SISTEMAS RH.

Existem diversos tipos de sistemas de RH com diferentes

funcionalidades e benefícios. Em sua definição básica, um
sistema de RH é uma ferramenta que permite que as
informações de Recursos Humanos sejam armazenadas,
processadas e reportadas.

Introdução ao Sistemas RH

De sistemas não automatizados, como planilhas e bancos de dados,

a sistemas com elevado grau de automatização como as soluções de
software de RH dedicadas, há muitas opções diferentes para você
escolher e que atendem a todos os seus requisitos e orçamentos.
Alguns dos benefícios desses sistemas são:

• Armazenamento e gerenciamento dos registros dos

colaboradores
• Geração de uma variedade de tabelas e gráficos
• Permissão aos colaboradores de solicitação das suas próprias
férias
• Elaboração de análises das necessidades de treinamento,
desenvolvimento e gerenciamento de cursos
• Criação de procedimentos automatizados nos processos de
recrutamento

Um dos problemas em usar sistemas não automatizados é a

impossibilidade de várias pessoas acessarem os dados e gerarem
relatórios simultaneamente. Também há problemas em relação à
proteção das informações confidenciais já que os dados devem ser
acessíveis somente a determinados colaboradores. É por isso que
muitas pessoas estão mudando para sistemas automatizados de RH,
já que existem várias áreas de login (para uso tanto pela equipe de
RH quanto por colaboradores individuais) com permissões
associadas.
Por exemplo, dentro do Simply Personnel, um dos principais
sistemas de RH, os módulos principais de Pessoal, Treinamento e
Gerência de Recrutamento são projetados para serem acessados
somente pelos profissionais de RH; enquanto o Employee Self
Service e seus módulos adicionais permitem que qualquer membro
da equipe faça login e solicite férias, preencham planilhas de horas,
veja suas escalas de serviço, dentre outras coisas.

Outra vantagem para sistemas automatizados, em particular

softwares de RH baseados em servidores, é que os dados também
são mantidos no próprio servidor da organização e, portanto, podem
ser protegidos em linha com as políticas existentes do departamento
de TI.

O que é um Sistema de Informação de Recursos Humanos ou

Sistema de Gestão de Recursos Humanos?

Embora os termos HRIS e HRMS sejam frequentemente usados

indistintamente para se referir ao software de RH, eles às vezes têm
significados diferentes.
Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS) significa um
banco de dados de colaboradores usado para manutenção de
registros e os Sistemas de Gestão de Recursos Humanos (HRMS)
referem-se àqueles que podem realizar tarefas como treinamento,
recrutamento e alocação de turnos.
Um sistema HRMS em geral apresentam diversos módulos onde
diversos aspectos diferentes do RH sejam conduzidos. Por exemplo:

• Gestão de pessoas
• Geração de relatórios
• Autoatendimento do colaborador
• Treinamento
• Recrutamento
• Controle do tempo e presença
• Controle de horas e despesas
Uma vantagem de ter esse design é que os profissionais de RH
podem escolher os módulos de que precisam, reduzindo seu custo e
ao memo tempo dando a opção de crescimento e expansão do
software junto com os requisitos dos negócios.

Características e benefícios dos sistemas RH

Embora muitas empresas tenham aderido aos sistemas de RH

atuais, alguns locais de trabalho ainda gerenciam funções-chave de
RH usando sistemas confusos e desconectados com contrapartes
manuais e eletrônicas. Se você estiver usando post-its, planilhas e
documentos em papel para organizar as informações dos
colaboradores e comunicar os cronogramas, um sistema de RH pode
ser de grande benefício para a sua organização.

Características dos sistemas de RH

Os sistemas de RH de hoje estão tornando possível selecionar e

escolher os recursos de que você precisa. Para selecionar os
melhores recursos, no entanto, é imperativo entender o que está
disponível. A seguir estão os recursos que estão disponíveis na
maioria dos sistemas de RH, mas as empresas podem ser capazes
de selecionar e utilizar quantos recursos forem necessários:

Banco de dados de informações de RH

No centro de um sistema de RH está o banco de dados de

informações dos colaboradores. Os sistemas de RH podem eliminar
ou reduzir a necessidade de arquivos impressos dos colaboradores,
mantendo todas as informações organizadas e de fácil acesso em
um arquivo virtual.

