PLANEJAMENTO DE EVENTOS AULA 3 TIPOLOGIA DE EVENTOS - A INFLUNCIA DAS NECESSIDADES DOS PBLICOS NA FORMULAO DE EVENTOS.

Por mais que os eventos sejam uma das formas encontradas pelas empresas para falar com seus colaboradores internos, clientes e demais pblicos, necessrio sempre tornar o evento um acontecimento especial, tanto para a empresa organizadora como para o participante. Tornar um evento um acontecimento que traga emoes, experincias, que seja memorvel ter a necessidade de conhecer profundamente o pblico-alvo. Determinar a classificao por objetivo ou por reas de atuao, posteriormente a tipologia de um evento, s possvel quando a empresa sabe o perfil do pblico que pretende trabalhar. Existem inmeras possibilidades e tipos de eventos capazes de atender a cada um dos objetivos mais especficos e complexos de qualquer empresa, pessoa, independentemente de seu porte, verba disponvel, produto/servio comercializado, estrutura de marketing e outras caractersticas. TIPOLOGIA DE EVENTOS No quadro abaixo, esto relacionados os tipos de eventos mais conhecidos no mercado: Almoo Assemblia Bazar Brainstorming Brunch Caf da manh Campanha Campeonato Carnaval Casamento Ch da tarde Churrasco Coffee-break Coletiva de imprensa Colquio Comemorao Competio Comcio Concerto Concilio Conclave Concurso Conferncia Confraternizaes Congresso Conveno Coquetel Coral Curso Debate Desfile Encontro Entrevista coletiva Excurso Exposio Feira Festa Festival Formatura Frum Gincana Happy hour Inaugurao Jantar Jornada Lanamento de livro Lanamento de produto Leilo Mesa-redonda Micareta Missa Mostra Noite de autgrafos Oficina Olimpada Open day Opera Outorga de ttulos Painel Palestra Pedra fundamental Performance Pr-estria Posse Premiao Regata Retrospectiva Reunio Roadshow Rodada de negcios Rodeio Salo Sarau Semana Seminrio Show Showcasing Solenidade Sorteio Teleconferncia Torneio Vernissage Videoconferncia Visita Workshop Etc.
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A seguir, esto descritos as caractersticas dos eventos mais utilizados pelo mercado: Almoo ou jantar Trata-se de refeio oferecida durante o dia (almoo) ou noite (jantar). Existem inmeros tipos de cardpio, bem como vrias maneiras servi-la. As mais utilizadas so a americana (sistema self-service, ou sistema em que cada convidado ou participante se serve sozinho da comida, que est exposta em bandejas num expositor), e a francesa (cada prato servido por garons ou garonetes a cada convidado ou participante, que aguarda sentado em seus lugares mesa). A combinao do tipo de cardpio e forma de servio que determina o tempo necessrio para a degustao completa (entrada, prato (s) principal(is) e sobremesa). Banquete uma refeio servida com todo o requinte possvel, pois utilizada em ocasies solenes que exigem qualidade e sofisticao em todos os detalhes. Brainstorming O objetivo deste evento encontrar solues para um problema. Bastante usado pelos publicitrios, permite uma anlise ampla das vrias possibilidades para uma questo. Segundo Cesca, este evento tem os seguintes passos: "exposio do problema pelo coordenador por 10 a 15 minutos: lanamento de idias, seleo de idias e sntese". Esse formato pode ser muito bem empregado tambm em eventos para a rea de consultoria. Brunch Uma expresso da lngua inglesa, que mais do que apenas a juno das palavras caf da manh (breakfast) com almoo (lunch). Os servios e produtos nele oferecidos so tambm o retrato da contrao, pois um caf da manh to farto que chega a ser um minialmoo. servido perto do horrio do almoo. Caf da manh Servido nas primeiras horas da manh, compe-se basicamente cr frutas da estao, bebidas (caf, ch, chocolate, gua e sucos naturais), cereais, pes, manteiga, gelias, omeletes ou ovos mexidos, torradas, bolos, tortas salgadas, e uma grande variedade de itens, que podem conter uma profuso de diferentes cardpios. Muito utilizado tambm nos encontros