AS PRINCIPAIS ATRIBUIES DO ALMOXARIFADO:

Receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisies autorizadas aos usurios da empresa; manter atualizados os registros necessrios. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram disposio e onde esto localizadas, as compras em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilizao das atividades, o controle, em particular das funes referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuio. As atividades do recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo Fornecedor at a entrada nos estoques e os materiais com poltica de ressuprimento e os de aplicao imediata, sofrendo critrios de conferncia quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A funo de recebimento de materiais mdulo de um sistema global integrado com as reas de contabilidade, compras e transporte, e caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques fsico e contbil. O recebimento compreende quatro fases: 1 fase: entrada de materiais 2 fase: conferncia quantitativa; 3 fase: conferncia qualitativa; 4 fase: Regularizao.

ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO
Recebimento e Identificao

Testes

Verificao da quantidade e qualidade

Deciso de aceite ou devoluo ao fornecedor

Armazenagem

Inventrio

Separao das Requisies de material

Expedio

Distribuio

ENTRADA DE MATERIAIS
A primeira fase corresponde entrada de materiais, representa o incio do processo de Recebimento, tendo como propsito efetuar a recepo dos veculos transportadores, proceder triagem da documentao suporte do recebimento, encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. Sendo o Recebimento uma interface, conforme caracterizado anteriormente, os materiais adquiridos no mercado fornecedor so possveis de dupla recepo, diferenciados em momentos ou locais distintos.

NA PORTARIA DA EMPRESA
A recepo efetuada na portaria da empresa sofre critrios de conferncia primria de documentao que objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso: se existe pedido de compras, objeto da Nota Fiscal em anlise, autorizado pela empresa; se a compra devidamente autorizada tem programao prevista, estando no prazo de entrega contratual; se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; cadastramento das informaes referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de Recebimento.

EXAME DE AVARIAS E CONFERNCIA DE VOLUME

O exame de avarias necessrio para apontamento de responsabilidades. A existncia de avarias constatada por meio da anlise de disposio da carga, observando-se se as embalagens ou protees esto intactas e inviolveis ou contenham sinais evidentes de quebra, umidade, estar amassada, etc. A conferncia de volumes efetuada por meio da confrontao dos dados assinalados da Nota Fiscal, campo transportador/volume transportados, com a contagem fsica dos volumes em questo.

RECUSA DO RECEBIMENTO
As divergncias constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e tambm no canhoto da Nota Fiscal, providncia esta cabvel para o processamento de ressarcimento de danos, se for o caso, e dependendo do exame preliminar resultar a constatao de irregularidades insanveis em relao s condies contratuais, deve-se recusar o recebimento,

anotando-se, tambm nestes casos, no verso da 1 via da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. Assim, aps essa anotao, a Nota Fiscal em pauta prpria para acompanhar a mercadoria, em retorno, at o estabelecimento fornecedor, no se prestando mais para nenhum outro fim, especialmente para lastrear o crdito fiscal caso o comprador, aps esse ato, resolva aceitar a mercadoria.

LIBERAO DO TRANSPORTADOR
O Transportador ser liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento, como tambm para os materiais referentes s Notas Fiscais devidamente checadas, assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. Os materiais referentes s Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa tero sua descarga autorizada.

DESCARGA
Normalmente, no layout do Almoxarifado h espao destinado ao Recebimento, o qual contempla rea para descarga, se possvel, com docas. Para a realizao da descarga do veculo transportador, dependendo da natureza do material envolvido, necessria a utilizao de equipamentos, dentre os quais se destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes, alm do prprio esforo fsico humano, sendo necessrio envolver o fator segurana, no s com relao ao material em si como tambm, e principalmente, ao pessoal.

CONFERNCIA QUANTITATIVA
A conferncia quantitativa a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida, portanto, tpica de contagem, devendo-se optar por um modelo de conferncia, na qual o Conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. A confrontao do recebido versus faturado efetuada, por meio do conferente, que analisa as quantidades apontadas e se houver distores, providencia a recontagem, para dirimir as dvidas constatadas. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes mtodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. Por meio de clculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peas, como parafusos, porcas ou arruelas.

Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita com o veculo transportador sobre balanas rodovirias ou ferrovirias, casos em que o peso lquido ser obtido por meio da diferena entre o peso bruto e a tara do veculo. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanas. Medio: em geral, as medies so efetuadas por meio de trenas, paqumetros, micrometros ou balanas..

CONFERNCIA QUALITATIVA
Atualmente, qualidade questo de sobrevivncia, pois em face do nvel de exigncia do mercado consumidor, as empresas passaram a melhorar os nveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar nova realidade conjuntural, visto que o desempenho dos produtos depender fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados.

A conferncia qualitativa, atividade tambm conhecida como Inspeo tcnica, da mais alta importncia no contexto de recebimento de materiais, uma vez que visa garantir a adequao do material ao fim a que se destina. A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica, por meio da confrontao das condies contratadas na autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: caractersticas dimensionais; caractersticas especficas; restries de especificao. Embalagem para transporte Embalagem final.

REGULARIZAO
A regularizao processar-se- por meio da documentao nos vrios segmentos do Sistema de Recebimento, pela confirmao da conferencia quantitativa e qualitativa, pelos laudos de inspeo tcnica e pela confrontao dos dados do pedido contra a nota fiscal. Se, aps essa fase, quando da conferncia, nenhuma irregularidade se constatar, encaminhamse os materiais ao Almoxarifado, os quais so includos no estoque contbil e fsico, identificados mediante seu cdigo na localizao conveniente e determinada, sendo armazenados com os cuidados adequados. Os limites permissveis de aceitao de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa, conforme sua convenincia.

DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAO

Os procedimentos de Regularizao, visando confrontao de dados e objetivando decises, como, por exemplo, recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor, envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal; conhecimento de transporte rodovirio de carga;

documento da contagem efetuada; parecer da Inspeo, contido no relatrio Tcnico de Inspeo; especificao da compra; catlogos tcnicos; desenhos.

PROCESSAMENTO
O material liberado dever ser processado mediante o documento Relatrio de Recebimento (RR). O Relatrio de Recebimento uma planilha numerada seqencialmente em que o conferente lana todas as notas fiscais recebidas no dia. preenchida em duas vias, e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar, protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos. Esse processamento dar origem a uma das seguintes situaes: Lanamento no sistema informatizado. devoluo de material ao fornecedor; reclamao de falta ao fornecedor; entrada do material no estoque. Emitir etiqueta de identificao para todos os materiais que entram no recebimento.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. Se a empresa possui sistema eletrnico, devemos antes de efetuar o lanamento, cadastrar o fornecedor, registrar a entrada nos campos pr-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento.

BAIXA DO PEDIDO
A baixa do pedido de compra poder ser feita manualmente ou atravs do sistema eletrnico.

A baixa manual dever ser efetuada com a colocao de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotaes necessrias como: quem foi o responsvel pelo recebimento e conferncia do material. No caso do uso do sistema eletrnico a colocao do carimbo imprescindvel, porm, o pedido ser baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. Em ambos os casos, a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa.

DEVOLUO AO FORNECEDOR
Quando constatada irregularidade insanvel, providencia-se a devoluo de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor, acompanhados de Nota Fiscal de Devoluo, emitida pela empresa compradora. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio, no se caracterizando a entrega do fornecedor. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devolues que de 10 dias, a contar do recebimento. Expirado esse prazo e no devolvida a mercadoria, o fornecedor poder executar a Duplicata caso no seja paga em seu vencimento. Independentemente da devoluo por ocasio do recebimento, pode, eventualmente, ocorrer devoluo ao Fornecedor mesmo aps tal operao e conseqente pagamento. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras, como vida til significativamente inferior esperada, devem ser realizados estudos especiais para determinao da causa da falha em operao. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficincia da matria-prima, como nocumprimento especificao metalrgica, o Fornecedor ser acionado para, em primeiro plano, repor o material em questo e, em seguida, se for o caso, ressarcir os prejuzos causados.

TIPOS DE ALMOXARIFADOS
a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manuteno c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurana (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria

No importa quantos almoxarifados existam em uma empresa, necessrio que todos sigam o mesmo padro de recebimento e entrega de materiais. O PEPS, FIFO, FILO, FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados. A rastreabilidade inicia-se tambm no almoxarifado.