Sistemas de folha de pagamento

Ter um sistema de RH permite que uma organização mantenha os

dados dos colaboradores integrados aos dados da folha de
pagamento, o que pode ser muito útil quando se trata de fazer
alterações no pagamento, agendamento e controle das horas do
colaborador.

Autoatendimento para os colaboradores

Muitas empresas consideram o autoatendimento para os

colaboradores um recurso inestimável dos sistemas de RH. O
autoatendimento para os colaboradores pode permitir que eles vejam
e façam alterações em suas informações, enviem solicitações de
folga, se comuniquem com colegas e profissionais de RH e vejam
suas informações de programação. Os portais de autoatendimento
costumam ser acessíveis por meio de qualquer dispositivo móvel,
aumentando a conveniência e a oportunidade para colaboradores e
gerentes.

Avaliações de desempenho nos sistemas RH

As avaliações de desempenho em papel podem ser um incômodo e

são um tanto limitadas em escopo e eficácia. Quando o
gerenciamento de desempenho é feito por meio de um sistema de
RH, as informações de desempenho são coletadas continuamente.
Os gerentes podem acessar essas informações diretamente do
sistema, sem ter que vasculhar a papelada e até mesmo preencher
formulários de avaliação diretamente no sistema.

Administração de benefícios

A gestão de benefícios pode ser muitas vezes confusa. Você pode

evitar confusão e perda de tempo investindo em um sistema de RH
que oferece a administração de benefícios. Esse recurso orienta os
colaboradores durante o processo de inscrição, simplificando as
etapas e explicando aspectos das políticas que podem não estar
claros. Os recursos de administração de benefícios geralmente
tornam muito simples para os colaboradores fazerem alterações
quando ocorrem mudanças em suas vidas.
Recrutamento e integração num sistema RH

O recrutamento e a integração são partes integrantes do

gerenciamento de recursos humanos, mas podem consumir muito
tempo. Os sistemas de RH permitem que você publique anúncios de
empregos nas redes sociais e nos sites da empresa, simplifique o
processo de inscrição, filtre os candidatos por qualificações e até
mesmo transfira informações para os arquivos dos futuros
colaboradores quando as decisões de contratação são tomadas.

Benefícios dos sistemas de RH

Realizar uma revisão completa dos sistemas de RH existentes pode

ser uma boa jogada se seus processos ainda forem feitos
manualmente por meio de uma combinação de sistemas manuais e
eletrônicos. Quando você muda para um sistema que conecta todas
as funções principais de RH e as torna acessíveis em um só lugar,
você também economiza horas de trabalho. Pode valer a pena gastar
algum tempo e dinheiro para mudar para um sistema simplificado
estando em um caso como este.
Se você possui sistemas que estão funcionando bem, você ainda
pode se beneficiar dos recursos individuais listados abaixo:

Banco de dados eletrônico de colaboradores

O armazenamento eletrônico de informações melhora a eficiência no

registro e na sua localização. Isso pode ser um benefício substancial
para empresas que perdem ou colocam informações incorretamente
em grandes arquivos. Os dados eletrônicos também podem ser
analisados para fins estratégicos e mais protegidos contra violações.

Sistema automatizado de folha de pagamento

Um sistema de folha de pagamento eletrônico pode evitar que a

empresa tenha o trabalho de terceirizar essa tarefa e dar a ela mais
controle sobre as informações. No mínimo, faz sentido vincular os
recursos internos da folha de pagamento diretamente às informações
do colaborador e ao software de rastreamento de tempo / presença.
Isso reduz bastante o risco de erros de cálculo e torna o dia dos
pagamentos mais fácil.

Portais de autoatendimento

Os portais de autoatendimento agilizam os processos de

comunicação e aprovação, economizando tempo dos profissionais
de RH e reduzindo a probabilidade de erros ou lacunas de
comunicação. Quando você permite que os colaboradores acessem
e tenham algum grau de controle sobre suas próprias informações,
isso pode aumentar a sensação de empoderamento e engajamento.
Se os recursos de agendamento forem incluídos como parte do
autoatendimento, isso pode ser fundamental para corrigir e evitar
muitos tipos diferentes de problemas e conflitos de agenda.

