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Comunica à à o
Comunica à à o
RESUMO: Neste trabalho abordamos o tema da Comunicao, as suas funes, alguns modos e modelos, os canais nos quais a informao circula e os seus fluxos nas organizaes. Por fim, apresentamos dois estilos de Comunicao e algumas sugestes para uma Comunicao Eficaz nas organizaes.
NDICE
1. INTRODUO ............................................................................................................ 3 2. ETIMOLOGIA DO TERMO........................................................................................ 3 3. FUNES DA COMUNICAO ORGANIZACIONAL ......................................... 3 4. COMPONENTES DO PROCESSO DE COMUNICAO ....................................... 4 4.1. Modelo perceptual ................................................................................................. 4 4.1.1. Emissor ........................................................................................................... 5 4.1.2. Codificao ..................................................................................................... 5 4.1.3. Mensagem....................................................................................................... 5 4.1.4. Seleco de um meio / canal........................................................................... 5 4.1.5. Descodificao e criao de significado......................................................... 6 4.1.6. Feedback (retroinformao)............................................................................ 7 4.1.7. Contexto.......................................................................................................... 8 4.1.8. Rudo e barreiras comunicao .................................................................... 8 4.2. Modelo de Lasswell ............................................................................................... 8 5. MODOS DE COMUNICAO .................................................................................. 8 6. REDES DE COMUNICAO .................................................................................... 9 6.1. Formal.................................................................................................................... 9 6.2. Informal ................................................................................................................. 9 7. FLUXOS DE COMUNICAO NAS ORGANIZAES ...................................... 11 7.1. Descendente ......................................................................................................... 11 7.2. Ascendente........................................................................................................... 11 7.3. Horizontal ............................................................................................................ 11 7.4. Diagonal............................................................................................................... 11 8. ESTILOS DE COMUNICAO............................................................................... 12 8.1. Modelo PAPI ....................................................................................................... 12 8.2. Modelo SARA ..................................................................................................... 13 9. SUGESTES PARA UMA COMUNICAO EFICAZ AO NVEL ORGANIZACIONAL .................................................................................................... 15 10. CONCEITOS-CHAVE............................................................................................. 16 11. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ..................................................................... 16 12. SITES CONSULTADOS ......................................................................................... 17
1. INTRODUO
A comunicao essencial para a eficcia das organizaes, sendo estudada por mltiplas reas da cincia, procurando encontrar uma teoria que permita explicar e prever os seus fenmenos. A comunicao um campo de saberes e tcnicas que abrange manifestaes colectivas e individuais, as instituies e as relaes de poder, os efeitos dos meios tecnolgicos de comunicao massivos. Com o uso habitual de expresses como fluxo de informaes, dinmica social, trocas simblicas que se tornam comuns ao estudo dos fenmenos comunicacionais, pode-se dizer que o objecto primordial da comunicao o movimento.
2. ETIMOLOGIA DO TERMO
O termo comunicao deriva do latim comunicare que significa pr em comum. Este apresenta uma variedade de definies fruto da sua natureza complexa e multidisciplinar. No obstante, pode ser definida como a capacidade de () transferir significados entre os seus membros o que envolve transferncia e compreenso do significado da mensagem. Assim comunicao o processo em que se compartilha um mesmo objecto de conscincia; exprime a relao entre conscincias. [1]
suporte social fora da organizao. A Figura 1 sintetiza os vrios aspectos referidos anteriormente [1].
4.1.1. Emissor
O emissor pode ser uma pessoa, grupo ou organizao que deseja ou pretende comunicar com um determinado receptor. Nas organizaes, os gestores e colaboradores comunicam entre si e com entidades exteriores, actuando quer como emissores quer como receptores [2] e [3].
4.1.2. Codificao
De um modo geral, a comunicao concretiza-se quando o emissor traduz a sua ideia para um cdigo ou linguagem que possa ser compreendida pelo receptor. Incorpora signos, mas tambm regras ou convenes que determinam como e em que contextos estes signos so usados e como podem ser combinados de maneira a formar mensagens mais complexas. A linguagem verbal, o morse, os semforos, a linguagem gestual, as expresses faciais, o Brailletodos constituem exemplos ilustrativos de cdigos [2] e [3].
