Planejamento e Organização

Pessoal
Pessoal no no Trabalho
Trabalho

1
Módulo

Desenvolvimento
Desenvolvimento Pessoal
Pessoal

Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
Conteudista/s
Merabe Carvalho (Conteudista, 2021).
Enap, 2021
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Sumário
1. Conceitos iniciais de Planejamento pessoal e organização........... 5
1.1 Conceitos de planejamento............................................................................... 5
1.1.1 O que é planejamento?........................................................................................... 5
1.1.2 Por que se planejar?................................................................................................. 7
1.1.3 Vantagens do planejamento pessoal..................................................................... 8
1.1.4 Formulação de objetivos........................................................................................ 9
1.1.5 Ciclo PDCA pessoal................................................................................................... 9
1.2 Organização pessoal......................................................................................... 10
1.2.1 A organização pessoal no trabalho...................................................................... 11
1.2.2 Para que organizar?............................................................................................... 12
1.2.3 Benefícios da organização pessoal...................................................................... 14
2. Sou organizado?............................................................................................. 15
2.1 Avaliando minhas necessidades de organização.......................................... 15
2.1.1 O que precisa de organização?............................................................................. 16
2.2 Avaliando minha situação atual de organização.......................................... 17
2.2.1 Está tudo organizado? .......................................................................................... 19
2.2.2 Swot pessoal........................................................................................................... 21
3. Como (re)começar a organizar................................................................. 22
3.1 Primeiro passo para organização e planejamento pessoal......................... 22
3.1.1 Princípios de organização: a filosofia dos 5S ..................................................... 24
3.2 Atitudes necessárias........................................................................................ 25
3.2.1 Articulação com terceiros, interessados ou rede de apoio .............................. 27
4. Como (re)começar a organizar................................................................. 28
4.1. O que são e por que usar ferramentas de organização no trabalho?....... 28
4.2 Trello.......................................................................................................................... 28
4.3 Ferramentas Google............................................................................................... 29
4.3.1 Google Agenda ...................................................................................................... 29
4.3.2 Google Keep ........................................................................................................... 30
 Módulo

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4.3.3 Google Drive........................................................................................................... 31
4.3.4 Google Docs............................................................................................................ 32 Conceitos iniciais de planejamento
4.4 Pomodoro.................................................................................................................. 33 pessoal e organização
4.5 Ferramentas não digitais (planner e agenda).................................................. 34

4.6 Método Kanban................................................................................................. 34

1. Conceitos iniciais de planejamento pessoal e
organização
Referências.............................................................................................................. 35
Prezado aluno, seja bem-vindo ao curso PLANEJAMENTO PESSOAL E ORGANIZAÇÃO
NO TRABALHO! Nosso curso está dividido em quatro módulos. Neste primeiro,
o objetivo é compreender os principais conceitos que envolvem o planejamento
pessoal e a organização para o trabalho. Por isso, está dividido em duas partes.
Inicialmente, conversaremos sobre o que é planejamento, o porquê de se planejar
e as vantagens do planejamento pessoal. Posteriormente, falaremos sobre
organização pessoal no trabalho, para que devemos nos organizar e quais são os
benefícios dessa importante ferramenta.

Vamos lá?

1.1 Conceitos de planejamento

1.1.1 O que é planejamento?

Em uma viagem, você costuma planejar tudo – restaurantes, atividades e passeios
– ou prefere deixar as coisas acontecerem naturalmente? E na sua carreira? Você se
planeja para o próximo lugar onde quer chegar ou deixa que o “destino” decida por
você? De 0 a 10, quanto você se considera planejador?

Talvez você ainda não tenha as respostas para essas questões ou nem tenha parado
para pensar no quanto o planejamento está inserido no seu cotidiano. Por isso,
convidamos você a refletir sobre como o planejamento ou a falta dele tem uma
parcela importante de contribuição nas nossas vidas!

Mas o que é planejar?

Para Fayol, planejar é visualizar o futuro e traçar o programa de ação. Já para

Caravantes et al. (2005, p. 404), trata-se de “avaliar o futuro e preparar-se para ele
ou mesmo criá-lo”.

