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Juiz de Fora
Abril/2013.
IDENTIFICAO
Aluna: Mariana Baio Mariano
Matrcula: 62656
rea de Concentrao: Secretariado Executivo Trilingue - UFV
Organizao concedente: Mercedes-Benz/Juiz de Fora
rea: Planejamento de Fbrica e Infraestrutura (TJI) / Logstica (TJS)
_________________________
Mariana Baio Mariano,
Estagiria - Mercedes-Benz/Juiz de Fora - UFV
_________________________
Fernando Leite,
Supervisor de Estgio (TJI) - Mercedes-Benz/Juiz de Fora
_________________________
Marcelo Armelin,
Supervisor de Estgio (TJS) - Mercedes-Benz/Juiz de Fora
Sumrio
1.
Apresentao da Organizao................................................................................5
2.
Introduo..............................................................................................................6
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
12.
Anexos...................................................................................................................39
13. Bibliografia.............................................................................................................49
Relatrio de Estgio
1. APRESENTAO DA ORGANIZAO
Localizao: Rodovia BR - 040, Km 773, Distrito Industrial II. Juiz de Fora - MG.
CEP: 36092-900
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2. INTRODUO
Este relatrio tem por finalidade apresentar meu desenvolvimento no estgio
curricular e descrever minhas atividades desempenhadas como Secretria Executiva nas
reas de Planejamento de Fbrica e Infraestrutura (TJI), de 01/01/2011 a 15/11/2012, e
Logstica (TJS), de 15/11/2012 a 30/04/2013, na empresa Mercedes-Benz do Brasil
(JdF).
Apresento, inicialmente, a empresa, sua histria e produtos, sua estrutura
organizacional e unidades no Brasil, ressaltando a unidade de Juiz de Fora, objeto do
estgio. Posteriormente, discorro sobre: Objetivo do Estgio; rea de Atuao;
Correlao do Estgio com o curso de Secretariado Executivo; Citao do Programa de
Estgio e a descrio das atividades exercidas durante o perodo do estgio.
Por fim, analiso minha participao como estagiria em Secretariado Executivo,
exponho minhas percepes e concluses sobre os resultados obtidos, dificuldades
encontradas e experincias vivenciadas.
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Gottlieb Daimler
Karl Benz
Wilhelm Maybach
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os primeiros motores a gasolina com quatro tempos, que eram montados em carruagens
e alguns anos depois produziriam os primeiros automveis.
Primeiro carro produzido
A estrela de trs pontas, smbolo da marca, foi desenhada por Gottlieb Daimler
em que cada ponta representava o ar, a terra e o mar mostrando que os motores
desenhados adaptavam-se a estes trs meios. A estrela apareceu primeiramente num
automvel Daimler datado de 1901 e viria a ser usada ento pela Mercedes-Benz. O
crculo volta da estrela viria a ser desenhada por Karl Benz juntando na parte inferior
o seu nome.
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nome trazia sorte. Ele saiu vitorioso e em abril de 1900, e o mesmo pede gerncia da
Daimler e ao engenheiro chefe, Wilhelm Maybach, para construir um automvel rpido,
leve, seguro e que se chamasse Mercedes, em homenagem a sua filha de dez anos
Mercedes Jellinek.
Jellinek tornou-se revendedor da Daimler logo depois, alm disso, visto que era
conhecedor dos produtos e dos clientes, gostava de impor equipe Daimler exigncias
que ele considerava necessrias para melhorar o veculo e, assim, conquistar e ampliar o
mercado. Em 1902, a DMG tinha duplicado a sua produo e em setembro desse
mesmo ano, a companhia registrou o nome "Mercedes" como marca.
Emil Jellinek
Mercedes Jellinek
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3.1.
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Nossa paixo tornar nossos clientes bem-sucedidos por meio de nossos produtos e
servios.
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Integridade
Assim que uma deciso tomada, esta assumida de modo unnime e realizada sem
interrupes e sem erros.
Estabelecemos
resultados
claros
e especficos.
Qualquer desvio
leva a
conseqncias.
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brasileiro se justifica, entre vrios outros fatores, pelo pioneirismo. Das linhas de
montagem de So Bernardo do Campo sai, diariamente, uma srie completa e
diversificada de veculos para um mercado exigente. So plataformas e chassis com
motores
dianteiros
ou
traseiros
para
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Nos anos 60, a empresa exporta os primeiros nibus, e tambm chega o marco
de 100 mil veculos fabricados em So Bernardo do Campo.
