Faculdade de Cincias Contbeis e Administrao do Vale do Juruena

Bacharelado em Cincias Contbeis

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE

CASO EM UM SUPERMERCADO

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

Juina MT
2009

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE

CASO EM UM SUPERMERCADO

Monografia apresentada ao curso de

graduao Cincias Contbeis, da
Faculdade de Cincias Contbeis e
Administrao do Vale do Juruena
Instituto Superior de Educao do Vale do
Juruena como requisito parcial para
obteno do ttulo Bacharel em Cincias
Contbeis.

Prof. Ms Ahiram Cardoso Silva Lima

Orientadora

Juina MT
2009

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE

CASO EM UM SUPERMERCADO

Monografia apresentada em 24 de Junho de 2009 e aprovada pela Banca

Examinadora, constituda pelos professores:

_______________________________
Prof. Ms. Ahiram Cardoso Cilva Lima
Orientadora Presidente da Banca

___________________________
Prof. Ms.Cleiva Schaurich Mativi
Membro

_________________________________
Prof. Esp.Claudio Luis Lima dos Santos
Membro

Juina MT
2009

Dedico este trabalho minha famlia em

especial minhas filhas Gabriela e Brbara
pela fora, incentivo e compreenso nas
horas de estresse e na ausncia da me
em muitas ocasies neste perodo de
estudos.

AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente a Deus pela sabedoria a mim concebida, e a

oportunidade da realizao de um sonho, de cursar uma faculdade.
A minha orientadora Prof. Mestre Ahiram Cardoso Silva Lima pelo
conselhos, incentivos e pela pacincia nas inmeras explicaes e orientao, aos
demais professores que fizeram parte da minha formao.
Aos colegas que estiveram comigo nas horas de estudo, lazer, estresse,
preocupao, desabafos dividindo

as batalhas,

desafios e

as conquistas

incentivando uns aos outros para que no desistisse no meio do caminho. Em

especial as colegas Andria e Shirlei que sempre estiveram do meu lado
compartilhando todos os momentos, minhas cmplices e companheiras para todas
as horas.

RESUMO

Trata-se de um trabalho que versa sobre a contribuio do controle interno

como ferramenta de auxilio gesto controle de estoques, detalhando um estudo de
caso de uma empresa no ramo de supermercados, localizada no municpio de Juna,
estado do Mato Grosso, Brasil. Investiga-se como o Controle Interno pode contribuir
na gesto dos estoques em Supermercados. Esta pesquisa teve como objetivo geral
identificar como o controle interno pode contribuir para a auditoria interna,
analisando os controles em diversos setores ligados ao estoque da empresa do
ramo de supermercado. Tiveram como objetivos especficos identificar os
procedimentos de um supermercado; estudar sobre controle interno e descrever
como implantar o sistema de controle adequado. A metodologia utilizada foi a
pesquisa bibliogrfica, descritiva, estudo de caso, mtodo de abordagem indutivo. O
trabalho est estruturado em tpicos e sub-tpicos abordando sobre controles
internos, estruturas, ambientes, atividades, sistemas contbeis e de controle interno,
fraudes e erros, controles de estoques, auditoria e auditoria de estoques, desde
conceitos at detalhamento do sistema de estoque. Atravs da implantao de
estratgias e adequados, o controle interno pode contribuir com a conteno de
perdas, reduo de riscos, desvios, fraudes, furtos e conluio entre o quadro de
colaboradores, clientes e fornecedores.

Palavras - chave: controle interno.controle de estoques.auditoria

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ABRAS

Associao Brasileira de Supermercados

DANFE

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica

FGV

Fundao Getulio Vargas

IBGE

Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica

ICC

ndice de Confiana do Consumidor

IPCA

ndice Nacional de Preos ao consumidor Amplo

NBCT

Normas Brasileiras de Contabilidade Tcnicas

PIB

Produto Interno Bruto

SEFAZ

Secretaria da Fazenda

VMI

Vendor-Managed Inventory (estoque controlado pelo fornecedor)

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Relao entre os objetivos e componentes de controles internos........... 19

Quadro 2 - Tipos de Atividades de controle .............................................................. 22
Quadro 3 - Principais distines entre erro e fraude ................................................. 28
Quadro 4 - Em caso de suspeita ............................................................................... 29
Quadro 5 - Diferenas entre auditoria externa e auditoria interna. ............................ 36
Quadro 6 - Os princpios e fundamentos do controle interno .................................... 37
Quadro 7a - Procedimentos de controle nos estoques ............................................. 40
Quadro 7b - Procedimentos de controle nos estoques ............................................. 41

SUMRIO
1

INTRODUO ................................................................................................... 10
1.1 CONTEXTUALIZAO .......................................................................................... 10
1.2 PROBLEMA DE PESQUISA ................................................................................... 12
1.3 HIPTESES DA PESQUISA ................................................................................... 13
1.4 OBJETIVOS ........................................................................................................ 13
1.4.1 Objetivo geral ............................................................................................ 13
1.4.2 Objetivos especficos ................................................................................ 13
1.5 DELIMITAES DA PESQUISA ............................................................................... 13
1.6 JUSTIFICATIVA ................................................................................................... 14
1.7 ESTRUTURA DO TRABALHO ................................................................................. 14

REFERENCIAL TERICO ................................................................................ 16

2.1 CONTROLE INTERNO ........................................................................................... 16
2.1.1 Estruturas de Controles Internos ............................................................... 18
2.1.1.1 Objetivos de controle interno .............................................................. 19
2.1.1.2 Componentes de controle interno ....................................................... 20
2.1.2 Ambiente de registros nos Controles Internos........................................... 21
2.1.3 Atividades de Controle .............................................................................. 21
2.1.4 Sistemas Contbeis e de Controle Interno ................................................ 23
2.1.4.1 Amarraes do Sistema...................................................................... 23
2.1.4.2 Caractersticas de um Eficiente Sistema de Controle Interno ............. 25
2.1.5 Avaliao do Controle Interno ................................................................... 26
2.1.6 Fraudes e Erros......................................................................................... 27
2.1.6.1 A deteco de fraudes e erros ............................................................ 28
2.1.7 Limites Inerentes dos Controles Internos .................................................. 29

2.2 ESTOQUES ........................................................................................................ 30

2.2.1 Controle de Estoques ................................................................................ 31
2.3 AUDITORIA ......................................................................................................... 33
2.3.1.Auditoria externa ou independente............................................................ 34
2.3.2 Auditoria Interna ........................................................................................ 35
2.3.3 Diferenas entre auditoria externa interna ............................................... 36
2.3.4 Fraudes e Desfalques nas Empresas ....................................................... 37

2.3.5 Fraudes e perdas nas empresas ............................................................... 38

2.3.6 Auditoria dos Estoques ............................................................................. 39
2.3.6.1 Reviso do Controle Interno de estoque ............................................ 39
2.3.6.2 Procedimentos de controle nos Estoques .......................................... 40
3

METODOLOGIA DA PESQUISA....................................................................... 42

ANLISE DE DADOS........................................................................................ 43
4.1 ESTUDO DE CASO: EMPRESA NO RAMO DE SUPERMERCADO ................................... 43
4.1.1 reas do setor de estoque ........................................................................ 43
4.1.2 Rotinas e Procedimentos entre Setores .................................................... 46

CONCLUSO .................................................................................................... 51

REFERNCIAS ......................................................................................................... 53

10

INTRODUO

1.1 Contextualizao

Devido grande competitividade entre as empresas vive-se a necessidade

de implantao de controles e planejamentos internos. Mudanas econmicas,
culturais e sociais do pas exigem alteraes no perfil das empresas. No momento
atual vive-se um perodo de crise mundial e suas conseqncias, para o Brasil a
crise ainda no chegou no setor de supermercadista. Os Pases desenvolvidos
parecem viver um estado pr-apocalptico. Os indicadores econmicos custam a
melhorar e o cenrio e as previses parecem a piorar a cada ms. As perspectivas
so de que as economias mais avanadas acusem uma recesso da ordem de
menos 2%. A possvel importao da crise parece vir mesmo do setor externo. No
primeiro bimestre deste ano as exportaes caram 22% na comparao com igual
perodo do ano passado apresentando redues expressivas em alguns segmentos
como siderurgia,couros,peles e ferro-liga.Apesar da queda da produo industrial, a
demanda interna continua sustentando a manuteno de um ritmo razovel
economia brasileira.
Conforme pesquisa realizada pela Associao Brasileira de Supermercados
ABRAS, as vendas do setor supermercadista neste perodo cresceram 6,54%, em
relao ao mesmo perodo do ano anterior, comparando com o ms anterior houve
uma queda de 22,96% esses ndices j deflacionados pelo IPCA do IBGE. Os
supermercados vivem em constante busca pelo aumento do capital de giro a partir
da reduo do custo com a mercadoria parada no estoque. De acordo com
pesquisa, o custo de capital com estoques no Brasil representa cerca de 3,7% do
PIB nacional.
As constantes notcias sobre dificuldades na economia afetam a confiana
do consumidor e podem alterar sua maneira de consumir, o que significa que ele vai
procurar novas alternativas, comprando apenas o necessrio, produtos que atendem
toda a famlia optando por marcas mais baratas de olho sempre nas promoes.
Em poca de crise, economistas e supermercadistas falam das suas
expectativas para este ano. Antes mesmo que os efeitos da crise financeira mundial

11

chegassem realidade do brasileiro comum, jornais e revistas j previam

perturbaes e mudanas de mbito internacional. Segundo o Presidente da
ABRAS, Sussumu Honda, a bssola mais confivel da crise ser a temperatura das
vendas do dia-a-dia do comrcio, o mesmo acredita que a crise, de um modo geral,
no trar perdas de vendas, mas desacelerao, este ano ser marcado pelo
equilbrio entre volume de vendas e receita o que no vinha acontecendo.
O controle interno predominantemente vinculado a atos fraudulentos;
escndalos, propinas, manipulaes contbeis. Existem duas vises de controles
internos empresariais: Uma com foco anti-fraude e outra com foco de gesto.
Controle interno a expresso usada para descrever todas as medidas tomadas
pela administrao e gerncia, para dirigir, planejar, organizar e controlar sua
empresa, sem um controle eficaz, possvel que o administrador no consiga
alcanar os objetivos pretendidos frente aos desafios e obstculos encontrados na
conquista de seu espao na sociedade. No segmento de supermercados o
crescente nvel de competio tem levado as organizaes a desenvolverem
estratgias que visam a torn-las menos vulnerveis s mudanas que vm
ocorrendo nos ambientes externo e interno. A globalizao, no setor varejista de
supermercados, tem aumentado a competitividade devido s alteraes no
comportamento dos consumidores, e instalao de redes internacionais, que a
cada dia, aumentam a concorrncia. Neste sentido algumas empresas buscam
explorar tcnicas inovadoras implantando controles em diversos setores onde podese considerar de maior risco, estoques, armazenagem, compras, faturamento,
contas a pagar. Em virtude da crescente competitividade, o controle interno, poder
contribuir para as empresas do setor de supermercadistas permanecerem no
mercado.
Nascer, sobreviver, fortalecer, cooperar e expandir so cinco verbos atuais e
imprescindveis no ambiente de negcios e no mercado corporativo, principalmente
quando a meta consiste em crescer de forma robusta para firmar e aumentar a
competitividade, ampliando a capacidade de gesto. Lideres empresarial e gestores
dos mais diversos segmentos tm adaptado seus controles a um cenrio de cautela
em todas as reas da economia em decorrncia da crise mundial que, bem como, os
reflexos que uma possvel recesso poder afetar a economia de pases
emergentes como o Brasil. Segundo artigo de Julio Lara publicado na revista do
varejista ano VII n 48 maro/abril 2009: A crise uma realidade e ainda vai