profissionais. Casamento Unio solene entre duas pessoas de sexos diferentes, com legitimao civil e religiosa, podendo ser oferecido aos convidados uma recepo. Por se tratar da celebrao da unio religiosa ou civil entre duas pessoas, esse tipo de evento requer ateno especial; o cuidado deve ser o mesmo com casamentos, ou celebraes de bodas. Um quesito importante ter criatividade para encontrar solues que estejam de acordo com o bolso do cliente e com a necessidade de fazer dessa ocasio um momento muito especial. Coffee-break Expresso idiomtica da lngua inglesa que, de to utilizada no pas, superou sua traduo: intervalo para o caf, pois oferecido nas interrupes dos eventos. Possui muitas opes de cardpio, mas so petiscos de rpido consumo, incluindo salgados, doces e bebidas (caf, ch, sucos e refrigerantes), dispostos em mesas estrategicamente colocadas no saguo sada das salas de reunio ou num canto da mesma sala. Colquio Muito utilizado pelo segmento mdico, deriva-se da conferncia. Seu objetivo maior discutir e tomar deciso sobre determinado assunto. Aps a definio e exposio de um tema central
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feita por um profissional de projeo, a platia dividida em grupos de debates. O resultado de cada grupo apresentado por seus representantes para votao e aprovao da platia. Comemoraes So atos em que se celebra ou homenageia uma profisso ou status, como o Dia das Mes ou o Dia da Secretria. Os eventos sociais mais solicitados so os almoos ou jantares. Competio Tem o objetivo de estimular a concorrncia, o desafio e a disputa entre os participantes. Tambm propicia a integrao das pessoas envolvidas e a descoberta de novos talentos. As competies mais comuns tm carter esportivo ou cultural. Concurso A partir de critrios determinados com antecedncia (de avaliao, premiao, desempate, durao, concorrentes, jri etc.), este evento competitivo visa estimular os participantes a alcanar metas ou objetivos predefinidos. Tambm busca divulgar polticas e interesses de uma organizao poltica ou empresarial. Conclave Embora tenha organizao e formato de um congresso, seu carter religioso confere-lhe caractersticas singulares. As concluses dele advindas podem ser adotadas pela congregao que o organiza. Conferncia Consiste em reunio bastante formal, com a apresentao de um tema especfico por um expositor ou conferencista (uma autoridade no assunto), por um tempo limitado e para um grande nmero de ouvintes. Aps a explanao, ele responde s perguntas formuladas pelos ouvintes ou platia. Esse tipo de evento, normalmente, um dos formatos utilizados em seminrios e congressos. Tem curta durao quando acontece como evento isolado. Confraternizaes Reunio de pessoas com o intuito de promover a descontrao, a integrao ou negcios. Congresso Pode ser definido como uma reunio formal de participantes de um mesmo grupo profissional, ou de uma entidade associativa que os agrega. O congresso visa estudar ou debater temas de interesse geral de determinada rea de atuao. Tambm veculo de intercmbio setorial e de difuso tcnico-cientfica, acelerando o desenvolvimento da categoria profissional. eleita uma comisso organizadora responsvel pelo planejamento, pelo regulamento e regimento e pelo controle financeiro do evento. As sesses de trabalho dos congressos so divididas em vrias atividades, como: mesaredonda, reunies, debates, painel. Os temas podem ser oficiais ou livres. Estudam temas diversos, e ao final do trabalho, as concluses e votaes so adotadas no todo ou em parte aps serem encaminhadas s autoridades competentes, com o pronunciamento oficial da classe. Conveno Atividades restritas a um grupo especfico e que so pagas unicamente pela entidade empresarial, poltica ou partidria promotora do evento. realizada para reunirem profissionais ou partidrios e pode tambm ser feita por setores distintos de determinada organizao ou congregar todos os seus integrantes.

