Treinamento de

Benchmarking
Benchmarking
Benefícios
Metodologia eficiente para assegurar que a empresa mantenha o nível
de excelência

Implementação
Comparar o nível de desempenho e as melhores práticas pela criação de
uma rede de contatos

Características
Metodologia simples e estruturada para compartilhar as melhores práticas

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 Agenda
• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
• Preparação
• Coleta de Dados
• Análise
• Ação
• Conclusão
3
 Definição
• Benchmark
• É a melhor referência de sua categoria. Este nível de
desempenho é reconhecido como o padrão da excelência
para o seu processo de negócio.

• Benchmarking
• É o processo de comparar e medir continuamente, contra
outras organizações, para coletar informações sobre
filosofia, políticas, práticas e medidas que auxiliarão sua
organização a tomar ações que melhore seu desempenho.

4
 Agenda
• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
Preparação
Coleta de Dados
Análise
Ação
• Conclusão
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 Benefícios
• Proporciona consciência da evolução das fontes externas relativas
à area de aplicação;
• Muda o modo de pensar de uma “complacência relativa” para um
“senso de urgência por melhoria contínua”;
• Expõe as pessoas a novas idéias;
• Mantém uma abordagem pró-ativa para continuamente aumentar
o desempenho.
Benchmarking
acelera a inovação
Melhoria Contínua
e a mudança
Desempenho

Benchmarking

Melhoria Contínua

6
Tempo
 Agenda
• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
Preparação
Coleta de Dados
Análise
Ação
• Conclusão
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 Fatores de sucesso
O Benchmarking deve:
– Ser bem gerenciado, planejado e organizado
– Possuir um escopo e limites específicos
– Envolver participantes que possuam bom
entendimento do processo
– Ter foco no processo tanto quanto nos dados
– Evitar divulgar segredos e informações de
propriedade da empresa

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 Agenda
• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
Preparação
Coleta de Dados
Análise
Ação
• Conclusão
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 Considerações éticas
A Ética do Benchmarking

• Ser honesto e direto;

• Oferecer ao seu parceiro um entendimento claro de qual a intenção

do uso das informações sobre benchmarking que você está
procurando;

• Conduzir as atividades do benchmarking com integridade e de uma

forma profissional;

• Manter anonimato sobre os resultados: Remover todas as indicações

da identidade do seu parceiro nos relatórios.

10
 Considerações éticas
Diretrizes Legais

• Benchmarking não é possível com um concorrente (possíveis

implicações de anti-concorrência);

• Nunca compartilhe qualquer informação de propriedade da

(sua empresa) ou passível de concorrência;

• Nunca faça uma declaração falsa dos fatos;

• Você deve alinhar com a equipe central de melhoria da (sua

empresa) antes de contactar quaisquer parceiros potenciais.
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 Imagem corporativa
Diretrizes

• Lembre-se que você está sempre agindo como um embaixador (sua

empresa);

• Lembre-se de que você não deve conceder qualquer informação que

possa afetar negativamente a imagem pública da (sua empresa);

• Não fale desrespeitosamente sobre clientes, fornecedores ou

concorrentes da (sua empresa);

• Dirija ao Departamento de Comunicações quaisquer perguntas que

estejam fora do seu campo de atividades.

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 Agenda
• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
Preparação
Coleta de Dados
Análise
Ação
• Conclusão
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 Preparação
1. Identifique o escopo do benchmarking

2. Defina uma programação

3. Determine o método de coleta de dados

4. Colete dados internos sobre o processo

5. Verifique se é possível compartilhar os dados

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 Preparação
1.Identificar o escopo do benchmarking
• Processo, tópico
• Indicadores de desempenho
• Participantes
• Amplo e superficial ou limitado e profundo
Prep
a
1. Id ração
entif
do b ique o
2. De enchma escopo
fina rk
prog uma
3. De ramação
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4. Co oleta de étodo
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sob a dos s
5. Ve re o proc internos
rifiqu esso
comp e se é p
artilh o
ar da ssível
dos

15
 Preparação
Estudos Amplos & Superficiais:
Foco no que é feito ao invés de como é feito.
• Útil para desenvolver estratégias, estabelecer objetivos e reorganizar funções para ser mais eficaz.
• Estes estudos abrangem muitas funções e pessoas, mas não entre em detalhes em qualquer outra
área.
• Eles olham através de um processo ou função e fazem perguntas estratégicas de alto nível:
- Custos comparativos de executar uma função similar
- Estratégia de negócio da empresa?
- A estrutura organizacional mais eficaz?

• Estudos Limitados & Profundos:

Foco em como fazer algo.
• Geralmente muito detalhados.
• Útil para mudar como as pessoas desempenham suas funções, por exemplo, os processos que
elas utilizam para desempenhar seus trabalhos.
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 Preparação
3.Determinar o método de coleta de dados
• Questionário
• Entrevista
• Visita local

Cuidado com acrônimos e

terminologia técnica

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 Preparando o questionário
• Utilize resultados desejados para gerar áreas de interesse

• Liste as perguntas das mais gerais às mais específicas

• Teste as perguntas da entrevista com os membros da sua

equipe

• Mencione o tipo de recurso exigido para responder

• Reserve espaço para comentários inesperados se for

conveniente
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Questionário
2. Production planning

2.1 What kind of computer system do you have to help do you use?

2.2 Could you describe it ?

2.3 How often do you update your delivery schedule due to customer requirements

fluctuation?