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“É ao mesmo tempo um processo, uma habilidade e
uma atitude”, pontua Maximiano (2011, p. 111), para
quem o contrário de planejamento é improvisação.
Trata-se, nessa acepção, de um processo de refletir e
tomar decisões acerca do futuro.
Oliveira (2002, p. 35) destaca o planejamento como
um processo “desenvolvido para um alcance de uma
situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz
e efetivo, com a melhor concentração de esforços e
recursos”.
Com base nos trechos anteriores, percebemos que o planejamento
apresenta estreita relação com futuro. É uma preparação no
presente visando alcançar os seus objetivos e colaborar na
tomada de decisões.
Como se observa, o planejamento é o contrário do improviso. É
a chance que o indivíduo dá a si mesmo de decidir e se preparar
para o futuro. Quando não nos planejamos, provável e geralmente
será o acaso que decidirá por nós.
Com essas considerações iniciais, podemos conceituar o planejamento pessoal como
“o meio pelo qual definimos e organizamos nossas metas e objetivos e direcionamos
nossas ações à realização” (MARQUES, 2020).
Dessa forma, o foco é muito importante no processo de planejamento pessoal.
Marques ensina que, em um plano pessoal, “devem ser definidas as estratégias,
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os recursos e os prazos para a concretização de cada alvo especificamente. Todos
estes detalhes são importantes para não deixar espaço para distrações, manter o
foco e evitar desvios bruscos no caminho”.
Apresentados os principais conceitos que envolvem a organização
para o trabalho e o planejamento pessoal, convidamos você a
refletir: o que é planejamento para você? Que nota você daria
a si mesmo como planejador, como alguém que está disposto
a desenvolver ações que vão lhe permitir decidir sobre o seu
futuro?
Vamos pensar juntos sobre isso?
1.1.2 Por que se planejar?
Para algumas pessoas, o planejamento pode ser visto como uma tarefa enfadonha.
Afinal, se não temos o poder de determinar o futuro, por que planejá-lo?
Como vimos nas definições anteriores, o planejamento busca trazer preparação
futura, isto é, permite que, preparados, possamos aproveitar de modo mais eficiente
as oportunidades que o futuro nos reserva.
Quando você não se planeja, precisa agir apenas com improvisação!
É certo que não conseguimos determinar os acontecimentos futuros, mas
o planejamento nos permite, a partir de antecipação de cenários, construir
possibilidades e atingir objetivos almejados.
Sem planejamento, estamos mais suscetíveis ao caos do dia a dia e não nos damos
muitas chances de desenvolvimento, pois estamos sempre trabalhando com o
presente, sem construir metas a serem alcançadas no futuro.
Ao detalharmos de maneira racional e ordenada as ações que precisamos desenvolver
para alcançar um determinado objetivo, conseguimos ter clareza do que precisa
ser feito e quanto de recurso (material, financeiro) e de tempo precisaremos para
concretizar o objetivo almejado.
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Você deve planejar porque:
Poderá alocar recursos para atingir seus objetivos;
- Saberá como atingir os objetivos;
- Terá um norte sobre como atingir seus objetivos;
- Ficará mais motivado para alcançar as metas, pois compreende o próximo passo
que deve ser dado;
- Estará mais preparado no momento de incertezas.
É claro que essa lista poderia ser muito maior! Por isso, sugerimos que assista ao
vídeo a seguir e, depois, crie a sua própria lista sobre o porquê você deve se planejar.
A partir desse vídeo, você compreenderá que o planejamento racional e meticuloso
pode permitir a realização de objetivos!
https://www.youtube.com/watch?v=s0al-XJRBto
- Andar em frente, e não em círculos ou indo por caminhos que não levam ao que
você almeja;
- Perceber a nossa evolução ao longo do caminho;
- Ter mais automotivação ao ter um plano;
- Ter mais clareza do que precisa ser feito.
1.1.4 Formulação de objetivos
Formular objetivos é parte essencial em um planejamento pessoal. Afinal, o
planejamento é uma ferramenta que pode nos conduzir ao alcance daquilo que
almejamos, seja em âmbito pessoal ou profissional.
No entanto, nem sempre conseguimos estabelecer objetivos de forma clara,
mobilizando todo o nosso potencial para concretizá-lo.
Uma ferramenta que pode ajudar nesse momento é a Boa Formulação de Objetivos,
mais conhecida simplesmente por BFO.
Essa ferramenta foi desenvolvida a partir dos estudos da programação
neurolinguística e é muito útil na criação de objetivos consistentes.

Clique no vídeo a seguir para conhecer os passos para construir uma BFO.
Se você fosse o garoto do vídeo, quais outras estratégias adotaria
para chegar ao seu objetivo? https://www.youtube.com/watch?v=ELk7Jju_9Bs

1.1.5 Ciclo PDCA pessoal

1.1.3 Vantagens do planejamento pessoal
O Ciclo PDCA é uma ferramenta bastante utilizada no campo empresarial, podendo
– Você poderia me dizer, por favor, por qual caminho devo seguir para sair daqui?
ser aplicada também no planejamento pessoal. Ela consiste em compreender o
planejamento como uma ferramenta cíclica e permanente, a partir de quatro etapas:
– Isso depende muito de onde você deseja chegar – o Gato respondeu.
planejamento, execução, avaliação (checagem, monitoramento) e ação corretiva.
– Eu não ligo muito para onde... – falou Alice.

– Então não importa para que lado caminhe – o Gato interpôs.

Você já deve ter lido e ouvido o diálogo acima. Para quem não sabe para onde vai,
qualquer caminho serve, não importa para que lado caminhe. Esse trecho está no
livro Alice no país das maravilhas, escrito por Lewis Carroll no século XIX. Na obra,
Alice está perdida na floresta e conversa com um gato para saber o caminho que
deve trilhar, mas ela não sabe onde quer chegar.

Podemos apontar como vantagens do planejamento pessoal:

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Para usar o ciclo PDCA em seu planejamento pessoal, comece estabelecendo seus
objetivos e metas. Em seguida, passe a executá-los.
Estabeleça um período para avaliar se você está indo em direção ao seu objetivo e
se há algo que pode ser melhorado nas atividades que você se propôs a fazer para
alcançá-lo.
Geralmente, fazemos uma avaliação mais geral quando o ano está findando, por
exemplo, mas a proposta do Ciclo PDCA requer uma avaliação mais criteriosa sobre
o quanto você está indo em direção àquela meta. É provável que, em alguns casos, a
meta inicial já não seja mais importante ou prioritária para você – esse é o momento
de se refletir sobre essas questões.
Após a avaliação do seu planejamento, o próximo passo é fazer as correções
necessárias e voltar a planejar, executar, avaliar e corrigir, para que o planejamento
seja cíclico e constante.
1.2 Organização pessoal
Na segunda parte do nosso primeiro módulo, vamos iniciar nossa conversa sobre
organização. Planejamento e organização são conceitos que se relacionam, podendo
ser considerados interdependentes.
Para começar, observe a nuvem de palavras a seguir:
O que vem à mente quando você lê essas palavras? Observe que todas elas, que
remetem à definição de organização, podem ser encontradas no Dicionário Houaiss
da Língua Portuguesa.
Conforme este dicionário, organizar é: 1) dar certa ordem ou forma regular a uma
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série de itens, um todo; arrumar, ordenar; 2) planejar e prover o necessário para
a realização; 3) juntar elementos, indivíduos para compor (grupo, todo); formar.
4) (fazer) adquirir certa estrutura, forma; estruturar-se; 5) administrar de modo
produtivo as atividades, o tempo.
Portanto, o ato de organizar nos ajuda a planejar, compor,
formar e ser mais produtivo! Assim, podemos entender que a
organização pessoal é uma ferramenta que nos auxilia a manter
nossa vida de maneira ordenada, estruturada, permitindo que
possamos aproveitar ao máximo os recursos dos quais dispomos,
como tempo, finanças e intelecto.
1.2.1 A organização pessoal no trabalho
Você se considera organizado no trabalho?
A organização é importante em diversas áreas da nossa vida, porém, no trabalho,
ela não só é importante como extremamente necessária!
Imagine o caos em uma empresa ou instituição pública, se não houver organização!
Se cada colaborador realizar suas tarefas de modo desordenado e sem o mínimo
padrão, facilmente a empresa deixará de existir, pois a organização é essencial para
que os recursos sejam utilizados de maneira racional e efetiva, possibilitando o
alcance de metas.
Pense na empresa ou instituição pública como um organismo. No organismo,
cada membro exerce um papel e uma função para que haja funcionamento em
harmonia. Assim deve ser também nos órgãos públicos e demais instituições.
A organização deve estar presente tanto em um nível macro (plano operacional
padrão, planejamento estratégico, mapeamento de processos) quanto no nível
micro (nas atividades desempenhadas por cada colaborador, de modo pessoal).
Assim, a organização pessoal no trabalho abrange a administração dos recursos
pessoais (tempo, conhecimento, energia, material de expediente etc.) para que as
tarefas sejam desempenhadas de forma eficiente!
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 Ambiente 3
É uma habilidade que pode ser desenvolvida por todos os indivíduos, visando
manter a ordem para facilitar o alcance de metas e objetivos planejados.

1.2.1 A organização pessoal no trabalho

Observe as imagens a seguir:

Ambiente 1

Fonte das imagens: Canva

Em qual desses ambientes você se sentiria mais produtivo? Em

qual deles você acha que estaria mais concentrado e focado?

É provável que você tenha escolhido um ambiente que você

Ambiente 2
considera mais organizado, certo?

Como a organização pode nos ajudar?

• A organização pessoal poupa tempo. Tempo é um dos recursos mais

preciosos que temos e, talvez, o mais perecível de todos! Você já gastou
horas procurando um documento, os óculos ou a carteira? Se esses objetos
estivessem organizados, com certeza seu tempo de procura seria reduzido
e poderia ser investido em outra tarefa mais importante para você!

• A organização pessoal lhe torna mais produtivo! Onde predomina

a desorganização há, também, distrações, procrastinação, atrasos no
cumprimento de prazos e dispersões que lhe afastam dos seus objetivos!

• Organização pessoal traz clareza! Você consegue visualizar o que

precisa ser feito e passa a usar seus recursos de maneira muito mais

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 eficiente, evitando desperdícios e prejuízos, tanto no âmbito profissional,
quanto pessoal.
• Organização pessoal lhe proporciona mais concentração! Imagine
desenvolver uma tarefa preocupado com outras demandas que ainda
estão aguardando para serem sanadas! Sua mente não conseguirá focar
no que precisa ser feito. Quando você está organizado, ciente dos prazos,
consegue gerenciar melhor seu tempo e disponibilidade, sabendo quantos e
quais compromissos pode assumir e quanto tempo tem disponível para ser
investido em outros objetivos importantes para você!
1.2.3 Benefícios da organização pessoal
“A mágica da organização transforma a sua vida!”
(Marie Kondo).
Você concorda com o pensamento acima?
Saiba mais! Essa frase é de Marie Kondo. Em um de seus livros,
ela se descreve como “obcecada por organização desde os cinco
anos de idade”. Hoje é uma escritora, palestrante e consultora
de organização muito famosa. Talvez você já tenha ouvido falar
sobre a série de Marie Kondo disponível na Netflix, em que ela
ajuda pessoas a terem mais organização no dia a dia.
Assista: A magia do dia a dia – Série sobre organização disponível
na Netflix e estrelada por Marie Kondo.
Marie Kondo acredita que a organização pessoal transforma a vida, por fornecer
clareza quanto à existência e disposição dos seus objetos, afazeres e recursos.
Quando você tem ciência sobre esses aspectos, consegue tomar decisões de modo
mais eficiente!
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Conforme a autora, outro benefício da organização pessoal é o autoconhecimento.
“Embora possamos conhecer a nós mesmos
refletindo sobre nossas características e ouvindo o
que as pessoas pensam de nós, acredito que a melhor
ferramenta de autoconhecimento é a organização de
nossas coisas. Afinal, nossos pertences descrevem
com precisão o histórico das decisões que tomamos
na vida. Organizar é um modo de fazer um inventário
que nos faz ver aquilo de que realmente gostamos”
(KONDO, 2015, p. 73).
Podemos afirmar ainda que um dos benefícios da organização pessoal é abrir espaço
para o novo, ao identificarmos o que é desnecessário e descartá-lo. Além disso, ela
traz clareza, aumenta a produtividade e nos permite enxergar onde os recursos
estão sendo utilizados e, assim, alocá-los com mais eficiência.
Após essa conversa inicial sobre planejamento e organização, vamos aprender mais
sobre o assunto no próximo módulo?
Módulo
2 Sou organizado?
2. Sou organizado?
Olá, ! Seja bem-vindo ao segundo módulo do nosso curso!
Neste módulo o objetivo é apresentar informações para proporcionar reflexões
sobre o papel da organização no seu dia-a-dia. Iremos começar falando sobre o que
precisa de organização, depois passaremos a conversar sobre a Matriz Eisenhower
e por fim, você será convidado a elaborar uma análise SWOT pessoal, focada na
organização pessoal.
Vamos lá?!
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2.1 Avaliando minhas necessidades de organização
- Você encontra rapidamente os documentos que precisa em seu computador.
Vamos refletir sobre o vídeo a seguir:
- Seus exames e consultas médicas estão em dia.