12

assombrar o varejo por algum tempo. A nica certeza que o cenrio instvel e
no h como garantir que as vendas vo corresponder ao esperado. O ndice de
Confiana do Consumidor (ICC) da Fundao Getlio Vargas (FGV), divulga uma
queda de 10% nas vendas neste perodo.Do lado do consumidor j evidente que a
crise gerou mudanas nos critrios de compras, do outro lado, na retaguarda a
ordem reduzir os riscos.Do lado dos estoques, importante manter os inventrios
mais baixos possveis, trocando nveis de estoques, ou seja reduzir estoques sem
giro, diminuindo o capital de giro congelado e o risco de sobras ou encalhes, outro
ponto que no pode descuidar a preveno permanente de perdas, pois um
dreno dos ganhos.No que se refere ao furto de produtos e deteriorao por
descuido ou armazenagem inadequada ou quantidade estocada sem giro por mais
de 30 dias.H muito mais medidas a serem tomadas, examinadas e solucionadas
onde qualquer descuido recai sobre a margem de lucro.Para terminar o autor deixa
uma frase que se encaixa com o momento que o mercado financeiro vive:Se no
tem vento, reme.

1.2 Problema de Pesquisa

Gil (2008, p.24), cita:O problema de pesquisa pode ser determinado por
razes de ordem prtica ou ordem intelectual.Pode-se formular problema cuja
resposta seja importante para subsidiar determinada ao.
Continuando o mesmo autor na p. 27, Um problema no pode ser
solucionado se no for apresentado de maneira clara e precisa, a maneira mais fcil
e direta de formular um problema atravs de pergunta.
Segundo Marconi e Lakatos (2002, p.139) Formular o problema consiste em
dizer, de maneira explicita, clara, compreensvel e operacional, qual a dificuldade
com a qual nos defrontamos e que pretendemos resolver, limitando o seu campo e
apresentando suas caractersticas.
Como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques em
Supermercados?

13

1.3 Hipteses da Pesquisa

Gil (2009, p.31) define hiptese como:Uma soluo possvel,mediante uma
proposio, ou seja, uma expresso verbal suscetvel de ser declarada verdadeira
ou falsa.

O controle Interno contribui para reduo de fraudes e erros;

A Segregao de Funo no setor de estoques contribui para

inibir as fraudes;

Os registros das informaes e definies de procedimentos

contribuem para o controle interno

1.4 Objetivos
Gil (2009, p.41) cita que:Toda e qualquer

classificao se faz mediante

algum critrio.Com relao s pesquisas, usual a classificao com base em seus

objetivos gerais.
1.4.1 Objetivo geral
Identificar como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques,
de uma empresa do ramo de supermercado.
1.4.2 Objetivos especficos

Identificar os procedimentos em relao um supermercado

Estudar sobre controle interno

Analisar os procedimentos adotados nos setores ligados ao estoque de

um supermercado.

1.5 Delimitaes da pesquisa

A pesquisa foi desenvolvida utilizando como estudo os procedimentos
adotados por um supermercado, localizado no municpio de Juna-MT no
constando identificao no corpo do trabalho. A pesquisa sobre o controle interno,

14

especificamente dos estoques, em que obteve-se acesso ao funcionamento das

rotinas dirias no setor, relatando os procedimentos usados na empresa.

1.6 Justificativa

Para obter um melhor controle, toda a empresa deve implantar sua misso,
estabelecendo objetivos e estratgias para atingir seus objetivos.
Prope-se com este trabalho acadmico colaborar com a implantao do
sistema de controle interno para que a administrao alcance seus objetivos
pretendidos, podendo ter uma maior segurana no desenvolvimento de cada funo
atravs dos procedimentos adotados.
No adianta somente implantar controles, deve-se manter atualizados todos
os procedimentos protegendo o patrimnio e levando facilidade para a administrao
na hora de analisar e conferir. Para um controle mais eficiente deve-se segregar
funes, separando as funes de autorizao ou aprovao de operaes e a
execuo, controle e contabilizao das mesmas, ficando assim mais seguro e
dificultando as fraudes, desvios e conluio.
Os proprietrios no podem estar presentes em todas as atividades de sua
organizao. Ento, como bem escreveu o autor Lopes de S (1989), de que a
finalidade do controle a fidelidade da informao, obtida atravs de instrumentos e
sistemas de controle, que substituem o olho do dono.
Considerando que a administrao de estoques na empresa um conjunto
de atividades com a finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessrios
ao funcionamento da organizao, no tempo correto, na quantidade necessria, na
qualidade requerida e pelo melhor preo; neste contexto, apresenta-se o seguinte
tema: controle interno como ferramenta de auxilio na gesto de estoques: um estudo
de caso em supermercados.

1.7 Estrutura do Trabalho

Na primeira seo encontra-se a introduo em que relatou-se a

contextualizao do momento em que enfrenta-se uma crise financeira mundial, em

15

que direta e indiretamente afeta todos os nveis econmicos financeiros, resultando

em fechamento de grandes empresas, gerando um grande ndice de desemprego.
Em seguida relata-se a formulao de um problema onde juntamente as hipteses
os objetivos tanto geral como especficos e a justificativa para encontrar a melhor
soluo do mesmo.
Na segunda seo descreve-se de uma forma abrangente o referencial
terico sobre o tema em questo que o controle interno seus objetivos, ambiente,
fraudes,conluio, desvios, furtos,componentes, atividades, tcnicas e procedimentos
para atravs dele adaptar a melhor maneira de controlar diversos setores de uma
empresa no ramo de supermercado que objeto de estudo. Com o controle interno
implantado amarrando todos os setores atravs de um bom sistema de automao,
implanta-se as rotinas de trabalho, controle de estoques, armazenamento e gesto
da empresa em estudo onde finaliza-se com o entendimento e aplicao de todos os
tpicos aplica-se a auditoria interna fechando um excelente controle interno na
referida empresa.
Na seo 3 encontra-se a metodologia da pesquisa, com descrio de como
foi elaborada a pesquisa.
A 4 seo consta a anlise de dados com estudo de caso, descrio dos
procedimentos da empresa estudada.
Na seo 5 foi desenvolvida a concluso do trabalho, respondendo ao
problema da pesquisa, as hipteses aceitas e os objetivos atingidos.

16

REFERENCIAL TERICO

2.1 Controle Interno

Nos pases mais desenvolvidos dada uma maior importncia aos mtodos
cientficos, no Brasil, somente agora despertou-se a necessidade de implantao de
sistema de controles internos nas organizaes. A relevncia do sistema de controle
interno definida por uma srie de procedimentos, mtodos e medidas que
assegura a proteo do patrimnio, exatido e fidedignidade dos dados, eficincia
operacional, a organizao das polticas administrativas e o cumprimento de
objetivos definidos quer seja administrativo ou gerencial. Todas as empresas
possuem um sistema de controle interno, algumas de forma adequadas outras no.
Segundo o Comit de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de
Contadores Pblicos Certificados (AICPA), apud Crepaldi (2007, p. 269) define
controle interno como:
O controle interno compreende o plano de organizao e o conjunto
ordenado dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger
seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados
contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a adeso poltica
traada pela administrao".

Complementando a idia do autor, na prtica pode-se afirmar que controle

interno todo o procedimento desenvolvido dentro de uma empresa para que a
mesma possa funcionar de forma adequada e organizada envolvendo os mais
variados setores; fabricao, compras, vendas, faturamento, tesouraria, objetivando
atingir melhores resultados com menores desperdcios.
Mosimann e Fisch (2008, p. 70) relatam que: A expanso da empresa, de
uma forma geral, aliada s contnuas mudanas que ocorrem em seu ambiente, tem
levado os gestores a realizarem suas tarefas com a preocupao da verificao
simultnea dos resultados de suas aes.
Segundo Kanitz,apud Mosimann e Fisch (2008, p.70),
A funo do Controle Interno configura-se como um instrumento
administrativo exigido pela complexidade das empresas a fim de atingir um
bom desempenho. A descentralizao e a delegao de poderes a diversos
colaboradores em vrios departamentos. Ocorreram em troca da prestao
de informaes peridicas, da submisso s criticas dos superiores quanto
s decises tomadas e da obedincia aos parmetros estabelecidos para
decises futuras.

17

Na viso de outro autor o entendimento continua idntico, no adianta

implantar um bom sistema de controle, se os processos decisrios esto
centralizados em um restrito numero de colaboradores, o ideal descentralizar,
delegar, segregar funes na execuo dos processos, para assegurar que o
resultado dos objetivos e planos formulados pela organizao seja satisfatrio.
Besta segundo apud Mosimann e Fisch (2008 p. 70) afirma que:
Se todo aquele que tem ao direta ou indireta na administrao de uma
Azienda (empresa), tivesse honestidade plena, memria perfeita e
inteligncia suficiente para saber, em qualquer momento, que coisa lhe
competia fazer em beneficio daquela, e se no houvesse necessidade de
estmulos para a ao, ou de freios para nada fazer em excesso, a
administrao poderia desenvolver-se sem o controle.

Entende-se com o exposto acima que se todo o colaborador, gerente, ou

outro que membro que fizesse parte do quadro de funcionrio da empresa, tivesse
conscincia plena de seus atos, memria para guardar todos os mtodos e
procedimentos no desempenho de sua funo, uma organizao no necessitaria de
qualquer tipo de controle interno seja no mbito administrativo, gerencial ou contbil.

Crepaldi (2007, p. 269) no seu entendimento relata que:

Quando se examinam os controles internos de uma empresa, est se
analisando a organizao dos controles e tambm a execuo deles. So
todos os instrumentos da organizao destinados vigilncia, fiscalizao e
verificao administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou
governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que
produzam reflexos em seu patrimnio.

Todo mtodo de controle implantado deve ser analisado, fiscalizado, vigiado,

analisado, pela alta administrao, para que as falhas na execuo sejam sanadas
de forma simples no deixando se tornar um problema difcil de ser solucionado,
refletindo no seu patrimnio.

Para Gibson, Ivancevitch e Donnelly, apud Mosimann e Fisch (2008, p. 71)

A funo de controle abrange as atividades desenvolvidas pelos
administradores para adequar os resultados reais e os planejados. Nessa
linha de raciocnio, Oliveira define o controle como funo do processo
administrativo que, mediante a comparao com padres previamente
estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das
aes, com finalidade de realimentar os tomadores de decises, de forma
que possam corrigir ou reforar esse desempenho ou interferir em funes

18

do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaam

aos desafios e aos objetivos estabelecidos.

