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Indice LIVRO : COMO MONTAR UM DEPARTAMENTO DE EXPORTAO AUTOR : Gilberto lvaro Campio Consideraes iniciais Estrutura bsica do departamento

Da escolha do Gerente de exportao Da diviso do departamento rea Comercial rea Operacional Posio Ideal do departamento dentro da empresa Integrando o Departamento de Exportao Clula Estratgica Clula Ttica Clula de Rotina Fluxo de um Pedido de Exportao rea comercial Estruturao da rea - Critrios para a seleo de parceiros Despachante Aduaneiro Agente de Transporte Armazm Banco Agente de Vendas Modelo de Contrato de Representao Portugus Modelo de Contrato de Representao Ingls Modelos de Cartas Comerciais: Cartas Comerciais Procurar um agente em potencial Contato inicial com importadores Resposta a consulta de importadores Anunciando visita a importadores Perfil da empresa material promocional Perfil de Empresa

Sugesto de relatrios gerenciais


Como montar um Departamento de Exportao

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Exportao resumo analtico Exportao controle de custos Sugestes de controles Ficha de controle de pedidos e de clientes Controle De Ofertas/Fechamento De Negcios Dossie Por Cliente Acompanhamento dos custos de exportao (planilha) Pagamento total de frete Pagamento total de comisso de agente Pagamento total de despesas de despachante aduaneiro Pagamento total com despesas de transporte Acompanhamento da exportao Documentos de exportao descritivo e modelos Cotao Fatura Comercial Proforma Invoice Ordem de Compra (Purchase order ) Lista de Embalagem (Packing list) Contrato de vendas Mscara para emisso do conhecimento de embarque Instruo para emisso de carta de crdito Instruo de cobrana bancria Instruo para emisso de aplice de seguro Acompanhamento de pedido Posio de pedido pendente Confirmao de embarque Confirmao de emisso de pedido Lista de preos Fechamento de praa Controle de pagamento de comisso Bibliografia Contratos em Comrcio Exterior - Roberto de Oliveira Murta Aduaneiras O Exportador Nicola Minervini Makron Building na import/Export Business Kenneth D. Weiss Site www. entrepreneur.com www.amcham.com.br

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MONTAGEM DO DEPARTAMENTO DE EXPORTAO Consideraes Iniciais Preliminarmente necessrio saber se a empresa est realmente interessada em exportar, isto poder ser verificado por meio de uma minuciosa anlise da capacidade de produo, volumes disponveis para a exportao, estrutura organizacional e comprometimento da direo da empresa com a exportao . O Departamento de Exportao deve ser visto pelo corpo diretivo como uma deciso estratgica, no pode ser considerada apenas como um apndice de algum departamento ou gerncia que controla as vendas no mercado interno; precisa ter status de um departamento independente e devidamente apoiado pelo corpo diretivo. Este apoio precisa ser evidenciado atravs da alocao de recursos financeiros e humanos para que o Departamento consiga atingir as metas definidas pela Empresa. Seguindo este raciocnio uma das primeiras medidas para a criao do Departamento de exportao desvincular a Exportao do setor de Vendas Domsticas ou Marketing da Empresa. Existe uma tendncia de padronizao de procedimentos com respeito ao contato com os clientes da empresa. Os clientes externos podem e tem necessidades diferentes daquelas observadas pelos clientes domsticos. Para um atendimento adequado aos clientes estrangeiros se deve montar uma estrutura especfica que ir gerenciar esta nova carteira de clientes dentro da realidade de cada mercado destes clientes externos. As empresas que no entendem as diferenas entre os clientes estrangeiros e os domsticos tem a tendncia de fazer exportaes espordicas e descontinuadas e so normalmente aquelas que afirmam que exportar complicado e s d prejuzos. As empresas que fazem sucesso no mercado externo so aquelas que tomaram a deciso de investir na exportao por razes fortemente estratgicas. Uma das principais razes estratgicas garantir o crescimento continuado da empresa apoiado no mercado externo que costuma ser menos instvel se comparado as fortes oscilaes do mercado interno de um pas em desenvolvimento como o nosso. As estratgias das empresas que exportam costumam girar em torno dos seguintes objetivos: a) acesso a moeda forte; b) diminuir vulnerabilidade da empresa no mercado interno , atrelando parte de seus resultados a outros mercados; c) aumento da capacidade de produo; d) reduo do custo fixo por item produzido e) diminuio da carga tibutria, visto que a exportao isenta do pagamento de diversos tributos ( ICMS IPI PIS COFINS ) ; f) crdito mais barato, aproveitando-se dos incentivos financeiros a exportao;

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g) criao de imagem internacional, fundamental para negociao futura transferncia de know-how ou joint-venture; h) aumento da competitividade; i) diminuio e at eliminao dos perodos de sazonabilidade da produo;

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Estando a direo da empresa j comprometida com a montagem do departamento, o prximo passo ser vender o setor para o resto da empresa. A montagem do departamento de exportao s dever ser iniciada depois das pessoas chave dentro da empresa entenderem as razes para exportar. Existe uma relao direta entre o nvel de resistncia a exportao dentro da empresa e os casos de insucesso dos projetos de exportao. Exportar um jogo em equipe. . A direo da empresa precisa criar um clima apropriado e as razes para a montagem do Departamento de Exportao precisa ser entendida e assimilada todos os colaboradores da empresa. Uma maneira eficaz de comear a vender o projeto e quebrar as resistncias e barreiras dentro da empresa fazer uma reunio de trabalho com as pessoas formadoras de opinio da organizao, onde sero colocados os motivos e as vantagens para a empresa e para os empregados caso o Departamento de Exportao tenha sucesso. Os motivos da montagem do Departamento de Exportao e suas vantagens para a empresa precisam ficar bastante fixados em todos os escales da empresa e somente depois de entendida a mensagem que se dever ser definida a formatao final do departamento. Esta fase pode ser demorada, mas muito importante para que as chances de sucesso aumentem. O passo seguinte colocar a frente do departamento um especialista da rea de exportao. No adianta relegar esta funo para uma secretria, proprietrio ou vendedor. A rea de exportao precisa de dedicao exclusiva, pois a falta de um especialista pode resultar em perdas financeiras e tambm refletir uma imagem de amadorismo, que certamente trar pssimos resultados para os negcios da empresa no exterior. A internacionalizao requer gente capacitada para pensar e atuar internacionalmente. Toda a comunicao com clientes estrangeiros dever passar pelo responsvel pelo departamento que ir direcionar as negociaes e coordenar o processo entre as vrias reas da empresa e far acompanhamento dirio das operaes. As atividades dirias precisam ser estruturadas para que o responsvel pelo departamento de exportao tenha tempo para esta coordenao. Iremos sugerir diversas rotinas, que se bem
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aplicadas, traro para a empresa ganhos de produtividade e de resultados no s para a rea de exportao, mas tambm para a empresa como um todo. Sugerimos que a rea de exportao tenha uma posio de staff dentro do organograma da empresa, isto ligado diretamente presidncia da empresa. Posionar o Dertamento de Exportao como um apndice do mercado interno ir restringir a atuao da rea externa. A direo da empresa precisa definir uma quota que ser trabalhada no exterior. Esta quota dever estar de acordo com a realidade do mercado externo. Entenda-se que a exportao tem dinmica prpria e a poltica comercial no dever ser comparada com a poltica do mercado interno, o mercado externo possivelmente ter preos, condies de pagamento , embalagem e pesos entre outros itens diferenciados para atender s exigncias dos mercados que se quer atingir. A distribuio da produo entre o mercado externo e interno dever ser definida pela alta direo e estar de acordo com a estratgia geral adotada e negociada entre os membros da diretoria ou scios proprietrios. Por experincia dificilmente as vendas para o mercado externo so superiores s vendas para mercado interno, salvo excees em segmentos bastante especficos, como avies, celulose e ao, entre outros. ESTRUTURA BSICA DO DEPARTAMENTO O tamanho desta rea ir depender de empresa para empresa. As empresas de menor porte podero iniciar o departamento com a contratao de um nico funcionrio que se responsabilizar pela parte operacional e comercial da exportao. Esta pequena estrutura ser o embrio de um setor maior que crescer conforme a evoluo do departamento e da empresa. Deve estar bem claro para a empresa que as primeiras exportaes podem demorar( prazos que podem ser superiores a seis meses) e por isso a direo precisa dar todo o apoio ao novo setor, especialmente durante este incio de projeto. Alm da contratao de um especialista, necessrio o investimento de algum dinheiro na montagem de uma estrutura bsica que dar o suporte ao departamento. A rea precisar de pelo menos duas linhas de telefone, fax, computador, impressora, acesso a Internet, telefone celular, note-book para os trabalhos e para as apresentaes em viagens ao exterior. De preferncia as ligaes devero ser atendidas diretamente pelo setor, que ser visto como a nica interface com o mercado externo, evitando assim problemas de comunicao , pois em algumas empresas as ligaes so atendidas por telefonistas que no falam outro idioma e as ligaes ficam passeando pela empresa at chegar rea de exportao. Isto prejudica a imagem da empresa.

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O telefone da rea podem ser do tipo discagem direta e na ausncia dos responsveis pelo setor, os recados podero ser gravados em uma secretria eletrnica ou serem transferidos automaticamente para o telefone celular do responsvel pelo Departamento. O departamento ser o filtro da empresa com o mercado externo e com os demais setores da empresa, evitando prejuzos de imagem frutos principalmente dos desencontros de informao. O setor de exportao poder ter dinmica prpria, portanto os responsveis podero trabalhar em horrios diferentes dos horrios cumpridos pelo restante da empresa (conforme o fuso horrio dos pases alvo). DA ESCOLHA DO GERENTE DE EXPORTAO O scio-proprietrio ou a diretoria se preocupa em colocar especialistas nas diversas reas da empresa e com o Comrcio exterior no poder ser diferente, no existe espao para improvisar; experincia ingrediente fundamental para o sucesso do projeto. Seguem abaixo algumas qualidades que devem ser apreciadas na escolha do responsvel pela rea de exportao: -Experincia Internacional -Experincia de Mercado -Fluncia nos idiomas necessrios aos pases alvo -Conhecimento tcnico -Experincia em gerenciamento de equipes -Comunicabilidade -Experincia na rea de exportao -Fortes conhecimentos operacionais na rea de exportao -Experincia com o produto ou segmento foco -J possuir portfolio de clientes no exterior A remunerao deste profissional poder ser um fixo mais uma comisso baseada nos resultados. Sugerimos que o responsvel pela rea faa um rodzio pelos departamentos dentro da empresa . O objetivo que ele conhea todas as pessoas chave da organizao, o fluxo operacional , os produtos e todos os gargalos do sistema. Este conhecimento ser de grande valia no dia a dia do departamento, pois trar mais agilidade na tomada de decises.

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DA DIVISO DO DEPARTAMENTO Nas empresas menores o responsvel pela rea se encarrega de todas as atividades dentro do setor. Quando as empresas crescem mais um pouco se costuma dividir as operaes em dois setores bsicos : 1) rea Comercial Aes dentro da rea: Estabelecer as linhas mestras das aes na exportao, baseadas nas diretrizes fixadas pela Diretoria; Identificar e selecionar as principais oportunidades de negcios; Planejar e coordenar um plano de promoo do mercado internacional; Estabelecer uma estrutura comercial no exterior; Supervisionar na elaborao do material publicitrio; Criar um portfolio de clientes e gerenciar a manuteno da carteira; Elaborar um plano anual revisado regularmente sobre as metas da exportao; Controlar sistematicamente as opes da disponibilidade de produo; Treinar a equipe interna e a estrutura comercial externa; Desenvolver e coordenar um plano de treinamento nos vrios mercados; Estabelecer uma rede eficaz de contatos com toda a infra-estrutura da exportao, desde despachantes at Bancos no Brasil e no exterior; Analisar a possibilidade de sugerir direo da empresa a concesso de licenas de fabricao; Manter a coordenao com todos os setores da empresa - departamento de exportao deve ser considerado a nica interface com o mercado externo; Traar e revisar um budget que inclua previses de vendas, custos, recursos, objetos; Negociar volumes, gama de produtos, nvel de preos, qualidade, prazos, tipos de parceiros e embalagem que sero adotados no mercado externo; Atividades especficas : Visitas aos mercados; Seleo de parceiros; Supervisonar a elaborao de contratos; Negociar contratos de fornecimento; Gesto de mercado; Coordenar com os demais departamentos o desenvolvimento de novos produtos; Coleta de dados; Programar a promoo; Estudo da concorrncia; Preparar e coordenar a participao em feiras internacionais; Coordenar a preparao da listagem de preos e material promocional;
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Coordenar visitas de clientes estrangeiros na empresa; Montar a sua base de coleta de dados, que poder incluir assinatura em revistas, participao em associaes, participao em eventos. 2) rea operacional Aes dentro da rea : Elaborao das ofertas; Confirmao do pedido; Emisso de ordens de fabricao; Contato com a programao da produo, armazns, despachantes, transportadoras etc; Controle da logstica de exportao; Preparao de documentos; Faturamento; Coordenao de despacho; Superviso de recebimento de pagamento; Coleta e anlise de dados estatsticos; Controle do arquivo geral da exportaco; Pagamento de comisso de agentes; Estudos para otimizao da embalagem; Preparao da lista de embalagem; Contato com bancos, despachantes e alfndegas Acompanhamento da programao da produo e embarque; Controle da qualidade; Inspeo pr- embarque; Levantamento do nvel de satisfao dos clientes.

