Reitoria

Secretaria de Planejamento
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Professor Djair Picchiai
Campus So Paulo
Maro 2010
AS FUNES ADMINISTRATIVAS
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AS FUNES ADMINISTRATIVAS
Todo diretor, gerente, chefe e encarregado exercem estas sete funes
administrativas, a saber:
Planejar
Comandar
Organizar
Coordenar
Avaliar
Supervisionar
Controlar
O conjunto dessas funes e suas interaes constituem o conceito de
administrao.
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COMANDAR
ORGANIZAR
COORDENAR
AVALIAR
SUPERVISIONAR
CONTROLAR
PLANEJAR
ADMINISTRAR
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PLANEJAR
a funo administrativa em que se estima os meios que possibilitaro realizar os
objetivos (prever), a fim de poder tomar decises acertadas, com antecipao, de modo
que sejam evitados entraves ou interrupes nos processos organizacionais.
tambm uma forma de se evitar a improvisao.
Nesta funo, o gerente especifica e seleciona os objetivos a serem alcanados e como
fazer para alcan-los.
Exemplos: o chefe de seo dimensiona os recursos necessrios (materiais, humanos,
etc.), em face dos objetivos e metas a serem atingidos; a montagem de um plano de ao
para recuperao de uma rea avariada.
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PLANEJAR
Planejamento: funciona como a primeira funo administradora, pois serve de base para as demais.
uma reflexo que antecede a ao;
um processo permanente e contnuo;
sempre voltado para o futuro;
uma relao entre as coisas a fazer e o tempo disponvel para tanto;
mais uma questo de comportamento e atitude da administrao do que propriamente um elenco de planos e programas de
ao;
a busca da racionalidade nas tomadas de decises;
um curso de ao escolhido entre vrias alternativas de caminhos potenciais;
interativo, pois pressupe avanos e recuos, alteraes e modificaes em funo de eventos novos ocorridos no ambiente
externo e interno da empresa.
O planejamento um processo essencialmente participativo, e todos os funcionrios que so objetos do processo devem
participar.
Para realizar o planejamento, a empresa deve saber onde est agora (presente) e onde pretende chegar (futuro).
Para isso, deve dividir o planejamento em cinco fases seqenciais a saber:
Estabelecimento de objetivos e meios para alcan-los;
Tomada de decises a respeito das aes futuras;
Elaborao de planos de ao;
Ao empresarial: execuo;
Controle e avaliao dos resultados.
Exemplos de instrumentos de planejamento: oramento, cronograma, desenho de processo, etc.
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COMANDAR
a funo administrativa que consiste basicamente em:
Decidir a respeito de que (como, onde, quando, com que, com quem) fazer, tendo em vista
determinados objetivos a serem conseguidos.
Determinar as pessoas, as tarefas que tem que executar.
fundamental para quem comanda desfrutar de certo poder:
Poder de deciso.
Poder de determinao de tarefas a outras pessoas.
Poder de delegar a possibilidade de conferir a outro parte do prprio poder.
Poder de propor sanes queles que cumpriram ou no as determinaes feitas.
A funo de comando muito mais participativa no hospital, dada a complexidade de suas
atividades. O comando de vrias especialidades exige uma maior participao dos funcionrios.
Instrumento de comando: escala de trabalho dos profissionais em plantes e folgas.
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ORGANIZAR
a funo administrativa que visa dispor adequadamente os diferentes elementos (materiais, humanos,
processos, etc.) que compem (ou vierem a compor) a organizao, com o objetivo de aumentar a sua
eficincia, eficcia e efetividade.
constituir o duplo mecanismo, material e social do hospital.
Organizao Estrutural
a definio de estrutura bsica, a partir da qual tudo o mais se organiza: pessoal, material, etc.
aquela que define as unidades e os cargos que constituem (ou constituiro) o hospital (e pelas quais se
distribuem os recursos), caracterizados segundo:
- os nveis hierrquicos que tem;
- as funes bsicas que sero desenvolvidas.
Os desenhos de processos so formas de organizao racional e seqencial das atividades (tarefas, passos) de
um servio do hospital. O fluxograma a representao grfica de um desenho de processo.
Instrumentos de organizao: organograma, manuais de organizao, manuais de servios, etc.