Gerenciamento de desempenho nos sistemas RH

Os recursos de gerenciamento de desempenho capturam

informações de desempenho continuamente e resumem essas
informações. Esses recursos permitem que os gerentes obtenham
uma imagem mais completa dos pontos fortes e lacunas de
habilidades de cada funcionário. A gerência pode então usar essas
informações estrategicamente para preparar o treinamento e
fornecer feedback regular de acordo. Eles também podem usá-lo
para revisões anuais e aumentos salariais.

Gerenciamento de benefícios
Permitir que os funcionários gerenciem seus próprios benefícios
usando um sistema de RH pode economizar horas de trabalho
valiosas e aumentar a compreensão dos colaboradores sobre seus
próprios benefícios e opções. Automatizar inscrição e gerenciamento
de benefícios também pode reduzir a probabilidade de violações de
não conformidade, o que pode economizar dinheiro em penalidades
e preservar a reputação da empresa.

Sistemas de recrutamento
Os sistemas de RH podem gerar grande economia de tempo para as
empresas e garantir que os melhores candidatos sejam contratados.
Ao acessar um grupo maior de candidatos e permitir que os melhores
talentos se inscrevam com facilidade, os sistemas de RH podem
elevar imediatamente os padrões de contratação. Conectar sistemas
de recrutamento ao banco de dados de colaboradores pode até
mesmo simplificar a conversão de informações de aplicativos em um
arquivo de colaboradores, uma vez que as decisões de contratação
tenham sido tomadas.

Como os sistemas de RH podem beneficiar sua empresa?

Para empresas que operaram com sucesso sem software de RH,

obter e implementar o software pode parecer um fardo
desnecessário. Na realidade, todas as empresas podem se
beneficiar com o software de RH. A seguir estão algumas maneiras
pelas quais os sistemas de software de RH podem ajudar sua
empresa – mesmo que tudo pareça estar funcionando bem sem eles.

Libera tempo para os aspectos humanos de RH

Com o rastreamento manual e a documentação, a maioria das horas

de trabalho de RH é gasta inserindo e atualizando as informações
pessoais dos colaboradores, trabalhando com tempo e presença,
emitindo análises, pesquisando e relatando de acordo com os
requisitos de conformidade e realizando outras tarefas repetitivas. O
software de RH automatiza muitas tarefas rotineiras de RH. Isso
libera horas pra área de Recursos Humanos, permitindo que os
profissionais se concentrem nos elementos humanos do RH. Sem
tantos fardos, mais tempo pode ser gasto resolvendo problemas
importantes dos colaboradores, criando programas de incentivos e
alcançando os profissionais de maneiras que melhorem a cultura da
empresa.

Cria práticas de contratação mais rigorosas

Contratar os funcionários certos pode fazer toda a diferença para
uma empresa. Ótimos funcionários fazem aumentar seus resultados
financeiros, e práticas rígidas de contratação podem eliminar os
candidatos menos que estelares. A funcionalidade ATS pode ser
usada para verificações de histórico, análise de currículo e triagem,
todos os quais elevam os padrões de contratação. Todas as
informações do candidato podem ser arquivadas e encontradas em
um só lugar, para que as notas sobre referências, entrevistas e
qualificações possam ser visualizadas e comparadas com facilidade.

Melhora a segurança de informações confidenciais

Violações de informações podem custar caro para uma empresa de

várias maneiras. Os clientes e funcionários podem parar de acreditar
na capacidade da empresa de proteger suas informações. Se isso
acontece, eles geralmente começam a evitar de trabalhar com ou
para a empresa. As empresas também terão que resolver quaisquer
problemas que as violações causem e serem obrigadas a
implementar novos sistemas de proteção contra violações futuras. Os
sistemas de RH geralmente vêm com criptografia para proteger
contra invasões externas e restrições de acesso à funções que
protegem contra ameaças internas ao sistema de RH. Isso pode
evitar violações e manter as informações ainda mais seguras do que
os sistemas de organização manuais.