Atividades especficas : -Manter em arquivo lista de contatos com despachantes, bancos, armazns, transportadoras, seguradoras, advogados, consultorias; -Manter atualizado a programao anual dos principais eventos da rea; -Manter uma ficha atualizada de controle por pas com respeito a legislao, contatos, trnsito de navios, certificados, endereos de consulados, cmaras etc

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POSIO IDEAL DE UM DEPARTAMENTO DE EXPORTAO DENTRO DA ESTRUTURA DE UMA EMPRESA.

PRESIDNCIA GERENTE DE EXPORTAO DIRETORIAS ASSISTENTE REA ADMINISTRATIVA

AGENTES GERNCIAS

Esta estrutura dever estar ligada diretamente a presidncia da empresa ou aos scios proprietrios, evitando os problemas iniciais de fixao da cultura exportadora e a inevitvel comparao com o mercado interno que poder criar barreiras e dificuldades no processo. Evite fracassos comeando com grandes projetos, primeiro formate o departamento e aumente a sua estrutura de acordo com o crescimento das vendas externas. Esta estrutura bsica ser a responsvel por todos os contatos com os potenciais clientes do exterior; a boa imagem no exterior da sua empresa estar diretamente relacionada com a performance e profissionalismo de setor de comrcio exterior. O Departamento de exportao ir trabalhar baseado em metas definidas em conjunto com a Diretoria/Presidncia . Devero ser definidas as metas e os resultados a serem alcanados, bem como as aes necessrias a serem realizadas no perodo . O plano dever ter alcance mnimo de um ano. No se pode esperar resultados a curto prazo. Um prazo de no mnimo de 06 meses normal para as empresas que nunca exportaram. Empresas de maior porte podem, conforme o volume das vendas externas, adotar tambm uma separao por reas geogrficas, ou seja um responsvel pela frica, outro Amrica Latina e assim por diante. Empresas cujos os custos do transporte ou de logstica so grandes, costumam montar uma rea de transporte e logstica subordinada gerncia de exportao para controlar melhor o fluxo do produto e os custos da logstica e transporte.
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INTEGRANDO O DEPARTAMENTO DE EXPORTAO A empresa precisa estar integrada para melhorar os resultados. Uma forma de aumentar a integrao poder ser feita atravs da criao de clulas ou crculos de controle de exportao que facilitaro o fluxo de informaes e de processo. Estas clulas sero responsveis pela disseminao da importncia e da cultura exportadora dentro da empresa. Estas clulas de controle costumam estar divididas em trs nveis : Estratgico Ttico Operacional a) Clula estratgica

PLANEJAMENTO ESTRATGICO ANUAL

PLANEJAMENT O ANUAL: CLULA 1 CORPO DIRETIVO GERNCIA A) B) C) D) Mercado Investimento Retorno Metas Globais

Esta clula ser formada pela diretoria ou scios proprietrios e pelo responsvel pelo departamento de exportao.
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Nesta reunio sero traadas as metas para o ano, investimentos a serem realizados na rea, programao financeira e de trabalho, bem como os resultados que se espera para o perodo.. Sero definidas as metas globais e linhas mestras para a montagem do plano de aes da rea. O objetivo principal da clula envolver o corpo diretivo e conseguir apoio e comprometimento da cpula para as aes futuras, inclusive a alocao e garantia de recursos. Sugerimos que esta reunio seja anual com reunies trimestrais para avaliao e controle. Nestas reunies sero analisados os resultados e as medidas para correo da rota a ser adotada. Sugerimos no fazer planos gigantescos, fora da realidade. Deve-se planejar e realizar planos de acordo com a estrutura, mentalidade e cultura da empresa e atribuir claramente as metas e prazos para realizao.

b) Clula Ttica

CLULA 2 DIRETORIA FINANCEIRO PRODUO GERENTE COMEX

A) Metas gerais faturamento e produo B) Quotas por pas C) Limites de Crdito D) Polticas de pagamento E) Discusso de problemas gerais F) Programao de produo Mensal G) Produtos - Foco H) Fechamento da lista de preos I) Anlise dos resultados

Esta clula tratar da organizao das aes tticas necessrias para atendimento das metas definidas pela Clula Estratgica.
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Neste momento j estaro definidos e reservados os recursos financeiros e humanos para a realizao do projeto e das aes que sero necessrias para se atingir as metas prestabelecidas pela Clula Estratgica. fundamental o total comprometimento da Direo da Empresa com as metas estabelecidas. Este comprometimento se traduzir na garantia e disponibilizao rpida destes recursos humanos e financeiros. A Clula Ttica trabalhar as aes necessrias para o cumprimento das metas definidas pela Clula Estratgica. Outro objetivo desta clula de trabalho compartilhar informaes e responsabilidades por todos os envolvidos. O projeto da exportao dever ser da empresa e no somente do gerente de exportao. A empresa precisa estar totalmente comprometida para que as chances de sucesso aumentem. As reunies de trabalho acontecero logo aps a reunio da Clula Estratgica, devendo estar presentes as pessoas que tenham autonomia para a tomada de decises e que conheam profundamente a empresa. Sugerimos que este grupo se reuna mensalmente, para anlise dos resultados e para acertos necessrios de trajetria. A integrao dos membros desta clula proporcionar racionalizao dos trabalhos e por conseqncia reduo dos custos e melhora da eficincia do fluxo operacional e de informaes dentro da empresa, com reflexos inclusive para as operaes do mercado interno.

c) Clula de Rotina

CLULA 3 GERENTE EXPORTAO OPERACIONAL EXPORTAO RESPONSVEL PELA PRODUO

MONTAGEM DO "STATUS"DE PEDIDOS

Esta clula ir fazer o acompanhamento dirio das operaes. O objetivo ter controle absoluto do fluxo da exportao e evitar problemas com os clientes.
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O setor dever trabalhar preventivamente, dever tentar antecipar problemas com o cliente e mant-lo informado de preferncia on-line da situao do pedido.As empresas precisam vender produtos e servios, este tipo de servioa valorizado pelos clientes. A manuteno dos servios de alta-qualidade ir propiciar vantagens com respeito concorrncia e , conseqentemente aumento nas vendas e fidelizao dos clientes finais. A empresa precisa facilitar a vida dos seus clientes e isto dever ser considerado como uma misso a ser trabalhada continuadamente. Com o nvel de satisfao alto, ficar mais fcil para o gerente de exportao pleitear junto aos importadores o aumento das vendas , rever concesses, incrementar parcerias; em suma diminuir o espao para a concorrncia.

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FLUXO DE UM PEDIDO DE EXPORTAO REA COMERCIAL


SOLICITAO DE INSTRUO DE EMBARQUE EMISSO COTAO INSTRUO P/ EMISSO L/C PRFECHAMENTO DE PRAA STATUS PERIODICO DO PEDIDO CONFIRMAO EMBARQUE + CPIA PSSERVICE

CONFIRMAO DO PEDIDO

EMISSO PEDIDO

PROGRAMAO DA PRODUO

-CONTRLE DE PRAZOS E QUANTIDADES -INSPEO DE EMBARQUE -FOLLOW-UP

PEDIDO DE COTAO

OBJETIVOS: CONTRLE DA CADEIA DE PRODUO RASTREABILIDADE DO PEDIDO MANUTENO DOS SISTEMAS DE QUALIDADE AUMENTO DA QUALIDADE NO ATENDIMENTO COMPROMETIMENTO DO GRUPO TER VISO DO TODO IMAGEM DE PROFISSIONALISMO

Descritivo do Fluxo da rea Comercial : 1) Pedido de cotao O fluxo inicia quando o importador entra em contato com o departamento comercial pedindo uma cotao. Este pedido ter seus dados inseridos no sistema e receber um nmero que ser a referncia nica que ter at o final do ciclo do pedido. Existe a possibilidade da insero de dados ser feita diretamente pelo comprador atravs da Internet, com senhas de acesso controladas. Quanto menor for a transposio de dados , menor ser a chance de erros.

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2) Emisso da cotao A empresa precisa ter uma poltica de resposta rpida s correspondncias recebidas, o que demonstra interesse e profissionalismo. Esta cotao dever ser enviada em formulrio padro e conter validade . No vencimento da cotao, sugerimos que seja encaminhado para o cliente um formulrio para levantar as razes do no fechamento da venda. Os resultados desta pesquisa sero tabulados e analisados e podero ser usados no redirecionamento das aes do departamento e at da empresa. 3) Confirmao de Pedido Uma vez fechada a operao dever ser emitida uma confirmao de aceite de pedido ou da recusa. No caso da recusa informar as razes. No caso do aceite, confirmar em formulrio prprio as condies aceitas pela empresa , isto porque entre o pedido de cotao e o fechamento do pedido podem haver vrias alteraes e esta confirmao de pedido vai refletir a posio final acertada entre as partes. Aproveitando o envio desta correspondncia, sugerimos incluir programao da produo e previso de embarque, se possvel mencionar nome do navio ou nmero do vo e previso da chegada no destino. . 4) Emisso do pedido a entrada oficial do pedido dentro da empresa. No entanto, a liberao para a produo poder estar vinculada aprovao de crdito, recebimento da carta de crdito negocivel, depsito em conta corrente ou liberao expressa por parte do gerente de exportao ou da Diretoria. 5) Programao da Produo Baseado nos pedidos entrados de exportao, o responsvel pela exportao, juntamente com o responsvel pela produo iro programar a produo dos pedidos. Certamente esta programao dever respeitar as datas limites acertadas com o cliente no exterior ou as datas definidas nas cartas de crdito. 6) Solicitao de instruo de embarque Nas operaes que no envolvam carta de crdito a empresa deve solicitar ao importador que encaminhe instrues para emisso dos documentos de exportao ou preferencialmente que preencha o formulrio padro do departamento referente cobrana internacional.( vide nos anexos o modelo : Collection Instruction ) . 7) Instruo para emisso de carta crdito As cartas de crdito devero preferencialmente ser emitidas conforme as instrues sugeridas pela empresa, evitando assim problemas de erros de emisso e despesas desnecessrias com pedido de alteraes nas cartas de crdito.
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8) Pr fechamento de praa Reservar espao em navios e em aeronaves. Esta programao dever refletir os prazos estabelecidos na negociao x prazos estabelecidos de produo. 9) Status do pedido A empresa exportadora deve manter atualizado o importador. Essa consulta pode estar no sistema on line , ou dever ser encaminhada para o importador de forma peridica, informando posio real do pedido e as alteraes que aconteceram. 10) Controles de prazos A clula de controle ( Clula Ttica) dever acompanhar o pedido e os prazos. A empresa precisa ser preventiva, qualquer problema deve ser informado com antecedncia ao importador. 11) Confirmao de embarque Acontecida a exportao a empresa precisa enviar para o cliente a confirmao do embarque, com o nome do navio, data de embarque e previso de chegada no destino. Nos casos de transbordo, o local do reembarque e a previso do embarque ao destino final. Juntamente com esta confirmao,mandar cpia dos documentos para que o importador possa adiantar a sua documentao e/ou conferir os documentos evitando eventuais problemas. 12) Ps Service O setor precisa enviar correspondncia ou ligar para o importador, pedindo que ele avalie a qualidade dos servios e da mercadoria. Qualquer problema deve ser analisado para se verificar gargalos e implementar as alteraes necessrias para melhorar os servios prestados.

