Estrutura do BPM

O ponto certeiro que o BPM ataca justamente a automao de processos por toda
a empresa, mas com total aderncia s modificaes de negcio que um mercado
de forte concorrncia exige. No existe uma combinao nica e exata dos
processos, metodologias e indicadores, e em muitos casos esses existem
isoladamente.

Uma ferramenta de BPM deve suportar as atividades bsicas da gesto, que podem
ser resumidas em:

Definir uma estratgia para conduzir a performance;
Traduzir a estratgia em objetivos, indicadores e metas;
Monitorar o progresso em relao s metas;
Analisar os motivos em caso de metas no atingidas e
Selecionar e implementar aes corretivas.

Sistemas de BPM servem para ajudar a empresa a controlar melhor seus prprios
processos, a reform-los quando necessrio e a realizar tarefas importantes com
maior eficincia. Esses sistemas do ao usurio maior controle sobre a automao
de processos, o que alivia o trabalho da informtica. BPM impe empresa um
desafio muito grande, pois obriga o usurio a duas aes que, quase sempre, ele
no gosta de fazer: repensar as tarefas do dia-a-dia e, ao menos na fase de
implementao, trabalhar lado a lado com o pessoal da informtica.


Objetivos da aplicao

O objetivo dessa ferramenta no refazer sistemas legados, mas sim automatizar
fluxos de forma rpida e simples, sem precisar mexer no legado. Devido ao carter
operacional, as solues fazem uma ponte direta com o usurio, comportando-se
como uma ferramenta de trabalho direta e no um backoffice para a rea de TI.

Outra questo diretamente ligada ao BPM a necessidade de reduzir o longo ciclo
de integrao. As empresas j tm seus sistemas complexos. Esse tipo de
ferramenta apenas extrai desses sistemas as atividades que entram no processo,
como uma camada complementar e de superviso dos aplicativos que j esto
instalados.

Aps a identificao, as atividades so armazenadas por um repositrio de
processos. Quando a empresa pretende mudar ou construir um novo processo, o
BPM vai sua base e usa um modelo existente. Isso elimina a necessidade de
aplicativos customizados, reduzindo tempo de trabalho e custos.
Foco em Pessoas

As ferramentas de BPM utilizam a linguagem dos executivos de negcios e as peas
fundamentais de sua engrenagem so as pessoas, por isso, a misso dos
fornecedores das ferramentas de BPM auxiliar as empresas e suas equipes na
adequao ao novo perfil de gesto. Uma das possibilidades adotar um processo
orientado de aproximao que no faz diferena entre o trabalho feito por um
funcionrio e as atividades realizadas pelo computador.

Essa ampla forma de lidar com processos obriga as companhias a trocarem a viso
vertical e departamental de gesto por uma abordagem horizontal, automatizando,
integrando e otimizando processos do negcio com clientes, parceiros e
funcionrios.

Existe a necessidade de formar uma equipe de executivos aliada a profissionais de
tecnologia, um tipo de process management center (PMC), no qual todos se voltam
para o desenho e redesenho de processos, a fim de estabelecer maneiras de cuidar
dos riscos, indicadores e mtricas de desempenho.

As solues de BPM permitem o acesso simplificado a consultas, anlises e
relatrios corporativos porque integra bases de dados diferentes de ERP, CRM e
call centers mas unifica as informaes numa interface de fcil utilizao.

BPM e Workflow

O BPM origina-se dos sistemas de workflow que existem desde o fim da dcada de
80. Trata-se de um conjunto de softwares, onde esto includos os processos
utilizados para gerenciar a performance da empresa (como elaborao de
estratgias, oramentos e projees), as metodologias que direcionam alguns
processos (como o Balanced Scorecard, ou gesto baseada em valor) e os
indicadores usados para medir a performance de acordo com os objetivos
estratgicos e operacionais. Embora nasa do workflow, a proposta de BPM no
pretende substituir outras solues de TI.

A base de trabalho do antigo workflow era a automao do fluxo de trabalho. O
BPM deve permitir que os usurios recebam suas tarefas em caixas de entrada
semelhantes as do correio eletrnico, e possam receb-las com as instrues
correspondentes e os links para os documentos que necessitam consultar para a
execuo dessas tarefas. Elimina, assim, a necessidade de o usurio levantar da
mesa e buscar documentos que esto arquivados em lugares desconhecidos.

O BPM possibilita representar graficamente todos os tipos de fluxos, desvios e
trmites, incluindo laos paralelos e separao de documentos para que possam
fluir por canais independentes etc. O conhecimento sobre essa variedade de tipos
de fluxos amadureceu aps a sistematizao e a padronizao promovidas pela
Workflow Management Coalition (WfMC).

Cada ferramenta de workflow, entretanto, usava a sua prpria notao grfica. Isso
est mudando, e os padres de notao desenvolvidos pela Business Process
Management Initiative tendem a ser adotados por todas as ferramentas de BPM,
facilitando muito a vida dos usurios.