Nakagawa, apud Mosimann e Fisch (2008, p.72) resume esta definio a

quatro pontos bsicos:

Conhecer a realidade;

Compar-la com o que deveria ser;

Tomar conhecimento rpido das divergncias e suas origens;

Tomar atitudes para a correo.

As aes corretivas objetivam reorientar ou corrigir falhas na execuo dos

planos, ou at mesmo revisar os planos em decorrncia de modificaes nas
circunstncias e premissas que os balizaram, o controle avalia as decises inclusive
aquelas de no fazer nada, desde que tenham sido implantadas. (MOSIMANN E
FISCH 2008 p.72).

Segundo Mosimann e Fisch (2008, p. 72)

Os conceitos apresentados revelam inmeros aspectos relevantes quanto
efetivao do controle como parte do processo de gesto no sistema
empresa e em seus subsistemas. As consideraes feitas pelos diversos
autores podem ser resumidas no seguinte conceito:O controle interno uma
fase do processo decisrio em que, avaliada a eficcia empresarial e de
cada rea, resultando aes que se destinam a corrigir eventuais
distores.

Pode-se esperar que o controle interno fornea apenas segurana razovel,

e no segurana absoluta para a gerncia e conselho de administrao da
organizao, o controle serve para o alcance de objetivos em uma ou mais
categorias, as quais so separadas, mas que se sobrepem.

2.1.1 Estruturas de Controles Internos

Controle Interno um processo, executado pelo conselho de administrao,

gerncia e outras pessoas de uma empresa, para fornecer segurana na realizao
dos objetivos. As necessidades de controles variam entre os ramos de atividades e
portes das empresas, assim, todas as empresas necessitam de controles internos,
porm, os controles sempre sero diferentes entre as empresas. Controles Internos

19

so processos, pessoas, segurana razovel e objetivos (DAVILA E OLIVEIRA

2002).

Eficcia e eficincia operacional;

Mensurao
de
desempenho
e
divulgao financeira;
Proteo de ativos; e
Cumprimento de leis e regulamentaes
Ambiente de controle;
Avaliao de riscos;
Atividades de controle;
Informao e comunicao; e
Monitoramento
Compras, produo, Vendas, financeiro,
Contabilidade etc.

Objetivos de controle interno;

Componentes de controle interno;

Funes e unidades da empresa;

Quadro 1 - Relao entre os objetivos e componentes de controles internos

Fonte: Davila e Oliveira 2002 p. 33

2.1.1.1 Objetivos de controle interno

Para fins de melhor controle, toda organizao deve fundamentar se sobre
uma misso, estabelecendo objetivos e estratgias. Para fins de controles internos,
podemos incluir os controles dentro das seguintes categorias: Eficcia e eficincia
Operacional, mensurao de desempenho e divulgao financeira, de cumprimento
de leis e regulamentos e de proteo de ativos (DAVILA e OLIVEIRA, 2002).

Operacional Se relacionam com a eficincia e eficcia (fazer um

trabalho correto, sem erros, de boa qualidade atingindo os resultados esperados),

nas operaes da empresa, incluindo metas de desempenho e de lucratividade.
Variam de acordo com a escolha feita pela diretoria. Precisam refletir as
particularidades de cada negcio, do ramo de atividade e mercado em que a
empresa opera;

Mensurao financeira a preparao dos informes econmico-

financeiros, relatrios de contabilidade gerencial, fluxos de caixa e demonstraes

preparadas de acordo com a legislao societria. Investidores, credores, clientes,
agncias de classificao de risco e fornecedores necessitam de informes
financeiros para avaliar o desempenho, onde a melhor forma de mensurao de
desempenho a contabilidade, a qual tem como suporte uma srie de frmulas e
demonstraes financeiras;

20

Cumprimento de Leis e regulamentos So aplicveis de acordo com

as leis e regulamentos aos seus respectivos ramos de atividades. Podem se referir a

preos, normas de controle, impostos, fatores de preservao ambiental,sade,
medicina do trabalho. O histrico de cumprimento de leis e regulamentos pode afetar
de forma significativa a reputao da empresam tanto positiva como negativamente;

Proteo de ativos No se relaciona apenas na guarda fsica de

bens ou ttulos, mas tambm a procedimentos que permitam monitorar a efetiva

realizao dos benefcios futuros.

Segundo DAvila e Oliveira (2002, p.33),

Existe uma relao direta entre os objetivos, que so o que uma sociedade
deseja alcanar, e os componentes que representam as necessidades para
o alcance daqueles objetivos.O alcance dos objetivos de controle interno
fundamental para a salvaguarda dos ativos, alavancagem da lucratividade
das operaes e minimizao do risco de descumprimento das normas que
regulam a atividade.

Com esse pensamento entende-se que uma empresa para obter sucesso
precisa est funcionando de forma interligada entre seus objetivos suas
necessidades e o controle, resultando num crescimento rpido com riscos
minimizados nas operaes e seus ativos protegidos.
2.1.1.2 Componentes de controle interno

Consiste em cinco componentes inter-relacionados. So integrados ao estilo

gerencial da empresa e constituem-se em elemento indivisvel do processo
administrativo.

Ambiente de controles A essncia de todas as empresas so as

pessoas, elas constituem a fundao, a base que sustenta todo o restante. Inclui
atributos individuais, valores ticos, integridade e competncia;

Avaliao de riscos A empresa deve estar ciente dos riscos em que

pode incorrer e saber lidar com eles. Devem estabelecer objetivos integrados com
produo, vendas, marketing, finanas e outras atividades de forma que a empresa
opere em sintonia. A empresa deve criar mecanismos para identificar, analisar e
gerenciar os riscos envolvidos;

Atividades de controle - Estabelecidos os objetivos da empresa e os

riscos envolvidos, devem ser adotados procedimentos internos para assegurar que

21

as aes identificadas pela gerncia, como necessrias para tratar dos riscos de
insucesso na consecuo dos objetivos, sejam efetivamente levadas a srio.

Informao e comunicao Permite que as pessoas capturem e

troquem entre si as informaes necessrias para planejar, dirigir e controlar suas

operaes;

Monitoramento O processo todo de ser monitorado e modificaes

corretivas efetuadas quando necessrio.

2.1.2 Ambiente de registros nos Controles Internos

Seguindo a idia do mesmo autor DAvila e Oliveira (2002, p. 51),
Um requisito fundamental para que existam controles a existncia de
registros de transaes. Tais registros podem se dar atravs de papel,
sejam formulrios, cartas e outros documentos, sejam registros por meio
magntico, o que tem sido preferido por questes de custo e at mesmo por
razes ecolgicas. [...] impossvel guardar todos os registros na memria.
O mais comum mtodo de registro de transaes o da
contabilidade.Todas as transaes so registradas em um livro.(em papel
ou magntico) dirio e distribudas em grupos de contas de acordo com a
natureza.Da a cincia da contabilidade ter estabelecido como principio o de
uniformidade de registros.A contabilidade registra os aspectos financeiros
das transaes, necessrio que haja registros operacionais e que devem
guardar consistncia entre si e com os registros contbeis.

A contabilidade atravs de seus registros contbeis, dos mais diferentes

meios, guarda de forma mais segura todas as informaes necessrias para a vida
til de uma empresa, onde sempre que necessrio este arquivo poder ser
acessado.
2.1.3 Atividades de Controle
Segundo DAvila e Oliveira (2002, p.80):
Aps o processo de determinao de objetivos especficos para a
empresa, avaliao de riscos sobre o alcance dos objetivos propostos, bem
como a definio das aes a serem tomadas no sentido de alcanar os
objetivos, a gerncia passa a programar procedimentos de controle visando
assegurar que as aes planejadas esto sendo executadas

Tipos de Atividades de Controles

22

Diferentes descries de tipos de atividades de controle tm sido adotadas, a seguir

esto certas atividades de controle usualmente executadas por pessoas em vrios
nveis dentro das organizaes.

Revises em alto nvel

Gerenciamento direto funcional ou por atividades

Processamento de informaes

Controles fsicos

Indicadores de desempenho

Segregao de funes

So
feitas
mediante
comparaes
do
desempenho real vesus o orado, estimado ou
sobre desempenho de competidores. As
principais iniciativas so acompanhadas, tais
como plano de marketing, melhorias em
processos produtivos,redues de custos, para
medir em que extenso os objetivos esto sendo
atingidos.
Os gerentes revisam relatrios de desempenho
como parte de suas atividades ou funes
Uma variedade de controles executada para
assegurar
a
exatido,
totalidades
de
autorizaes de transaes. Aps digitar os
dados no sistema emite-se relatrios para fins de
checagens, comparaes, averiguaes e
aprovaes. As pendncias de conciliaes que
requerem averiguaes so objetos de aes
por parte de funcionrios auxiliares e reportados
por supervisores conforme necessrio.
Equipamentos, estoques, ttulos, numerrios em
espcie e outros ativos so protegidos
fisicamente, e controlados periodicamente, para
fins de comparao com registros de controle;
Podem ser operacionais ou financeiros ou
ambos.Servem como atividades de controle para
investigar
e
corrigir
tendncias.Incluem
desempenho em variaes de preos de
comprar, o percentual de pedidos de emergncia
e o percentual de devolues em relao ao total
de pedidos.Os gerentes identificam reas de
risco no setor de compras.
As funes so divididas entre vrias pessoas,
objetivando diminuir o risco de erros ou aes
inadequadas.
As
funes
de
autorizar
transaes, registr-las e manusear os
respectivos ativos so objetos de segregao,
quem autoriza crditos para clientes no deveria
manter os registros do contas a receber

Quadro 2 - Tipos de Atividades de controle

Fonte: Davila e Oliveira (2002 e p 80) ajustado pela da autora

Almeida (2007, p. 67) define como,

Segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma pessoa
no pode ter acesso aos ativos e aos registros contbeis, em virtude de
essas funes serem incompatveis dentro do sistema de controle
interno.Os registros contbeis compreendem o razo geral, os registros
inicial, intermedirio e final. O acesso a esses registros representa s
pessoas que os preparam ou manuseiam informaes que servem de base
para a sua elaborao, em circunstncias que lhes permitem modificar os
dados desses registros.Caso o funcionrio tenha acesso aos ativos e aos
registros contbeis, poderia desviar fisicamente o ativo e baix-lo

23

contabilmente para despesa, o que ocultaria permanentemente essa

transao.

Conforme o autor relata segregar funes nada mais que distribuir as

tarefas entre a equipe de colaboradores, procurando ordenar de forma que um
colaborador no exera a funo de registrar e ele prprio conferir, evitando assim a
facilidade de fraudes.

2.1.4 Sistemas Contbeis e de Controle Interno

Segundo Franco e Marra (2001, p.284) os controles internos relativos ao
sistema contbil se ocupam com atingir objetivos, como por exemplo:

Que as transaes sejam executadas de acordo com autorizao geral

ou especfica da administrao;

Que o acesso a ativos e registros somente seja permitido com

autorizao da administrao;

Que os ativos registrados sejam comparados com os ativos existentes

a intervalos razoveis e que se tomem medidas apropriadas quando houver

qualquer diferena.