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ESTRUTURAO DA REA CRITRIOS PARA A SELEO DE PARCEIROS

CONTRATAO DO DESPACHANTE ADUANEIRO O despachante aduaneiro figura vital dentro do departamento de exportao de uma empresa. As empresas de maior porte podem at fazer a documentao e registros de exportao na empresa, no entanto, costumam deixar o despacho para ser feito por este profissional. Esta atitude at faz sentido, porque a liberao da carga pode acontecer em diversos portos, aeroportos ou fronteiras terrestres, assim no se justifica enviar um empregado para fazer esse servio, ele ir perder o dia inteiro ao passo que o despachante ir fazer a liberao de carga de diversos clientes e o seu custo ser diludo por sua carteira de clientes. As empresas no devem tentar economizar e no contratar um despachante aduaneiro . O tempo gasto e os problemas que podem ocorrer podem ocasionar perdas irreparveis na imagem da empresa. A escolha do despachante parecida com a escolha de mdicos ou contadores, precisa haver empatia das partes e uma relao pautada em grande confiana. Na escolha do Despachante Aduaneiro se deve ter em mente : 1) Conhecimento e Experincia Levantar a experincia do Despachante com respeito ao produto com que voc trabalha. Quanto maior a experincia menor a possibilidade de erros. Se possvel, levante a relao de clientes com operaes semelhantes e que possa servir para obteno de informaes e referncias. 2) Estabilidade O Despachante precisa ser financeiramente estvel; Ter baixa rotatividade de pessoal ; Estar a alguns anos no mercado. 3) Desempenho Resultado x custos do servio. O melhor Despachante no precisa necessariamente ter o menor custo, deve ser analisada a relao custo x benefcio. 4) Administrao da Parceria Analisar a estrutura do Despachante para atender a sua demanda; Precisa ter um responsvel pelo gerenciamento de sua conta; Ter uma equipe de qualidade. Resumindo, o Despachante Ideal aquele que :

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a) Foi indicado por amigos e conhecidos. O despachante no ir querer manchar a imagem com a empresa que o indicou. Por outro lado este despachante j foi testado por algum que voc conhece; b) Tenha experincia no segmento que voc atua. Existem detalhes que somente um expert na rea conhece. A escolha de um especialista evita erros, e consequentemente, custos. Existe uma curva de aprendizado e o despachante experiente j errou e aprendeu muito com as operaes do dia a dia. c) Tem boa estrutura fsica , faa uma visita ao escritrio, verifique se est bem instalado, o nmero de funcionrios, experincia do pessoal envolvido, equipamento, fax, computadores etc; d) Com boas referncia bancrias e comerciais; e) Com bom cadastro da empresa e dos scios; f) Com tradio levante a data de fundao da empresa, empresas mais antigas j foram testadas pelo mercado, cujo o histrico pode ser levantado junto ao mercado. g) Levantar a experincia do corpo tcnico / scios pedir Curriculum h) D preferncia para despachantes prximos sua empresa, a fim de facilitar a troca de correspondncia ,entrega de documentos etc Para dar um carter mais objetivo na escolha do Despachante Aduaneiro, sugerimos que se monte uma tabela com os itens que voc considera mais importantes, aferindo pesos por item , possibilitando a escolha do Despachante que melhor pontuar. O exportador pode ter quantos despachantes desejar. No mercado existem empresas que utilizam um despachante para o transporte martimo outro para areo e assim por diante; motivados por diversas razes, no entanto sempre que possvel concentre as suas operaes com poucos parceiros , assim voc ir conseguir reduzir os seus custos e ter melhor controle do processo. Sugerimos que a Empresa crie uma rotina junto ao Despachante, isto para evitar atropelos e problemas no fluxo de informaes e documentos. Nesta rotina devero ser definidos padres de formulrios e prazos para ambas as partes ( Exportador x Despachante). Nos anexos estou juntando uma sugesto de formulrio onde o Exportador poder controlar os pedidos de antecipao de pagamentos e das despesas finais por processo de exportao. A uniformizao dos procedimentos possibilitar um maior controle do Departamento, viabilizando a comparao dos custos e dos servios prestados por vrios Despachantes. Esta informao ser de grande valia na renegociao dos servios ou na troca do Despachante.

CONTRATAO DO AGENTE DE FRETE As vendas internacionais podero ter o frete embutido no preo ( ex: preo CFR ou CIF frete prpago) ou a pagar ( Ex: FOB).

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As empresas que embarcam muita mercadoria em condies de negociar o valor do frete, pois no existe uma tabela, o valor do frete ir variar de empresa para empresa, e este montante estar diretamente ligado quantidade a ser embarcada e a periodicidade dos embarques. Aconselhamos a empresa a manter registro de todos os embarques, das quantidades transportadas e os valores pagos. Estas informaes sero importantes para negociar redues do frete ou negociar pacotes especiais com os transportadores. Quanto mais mercadoria voc embarcar com um transportador, maior ser a possibilidade de baixar os custos. Os transportadores costumam atender diversos portos e aeroportos e a empresa poder conseguir reduzir o custo do frete total se fizer negociaes globais e no simplesmente negociaes caso a caso. O repasse de um frete mais barato para o seu cliente, vai ser encarado como uma vantagem da sua empresa perante concorrncia. Na venda de commodities esta vantagem fundamental. A cotao pode ser feita diretamente com os Transportadores ou atravs de um Agente de Carga ( Cargo Broker ) ,que um profissional com ampla experincia na rea de transporte e tem condies (em funo dos volumes que trabalha )de conseguir fretes mais baratos. O ganho deste profissional feito atravs de comisses que ele recebe diretamente dos armadores(Transportadores). Considere na escolha de um bom agente de cargas as mesmas caractersticas que listamos no item como contratar um despachante aduaneiro. Para facilitar as negociaes monte um controle para acompanhar a evoluo dos custos do frete, locais atendidos, quantidades embarcadas, perodos de maior afluxo etc. Estas informaes sero importantssimas durante as negociaes de fretes. Alm do aspecto custo, o exportador dever analisar a qualidade de servio prestado, a periodicidade de navios/vos/caminhes na linha, o tempo de viagem, se o embarque direto ao destino ou tem transbordo. Sugerimos que se faa uma ampla renegociao dos fretes com os Agentes ou Armadores de forma peridica, com prazos j pr-determinados, que podem ser trimestrais ou semestrais. Nestas reunies devero ser analisados os problemas ocorridos, renegociadas as condies e se necessrio correo dos rumos ou a troca de parceiros.

CONTRATAO DO ARMAZM

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Muitas empresas no tm uma estrutura de expedio para recepcionar um container e fazer a estufagem ou no tm espao para armazenar toda a mercadoria que ser exportada, para tanto precisa contratar um armazm. Antes de fechar com um armazm necessrio que se faa uma visita para analisar a localizao e estrutura do mesmo. Se deve verificar a qualidade do piso, segurana, telhado, equipamento, pessoal responsvel, portaria, altura do teto, iluminao e nmero de turnos. O armazm deve ter condies de recepcionar a sua mercadoria. Assim, precisa contar vrias baias para recepo das mercadorias e para a estufagem dos containers. As empilhadeiras devem ter condies de fazer a estufagem direta dentro dos containers, alguns produtos ( ex. bobinas, lquidos etc ) exigem equipamentos especiais. A mercadoria dever ficar armazenada em local seco, limpo, sem poeira e protegido da luz, para que mantenha as condies normais de qualidade e consumo. Alguns produtos exigem refrigerao e se este for o caso, o armazm tem que possuir Cmaras Frigorficas ou estruturas como por exemplo ponto de eletricidade para conectar os containers reefers para pr-refrigerao e manuteno da temperatura da mercadoria estufada. Produtos com alto valor agregado ( ex. produtos eletrnicos) precisam ter espao controlado dentro do armazm com segurana redobrada e de preferncia monitorada por cmeras de vdeo. Dependendo do destino da carga ( no caso do Porto de Santos) a mercadoria pode ser embarcada pela margem direita ou esquerda. D preferncia pela margem onde ser embarcada a mercadoria ( evitando assim custos com transporte e pedgios ). Tambm escolha armazns prximos aos locais onde ficam guardados os containers, reduzindo despesas com transporte e evitando eventuais problemas de coleta e entrega dos containers. Alm dos aspectos de instalao fsica, d preferncia por armazns com pessoal especializado no produto a ser embarcado. Existem armazns especialistas em embarque de equipamentos eletrnicos, carga em sacaria, perecveis etc que atravs do dia a dia( depois de alguns erros e diversos acertos) , conseguiram criar um padro de qualidade .Dessa forma embarcando com pessoal treinado , a empresa tem a garantia de que a mercadoria ir chegar no destino em boas condies. Eles j aprenderam com o erro dos outros. Os armazns cobram normalmente: Estadia tempo que a mercadoria fica armazenada, so cobradas por perodos de 15/30 dias, com tarifas crescentes com relao ao perodo em que a mercadoria ficou armazenada, isto ,
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existe para cada perodo de armazenamento uma tarifa diferenciada, que vai aumentando de perodo para perodo. Seguro - por perodo, percentual depende do valor e do tipo de produto Coleta /Entrega do container o container precisa ser retirado e entregue ao terminal do Armador, este servio pode ser feito pelo armazm. Paletizao - muitos armazns tem estrutura para paletizar as mercadorias, colocar marcao, filmes plsticos ou cintas de metal ou plsticas, dependendo da exigncia dos importadores ou do mercado destino. Estufagem/movimentao interna colocar a mercadoria dentro do container, pode ser cobrado por tonelada ou por volume embarcado. Chapas de compensado/redes/material para acomodao melhor da mercadoria dentro do container Sugerimos que a empresa pea uma planilha para o armazm com a previso de custos para o embarque de sua mercadoria . O exportador dever fazer monitoramento dos custos e da qualidade dos servios prestados. A empresa poder montar planilhas de controle de custos, com isto se garantir o controle efetivo das operaes e dos custos. Tambm estas planilhas sero importantes na renegociao dos custos com este armazm ou com outro potencial prestador de servio. Todos os armazns contratados devem estar enquadrados no padro e rotina definida pela Empresa. Esta medida ir facilitar o controle dos custos entre os diversos armazns com quem a empresa trabalha. CONTRATAO DO BANCO A escolha do banco fundamental para o sucesso do departamento de exportao de uma empresa, muitos vem a escolha do banco como secundrio ou deixam esta tarefa para o financeiro da empresa, que nem sempre conhece com profundidade temas relacionadas a exportao e a cmbio. Erros por parte do banco ou no fechamento de cmbio ( troca da moeda estrangeira pela moeda nacional) podem ocasionar perdas financeiras (multas) ou at perdas de clientes. Um Exemplo claro desta situao a negociao dos documentos de exportao com um banco sem experincia ou sem estrutura para conferncia e remessa dos documentos ao exterior, o atraso da remessa dos documentos poder comprometer todo o trabalho da empresa na medida em que o importador ter dificuldades na liberao na carga no destino. Este problema poder macular a imagem do exportador, criando dificuldades para os prximos negcios ou at ocasionar pedidos de indenizao por parte do Importador devido a perda de
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contratos ( licitaes e promoes ) ou o reembolso de valores adicionais pagos aos Portos ou Aeroportos (Estadia, armazenagem extra e demurrage de container ). Tenha em mente que nem sempre o banco que voc trabalha no mercado interno ir suprir as suas necessidades nas suas operaes internacionais. O Banco Ideal para o departamento de exportao ser aquele que tem : Tradio no mercado internacional Pessoal treinado Qualidade nos servios Estrutura para a conferncia e envio dos documentos ao exterior com rapidez Servio de apoio, de preferncia que mantenha o exportador atualizado, ideal de forma on line ( consulta ao estgio da conferncia, nmero da remessa, confirmao do recebimento do numerrio etc ) Servio de cobrana de faturas no pagas no exterior Forte atuao no exterior , facilitando portanto as confirmao de cartas de crdito ou consulta a cadastro de clientes Filial ,escritrios ou correspondentes no exterior disposto a financiar o importador, assumindo o risco da operao . Tarifas competitivas instalaes no exterior e que coloque a disposio do exportador esta estrutura para os contatos com os potenciais importadores Amplas linhas de crdito para financiar exportaes Bom Rating Internacional ( de preferncia banco de primeira linha ), diferencial para a abertura de cartas de garantia, performance bond, cartas de crdito etc

CONTRATAO DO AGENTE DE VENDAS O agente de vendas figura fundamental para a comercializao da maioria dos produtos no exterior. O cliente estrangeiro fica mais vontade quando trata com uma pessoa no seu prprio pas, no seu idioma e com experincia na realidade do mercado local. A empresa precisa pensar globalmente mas deve agir localmente. O agente quem melhor conhece o mercado, e vai fazer a interface com o importador, filtrando as informaes, evitando estressar a relao entre o exportador e o importador, s vezes fruto de diferenas de cunho cultural. O Agente recebe comisses pelas vendas e o percentual depende de produto para produto. Ressaltamos porm que existe um limite mximo permitido para remessa, cujo percentual estipulado pelo Secex (Secretaria de Comrcio Exterior), sendo que o sistema Siscomex, quando da emisso do Registro de exportao, no vai permitir a remessa de valores superiores aos permitidos pela SECEX. Percentuais maiores precisam ser negociados junto
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Secex. Na prtica, pea para o seu despachante aduaneiro levantar estes percentuais mximos junto ao Siscomex antes de negociar com os seus potenciais agentes. Via de regra os percentuais de comisso usuais so : De 2 5 % para os commodities De 5 7 % para bens intermedirios De 6 10% para bens acabados, eletrnicos e mquinas O Agente precisa ter estrutura no pas alvo, ter experincia no segmento de mercado, trabalhar com empresas que no faam concorrncia direta aos seus produtos. No adianta colocar parentes ou amigos. O agente precisa ser um profissional testado e com ampla experincia e que vai ajudar a empresa exportadora a adequar os produtos e a estratgia para conseguir atingir o mercado-alvo. Uma vez escolhido o agente, o exportador precisa traar uma linha de ao e metas. Para isto deve dar todas as condies para o agente vender o produto conforme as metas negociadas. Mesmo utilizando um agente, o exportador precisa programar visitas ao mercado. O exportador no pode perder o contato com os clientes finais, dever ento visitar os principais clientes, certamente acompanhado pelo agente. Este tipo de atitude servir para mostrar ao mercado que o agente tem fora junto ao exportador e tambm servir para o responsvel pelas exportaes levantar eventuais problemas junto ao mercado ou com o agente. Trabalhe com poucos agentes por pas. Trabalhar com diversos agentes ao mesmo tempo tumultua o mercado e no inspira confiana neste parceiro ( agente ) e no mercado como um todo. A prospeco dos agentes pode ser feita atravs: -indicao de clientes ; -visitando feiras internacionais; -analisando representantes trabalhando; -anunciando seu produto; -enviando cartas para todos os potenciais representantes. O agente ser a imagem da empresa no mercado, portanto deve ser escolhido com cuidado. A relao entre o agente e o exportador baseada em confiana recproca, portanto demore o tempo necessrio para selecionar o parceiro comercial. O exportador dever apurar a idoneidade profissional do agente.Sugerimos que levante o cadastro dele e dos scios, existem diversas empresas de cadastro especializadas no mercado ( exemplo: Serasa, SCI, Aduaneiras etc).