No ano de 1973, com a crise do petrleo, a empresa amplia sua posio no
mercado, pelo fato de ser a nica montadora a oferecer motores a diesel. Como lder do
mercado, lana vrios novos motores, caminhes e nibus. Neste mesmo perodo, com
as vendas bem sucedidas, a Mercedes decide abrir mais uma linha de caminhes em So
Bernardo do Campo e tambm transfere a produo de nibus para Campinas em 1979.
O ano de 1980 marcado no mercado pela Mercedes Benz com o programa
Prolcool (Programa Nacional de lcool). A montadora lana diversos modelos de
caminhes movidos a lcool. Nesta dcada, lana um centro de treinamento e o
programa de trainee. Em 1988, a empresa completa 100 mil unidades exportadas e cria
novos modelos de caminhes e nibus. Primeiramente a categoria de modelos leves, no
ano seguinte, cria para a linha de mdios e semi-pesados, e em 1990 os modelos
pesados.
Os anos 90, a marca Mercedes conquista vrios avanos em nosso pas, a
primeira empresa no Brasil a ganhar o certificado ISO 9001 e entra para a histria com
o lanamento de motores com gerenciamento eletrnico. Inaugura em So Bernardo o
Centro de Desenvolvimento Tecnolgico, o CDT. Em 1994, iniciou a aplicao da
ferramenta Kaizen na empresa, instrumento que tinha como papel fundamental
promover a melhoria contnua do processo. Nesta mesma dcada, um fato histrico e
importante para o Brasil foi a construo da montadora de carros Mercedes-Benz em
Juiz de Fora, uma das mais modernas unidades da marca.
Os anos posteriores a 2000, a empresa entra em uma nova fase, deixa de ser
apenas Daimler para ser Daimler Chrysler. E em 2001 conquista o certificado ISO
14001.
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Histrico:
1999 - Incio das Operaes Juiz de Fora foi considerada a montadora
mais moderna da Amrica Latina e pioneira no processo de pintura a base de gua e
tecnologia favorvel ao meio ambiente.
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2010-2011 Transio do SPJ para o TOS, bem como preparao das novas
linhas para incio de produo.
2012 Produo dos caminhes Actros e Accelo
Montagem de Carroaria
Pintura de Carroaria
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Acabamento Interno
Montagem Mecnica
Planejamento Estratgico
Documentao Tcnica
Importao e Comando
Gerenciamento de fornecedores
Desenvolvimento de competncias
Segurana do Trabalho
Contabilidade Financeira
Controlling de despesas
Pr e ps-Clculos
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6. OBJETIVOS DO ESTGIO
Colocar o estudante em contato com a realidade profissional, proporcionandolhe oportunidade de confrontar as teorias estudadas com a sua prtica;
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LOGSTICA (TJS)
A logstica uma rea mais voltada para processos que movem a linha de
produo e tem como objetivo cumprir o programa de produo, focando nos processos
robustos, garantindo o abastecimento das reas clientes nas quantidades e nos pontos de
consumo corretos, com foco na melhoria contnua. composta por 87 colaboradores e
dividida em quatro equipes, cada uma com sua gerncia.
A equipe do gerente Euclydes Coelho, composta por 6 pessoas, responsvel
pela documentao tcnica, gerenciamento de APAs (documento para qualquer
aplicao, alterao ou cancelamento do uso de alguma pea no produto), projetos
(exemplo: nacionalizao do Actros) e do fornecedor YASAKI.
O gerente Rodrigo Santana administra a parte de logstica operacional, que
constituda por 39 pessoas e engloba o planejamento do fluxo de abastecimento de
peas; o processo de transporte das peas, que saem do fornecedor, vo para o Hub
(centro de consolidao de carga) em So Paulo, depois para o almoxarifado externo da
Mercedes em Juiz de Fora, chamado COL (Centro de Operaes Logsticas), para
depois entrar na fbrica; o processo de embalagens de peas; os sistemas logsticos
(KANBAN, locao dinmica, cadastro de endereamento de peas, almoxarifado); o
processo de recebimento documental e fiscal, que ocorre na portaria; a gesto de
operadores logsticos terceirizados (Multiterminais, Vix, JSL, Lder, Fimatec); e a
gesto dos fornecedores Maxion e Grammer no I-Park (parque de fornecedores que
existe dentro da fbrica).
