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Gestão de pessoal

Cadastro de funcionários
nas empresas | Como
automatizar
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O cadastro de funcionários é um registo dos dados e documentos

de interesse de um trabalhador. Como tal, é um elemento
fundamental para a gestão dos recursos humanos das empresas.
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À medida que as equipas crescem, a tarefa de manter um cadastro de funcionários torna-

se cada vez mais complicada. Por vezes, torna-se quase impossível fazer esta gestão de
forma correta. Assim, uma ficha de cadastro de funcionários é um elemento
suficientemente sensível para que a empresa consiga otimizar os seus recursos.

Tabla de contenidos [_ocultar_]

1 O que é o cadastro de funcionários?

2 Qual é a finalidade do cadastro de funcionários?
3 O que contém o cadastro de funcionários
3.1 Dados pessoais e profissionais da ficha de funcionario
3.2 Dados acadêmicos incluidos no cadastro de funcionários
3.3 Informações de contato de emergência
4 Registros de funcionários no Excel: por que não usá-los?

O que é o cadastro de
funcionários?
Tal como o seu nome indica, o cadastro de funcionários compreende todo um conjunto
de documentos e dados relevantes sobre o colaborador.

Esta informação não só é importante durante o período de relacionamento do funcionário

com a empresa, mas também amplia seu propósito de aplicação mesmo quando o
funcionário não faz mais parte da organização.

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Como tal, uma ficha de funcionario serve para manter um registro adequado e
atualizações subsequentes dos dados dos colaboradores.

Além disso, é conveniente armazenar esses dados em um banco de dados de Recursos

Humanos centralizado e facilmente acessível, de forma a acomodar campos de informação
de diferentes formatos.

Qual é a finalidade do cadastro

de funcionários?
O principal objetivo da ficha de funcionario é criar um banco de dados com todas as
referências do pessoal. Este banco de dados é utilizado para facilitar consultas futuras a
fim de preencher documentos. É também útil para envio a instituições oficiais ou, até
mesmo, reagir rapidamente em casos de emergência (tais como acidentes de trabalho).

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Por outro lado, o gerenciamento eficiente destes arquivos envolve necessariamente a

centralização dos dados de contato dos funcionários. Desta forma, o registo dos
funcionários pode ser vinculado a outros documentos (folha de pagamento, contratos,
registros e cancelamentos) e a informações relacionadas a controle de ponto (como por
exemplo, comprovante de ausências, horários e férias).

Por fim, uma ficha de cadastro de funcionário apoia o processo de produção e tomada de
decisões da empresa. Assim, o tempo é muito melhor otimizado, nenhum procedimento
programado permanece pendente e quaisquer dados ou informações podem ser
consultados instantaneamente.

O software de banco de dados de funcionários que se integra com mais

ferramentasCentralize o banco de dados de talentos de forma segura e na nuvem.

O que contém o cadastro de

funcionários
Dados pessoais e profissionais da ficha de
funcionario
Por um lado, a ficha do funcionário deve conter os seus dados pessoais e as informações
relacionadas à posição que ele ocupa na organização, nomeadamente:
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 Nome do empregado, filiação, data de nascimento, naturalidade e nacionalidade;
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Data de admissão;
Jornada de trabalho;
Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público – PASEP ou no Número de
identificação do cadastro no Programa de Integração Social – PIS;
Cargo e função;
Férias;
Acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver;
Remuneração.
CPF;
RG;
Estado civil;
Espaço para fotografia;
Encargos sociais;
Plano de carreira.

A partir de nosso software de cadastro de colaboradores você pode configurar quais

campos você precisa para aparecer no cadastro do pessoal, você também pode criar
alertas e lembretes com nossos fluxos de trabalho para que a pessoa encarregada de
gerenciá-lo seja notificada de qualquer alteração ou data chave (renovação ou término do
contrato, revisão salarial…).

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Sistema Workflow aplicado aos RH |

Automatização de fluxos de trabalho

Dados acadêmicos incluidos no cadastro de

funcionários
Por outro lado, a ficha do colaborador inclui todo o trabalho e informações acadêmicas
do funcionário.

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Estes dados podem ser atualizados à medida que o funcionário acrescenta habilidades a
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seu perfil, na forma de certificações, cursos ou workshops para garantir a capacitação
profissional.

Por exemplo:

Treinamento formal: registro acadêmico com a lista de qualificações obtidas.

Treinamento complementar: cursos realizados por conta própria ou por iniciativa da

empresa.

Software para o desenvolvimento e treinamento de seus funcionáriosCrie planos de

treinamento e desenvolvimento para seus funcionários.

Informações de contato de emergência

É também recomendável que na ficha do funcionário a empresa tenha um contato de
emergência, para o caso de ele sofrer algum tipo de acidente de trabalho, ou se por
alguma razão a sua integridade estiver comprometida.

Registros de funcionários no
Excel: por que não usá-los?
Atualmente, manter um cadastro de funcionários no excel é a escolha mais imediata para
o departamento de RH, dado que é um programa amplamente utilizado e que suporta
muitas possibilidades.

No entanto, não é aconselhável usar a planilha popular pelas seguintes razões:

No Excel, nada é realmente automatizado, pois a entrada manual de dados é sempre

necessária (exceto no processamento em lote, destinado aos cálculos) e a
sincronização tem sempre que ser acionada pelo usuário;
Ao mesmo tempo, é bastante complexo manter a integridade dos dados em
diferentes livros de registro de funcionários, especialmente se houver conexões
entre eles;
Geralmente, não é nada intuitivo anexar documentação às guias: o Excel funciona
com links externos que são editados à mão;
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 É também necessária uma estrutura de arquivo bem organizada, na qual os objetos
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não podem se mover livremente sem quebrar elos.

Em vez disso, é recomendado o uso de um software de RH com uma ficha de funcionários

embutido, capaz de fornecer uma interface muito mais intuitiva, e que foi especificamente
projetado para a tarefa de manter esses dados seguros. Gestão de documentos + software
de assinatura digital para garantir o controle, distribuição, segurança e autenticidade de
todos os documentos corporativos.

Naturalmente, e dado que os funcionários estão sempre no centro das tarefas de RH, é
muito importante manter o cadastro de funcionários com seus dados organizados,
estruturados e acessíveis a partir de um único repositório.

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