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Uma vez definido o agente, o responsvel pelas exportaes dever visit-lo e tambm convid-lo a visitar a empresa para estreitamento do vnculo comercial e pessoal. Normalmente o procedimento padro o exportador pagar a estadia e a passagem paga pelo agente (ou pode ser pago pelo exportador e depois abatido do valor das comisses futuras). Os agentes devero ser classificados tambm segundo critrios objetivos, novamente sugerimos montar tabelas com pesos e escolher aquele que melhor pontuar. Segue abaixo a relao de alguns tens que devem ser considerados na escolha do agente comercial. CHECKING LIST ESCRITRIO DE AGENCIAMENTO DE VENDAS INTERNACIONAIS -Data do incio de atividades (Fundao) -Curriculum dos dirigentes -Capital social da empresa -Balano dos ltimos 03 anos -Nmero de vendedores -Tipo de suporte promocional que oferece -Relatrios de venda que emite, ou pode emitir -Freqncia na participao em feiras -Especialidade do agente -Cobertura de mercado (pas, continente etc) -Como/quando quer receber pelas comisses -Estrutura de cobrana para faturas no pagas -Estrutura tcnica para servios e ps-venda -Pode controlar o estoque no destino -Representaes perdidas nos ltimos 03 anos -Outras representaes dos produtos que j trabalha -Experincia prvia com o pas exportador -Nmero de clientes regulares -Procedimento para envio de amostras -Procedimentos para importao -Quais catlogos e apoio requerido -Lista de referncias -Estratgia de marketing sugerida para o nosso produto Juntamente com o pedido de levantamento de informao do agente, sugerimos que o exportador encaminhe espontaneamente o seu perfil. Este procedimento ir certamente agilizar as negociaes, pois as partes tero uma posio real e oficial de cada um deles, podendo assim analisarem com maior clareza a viabilidade da parceria. A falta de transparncia s ir dificultar o processo e por conseqncia direta retardar os resultados. O perfil da empresa dever conter, pelo menos , as seguintes informaes:
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-Informaes gerais da empresa (scios, localizao etc) -Breve histria da formao -Mix de produtos -responsvel pela exportao -referncias bancrias -valor dos ativos -nmero de empregados -rea construda -faturamento anual -capacidade de produo -pases que j exporta A escolha do agente vital para o sucesso das exportaes e uma vez escolhido precisa ser apoiado, o responsvel pelas exportaes da empresa dever reservar boa parte do seu tempo para manter contatos com os seus agentes, que so os olhos e o rosto da empresa no mercado alvo. No adianta enviar a lista de preo e aguardar os pedidos. O responsvel pela exportao tem que estar em contato permanente com os seus agentes. importante o comprometimento total pelo responsvel pela exportao na empresa, que deve ter o compromisso de responder rapidamente e claramente todas as dvidas de seus agentes e deve mant-los motivados para que assim se alcane os resultados estabelecidos pela direo da empresa. Dever ser propiciado todo o apoio possvel aos Agentes, inclusive com investimentos na participao em eventos e treinamento. No entanto o responsvel pela exportao dever vincular estes investimentos a resultados tanto nas vendas como na imagem do produto e da Empresa junto ao mercado. O responsvel pelas exportaes dever estar preocupado em manter o bom nvel de servios aos clientes e defender a todo custo a imagem da empresa e da marca no pais alvo. Seguem abaixo alguns tipos de apoio que se deve esperar do responsvel pela exportao : -transmitir experincia de outros pases para onde a empresa j exporta; -explicar o contexto da nossa cultura ao novo agente; -apoiar na elaborao de folhetos e catlogos para o mercado; -montar um plano de premiao; -elaborar em conjunto com o agente um plano de ao para o mercado; -elaborar argumentos de vendas tcnicas e especficos para o mercado; -elaborar e fazer um plano de treinamento para os vendedores e sub-agentes; -colaborar na participao em feiras; -preparar e disponibilizar material de apoio promocional, como displays, painis, amostras, catlogos, posters e brindes; -envio periodico de tcnicos para dar suporte ao parceiro e clientes
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-criar e manter um forte vnculo pessoal e profissional com o agente -dar sugestes sobre novas estratgias Sugerimos que sempre seja feito um contrato com os agentes em potencial, definindo bem claramente as obrigaes, a rea de atuao, performances, percentuais e formas de pagamento das comisses, prazo de vigncia e clusulas de resciso. Este contrato d mais segurana para o agente trabalhar e o exportador ter um instrumento de presso para cobrar pelos resultados. CONTRATOS DE REPRESENTAO Este material deve ser considerado apenas como referencial. Sugerimos sempre que o exportador utilize o suporte de um profissional com experincia na rea e conhecedor da legislao do pas alvo. Uma das formas mais fceis de perder dinheiro no comrcio exterior no se preocupar com contratos, por isto sempre se deve consultar um especialista que ir verificar a legislao local que pode prevalecer sobre os usos e costumes ou leis internacionais. O Contrato de representao comercial deve seguir parmetros legais especficos, os quais podem ser assim indicados: 1. Partes (qualificao completa) e Objeto: produtos a serem representados (pode constar de listagem anexa onde haver a porcentagem a ser paga a ttulo de comisso, clculo de eventuais incentivos e qualquer outro ajuste entre as partes) 2. Obrigaes do Representante: a) exercer em benefcio da Representada a intermediao, para a realizao de venda dos produtos especificados nesse contrato; b) transmitir os pedidos para fornecimento de produtos de fabricao ou comercializao da Representada; c) a intermediao junto aos compradores ser feita de forma direta por parte do Representante; d) no conceder descontos a menos que autorizados pela Representada. 3. Zona de atuao - indicar os pases/regies/grupo de clientes por onde o Representante poder trabalhar. 4. Visitas estabelecer a periodicidade delas (visitas junto aos clientes para agenciar as propostas de vendas) 5. Prazo do contrato: Livremente definido entre as partes 6. Resciso Hipteses: a) imotivada (a qualquer momento qualquer das partes pode rescindir o contrato, avisando a outra com antecedncia de ......dias); b) motivada (uma das partes descumpre alguma clusula do contrato pode haver multa para tanto); c) motivada (o representante altera sua sociedade, no informa a representada para pedir seu aceite e as pessoas que passam a fazer parte da pessoa jurdica do representante no
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possuem preparo para atuar como representantes comerciais a representada pode pedir a resciso do contrato) 7. O contrato pode ser firmado com exclusividade ou no. Observao: Se houver exclusividade, o Representante far jus s comisses sobre vendas realizadas na sua zona de atuao, mesmo que no intermediadas por ele. 8. Se no houver exclusividade, o Representante no ser proibido de trabalhar com outras representaes, o que alis ser incentivado. No entanto, ser proibido de trabalhar com artigos que possam representar concorrncia aos produtos da Representada 9. Comisses e incentivos : as comisses e incentivos sero calculadas pelo valor total da mercadoria constante na Fatura comercial, sem qualquer desconto (impostos / despesas financeiras / embalagens / etc...) E sero pagas aps o pagamento das faturas por parte dos compradores. 10. Estorno de comisses: quando for necessria a cobrana judicial do pedido. Aps o recebimento da quantia por parte da representada (atravs do depto jurdico), as comisses estornadas sero creditadas novamente, calculadas de acordo com o valor recebido pela Representada. 11. Datas para pagamento de comisses: estabelecer dias certos dentro do ms e indicar eventual antecipao de valores com posterior compensao. 12. Estabelecimento de critrios para o no pagamento de comisso ao representante comercial. So os seguintes casos: a) se o comprador no pagar; b) se o comprador entrar em insolvncia; c) se o negcio for desfeito pelo comprador; d) se for cancelada a entrega das mercadorias compradas em razo da situao financeira duvidosa do comprador 13. Mesmo havendo cancelamento de compras, estabelecer alguns casos para o pagamento das comisses. 14. Formulrios prprios: possvel indicar papis que a Representada queira que sejam preenchidos quando dos pedidos de produtos, inclusive com assinatura do comprador e relatrios de visitas do Representante 15. Despesas do Representante: indicar quais so as despesas que o Representante deve suportar (ex: telefonemas, transporte, mostrurios, instalaes, etc...) Aqui pode ser previsto o servio de cobrana por parte do Representante junto aos compradores. 16. Ficha Cadastral: possvel estabelecer o preenchimento de ficha + envio de documentos societrios dos compradores + balanos financeiros + parecer do prprio Representante sobre o cliente (anlise do mercado local) 17. Estabelecimento de motivos justos para que ambas as partes possam romper o contrato de representao comercial. Abaixo indicamos as hipteses cabveis a cada uma das partes:
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Resciso por parte do Representado: a) desdia do representante no cumprimento de suas obrigaes decorrentes do contrato; b) prtica de atos que importem em descrdito comercial do representado; c) falta de cumprimento de quaisquer obrigaes inerentes ao contrato de representao comercial; d) a condenao definitiva por crime considerado infamante; e) fora maior. Resciso por parte do Representante: a) reduo da esfera de atividade do representante em desacordo com as clusulas do contrato; b) a quebra, direta ou indireta, da exclusividade, se prevista no contrato; c) a fixao abusiva de preos em relao zona do representante com o exclusivo escopo de impossibilitar-lhe ao regular; d) o no pagamento de sua retribuio na poca devida; e) fora maior. Essas so consideraes legais para atribuio de faltas s partes. No entanto existem diversas regras a serem cumpridas que, de certa forma, devem fazer parte de um contrato de representao comercial. So elas: O Representante Comercial no poder: a) violar o sigilo profissional; b) negar ao representado as competentes prestaes de contas, recibos de quantias ou documentos que lhe tiverem sido entregues, para qualquer fim; H ainda regras consideradas como faltas graves, motivos para resciso de contrato por justa causa: So elas: O Representante Comercial no poder: a) b) c) d) e) f) g) conceder descontos no autorizados expressamente pela Representada; ceder o contrato de representao comercial terceiros sem anuncia da Representada; Alterar sua composio societria sem notificao prvia Representada; Constituir preposto desconhecedor dos produtos da Representada; Decretao da falncia do Representante; No manter-se domiciliado na zona de atuao; Receber o Representante 03 (trs) advertncias dentro do prazo de 12 (doze) meses.

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Cabe ressaltar que somente ocorrendo motivo justo para a resciso do contrato que o representado poder reter comisses devidas ao representante, desde que se destine a ressarcir-se de danos por esse causados a ttulo de compensao. 18. Indenizao: O Representante Comercial tem direito ao aviso prviode ..... dias e indenizao de ......... (..........) do total das comisses auferidas durante o tempo do contrato. A base de clculo da indenizao sofre correo monetria de acordo com o ndice eleito no contrato ou de acordo com o vigente legalmente poca do fato. MODELO DE CONTRATO DE REPRESENTAO - PORTUGUS Contrato que entre si fazem a firma...................,constituda sob as leis da Repblica Federativa do Brasil, inscrita no CNPJ sob o no......................com sede na Rua...................na cidade.................., Brasil, representada neste ato por seus diretores Srs....... .....e........ in fine assinados, e a firma........................., empresa legalmente constituidas pelas leis do pas................., com sede ......................, neste ato representada por seus diretores, Srs..........e............................. Considerando: 1) Que a firma ..............................concorda em se tornar representante em seu pas de todos os produtos fabricados por........................, a qual, por sua vez, concorda igualmente em ser representada no referido pas por........................ 2) Que..............possui condies de fornecer a ............................todo e qualquer tipo de produtos de sua fabricao, o qual ser oferecido s firmas importadoras especializadas no pas da contratada, por ulterior exportao pela.................... As partes acordam e estipulam o que se segue: Clusula 1A Objeto 1.1. O objeto do presente contrato a representao, por parte de ........................,dos produtos fabricados e vendidos pela firma.................., no pas da contratada, que efetivar a promoo e venda dos referidos produtos, de acordo com as clsulas deste contrato. 1.2. A representao ora ajustada diz respeito aos seguintes produtos e equipamentos :