4.1.3. Mensagem
O resultado da codificao a mensagem, seja ela verbal ou no verbal. Por exemplo, os gestores emitem instrues, do ordens e conselhos, escrevem documentos, intervm numa reunio, repreendem um colaborador, telefonam a um fornecedor [2] e [3].
O significado pode ser construdo sem que haja verdadeira mensagem. Por exemplo, um subordinado pode atribuir um determinado significado a uma no resposta do seu superior, sem que tal significado corresponda inteno do superior. As culturas nacionais desempenham um papel fulcral no modo como as pessoas atribuem significado s mensagens, sejam elas no verbais ou verbais. Dado que cada organizao tem a sua prpria cultura, o significado de um conceito ou frase numa dada organizao no o mesmo que o vigente noutras organizaes Em certas circunstncias, os efeitos de uma mensagem so exactamente opostos aos desejados pelo emissor. Isto tende a suceder especialmente quando a pessoa ou a mensagem no agradam aos receptores. Como reagiriam os passageiros se, ao entrarem num avio de uma companhia muito segura, fossem recebidos com uma mensagem do gnero estimado passageiroest a voar numa companhia segura, cujos avies nunca caem? As emoes afectam o modo como as pessoas codificam e transmitem as mensagens, mas tambm interferem na descodificao. A desconexo de significados no necessariamente perniciosa. Nomeadamente, pode permitir s pessoas salvarem a face. Pode, ainda, fazer emergir vises do assunto no consideradas pelo receptor, mas que este posteriormente descortina como sendo relevantes e enriquecedoras. As diferenas de significado podem erigir problemas comunicacionais perniciosos. Estas situaes acontecem quando se utiliza redundncia (repetio) das mensagens, simplicidade da linguagem, recolha de feedback nos receptores, ajustamento das mensagens ao contexto do receptor, compreenso das emoes do receptor, combinao de linguagem verbal e no verbal [2] e [3].
4.1.7. Contexto
O contexto formado na mente, pela reaco entre as pessoas e a situao, cada comunicador tem o seu. Mesmo quando dois comunicadores so oriundos do mesmo contexto cultural, os seus contextos mentais so idiossincrticos, pois resultam da relao peculiar que cada um estabelece com essa cultura [2] e [3].
Adaptado do livro "A era de EMEREC " de Jean Cloutier, Ministrio da Educao e Investigao Cientfica - Instituto de Tecnologia Educativa, 1975.
5. MODOS DE COMUNICAO
Os modos de comunicao so vrios, dos quais destacamos a expresso do olhar, mmica facial, postura corporal, gesticulao, contacto corporal, sons guturais, palavras faladas (discurso), palavras escritas (texto, literatura), grafismo em relevo, ilustraes (artes plsticas), produo de rudos, de sons musicais, reflexes da luz e emisso de luz [1].
6. REDES DE COMUNICAO
As redes de comunicao referem-se ao canal de comunicao atravs do qual a informao circula, mas tambm poder ser classificada segundo as redes que utiliza, definindo-se assim a formal e informal.
6.1. Formal
Formal so as redes que seguem a cadeia de autoridade da organizao definida pela estrutura, considerando-se cinco tipos de redes de comunicao em grupo: comunicao em roda, em Y, em cadeia, em circulo e em interligao total. Estes vrios tipos de redes apresentam caractersticas que as distinguem em termos de velocidade, rigor, satisfao, emergncia de liderana e centralizao (Quadro 2). Na comunicao em roda os membros comunicam atravs de um nico membro, ocupando este a posio central. Na rede em Y a comunicao faz-se nos dois sentidos aos diversos nveis da hierarquia. Na rede de comunicao em cadeia, cada indivduo comunica apenas com o que o antecede e o precede. Na comunicao em crculo, o ltimo indivduo comunica com o primeiro. Por ltimo, na rede de comunicao em interligao total, todos os membros comunicam com todos [1]. Quadro 2: Caractersticas das redes de comunicao
6.2. Informal
A comunicao informal aquela que no segue a cadeia da autoridade, movendo-se em qualquer sentido podendo facilitar a realizao das tarefas. Este tipo de rede de comunicao facilita a divulgao de boatos que, por no ser controlada pela administrao e tendo maior acreditao do que aquela que surge por via formal, pode criar problemas na distoro da informao.