2.4 What is the average quantity of parts in a production batch?

Specify any additional information:

3. People

3.1 Do you have training plan for your employees?

3.2 Do you follow it?

3.3 Do you use a skills matrix? (Please answer 'yes' or 'no', but do not attach the matrix)

3.4 If yes, how often is it updated?

3.5 What kind of indicators (digit indicators) do you use to describe multiskills?

3.6 Specify any additional information:

19
Questionário

20
 Preparação
4. Coletar dados internos sobre o processo

• Indicadores de desempenho

• Análise de feedback do mercado (MFA – Market

Feedback Analysis)

• Mapeamento do processo ou método genérico

Validação do
• Questões sobre qualidade Questionário

21
 Preparação
5.Verificar se é possível compartilhar os dados

• Não use informação confidencial

(ex. desenhos, especificações, fotos, processos secretos, dados técnicos
privados, etc.)

• Não use informação sensíveis para a concorrência

(ex. participação no mercado, informações sobre vendas/custo)

• Não use informação que possa afetar negativamente a imagem da

empresa

• Utilizar bom senso!

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 Agenda
• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
Preparação
Coleta de Dados
Análise
Ação
• Conclusão
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 Coleta de dados
6. Pesquise por potenciais parceiros que sejam os melhores de
sua categoria

7. Inicie o contato com os parceiros de acordo com o

procedimento apropriado

8. Tenha em mãos “Acordo Legal” apropriado.

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 Coleta de dados
6.Pesquise por potenciais parceiros que sejam os melhores de
sua categoria
• Divisões corporativas
Fornecedores
• Empresas externas
• Nunca um concorrente

Tente encontrar o benchmark, mas comece

com as empresas líderes reconhecidas
pelas melhores práticas

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 Coleta de dados
• Selecionar candidatos potenciais
• Empresas ou indústrias diferentes
C EITAS
• Similares em outros aspectos que sejam relevantes RE
&
A
TAM O
NH

SER
TO
PROC OU

VIÇ
PRODU
ESSO
TECN &

O
OLOG
IA

Fontes disponíveis de empresas para o benchmarking:

• Internet
• Referências
• Contatos de associações
• Centro Americano de Produtividade & Qualidade (www.apqc.org)
• etc…
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 Coleta de dados
7.Iniciar contato com os parceiros de acordo com o
procedimento apropriado
• Registrar com a Equipe Central de melhoria contínua
antes de começar
• Primeiro contato por telefone
• Carta de apresentação e acordo de benchmarking
(agreement)
• Questionário

27
 Acordo legal
8.Princípios
• As informações compartilhadas são mantidas de forma
confidencial
• Estabelecer regras entre parceiros
• Identidade dos parceiros deve ser protegida
• Devem ser assinados por um supervisor ou gerente da
(sua empresa)
Você não deve utilizar outro acordo que não seja o
acordo padrão da (sua empresa) ou fazer alterações
neste sem primeiramente obter uma aprovação do
Jurídico.
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 Registro legal
O agente de melhoria deve manter um arquivo contendo:

• Todas as correspondências com os parceiros

• Cópia assinada do acordo de benchmarking

• Todos os questionários

• Quaisquer relatórios enviados ou recebidos dos parceiros

• Anotações de todas as visitas, incluindo um resumo de

quando a visita ocorreu, quando foi conduzida, quem
participou e o que foi mostrado
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Resultado do questionário
A - Manutenção e cultura organizacional
B – Organização e administração
Departamentos de Manutenção

C – Autorização para trabaho e controle do trabalho

Resultados da avaliação

D – Orçamento e controle de custos

E – Planejar e agendar de manutenção

F – Almoxarifado da manutenção

G – Manutenção preventiva e preditiva

H – Programa de lubrificação

J – Manutenção básica pelo operador

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 Agenda
• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
Preparação
Coleta de Dados
Análise
Ação
• Conclusão
31
 Análise
9. Investigar posteriormente os dados recebidos
10. Identificar “gaps”
11. Definir plano de ação para estabelecer as metas

32
 Visita ao local
Antes

• Comunicar claramente as regras e limites do benchmarking

• Definir e comunicar a agenda detalhada da visita

• Preparar questões específicas com antecedência e seja

flexível

• Preparar um plano de comunicação dos resultados

33
 Visita ao local
Durante

• Seguir a agenda acordada

• Procurar por informações precisas e exatas

• Tomar notas

• Resumir os pontos-chave

• Documentar as ações a serem tomadas (idéias)

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 Análise

• Realizar uma sessão para sumarização

• Comparar lacunas (gaps)
• Identificar oportunidades de melhoria
• Fazer as recomendações e estabelecer um plano
de ação

35
 Agenda
• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
Preparação
Coleta de Dados
Análise
Ação
• Conclusão

36
 Ação
12. Submeter as observações aos parceiros do benchmarking

Preservar anonimato dos resultados

– Remover todas as referências às empresa parceira em todas as
documentações, exceto o arquivo mestre

Preparar o relatório resumo do benchmarking do parceiro

convenientemente
– Enviá-lo para o parceiro junto com uma “Carta de
Agradecimento”

37
 Ação
13. Seguir o plano de ação e medição

38
 Ação
14.Comunicar os resultados

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 Convites para Benchmarking
• Ocasionalmente você pode ser solicitado pelos outros a
participar de seus exercícios de benchmarking
• Se for solicitado, avalie se a (sua empresa) deve participar:
• Nunca faça benchmarking com um concorrente

• Peça por um questionário avançado antes de aceitar

• Nunca compartilhe qualquer informação que seja sensível para

a concorrência

• O acordo de benchmarking da (sua empresa) deve ser assinado

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 Agenda

• Definição
• Benefícios
• Fatores de sucesso
• Considerações Éticas e Legais
• Metodologia
Preparação
Coleta de Dados
Análise
Ação
• Conclusão
41
 Conclusão
Benchmarking é melhoria contínua!

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