Clusula 2A Elementos contratuais e definies

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2.1 A representao ora ajustada ser feita atravs de folhetos, catlogos e prospectos explicativos dos materiais mencionados no item 1.2 acima, os quais podero ser eventualmente substitudos por amostras dos mesmos. 2.2. A firma exportadora compromete-se a fornecer todos os seus produtos, devidamente acompanhados dos respectivos certificados de controle de qualidade, bem como de termo de garantia, de acordo com as especificaes tcnicas exigidas pelos rgos controladores.................., caso sejam os mesmos exigidos pelo importador. 2.3 A firma exportadora fornecer ainda um cronograma de entrega dos aparelhos ao representante, de acordo com as disponibilidades da primeira. 2.4. As expresses a seguir definidas e aplicadas ao presente contrato tero o significado transcrito, exceto quando estabelecidas expressamente em contrrio ou assim exigido pelo contexto: 2.4.1. Agente a palavra agente, conforme aqui utilizada, significar o representante do exportador, no exterior; 2.4.2 Vendedora a palavra vendedora, conforme aqui utilizada, significar a firma contratante, isto ,.............................. 2.4.3 Equipamentos a palavra equipamentos, conforme aqui utilizada, significar todo e qualquer aparelho, partes e peas acessrias, abrangidos pelo item no. 1.2. 2.4.4. Local de entrega a expresso local de entrega, conforme aqui utilizada, significar o local ou locais onde o material a ser utilizado como amostras pelo agente, bem como folhetos, catlogos, prospectos e demais literaturas explicativas sero colocados sua disposio, no exterior. Clasula 3A Preo contratual O preo da mercadoria a ser fornecida ao agente ser estipulado pela vendedora, em dlares norte-americanos e constar do documento oficial que acompanhar a mesma, por ocasio da entrega. 3.1. Para que o agente internacional possa efetivar a venda dos produtos que ir representar no estrangeiro, a vendedora fornecer-lhe- uma tabela de preos, em dlares norteamericanos, especificando cada produto em separado, seguido de seu preo FOB. 3.2. Os materiais fornecidos guisa de amostras no sero cobrados ao agente, o qual comprometer-se-, entretanto, a conserv-los em perfeito estado, bem como utiliz-los to somente para o fim a que se destinam, devolvendo-os vendedora, sempre que esta assim o exigir. Clusula 4A Comisso do agente
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4.1. A comisso do agente ser calculada na base de........% (............................ por cento) sobre o valor da mercadoria, salvo acordo em contrrio, previamente estipulado pela partes. 4.2. A comisso ser paga pela vendedora ao agente estrangeiro, na modalidade conta grfica, a menos que qualquer outra modalidade seja previamente estipulada pelas partes contratantes, de comum acordo. 4.3. A comisso ser devida em toda e qualquer venda concretizada com um comprador estrangeiro conseguido pelo agente. 4.4. Uma vez efetuada a venda, o agente informar por telefax ou E-Mail vendedora, forneceno-lhes os dados principais do importador, paa que ela tenha elementos para entrar em contato com o mesmo, a fim de contratar diretamente a exportao, atravs de contrato de venda. 4.5. A fim de comprovar a efetivao da exportao, a qual ser transacionada diretamente entre a vendedora e o importador, aquela se compromete a fornecer ao agente uma cpia da fatura comercial emitida diretamente em nome do importador. Clusula 5A Arbitragem Internacional 5.1. As dvidas e controvrsias que eventualmente resultarem do no cumprimento do presente contrato, no todo ou em parte, sero resolvidos por arbitragem internacional, homologada na forma da lei brasileira, que reger o presente contrato, ficando tal arbitragem a cargo do presidente da Cmara de Comrcio da cidade de........por ajuste aqui efetuado entre as partes, sendo a arbitragem realizada de acordo com os regulamentos de conciliao e arbitramento da Cmara de Comrcio Internacional de Paris. Os rbitros decidiro as questes a ela submetidas, de acordo com as praxes comerciais internacionais e os princpios gerais do Direito. 5.2. A execuo do presente contrato prosseguir mesmo durante o processo de arbitragem, exceto se ocorrer a hiptese prevista no item no. 6.3. 5.3. Os nus referentes arbitragem cabero parte desfavorecida no laudo arbitral, em deciso final hoologada pela autoridade judicial brasileira, na forma da lei. Clusula 6A resciso 6.1. Se qualquer das partes contratantes cometer uma infrao grave em relao s suas obrigaes, conforme previstas neste contrato, a parte lesada ou no-infratora dever, para os efeitos desta clusula, notificar de imediato (por telefax ou E-Mail), a parte infratora, para que esta, no prazo mximo de 30 dias: a) corrija a infrao apontada, de modo que se possa prosseguir na execuo deste contrato, sem qualquer atraso ou prejuzo para a parte no-infratora. b) Comprove que a falta ocorreu por motivo de fora maior conforme previsto no item 6.3, propondo, ento, parte prejudicada, solues alternatinas razoveis
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para que seja superado o obstculo e possa prosseguir na execuo do presente contrato, sem atrasos que venham a representar, por sua durao e conseqncias, verdadeira resilio do contrato. 6.2. Caso a parte infratora no atenda notificao que lhe for feita pela parte no-infratora, ou no corrija a falta apontada, ou, ainda, no proponha qualquer soluo razovel para superar os obstsculos, conforme previsto no item no. 6.1., e a execuo do contrato tenha de ficar paralisada por fora da infrao apontada ou das eventuais ocorrncias de fora maior verificadas, tero as partes um prazo adicional de 90 dias para, livremente, acordarem solues que visem solucionar o impasse. Se no chegarem a qualquer concluso, ser ento a controvrsia levada deliberao do juzo arbitral, conforme o disposto na clusula 5A . 6.3. No caso de resciso do presente contrato por motivo de fora maior, as partes contratantes, de comum acordo, fixaro as importncias a serem pagas com relao ao contrato. Na eventualidade de as partes no chegarem a um acordo, recorrer-se- arbitragem, conforme o disposto na clusula 5A . Clusula 7A Idiomas 7.1. Com exceo deste contrato, que ser eleborado nos idiomas portugus e espanhol, ou, ainda, a critrio das partes, eventualmente em ingls, alguns dos documentos contratuais mencionados na clusula 2A (Elementos contratuais e definies) podero ser elaborados somente no idioma espanhol. 7.2. A critrio das partes contratantes, durante a execuo deste contrato, quaisquer avisos, comunicaes, documentos tcnicos, dados e outras notificaes podero ser feitos no idioma espanhol e/ou ingls ( V. 7.1.). Clusula 8A Alteraes 8.1. Nenhuma alterao nos termos deste contrato, e/ou nos documentos que dele fazem parte, ser vlida, sem que haja o prvio consentimento, por escrito, de ambas as partes contratantes sob pena de ser considerado dolosa e de m-f. Clsula 9A Foro 9.1. Fica desde j eleito o Foro da cidade ..........., Estado de ........... com renncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, que ser o nico competente para dirimir as eventuais questes oriundas do no-cumprimento das clusulas, por quaisquer das partes que compem este contrato, inclusive para homologao e execuo da sentena arbitral. 9.2. As partes contratantes se obrigam a manter na cidade de .............., Estado de ............, durante todo o perodo de vigncia deste contrato, um mandatrio, com poderes ad judicia, inclusive para receber citao inicial, execuo e , ainda, firmar o compromisso arbitral. A citao poder ser feita por edital, na ausncia ou impedimento do citado mandatrio.
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Clusula 10 Validade e prazo de vigncia 10.1 O presente contrato ter validade a partir da data de sua assinatura, salvo se outra data for, de comum acordo, estipulada entre as partes contratantes, a qual passar a valer sobre a anterior, para todos os efeitos do presente termo. 10.2 O prazo da vigncia do presente contrato ser de ......(........) ano(s), a contar da data de sua assinatura ou, caso acorra a hiptese prevista no item no. 10, supra, a partir da nova data estipulada pelas partes. E, por estarem assim ajustadas e contratadas, firmam as partes contratantes o presente termo contratual em trs vias de igual teor e forma, na cidade de...............,Estado de........................na presena das duas testemunhas abaixo assinadas e na forma da lei brasileira, em.................de...........................de 19.....

.......................................................... exportador

............................................................. agente

testemunhas: .......................................................... ..........................................................

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CONTRATO DE REPRESENTAO - INGLS

O contrato deve ser feito com muito cuidado. Segue abaixo a estrutura bsica do contrato em ingls , que tem estrutura semelhante as clasulas do modelo sugerido em portugus. Reforamos que este contrato deve ser preenchido por um especialista, que ir adaptar o contrato segundo as normas de cada pas. 1. Precise name and legal status, and description of the parties. 2. Prohibition of cession or assignment; capacity to appoint sub-agents 3. Date of commencement and termination. 4. Agency products. 5. Agency territory. 6. Limits, if any, of permissible contracts/contacts - for example, are government departments excluded? 7. Extent of exclusivity - other agents excluded? Seller excluded? 8. Conditions of authorised sales - prices (state applicable Incoterm, and that it shall be defined according to ICC Incoterms), delivery, warranties and terms of payment. 9. Form of sale contract - use of principal's name? contracting in agent's name? 10. Acceptance or confirmation of orders by principal. Specific acceptance required? Accepted if not notified of rejection by principal? Ratification by principal? Use of confirming houses? 11. Calculation of commission and time, method and place of payment. Fixed rate? Sliding scale? Payable on confirmation, on delivery, on payment by purchaser? Prohibition on secret profit? 12. Performance clauses - guaranteed minimum performance by agent, loss of commission if shortfall? Termination of agency? 13. Expenses payable by parties respectively. 14. Sales aids, literature, samples, advertising. 15. After sales service - spare parts. 16. Commercial and financial reports by agent. Inspection of records by principal? generally? on customers? 17. Protection of principal's trade marks, patents and know-how. Protection of principal's commercial/trade secrets. 18. Prohibition of competing interests by agent. 19. Del creder agency - agent undertakes to collect debts on principal's behalf Breach of contract, insolvency, death, curatorship? Renunciation by agent, revocation by principal, contingent damages? 20. Authentic text. 21. System of law governing the contract.
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22. Jurisdiction of court. 23. Arbitration clauses - where neutral third part attempts to resolve dispute on the contract. 24. Reservation of rights by principal - agent's capacity to form, vary or terminate contracts.

MODELO COMPLETO - INGLS

International agents contract International Agents Contract made betweem ....................., stated under the laws od the Brazilian Federative Republic, assembled at...................., state of..............., hereinafter merely designed as the Principal , and.....................,stated at...................... , hereinafter merely designed as the agent, represented by its directors, also in fine signed. Considering: 1) That the agent appointed here to be the only representative of the Principal, to advise and assist it in promoting the sale of the products, as detailed in the Annex attached hereto ( hereinafter called the Products), in the........................( hereinafter called the Territory), according to all the terms and conditions of this agreement.

2) That the Principal has full conditions to supply the Agent with the samples, technical information, leaflets, brochures, etc, of all products to be represented by the Agent within the Territory.

The parties agree and state the clauses below:

1 . Term 1.1. This agreement shall initiate on the date of its signature, and be in force during a fixed term of 24 (twenty four) months ( the first term), and it shall automatically for a further 12 (twelve) months term upon the expiry of the first term, unless otherwise agreed, in accordance with the provisions of Clause 1.2 below.
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1.2. It is agreed that, during the three months immediately proceding the date of the first term, or any subsequent terms, either party will be entitled to terminate the agreement by means of and expressed notice by fax to the other party

2. Agent Duties 2.1. The agent shall, at all times, use his best endeavours to assure orders for the products within the territory. The Principal shall supply the Agent free of charge such information, models, samples, whenever the Agent considers necessary to develop the representation accordingly, regarding the products, otherwise maintaining the Principal, always aware about market trends. 2.2. The agent shall assist potencial customers/purchasers by supplying them useful and prompt information for easy access of the Productsm, and keep them well informed about the performance, quality, and characteristics of same. 2.3. The agent shall apply its best endeavours to assure that the products are acceptable in the market which represents, and particularly to potential customers.

3. Agents Commission 3.1. The agent shall be remunerated by the Principal, through commissions, which shall vary from .....to......(....percent to......percent), being settled that such commission will be due in every sale performed by the Agent, within the Territory. 3.2. The commissions percentual shall be decided, according to the quantity and frequency of sales to a same customer, and shall be calculated over the FOB value oe each operation concerned. 4. Termination 4.1. Both contracting parties hereto considered shall have the right in terminating the Contract, provided that be done through written notice to the other party, in the event of partial or total non-accomplishing of any of its obligations under the terms of the present agreement. 4.2. The expiry or termination of this Contract shall not jeopardize the right of the Agent in receiving the payment for any inquiry fee, prior to the expiry or termination date, and which will be due after the expiry or termination date.

5. Confidentiality 5.1. Except carrying out is normal business activities, as referred herein, the Agent hereby undertakes that he will not, at any time or by any way, after expiring this agreement, divulge any information regarding to the affairs or business of the Principal, and this condition shall prosecute to be binding upon the Agent, even after expiry or terminate the effects of this Contract. 6. Principals Responsibility

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6.1. The agent shall not be responsible, in any way, for the acts, ommissions defaults of the Principal, or the Principals employees or other representatives, as well as for any defects, delays in deliveries or liabilities concerned, upon the use of the products.

7.Arbitration 7.1. All disputes arising in connection with this Contract shall be finally settled under the Rules of Conciliation and Arbitration of the International Chamber of Commerce, by one or more arbitrators appointed in accordance with the said Rules. 7.2. The parties commonly apply, for this purpose, the Court of Arbitration of the International Chamber of Commerce i n the United States of America. The arbitration shall solve the questions concerned, according to the international commercial practices, and the general rules of Right. 7.3. The execution of this agreement will continue, even during the process of arbitration, unless otherwise commonly agreed between the parties. 7.4. All fees due to the arbitration features shall be bared by the party considered blamed in de Award, by final resolution homologated by the Judiciary Authority concerned, accordingly. 8. Modifications 8.1. No modification or changes should be applied in the terms of this Contract, as well as its Annexes, and/or any other documents pertaining, without the previous allowance, expressly, of both contracting parties. 8.2. The non-accomplishing, by any of the parties, of the provisions mentioned on item 8.1. above, will be understood as grave infration, and considered as bad faith. 9. Forum 9.1. The contracting parties commonly agreed, elect here the Forum of......., State of.........., Brazil, disregarding any other, which shall be the only one able to solve the questions arising from the execution of this agreement, even to homologate, and fulfil the award. In such terms, being commonly agreed, and contracted, the parties hereto sign the present document in 03 (three) original sheets, with the same contents and shape, in..........., Brazil, and, upon the true testimony, in the presence of the two commonly chosen witnesses, which also sign below.