Processos envolvem tarefas humanas e operaes automatizadas. Os antigos
workflows no incluam as operaes executadas por sistemas aplicativos fora
deles. De l para c, houve uma evoluo significativa nas tecnologias de
integrao de sistemas (middleware, servidores de aplicaes, e tudo o que se
compreende hoje no conceito de EAI - Enterprise Application Integration ). Alis, de
certa forma, o BPM adiciona aos antigos workflows a tecnologia de EAI.

Com isso, o BPM faz, alm do que faziam os workflows, transferncia de dados para
sistemas que possam executar tarefas de forma automtica e captura de volta os
resultados, para que a transao continue por meio dos usurios. Isso
especialmente importante para processos interorganizacionais comuns em governo,
pois muitos servios prestados pelos rgos pblicos envolvem diversas instncias
verticais e horizontais.


BI x BPM

Embora no seja uma ferramenta puramente estratgica, como os produtos de BI
(Business Intelligence), destinados a auxiliar executivos na tomada de deciso, o
BPM pode explicar porque, muitas vezes essas ferramentas no surtem o efeito
desejado. BI e BPM so produtos distintos. O BPM destina-se ao ajuste da operao
e das decises tticas da empresa. Com ele, faz-se o alinhamento das estratgias,
baseado na comparao com indicadores previamente ligados aos objetivos
corporativos.

J as ferramentas tradicionais de BI destinam-se principalmente ao
acompanhamento do passado, oferecem informaes que sero centralizadas nos
sistemas de BPM, como a gesto de performance. As solues de BPM englobam
um BI mais avanado e integrado, com metodologias e ferramentas como o BSC
(Balanced Scorecard). Ou seja, o BPM est um passo adiante em resultados e
complexidade para as empresas que querem ter uma rea de TI mais forte dentro
da organizao.

Essas solues agregam s funcionalidades do BI regras de negcios e ciclos de
gerenciamento para todas as reas da empresa.

Mais do que uma soluo de apoio tomada de decises, o BPM um conjunto de
aplicaes e processos desenhados para otimizar a execuo de estratgias de
negcio estabelecidas pela empresa.

Trabalha com uma viso mais abrangente da corporao, enquanto o BI
departamental. Por incorporar informaes em tempo real e emitir alertas com os indicadores
que se esto desviando dos limites esperados, o BPM pr-ativo e tem
foco na oportunidade. J o BI reativo e com base em informaes histricas.

O BPM trata da execuo fsica e do controle das atividades previamente definidas
em um processo, que certamente geram dados e informaes a serem analisados e
consolidados com indicadores, e as ferramentas de BI utilizam-se desses dados
agregando-os a outros, voltados ao negcio da empresa.

As aplicaes de BPM tm como importante caracterstica de diferenciao a
capacidade de olhar para frente, ou seja, de possibilitar previses e
planejamentos, proporcionando um elemento de pr-atividade para as
organizaes.

O BI analisa e compreende o desempenho passado e atual, enquanto as solues
de BPM complementam esse quadro ao dar empresa a capacidade para gerenciar
seu desempenho atual e futuro.

Portanto, BPM e BI so conceitos distintos que podem se ajudar. Enquanto o foco
do BI a disponibilidade da informao para a tomada de deciso, o BPM mira na
gesto dos processos organizacionais e no seu controle efetivo, permitindo
mensurar a eficincia da empresa.

Durante a execuo do BPM, a informao necessria ao BI pode ser gerada. Mas
enquanto o BI direciona, o BPM, de fato, quem conduz a corporao.





Guia do BPM

As empresas tm seus processos mapeados, esto com a documentao nas mos,
mas a maioria no sabe como eles funcionam na prtica. O que o BPM faz tirar
essas idias da cabea dos usurios as coloca em prtica.

Encontrar um vocabulrio comum entre os departamentos de TI e os de
negcios. As ferramentas de BPM usam a mesma linguagem das
pessoas de negcios. Departamentos de TI precisam trabalhar
com terminologias do gnero para adotar as ferramentas
corretas.
Aps o mapeamento de todos os processos da empresa, identificar os
problemas entre os meios e os departamentos. Pessoas de
negcios precisam entender e aceitar a integrao de outras
equipes em seus processos. Cada um tem o seu papel. O da TI
integrar, definir escalabilidade, compatibilidade etc. Antes de
mais nada, preciso concordar em compartilhar os processos.
Comear a trabalhar com ferramentas de modelagem. Os executivos
precisam descobrir os diferentes processos que esto envolvidos
em suas empresas.
Com o BPM, os processos operacionais ficam completamente integrados aos
sistemas analticos e vice-versa, de forma que cada um possa
trocar informaes com o outro em tempo real. Entre os
benefcios obtidos com o BPM, um muito importante o fato de
que todos os tomadores de deciso tm uma clara viso dos
indicadores crticos para o desempenho dos negcios e que os
dados so reunidos e apresentados de forma consistente para
toda a empresa.