2.1.4.1 Amarraes do Sistema

Almeida (2007, p. 68) relata que: O sistema de controle interno deve ser
implantado de maneira que sejam registradas apenas as transaes autorizadas,
por seus valores corretos dentro do perodo de competncia. Este fato exige ser
tomada uma srie de providncias:

Para obter-se um resultado eficaz nas rotinas de registros contbeis, exige-se uma
srie de providncias a serem tomadas:

Conferncia independente do registro das transaes contbeis

Conferncia independente dos clculos;

Conferncia da classificao contbil de todos os registros finais;

iniciais;

24

Estabelecimento de controles seqenciais sobre as compras e vendas,

de forma a assegurar que essas transaes sejam contabilizadas na poca devida.

Deve ser centralizado o recebimento e aposta seqencial nas notas fiscais de
aquisio dos fornecedores. A contabilidade deve exercer um controle sobre a
numerao seqencial das notas fiscais de compras e vendas, observando se elas
esto sendo contabilizadas dentro do regime de competncia.

As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma

rea controla a outra. Cita-se como exemplo o sistema de compras e pagamentos, a

empresa teria as seguintes reas e rotinas envolvidas:

Setor requisitante: Informa ao setor de compras, por meio de uma requisio,

que necessita de determinado bem;

Setor de compras: Verifica se a requisio foi aprovada segundo os limites de

competncia estabelecidos nas normas internas da empresa, seleciona os possveis

fornecedores, faz cotao de preo, seleciona as melhores condies e efetua a
compra;

Setor de recepo: Recebe os bens e a Nota Fiscal do fornecedor, conferindo

as quantidades e o bom estado dos bens;

Setor de contabilidade: Recebe a Nota Fiscal, faz o lanamento contbil

(debito em estoque e crdito de fornecedores) e envia para o setor de

processamento de dados;

Setor de Processamento de dados: Processa os lanamentos contbeis e

remete relatrios contbeis para o setor de contabilidade;

Setor de contas a pagar: Recebe do setor de contabilidade a Nota Fiscal,

verifica se foi devidamente certificada pelo setor de recepo, confronta-a com o

instrumento formalizador da compra (ordem de compra ou contrato), enviado
diretamente pelo setor de compras, e habilita-o para o pagamento;

Setor financeiro: Recebe do setor de contas a pagar a Nota Fiscal, verifica se

foi devidamente habilitada por esse setor e processa o pagamento;

Setor de contabilidade: Recebe o processo de pagamento do setor financeiro,

verifica se todos os documentos esto em ordem, faz o lanamento contbil (dbito

em fornecedores e crdito em bancos) e envia para o processamento no setor de
computador.

25

2.1.4.2 Caractersticas de um Eficiente Sistema de Controle Interno

Attie (2006, p.114) relata em sentido amplo o controle interno inclui controles
que podem ser peculiares tanto administrao quanto contabilidade,
subdividindo em contbil e administrativo, conforme segue:
Controle Interno Contbil compreende o plano de organizao e todos os
procedimentos referentes diretamente relacionados com a salvaguarda do
ativo e a fidedignidade dos registros financeiros. Geralmente compreendem
controles, tais como os sistemas de autorizao e aprovao, segregao
entre as tarefas relativas manuteno e elaborao de relatrios e
aquelas que dizem respeito operao ou custodia do ativo, controles
fsicos sobre o ativo e auditoria interna.
Controle Interno Administrativo compreende o plano de
organizao e todos os mtodos e procedimentos referentes principalmente
eficincia operacional, e obedincia s diretrizes administrativas que
normalmente se relacionam apenas indiretamente com os registros
contbeis e financeiros. Incluem-se aqui controles como anlises
estatsticas, estudos de tempo e movimento, relatrios de desempenho,
controle de qualidade.

A administrao e a contabilidade devem estar juntas no controle dos ativos

e de todos os eventos na empresa.

Crepaldi (2007, p. 296 e 297) explica:

Um sistema de controle interno que funcione corretamente no depende do
planejamento efetivo da empresa e da eficincia dos procedimentos e
prticas atribudas. Ele depende tambm da competncia de todo pessoal
envolvido poder levar adiante, de forma eficiente e econmica, os
procedimentos que devem ser adotados. Para que as operaes internas da
empresa sejam feitas da maneira correta e para o bom andamento das
atividades, faz-se necessrio que os controles internos sejam eficientes
para acompanhar todo o processo operacional, cada um em seu
departamento.

Attie (2006, p.112) atesta que:

"o controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa
para dirigir, restringir, governar e conferir suas vrias atividades com o
propsito de fazer cumprir seus objetivos. Os meios de controle incluem,
mas no se limitam a: forma de organizaes, polticas, sistemas,
procedimentos, instrues, padres, comits, planos de contas, estimativas,
oramentos, inventrios, relatrios, registros mtodos, projetos, segregao
de funes, sistema de autorizao e aprovao, conciliao, anlise,
custdia, arquivo, formulrios, manuais de procedimentos, treinamento,
carta de fiana etc.

Estes controles internos facilitam a visualizao de problemas e possveis

fraudes que possam ocorrer quando da entrada de informaes durante o exerccio

26

das atividades da empresa. Para obter resultado eficiente dos controles implantados
depende da responsabilidade e seriedade de cada colaborador da empresa.
Almeida (2007, p. 63) define controle interno como:
O controle interno representa em uma organizao o conjunto de
procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos,
produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo
ordenada dos negcios da empresa, o risco de ocorrncia de erros em uma
empresa com um bom controle interno mnimo em relao s empresas
sem controle interno.

Conforme relatado por Franco e Marra (2001, p.269):

Ao avaliar os controles internos, o auditor ter em mente objetivos bsicos
e usando seus conhecimentos, sua experincia, sua acuidade, verificar at
que ponto eles permitem atingi-los.Os controles absolutamente infalveis
no existem [...] a aplicao dos procedimentos de auditoria,em todas as
reas indispensvel, a extenso que podem ser maiores ou menores,
conforme o grau de confiana que o auditor possa depositar na eficincia
dos controles.

Conforme relata os autores no existe um controle infalvel que seja

implantado na empresa e ele por si s atinja os objetivos esperados pela
administrao, para atingir tais resultados precisa que os mesmos sejam auditados,
acompanhados, revisados pela auditoria interna ou gerncia e feitos os ajustes
necessrios.

2.1.5 Avaliao do Controle Interno

O controle para ser eficiente deve est implantado em todas as reas dentro
de uma empresa, onde composto de inmeras atividades que envolvem
aprovaes, autorizaes, registros, necessidades de registros, arquivos e
capacidade tcnica.
Attie (2007, p.215),
compara o controle interno ao motor de um carro, onde composto de
inmeras peas: velas, distribuidor, cilindros, vlvulas, leo, bielas, anis,
porcas, parafusos, carcaa e outros, onde as peas por si s soltas nada
representam, porm o conjunto afinado entre si fornece a fora necessria
para que o carro ande, e basta que uma delas quebre ou se deteriore para
que todo o conjunto se torne inerte e inoperante. O controle interno funciona
da mesma forma, o conjunto das operaes, autorizaes e registros que
permite que a operao ou sistema caminhe, e basta que um dos itens no
funcione adequadamente para que todo o sistema emperre.

27

Dentro da linha de raciocnio do estudo do controle interno a administrao

da empresa sempre dever est em busca de melhoramentos e ajustes dentro dos
avanos tecnolgicos e econmicos. Conforme cita o autor, a equipe envolvida deve
trabalhar em harmonia, segundo uma engrenagem onde se um elo desta se romper
prejudica a equipe toda.

2.1.6 Fraudes e Erros

Franco e Marra (2001, p.76) define fraude como:
Fraude, o ato intencional de omisso ou manipulao de transaes,
adulterao de documentos, registros e demonstraes contbeis; A fraude
pode ser caracterizada por manipulao, falsificao ou alterao de
registros ou documentos, de modo a modificar os registros ativos, passivos
e resultados.

Franco e Marra (2001 p. 77) define erro como:

Erro, o ato no intencional resultante de omisso, desateno ou m
interpretao de fatos na elaborao de registros e demonstraes
contbeis. Consiste em erros aritmticos na escriturao contbil ou nas
demonstraes contbeis; aplicao incorreta das normas contbeis;
interpretao errada das variaes patrimoniais.

Entende-se que a fraude e o erro so prejudiciais para o bom desempenho

de uma empresa, porm, a fraude passa ser um ato mais delicado, por tratar-se de
um ato manipulado, intencional enquanto o erro pode ser ocasionado por descuido,
do funcionrio.
Crepaldi (2007, p.162) comenta que:
ao detectar erros relevantes ou fraudes no decorrer dos seus trabalhos, o
auditor tem a obrigao de comunic-los administrao da entidade e
sugerir medidas corretivas, informando sobre os possveis efeitos no seu
parecer, caso elas no sejam adotadas. A responsabilidade primria na
preveno e identificao de fraude e erros da administrao da entidade,
atravs da implementao e manuteno de adequado sistema contbil e
de controle interno. Entretanto, o auditor deve planejar seu trabalho de
forma a detectar fraudes e erros que impliquem efeitos relevantes nas
demonstraes contbeis.

Segundo Crepaldi, o auditor ao realizar seu trabalho, no tem como objetivo

principal descobrir fraudes, mas caso ocorra o mesmo tem a obrigao de relatar em
seu parecer e informar a administrao.
Ainda Crepaldi (2007, p.162) O auditor no responsvel nem pode ser
responsabilizado pela preveno de fraudes ou erros. Entretanto, deve
planejar seu trabalho avaliando o risco de sua ocorrncia, de forma que

28

tenha grande probabilidade de detectar aqueles que impliquem efeitos

relevantes nas demonstraes contbeis.Ao detect-los, o auditor tem a
obrigao de comunic-los a administrao da entidade e sugerir medidas
corretivas, informando os possveis efeitos em seu parecer, caso elas no
sejam adotadas. qualificao dos controles internos torna-se efetiva na
preveno de fraude. A mera descoberta de irregularidades no resolve o
problema. preciso uma sistemtica de controle eficaz.

O auditor no ser responsabilizado caso esteja ocorrendo algum tipo de

fraude e no seja descoberta durante a realizao de seus trabalhos, pois o mesmo
trabalha na maioria das vezes trabalha com sistema de amostragem, mais o mesmo
deve avaliar a aplicao da amostragem nas reas de maior risco.

Para Franco e Marra, (2001, p.80), o auditor dever: Se acreditar que tais
fraudes e erros possam resultar em distores relevantes nas demonstraes
contbeis, o auditor deve modificar seus procedimentos ou aplicar outros, em carter
adicional.

Erro

Fraude

Ao involuntria

Ao premeditada

Esquecimento, desateno, impercia

Dolo com inteno

Forma estranha vontade da empresa

Com o intuito de lavagem de dinheiro

Omisso

Falsificao ou alterao de registros e doc.