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...........................(date)

.......................................................... Principal : ...................................................... Agent:

......................................................... 1st Witness: ........................................................... 2nd Witness :

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ANEXOS :

MODELOS DE CARTAS COMERCIAIS

modelo para procurar um agente em potencial modelo 1 portugus Estimados senhores, Atravs do..................., tomamos conhecimento das atividades da sua empresa. Com a presente, queremos dar-lhes as primeiras informaes sobre a nossa empresa e sondar a possibilidade de sua empresa atuar como agente na regio de....... Somos a empresa..... Informar : experincia exportadora capacidade instalada capacidade de produo destinada a um novo mercado segmento de mercado preo estimado colaborao oferecida e perfil desejado do parceiro Nossos clientes tradicionais so ..... O preo unitrio do ....... Nossos agentes recebem em mdia a comisso de .....% Gostaramos de receber suas referncias e sugestes sobre a nossa linha e uma breve descrio de como vocs pensam em gerenciar a promoo e comercializao dos nossos produtos. Entraremos em contato dia......para ouvir os seus comentrios.

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Contato inicial com importadores: Portugus

Prezados (as) Senhores (as), Nossa empresa, a (nome da firma), fabrica (nomes dos produtos), que j exporta para (citar os pases). Estamos interessados em estender nossos negcios a esse pas e fomos informados de que sua empresa importa artigos de nossa linha de produo. Anexamos presente nosso catlogo e lista de preos, e permanecemos sua disposio para o envio de amostras que possam ser de seu interesse. Antecipadamente gratos por sua ateno, subscrevemo-nos, Atenciosamente, Ingls

Modelo 1 Dear Sirs (Madams), The (nome da firma) manufactures (nomes dos produtos) and already exports to major buyers in (nomes dos pases). We are interested in expanding our trade to firms in your country and were informed that your company imports the line of products that we produce. We are enclosing a copy of our brochure and price list for examination, and would be pleased to forward samples of any article that may interest you. Thank you in advance for your attention, Modelo 2 XYZ is a major manufacturer of .....................articles in Brazil. We have been exporting our products to over ........countries during the past five years. XYZs products are top quality, contemporary design and very competitively priced. We are enclosing a brochure and price idea for your evaluation. However, should you be interested, we could provide a special quotation based on your own selection of product mix and estimated quantities.

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Later this month we will be in the United States visiting prospective customers, and we would be glad to discuss personally with you the possibilities of doing business together. Should you be interested in meeting with us during our visit, please let us know which dates would best suit you and we will confirm an appointment by return. Looking forward to hear from you we remain, Yours Sincerely,

Espanhol

Modelo 1 Estimados (as) Seores(as) Nuestra industria, (nome da firma), produce (nomes dos produtos), y exporta ya a los mayores compradores de (nomes dos pases). Estamos interesados en extender nuestro comercio a firmas de su pas, y nos han informado de que su compaa importa artculos de nuestra lnea de produccin. Sometemos a su consideracin nuestro folleto y lista de precios, quedando a su entera disposicin para el envo de muestras de cualquier artculo que pueda interesarles. Agradeciendo anticipadamente su inters, reciba un cordial saludo,

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Resposta a consultas de importadores: Portugus

Prezados (as) Senhores (as), Acusamos o recebimento de sua carta de (data e, se houver, nmero de referncia da carta), na qual essa empresa manifesta interesse em conhecer nossos produtos. A seguir so apresentados dois exemplos de pargrafos que podem dar seqncia ao texto, dependendo do teor da resposta: a) Temos a satisfao de anunciar a remessa de amostras dos artigos de seu interesse via (indicar a forma de remessa), as quais devero estar chegando a essa empresa em cerca de (indicar o tempo previsto de chegada). Esperamos que as amostras atendam s especificaes requeridas e que permitam o estabelecimento de relaes comerciais entre nossas empresas. (ou) b) Com referncia sua consulta sobre preos, lamentamos informar que os nossos atuais custos de produo nos impedem de conceder descontos superiores a ...%. No obstante, dependendo do volume de negcios que se estabelea com essa empresa, talvez seja possvel conceder descontos maiores. Aguardamos confirmao de seu interesse. Atenciosamente,

Ingls

Dear Sirs (Madams), We acknowledge receipt of your letter of (data e, se possvel, nmero de referncia da carta), in which you indicated your interest in our line of products. A seguir so apresentados dois modelos de pargrafos que podem dar seqncia ao texto, dependendo do teor da consulta:
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a) We will be pleased to send samples of those articles that interest you. They will be dispatched immediately by (indicar a forma de remessa) and should arrive within (indicar o tempo previsto de chegada). b) We hope these samples will meet your requirements and look forward to further business dealings with you. (ou) c) With reference to your query concerning prices, we regret to inform that rising production costs prevent us from lowering prices by more than... per cent. Further reductions may be possible depending upon the volume of future business with you. d) We will be waiting for the confirmation of your interest.

Sincerely, Espanhol

Estimados (as) Senhores (as), Acusamos recibo de su carta del da (data e, sempre que possvel, nmero de referncia da carta), en la cual nos indica su inters en nuestros productos. A seguir so apresentados dois exemplos de pargrafos que podem dar seqncia a esta carta, dependendo do teor da consulta: a) Tenemos la satisfaccin de anunciarles el envo de las muestras de los artculos en los cuales estn Uds. interesados, que sern remitidos inmediatamente por (indicar a forma de remessa) y llegarn a su compaia dentro de los das (indicar o tempo aproximado de chegada). b) Esperamos que las muestras cumplan satisfactoriamente con sus expectativas y especificaciones y favorezcam el inicio de relaciones comerciales entre nuestras compaias. (ou) c) b) Con referencia a su consulta sobre los precios, lamentamos informales de que el constante aumento de los costos de produccin nos impiden conceder rebajas superiores al ... por ciento. No obstante, dependiendo del futuro volumen de negocios con Uds. tal vez sea posible ofrecerles mayores descuentos.

Esperamos la confirmacin de su inters.

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Anunciando visita a importadores:


Portugus

Prezados (as) Senhores (as), Nossa indstria, (nome da empresa), fabrica (nomes dos produtos), que j exporta para (citar os pases). Estamos interessados em estender nossos negcios a esse pas e, com tal objetivo, gostaramos de entrar em contato com potenciais compradores Em nossa viagem, estaremos em (nome da cidade do destinatrio) entre os dias (data de chegada) e (data de partida) e estamos muito interessados em visitar sua empresa para poder mostrar-lhes nossa linha de produtos. Junto com a presente, enviamos nosso catlogo e lista de preos. Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos, Atenciosamente,
Ingls

Dear Sirs (Madams), The (nome da firma) manufactures (nomes dos produtos) and already exports to major buyers in (nomes dos pases). We are interested in expanding our trade to firms in your country and, for this purpose, we plan to visit buyers of these articles in your country. We shall be in (nome da cidade do destinatrio) from (data de chegada) to (data de partida). We hope to contact you during this period in order to arrange an appointment to show you our line of products. We enclose herewith copies of our brochure and price list. Thank you in advance for your interest. Sincerely,

Espanhol

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Nuestra industria, (nome da firma), fabrica (nomes dos produtos) y exporta ya a (nomes dos pases). Estamos interesados en ampliar nuestro comercio y, a tal objeto, hemos proyectado visitar algunos compradores en su pais. En el transcurso de nuestro viaje, estaremos en (nome da cidade do destinatrio) durante los das (data da visita), y esperamos poder mostrar a Uds nuestra lnea de productos. Con la presente, enviamos ejemplar de nuestro folletos y lista de precios. Agradecidos de antemano, aprovechamos la oportunidad para saludarles.

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PERFIL DA EMPRESA MATERIAL PROMOCIONAL

Perfil da empresa para montagem do catlogo ou folder ou enviar para o potencial importador ou agente de vendas. espanhol CARACTERSTICAS DE LA COMPAIA quienes somos Breve historia de la formacin: (1) Responsable por la exportacin: Nombre: Estado legal: (2) Referencias bancrias: Valor del activo: Nmero de empleados: Dimensiones de los talleres de produccin y de los locales de almacenamiento: Equipamientos: (3) Representantes en el exterior: (4) que hacemos: Exportadores__ Fabricantes__ Agentes__ Linea principal: nuestro futuro Proyecto de expansin: (5)
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Cargo:

Otras lneas:

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Citar inclusive data da fundao, experincia em exportao, etc.. indicar se entidade privada, governamental, beneficente, cooperativa, responsabilidade limitada, etc.. relacionar-se precisamente os modelos de mquinas nomes e endereos Ingls

COMPANY PROFILE who we are Brief history on formation: (1) Responsible for exports: Name: Legal status: (2) Bank References: Value of assets: Number of employees: Size of factories, production and/or warehouse facilities: Equipment: (3) Representatives abroad: (4) Title:

what we do Exporter __ Manufacturer__ Agent__

Main line: Others:


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our future Expansion plans: (5)

Indicar inclusive a data da fundao, experincia em exportao, etc.. indicar se entidade privada, governamental, beneficente, cooperativa, responsabilidade limitada, etc.. relacionar precisamente os modelos de mquinas nomes e endereos mencionar os crditos governamentais ou de outras fontes destinados expanso, etc..

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SUGESTO DE RELATRIOS GERENCIAIS - EXPORTAO RESUMO ANLITICO. Com Atualizao Mnima Diria Ou Para Consulta On - Line Com Controle De Acesso (Restrito - Diretoria/ Resp.Exportao) Informaes Mnimas : Total De Pedidos Entrados - Posio Diria/Consolidada Mensal-Anual Programao Da Produo Posio Dos Pedidos - Embarque/Destinos/Clientes Faturamento ndice De Lucratividade do setor Lead - Time (tempo entre o pedido e o faturamento ) - EXPORTAO CONTROLE DE CUSTOS Com Atualizao Mensal Acesso Diretoria/Resp.Exportao Informaes Mnimas : Custo De Exportao Por Pedido Anlise Do Previsto X Realizado ndice - Custo Por Tonelada Embarcada.

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SUGESTES DE CONTRLES Ficha de controle de pedidos e de clientes Formulrio praticamente um extrato do pedido. Onde as principais informaes estaro disponibilizadas para fcil anlise e interpretao. Cliente : pedido no: Agente : Ref. Cliente: Termo de Pagamento: Datas limites para negociao documentos ( Carta Crdito/fechamento da venda): Emisso pedido: Data prevista de fabricao: Data prevista de liberao para embarque: Navio(ou vo nmero) : Data prevista de embarque: Data prevista da chegada da mercadoria destino:

Companhia martima(ou area):

Controle De Ofertas/Fechamento De Negcios O objetivo controlar e confrontar quantas ofertas se transformaram em pedidos ou as razes da no realizao dos negcios. Os resultados podem ser tabulados e transformados em grficos para anlise e discusso com a Diretoria ou com os departamentos envolvidos na operao. Oferta no. Ms do faturamento: Data emisso: Cliente : Produto: Valor : Vencimento da oferta: Data do Follow-up: Data da confirmao fechamento pedido : Motivo do no fechamento do pedido :

Dossie Por Cliente Objetivo consolidar em um s lugar todas as informaes do cliente, evitando perda de tempo na localizao de informaes dentro da empresa. As informaes podero ser utilizadas na negociao de descontos, concesso de prazos, auditorias fiscais etc Parte destas informaes podem estar em microfilme ou digitalizados. Manter em arquivo todos os registros das operaes realizadas com o cliente, informaes referentes a pedidos pendentes, dados de embarque dos ltimos pedidos, total embarcado ltimos meses, produtos mais comprados, atrasos de pagamento, reclamaes , etc
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Manter em pastas prprias os seguintes documentos: -pedido de consulta -cotao feita -troca de correspondncia -documentos de exportao : fatura comercial conhecimento de embarque certificados Registro de exportao Contrato de Cmbio Extrato mostrando todas as averbaes -outros documentos que forem importantes e necessrios para pesquisa futura. A empresa precisa ter o controle total sobre as operaes, principalmente dos custos envolvidos e dos pagamentos feitos aos parceiros. Estas informaes podero e devero ser utilizados para reduo dos custos e aumento da lucratividade total da operao. Exemplos de outros controles: Acompanhamento dos custos de exportao ( planilha ) formulrio para pedido de numerrio e pagamento de servios para o despachante aduaneiro. Objetivo : Controlar as despesas e criar padro nico para facilitar controle e fazer comparativo de custos entre os diversos despachantes aduaneiros. CONTROLE DE PAGAMENTOS DESPACHANTE: PEDIDO: NVIO: DATA PREVISTA EMBARQUE: NVIO/VO: DATA LIMITE P/TRANSFERNCIA : DESPESAS PREV.VALOR REALIZADO #PERC.%

Descrio completa das despesas, definir e esclarecer as nomenclaturas e descrio de servios. Todos os despachantes devero seguir o mesmo padro. Este controle ir propriciar maior controle das despesas e uma grande variao nos percentuais entre os valores previstos x realizados indicar erros ou problemas por parte do despachante ou at do exportador ( atraso entrega mercadoria, estadias extras no porto, emisso desnecessria de documentos etc )

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A prestao de contas ocorrer somente depois da chegada de todos os comprovantes de despesas. O exportador dever evitar ao mximo aceitar despesas depois de fechada a planilha e NF emitida pelo Despachante para a cobrana pelos servios da exportao referncia. VALOR ADIANTADO: VALOR REALIZADO : SALDO A PAGAR/DEVOLVER :