Por exemplo, convenes de vendas, que renem os elementos ligados ao setor (vendedores, revendedores, distribuidores, representantes etc.), para o lanamento de um novo produto ou a apresentao de um novo plano de expanso de mercado. Ou ainda as convenes de congraamento, as comemorativas e as polticas. Coquetel a reunio social de pessoas na qual o servio tanto pode ser feito por atendentes que circulam entre elas oferecendo bebidas e alimentos aos presentes, como estes podem-se servir das comidas e bebidas dispostas sobre uma mesa ou bancada. A alimentao constituda de pratos leves e frugais, como canaps quentes ou frios, minissanduches, etc., alm de bebidas alcolicas, guas e refrigerantes. Curso De curta (poucas horas), mdia (meses) ou longa (vrios anos) durao, dirigido para um pblico homogneo, previamente inscrito e selecionado. Por meio de aulas, palestras e outros formatos, os participantes buscam aprendizado especfico, com especialistas. Debate Reunio entre duas pessoas que defendem seus pontos de vista sobre um ou vrios assuntos, normalmente antagnicos. orientado por um moderador que faz as perguntas a um e outro e controla os nimos de ambos e o tempo de resposta. muito utilizado para fins polticos, especialmente na reta final das eleies. Desfile Apresentao de produtos, geralmente ligados moda, por manequins ou modelos profissionais. Encontro Dentro do turismo de eventos de negcios, este formato muito usado para eventos das reas humanas e sociais, objetivando apresentar trabalhos e estudos, alm de trocar experincias relativas a suas reas. Entrevista coletiva Nesta ocasio, quando alguma personalidade vai-se pronunciar, ou ser questionada por profissionais da mdia, a arrumao da sala feita em auditrio ou escolar. Feira Utiliza a estrutura de stands voltado a um grande pblico. Tem por objetivo a exposio e a venda imediata de produtos e/ou servios. Fraga (em artigo no Jornal Expo Mdia, edio ago./set. 1999) apresentou interessante classificao das feiras, que, segundo ele, podem ser divididas de acordo com a natureza dos negcios: Institucionais: normalmente acompanham eventos acadmicos e de classe, objetivando aproximar o pblico tcnico dos interesses comerciais das empresas expositoras. Promocionais: promovem o lanamento e a divulgao de produtos, servios e tecnologias, normalmente junto ao pblico final. Comerciais: permitem a compra e venda de produtos e servios nos stands, que possuem estoque e muitos vendedores. Mistas: agrupam mais de uma destas classificaes acima".
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 Exposio Instrumento de comprovada eficcia comercial, por estabelecer o contato direto entre fabricante, comprador e usurio. Expe produto ou servio com o objetivo de divulg-lo e inform-lo podendo despertar o interesse de compra posterior. Festa Tem como referncia a comemorao e o congraamento. um dos formatos mais importantes entre os eventos sociais. Devido a sua grande abrangncia, as festas fazem parte de quase todos os demais tipos de eventos. Podem ser abertas ou fechadas, pblicas ou privadas. Festival Usualmente um evento de cunho artstico, peridico, objetivando competio, promoo comercial ou divulgao. Sua caracterstica a de ser um espao formador, fomentando a experimentao artstica e a formao de recursos humanos. Promove inmeros eventos e premia as expresses maiores nas artes cnicas, plsticas, visuais, literatura, cultura, msica e projetos especiais. Atualmente, os festivais gastronmicos so criados por cidades ou regies como uma das alternativas do marketing de destino, visando promover o local perante o pblico-alvo. Frum Seu objetivo consiste em conseguir efetivar a participao de um pblico numeroso, motivado por um coordenador, que levanta o problema de interesse geral. Na maior parte das vezes, seus promotores so entidades representativas da comunidade e rgos pblicos. Happy hour O final da tarde o horrio escolhido para esse encontro, que tem o cardpio similar ao do coquetel, mas um pouco mais reforado. Pode incluir brincadeiras, entretenimento e pequenos jogos. muito utilizado por bares e restaurantes, como forma