O time do gerente Ariovaldo Chagas, formado por 27 colaboradores,
encarregado das atividades referentes ao gerenciamento de fornecedores (qualidade e
logstica). Dividem-se em GFLs (gerenciamento de fornecedores logstica), que
gerenciam solicitaes e recebimento de componentes (peas) em viso, volume e
prazos; GFQs (gerenciamento de fornecedores qualidade), que gerenciam a qualidade
dos componentes fornecidos e a serem fornecidos, e efetuam o EMPB (Erst Muster
Pruft Bericht), que o relatrio de verificao de primeira amostra; Hot Line, onde so
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Contabilidade,
Economia,
Psicologia,
Direito,
Informtica,
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8. PROGRAMA DE ESTGIO
Atendimento telefnico
Arquivamento de documentos
Pedidos de reembolso
Atendimento ao telefone
Solicitao de traslados
Reserva de veculos
Solicitao de servios
Apoio na implementao do 5s
Representante de Informtica
Representante de Treinamento
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(na maioria das vezes, pelos colaboradores da rea) como chaveiro, cartes de visita,
mveis de escritrio, solicitaes extras (materiais e servios), dentre outras.
Otimizao de assinaturas em geral: organizava e administrava os documentos
que a gerncia snior precisava assinar e transmitia as informaes referentes ao
documento em questo; as correspondncias eram entregues ao longo do dia, e nessas
ocasies, eu repassava informaes importantes a respeito das atividades da rea e de
seus compromissos profissionais.
Elaborao de correspondncias: as mais utilizadas eram as comunicaes
internas (CIs) e externas (CEs), todos seguindo uma formatao padro da Mercedes.
Organizao de reunies fixas da rea: todas as quintas-feiras eram realizadas as
reunies em Cascata. Era de minha responsabilidade a preparao e o envio dos
materiais que eram usados durante a reunio (lista de presena, agenda da reunio,
Protocolo, Momento SGI, etc). Ao decorrer da reunio, eu fazia o Protocolo com os
principais pontos discutidos e apresentaes, quando voltava para a minha mesa
digitava, entregava para ser assinado pelo gerente snior, digitalizava , mandava a todos
os colaboradores da rea, para conhecimento de cada ponto protocolado e melhor
acompanhamento dos pontos em aberto (este procedimento s ocorria na TJI) e depois
arquivava. Acompanho e administro a lista de assinaturas dos ausentes e os pontos em
aberto, para que no haja nenhuma no-conformidade.
Organizao de arquivos: os documentos que no estavam sendo utilizados eram
colocados dentro de uma caixa prpria para arquivo (arquivo morto), era feito o
controle da identificao das caixas, seguindo sequncia numrica e formulrios
prprios, que eram enviadas para o arquivo central a fim de serem guardadas at a data
de sua destruio. Geralmente esse arquivamento era feito semestralmente. E os
arquivos correntes eram arquivados diariamente (rotina), documentos como aprovaes
de pagamento, contratos e pedidos fechados, CIs/CEs recebidas e enviadas, protocolos
da Reunio em Cascata, formulrios de viagens (prestao de contas), reembolsos e
servios externos de todos os colaboradores da rea (sem excees), as carteiras
nacionais de habilitao de todos que possuem, listas de pedidos de material de
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seja, que j venceram a data do prazo e ainda esto em aberto. Para isso, eu envio um email ao colaborador responsvel pela solicitao do servio, questionando se o mesmo
j foi concludo e qual a nota (desempenho da prestao do servio) do fornecedor
(timo, bom, ruim, pssimo). Se o pedido ainda no foi finalizado ou o contrato for
renovado, eu atualizo as datas e qualquer outra possvel mudana.
Apoio na implantao do 5S na rea: segundo a conduta dos 5S, mtodo
utilizado para manter a organizao e a limpeza sistmica, tem-se:
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Inscrio online (anexo 8), enviava um e-mail para os colaboradores inscritos e para
seus respectivos supervisores, informando que a inscrio foi efetivada. Na semana do
treinamento enviava outro e-mail de confirmao, para que os inscritos se
programassem.