https://www.youtube.com/watch?v=FItTEaTBnbg
O vídeo que você acabou de assistir busca demonstrar como a desorganização pode
ser prejudicial à vida. A organização pessoal, como você já sabe, evita desperdícios e
abre a possibilidade de aproveitar com mais eficiência os recursos disponíveis.
- Nos últimos doze meses, você perdeu um compromisso importante porque não se
recordava dele.
- Sua mesa de trabalho está sempre limpa e arrumada.
- Você costuma planejar suas tarefas para a semana ou para o dia seguinte.

Você já pensou sobre a organização pessoal como um hábito?
Organizar é um hábito e, como todo hábito, também pode ser aprendido e
desenvolvido por todos nós.
- Você não costuma guardar seus objetos em um local específico: brincos, fones de
ouvido, carregadores, canetas etc.
- Você tem várias versões dos mesmos documentos em diferentes pastas do
computador e sempre demora para encontrar a mais atual.

Nesse momento, qual hábito predomina mais na sua vida? O hábito da organização
ou o da desorganização?

Difícil responder? Complementando esse momento de reflexão sobre seu hábito de

organização, pense sobre essa afirmativa:
Reflita sobre isso.
“Bagunça não é apenas o que está no chão da sua casa. É tudo
Escolha uma nota de 1 a 10 para avaliar o quanto você concorda com cada afirmação que está entre você e a vida que você quer viver!” (Peter Walsh)
a seguir.

Quanto mais próximo a 1, menos você concorda. E quanto mais próximo a 10, mais E então?
você concorda.
Você quer viver uma vida mais organizada? No próximo tópico continuaremos
- Você sabe onde estão localizados seus documentos: Carteira de Trabalho, certidão falando sobre esse tema.
de casamento/nascimento, título de eleitor etc.

- As suas tarefas estão em dia, tudo certo com os prazos.

- Na sua mesa, nas gavetas e nos armários estão apenas materiais que você precisa
e utiliza. Não há papéis sem utilidades, canetas que não funcionam etc.
2.1.1 O que precisa de organização?
Será que tudo precisa de organização?
- Sua caixa de e-mail está arrumada. Todos os e-mails respondidos e organizados
em pastas específicas.
Manter todas as áreas da nossa vida de modo organizado pode parecer uma
tarefa difícil! Estar 100% organizado em todas as áreas chega a ser impossível,
- Você utiliza uma agenda (física ou digital) na qual seus compromissos estão
principalmente se, para isso, dependermos também de outras pessoas.
anotados.

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Isso ocorre porque cada pessoa tem um modo de agir e de se comportar – e, talvez, O primeiro passo para buscar uma vida mais organizada é buscar compreender o
aquilo que é extremamente necessário na organização para você pode não ser para que pode lhe ajudar ou atrapalhar nesse processo, bem como os recursos que você
o outro. já tem que lhe garantem uma vida mais organizada.

Uma vida 0% organizada é um caos e só trará prejuízos! Portanto, busque os 100%!

Quanto mais próximo dos 100%, mais você desfrutará dos benefícios da organização.
2.2 Avaliando minha situação atual de organização
Se todas as áreas da nossa vida estiverem organizadas, fica muito mais fácil atingir 2.2.1 Está tudo organizado?
objetivos!

Marie Kondo, no livro A mágica da organização, propõe que

inicialmente a organização deve acontecer partindo-se de
categorias que, por sua vez, podem ser divididas em subcategorias.

Veja um exemplo de categoria utilizada por Kondo (2015, p. 42)

para ilustrar a noção de categorias/subcategorias:

CATEGORIA: Livros

SUBCATEGORIAS:

• Geral (livros que se lê por diversão);

• Prática (livros de referência, de receitas etc.);
• Visual (coletâneas de fotografias etc.);
• Revistas.
Vale lembrar que, como o nome já evidencia, a organização é pessoal. Embora a
maioria de nós possamos ter itens semelhantes, a organização pessoal é muito
específica e particular para cada um.
Um dos aspectos da nossa vida que mais demanda organização é o tempo: um
recurso finito. Com tantas tarefas no dia a dia, muitas vezes nos perdemos e
acabamos deixando de cumprir prazos ou atingir objetivos por falta de organização.
Por isso, vamos começar esse tópico perguntando: suas tarefas estão em dia? Está
tudo sob controle? Tudo organizado?
Quando organizamos o nosso tempo, fica mais fácil organizar outras áreas. Assim,
para lhe ajudar a entender melhor esse cenário, vamos partir de uma ferramenta
muito utilizada na organização pessoal no trabalho, na gestão do tempo e na
produtividade.

