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FACULDADE CAPIXABA DE NOVA VENÉCIA ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS COM ÊNFASE EM ANÁLISE DE SISTEMAS

CÍNTIA PAULA OLIVEIRA SOSSAI LUCIANA DA SILVA SANTOS

ADMINISTRAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA FARMAVIN DE MONTANHA – ES NO ANO DE 2009

NOVA VENÉCIA 2009

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CÍNTIA PAULA OLIVEIRA SOSSAI LUCIANA DA SILVA SANTOS

ADMINISTRAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA FARMAVIN DE MONTANHA – ES NO ANO DE 2009

Trabalho de Estágio Supervisionado IV apresentado ao programa de Graduação em Administração de Empresas com ênfase em Análise de Sistemas, da Faculdade Capixaba de Nova Venécia, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração de Empresas. Professor/Orientador: Ms. André dos Santos Moreira.

NOVA VENÉCIA 2009

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Catalogação na fonte elaborada pela Biblioteca PE. Carlos Furbetta/UNIVEN
S715a
Sossai, Cíntia Paula Oliveira Administração de controle de estoque: estudo de caso na Farmácia Farmavin de MontanhaES no ano de 2009 ./ Cíntia Paula Oliveira Sossai, Luciana da Silva Santos – Nova Venécia: UNIVEN/ Faculdade Capixaba de Nova Venécia, 2009. 59f. : enc. Orientador: Ms André dos Santos Moreira Monografia (Graduação em Administração de empresas com ênfase em analise de sistemas) UNIVEN / Faculdade Capixaba de Nova Venécia 2009. 1. Administração de materiais 2. Controle de estoque I. Santos, Luciana da Silva II. Moreira, André dos Santos III. UNIVEN / Faculdade Capixaba de Nova Venécia V. Título.

CDD. 658.7

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CÍNTIA PAULA OLIVEIRA SOSSAI LUCIANA DA SILVA SANTOS

ADMINISTRAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA FARMAVIN DE MONTANHA – ES NO ANO DE 2009

Trabalho de Estágio Supervisionado IV apresentado ao programa de Graduação em Administração de Empresas com ênfase em Análise de Sistemas, da Faculdade Capixaba de Nova Venécia, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração de Empresas.

Aprovada em 27 de Novembro de 2009.

COMISSÃO EXAMINADORA

_____________________________________________
Ms. André dos Santos Moreira Faculdade Capixaba de Nova Venécia Orientador

_____________________________________________
Prof. Michela Cosme Faculdade Capixaba de Nova Venécia Membro

_____________________________________________
Prof. Gean Breda Queiroz Faculdade Capixaba de Nova Venécia Membro

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Dedicamos aos nossos pais, irmãos e irmãs, por toda paciência e compreensão, proporcionando-nos a realização de nossos sonhos.

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Agradecemos a Deus, por todas as bênçãos dadas nos momentos mais difíceis desta longa caminha. Aos nossos Pais pelo amor, carinho e dedicação. Aos Irmãos pela força e incentivo. Aos amigos, pela vontade mútua de vencer todas as barreiras nesta trajetória.

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RESUMO
O objetivo deste trabalho é analisar, descrever e identificar um modelo de controle de estoque que facilite no desempenho das atividades diárias, e qual a importância de um controle de estoque para a empresa Farmavin do município de Montanha – ES no ano de 2009. Para tanto foi realizada uma pesquisa exploratória e de estudo de caso com a aplicação de questionários juntamente aos funcionários da empresa Farmavin LTDA. A empresa atualmente trabalha com o sistema manual de controle para seus estoques e a pesquisa nos proporciona como resultado que o controle de estoque é um fator extremamente importante para a empresa e que influencia diretamente nos seus resultados. PALAVRAS-CHAVE: Controle; Estoque; Administração; Organização

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LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – CURVA ABC...................................................................................... FIGURA 2 – SISTEMA DE DUAS GAVETAS........................................................ FIGURA 3 – SISTEMA MRP.................................................................................. FIGURA 4 – SISTEMA JUST IN TIME................................................................... FIGURA 5 – SISTEMA KANBAN........................................................................... FIGURA 6 – SISTEMA KANBAN........................................................................... FIGURA 7 – SISTEMA KANBAN........................................................................... 27 29 31 33 36 36 37

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LISTA DE TABELAS
TABELA 1 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – SEXO................................................ TABELA 2 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – FAIXA ETÁRIA.................................. TABELA 3 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – ESCOLARIDADE.............................. TABELA 4 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – ESTADO CIVIL................................. TABELA 5 - NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS DA EMPRESA............................... TABELA 6 - SE A EMPRESA POSSUI ALGUM CONTROLE DE ESTOQUE...... TABELA 7 - COMO É FEITO O CONTROLE DE ESTOQUE............................... TABELA 8 - VANTAGENS E DESVANTAGENS DO CONTROLE ADOTADO VANTAGENS......................................................................................................... TABELA 8 - VANTAGENS E DESVANTAGENS DO CONTROLE ADOTADO DESVANTAGENS................................................................................................. TABELA 9 - OS MATERIAIS NECESSÁRIOS ESTÃO SEMPRE DISPONÍVEIS. TABELA 10 - GRAU DE IMPORTÂNCIA DE UM SISTEMA DE CONTROLE....... TABELA 11 - SE NA IMPLANTAÇÃO DE UM SITEMA DE ESTOQUE TRARÁ ALGUM BENEFÍCIO.............................................................................................. TABELA 12 - O FORNECIMENTO DE MATERIAIS PARA O CONTROLE DA EMPRESA.............................................................................................................. TABELA 13 - O CONHECIMENTO DE ALGUM TIPO DE CONTROLE DE ESTOQUE.............................................................................................................. TABELA 14 - O CONTROLE DE ESTOQUE UTILIZADO INFLUENCIA NOS RESULTADOS....................................................................................................... 49 48 48 48 47 47 47 47 45 45 45 46 46 46 46

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SUMÁRIO 1
1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6

INTRODUÇÃO....................................................................................... 12
JUSTIFICATIVA DO TEMA...................................................................... DELIMITAÇÃO DO TEMA......................................................................... FORMULAÇÃO DO PROBLEMA.............................................................. OBJETIVOS .............................................................................................. OBJETIVO GERAL......................................................................................... OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................... ......... HIPÓTESE.............................................................................................. METODOLOGIA........................................................................................ CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA...................................................................... TÉCNICAS PARA COLETA DE DADOS............................................................. FONTES PARA COLETA DE DADOS................................................................ CARACTERIZAÇÃO DA AMOSTRA PESQUISADA.............................................. INSTRUMENTO PARA COLETA DE DADOS....................................................... POSSIBILIDADE DE TRATAMENTO E ANÁLISE DE DADOS................................ 14 15 15 15 15 15 16 16 16 17 17 18 18 19

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2.1 2.1.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.5

REFERENCIAL TEÓRICO ................................................................
ORGANIZAÇÃO........................................................................................ CONCEITO................................................................................................... ESTOQUES............................................................................................... TIPOS DE ESTOQUES ................................................................................... CUSTOS DE ESTOQUES................................................................................. CONTROLE DE ESTOQUES.................................................................... FUNDAMENTOS DO CONTROLE DE ESTOQUES................................................. MODELOS DE CONTROLE DE ESTOQUES .......................................... SISTEMA ABC ............................................................................................ SISTEMA DE DUAS GAVETAS ........................................................................ SISTEMA MRP (MATERIAL REQUERIMENTS PLANNING) ..................... SISTEMA JUST IN TIME (JIT) .......................................................................... SISTEMA KANBAN ..................................................................................... ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES..........................................................