CUSTO POR UNID/PESO: (% VARIAO)

Pagamento total de frete: Objetivo : saber com quem esto embarcando, qual o custo por unidade ou peso, destinos principais etc Esta informao importante na renegociao de fretes e planejamento da rea. Pagamento total de comisso de agente: Objetivo : saber quais os montantes pagos, percentuais, volumes pendentes etc Informao necessria para controle de fluxo de caixa e renegociao de percentuais Pagamento total de despesas de despachante aduaneiro: Objetivo : saber qual o custo por embarque. Sugirimos que o Despachante envie a previso de custos mencionando todas as despesas e quando da realizao dos servios que se faa a comparao da previso com o realizado(item por item). A ocorrncia de diferenas substanciais nos valores indicar problemas no processo que precisaro ser corrigidos . A mdio prazo ser utilizado para renegociao de custos com o despachante e ir propiciar um melhor controle dos custos por embarque. Pagamento total com despesas de transporte: Controle do nome das transportadoras, custo por tonelada, periodicidade de embarque, destinos de entrega. Objetivo : controlar os custos, material para negociao de custos e alterao de logstica, anlise de viabilidade de tercerizao ou internalizao dos servios de transporte. Acompanhamento da exportao: Mapa para acompanhamento do fluxo do pedido, com as datas limites para cumprimento ( vencimento da carta de crdito, data mxima para negociao, data chegada do navio, data da produo, data para liberao de numerrio para o Despachante etc) , e follow-up ( confirmao de foi fechado espao em nvo, se foi pedido o numerrio pelo despachante , se foi liberada a produo, se a documentao foi entregue no banco, se o importador liberou o embarque etc) Este mapa foi variar de empresa para empresa. O ideal que tenha o maior
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nmero de informaes e que seja utilizado na rotina diria. Mesmo que o nmero de processos seja pequeno, aconselhamos montar este mapa de acompanhamento que alm de facilitar o controle da exportao e dificultar erros por causa de um esquecimento criar uma rotina impessoal possibilitando que o processo acontea independente de pessoas, evitando rupturas e prejuzos caso o responsvel se ausente da empresa , situao que poder acontecer por fora de diversas razes.

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DOCUMENTOS DE EXPORTAO Descritivo:

Cotao
Todos os pedidos de cotao devero ser respondidos rapidamente, no caso da falta de interesse ou pelo fato de j haver contratos de exclusividade no mercado que fez a consulta informar o cliente da impossibilidade, nunca fechar as portas a nenhum clientes em potencial, sempre manter o canal aberto. Quando o pedido de cotao vier de rea j coberta por exclusividade por um agente, pedir para o agente entrar em contato com o potencial cliente e depois cobrar do agente um relatrio de visita. A cotao ir refletir as condies comerciais que a empresa ir implementar junto ao mercado alvo. Sugerimos que as cotaes mantenham sempre um mesmo padro e contenham no mnimo as seguintes informaes . Nmero da cotao - toda a cotao dever ser numerada e controlada Data de emisso Nome e endereo do exportador e do importador Tipo de transporte Locais de embarque e de desembarque Descrio completa da mercadoria Quantidade, peso bruto e lquido Moeda, preo unitrio, valor total Termos ou condies de venda - INCOTERMS Modalidade de pagamento Tipo de embalagem e nmero e marca de volumes Prazo de entrega Vencimento da oferta

Fatura comercial
um documento que representa a operao comercial, ou seja, dever conter todas as informaes iniciais que foram declaradas na fatura pr-forma e as demais que confirmam a realizao da exportao. emitida pelo exportador em formulrio prprio (no obedece a um modelo oficial), preferencialmente com o texto em ingls ou no idioma do pas importador, devendo ser preenchida de acordo com a regulamentao deste. A Fatura Comercial representa a operao comercial e serve para formalizar a transferncia de propriedade da mercadoria para o comprador. emitida pelo prprio exportador, no estando sujeita ao controle fiscal. O documento deve conter pelo menos os seguintes itens: Nome e endereo do exportador e do importador; Tipo de transporte;
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Locais de embarque e de desembarque; Descrio completa da mercadoria; Quantidade, peso bruto e lquido; Moeda, preo unitrio, valor total; Termos ou condies de venda - INCOTERMS; Assinatura do exportador; Modalidade de pagamento; Tipo de embalagem e nmero e marca de volumes; Data de emisso.

Fatura Proforma
Pode ser utilizada no lugar da cotao; muitos importadores preferem a proforma pois alm de passar as condies de venda usada em alguns pases para se obter licena de importao ou para abertura de carta de crdito. A fatura proforma define os detalhes da operao de exportao , tais como: quantidade, preo, transporte, embalagem, forma de pagamento, condies de venda, entre outros. Este documento dever ser elaborado e apresentado pelo exportador ao importador em ingls ou no idioma do pas importador. A Fatura Pr-Forma deve conter pelo menos as seguintes informaes: Descrio da mercadoria, quantidade, peso bruto e lquido, moeda, preo unitrio, valor total; Quantidades mnimas e mximas por embarque; Nomes do exportador e do importador; Tipo de embalagem e transporte; Modalidade de pagamento; Termos ou condies de venda - INCOTERMS; Data e local de entrega; Locais de embarque e de desembarque; Prazo de validade da proposta; Assinatura do exportador; Espao para assinatura do importador, expressando a sua concordncia com a proposta.

Ordem de Compra ( purchase order )


A ordem de compra preenchida pelo importador . Neste documento o importador informa qual o produto que deseja e as condies de compra.
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importante que as operaes dentro do departamento de exportao mantenham um padro, se possvel o departamento de exportao dever encaminhar para seus clientes o modelo sugerido em nossos anexos para que o importador preencha e encaminhe para o exportador toda a vez que for pedir uma cotao de preos. A vantagem de se utilizar a Ordem de Compra Padro evitar que se esqueam detalhes importantes e necessrios para se fazer uma correta cotao de preo. Um padro de ordem de compra agilizar a emisso da cotao de preo ou da fatura proforma conforme a necessidade do cliente e diminuir a incidncia de erros na emisso de pedidos. Na rotina do departamento de exportao bastante comum se receber pedidos de cotao de preos por telefone ou E-Mail, no entanto na maioria das vezes as informaes esto incompletas, a exigncia por parte do Departamento de Exportao do uso do pedido de compra padronizado ir resolver este problema.

Lista de Embalagem (packing list)


Este documento preenchido pelo exportador tem por finalidade listar os volumes e, descrever seus contedos, facilitando a fiscalizao aduaneira ou a localizao dos produtos dentro do embarque. Esta listagem complementa a fatura comercial quando as mercadorias so distribudas em diversos volumes. Tambm pode ser denominada Lista de Empaque ou Romaneio de Embarque. O Romaneio deve conter pelo menos os seguintes elementos: Nmero do documento; Nome e endereo do exportador e do importador; Data de emisso; Descrio da mercadoria, quantidade, unidade, peso bruto e lquido; Local de embarque e desembarque; Nome da transportadora e data de embarque; Nmero de volumes, identificao dos volumes por ordem numrica, tipo de embalagem, peso bruto e lquido por volume e as dimenses em metros cbicos.

Contrato de vendas
O contrato de vendas ir refletir as condies acertadas e pactuadas entre o exportador e importador. Em operaes complexas o uso de um contrato de vendas uma medida eficaz para evitar problemas de entendimento. O contrato tambm possibilita o melhor detalhamento da operao e definio prvia de sadas em caso de conflito. Sugerimos que o contrato de vendas seja preenchido com a ajuda de um especialista na rea ou de um advogado conhecedor da legislao brasileira e internacional.

Mscara para emisso conhecimento de Embarque


O conhecimento de embarque documento fundamental na liberao de cargas no destino. Para evitar problemas de emisso e conseqentemente de dificuldades para o importador em liberar a mercadoria ou de negociar os documentos, sugerimos que o exportador encaminhe para a Agncia de Cargas ou Transportador a mscara para emisso correta do conhecimento
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de embarque. Esta mscara ir refletir as instrues enviadas pelo importador ou constantes na carta de crdito.

Instruo para emisso de carta de crdito


Erros na emisso da carta de crdito iro ocasionar seguramente atrasos na produo e embarque, bem como em custos adicionais com emendas (correo na carta de crdito). O exportador dever sugerir ao importador como dever ser emitida a carta de crdito, isto poder ser feito atravs de formulrio prprio emitido pelo Exportador. Se for possvel, aconselhvel que o importador envie o draft (verso ainda no oficial da carta de crdito) para que o exportador faa a conferncia prvia, antes da emisso definitiva da carta de crdito. Esta medida simples agilizar a rotina do departamento de exportao.

Instruo para emisso de cobrana bancria


Uma das principais reclamaes por parte dos importadores se refere a erros na emisso dos documentos de exportao. Uma maneira simples de evitar este problema pedir para o importador preencher como ele quer que o exportador faa os documentos de exportao. A emisso correta dos documentos de exportao ir facilitar a liberao da carga no destino, tornando o produto mais rapidamente disponvel para a venda e conseqentemente reduzindo o prazo para a recompra. aconselhvel que o exportador antes de enviar os originais dos documentos para o importador via Banco ou diretamente via correio que envie cpia por fax ou E-Mail para que o importador faa a conferncia e d a liberao para o envio dos originais.

Instruo para emisso de aplice de seguro


O objetivo da emisso desta instruo e evitar problemas na contratao e na negociao dos documentos de exportao. Ir refletir as instrues recebidas pelo importador ou constantes na carta de crdito.

Acompanhamento de pedido - ps service


O departamento de exportao precisa ter controle total do fluxo das vendas e atravs do formulrio sugerido ou de uma simples ligao telefnica obter o feed back necessrio para correo de erros e melhorar a qualidade dos servios prestados aos clientes .

Posio de pedido pendente


comum que o importador fique ansioso para saber a posio de seu pedido. Sugerimos que o exportador envie de forma peridica a posio do pedido para o seu cliente no exterior. O ideal seria que esta posio pudesse ser consultada on line atravs da Internet.
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Confirmao de embarque
Uma vez confirmado o embarque, enviar mensagem informando ao cliente os dados finais da operao. Esta informao importante para que o importador antecipe os seus trmites de importao.

Confirmao de Emisso de Pedido


Entre a ordem de compra e a negociao final comum que acontea diversas negociaes paralelas e alteraes nas condies de venda. Sugerimos que logo aps o fechamento da operao que se envie a confirmao do pedido refletindo todas as alteraes que aconteceram at a negociao final. interessante que conste no corpo da confirmao um prazo para que o importador se manifeste em caso de erros. Esta medida reduzir erros na emisso de pedidos.

Lista de Preos
O setor de exportao dever manter em seus arquivos uma lista de preos atualizada que ser enviada para os agentes e potenciais importadores. A resposta imediata para os potenciais clientes sinal de respeito e demonstra interesse e profissionalismo. A Lista de preo deve refletir a poltica comercial da empresa. Deve constar no mnimo as seguintes informaes : Descrio completa do produto, inclusive mencionando cdigos do produto Embalagem utilizada na exportao Preo internacional (de acordo com um Incoterm termo internacional de comrcio), moeda e unidade de medida Lote mnimo de exportao Quantidade ou Valor Termo de pagamento Qual a poltica de pagamento com respeito s vendas internacionais Prazo de entrega Em quanto tempo a mercadoria ficar pronta e entregue no local de embarque Validada da oferta Informar a data limite de validade Pelo que se pode observar a lista de preos dever fazer o detalhamento de como a empresa exportadora quer trabalhar na exportao. A lista de preo dever ser encarada como uma proposta de venda e como o exportador gostaria de trabalhar nas vendas externas, no entanto tambm dever estar bem claro para o exportador que ela apenas uma referncia e que poder ser alterada conforme a evoluo nas negociaes. A emisso correta da lista de preos previne erros de interpretao e agiliza as respostas.
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Fechamento de Praa
Toda a reserva de espao em aeronaves ou em navios deveria ser precedida por pedido formal, onde seriam informados os detalhes da carga e o preo pactuado pelo transporte. Com esta medida simples se garante espao no meio de transporte e a manuteno das condies pactuadas.

Controle de pagamento de comisso


Os agentes por natureza so ansiosos para receber as suas comisses, pois elas so a razo de ser dos seus empreendimentos. Para evitar problemas com os agentes, aconselhamos que ele receba de forma peridica a programao de pagamentos para ajud-los a manter o controle das operaes intermediadas e dos valores a serem recebidos por eles.

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DOCUMENTOS DE EXPORTAO modelos COTAO INGLS

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FATURA COMERCIAL - INGLS COMMERCIAL INVOICE DATE: SOLD TO: ADDRESS: PAYMENT CONDITIONS: TRANSPORT: PORT OF LOADING: PORT OF DESTINATION: TOTAL PACKING: NET WEIGHT: GROSS WEIGHT: SALES CONDITIONS: COMMERCIAL INVOICE No.

QTY

DESCRIPTION OF GOODS Descrio detalhada das Mercadorias a serem enviadas

U. PRICE US$

TOTAL PRICE US$

MARKS AND NRS.:

-----------------------------------------------------------------NOME DA COMPANHIA + ASSINATURA

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FATURA PROFORMA - INGLS

DATE: SOLD TO: ADDRESS: PAYMENT CONDITIONS: TRANSPORT: PORT OF LOADING: PORT OF DESTINATION: TOTAL PACKING:

PROFORMA INVOICE No.