A atividade de organização precisa ser algo simples e funcional. Trata-se da Matriz Eisenhower, que tem por objetivo separar as atividades em quatro
Ela deve estar presente na sua vida para que você consiga usufruir quadrantes, a partir da classificação em: urgente e importante
melhor dos recursos dos quais você dispõe. É importante que
seja algo tão rotineiro e simples como escovar os dentes todos os
dias, tornando-se assim um hábito!

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 Pense sobre isso para, no próximo tópico, tratarmos de mais um momento de
reflexão quanto à organização.

2.2.2 Swot pessoal

Provavelmente você conhece a análise Swot. Muito utilizada em processos de
planejamento institucional, a análise Swot visa apresentar um diagnóstico de uma
situação a partir de quatro aspectos: forças, fraquezas (fatores internos), ameaças e
oportunidades (fatores externos).

Para começar, faça uma lista das tarefas que você precisa executar. Com a lista em
mãos, distribua as tarefas entre os quatro quadrantes da matriz, evidenciados a
seguir.

No 1º quadrante você deve colocar aquelas atividades que são importantes, mas
não urgentes – e por isso podem ser agendadas para outro momento. Ou seja, você
pode se programar para a execução.

No 2º quadrante ficam as atividades urgentes e importantes, isto é, tarefas que

precisam ser imediatamente concluídas.
Neste curso vamos utilizar a análise Swot pessoal, que tem o mesmo objetivo
No 3º quadrante você escreverá aquelas atividades que não são urgentes nem
de diagnóstico, mas aplicada a um aspecto na vida particular. Na matriz que
importantes – e por isso podem ser canceladas. Geralmente, essas atividades estão
utilizaremos, o quadrante “fraquezas” será substituído por “pontos de melhorias”,
relacionadas à distração ou são tarefas que apenas lhe afastam de seus objetivos.
pois entendemos que não temos fraquezas, e sim pontos a melhorar.
No 4º quadrante inclua as tarefas que são urgentes, mas não importantes. Elas
A análise Swot pessoal pode ser aplicada em qualquer área na qual uma pessoa
podem ser delegadas a outras pessoas – ou até equipamentos – por se tratarem de
queira ter clareza sobre quais aspectos lhe atrapalham e lhe ajudam a conseguir o
tarefas que não precisam da sua atenção para serem concluídas.
que almeja. Como o nosso curso é voltado para a organização pessoal no trabalho,
preencheremos a matriz Swot para esse objetivo.

Os fatores internos se referem aos recursos internos, ou seja, aquilo que depende
de você e que lhe ajuda ou não a chegar ao seu objetivo. Por isso, no quadrante
Com a matriz preenchida, você consegue visualizar melhor onde
Forças deve ser colocado tudo aquilo que você julga que contribui para que você
suas tarefas precisam de mais organização.
seja mais organizado.
Já no quadrante de Fraquezas você deve listar um ou mais aspectos seus que podem
Agora reflita novamente... Você está executando tarefas que podem ser delegadas
contribuir para que seu objetivo se torne cada vez menos possível de ser realizado.
ou executando muitas tarefas que poderiam ser eliminadas? Está trabalhando mais
Assim, preencha-o com os itens que você acredita que favorecem a desorganização
no que é urgente e pouco no que é importante?
na sua vida e lhe deixam mais longe de ser organizado.