20 20 20 21 21 22 23 24 25 25 28 30 32 34 38

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2.5.1 2.6

OBJETIVOS E FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES............................. A IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO E DO CONTROLE DE ESTOQUES NAS EMPRESAS FARMACEUTICAS..................................

38 39

2.7 2.8

PLANEJAMENTO DE ESTOQUES........................................................... SISTEMA GERENCIAL DE ESTOQUES..................................................

41 42

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3.1 3.2 3.2.1 3.3

APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS..............................
APRESENTAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA....................... APRESENTAÇÃO DOS DADOS............................................................... PERCEPÇÃO DOS ENTREVISTADOS................................................................ ANÁLISE DOS DADOS.............................................................................

44 44 45 45 50

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4.1 4.2

CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES...........................................
CONCLUSÃO............................................................................................ RECOMENDAÇÕES.................................................................................

52 52 54

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REFERÊNCIAS.....................................................................................

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APÊNDICE
APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO DE PESQUISA................................................ 58

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1 INTRODUÇÃO
Uma das maiores preocupações dentro de uma organização é definir como se devem estocar seus produtos de uma maneira que haja um maior aproveitamento dos recursos, onde maximize os lucros e diminua os prejuízos ou desperdícios. Controlar um estoque é de grande importância para uma empresa, atingindo os objetivos propostos e ocorrendo o gerenciamento de todos os materiais, produtos em processo e produtos acabados com a melhor qualidade.

Para uma boa administração de estoques é preciso otimizar os investimentos em estoque e minimizar a necessidade de capital investido com o mesmo. Tudo que uma empresa proporciona vem de uma boa administração de estoques, onde elas possam administrar a cada vez melhor seus recursos e investimentos, sem esquecer de manter a qualidade no atendimento de seus clientes e de seus produtos.

Dentro de uma organização para que se consiga manter uma boa relação com a política de compras e armazenamento de materiais, pode resultar em custos desnecessários. Sendo que o estoque é muito importante para a área da administração financeira de uma empresa.

A administração de estoques determina vários fatores e técnicas que foram desenvolvidos para sua melhor compreensão, manuseio e resultados: o Sistema ABC, Sistema MRP, Sistema Just In Time, Sistema de Duas Gavetas, Sistema Kanban dentre outros.

O objetivo deste trabalho é identificar a importância do controle de estoque para a empresa, destacando suas vantagens, desvantagens e benefícios que uma boa utilização de todas as ferramentas oferecidas pode trazer a uma organização.

Para a organização é necessário um sistema de gerenciamento de dados e arquivos onde com a existência de um software que atenda a sua necessidade de implementação de um sistema de ERP – planejamento de recursos empresariais –

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dando suporte na tomada de decisões, planejamento e controle dos negócios da organização.

A utilização da tecnologia da informação se torna maior a cada dia e a necessidade das organizações ou empresas também, onde a atualização para o mundo informatizado é característica do mundo real. Com a informatização da organização os objetivos organizacionais se tornam mais amplos e fáceis de serem executados pois ela disponibiliza de maiores recursos .

No atual mundo globalizado, as grandes organizações estão encontrando êxito nos negócios a partir da coleta de informações importantes a cerca do processo de trabalho utilizado. Sendo assim, a informação passou a ser um diferencial de mercado e lucratividade. Sendo cada vez mais dependente de informações e de toda a infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. A Farmácia Farmavin estabelecida no município de Montanha – ES, é uma empresa privada que atua na atividade de compra, venda e manipulação de medicamentos. Qualquer empresa necessita conhecer e manter um bom controle de seus produtos.

Cada empresa deve utilizar ferramentas adequadas para ter bons resultados na sua gestão de estoques, onde atenda a suas necessidades de demanda e oferta. Observando a implementação das ferramentas adequadas de acordo com seu tipo de estoque.

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1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA

A administração de estoque esta preocupada em definir o tamanho, modelo e segurança de seus estoques, buscando a organização de seus produtos e atendendo a necessidade de seus clientes, permitindo uma otimização de grande parte dos seus investimentos.

Um estoque funciona como um amortecedor entre os vários estágios da produção ate a venda final do produto. Observa-se que os administradores têm valorizado este trabalho na área de controle de estoques como influência na produtividade e no crescimento da empresa.

Planejar e controlar custos são mecanismos que podem garantir a sobrevivência das organizações, desta forma surge assim à importância do gerenciamento dos estoques de medicamentos.

Na empresa Farmavin, encontra-se com um estoque meio flagelado, onde os medicamentos estão estocados de forma organizada e com facilidade para o seu encontro, separados por ordem alfabética e tipos, que são os similares e genéricos. Encontra-se somente aos medicamentos controlados cadastrados no sistema gerencial da empresa, deixando a empresa sem disponibilização para o controle de entradas e saídas de medicamentos e suas faltas, pois o controle é feito a olho nu.

Os gerentes de produção usualmente têm uma atitude ambivalente em relação a estoques. Por um lado, eles são custosos e representam riscos, mas por outro lado, proporcionam certo nível de segurança em ambientes complexos e incertos.

Portanto o objetivo da Farmivin é garantir o uso seguro e racional dos remédios pré-escritos pelo profissional médico, sendo assim eles passam por um processo de estocagem mais rígida atendendo às demandas das necessidades de medicamentos de pacientes.

Com base no contexto acima justificamos este tema para uma boa observação e analise da organização aos possíveis meios de controles que podem ser adotados

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pela empresa para melhor vistoria de seus produtos, não deixando faltar e nem exceder os seus medicamentos, sendo que dentro desta organização encontra-se cerca de 10% de perca de seus produtos.

1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA

Este projeto de pesquisa delimita-se a verificar a forma de controle de estoque da Farmácia Farmavin, situada no município de Montanha – ES no decorrer do ano de 2009.