M interpretao de fatos nas dem.Contbeis

Omisso de transaes nos registros contbeis

Erros aritmticos

Aplicao de prticas contbeis indevidas

Incorreta classificao das contas

Desvios de dinheiro, despesas fictcias

Podem levar falncia da empresa

Responsabilidade penal e civil

Ocorrem tambm por falta de conhecimento

Para ocultar desvios ou transaes ilegais

Quadro 3 - Principais distines entre erro e fraude

Fonte: Menegussi 2007

2.1.6.1 A deteco de fraudes e erros

Crepaldi (2007, p. 163)
O auditor dever avaliar criticamente o sistema contbil, incluindo o
controle interno, tanto em termos de concepo quanto de funcionamento
efetivo, concedendo especial ateno s condies ou eventos que
representem aumento de risco de fraude ou erro, que incluem:

Estrutura ou atuao inadequada da administrao da entidade

auditada ou de algum dos seus membros;

29

Presses internas e externas;

Transaes que paream anormais;

Problemas internos no cumprimento dos trabalhos de auditoria;

Fatores especficos no ambiente de sistemas de informao

computadorizados.

A seguir, segue alguns procedimentos em caso de suspeita de fraudes e

erros.
Sinais de alerta
Poderes

concentrados

em

poucas

O que empregado pode fazer

O que a empresa deve fazer

Reunir documentos que permitam fazer

Guardar em lugar seguro documentos e

pessoas, sem superviso

a denuncia.

arquivos de computador relevantes

Prejuzos repentinos em um negcio

Se a fraude for

tradicionalmente rentvel

comunic-la ao supervisor imediato

Mudana sbita no estilo de vida de um

Se a fraude foi cometida pelo superior

Uma vez terminada a investigao,

funcionrio

imediato, levar o caso direo da

comunicar internamente as concluses,

empresa.

com transparncia.

Pagamentos anormalmente elevados

Procurar o apoio de outros funcionrios,

Tomar providncias imediatamente.

por servios e consultorias

se isso ajudar a reunir evidncias.

em

outro setor,

Determinar claramente
responsvel

quem o

pelo contrato com

as

autoridades

Quadro 4 - Em caso de suspeita

Fonte: Crepaldi (2007 p. 167)

2.1.7 Limites Inerentes dos Controles Internos

Ainda segundo Franco e Marra (2001, p.284) Os sistemas contbeis e de
controle interno no podem dar administrao evidncia conclusiva de que os
objetivos foram atingidos porque tem limitaes inerentes,exemplo:

A exigncia normal da administrao de que o custo de um controle

interno no exceda os benefcios a serem obtidos;

A maioria dos controles internos tende a ser direcionada para

transaes rotineiras em vez de para transaes no rotineiras;

O potencial de erro humano devido a descuido, distrao, erros de

julgamento e instrues mal-entendidas;

A possibilidade de contornar os controles internos por meio de conluio

de um membro da administrao ou empregado com partes de fora (terceiros) ou de

dentro da empresa;

A possibilidade de que procedimentos se tornem inadequados devido a

mudanas nas condies e de que o cumprimento desses procedimentos se

deteriore.

30

Segundo Franco e Marra (2001, p.285) entende-se que: Ao obter um

entendimento dos sistemas contbeis e de controle interno para planejar a auditoria,
o auditor obtm um conhecimento do projeto dos sistemas contbeis e de controle
interno, e de sua operao.

2.2 Estoques
Os estoques constituem vnculo entre as etapas do processo de compra e
venda, no processo de comercializao em empresas comerciais. Os estoques
desempenham papel importante na flexibilidade operacional da empresa. So as
entradas e sadas dos produtos nos processos de comercializao. necessrio
que nas organizaes, a direo preocupe-se em todos os aspectos que evolvem o
negcio, desde a anlise de sua viabilidade at a utilizao de instrumentos
gerenciais adequados que possam fornecer a administrao informaes que
possibilitem o monitoramento ordenado dos resultados. O estudo do papel dos
estoques nas empresas to antigo quanto ao estudo da prpria administrao.
Como elemento regulador, seja do fluxo de produo, do fluxo de venda, ou no
processo comercial os estoques sempre foram o alvo de ateno dos gerentes. Hoje
todas as empresas procuram de uma forma ou de outra a obteno de uma
vantagem competitiva em relao a seus concorrentes, e a oportunidade de atendlos prontamente, no momento e na quantidade desejada. de fundamental
importncia que as empresas comerciais direcionem sua ateno para todos os
setores, mas priorizando o gerenciamento e controle de estoques e o atendimento,
pois a eficcia destes setores depende o crescimento e a permanncia da mesma
no mercado. preciso que a empresa esteja focada nos nveis do estoque para a
satisfao do cliente e da empresa.

Os estoques representam capital investido, lanado no ativo da empresa

para serem bem administrado e vendido, sendo comuns as perdas por
expirao da data de validade e at mesmo roubo e fraudes cometidas na
empresa atravs do estoque. (FIGUEIREDO e FLEURY, 2006 p. 38)

Segundo Dias (2006, p. 128)

A globalizao da economia vem produzindo significativas mudanas na
forma de conduo dos negcios. No cenrio atual, clientes exigem um alto
nvel de servio, pedidos mais freqentes, e trabalham no sentido de manter
os nveis de estoque exatamente na medida de suas necessidades. Os

31

consumidores, por sua vez, querem maior variedade e conformidade nos

produtos.

2.2.1 Controle de Estoques

o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e sada
de mercadorias e produtos da empresa. Estoques so todos os bens e materiais
mantidos por uma organizao para suprir demandas futuras.
O termo controle de estoques uma funo da necessidade de estipular os
diversos nveis de materiais e produtos que a organizao deve manter, dentro de
parmetros econmicos (POZO, 2007 p. 38).

Segundo Harrison e Hoek (2003, p. 211), descrevem:

O pensamento enxuto busca a perfeio, baseia-se na simples filosofia da
minimizao do desperdcio. Tal conceito pode ser aplicado a quase todos
os processos de negcios em quase toda a empresa.[...] mtodo simples,
a busca da meta do fluxo de uma nica pea, no qual o tamanho do lote que
passa pelos processos de uma empresa de um nico item

Segundo o autor, os fornecedores podem colaborar no controle do estoque,

reduzindo desperdcios, sugerindo o controle de estoques gerenciado pelo
fornecedor (VMI do ingls vendor-managed inventory) onde:
O estoque gerenciado pelo fornecedor uma abordagem de estoque e de
efetivao de pedidos em que o fornecedor, e no o cliente, responsvel
pelo gerenciamento e reabastecimento do estoque.[...] a base sobre a qual
as decises tero de ser tomadas combinada com o varejista
antecipadamente. O fornecedor assume a responsabilidade pelo
monitoramento das vendas e do estoque e utiliza essas informaes para
iniciar o pedido de reabastecimento. O fornecedor rastreia a venda de
produtos e os nveis de estoque, enviando mercadorias apenas quando os
estoques estiverem baixos.

Esse mtodo de pedido de compras e controle de estoques atravs do

auxilio do fornecedor aplicado no ramo de supermercado, entende-se que divide a
responsabilidade onde ambos assumem as possveis perdas nos excesso de
estoques principalmente nos produtos perecveis.
Harrison e Hoek (2003, p.215) relatam outra forma de controlar estoques:
a logstica da resposta rpida, uma demanda para atender o cliente, fornecendo-se
a quantidade, a variedade e a qualidade certas no momento certo, no local certo e
pelo preo certo.

32

O termo compras freqentemente lembra o processo de compras da

administrao de materiais, Nesse processo de compras, existem as
seguintes atividades centrais: assegurar descrio completa das
necessidades; selecionar fontes de suprimento; conseguir informaes de
preo; colocar os pedidos (ordens de compra); acompanhar (follow up) os
pedidos; verificar notas fiscais; manter registros e arquivos; manter
relacionamentos com vendedores (POZO, 2007; p.148).

Conforme relata Pozo (2007, P. 150) que as compras, podem ser

consideradas como uma funo administrativa, pois nos diferentes estgios de sua
interao organizacional se faz necessrias decises em relao s seguintes
variveis:

quantidades,

origem,

custos

credibilidade

dos

sistemas

de

fornecimentos, interno e externo - sempre voltada para os aspectos econmicos e

estruturais da organizao. Neste sentido, os ensinamentos do autor remetem ao
fato de fazer frente s incertezas predominantes nos mercados atuais e aos novos
paradigmas da economia globalizada, de suma importncia uma atuao com
ampla abrangncia das modernas tcnicas de controle interno e principalmente
flexibilidade em face das variveis ambientais.
Atividades de Compras: Alm de atender s especificaes de qualidade
exigidas pelo mercado, a adequao da quantidade desejada, prazos de
entrega e condies de pagamentos que permitam empresa maximizar
seus recursos e reduzir custos - Segundo Pozo (2007, p. 148) Setor de
Compras responsvel pelo resultado da empresa, reduzindo custos, por
meio de negociaes de preos, comprando produtos com qualidade, na
quantidade certa, na fonte certa, para entrega no local e hora certa. As
principais atividades do setor de compras so:
Informaes Bsicas:
- Controle e registro de fornecedores;
- Controle e registro de compras;
- Controle e registro de preos;
- Controle e registro de especificaes;
- Controle e registro de estoques;
- Controle e registro de consumo.
Administrao de Materiais
- Garantir atendimento das requisies;
- Manuteno de Estoques;

33

- Evitar excesso de estoques;

- Melhorar giro de estoques;
- Elaborar relatrios;
Sistema de Aquisio:
- Negociar contratos;
- Efetivar compras;
- Analisar cotaes;
- Analisar condies dos contratos;
- Conferir fatura de compra;
- Contatar vendedores;
- Negociar reduo de preos;

2.3 Auditoria
A auditoria tem suma importncia como elemento fundamental no sistema
de informaes, medio de desempenho e de prestao de contas da
administrao. O Administrador executa as tarefas apresentando dados e
informaes precisas, a auditoria proceder as avaliaes, anlises das referidas
informaes. O administrador parte do sistema contbil e de controle interno.
Santos,Scmitd e Gomes(2006).
Segundo Almeida (2007, p.21)
A auditoria uma atividade relativamente nova no Brasil, ainda no estgio
embrionrio em termos de tcnicas, haja vista que as legislaes
especficas brasileiras vm abordando superficialmente o assunto, sem
definir de forma clara e precisa os procedimentos que os profissionais da
rea deveriam adotar por ocasio das auditorias das demonstraes
financeiras.Nos pases em que a importncia da auditoria foi reconhecida,
j h muitos anos existem comisses permanentes especialmente criadas
para emitir normas de auditoria, medida que novas circunstncias assim o
exigem, e tambm para modificar as antigas normas, adaptando as novas
situaes do mercado. A atividade de auditoria bastante dinmica e est
em permanente mutao, o que requer maior ateno dos rgos
especficos ligados a essa rea, no sentido de padronizar e estabelecer os
procedimentos, fortalecer o sistema de auditoria e mercado de capitais,
dando maior segurana para os investidores, principalmente os acionistas
minoritrios que aplicam suas economias nas companhias abertas. A
auditoria deve ser compreendida como um conjunto de aes de
assessoramento e consultoria. O trabalho de auditoria, ainda que em
algumas situaes especiais necessite fazer fiscalizaes rigorosas, no
tem como objetivo policiar profissionais ou suas atividades.