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Já os fatores externos são aspectos que não estão sob o seu controle e podem lhe
atrapalhar ou ajudar na concretização do seu objetivo. Assim, o quadrante Ameaças
deve ser preenchido com fatores que você acredita que, embora não estejam sob seu
controle, estão contribuindo para a desorganização. No quadrante Oportunidades,
acrescente os fatores que estão externos a você e que lhe possibilitam maior
organização pessoal.
A organização pessoal deve ser constante. Sempre há espaço para aprimorar!
Esperamos que o preenchimento da sua matriz SWOT tenha lhe ajudado a ver onde
você precisa melhorar.
Repita essa análise periodicamente com o objetivo de ser mais
organizado e verá que os aspectos tendem a mudar.
Módulo
3
Como (re)começar
a organizar
3. Como (re)começar a organizar
Olá! Seja bem-vindo ao terceiro módulo do nosso curso.
Neste módulo nosso objetivo é abordar sobre aspectos que possibilitam o
planejamento e a organização pessoal no trabalho. Assim, falaremos sobre os
primeiros passos para organização e planejamento pessoal, recordaremos a filosofia
dos 5S e comentaremos sobre atitudes necessárias à organização, e a importância
de uma rede de apoio.
3.1 Primeiro passo para organização e planejamento
pessoal
Você acha que as palavras a seguir têm a ver com a organização?
MUDANÇA / ESCOLHA / DECISÃO
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Você já aprendeu que organizar é um hábito, assim como a desorganização. Portanto,
o primeiro passo para uma vida mais organizada envolve uma escolha: precisamos
tomar a decisão de mudar nossos hábitos de desorganização!
Em outras palavras, é necessário que aprendamos um novo hábito: o da organização.
Nenhuma agenda, aplicativo no celular ou no computador,
métodos ou outras ferramentas de organização nos tornará mais
organizado se, primeiramente, não houver uma decisão nossa.
Para Charles Duhigg (2012, p. 354), autor do livro O poder do hábito, “a mudança
pode não ser rápida e nem sempre é fácil. Mas com tempo e esforço, qualquer
hábito pode ser remodelado”.
“Você sabia que todo hábito consiste em três partes?
São elas: uma ‘deixa’ (algo que lhe motiva a fazer algo,
um gatilho), uma rotina (a atividade que você faz
motivado pela deixa) e uma recompensa (o que você
ganha quando faz a rotina)” (DUHIGG, 2012, p. 354).
Para isso, o autor propõe o seguinte modelo de mudança de hábito:
• Identifique a rotina, ou seja, uma atividade que você sempre faz;
• Experimente as recompensas;
• Isole a “deixa (ou o gatilho)”;
• Tenha um plano.
Vamos aplicar esse modelo em um exemplo para a organização pessoal?
1 - Qual a rotina? Procrastinar na resposta a e-mails. Minha caixa de entrada está
sempre lotada.
2 – Por que faço isso? Penso em responder em outro momento, porque não quero
interromper o que estou fazendo, mas acabo esquecendo.
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3 – Como posso fazer para não me sentir interrompido e conseguir responder
os e-mails? Estabelecer alguns horários do dia para responder e-mails, assim me
concentro só nessa atividade durante aquele momento. A recompensa vai ser a
sensação de dever cumprido a cada vez que minha caixa de entrada estiver zerada.
Você pode usar estas perguntas para outros hábitos que queira desenvolver.
Agora, vamos saber mais sobre os hábitos e o poder de mudá-los para que você
passe a aplicar essas estratégias em outras áreas da sua vida também!
Clicando no link a seguir você será direcionado para um vídeo
com uma resenha sobre o livro O poder do hábito.
https://www.youtube.com/watch?v=9BtrLf6PfYY
Saiba mais no livro O poder do hábito, de Charles Duhigg.
3.1.1 Princípios de organização: a filosofia dos 5S
A Filosofia dos 5S é oriunda da cultura japonesa e muito associada à qualidade,
podendo se apresentar também como uma ferramenta de organização que auxilia
em um ambiente mais organizado e produtivo.
Veja na figura os 5S ou 5 sensos:
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Para Robbins e Decenzo (2004), os sensos podem ser assim descritos: o senso
de utilização indica que apenas aquilo que é necessário deve ser mantido na sua
vida ou no trabalho. Isso inclui, por exemplo, o descarte de objetos que não têm
mais serventia, cópias desnecessárias de documentos etc. Pelo senso de utilização,
você deve manter na sua mesa de trabalho, por exemplo, apenas o necessário
para execução das suas atividades, descartando objetos que possam lhe tirar a
concentração e o foco e, assim, lhe distrair.
O senso de organização diz respeito à organização propriamente dita, isto é, cada
coisa deve estar em seu devido lugar, a fim de que você não perca tempo procurando
materiais de trabalho, uma vez que já saberá onde estão.
O senso de limpeza, como o próprio nome diz, está relacionado a manter o ambiente
e materiais de trabalho sempre limpos, proporcionando não só mais bem-estar,
mas também ajudando na produtividade.
O senso de padronização tem por objetivo ajudar que os três anteriores sejam
mantidos. Uma vez que você consegue implantar os demais, é hora de padronizar
esse comportamento, fazendo desses sensos uma rotina!
O senso de autodisciplina. Sem ele nenhum dos anteriores é possível e a
desorganização pode voltar a se instalar. Por isso, falamos sobre a mudança de
hábitos! Esse senso nos chama a atenção para o fato de que a autodisciplina é
fundamental para uma vida mais organizada!
Você já conhecia esses sensos? Alguns ou todos estão presentes
na sua vida?
3.2 Atitudes necessárias
Algumas atitudes são muito importantes para uma vida mais organizada. Neste
tópico apresentaremos algumas atitudes relacionadas à organização.
A primeira delas é o estabelecimento de rotinas. Para sermos mais organizados é
muito importante que passemos a adotar rotinas.
Para Godinho (2018), adotar rotinas não significa necessariamente ter horários fixos
e rígidos para tudo, mas estabelecer acontecimentos que devem ser frequentes em
nosso cotidiano.
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“As pessoas que conseguem trazer as suas prioridades
para a rotina são aquelas que têm o controle sobre a
própria vida. Que sabem falar não. Que buscam uma
estruturação mínima não para ‘controlar’, mas para
deixar todo o restante fluir bem. Se você não definir
sua rotina, ela será́ definida por outras pessoas. E,
quando isso acontece, você também descobre que
está trabalhando no que é prioridade apenas para
os outros” (GODINHO, 2018, p. 164).
Segundo o autor, para estabelecer rotinas é importante dividir o dia em três partes:
manhã, tarde e noite, procurando deixar sempre algumas horas livres para possíveis
imprevistos, além de estabelecer um planejamento semanal para as atividades.
Marie Kondo (2015) também elenca atitudes necessárias para uma vida mais
organizada:
1 - Descarte tudo aquilo que não tem utilidade;
2 - Defina um lugar para cada coisa. Isso vale tanto para objetos físicos quanto
para objetos digitais;
3 - Busque o máximo de simplicidade na hora de organizar;
4 - Evite empilhar objetos. Sempre que possível, organize-os na forma vertical, pois
você pode alcançá-los mais facilmente.
Outra ideia é agrupar tarefas similares. Muitas pessoas precisam
fazer pequenas atividades ao longo do dia, da semana e do
mês que, se feitas separadamente, tomam um tempo absurdo.
Responder e-mails, gerar relatórios, contabilizar pedidos... Enfim,
cada pessoa certamente tem a sua lista de coisas a fazer que
envolvem um trabalho mais mecânico.
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Agrupe tarefas similares e execute-as em “blocos”..
“No caso dos e-mails, por exemplo, em vez de
trabalhar o dia todo com sua caixa de e-mails aberta,
organize pequenos blocos ao longo do dia para
responder a todos de uma vez. Se, do contrário, você
parar toda hora para responder a um ou dois e-mails,
além de estressar a mente, vai ter a impressão de
que os e-mails nunca acabam” (GODINHO, 2018, p.
173).
3.2.1 Articulação com terceiros, interessados ou rede
de apoio
Por vivermos em sociedade, é comum dividirmos espaço com outras pessoas, tanto
no trabalho como em casa. Cada um de nós possui experiências, aprendizados e
formas de pensar sobre os mais variados aspectos.
Por isso é muito importante que, ao buscar uma vida mais organizada, procuremos
conversar sobre isso com quem faz parte do nosso convívio, seja no trabalho ou em
casa. Afinal, será muito improdutivo se apenas uma ou poucas pessoas se dedicarem
a organizar o espaço que é compartilhado – e outras não tiverem o mesmo objetivo.
É interessante também a busca por recursos que nos apoiem no objetivo de ter
a organização como algo mais frequente. Assim, você pode receber esse apoio
por meio de livros, cursos, aplicativos, blogs e, também, profissionais dedicados à
organização.
Você sabe o que faz um personal organizer?
Convido-lhe a assistir o vídeo a seguir e conhecer mais sobre esse
profissional!
Saiba mais em: https://www.anpop.com.br/
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 Módulo