1.3 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA

Como é realizado o controle de estoque adotado pela Farmácia Farmavin em Montanha - ES no segundo semestre do ano de 2009, observando o seu controle e sua informatização?

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 OBJETIVO GERAL Verificar a administração de estoque da Farmácia Farmavin – Montanha – ES, no segundo semestre do ano de 2009.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Verificar como é feita a estocagem dos produtos da Farmavin; Identificar o grau de importância do controle de estoque da empresa; Verificar se há desperdício de materiais adquiridos pela empresa; Coletar informações sobre o método utilizado em seu controle de estoque; Identificar o interesse da organização na implementação de um software para a organização de seu estoque.

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1.5 HIPÓTESE

De acordo com estudos e observações, hipóteses são afirmações que serão testadas através de analises da evidência dos dados empíricos, representando uma antecipação de fatos.

Por isso, fica claro que o primeiro passo em uma pesquisa é a formulação do problema, cujo melhor modo de solução é uma pesquisa, ou pode ser resolvido por meio de processo cientifico.

Portanto visando observar como é realizado o controle de estoque da Farmácia Farmavin, a pesquisa poderá identificar a seguintes hipóteses: 

Se a empresa apresenta um controle de estoque adequado, que com o qual evite prejuízos e desperdícios, gerando um grau de qualidade em seus estoques;

 

Se a empresa utiliza sistemas de informática para administrar seus estoques, e quais os resultados ela obtém com essa administração; Se a empresa dispõe um software para o cadastramento de seus clientes e produtos farmacêuticos.

1.6 METODOLOGIA

1.6.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA

Com base em Gil (1996, p. 45 e 46):
As pesquisas podem ser classificadas em Exploratória, Descritiva e Explicativa. A pesquisa Exploratória “tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, com vista a torná-lo mais explicito ou a construir hipóteses”. A pesquisa Descritiva “salientasse no objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis”. A pesquisa Explicativa “tem como preocupação centro identificar os fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência os fenômenos. Este é o tipo de pesquisa que mais aprofunda o conhecimento da realidade, porque explica a razão, o porquê das coisas”.

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Sendo assim com a observação feita conclui-se que a pesquisa identifica-se como Descritiva pela necessidade de descrever as características do controle de estoque da Farmácia Farmavin em Montanha – ES e Exploratória pela necessidade de maior familiaridade com o problema de forma que um estudo mais detalhado possa ser feito com maior precisão e compreensão dos dados.

1.6.2 TÉCNICAS PARA COLETA DE DADOS

Nesta pesquisa foram coletadas informações através de processos que atendam a necessidade da pesquisa com técnicas de pesquisa bibliográfica e estudo de caso que proporcionará maior correlação para atingir os objetivos propostos.

Marconi e Lakatos (1992, p.43), afirma que:
A pesquisa identifica-se como bibliográfica por ser considerado um procedimento formal com método de pensamento reflexivo que requer um tratamento científico e se constitui no caminho para se conhecer a realidade ou descobrir verdades parciais.

O estudo de caso de acordo com Gil (1996, p.59) pode ser visto como técnica psicoterápica, como método ou como método de pesquisa. Podendo ser definido como:
... um conjunto de dados que descrevem uma fase ou a totalidade do processo social de uma unidade, em suas varias relações internas e nas suas fixações, culturais, quer seja essa unidade uma pessoa, uma família, um profissional, uma instituição social, uma comunidade ou uma nação. (Young, 1960, p. 269).

1.6.3 FONTES PARA COLETA DE DADOS

Neste trabalho foram coletadas informações utilizando as fontes primárias e secundárias.

Para Marconi e Lakatos (1992, p. 43 e 44) : Fontes primárias – são aquelas de primeira mão, provenientes dos próprios órgãos que realizaram as observações. Englobam todas as matérias, ainda não elaborados, escritos ou não que podem servir como fonte de informação para a pesquisa.

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Fontes secundárias – trata-se de levantamento de toda bibliografia já publicada em forma de livros, revistas, publicações avulsas e imprensa escrita. Sua finalidade é colocar o pesquisador em contato direto em tudo aquilo que foi escrito sobre determinado assunto, com o objetivo de permitir ao cientista “o reforço paralelo na analise de suas pesquisas ou manipulação de suas informações” (trujillo, 1974: 230).

1.6.4 CARACTERIZAÇÃO DA AMOSTRA PESQUISADA

A pesquisa foi efetuada com os 7 funcionários da farmácia, o que compreendeu 100% da pesquisa, tendo um nível de confiança de 98%, uma margem de erro de 2% e uma probabilidade de sucesso e fracasso de 50%, respectivamente.

A pesquisa para a coleta de dados foi realizada na Farmácia Farmavin, situada em Montanha, no período de 05 a 10 de outubro de 2009.

1.6.5 INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS

Para Gil (1996, p. 90):
A coleta de dados nos levantamentos é utilizada as técnicas de interrogação:o questionário, a entrevista e o formulário. Por questionário entende-se um o conjunto de questões que são respondidas por escrito pelo pesquisado. Entrevista, por sua vez pode ser entendida como a técnica que envolve duas pessoas numa situação “face a face” e em que uma delas formula questões e a outra responde. Formulário, por fim, pode ser definido como a técnica de coleta de dados em que o pesquisador formula questões previamente elaboradas e anota as respostas .

Entretanto para este trabalho será utilizada a técnica de entrevista através de uma serie de perguntas e informações, possibilitando identificar todos os pontos falhos e procedimentos adotados no controle de estoque pela empresa.

1.6.6 POSSIBILIDADE DE TRATAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS Segundo Gil (1996, p. 169), “para a análise de interpretação dos dados fez-se necessário a codificação e tabulação”.

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Para Gil (1996, p. 170), “a codificação é o processo pelos quais os dados brutos são transformados em símbolos que possam ser tabulados”.

Gil (1996, p. 171), afirma que:
“A tabulação é o processo de agrupar e contar os casos que estão nas varias categorias de análise”. Segundo ele, existem duas maneiras de tabular os dados, a manual e a eletrônica, sendo a primeira ferramenta utilizada neste trabalho, uma vez que, o numero de entrevistados é pequeno para usar a tabulação eletrônica.

Portanto, observa-se que os dados são submetidos à codificação e posteriormente a tabulação manual para a obtenção de informações que subsidiam a elaboração e a possíveis emissões de pareceres conclusivos a respeito do problema em questão.

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2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 ORGANIZAÇÃO

2.1.1 CONCEITO

As organizações têm grande importância na sociedade e em nossas vidas, onde inúmeros cientistas se dedicaram a estudá-las. Como exemplo de organização pode-se citar o governo do estado que se integra como uma organização maior, são organizações dentro de outras organizações. Se tornando cada vez mais comum em nosso cotidiano.

