compras “GE”, o pagamento se dá pelo líquido, sendo

responsabilidade da Aquarius o recolhimento dos impostos e envio do DARF com
comprovante de recolhimento para o fornecedor, tanto como a memória de cálculo
do pagamento efetuado.

Para os outros fornecedores onde não há acordo comercial sobre a carga tributária,
o pagamento é feito ao fornecedor no valor bruto e a Aquarius faz o recolhimento
dos impostos.

É extraído um relatório do sistema Orion para checar se todos os pagamentos

registrados estão no site do banco para pagamento.

A aprovação dos pagamentos no sistema bancário é feita via token do master.

Os comprovantes de pagamento são salvos na rede.

Observação: Checar a pasta na rede onde salvar os comprovantes de pagto.

4.3 – Baixa dos pagamentos – Sistema Orion

No dia seguinte ao pagamento é feita a baixa do contas a pagar no no sistema

Orion manualmente.

Observação: Checar como é feita a baixa no sistema Fenix – existe interface?

4.4 – Conciliação Bancária

A conciliação bancária se dá no 1º dia subsequente ao pagamento. É feita a

verificação dos pagamentos no extrato bancário e validação dos saldos.

Observação:

Autor Aprovação em: 01.01.1900 Próxima Revisão em: 01.01.1900

Adriane Zilet Diretoria