Fornece insights importantes

Análises e relatórios fornecem maneiras inteligentes de como usar os

dados da empresa para tomar decisões importantes e futuras. Ao
revisar as estatísticas de trabalho, informações de turn over e dados
de contratação de meses e anos anteriores, sua empresa pode
melhorar as operações de RH. Isso tornará sua empresa um local
mais atraente para se trabalhar, economizará dinheiro e aumentará
a eficiência.

Minimiza os riscos de compliance

Cumprir as leis pode preservar a credibilidade de uma empresa e

evitar a cobrança de penalidades caras. O software de RH compila
informações pertinentes aos regulamentos automaticamente e
fornece insights sobre como arquivar os relatórios exigidos. A maioria
dos softwares de RH é atualizada regularmente, para que os
profissionais de RH possam se manter atualizados e gerenciar
facilmente os requisitos de compliance.

Como escolher um sistema de RH

Um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) é a

espinha dorsal da sua tecnologia de RH porque centraliza todos os
dados de RH. É por isso que você precisa selecioná-lo
cuidadosamente com base no que sua organização precisa. Aqui
está uma lista de verificação de requisitos de HRIS para ajudá-lo a
encontrar o fornecedor certo.

Porque ter um HRIS (Sistema de Informação de Recursos

Humanos)

Como falamos acima, um HRIS (Human Resources Information

System) é um sistema de software que simplifica a gestão de
processos e dados do RH. Ele integra e consolida várias funções,
como registros de colaboradores, folgas, folha de pagamento e
benefícios em um só lugar.
Vamos revisar e analisar mais uma vez porque investir em um HRIS
eficaz proporciona à sua empresa muitos benefícios:

• Simplifica e melhora o acesso à informação em um único

sistema.
• Produz relatórios úteis
• Economiza tempo em tarefas administrativas, eliminando a
duplicidade de dados
• Garante a segurança dos dados
• Apoia os esforços de conformidade
• E aprimora as experiências dos colaboradores e candidatos

Tanto em organizações pequenas quanto em grandes, o RH é

responsável por muitas responsabilidades críticas que envolvem
documentar, armazenar e recuperar dados. Lidar com isso
digitalmente usando um HRIS capaz gera um departamento de
Recursos Humanos mais eficiente.
As seguintes circunstâncias podem ser indicadores de que é hora de
considerar a implementação de um HRIS ou mudança para um novo
sistema:

1. Sua força de trabalho está crescendo rapidamente.

2. Você sabe que há uma maneira melhor de lidar com a
papelada.
3. Você deseja simplificar os processos e rastrear mais dados.
4. Você deseja capturar o panorama geral dos dados de seus
funcionários.
5. Você precisa estar preparado para uma auditoria.

Escolhendo um HRIS
Escolher o HRIS certo é uma tarefa muito importante, depende dos
requisitos e do orçamento específico da sua organização. Também é
importante comparar várias opções antes de tomar uma decisão.

Tente seguir estas etapas durante o processo de seleção do

HRIS:

• Conheça as necessidades da sua organização e seus planos

de longo prazo.
• Reúna uma equipe de colaboradores de RH, profissionais de
TI, gerentes, principais tomadores de decisão e outros para
obter informações e obter perspectiva de como criar uma lista
de verificação de requisitos do sistema de RH.
• Faça uma extensa pesquisa sobre fornecedores de software de
RH respeitáveis que oferecem produtos com os recursos que
você precisa e que esteja dentro do seu orçamento.
• Solicite avaliações gratuitas e demonstrações ao vivo de
fornecedores. Use esta oportunidade para avaliar o serviço ao
cliente.
• Faça uma escolha criteriosa e, em seguida, reavalie-a após a
implementação.

Lista dos principais requisitos e recursos de um HRIS

O que um HRIS deve ter? Depende do que sua organização precisa

para atingir seus objetivos. A lista de verificação a seguir não é
exaustiva e algumas das funções podem se sobrepor, mas inclui
requisitos e componentes comuns a serem considerados. É possível
que você não precise de tudo isso, mas você pode usar a lista de
verificação para criar um modelo de requisitos de HRIS
personalizado.
As seguintes especificações de requisitos do sistema de RH são
divididas em sete considerações técnicas (com recursos de exemplo
para cada módulo) e cinco elementos recomendados:
Considerações técnicas
Gerenciamento das informações dos colaboradores
Seu HRIS abrigará registros dos colaboradores incluindo
informações necessárias para tomadas de decisões pelo RH e como
forma de apoiar os profissionais. Você também pode usá-lo para fins
de rastreamento e relatórios.