Segundo Maximiano (1995, p. 25):
Uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidades realizar propósitos coletivos. Além de pessoas, as organizações utilizam outros recursos, como maquinas e equipamentos, dinheiro, tempo, espaço e conhecimentos.

De acordo com Hampton (1992, p.80):
Uma organização é uma combinação intencional de pessoas de tecnologia para atingir um determinado objetivo. Uma empresa é uma organização. Também é uma visão, é um departamento ou seção dentro de uma organização maior. [...]

Kotler (1998, p. 75) “a organização de uma empresa consiste de sua estrutura, políticas e cultura corporativa que tendem a tornarem-se disfuncionais em um ambiente de negócios rapidamente mutante”.

As mudanças dentro de uma organização são muito comuns, pois podem trazer grandes modificações no ambiente organizacional, inovando os fatores internos e externos que tem grande influência dentro da organização, trazendo uma grande competitividade entre as empresas e fazendo com que elas estejam sempre buscando um melhoramento continuo.

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2.2 ESTOQUES Observando o conceito de estoque segundo Arnold (1995, p. 265) “são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja pra vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. A boa administração de estoques é essencial”.

O setor de estocagem de uma empresa é fundamental para seu funcionamento. O estoque deve estabelecer regras de decisão e armazenagem, atendendo sempre a necessidade de seus clientes.

Slack (1997, p. 383):
O estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em sistema de transformação. Também é usado para descrever qualquer recurso armazenado. Apesar dos custos e de outras desvantagens associadas à manutenção de estoques, eles de fato facilitam a acomodação entre fornecimento e demanda.

Dias (1997, p. 14) diz que:
O estoque é necessário para que o processo de produção – vendas da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido.

Cada organização deve utilizar tipos e métodos de controle de estoque, observando a sua necessidade e analisando a melhor forma para atender a demanda e manter um equilíbrio no fluxo de entradas e saídas do estoque da empresa. Os estoques ajudam a maximizar o atendimento aos clientes protegendo a empresa da incerteza, devendo sempre assim manter estoques extras.

2.2.1 TIPOS DE ESTOQUES

As empresas podem utilizar diferentes tipos de estoques, observando assim como a empresa estoca seus produtos e insumos. Para Slack (1997, p. 383) “as várias razões para desequilíbrio entre a taxa de fornecimento e de demanda em diferentes pontos de qualquer operação leva a diferentes tipos de estoque”.

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Arnold (1999, p. 264) observa que “existem muitas maneiras de classificar estoques. Uma classificação freqüentemente utilizada se relaciona ao fluxo de materiais que entra, em uma organização, passa por ela e dela sai”.

Os principais tipos de estoques dentro de uma empresa são: Matéria – prima: são itens comprados e recebidos que ainda não entram no processo de produção; Produtos em processo: matérias – primas que já entraram no processo de produção e estão em operação; Produtos acabados: são os produtos que saíram do processo de produção e aguardam para serem vendidos como itens completos.

As empresas devem atribuir uma importância muito variada aos tipos de estoques. Sendo eles essenciais para o funcionamento de qualquer empresa. Eles buscam minimizar os investimentos dentro dos estoques, observando as suas

necessidades onde ele possibilita que sejam atendidos de forma satisfatória os processos por ele realizados.

2.2.2 CUSTOS DE ESTOQUES

Dentro de uma empresa apartir do momento que um material é estocado atribui-se a ele custos que são como: Juros; Depreciação; Aluguel; Equipamentos de movimentação; Seguros; Salários; Conservação.

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De acordo com Dias (1997, p. 44):
Existem duas variáveis que aumentam estes custos, que são a quantidade em estoque e o tempo que o material permanece armazenado, quando maior o estoque mais pessoas e material para movimentação serão necessários. No caso de um menor volume em estoque, o efeito é exatamente ao contrário.

Desta forma deve-se haver uma boa administração de estoques. O controle de estoque balanceia os custos de manutenção de estoques, de aquisição e de faltas. Quanto maiores às atividades estocadas, maiores os custos de manutenção. Segundo Slack (1997, p. 387) “na tomada de decisão de quanto comprar, a administração tenta identificar os custos que serão afetados por sua decisão”.

Podendo então notar a importância de um controle de estoque, onde sendo bem realizado contribui para a diminuição dos custos total dos estoques. Afirmando que os custos estão sempre relacionados a uma boa estocagem, onde devem ser criteriosamente analisados, contribuindo para os investimentos de seu estoque seja mais viável e rentável.

2.3 CONTROLE DE ESTOQUES

Bowersox (2000, p. 35):
Controle de estoque é procedimento rotineiro necessário ao cumprimento de uma política de estoques. O controle abrange as quantidades disponíveis numa determinada localização e acompanha suas variações ao longo do tempo. Sendo as principais diferenças velocidade, precisão e custo.

O processo de controle de estoques é indispensável dentro de uma organização, pois sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, sendo que ele funciona como um amortecedor entre os vários estágios existentes na produção de um produto, minimizando as necessidades de capital investido em estoques e aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa.

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De acordo com Moreira (1999, p. 470):
Um sistema de controle e estoque é fundamentalmente um conjunto de regras e procedimentos que permite responder a algumas perguntas e tomar decisões sobre os estoques. Onde ele deve responder quando e quanto se deve adquirir de cada mercadoria, chamados funções básicas do sistema – não sendo únicas.

Para que haja excelência nos resultados no controle de estoques é necessário um planejamento, onde haja metas e objetivos que ajudem e possibilitem a utilização das ferramentas necessárias para todo o processo de controle de estoques.

2.3.1 FUNDAMENTOS DO CONTROLE DE ESTOQUES

Segundo Maximiano (2000, p. 455) há três tipos de fundamentos do controle:    Primeiro é obter informação sobre os resultados de uma atividade ou processo; Segundo é compará-la com informação sobre os objetivos; Terceiro é implementar alguma ação para assegurar a realização dos objetivos.

Os fundamentos possibilitam a empresa um levantamento de informações geradas com os resultados da produção, e sendo comparado com o que foi planejado tomando a decisão necessária onde os objetivos traçados sejam alcançados. Na visão de Kwasnicka (1995, p. 214) observa-se que o controle deve ser inserido tanto no meio organizacional como no meio operacional em ocasiões, caracterizado como momento de controlar que são classificados em três tipos:  PRÉ-CONTROLE – qualquer técnica que possibilite identificar o problema antes de ocorrer é considerado pré-controle. Tais como lançamento de orçamento de caixa, previsão de vendas;  CONTROLE CONTÍNUO – mede os desvios à medida que eles ocorrem. Apesar de não ser tão ideal como o pré-controle ele pode evitar grandes danos;

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CONTROLE HISTÓRICO – a grande maioria dos valores avalia os resultados após a ocorrência do fato. Se alguma ação corretiva necessita de ser tomada ela será em função de evitar que os erros ocorram novamente.