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ORGANIZAO ESTRUTURAL
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Unidade assessora
ASSISTENTE
Unidade administrativa
SECRETRIA
Unidade executiva
TCNICO
Unidade deliberativa
DIRETOR
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COORDENAR
a funo administrativa que visa ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforos coletivos
atravs da qual se estabelece, dentro do hospital, um conjunto de medidas, que tem por objetivo
harmonizar recursos e processos.
Dois tipos de Coordenao:
Vertical/Hierrquico: aquela que se faz com as pessoas sempre dentro de uma rigorosa
observncia das linhas de comando (ou escales hierrquicos estabelecidos).
Horizontal: aquela que se estabelece entre as outras pessoas sem observncia dos nveis
hierrquicos dessas mesmas pessoas. Essa coordenao possibilita a comunicao entre as
pessoas de vrios departamentos e de diferentes nveis hierrquicos.
Risco Bsico: Desmoralizao ou destruio das linhas de comando ou hierarquia do hospital.
Exemplos: coordenao de um simpsio e coordenao de um grupo de trabalho, etc.
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AVALIAR
a funo administrativa atravs da qual se procura verificar e analisar se o determinado ou o
estabelecido atingiu os objetivos esperados.
So mecanismos atravs dos quais se torna possvel corrigir as decises das pessoas que
determinam ou estabelecem o que deve ser feito.
Tem, portanto, um propsito bem diferente da funo de controle, a qual visa diretamente corrigir
as pessoas que devem cumprir o determinado.
A avaliao interessa, fundamentalmente, para corrigir os objetivos fixados e/ou os procedimentos
que levam a fixao errada de objetivos.
Exemplos: avaliao de desempenho de pessoas; avaliao de resultados das unidades; etc.
Instrumento de avaliao: questionrio de avaliao dos servios prestados pelo cliente.
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SUPERVISIONAR
a funo administrativa que consiste, basicamente, em motivar (sensibilizar) e orientar pessoas a desenvolver
suas atividades dentro de determinadas normas, julgadas as melhores, para alcanar os objetivos do hospital.
No confundir Superviso com Treinamento ou Educao em Servio ou procedimentos meramente
estimulativos, decorrentes do mando e da coordenao.
Observaes importantes:
Para um pessoal mais diferenciado tcnica e culturalmente, a superviso mais espordica do que para o
pessoal menos diferenciado.
No h possibilidade de se desenvolver medidas de superviso, se no houver o estabelecimento de normas
tcnicas (formas padronizadas de execuo) para a execuo de atividades dentro do hospital.
Elas exigem de quem exerce a superviso muita autoridade tcnica.
As medidas de superviso implicam a necessidade prvia de se fazer uma avaliao dos servios e seus
recursos, a fim de que a superviso se fundamente em possibilidades reais.
O supervisor no deve estar na linha de comando. Evitando que o supervisor se torne um fiscal, uma
autoridade que imponha suas idias e que pode propor sanes.
Exemplos: superviso de linha de produo, de prestao de servios, etc.
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CONTROLAR
Esta funo se aplica tanto a coisas quanto a pessoas.
Para que a funo de controle possa efetivamente se processar e aumentar a eficincia do trabalho
no hospital, fundamental que o estabelecido ou determinado esteja perfeito, claramente
explicado.
O que perturba o bom entendimento no so regras do jogo muito exigentes, mas sim
regras esclarecidas aps o jogo iniciado.
a funo administrativa atravs da qual se verifica se o que foi estabelecido ou determinado foi
cumprido (sem entrar especificamente no mrito se deu ou no bons resultados).
Exemplos: controle de ponto, controle de estoques, controle oramentrio, etc.
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CONTROLAR
Um sistema de controle deve ter:
um objetivo, um padro, uma linha de atuao, uma norma, uma regra decisorial, . . um critrio,
uma unidade de medida;
um meio de medir a atividade desenvolvida;
um procedimento para comparar tal atividade com o critrio fixado;
algum mecanismo que corrija a atividade com o critrio fixado.
O processo de controle realizado em quatro fases a saber:
a) estabelecimento de padres ou critrios;
b) observao do desempenho;
c) comparao do desempenho com o padro estabelecido;
d) ao para corrigir o desvio entre o desempenho atual e o desempenho esperado.
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