Os trajectos seguidos pela comunicao informal so especficos de cada organizao, podendo tomar quatro formas: linear, tagarelice, probabilidade e aglomerado (Figura 4). No trajecto linear, uma pessoa transfere a informao a outra pessoa, que por sua vez procede do mesmo modo, ou seja, a informao passa de pessoa a pessoa. No trajecto tagarelice, o portador da informao divulga-a a todas as pessoas com quem contacta. O trajecto probabilstico caracteriza-se pela aleatoriedade das transmutas, ou seja, a informao passada ao acaso. No trajecto aglomerado, o primeiro elemento da cadeia difunde a mensagem junto de pessoas especficas e no a todas aquelas que contacta, ou seja, a informao passada selectivamente.
Figura 4: Trajectos seguidos pela comunicao informal As mensagens que circulam nestes trajectos apresentam algumas caractersticas que importa referir: A comunicao informal circula mais rapidamente do que a formal; Trs aspectos reforam esta rapidez: as redes informais funcionam 24 horas por dia, actuam dentro e fora do local de trabalho e so multidireccionais; comum presumir-se que a informao divulgada no fidedigna; Contrariamente ao que presumido, a informao que circula na rede informal pode manter-se confidencial [1] e [2].
7.1. Descendente
Na comunicao descendente, a informao flui dos nveis hierrquicos superiores para inferiores, ou seja, dos superiores para os subordinados. As formas usuais deste tipo de comunicao so as instrues de trabalho, directrizes, repreenses e elogios, palestras de divulgao, procedimentos, avisos, informaes, manuais, publicaes da empresa. A eficcia deste tipo de comunicao afectada pelas competncias de comunicao dos gestores e subordinados, pelas filtragens verificveis nas vrias passagens da informao ao longo da cadeia hierrquica. Quando no eficaz suscita equvocos, ansiedades, insatisfao e rumores entre os colaboradores, podendo tambm provocar, entre eles, duvidas sobre o melhor modo de exercerem as suas funes [2] e [5].
7.2. Ascendente
Na comunicao ascendente, a informao flui dos subordinados para os superiores hierrquicos. Este tipo de comunicao menos frequente que a descendente. Consubstancia-se em pedidos de esclarecimento, relatrios, caixas de sugestes, queixas, propostas, solicitaes ou at mesmo peties. A comunicao ascendente pode ser sujeita a maiores distores, pois os subordinados podem inibir-se de expor informao negativa que os prejudique. E tambm concede aos subordinados a oportunidade de se exprimirem. Por outro lado, permite aos gestores verificarem se a comunicao descendente atingiu os alvos e est a ser correctamente utilizada [2] e [5].
7.3. Horizontal
Na comunicao horizontal ou lateral, a informao flui entre membros do mesmo nvel hierrquico. Este tipo de comunicao apresenta trs funes principais: a coordenao do trabalho; a partilha de informaes; e a resoluo de problemas interdepartamentais [2] e [5.
7.4. Diagonal
Na comunicao diagonal, a informao flui entre um gestor funcional e os empregados de outros grupos de trabalhos. Por exemplo, um director financeiro que necessita de dados acerca dos clientes pode solicitar telefonicamente as informaes directamente a um especialista de departamento comercial, em vez de faz-lo atravs do director desse
departamento. O seu objectivo principal facilitar o fluxo de comunicao entre vrios especialistas funcionais em diferentes nveis de gesto Este tipo de comunicao a menos frequente do ponto de vista formal. O meio de comunicao que tem permitido o desenvolvimento deste fluxo o correio electrnico. Os quatro tipos de fluxos de comunicao apresentao na Figura 5 [2] e [5].
8. ESTILOS DE COMUNICAO
O modo como os membros organizacionais comunicam depende das respectivas tendncias ou estilos de comunicacionais. Existem diversos estilos de comunicao, passando a descrever nos itens seguintes dois deles.
Alguns indivduos combinam os diferentes estilos de modo equilibrado enquanto que outros apresentam um estilo predominante. Destas diferentes combinaes resultam consequncias no plano da comunicao com os outros: As pessoas com baixa orientao num determinado estilo tm dificuldade em interagir com aquelas que apresentam uma elevada orientao nesse estilo; Os indivduos com uma orientao distribuda pelos vrios estilos tm alguma dificuldade em interagir com diferentes pessoas, estilos e situaes; Quando um determinado estilo forte, as pessoas tendem a ver as coisas por uma nica perspectiva e a querer impor as suas necessidades e valores aos outros [2].