SALES CONDITIONS:

NET WEIGHT:

GROSS WEIGHT:

QTY

DESCRIPTION OF GOODS Descrio detalhada das Mercadorias a serem enviadas

U. PRICE US$

TOTAL PRICE US$

COUNTRY OF ORIGIN : BRAZIL VALIDITY :

MARKS AND NRS.:

-----------------------------------------------------------------NOME DA COMPANHIA + ASSINATURA

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ORDEM DE COMPRA - INGLS

PURCHASE ORDER
TO
CUSTOMER NO. TERMS

SHIP TO

SALES SHIP WEEK OF FOB

ORDER NO.

DELIVERY VIA

ROUTING

PLEASE SHIP THE FOLLOWING AS SPECIFIED


ITEM QUANTITY ORDERED DESCRIPTION UNIT COUNT UNIT PRICE TOTAL AMOUNT

TOTAL AMOUNT SPECIAL INSTRUCTIONS:


DATE APPROVAL SIGNATURE

PURCHASER SIGNATURE TITLE

LISTA DE EMBALAGEM INGLS


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PACKING LIST TO: ADDRESS: P.O. NO. : INVOICE DATE : VESSEL/ FLIGHT: SOLD TO : MARKS & NO. DESCRIPTION OF GOOD OUR REF. : INVOICE NO. : B/L/AWB NO.: SHIP TO : NET WEIGHT GROSS WEIGHT MEASUREMENT

TOTAL PACKAGE(S): REMARKS :

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CONTRATO DE VENDAS - INGLS SALES CONTRACT NO. : __________ DATE : _________ This contract is made and entered into by and between the (nome da empresa) hereinafter referred to as the Seller(s) and _________hereinafter referred to as the Buyer(s); whereby the Seller(s) agree to sell and the Buyer(s) agre to buy the commodity/ies mentioned in this contract subject to the terms and conditions stipulated below: NAME OF COMMODITIES : SPECIFICATIONS/ QUALITY : COUNTRY OF ORIGIN : QUANTITY : PACKING : SHIPPING MARKS : UNIT PRICE : TOTAL AMOUNT : INSPECTION : TERMS OF PAYMENT : PORT OF SHIPMENT & DESTINATION : ARBITRATION : SPECIAL CLAUSE : THE SELLER(S) : FOR AND ON BEHALF OF ------------------------------------------------AUTHORISED SIGNATURE(S) THE BUYER(S) :

------------------------------------------------AUTHORISED SIGNATURE(S)

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CONTRATO DE VENDAS - INGLS

CONTRACT

This contract is made on _________, 19_____ between the parties ___________________ of (nam e) _________________________, city of ______________________, in the state (address) of_______________________ and ______________________, of _______________________, (name) (address) city of _______________________, in the state of ________________________. The parties above agree to all the conditions and obligations as follows: 1.

2.

3.

4.

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This Contract may not be modified in any manner unless it is presented in writing and is signed by both parties. This document and any attachments constitutes the entire agreement between the parties. This Contract binds and benefits both parties and any successors.

___________________________________ ___________________________________ (signature)

(signature)

___________________________________ ___________________________________ (name) Date _______________, 2______

(name) Date __________, 2______

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MSCARA PARA EMISSO DE CONHECIMENTO DE EMBARQUE

O/ORDER NO.

VESSEL/FLY NUMBER :

Place of Loading :
CARRIER :

Place of Discharge: Place of Transhipment/Conection:

Consignee Address :

Shipper: Address :

SHIPPER'S INSTRUCTIONS

Notify: Address :
NO. SHIPPING UNITS TIME DESCRIPTION OF ARTICLES SPECIAL MARKS & EXCEPTIONS WEIGHT RATE CHARGES

FREIGHT :

PREPAID COLLECT

Contact Person :

Fone/Email address:

Date:

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INSTRUO PARA EMISSO DE CARTA CRDITO - INGLS DOCUMENTARY CREDIT This letter of credit should reach us at least 45 days bofore shipment and remain valid for negotiation in ..................until .........days after aforesaid time of shipment.
Page 1/2 FROM : FIRST CLASS BANK OR CONFIRMED BY A FIRST CLASS AMERICAN OR EUROPEAN BANK IRREVOCABLE NOME DO IMPORTADOR NOME DA SUA EMPRESA VALOR DA L/C MENCIONAR VARIAO MXIMA PERMITIDA. ANY BANK IN LOCAL NO BRASIL BY NEGOTIATION DRAFTS AT SIGHT ( )

TYPE OF DOCUMENTARY CREDIT DATE AND PLACE OF EXPIRY APPLICANT BENEFICIARY CURRENCY AND AMOUNT AVAILABLE WITH/BY DRAFT AT PARTIAL SHIPMENTS TRANSSHIPMENT LOADING IN CHARGE FOR TRANSPORT TO

: : : : : : : : : : :

........DAYS FROM B/L DATE


NOT ALLOWED ou se permitido NOT ALLOWED ou se permitido Definir porto ou aeroporto no Brasil FOR TRANSPORTATION TO local destino NOT LATER THAN (data limite para embarque)

DESCRIPTION OF GOODS/SERVICES PRODUCT: (descrio completa do produto, especificaes, embalagem, etc)

QUANTITY : AROUND (around permite variao em at 10% na quantidade) UNIT PRICE: (valor e moeda) TOTAL AMOUNT : AROUND ( AROUND permite variao em at 10% no valor ) SHIPPING MARKS: TERMS ARE : ( mencionar o Incoterm Negociado)

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------------------------------------------------------

Page 2/2

DOCUMENTS REQUIRED (IN DUPLICATE UNLESS OTHERWISE STATED)


COMMERCIAL INVOICES FULL SET OF CLEAN ON BOARD MARINE BILLS OF LADING MADE OUT TO SHIPPER'S ORDER AND ENDORSED IN BLANK MARKED FREIGHT PREPAID AND NOTIFY APPLICANT. PACKING LIST INSURANCE POLICY FOR 110% CIF VALUE COVERING INSTITUTE CARGO CLAUSES A, INSTITUTE WAR CLAUSE AND INSTITUTE STRIKE CLAUSE (aplicvel operaes CIF) CERTIFICATE OF ORIGIN

PERIOD FOR PRESENTATION DOCUMENTS MUST BE PRESENTED WITHIN (DEFINIR PRAZO) THE DATE OF ISSUANCE OF THE TRANSPORT DOCUMENT BUT WITHIN THE VALIDITY OF THE CREDIT SPECIAL INSTRUCTION :

SENDER TO RECEIVER INFORMATION : SUBJECT TO U.C.P. I.C.C. PUBLICATION NO. 600

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INSTRUO DE COBRANA BANCRIA - INGLS O/REFERENCE: Y/ORDER : In order to issue correctly our documents and avoid future problems, We are asking you to complete the below mentioned information : Collecting Bank : ( please complete full details e.g. Bank, address, account, telephone number, swift code etc ) Necessary export documents: 1) B/L or AWB or CTR in ( ) originals and ( ) copies shipper : Consignee: Advising : Shipment from: to : Goods description : Remarks : ( ) clean on board Freight ( ) prepaid ( ) collect ( ) other Shipping Marks : Shipping Company indication: 2) Commercial Invoice in ( ) originals and ( remarks : 3) Certificate of origin issued by remarks : 4) Packing List in ( remarks : ) originals and ( ) copies ) copies

5) Inspection certificate issued by remarks : 6) Insurance certificate remarks : Please confirm:


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Your phone, fax and E-mail number and contact person to send our Status of Pending Order and our correspondence. Transhipment allowed : ( ) Yes ( ) No Partial Shipment Allowed: ( ) Yes ( ) No Allowed Quantity and amount variation : Shipment can be released right after production or only after your green light Please inform special Instructions : like import licence number, Product Code, Packing etc

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INSTRUO PARA EMISSO DE APLICE DE SEGURO- INGLS

MARINE CARGO POLICY POLICY NO.: ASSURED : CLAIMS PAYABLE BY : AMOUNT INSURED : CONVEYANCE : VESSEL : ____________________ FROM :______________________ FINAL DESTINATION : ______________ ETA/SHIPMENT PORT : ___________

SUBJECT MATTER INSURED : CONDITIONS : (Completar conforme solicitado na carta de crdito ou instruo de emisso de documentos por parte do importador ) INFORMAR PREVISO DE EMBARQUE NOME DO NVIO /TRANSPORTADOR A SOLICITAO DO SEGURO DEVER SER FEITA ANTES DO EMBARQUE, QUALQUER ALTERAO NAS CONDIES ( QUANTIDADE, VALOR, TRANSPORTADOR) DEVER SER INFORMADO A SEGURADORA COM A MXIMA BREVIDADE PARA QUE SE PROCEDA COM OS AJUSTES NECESSRIOS. Place and Date signed in Insured in For

--------------------------------------AUTHORISED SIGNATURE(S)

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ACOMPANHAMENTO DE PEDIDO PS-SERVICE

AFTER SERVICE CONTROL


TO: O/REFERENCE: Y/ORDER : In order to improve the quality of our services, we are kindly asking you to answer the following questions : BAD GOODS PACKING EXPORT SERVICES GOOD EXCELENT

REMARKS:

Many thanks,

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POSIO DE PEDIDO PENDENTE INGLS

STATUS OF PENDING ORDERS


TO : O/REFERENCE: Y/ORDER: Please find below the production and shipment details from the a/m order: Production Schedule to : Cargo Booked on theVessel : Eta/: Shipment place: Transit time : Transhipment at: Eta/ discharge place : Remarks:

on:

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CONFIRMAO DE EMBARQUE - INGLS

SHIPPING CONFIRMATION
TO: O/REFERENCE: Y/ORDER: We are glad to confirm that the a/m order was shipped, as follows: Vessel : ( or Fly no.) Sailed from : Transhipment at: ETA/ (nome do porto de destino) Goods : Net Weight : Grosss Weight: Attached: Copy of our commercial invoice, Bill of Lading, Packing list and..... Documents were sent by our Bank on : To : by courier no. in: in:

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CONFIRMAO DE EMISSO DE PEDIDO INGLS

ORDER CONFIRMATION
TO:

O/REFERENCE : Y/ORDER : We confirm the following sale to you on the terms and conditions set forth hereunder . Buyer: Payment Terms: Transport by: Shipment from : Product : Quantity: Currence: Unit Price: Total Amount: Incoterm Condition: Packing : Production scheduled to : Shipment Marks : Shipment scheduled to : Estimated transit time: Cargo Booked in the Vessel: Remarks : Find attached our collection/letter of credit instructions. Please check if everything is in order, in case of problems send your contestation in 24 yours at last, otherwise the product will be produced as stated above. Best Regards,
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LISTA DE PREOS INGLS/ESPANHOL

PRICE LIST LISTA DE PRECIOS

MONTH/MS : VALIDITY/VALIDADE :

PRODUCT/PRODUTO: PACKING/EMBALAJE: INTERNATIONAL PRICE/PRECIO INTERNATIONAL( mencionar Incoterm Moeda Unidade de referncia). MINIMUM LOT/LOTE MINIMO: PAYMENT TERMS/TERMOS DE PAGAMENTO: DELIVERY TIME/PLAZO DE ENTREGA:

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FECHAMENTO DE PRAA PORTUGUS

FECHAMENTO DE PRAA ( Martimo )


N/REFERNCIA : EMBARCADOR : PESSOA DE CONTATO : TELEFONE E-MAIL : Por favor fechar espao : Nvio : ____________________ Eta/_________: Embarque em : _____________ Transporte para :_______________________ Transbordo :___________________________________ Mercadoria : _______________________ NCM : ___________________________________Peso Lquido :__________________________ Peso Bruto : ______________________________ Cubagem : ______________________________ Embalagem : ______________________________ Frete : ( ) Collect ( ) Prepaid - Valor : US$____________ All Terms Observaes : Se carga consolidada - por favor confirmar local /dead line para entrega : Container - liberar container pelo menos 03 dias teis antes da chegada do nvio equipamento dever estar limpo e vistoriado.

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FECHAMENTO DE PRAA PORTUGUS

FECHAMENTO DE PRAA ( Areo )

N/REFERENCIA: EMBARCADOR : PESSOA DE CONTATO : TELEFONE E-MAIL : Por favor fechar espao : Companhia : Vo : ____________________ Data_________: Embarque em : _____________ Transporte para :_______________________ Conexo :___________________________________ Mercadoria : _______________________ NCM : ___________________________________Peso Lquido :__________________________ Peso Bruto : ______________________________ Cubagem : ______________________________ Embalagem : ______________________________ Frete : ( ) Collect ( ) Prepaid - Valor : US$____________ Observaes : Se carga consolidada - por favor confirmar local /dead line para entrega Carga ISO : (se for o caso informar a referncia ISO )

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CONTROLE DE PAGAMENTO DE COMISSO INGLS

COMMISSION SUMMARY
Period From/To: Payment Scheduled to : Salesperson Name Territory Date Order # Client Extended Commission % Amount

Total Invoiced Gross Commissions Earned Less Advance Other Deductions Amount Payable

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Bibliografia: Contratos em Comrcio Exterior - Roberto de Oliveira Murta - Aduaneiras O Exportador Nicola Minervini Makron Building na import/Export Business Kenneth D. Weiss Site www. entrepreneur.com www.amcham.com.br

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