• Informação pessoal
• Histórico de trabalho
• Ações disciplinares
• Acompanhamento do número de colaboradores
• Inventário de habilidades

Folha de pagamento e gestão financeira

Garantir que sua força de trabalho receba seus salários corretamente

e que todos os registros financeiros precisamente sejam mantidos
são funções cruciais de um HRIS. Em outras palavras, você precisa
ter recursos (features) de gestão financeira e de folha de pagamento
em sua lista de verificação de requisitos ao analisar um HRIS.

• Folha de pagamento (se a folha de pagamento não estiver

incluída ou caso queira continuar usando sua solução de folha
 de pagamento existente, certifique-se de que ela se integre ao
HRIS)
• Cálculo de horas extras
• Deduções automáticas
• Administração de salários e histórico
• Comissões e bônus
• Informações bancárias e fiscais
• Gestão de incentivos

Gerenciamento de benefícios

Um HRIS deve governar a administração dos benefícios. Isso inclui

o gerenciamento de alterações de informações pessoais, opções de
inscrição e alterações de status ao longo do ciclo de vida dos
benefícios.

• Seguros
• Licença e férias remuneradas
• Despesas de viagem
• Planos de aposentadoria
• Programas de bem-estar dos funcionários

Compliance

Compliance (conformidade) é um requisito dos HRIS que pode ser

duplo. Em primeiro lugar, deve apoiar o compliance com as leis e
regulamentos trabalhistas locais e nacionais. Além disso, seu HRIS
deve atender aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados
(LGPD) para lidar com os dados dos colaboradores.
Um HRIS pode ser projetado para enviar alertas lembrando das datas
de vencimento e quando ações devem ser tomadas para cumprir
quaisquer alterações de regulamentação.
• Folha de pagamento / conformidade fiscal e relatórios
• Isonomia de direitos do colaborador
• Normas ISO
• LGPD
 • Acompanhamento / gerenciamento de conformidade específico
da empresa

Treinamento e desenvolvimento

Um HRIS pode centralizar seus programas de treinamento,

aprendizado e desenvolvimento dos colaboradores. Isso é
especialmente útil para empresas que exigem licenças e
certificações. Você também pode usá-lo para executar relatórios para
inventários de habilidades e planejamento de sucessão (caso queira
conhecer a Matriz Nine Box, utilizada no planejamento sucessório.

• Inscrição
• Certificação / conclusão do treinamento
• Orçamento / custos

Gerenciamento de tempo e presença

Todas as questões relacionadas ao tempo podem ser tratadas por

um HRIS e integradas ao software de administração de folha de
pagamento e benefícios. Ele oferece a funcionalidade de
rastreamento de presença e agendamento / aprovação de folgas
para coordenar com as necessidades de pessoal em toda a
organização e melhorar as operações.

• Gerenciamento do relógio de ponto

• Acompanhamento de presença
• Identificação biométrica
• Gerenciamento de férias remuneradas
• Calendário de feriados
• Licenças pagas e não pagas
• Gerenciamento de horas extras
• Comparação de horas trabalhadas programadas x reais

Recursos de recrutamento e integração

O uso de um HRIS deve atualizar todo o seu processo de
contratação. Ele simplifica várias tarefas, desde a publicação de uma
oportunidade de trabalho em vários sites e plataformas de mídia
social até a estruturação da integração para acelerar a papelada e as
apresentações. Essa automação também pode garantir que os novos
colaboradores não comecem a trabalhar até que todos os
documentos necessários sejam concluídos.