de atrair nova clientela, para promover seu estabelecimento. Inaugurao Constitui-se na apresentao para o pblico-alvo de um novo local (loja, escritrio, fbrica, comit poltico, obras pblicas, instalaes etc.). Pode envolver cerimonial (com descerramento de placa comemorativa ou corte de fita inaugural) e visita s instalaes. A opo de alimentos e bebidas mais solicitada o coquetel. Jornada uma reunio peridica, de mbito regional, de determinado grupo de profissionais, objetivando discutir um ou mais assuntos, que, em geral, so objeto de discusso em congressos. Pode-se dizer que um congresso em miniatura. Lanamento de livros De natureza bem mais simples que o lanamento de produtos, sua operacionalizao fcil, pois, na maioria das vezes, requer na arrumao do salo apenas mesas para autgrafos e display para venda do livro. Leiles Este evento de curta durao (normalmente, poucas horas), reunindo os interessados na venda pblica de objetos especficos (cavalos, imveis, carros, objetos de arte etc.), arrematados por quem oferece o maior lano (oferta de preo em leilo) e coordenados por um leiloeiro. usual oferecer somente um coffee-break.
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 Mesa-redonda Reunio de grupos de cinco a nove pessoas que, sentadas em semicrculo, debate um assunto controvertido e de interesse geral. Cada debatedor tem um tempo determinado para sua apresentao. Ao final das exposies, o tema discutido no grupo por um tempo predeterminado. permitida a participao da platia nas perguntas. necessria a presena de um moderador, denominado presidente da mesa, que coordena e faz cumprir as regras e o tempo limite. Para seu melhor funcionamento, o nmero de participante deve ser mpar. Esse o tipo de evento que permite ao participante receber informaes, criar opinies prprias e estimular o raciocnio. Seu retomo empresarial alto em captao e memorizao do tema. Mostra Exposio com carter circular, ou seja, itinerante, que percorre vrios locais ou cidades, com o mesmo contedo e formato. Objetiva apenas divulgar. Open day uma derivao da visita tcnica; so abertas as portas da empresa para que esta seja visitada por um pblico restrito, normalmente familiares dos funcionrios. Dessa maneira, tem como um de seus principais objetivos o de promover a integrao empresa-funcionrio-famlia. Oficina Tem o mesmo formato do workshop: a primeira fase expositiva e a segunda mais prtica, quando os participantes testam os conhecimentos obtidos. Difere do workshop apenas pelo carter comercial e promocional deste ltimo. Painel Deriva da mesa-redonda. Evento caracterizado por um grupo de apresentaes, no qual um orador e at quatro painelistas explanam um tema predeterminado, orientado por um moderador. Sua organizao, que rene as regras da conferncia, permite platia conhecer o tema e participar perguntando e discutindo pontos de interesse comuns. dirigido para oferecer o panorama de uma situao ou assunto. Palestra Deriva da conferncia. Coordenada por um moderador, consiste na apresentao de um tema para uma platia com algum conhecimento sobre o tema. Permite a participao da platia. Roadshow Consiste na demonstrao itinerante, montada sobre um nibus ou carreta, que se desloca de um lado por outro. Possui objetivos que podem ser bem amplos: conquistar clientes e o apoio da populao; promover produtos e servios; informar sobre uma empresa, organizao, governo ou partido poltico, entre outros. Rodeio Um dos mais tradicionais exemplos de rodeio no Brasil, e talvez mais famoso, a Festa do Peo de Boiadeiro de Barretes. Esse tipo de evento caracteriza-se pela realizao de competies esportivas com prticas de vrias modalidades, como: montaria em touro; montaria em cavalos; provas cronometradas: lao de bezerro, etc. Semana Designa o evento que, com a durao de sete dias, envolve os participantes em vrios acontecimentos (painis, conferncias, palestras etc.) durante esse perodo. Facilita a memorizao, ao massificar o assunto abordado. Pode ser acadmico (reunio de estudantes, apoiada por profissionais e coordenada pelos professores) ou empresarial (atividades dedicadas a um nico tema).