A pessoa indirecta ouve mais do que fala, reservado nas opinies e na partilha de sentimentos, socialmente pouco competitivo, evita o conflito e no gosta de confortar as suas ideias com as dos outros. O indivduo auto-contido orienta-se para os factos, auto-limita-se na expresso de sentimentos e emoes, gosta de manter a distncia, prefere trabalhar sozinho e tenta controlar todo o que est sua volta. A pessoa aberta/social emocionalmente aberta, partilha sentimentos pessoais, expressa opinio com facilidade, tem um discurso informal e valoriza os sentimentos dos outros. Os quatros estilos de comunicao deste modelo (Quadro 4) surgem com o cruzamento das duas dimenses bsicas, sendo eles: Social, Afiliativo, Reflexivo e Administrador. O estilo social propcio aos relacionamentos, aco e extroverso. O afiliativo tende para as relaes, mas vagaroso e pouco decidido. O reflectivo caracteriza-se pela cautela nas aces e decises, trabalho isolado e pouca inclinao para envolvimentos pessoais. O administrador tende para o controlo, a aco, os resultados, desprezando os relacionamentos e os sentimentos dos outros. Quadro 4: Estilos de comunicao o modelo SARA
O modo como as pessoas comunicam depende dos estilos preferenciais que as caracterizam e provvel que cada estilo no seja compatvel com os restantes. No h
necessidade de imitar o estilo comunicacional do interlocutor, mas parece haver vantagens em comunicar de acordo com as preferncias dessa pessoa (Quadro 5) [2]. Quadro 5: Modos de comunicar com as pessoas detentoras de diferentes estilos comunicacionais
Dar nfase na comunicao frente a frente A comunicao frente a frente permite a passagem de maior quantidade de informao, pelo facto de permitir a comunicao no verbal. Empenhamento na partilha de responsabilidades relativamente comunicao com os operacionais A administrao deve fornecer aos operacionais a informao a um nvel adequado, de modo a evitar os boatos. Alguns gestores visitam regularmente a organizao de baixo para cima, facilitando uma maior coeso e empenhamento dos trabalhadores. Lidar com as ms notcias de forma honesta e consistente Esta funo nem sempre possvel e poder ter repercusses na percepo mais positiva dos operacionais acerca da honestidade da administrao, propiciando um clima mais positivo. Ajustar a mensagem populao alvo necessrio um ajuste da mensagem populao alvo, pois o processo de comunicao tem em conta a descodificao da mensagem devendo adaptar-se capacidade do outro interpretar a mensagem luz dum cdigo comum. Encarar a comunicao como um processo contnuo Encarar a comunicao como um processo contnuo uma mais valia por parte de algumas organizaes, evitando maior disperso, incerteza e procura de respostas para as mudanas que vo correndo. Comunicao politicamente correcta A necessidade de utilizar alguma habilidade na comunicao para no ferirmos a susceptibilidade do outro poder ter um efeito contraditrio, tornando a comunicao paradoxal, uma vez que ao eliminar algumas palavras, pode-se perder clareza neste processo de filtragem [1].
10. CONCEITOS-CHAVE
Caractersticas e elementos do processo comunicacional. Barreiras comunicao. Importncia da comunicao formal e informal. Principais estilos de comunicao.
[2] Cunha, M.P.,.Rego, A., Cunha, R. C., Cabral-Cardoso, C. Manual de Comportamento Organizacional, Editora R H, Lda. 2004, pp. 354-399, ISBN: 972-98823-8-X. [3] Donnelly, J. H., Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., Administrao: Princpios de Gesto Empresarial, Editora McGRAW-HILL de Portugal, Lda., 2000, pp. 373400, ISBN: 972-773-037-X. [4] Monteiro, A. C., Marques, C. H., Loureno, J. M., Caetano, J. A. C., Fundamentos da Comunicao, Edies Slabo, 2006, ISBN: 972-618-415-0. [5] Madureira, M. A. S., Introduo Gesto, A Comunicao, Publicaes Dom Quixote, Lda, 1990, pp. 313-321, ISBN: 972-20-0823-4 [6] Rego, A., Cunha, M.P., Comunicar, Publicaes Dom Quixote, 2005