Suporte de representao em informtica (somente TJS): dava suporte ao
representante de informtica da rea, abrindo tickets de atendimento para todos os
colaboradores. Tais tickets tratavam de solicitaes como: liberao de acesso para os
colaboradores, insero de um funcionrio no grupo de e-mail da rea no sistema,
acesso e retirada de acesso de algum nas pastas dos drives, estruturao de pastas
(secretariado) no drive, habilitao de ponto de rede de um computador, remanejamento
de computadores e acessrios, soluo de problemas em computadores ou algum outro
equipamento eletrnico, etc.
Apoio na implementao do TOS: acompanho as atualizaes de padronizaes
e normas estabelecidas pelo Sistema do TOS (Truck Operating System), aderido pela
Mercedes, e atuo na implementao de mudanas a serem efetuadas, de acordo com o
pr-estabelecido pelo TOS.
Aprovaes de Pagamento no sistema (somente TJI): de acordo com as notas
fiscais dos servios e materiais que a rea utilizava, era feita a aprovao do pagamento.
Eu preenchia o Banco de Dados de Aprovaes conforme os dados das notas (anexo 9),
gerava um documento impresso com os pagamentos aprovados e entregava para os
colaboradores e gerentes responsveis pelo servio ou material assinarem. Depois de
assinados, as aprovaes que tivessem um valor menor que R$ 1.500,00 eram
diretamente arquivadas, mas as que possuam um valor acima desse, eram guardadas em
uma pasta at chegar de So Bernardo do Campo, por e-mail, um documento de
aprovao oficial, que deve ser assinado pelo gerente. Posteriormente, eu digitalizava
o documento assinado e mandava por e-mail para a Reviso de Faturas, para depois
arquiv-lo.
Participao em KAIZEN: participei do Kaizen realizado acerca de Resduos
Reciclveis (madeira, papelo e plstico) Fluxo e Frequncia de Coleta. Os problemas
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11. CONCLUSO
Na universidade, temos mais contato com a teoria aplicada s atividades que
exerceremos dentro da nossa profisso e uma viso geral do contexto empresarial, mas
muitas vezes no relacionamos o contedo sua aplicabilidade, nem compreendemos o
que realmente o funcionamento de uma empresa. Por isso, o estgio foi essencial para
que eu pudesse entender melhor e aperfeioar minha viso do profissional como parte
da empresa e atuao como uma profissional de Secretariado Executivo. Agora possuo
uma viso mais crtica sobre uma formao acadmica vinculada s funes exercidas e
o cenrio empresarial, e adquiri tambm uma ampla viso sobre cultura organizacional e
como conviver em uma equipe com metas claras e bem estabelecidas.
Aprendi em vrios aspectos, inclusive a lidar com situaes inesperadas, a
trabalhar sob presso, j que o ritmo de trabalho era intenso e as decises tinham que ser
tomadas rapidamente, e consequentemente, a lidar com o stress no trabalho.
Percebi que a Mercedes-Benz em Juiz de Fora no tem internalizado ainda o
conceito de profissional de Secretariado Executivo formado no curso. No quadro de
colaboradores, tm-se vrias pessoas desempenhando o papel de Secretria Executiva,
no entanto, no tem formao acadmica para tal. Outro ponto a ser revisto o fato de a
empresa ter tantos estagirios na rea de secretariado executivo e no efetiv-los, j que
algumas reas, a logstica, por exemplo, no possuem uma pessoa para esse cargo. Essa
grande rotatividade faz com que o conhecimento adquirido no seja transmitido de
forma eficaz e acaba prejudicando a rea.
Posso concluir, ento, que o estgio foi uma grande oportunidade de
complementar e aperfeioar a formao acadmica, experincias profissionais e
pessoais. Alm de possibilitar uma primeira experincia profissional, temos a
oportunidade de vivenciar o dia-a-dia empresarial nos diversos mbitos, aumentar a
nossa rede de contatos e adquirirmos uma preparao para o futuro mercado de
trabalho. Por fim, afirmo que o estgio na Mercedes-Benz foi enriquecedor e contribuiu
muito para o meu desenvolvimento como Secretria Executiva e como pessoa.
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12. ANEXOS
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8. BIBLIOGRAFIA
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