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 Seminrio Apresentao de um assunto por um ou mais pessoas para uma platia que tenha algum conhecimento e interesse pelo assunto. Todos participam, discutindo e obtendo concluses sobre o tema. A dinmica da sesso divide-se em trs momentos: fase de exposio: quando um participante apresenta ao grupo a pesquisa realizada; fase de discusso: quando o assunto em pauta, j apresentado, colocado para debate; fase de concluso: quando o coordenador submete aprovao do grupo as recomendaes finais, ajudando no delineamento das concluses da sesso. Show Trata-se de uma apresentao para um pblico-alvo especfico, com o objetivo de oferecer entretenimento pela msica, dana, atividades culturais. Showcasing Este evento uma alternativa s feiras, ao representar um novo conceito de vitrine interativa. Os participantes contatam o expositor, apenas por telefones instalados ao lado da vitrine fechada onde esto expostos os produtos. Simpsio uma derivao da mesa-redonda. Conduzido por um coordenador, que orienta a discusso de alto nvel, com o intuito de no desvi-la do tema geral de grande interesse. dividido em subtemas e apresentado por especialistas. Os participantes apresentam seus pontos de vista do assunto em pauta. Aps vrias explanaes, pode haver a participao do pblico na forma de perguntas orais ou escritas. Os anais compilam os trabalhos no final do evento, que tem durao mdia de trs dias. Possui duas diferenas da mesa-redonda: os participantes so especialistas de grande renome e eles no debatem entre si. Torneio Atividade esportiva, com finalidade competitiva. Os critrios de seleo dos participantes, de avaliao dos resultados e da premiao que ser entregue so definidos por uma comisso organizadora. Treinamento So reunies de duas ou mais pessoas, usualmente da mesma empresa ou organizao, com o objetivo de promover reciclagem profissional e/ou treinamento de atividades especficas. A durao mdia de um a dois dias. Vernissage Exposio de produtos pela primeira vez ao pblico com o objetivo de expor e vender. Rene vrios artistas e servido coquetel. Visita um dos eventos mais praticados no pas. Tem curta durao (mximo de trs horas) e envolve poucas pessoas. um ato de comunicao dirigida aproximativa, pois cliente e fornecedor se encontram para negociar. A visita tcnica caracteriza-se por um grupo de pessoas que se deslocam at um local, com o intuito de obter conhecimentos especficos que lhes propiciem aprimoramento profissional ou acadmico.

 Videoconferncia Utilizando-se de recursos audiovisuais e eletrnicos, a reunio pode ser compartilhada por participantes de diferentes locais, cidades ou at pases simultaneamente. Pode ser um evento aberto ou fechado, dependendo do tema apresentado e do grupo de pessoas envolvidas. Workshop Muito utilizado pela rea empresarial, com objetivo promocional ou comercial. um evento de curta durao (poucas horas), dividido em duas partes: a primeira delas expositiva sobre um tema, servio ou produto. A segunda mais prtica, com a apresentao e teste do produto ou servio. Tem o mesmo formato da oficina, diferindo desta apenas pelo carter educacional desta ltima.

REFERNCIA BIBLIOGRFICA ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organizao de eventos: planejamento e operacionalizao. So Paulo: Atlas, 2006. (p. 19 - 31). GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de Eventos: teoria e prtica. So Paulo: Pioneira, 2004. (p. 39 - 64). MATIAS, Marlene. Organizao de Eventos: procedimentos e tcnicas. So Paulo: Manole, 2002. (p. 61 - 71). MARTIN, Vanessa. Manual Prtico de Eventos. So Paulo: Atlas,2008. (p. 39 - 58).