4 Ferramentas de organização
no trabalho
O Trello, além de ser bem intuitivo, oferece uma versão gratuita
bem completa e funcional, com diversos modelos de organização
de tarefas para várias áreas.

4. Ferramentas de organização no trabalho

Olá! Seja bem-vindo ao quarto e último módulo do nosso curso!
Este módulo será dedicado a apresentar algumas ferramentas que são úteis para a
organização do trabalho.

4.1. O que são e por que usar ferramentas de

organização no trabalho?
As ferramentas de organização são métodos, técnicas e recursos que podemos
utilizar para auxiliar na condução de nosso planejamento e na realização de tarefas.
Essas ferramentas podem contribuir para agilizar processos, trazer mais clareza
sobre as atividades já realizadas (e aquelas que precisam ser ainda desenvolvidas),
além de contribuir para uma maior otimização do tempo, este recurso tão valioso!
https://trello.com/pt-BR/home
Nos próximos tópicos, veremos algumas dessas ferramentas.
4.3 Ferramentas Google
4.2 Trello
O Google disponibiliza algumas ferramentas muito úteis para organização. Uma das
O Trello é uma ferramenta automática, disponível na web, que permite a organização maiores vantagens é a gratuidade e a facilidade na utilização, além da sincronização
de tarefas e projetos. de dados que é permitida quando você tem uma conta Google.

Uma de suas vantagens é poder compartilhar atividades com a equipe. Assim, todos Vamos abordar aqui sobre quatro ferramentas do Google que podem nos auxiliar no
os integrantes visualizam o andamento de um determinado projeto. planejamento e na organização do trabalho: Google Agenda, Google Keep, Google
Drive e Google Docs.
Ele pode ser usado tanto de forma on-line como em aplicativo.

O Trello, além de ser bem intuitivo, oferece uma versão gratuita bem completa e
4.3.1 Google Agenda
funcional, com diversos modelos de organização de tarefas para várias áreas.
A ferramenta Google Agenda, também chamada de Google Calendar, é talvez a mais
conhecida e utilizada quando se trata de organização. O Google Agenda é muito
útil para programar a sua rotina, podendo ser utilizado no modo desktop ou em
aplicativos para seu celular e outros dispositivos.