Recrutamento

• Ofertas de trabalho
• Integração de mídias sociais
• Aplicativos on-line
• Sistema de rastreamento de candidatos (ou integração)
• Resposta automática
• Pré-seleção de candidatos
• Cartas de oferta de emprego

Integração

• Preparação pré-emprego
• Preenchimento de registros dos colaboradores sem papel com
assinatura eletrônica
• Instrução sobre informações essenciais
• Apresentação da empresa e do pessoal chave
• Conformidade legal

Neste curso sobre a transformação digital do RH você aprenderá

quais são as mudanças necessárias na mentalidade e nos processos
de trabalho para ter sucessos na era digital.
Elementos recomendados

Depois de conseguir reduzir sua seleção de colaboradores para

somente alguns mais interessantes para sua empresa, considere os
seguintes elementos de funcionalidade em seu processo de seleção
de fornecedores:
Recursos de integração

Os recursos de integração num HRIS significam que há uma conexão

perfeita entre cada processo de RH e até mesmo outros sistemas
dentro de sua organização. Os dados são sempre sincronizados e
mostrados em tempo real, eliminando a demorada entrada dupla de
informações. Por exemplo, se você alterar o salário de um
colaborador no sistema de folha de pagamento, ela será atualizada
automaticamente em todos os outros registros aplicáveis.
Você tem acesso fácil a dados consistentes e relatórios eficientes.
Além disso, é prudente ter um HRIS que contenha recursos de
integração para acomodar novos sistemas no futuro.

Autoatendimento do colaborador

Idealmente, um HRIS fornecerá aos colaboradores uma opção de

autoatendimento para revisar os recursos de toda a empresa e suas
próprias informações. Os supervisores também devem ser capazes
de recuperar dados relevantes para gerenciar seus colaboradores.
Economiza muito tempo da área de Recursos Humanos quando os
colaboradores conseguem usar o portal de autoatendimento para
solicitar folga, se inscrever em benefícios e atualizar seus registros
pessoais, por exemplo.

Como a maioria dos colaboradores está acostumada com o mundo

digital, eles preferem concluir as transações por conta própria e ter
acesso imediato ao material de que precisam e às respostas às suas
dúvidas. Tenha em mente que seus colaboradores apreciarão
interfaces claras e fáceis de usar.

Importação e exportação de dados

Ter os meios para importar e exportar dados de um sistema para

outro oferece maior eficiência. Se você puder preencher seu novo
HRIS extraindo o máximo possível de dados atuais de outras fontes,
será muito menos tedioso do que a entrada manual.
Com mudanças constantes na tecnologia e na força de trabalho, é
provável que uma mudança para outro HRIS não esteja muito longe.
A capacidade de exportação de dados tornará essa transição muito
mais suave.

Segurança de dados

Os empregadores recebem grande parte dos dados altamente

sensíveis e confidenciais dos seus colaboradores. Seu HRIS
armazenará detalhes pessoais, como informações bancárias e
números de identificação pessoal. As violações de dados podem ser
prejudiciais para os envolvidos. Como tal, você deve ter certeza de
que seu HRIS tem a segurança necessária para fornecer proteção
contra ameaças internas e externas.

Deve ser sofisticado o suficiente para não apenas bloquear hackers,

mas também garantir que cada usuário tenha permissão apenas para
visualizar ou alterar as informações às quais tem direito. É por isso
que um sistema que permita diferentes níveis de acesso é essencial.

Preste muita atenção ao que os fornecedores de HRIS oferecem para

proteção e como seus clientes avaliam a qualidade de segurança do
software. Começando com a fase de implementação, a segurança
cibernética deve ser uma prioridade. Em seguida, continue com
medidas e precauções rigorosas de segurança para manter os dados
dos seus colaboradores seguros.

A nuvem, também conhecida como Software as a Service (SaaS), é

uma rede de servidores que armazenam dados, executam aplicativos
e fornecem serviços online. Um HRIS pode ser baseado em nuvem
com uma assinatura ou gerado a partir de um hardware local como
um software de RH.
Como um HRIS baseado em nuvem é totalmente online, certamente
economiza espaço físico e custos indiretos em comparação com um
sistema interno. Existem também outras vantagens, que incluem:
• Aplicativos inteligentes que oferecem uma experiência de
usuário simples e personalizada.
• Escalabilidade para mudanças de circunstâncias e
necessidades de negócios.
• Atualizações fáceis e acessíveis para tecnologias emergentes.
• Segurança de dados de última geração e recursos de
privacidade.
• Atendimento ao cliente e suporte técnico incluídos na taxa de
assinatura.