Para que o fundamento do controle de estoques se desempenhe é necessário que as ferramentas identifiquem os problemas e possíveis falhas antes que elas possam ocorrer, possibilitando e contribuindo para melhores resultados.

2.4 MODELOS DE CONTROLE DE ESTOQUES

Para Slack (1997, p. 380):
Os gerentes de produção usualmente têm uma atitude ambivalente em relação a estoques. Por um lado, eles são custosos e algumas vezes empatam considerável quantidade de capital. Também são arriscados porque itens mantidos em estoque podem deteriorar, tornarem-se obsoletos ou apenas perder-se e, além disso, ocupa espaço valioso a produção. Por outro lado, proporcionam alguma segurança em um ambiente complexo e incerto. Sabendo disso, mantêm-se itens em estoque, para o caso de consumidores ou programas de produção os demandar; É uma garantia reconfortante contra o inesperado.

De fato, para ter um bom controle de estoques, as organizações utilizam sistemas disciplinados para reduzir seus custos e atender a demanda instantaneamente, com qualidade perfeita e sem desperdícios, observando a seguir os cincos principais modelos de controle de estoques: Sistema ABC, Sistema de Duas Gavetas, Sistema MRP, Sistema Just In Time e Sistema Kanban.

2.4.1 SISTEMA ABC

De acordo com Ballou (1993, p. 97):
A curva ABC deriva da observação dos perfis de produtos em muitas empresas – que a maior parte das vendas é gerada por relativamente poucos produtos da linha comercializada – e do principio conhecido como curva de Paretto.

A curva ABC tem sido usada para administração de estoques, para definição de políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma serie de outros problemas usuais na empresa.

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Sendo um dos métodos mais utilizados para controlar o estoque Arnold (1999, p. 283) afirma que o controle de estoques é exercido pelo controle itens individuais, chamado unidades para armazenamento em estoques. No controle de estoques, quatro devem ser respondidas : 1. Qual a importância do item do estoque; 2. Como os itens são controlados; 3. Quantas unidades devem ser pedidas de cada vez; 4. Quando um pedido deve ser emitido.

O sistema de classificação ABC de estoques responde as primeiras duas perguntas, determinando a importância dos itens permitindo assim diferentes níveis de controle baseados na importância relativa dos itens.

Dias (1997, p. 85):
A curva ABC é um importante instrumento para o administrador;ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequado quanto a sua administração. Obtém – se a curva ABC através da ordenação dos itens a sua importância relativa.

De acordo com Dias (1997, p. 86) após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: grupo de itens mais importante que devem ser tratados com uma atenção bem especial pela administração; Classe B: grupo de itens em situação intermediaria entre as classes A e C; Classe C: grupo de itens menos importantes que justifica pouca atenção por parte da administração.

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Figura 1: Curva ABC: Porcentagem de valor versus Porcentagem de itens. Fonte: Arnold (1999, p. 287)

Na visão de Moreira (1999, p. 468):
Observa-se que uma pequena parte dos itens é responsável pela maior parte dos investimentos assim, será provável que pelo menos 20% dos itens respondam por ate 70/80% do investimento. Há uma classe intermediaria de itens, onde aproximadamente 20% dos itens por 20% dos investimentos e, finalmente, há uma classe, contendo a maior parte dos itens (60 a 70%) que contribuem com cerca de 10% dos investimentos total.; esses números podem variar, e de fato fazem, de forma mais ou menos livre. Devem ser tomados apenas como uma ilustração. De qualquer forma, se os itens forem colocados em ordem da proporção ou porcentagem do investimento total que representam, ou seja, ao item 1 corresponder à maior porcentagem, ao item 2 a segunda maior parte e assim por diante, é possível construir o diagrama conhecido como Curva ABC.

Arnold (1999, p. 286) verifica que existem duas regras gerais para a utilização de uma abordagem ABC: 1. Ter grande número de itens de baixo valor. Os itens C correspondem cerca de 5% do valor total do estoque. Manter um estoque extra de itens C acrescenta pouco ao valor total do estoque. Os itens C são realmente

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importantes apenas se houver a falta de um deles – quando se torna extremamente importante, portanto, deve ser mantido sempre um estoque disponível; 2. Utilizar o dinheiro e o esforço de controle economizado para reduzir o estoque de itens de alto valor. Os itens A representam cerca de 20% dos itens e aproximadamente 80% do valor do estoque. São extremamente importantes e merecem controle mais cerrado e a revisão mais freqüente.

É indispensável à aplicação do sistema ABC dentro de uma organização, pois a maioria das empresas utiliza para manter um controle com melhores qualidades e conhecer o custo de seus produtos. Alem de administrar seu estoque há uma diferenciação, pois ele separa seus itens de acordo com sua importância relativa estabelecendo regras de decisão sobre os itens do estoque, de modo que toda a organização desempenhe suas funções de controle de estoque de modo eficiente.

2.4.2 SISTEMA DE DUAS GAVETAS

O sistema de duas é um modo simples de manter controle de itens do estoque, sendo outra maneira de controlar os estoques de uma organização.

Arnold (1999, p. 334):
Uma quantidade de um item igual à quantidade do ponto de pedido é reservada (freqüentemente em uma caixa ou gaveta separada, ou segunda gaveta) e não se toca nela até que o estoque principal esteja exaurido. Quando esse segundo estoque precisa ser utilizado, o controle de produção ou o departamento de compras é notificado e um pedido de reposição é emitido.

Dias (1997, p. 126):
Esse método é o mais simples para controlar os estoques. Por sua simplicidade é recomendável a utilização para as peças classe C. tem seu uso bastante difundido em revendedores de autopeças e no comércio varejista de pequeno porte.

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Para melhor controle dos itens C, as organizações utilizam o sistema de duas gavetas, onde ela administra toda a composição de seu estoque.

Caixa A
Figura 2: Sistema Duas Gavetas Fonte: Dias (1997, p. 127)

Caixa B

Dias (1997, p. 127):
A caixa A tem uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança. A caixa B possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. As requisições de material que chegam ao almoxarifado são atendidas pelo estoque da caixa B; quando esse estoque chega à zero (caixa vazia), isso indica que deverá ser providenciada uma reposição de material, pedido de compra.

Dias (1997, p. 128) “nesse intervalo deverá ser recebido o material comprado quando a caixa B foi a “zero”, deve-se então completar o nível de estoque da caixa A, e o saldo completar a caixa B, voltando-se a consumir o estoque da caixa B”.