34

A auditoria uma atividade no obrigatria na maioria dos ramos de

atividades empresariais, o empresrio opta por no implantar, visando o lado de
conteno de despesas, e por outro lado, abrindo precedncia para danos maiores
com a falta de um controle mais rigoroso, aplicado por um profissional permanente
dentro da empresa ou um independente com visitas peridicas
Crepaldi (2007, p. 01) cita:
A administrao de uma sociedade tem o dever de apresentar
demonstraes contbeis e divulgaes adequadas e esclarecedoras
opinio pblica. O parecer dos auditores sobre esses demonstrativos
elemento fundamental e sinnimo de confiabilidade s informaes
prestadas. A auditoria torna-se elemento fundamental no sistema de
informaes, medio de desempenho e prestao de contas da
administrao, a auditoria no est para substituir a funo da
administrao da empresa e sim assessor-lo.

J nas empresas de capital aberto, torna-se obrigatrio a presena de um

profissional na rea de auditoria onde o mesmo estar se responsabilizando pelas
informaes contbeis fornecidas, dando seu parecer oferecendo

maior

credibilidade aos acionistas e investidores.

Attie (2006, p.25) define:
A auditoria uma especializao contbil voltada a testar a eficincia e
eficcia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma
opinio sobre determinado dado. O exame da auditoria engloba a
verificao documental, os livros e registros com caractersticas
controladoras, a obteno de evidncias de informaes de carter interno
ou externo.

Cada autor define auditoria conforme seu ponto de vista, mas num contexto
geral sabe-se que a mesma uma atividade vista com certo receio por alguns
administradores, mas um elemento fundamental no auxilio as tomadas de
decises, tornando as informaes precisas. Toda empresa que implanta seus
controles atravs de um auditor interno facilita o desempenho geral das atividades.

2.3.1.Auditoria externa ou independente

Crepaldi (2007, p. 32) cita:
Auditoria externa constitui o conjunto de procedimentos tcnicos que tem
por objetivos a emisso do parecer sobre a adequao com que estes

35

representam a posio patrimonial e financeira, o resultado das operaes,

as mutaes do patrimnio lquido, as origens e aplicaes de recursos da
entidade.

A auditoria externa executada por profissional independente, sem ligao

com a empresa. Sua interveno ajustada atravs de contrato de servios. Os
testes e indagaes se espalham por onde haja necessidade para concluir seu
trabalho. Dada a credibilidade que o auditor externo oferece ao mercado, pela
relevncia de seu trabalho junto as empresas, banqueiros, rgos do governo e ao
publico em geral torna-se uma figura impar que presta inestimveis servios
obedecendo normas e princpios contbeis.

2.3.2 Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2007, p.25 )
Auditoria Interna constitui o conjunto de procedimentos que tem por
objetivo examinar a integridade, adequao e eficcia dos controles internos
e das informaes fsicas, contbeis, financeiras e operacionais da
entidade. uma atividade de avaliao independente dentro da empresa,
que se destina a revisar as operaes, como um servio prestado
administrao. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da
anlise e avaliao da eficincia de outros controles. executada por um
profissional ligado empresa. O auditor interno pessoa de confiana dos
dirigentes, sua rea de atuao envolve todas as atividades da empresa,
predominando a verificao constante dos controles internos e rotinas
administrativas.

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negcio

em que possa ser til administrao. Isso pressupe sua incluso em campos
alm dos de contabilidade e finanas, a fim de obter uma viso completa das
operaes submetidas a exames. Crepaldi (2007) testa a qualidade dos trabalhos,
revisa, recomenda: enfim, assiste administrao e lhe fornece informaes
Peridicas principalmente no que tange:

aplicabilidade e adequao de controles internos, financeiros e

operacionais: revisando e avaliando a correo, adequando e aplicando os controles

contbeis, financeiros e outros de natureza operacional, propiciando controles
eficazes a um custo razovel;

extenso do cumprimento das diretrizes, planos e procedimentos;

determinando o grau de atendimento;

36

salvaguarda dos ativos quanto escriturao, guarda e perdas de

todas as espcies; determinando o grau de controle dos ativos da empresa quanto

proteo contra perdas de qualquer tipo;

avaliao

da

qualidade

desempenho

na

execuo

das

responsabilidades delegadas determinando a fidelidade dos dados administrativos

originados na empresa ;

recomendao de melhorias operacionais.

A auditoria interna presta ajuda administrao, sua responsabilidade

informar e assessorar, desempenhando sua funo com tica e de maneira
responsvel, devendo reportar-se a um executivo cuja autoridade seja suficiente
para assegurar uma ao efetiva com respeito aos assuntos levantados e
recomendaes efetuadas. Um auditor interno jamais deve desenvolver e implantar
procedimentos, preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que
poder vir a examinar e analisar.
2.3.3 Diferenas entre auditoria externa interna
Crepaldi (2007, p. 32) afirma que: Mesmo que exista interesse comum no
trabalho do auditor interno e do externo, as tcnicas so semelhantes, mas existem
diferenas fundamentais.
ELEMENTOS
Sujeito
Ao e Objetivo

AUDITORIA EXTERNA
Profissional independente no tem
vinculo
Exame das demonstraes
financeiras
Opinar
Parecer
Mais amplo
A empresa e o publico
Prof civil e criminal
Maior
Maior

Finalidade
Relat. Principal
Grau de independncia
Int no Trabalho
Responsabilidade
Nmeros reas cobertas
Intens dos trab em casa
rea
Continuidade do trabalho
Peridico
Auditor
Executa apenas auditoria contabil
Auditor
Recebe honorrios
Quadro 5 - Diferenas entre auditoria externa e auditoria interna.
Fonte: Crepaldi (2007, p. 34)

AUDITORIA INTERNA
Funcionrio da empresa
Exame dos controles
operacionais
Promover melhorias
Recomendaes
Menos amplo
A empresa
Trabalhista
Menor
Menor
Continuo
Contabil e operacional
Recebe salrios

Os objetivos da auditoria interna verificar se as normas interna esto sendo

seguidas e avaliar a necessidade de novas normas internas j existentes. Os

37

princpios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira:
CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO

MOTIVO
Se no existir delimitao extra, o controle
a. Devem ser fixados as responsabilidades
ser deficiente;
Um empregado no deve ocupar um posto
b. A Contabilidade e as operaes devem estar
em que tenha controle da contabilidade e,
separadas
ao mesmo tempo, controle das operaes
que ocasionam lanamentos;
c. Controles cruzados,por exemplo, as vendas dirias
Devem ser utilizadas todas as provas
devem ser acumuladas e confrontadas ao final do
disponveis para se comprovar a exatido,
perodo com a soma das etiquetas das mercadorias
visando assegurar que as operaes foram
entregues;
registradas corretamente na contabilidade;
d. Nenhuma pessoa individualmente deve ter
Qualquer pessoa, deliberadamente ou
completamente a seu cargo uma transao comercial; inadvertidamente, cometer erros se o
manejo de uma transao est dividido entre
duas ou mais pessoas;
e. Deve-se escolher e treinar cuidadosamente os
Um treinamento cuidadoso oferece como
empregados;
resultados:melhor rendimento, custos
reduzidos e empregados mais atentos e
ativos;
g. As instrues de operaes para cada cargo devem Os manuais de procedimentos fomentam a
ser sempre fornecidas por escrito.
eficincia e evitam erros ou interpretaes
erradas.
Quadro 6 - Os princpios e fundamentos do controle interno
Fonte: Crepaldi 2007 p. 283 reformulado pela autora.

2.3.4 Fraudes e Desfalques nas Empresas

Crepaldi (2007, p.284) comenta que,
Controles internos apenas previnem contra fraudes e minimizam os riscos
de erros e irregularidades. A segregao de uma operao em fases
distintas e dirigidas a diversas pessoas, reduz a chance de ocorrerem
irregularidades. Fraudes nas empresas tornaram-se um problema crescente
e comum, decorrente do enfraquecimento dos valores ticos, morais,
sociais, e principalmente da ineficcia dos sistemas de controles internos.
Embora os fatores que motivam as pessoas a cometerem fraude possam
ser classificados em trs aspectos:

Oportunidades para comet-la e escond-la;

Presso por dificuldades financeiras;

Racionalizao do entendimento sobre a falta cometida.

Crepaldi ainda ressalta que A eficincia do sistema de controle interno em

sua totalidade deve permitir detectar no somente irregularidades de atos
intencionais, como tambm erros de atos no intencionais. Estes podem ser:

Decorrentes de m aplicao de uma norma ou procedimento;

38

De omisso por no aplicar um procedimento prescrito nas

normas em vigor;

De interpretao como, por exemplo, a aplicao errnea dos

princpios fundamentais de contabilidade na contabilizao das operaes.

Crepaldi (2007, p.285) cita:
Para um funcionrio praticar um desfalque ele tem de ter acesso aos ativos
da empresa. Os desfalques podem ser temporrios ou permanentes, o
temporrio ocorre quando o funcionrio apossa-se de um bem da empresa
e no altera os registros da contabilidade (transferindo o ativo roubado para
despesas).Desfalques permanentes ocorrem quando um funcionrio desvia
um bem da empresa e modifica os registros contbeis, de forma que os
ativos existentes concordem com os valores registrados na contabilidade,
para que isso acontea necessrio que o funcionrio tenha acesso aos
registros contbeis.

Segundo Crepaldi os desfalques na maioria das vezes acontecem por

alguma falha na forma de controlar ou sobrecarregando um funcionrio onde o
mesmo desempenha uma ou mais funes ao mesmo tempo com acesso ao ativo
da empresa.

2.3.5 Fraudes e perdas nas empresas

Conforme pesquisa divulgada na revista Veja edio 1893, as empresas
perdem em mdia 6% do seu faturamento em fraudes praticadas por seus
funcionrios, segundo uma pesquisa americana. Numa poca em que a
remunerao varivel, vinculado ao desempenho individual e de toda a empresa,
representa parte cada vez maior da renda, fcil entender em combater a corrupo
interna. Distoro do balano pedido falsos de reembolsos ou desvios de fundos
algumas das fraudes mais comuns. Diante de um caso, a primeira questo como
reagir; antes de mais nada, com discrio ensina Jos Francisco Compagno, scio
da rea de investigao e suporte a litgios da Ernst & Young, empresa de auditoria
e assessoria. Uma crise pblica pode prejudicar a empresa. Segundo o mesmo
estudo americano, a preveno da corrupo via disque denncia, reduz em 50% o
risco de fraudes. A fraude semelhante a um vrus e o antdoto a manuteno de
controles internos eficazes, com pleno apoio administrativo Para atingir plenamente
seus objetivos, os controles internos devem estar sustentados por uma consistente

39

poltica interna e ser desenvolvidos com enfoque nos mecanismos que garantam a
deteco, recuperao e a punio dos agentes causadores de fraude e corrupo.