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Você tem a possibilidade de verificar suas tarefas por dia, semana ou mês. Além
disso, um recurso muito interessante do Google Agenda é compartilhar atividades
com outras pessoas, o que é muito útil para organizar as atividades em equipes.
O Google Agenda também inclui automaticamente os feriados, o que já lhe permite
não agendar compromissos nesses dias, caso não seja o seu objetivo.
Muitas reuniões on-line ocorrem pelo Google Meet (plataforma de chamada de
vídeo). Assim, quando você receber um e-mail sobre uma reunião, por exemplo, ele
pode ser adicionado à sua agenda no Google automaticamente.
Fonte: captura de tela
4.3.2 Google Keep
O Google Keep é como se fosse um serviço de anotações. Ele é muito intuitivo, assim
como muitos recursos do Google. Ele permite que sejam adicionadas anotações,
listas, imagens, áudios, lhe auxiliando a organizar tudo de forma muito visual.
Uma das vantagens do Keep é a sincronização entre o aplicativo e o desktop, assim
como uma extensão para o navegador do Google, o Google Chrome, o que traz uma
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grande facilidade no momento de acessar seus arquivos.
Essa é uma ferramenta para quem não quer perder ideias e tê-las sempre em mãos.
Com o Keep, você pode organizar as suas ideias que e ainda compartilhá-las com
outras pessoas.
Fonte: captura de tela
4.3.3 Google Drive
Perder documentos é muito comum quando não se tem organização. Por isso, o
Google Drive é uma excelente ferramenta para salvar arquivos na nuvem. Assim
como as demais ferramentas do Google, também permite a sincronização entre
aplicativos e o desktop.
Uma das vantagens é que ele sincroniza automaticamente os documentos que
você cria no seu computador com a web, independentemente do formato: texto,
apresentação, planilhas etc. Funciona de forma semelhante ao gerenciador de
arquivos do seu computador, onde você pode organizar o documento em pastas.
Além disso, você também pode compartilhar documentos e até pastas inteiras com
outras pessoas, configurando níveis de acesso diferentes para cada um. É uma
ótima ferramenta para agilizar o seu trabalho.
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Fonte: captura de tela
4.3.4 Google Docs
Essa ferramenta também é muito útil para o trabalho em equipe, pois permite
que várias pessoas possam colaborar simultaneamente no mesmo documento. A
própria plataforma identifica as alterações realizadas por cada colaborador. Alguns
dos formatos aceitos são textos, planilhas, apresentações e formulários.
Você pode ainda salvar os arquivos tanto na conta do Google como na memória do
seu computador. Outra vantagem é que os documentos são salvos automaticamente,
caso você os redija on-line, além da interface bem semelhante aos principais editores
de textos disponíveis no mercado.
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Fonte: captura de tela
4.4 Pomodoro
A técnica Pomodoro é muito interessante na organização do tempo para a execução
de tarefas. Ela divide o tempo entre blocos de concentração intensa e pausas. Além
de melhorar a gestão do tempo, uma das suas principais vantagens é aumentar a
concentração, contribuindo para sermos mais produtivos e eficientes.
A técnica consiste em realizar uma atividade por 25 minutos seguidos. Após esses
25 minutos, você faz uma pausa de 5 minutos. Esse procedimento é repetido por
mais três vezes e, no quarto, sua pausa pode ser mais longa: 30 minutos.
Para utilizar essa técnica você pode usar um timer, cronômetro ou alguns aplicativos
específicos para celular.
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4.5 Ferramentas não digitais (planner e agenda)
Com o avanço da tecnologia, muitas ferramentas digitais foram criadas para ajudar
na organização pessoal no trabalho. Porém, há algumas ferramentas não digitais
que também podem ser utilizadas para auxiliar na organização.
Uma das vantagens de se utilizar o Kanban em modo impresso é que ele pode
ser facilmente visualizado por todos os membros da equipe. Você pode montar o
Kanban em um quadro ou diretamente na parede. Uma dica importante é ficar em
uma altura acessível para que você possa manuseá-lo e adicionar informações de
forma mais fácil.

A primeira delas é a agenda impressa. Para quem usa esse tipo de ferramenta, é
muito importante manter o hábito de anotar sempre todos os compromissos. Você
também pode usar a agenda para fazer anotações livres, como ideias que surgem
ou planos que deseja realizar.
Entre as desvantagens da agenda impressa, além de não ser automática, é que ela é
feita para durar um ano. Assim, você precisa carregar mais de uma agenda quando
está chegando ao fim de um ano e já precisa agendar compromissos para o próximo.
Para utilizar, crie três colunas no quadro ou parede com os post-its, semelhante à
tabela a seguir. Em cada post-it, anote a tarefa a fazer. À medida que o estágio da sua
tarefa for mudando, mova o post-it entre as colunas.
Esse método simples lhe ajudará a ter, literalmente, uma visão das suas tarefas e lhe
trará mais motivação ao vê-las sendo concluídas!

Se você gosta muito de ferramentas impressas, o ideal é combinar

o uso tanto do impresso quanto do digital.

Outra ferramenta não digital para organização é o planner. Ele tem a mesma função
da agenda, mas não vem com datas: você mesmo as adiciona. Existem diversos
formatos disponíveis: o planner de mesa, o planner em formato de fichário ou o
planner em formato de caderno.

Referências
O planner, de forma geral, oferece mais flexibilidade do que a
agenda. Você organiza seus compromissos em formato diário,
CARAVANTES, Geraldo R.; CARAVANTES, Cláudia B.; KLOECKNER, Mônica C.
semanal, mensal e anual, conseguindo ter uma visão mais ampla
Administração: teorias e processo. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005.
dos seus afazeres e atividades.
KONDO, Marie. A mágica da arrumação. Rio de Janeiro: Sextante, 2012.
4.6 Método Kanban
MARQUES, J. R. Como fazer um planejamento pessoal eficiente. Goiânia: IBC, 2020.
Criado na Toyota, Kanban é uma palavra japonesa que significa cartão. A ideia Disponível em: https://www.ibccoaching.com.br/portal/metas-e-objetivos/como-
principal é demonstrar de forma visual o progresso de tarefas, separando-as em: fazer-um-planejamento-pessoal-eficiente/. Acesso em: 28 set. 2021.
tarefas a fazer, tarefas que precisam ser feitas e tarefas que já foram concluídas.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à administração. 8 ed. São Paulo:
Algumas plataformas, como o Trello, oferecem um modelo para utilização do Kanban Atlas, 2011.
de forma digital, mas caso você prefira, também pode usá-lo de forma não digital.
Para isso, você precisará basicamente de dois recursos: canetas e post-its. OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: conceitos,

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metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, 2002.

KONDO, Marie. A mágica da arrumação. Rio de Janeiro: Sextante, 2012.

OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: conceitos,

metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, 2002.

DUHIGG, Charles. O poder do hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

GODINHO, Thais. Trabalho organizado: encontre equilíbrio e significado num mundo

cada vez mais sobrecarregado. São Paulo: Gente, 2018.

KONDO, Marie. A mágica da arrumação. Rio de Janeiro: Sextante, 2012.

ROBBINS, Stephen P.; DECENZO, David A.; Fundamentos de administração: conceitos

essenciais e aplicações. São Paulo: Prentice Hall, 2004.

TRELLO. Disponível em: https://trello.com/pt-BR/home. Acesso em: 17 out. 2021.

GOOGLE. Disponível em: google.com.br. Acesso em: 17 out. 2021.

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