O processo de execução do sistema de duas gavetas é bem simples, pois ele atende a demanda da organização consistindo com uma vantagem substancial a redução do processo burocrático de reposição de material.

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2.4.3 SISTEMA MRP (MATERIAL REQUERIMENTS PLANNING) Moreira (1999, p. 529) “é uma técnica para converter a previsão de demanda de um item de demanda independente em uma programação das necessidades das partes componentes do item”.

Sendo um plano de fabricação e compra de componentes utilizados para o desenvolvimento de itens, ele estabelece quantos componentes e peças serão necessários para fabricar cada item do produto acabado. Dias (1997, p. 131) “é um sistema que estabelece uma serie de procedimentos regra de decisão, de modo a atender as necessidades de produção numa seqüência de tempo logicamente determinada para cada item componente do produto final”.

Corrêa e Gianesi (2001, p. 137):
O objetivo do MRP é ajudar a produzir e comprar apenas o necessário, visando eliminar estoques, gerando uma serie de “encontros marcados” entre componentes de um mesmo nível, para operações de fabricação ou montagem.

O MRP é um sistema capaz de replanejar todo o processo de necessidades de materiais na programação de produção, preocupa-se necessariamente com o dimensionamento correto dos estoques. Ele define a quantidades necessárias e o tempo exato para utilização dos materiais .

Dias (1997, p. 132) podemos apresentar os objetivos do MRP como sendo:    Garantir a disponibilidade de materiais, componentes e produtos ara atendimento ao planejamento da produção e as entregas dos clientes; Manter os inventários ao nível mais baixo possível; Planejar atividades de manufatura, de suprimento e de programação de entrega.

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Dias (1977, p.132 e 133) fala sobre os elementos relacionados ao MRP, tais como:  Programa-mestre de produção: baseado na carteira de pedidos dos clientes e nas previsões de demanda, também chamado MPS (Master Production Schedule), é quem orienta todo o sistema MRP;  Lista de materiais: fazendo uma analogia a preparação de um bolo, podemos dizer que a lista de materiais é a receita que especifica os “ingredientes” para a preparação do MRP;  Registros de inventários: permitem e identificação, em qualquer momento, das posições de estoque e pedidos em aberto, de modo que se possam obter as necessidades líquidas de materiais;  Programa MRP: baseado nas necessidades do produto final especificadas no programa-mestre de produção e nas informações provenientes das listas de materiais, o programa MRP transforma a demanda do produto final em necessidades brutas para cada item ou componente;  Relatórios e Dados de Saída: completado o ciclo do programa MRP, o sistema produz alguns relatórios e informações, úteis no gerenciamento do processo logístico e de manufatura. .

Figura 3: Sistema MRP Fonte: Dias (1997, p. 132)

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Dias (1997, p. 138) verifica as vantagens e limitações do MRP, caracterizando-o como um método de “empurrar” estoques, preferencialmente aplicável a partes e componentes cuja demanda dependa da demanda de outro produto. E responde rapidamente a alterações na demanda do produto final, ou seja, os componentes são recalculados e processo é refinado. Destacamos assim algumas vantagens:    Manutenção de níveis razoáveis de estoque de segurança e minimização ou eliminação de inventários quando for possível; Possibilidade de identificação de problemas nos processos; Adequação a produção por lotes ou processos de montagens.

As limitações são resumidas da seguinte forma:    Sistema não muito sensível as flutuações de curto prazo de demanda; Processamentos computacionais pesados e de difícil interferência quando em operação; Em algumas situações, o sistema torna-se muito complexo e não funciona como esperado.

Com o sistema MRP observa-se a qualidade de todos os produtos acabados e o cumprimento dos prazos de entrega dos pedidos dos clientes, o planejamento das compras e produção de itens ocorrendo somente nas quantidades e momentos necessários, sempre na hora certa, nem antes e nem depois. Isso porque ele nos permite observar antes que efetue o processo de produção, atendendo assim a demanda dos pedidos ofertados pela organização.

2.4.4 SISTEMA JUST IN TIME (JIT)

O sistema JIT (Just In Time) se caracteriza como uma filosofia relacionada ao modo como uma empresa fabricante organiza e opera seu negocio. Ele se define de varias formas no aprimoramento da eliminação de desperdício, juntamente observando a continua atualização da produtividade. Ele tipo de sistema tem como enorme vantagem a competitividade no mercado.

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Dias (1997, p. 143):
Um dos fundamentos básicos para o sistema JIT é trabalhar com a meta de estoque “zero”. O JIT é comumente associado a algumas expressões como, por exemplo, produção sem estoques, eliminação do desperdício, melhoria continua de processos etc. Ele caracteriza-se como um sistema de “puxar” a produção ao longo do processo, de acordo com a demanda, diferente de outros sistemas de produção.

Dias (1997, p. 143):
O JIT também favorece o questionamento das normas estabelecidas, isto é, não convive passivamente com “níveis aceitáveis” de estoque seja de matérias-prima, produtos em processo ou acabados, de disponibilidade de maquinas, de retrabalho, de refugo, de reclamação de clientes etc. Também considerado um sistema ativo. Dentro da filosofia JIT, falhas são utilizadas como uma proveitosa fonte de informações para evitar sua repetição.

No sistema JIT também é possível observar determinadas especificações. Para Arnold (1999, p. 451) a engenharia de produção deve projetar um processo para fabricar o produto. Os usuários não estão interessados nos custos para o fabricante, apenas com preço que deverão pagar e com o valor que recebem. O ciclo se completa quando o produto é entregue ao cliente. Se alguma parte da cadeia não acrescenta valor para o cliente, existe desperdício. Na figura a seguir observa-se o ciclo de forma esquemática.

Figura 4: Sistema Just In Time Fonte: Arnold (1999, p. 451)

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Dias (1997, p. 143) destaca alguns objetivos do sistema JIT:   Minimização dos prazos de fabricação dos produtos finais, mantendo-se inventários mínimos; Redução continua dos níveis de inventario através do enfrentamento dos problemas da manufatura. Os objetivos podem ser entendidos através da expressão “eliminação de desperdício”. Para se alcançar os objetivos descritos, o JIT não possui uma metodologia específica, entretanto se relaciona alguns elementos importantes:       Eliminação de defeitos; evitar o retrabalho; Aproveitamento máximo nos processos produtivos; Tamanho de lote igual à unidade; Diversificação da capacidade: operários polivalentes; Redução da movimentação através de plantas compactas; Desenvolvimento de fornecedores com as mesmas idéias.

O sistema JIT é de fácil absorção, ele possui certa dificuldade na administração de sincronização de operações e nas restrições de capacidade de processamento, possuindo como barreiras de implementação a confiabilidade e flexibilidade. Ele procura eliminar desperdícios de materiais fabricados e estocados, sem esquecer, da qualidade no atendimento de seus clientes de acordo com suas necessidades.