2.3.6 Auditoria dos Estoques

A auditoria nos estoques tem o objetivo de assegurar o controle e registros
inerentes ao estoque.
Segundo relata Attie (2006, p.293) A auditoria dos estoques tem a finalidade
de:
Determinar sua existncia, que poder estar na companhia, em
custdia com terceiros ou em trnsito;
Determinar se pertencente companhia;
Determinar se foram aplicados os princpios de contabilidade
geralmente aceitos, em bases uniformes;
Determinar a existncia de estoques penhorados ou dados em
garantia;
Determinar se esto corretamente classificados nas demonstraes
financeiras e se as divulgaes cabveis foram expostas por notas
explicativas.
2.3.6.1 Reviso do Controle Interno de estoque
Cada companhia como uma entidade diferente estabelece o controle interno
de acordo com suas reais necessidades e baseadas na materialidade envolvida,
pessoal existente e numero de itens em estoque. A administrao estabelece os
controles que lhe concedam alguma segurana para efeito de sua gesto. Alguns
exemplos de controles adotados pelas companhias:

Segregao de funes entre a guarda fsica dos estoques e a de

contabilizao;

Autorizao de compra por pessoa de nvel;

Utilizao de coleta de preos para compras;

Registro perptuo de estoques;

Determinao de ponto mnimo para estoques;

Contagem rotativa de estoques;

40

Sistema de custos integrados contabilidade;

Segregao de funo entre o setor de compras e recebimento;

Contagem fsica quando da recepo e emisso de documento

comprobatrio.

2.3.6.2 Procedimentos de controle nos Estoques

Crepaldi (2007, p. 435) cita que:
O controle interno sobre os estoques compreende controles contbeis e
fsicos. O controle contbil sobre estoques revela-se por meio de um
sistema em que as tarefas sejam segregadas, de modo a no permitir que
os encarregados de controlar os estoques no sejam os mesmos
responsveis pelo faturamento de vendas ou lanamentos de compras.O
sistema contbil deve ser projetado de maneira que o fluxo de dados
contbeis se faa paralelamente ao fluxo fsico do estoque.

Seguindo a idia do autor entende-se que para melhor proteger o ativo da

empresa e evitar fraudes a segregao de funes uma rotina a ser seguida
dentro nas empresas, onde de nada adianta ter um bom sistema de inventrio se os
procedimentos de controles distribudos entre os colaboradores no funciona de
forma correta.
Os procedimentos de auditoria a serem utilizados so dependentes da
efetividade do controle interno e da materialidade envolvida (ATTIE 2006).

Exame Fsico
Confirmao

Contagem de estoques
Confirmao estoques com terceiros;
Confirmao de estoques de terceiros;
Confirmao de estoques em consignao
Exame documental em Notas Fiscais de compras e
pagamentos;
Exame de contratos de compra e venda;
Soma da contagem de estoques;
Clculos das quantidades pelo preo unitrio;
Clculo dos impostos;
Apropriao das despesas gerais de fabricao
Exame da conta razo de produtos acabados;
Follow-up das contagens fsicas

Exame detalhado da documentao de compra;

Exame minucioso do registro perptuo;
Exame de cut-off de compras e vendas
Variao do saldo de estoques;
Inqurito sobre a existncia de produtos obsoletos;

Documentos Originais

Clculos

Escriturao

Investigao

Inqurito

Quadro 7a - Procedimentos de controle nos estoques

Fonte: Pozo 2007 p. 294 adaptado pela autora.

41

Registros Auxiliares
Correlao
Observao

Exame do registro perptuo de estoques;

Exame das ordens de produo/fabricao;
Relacionamento das vendas com a baixa de estoques;
Relacionamento das compras com os fornecedores.
Classificao adequada das contas;
Observao dos princpios de contabilidade;
Observao de estoques obsoletos.

Quadro 7b - Procedimentos de controle nos estoques

Fonte: Pozo 2007 p. 294 adaptado pela autora.

42

METODOLOGIA DA PESQUISA

Pretende-se a partir deste trabalho, elaborar e implantar um sistema de

controles eficaz nas empresas do ramo de supermercado, onde o mesmo
possibilitar

processo

de

acompanhamento

de

todo

um processo

de

funcionamento e execuo.
Na pesquisa foi utilizado o mtodo de abordagem indutivo em que parte de
um estudo em uma empresa especfica para tomar como base para o controle
interno em uma empresa de supermercado. Marconi e Lakatos (2006, p.86)
conceituam como: Induo um processo mental por intermdio do qual, partindo
de dados particulares, infere-se uma verdade geral ou universal.
A observao uma tcnica de coleta de dados para conseguir informaes.
Marconi e Lakatos (2006, p. 192) conceituam que: No consiste apenas em ver e
ouvir, mas tambm em examinar fatos ou fenmenos que se desejam estudar.
A pesquisa classifica-se como uma pesquisa de campo, realizada atravs da
aplicao de instrumentos de coleta de dados, Silva (2008, p. 57) define como:
Coleta direta de informao no local em que acontecem os fenmenos; aquela
que realiza fora do laboratrio, no prprio terreno das ocorrncias.
A pesquisa um estudo de caso caracterizado por ser um estudo intensivo,
que segundo Silva (2008, p.57), um estudo que analisa um ou poucos fatos com
profundidade, o objeto de pesquisa pode ser o individuo ou a empresa, uma
atividade, uma organizao ou at mesmo uma situao.
O trabalho foi fundamentado por pesquisas bibliogrficas que segundo Silva
(2008, p.54), Essa pesquisa explica e discute um tema ou problema com base em
referncias tericas j publicadas em livros, revistas, artigos cientficos.

43

ANLISE DE DADOS

4.1 Estudo de caso: empresa no ramo de supermercado

O objeto de estudo um supermercado de mdio porte que atua no setor

varejista h mais de 20 anos, e encontra-se situado na regio central da cidade. No
estudo de caso sero apresentadas uma avaliao dos resultados atuais e
propostas de melhoria caso necessrio para a gesto de recebimento e
armazenagem que atenda s necessidades da empresa.
O Supermercado possui cerca de 35000 (trinta e cinco mil) unidades em seu
mix de produtos e conta com 130 colaboradores. Ser descrito passo a passo o
funcionamento da referida empresa como est interligada pelos seus setores.
A referida empresa possui um sistema de automao especfico para o ramo
de supermercado onde a partir do momento que o setor de compras emite seu
pedido at o setor financeiro efetuar o pagamento do titulo tudo amarrado
conforme descreve-se a seguir.

4.1.1 reas do setor de estoque

Depsito O depsito possui um espao amplo para armazenagem de
produtos e esta dividida em trs sub-reas composta por um quadro de 08
colaboradores onde 01 encarregado geral do setor e conferente de parte dos
recebimentos os demais cada um com sua responsabilidade auxiliando o bom
desempenho. Esse ambiente dividido por reas, chamado depsito, existe um
elevador de cargas interligando os pisos somente para transporte de mercadorias.
Quando o repositor necessita de mercadorias para expor na rea de venda o mesmo
carrega um carrinho normal e transporta at a sada para a rea de vendas atravs
do elevador. Aps a descarga, conferncia e liberao da Nota Fiscal e as unidades
de produto para o faturamento o colaborador responsvel pelo recebimento libera os
paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado.
No momento que essas mercadorias so alojadas em seus devidos lugares, sempre
em cima de estrados de madeiras ou estantes, prateleiras evitando o contato direto

44

com o piso evitando problemas como umidades, a forma de armazenar obedece ao

prazo de validade onde as mercadorias com vencimento mais distante ficam na
parte de baixo da pilha evitando assim as perdas e desperdcios.
O depsito dividido em sub-reas para evitar contato de produtos alimentcios
com produtos de limpeza;
Analisando os procedimentos neste setor, depara-se com algumas situaes
onde o controle falho, onde um nico funcionrio exerce a funo de
encarregado, recebe as mercadorias e conferente das mesmas, onde no
aconselha-se esse procedimento e sim segregar funes entre outros
funcionrios;
Outra falha detectada a forma com que as mercadorias saem do depsito para
a

rea

de

vendas,

atravs de

diversos funcionrios,

conforme

responsabilidade de cada um na reposio de mercadorias nas gndolas;

A forma de armazenagem dos produtos h controle por parte do funcionrio
responsvel pela aquela rea do depsito onde coloca-se as mercadorias com
prazo de validade mais prximo por cima das pilhas do referido produto, para ser
o primeiro a ir para a rea de vendas;

Aps a descarga, conferncia e liberao da Nota Fiscal e as unidades de

produto para o faturamento o colaborador responsvel pelo recebimento libera os
paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado.

rea de armazenagem I - Produtos de limpeza e bebidas em geral, tem um

terminal de computador equipado com impressoras capacitadas para impresso
de cdigos barras para produtos comercializados geralmente produzidos na
regio e outra impressora que imprime etiquetas de preos disponibilizados na
frente dos produtos distribudos nas gndolas na rea de vendas. Neste mesmo
terminal trs vezes por semana feito a distribuio de mercadorias para a outra
loja instalada em outro bairro da cidade. A distribuio atravs de emisso de
Nota Fiscal das mercadorias selecionadas por um colaborador responsvel por
esse setor da outra loja;
Nessa rea tambm h um funcionrio que desempenha mais de uma
funo, este mesmo funcionrio controla as mercadorias para trocas

45

(aquelas com algum defeito) que alguns fornecedores trocam por outra,
controla a emisso de cdigos de barras para produtos da regio e auxilia
na transferncia de mercadorias para outra loja localizada em outro bairro,
onde separada as mercadorias coletadas as informaes da quantidade
e valores atravs de coletor de dados e em seguida gerado Nota Fiscal de
transferncia.

rea II - Considerada o maior espao, onde armazena, macarro, caf, leite tetra
pak, arroz, feijo, acar, leo, trigo miudezas em geral e em uma rea anexa
setor de frutas, legumes e verduras e outra onde so feitos os recebimentos e
conferncia de mercadorias, de produtos, produzidos na regio (temperos
verdes, alface, rcula, couve-flor, brcolis, maracuj, tomate, laranja, mandioca,
coco verde, milho verde, queijos, nata e outros), congelados, carnes, frangos,
iogurte frios em geral.
Nesse rea guarda-se uma variedade muito grande de mercadorias,e h
tambm uma porta onde recebe-se produtos de hortifruti da regio e local
onde localiza-se a preparao, seleo das frutas, verduras e legumes
para expor na rea de vendas. Nesse local est concentrado muitos
procedimentos, circula muitos funcionrios, os repositores da rea de
vendas, tornando-se uma rea de risco, onde o controle ter que ser mais
rigoroso;

rea III - Armazenam produtos de higiene pessoal, fraldas, louas, alumnios em

geral, biscoitos, enlatados em geral, havaianas, botinas.
Nessa rea considerada a mais escondida, de acesso livre para muitos
funcionrios, propicia para conluio, onde no tem um funcionrio com
responsabilidade para controle mais rgido, ficando distante da rea de
recebimento onde permanece o encarregado do setor por um perodo
maior, sugere-se aqui um mtodo de controle mais rgido

46

4.1.2 Rotinas e Procedimentos entre Setores

Setor Compras Recebe do setor de vendas relatrio das mercadorias que

esto em faltas ou com estoque mnimo. O funcionrio responsvel pelo setor
formula atravs do sistema conferindo as quantidades solicitadas com o giro
do estoque formula pedido, entra em contato com os fornecedores os quais
geralmente tem representante comercial para visita nas empresas onde
elaborada cotao de preos e optado pelo menor valor, ou conciliado
algumas vantagens, como frete pago, at o destino; definindo o fornecedor
efetua-se o pedido da mercadoria onde tudo j fica combinado valor, frete,
formas de pagamento data para entrega, quantidade e outros caso
necessrio.
O setor de compras considerado uma rea de riscos, onde dever ter
um sistema de controle interno intenso, pois h uma facilidade maior no
que refere-se a fraudes, conluio entre comprador, fornecedor e
representante comercial. O funcionrio responsvel pelas compras dever
ser subordinado a algum da administrao ou um cargo de confiana
para que esse possa fazer conferncia nas tomadas de preos,
oramentos para evitar o favorecimento de um atravs de oferecimento de
propinas.

Recepo - A empresa trabalha com diversos fornecedores que apresentam

prazos e formas de entregas diferenciadas, uns com frota prpria para
entrega de seus produtos, outros atravs de transportadoras terceirizadas,
mesmo assim, na maioria das vezes, ocorre congestionamento formando fila
devido s entregas no serem programadas, geralmente na segunda-feira,
pois no sbado o recebimento ocorre somente at s 11:00hs da manh.
Organiza-se o recebimento das mercadorias, por ordem de chegada dos
caminhes, abrindo exceo para cargas rpidas, possui uma plataforma de
recebimento somente para produtos perecveis e da regio. Na plataforma de
recebimento, descarrega-se toda a mercadoria do caminho conferindo
conforme a Nota Fiscal emitida pelo fornecedor onde retira-se da caixa ou
fardo uma(1) unidade de cada produto recebido verificando no ato a validade
dos produtos, se o mesmo est em perfeito estado de consumo obedecendo

47

as normas da vigilncia sanitria e direito do consumidor, onde no final da

descarga o mesmo encaminhado juntamente com a 1 via da Nota Fiscal ao
setor de faturamento. Aps a descarga, conferncia e liberao da Nota
Fiscal e as unidades de produto para o faturamento o colaborador
responsvel pelo recebimento libera os paletes com as mercadorias para ser
armazenada cada um em seu local adequado. No momento que essas
mercadorias so alojadas em seus devidos lugares, sempre em cima de
estrados de madeiras ou estantes, prateleiras evitando o contato direto com o
piso evitando problemas como umidades, a forma de armazenar obedece ao
prazo de validade onde as mercadorias com vencimento mais distante ficam
na parte de baixo da pilha evitando assim as perdas e desperdcios.
Nessa rea o controle falho, pois o funcionrio que recebe a mercadoria
ele mesmo faz o documento de controle do recebimento e envia para o
faturamento, entra em ao a confiana, e os bons costumes depositado
neste funcionrio, caso o mesmo queira fazer algum acordo com o
fornecedor deixando passar alguns problemas como: mercadorias
quebradas, faltando, com defeito e receber por fora do fornecedor isso
possvel de acontecer.

Setor Faturamento Recebe as unidades dos produtos juntamente com a

documentao fiscal e o pedido emitido pelo setor de compras, procede ao
cadastramento dos produtos no sistema gerando um cdigo interno conforme
a leitura do cdigo de barras do produto, em seguida d-se a entrada dos
produtos no estoque conferindo todos os encargos e impostos atravs da
origem da Nota Fiscal e dependendo dos produtos que nela constam,
trabalhando em sistema off line toda a entrada de mercadorias no interfere
nas vendas, exemplo caso haja alterao de preos somente no dia seguinte
liberado para a rea de vendas juntamente com as mercadorias, encaminhase ao responsvel pelo setor da rea de vendas um relatrio onde consta
toda movimentao efetuada no estoque inclusive se chegou produtos novos
para expor ou se houve alguma alterao de preos para ser regularizado,
no causando transtorno aos nossos clientes.
Nesse setor o problema encontrado que os produtos faturados no so
conferidos por outra pessoa antes de liberar os preos para a rea de

48

venda, podendo haver falhas, erros na cobrana de todos os encargos

necessrios, gerar um cdigo interno de um produto com preo de outro
com valor inferior, onde a empresa perder com isso, pois provavelmente
s ser descoberto com o passar do tempo.

Setor de vendas Depois de passar por vrios processos internos a

mercadoria exposta na rea de vendas distribuda em gndolas conforme a
seo em que pertence, organizada de forma visvel e de fcil acesso aos
clientes com a etiqueta de descrio do produto e o valor alocados na parte
superior do produto.
Esse setor o resultado de toda a seqncia dos produtos desde a
compra,

recebimento,

faturamento,

armazenagem

finalmente

exposio nas gndolas no setor de vendas, onde possveis erros

aparecem como cdigos cadastrados errado, prazos de validade, valores
errados, pois ao passar nos chek-outs (caixa) o produto aparece no
monitor, onde geralmente o operador do caixa detecta possveis
divergncias de valores, ou a descrio do produto diferente do que tem
cadastrado.

Setor financeiro Gerando a venda automaticamente gera-se um financeiro

nas mais diversas formas de recebimentos: cheque a vista ou pr-datado,
cartes de crdito e dbito nas mais diversas bandeira, dinheiro em espcie,
requisies, duplicatas, boletos bancrios e outras. Onde ao fechar seu caixa
a operadora confere todos os documentos e numerrios na presena do
funcionrio responsvel pelo setor.
Na rea financeira/tesouraria faz-se a parte de toda a movimentao dos
recebimentos, pagamentos, controles de cheques pr-datados, devolvidos,
a vista, cartes de crditos, conciliao bancria onde cada funcionria
opera com seu login e senha se responsabilizando pelos resultados ou
erros caso ocorram, esse setor muito visado na empresa, despertando
certa curiosidade, para evitar qualquer problema o controle deve ser
rigoroso e auditado, conferido, fiscalizado diariamente.

49

Contas a pagar Recebem do faturamento as notas fiscais, duplicatas, onde

se procede a conferncia no sistema do contas a pagar conferindo numero da
nota, valor gerado, favorecido, prazo para pagamento dos produtos e do frete
se houver. Toma providncias necessrias quanto aos pagamentos e
encaminha as Notas Fiscais para o setor contbil. Aps o pagamento das
duplicatas as mesmas so encaminhadas atravs de protocolo para o
escritrio contbil.
Nesse setor o funcionrio confere todas as duplicatas geradas pelo
faturamento, arquiva nas respectivas datas de vencimento, onde nos
prazos determinado so efetuados os pagamentos por um dos
proprietrios, percebe-se que nesse setor h um controle mais eficiente,
pois acompanho diariamente.

Setor Gerencial Contbil Prepara toda a documentao emite no site da

SEFAZ o espelho das notas fiscais eletrnicas, DANFE necessria para
encaminhar ao escritrio de contabilidade que terceirizado, tudo atravs de
protocolo de entrega. Na empresa estudada no existe o setor de auditoria
interna em especifico, essa funo desempenhada pelo funcionrio do setor
contbil gerencial o mesmo cargo de chefia, pessoa de confiana da
administrao, o qual contabiliza todos os lotes contbeis, emite os relatrios
necessrios para anlise, controla a parte dos ativos imobilizados da empresa
assessorando a administrao da empresa na parte gerencial e controle dos
seus ativos em geral. A empresa possui um eficaz programa de automao
comercial para a rea de supermercados onde o mesmo oferece diversos
mdulos para que possa ser desenvolvido um bom trabalho de controles,
registros, contabilizaes necessrias para uma administrao eficaz e
anlise de resultados.
Esse setor est em fase de ajustes de melhorias, adaptaes,
atualizaes do sistema de informtica onde est sendo implantado uma
verso com programa de SPED. A empresa estar em breve investindo
num controle interno mais rgido, onde ser destinado funcionrio
especifico para controlar, pois no momento executado pela equipe que
cuida da rea de informtica da empresa, considerando que um setor

50

primordial da empresa onde finaliza todos os procedimentos executados

nos mais diversos setores da empresa antes de ser encaminhado para o
escritrio de contabilidade que no momento terceirizado. Nesse setor
acontece o controle, organizao de todo o processo dos documentos
fiscais enviados para registro, atravs de sistema de protocolo organiza-se
em ordem alfabtica e de numerao do documentos, separando notas
fiscais de entrada de mercadorias das notas fiscais de despesas,
conhecimento de fretes diariamente(por tratar-se de um considerado
volume), para ser entregue ao escritrio de contabilidade.

51

CONCLUSO

Este trabalho procurou demonstrar a importncia do controle interno no

processo de gesto das empresas e em especial dos estoques, seja como rgo
formal, definido na estrutura organizacional, ou como reunio de conceitos para a
identificao, mensurao, comunicao e gesto de eventos econmicos. A
empresa deve ser considerada como um conjunto de atividades de idias,
estratgias, planos orientadas para um determinado fim. A importncia do controle
Interno e da Auditoria Interna na preveno e combate a erros e fraudes
fundamental, e funciona como um instrumento de apoio administrao, pois
evidencia essas irregularidades e procura meios para que no ocorram
reincidncias. Os controles internos, de estoques e a auditoria nas empresas s
estaro desenvolvendo seus papis de forma correta, se os envolvidos no sistema
se conscientizarem da importncia da credibilidade passada por cada um, devendo
haver uma mudana cultural no desenvolver das atividades, estando ciente da
colaborao de cada um para o crescimento da organizao. A Segregao de
funo uma ferramenta primordial para atingir resultado eficaz, onde um faz e
outro autoriza, aprova e confere.
O problema da pesquisa foi verificar como o Controle Interno pode contribuir
na gesto dos estoques em Supermercados, tendo sido respondido de forma clara
que a empresa que implantar um controle interno eficaz, segregar funes, nomear
um auditor interno, evitar fraudes, desfalques, conluio, perdas e conseqentemente
mudar os ndices do resultado final do faturamento da empresa.
Foram tambm declaradas aceita as hipteses buscadas no desenvolver do
trabalho.

O controle Interno contribui para reduo de fraudes e erros;

A Segregao de Funo no setor de estoques contribui para

inibir as fraudes;

Os registros das informaes e definies de procedimentos

contribuem para o controle interno.

52

Conclui-se que os objetivos traados nesse trabalho foram atingidos

juntamente com as hipteses, verificando a relevncia dos estoques para o setor de
supermercado e as necessidades de controle interno, com definio dos
procedimentos predeterminados, registros de todas as informaes, segregao de
funes e o constante acompanhamento e conferncia pelas auditorias internas e
externas.

53

REFERNCIAS

Disponvel em: www.consultoriadinamica.com.br/controleinterno; acessado em:

03/04/2009 23:25 texto sobre controle interno.

Disponvel em: www.sm.com.br; acessado em: 04/04/2009 00:50 Crise Financeira

Mundial rea de Supermercado

Disponvel em: www.revistadovarejista.com.br; acessado em 19/05/09 23:52 texto da

contextualizao.Texto da contextualizao na rea de supermercado

Disponvel em: http://veja.abril.com.br/230205/p_096.html REVISTA SUPERHIPER,

texto da contextualizao.

RESOLUO CFC N 820, 17 de NOVEMBRO 1997 APROVA NBC T 11 - Normas

de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis, com alteraes e d
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