2.4.5 SISTEMA KANBAN

Este modelo de sistema apresenta diferentes tipos de cartões e regras de seu funcionamento. Ele subdivide em sistemas com dois cartões ou com um cartão e sistemas com fornecedores. Dias (199, p. 148) “Ele ajuda na obtenção para atingir a meta do JIT, sendo um instrumento que utiliza como filosofia os conceitos do JIT. Tendo como sentido de se reduzir os tempos de partida de maquina e os tamanhos dos lotes e produzir apenas as quantidades necessárias a alimentação da demanda”.

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Slack (2002, p. 494) o controle Kanban é um método de operacionalizar o sistema de planejamento e controle puxado. Kanban é uma palavra japonesa para cartão ou sinal, que controla a transferência de material de um estágio a outro da operação. Há diferentes tipos de Kanban:  O Kanban de movimentação ou transporte: é usado para avisar o estagio anterior que o material pode ser retirado do estoque e transferido para sua destinação especifica;   O Kanban de produção: é sinal para um processo produtivo de que ele pode começar a produzir um item para que seja colocado em estoque; O Kanban fornecedor: são usados para avisar ao fornecedor que é necessário enviar materiais ou componentes para um estagio da produção.

O sistema Kanban é um tipo de controle que orienta a empresa para suprir a quantidade de materiais na hora certa da produção com um monitoramento fácil que necessita somente da observação dos funcionários para repor os materiais.

Tubino (2000, p. 194):
O sistema Kanban foi desenvolvido com o objetivo de tornar simples e rápidas as atividades de programação, controle e acompanhamento de sistema de produção em lotes. Ele busca movimentar e fornecer os itens dentro da produção apenas nas quantidades necessárias e momento necessário.

O sistema Kanban, como dito acima é dividido em sistema com dois cartões, sistema com um cartão e sistema com fornecedores, sendo descritos abaixo.

Tubino (2000, p. 204):
O sistema Kanban com dois cartões, um de produção e outro de requisição ou movimentação, é empregado em situações em que o fornecedor está situado longe do seu cliente, obrigando-os a se comunicarem com o cartão de movimentação.

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Figura 5: Sistema Kanban Fonte: Tubino (2000, p. 205)

O sistema Kanban com um cartão é diferentemente do sistema Kanban com dois cartões, este sistema com um cartão, o cartão de produção é empregado me situações em que o fornecedor está situado perto de seu cliente, não havendo necessidade de se comunicarem com um cartão Kanban de movimentação, fazendo eles mesmos a tarefa antes delegada ao movimentador de cartões, se dando esta forma a seqüencia ao sistema de puxar a produção. A figura a seguir identifica o funcionamento deste sistema mais simples.

Figura 6: Sistema Kanban Fonte: Tubino (2000, p. 207)

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O sistema kanban com fornecedores nos mostra como deve ser entendido em sua forma mais ampla para que o sistema seja realmente eficiente, tanto para o cliente quanto para o fornecedor, não basta que o fornecedor faça suas entregas freqüentes em pequenos lotes na fabrica do cliente, mais que ele sincronize seu processo produtivo a essa freqüência de entregas, reduzindo os custos totais da cadeia produtiva.

De acordo com a figura a seguir se utiliza para explicar sua lógica de funcionamento, considerando apenas a visão do que ocorre dentro das instalações do cliente, como a maioria das aplicações do sistema kanban com fornecedores se dar no modo convencional.

Figura 7: Sistema Kanban Fonte: Tubino (2000, p. 208)

Seu sistema de funcionamento é bastante simples, estes cartões Kanban de fornecedores autorizam o transportador a trazer as matérias-primas equivalentes, fechando assim o ciclo de comunicação entre as empresas dentro da ótica de puxar a produção.

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2.5 ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES

Os estoques representam a maior parte de uma organização, onde ele tem função de suprir a necessidades de demanda, sendo responsável pela definição do planejamento de controle de estoques.

Arnold (1999, p. 29):
Estoques são materiais e suprimentos disponíveis tanto para a venda quanto para o processo produtivo. São partes do processo de planejamento e fornece uma reserva intermediaria para dar conta de diferenças na s taxas de demanda e de produção.

De acordo com Tubino (2000, p. 103):
Para administrar os estoques, há a necessidade de diferenciá-los quanto a suas importâncias relativas, definir tamanhos de lotes de reposição, estabelecer modelos que permitam operacionalizar seus controles e dimensionar estoques de segurança.

Os estoques devem representar uma grande vantagem dentro da organização se bem administrados, exigindo todas as atividades envolvidas sejam integradas e controladas num sistema em quantidades e valores, ou seja, uma interação entre todos os setores.

2.5.1 OBJETIVOS E FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES Dias (1997, p.19) “a função de administrar estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção”.

A administração de estoques tem como objetivo o gerenciamento do conjunto de atividades, onde seu principal papel é regular a velocidade do fluxo de entradas e saídas de material e também proporcionar determinada economia na produção, buscando também o equilíbrio entre consumo e estoque.

Para Arnold (1999, p. 271) uma empresa que deseja maximizar seu lucro terá no mínimo os seguintes objetivos:   Excelência no atendimento aos clientes; Operação de fábrica de baixo custo;

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Investimento mínimo em estoque.

Para Arnold (1999, p. 268) a real função dos estoques na produção por lotes, seu propósito básico dos estoques é separar o suprimento da demanda. O estoque serve como um armazenamento intermediário entre:      Oferta e Demanda; Demanda dos clientes e produtos acabados; Produtos acabados e disponibilidade dos componentes; Exigências de uma operação e resultado da operação anterior; Peças e materiais necessários ao inicio da produção e fornecedores de materiais.

As funções de um estoque são inúmeras para a sua administração, podendo ser classificado de acordo com as funções que nele se desempenha. Onde uma organização aprimora-se cada vez mais seus recursos e investimentos, mantendo sempre a qualidade de seus produtos e o atendimento de seus clientes.

2.6 A IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO E DO CONTROLE DE ESTOQUES NAS EMPRESAS FARMACEUTICAS

Assim como a administração de estoques e o controle de estoques é de fundamental importância dentro de uma organização, para as empresas farmacêuticas não é diferente, pois elas exigem de forma substancial o controle de seus produtos e administração dos mesmos.

Como base no que descrito no corpo deste contexto destacamos alguns pontos primordiais que não devem ser esquecidos ou observados para a boa qualidade dos produtos de uma empresa farmacêutica.

Objetivos da farmácia:   Garantir o uso seguro e racional dos medicamentos prescritos; Responder à demanda das necessidades de medicamentos dos

Pacientes.

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Observamos que para um bom controle de estoques de uma farmácia é necessário saber o quanto e quando ressuprir seu estoque. O ponto de ressuprimento ou ponto de pedido é a quantidade de itens em estoque, que quando atingida dá partida ao processo de reposição do item em uma quantidade pré-estabelecida. Caracteriza-se por intervalos variáveis de ressuprimento (em função do quantitativo consumido ao longo do tempo), mas pelo seu reabastecimento em quantidades sempre fixas.

A Demanda é a quantidade que os consumidores desejam adquirir de determinado produto por alguma unidade de tempo. Essa demanda é influenciada por uma série de fatores que se estendem desde as condições macroeconômicas até questões operacionais, como a disponibilidade do produto e preço no ponto-de-venda.

As técnicas de previsão da demanda podem ser divididas em qualitativas e quantitativas. Nas técnicas qualitativas a previsão é baseada em dados subjetivos, como a opinião e julgamento de pessoas que estejam diretamente relacionadas com o processo produtivo. Nas técnicas quantitativas utilizam-se modelos matemáticos para projetar as demandas futuras, que podem estar relacionadas com o tempo (previsões baseadas em séries temporais), ou associadas com uma ou mais variáveis que tenham relação com a demanda do produto (previsões baseadas em correlações).

De acordo com o que foi dito acima, observamos que um controle de estoque ou administração de estoque para qualquer empresa é de fundamental importância, pois com ele identificamos a hora certa de comprar e vender os produtos. Percebese também uma grande influencia para o setor financeiro da organização ou da empresa, visando à qualidade do atendimento e os desperdícios ocorridos durante os processos de armazenamento e utilização dos mesmos.

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2.7 PLANEJAMENTO DE ESTOQUES

De acordo com Corrêa e Gianesi (2001, p. 37) é necessário que se tenha algum tipo de “visão” a respeito do futuro para que hoje se possam tomar as decisões adequadas que produzam os efeitos desejados no futuro. Duas definições podem auxiliar o conceito:  Planejar é entender como a consideração conjunta da situação presente e da visão de futuro influencia as decisões tomadas no presente para que se atinjam determinados os objetivos no futuro;  Planejar é projetar um futuro que é diferente do passado, por causas sobre as quais se tem controle.

Um planejamento de estoques deve ser feito para traçar todos os objetivos dos processos a serem executados, onde envolva todos os aspectos relacionados a estoques, com o objetivo de impedir que ocorram transtornos durante o atendimento da demanda.

Bowersox (2000, p. 223):
Sem um estoque adequado a atividade de marketing poderá detectar perdas de vendas e declínio da satisfação dos clientes. O planejamento de estoque também tem papel para a produção. Faltas de matérias-primas podem parar linhas de produção ou alterar programações da produção, o que, por sua vez, aumenta os custos e possibilidade de falta de um produto acabado. O estoque excessivo também gera problemas: aumenta os custos e reduz a lucratividade, em razão de armazenagem mais longa, imobilização de capital de giro, deterioração, custos de seguro e obsolescência.

O planejamento de estoques atende a um nível importante dentro da organização, observando a manutenção periódica para o ressuprimento dos materiais. Para que se alcancem os objetivos é necessário que haja uma boa gestão de estoque e dos demais setores envolvidos nos processos da organização. Um estoque mal planejado pode gerar conflitos internos no sistema de materiais. Sendo ele necessário para obter bons resultados em todas as etapas de manutenção do estoque.

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2.8 SISTEMA GERENCIAL DE ESTOQUES

Administração de sistemas é a aplicação dos conhecimentos administrativos ao projeto e a criação de um sistema ou software. Tendo como premissas a definição de metas, a geração criativa de soluções alternativas e a coordenação e o controle das diversas tarefas necessárias para criar-se um software que atenda a necessidade da organização.

Segundo Martins (2006, p. 40):
O controle de estoque pode ser totalmente informatizado: quando as mercadorias chegam, o leitor ótico registra no sistema. Quando elas são vendidas, o leitor também manda esse dado para o controle de mercadorias vendidas e de estoque, analisando as vendas do mês, comparando-as com outros setores e períodos, e fazendo novos pedidos quando estoque atinge o nível mínimo estipulado.

Uma organização deve montar um bom planejamento de recursos empresariais (ERP) que provê a informação básica necessária para gerenciar o dia-a-dia. Incorporam com mais facilidades, novos conhecimentos e mais velocidades nas operações, ganhando um espaço cada vez maior dentro de uma organização , além de controlar melhor seu estoque de produtos. Onde esse sistema é composto por um hardware e um software. De acordo com Martins (2006, p 37) “hardware é todo equipamento utilizado na coleta, processamento e distribuição da informação e software são os programas, em linguagens especificas, sem os quais os computadores nada fazem”.

Vollmann (2008, p. 121):
O tremo ERP pode ter vários significados diferente dependendo do ponto de vista do administrador. O ERP representa uma abordagem de software amplo par suportar as decisões concorrentes com o planejamento e controle dos negócios. São tipicamente muito eficientes em manusear as muitas transações que documentam as atividades da empresa.

Vollmann (2008, p. 123) as considerações-chave que se deve observar para a escolha de um software ERP são: A complexidade do negócio, o grau de integração vertical e o nível de operações internacionais;

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O tamanho do negócio; O escopo de funcionalidade necessária – a tomada de decisões é razoavelmente rotineira ou é necessária uma complexa otimização; O dinheiro disponível para implementar o sistema. Mudanças radicais no processo são necessárias; A disponibilidade de computadores e telecomunicações. A infra-estrutura existente é compatível? Onde a empresa se vê no futuro? Para onde a industria está indo?.

Para se obter um bom resultado com esse sistema a empresa deve definir um conjunto abrangente de indicadores de desempenho juntamente com as políticas e objetivos que correspondem a esses indicadores ou necessidades organizacionais e sempre que possível mudar os processos antes da tecnologia. O gerenciamento da mudança eficaz e o treinamento dos usuários são essenciais para adaptar as pessoas aos novos papéis, responsabilidades e sistemas de mensuração de dados.

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3 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
3.1 APRESENTAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

Situada na Avenida Antônio Paulino em Montanha – ES, a Farmácia Farmavin foi criada no ano de 1999, no distrito de Vinhático como um posto de medicamento a fim de atender a comunidade local.

Com um propósito de ampliar suas instalações, no ano de 2006, a Farmavin comprou a Farmácia Central, que ficava situada em na Avenida Antônio Paulino em Montanha – ES. Em 2007 mudou-se o nome da empresa, que passou a chamar “Farmácia Farmavin”, como é conhecida atualmente pela população.

A Farmavin tem como missão: trabalhar em equipe para assim atender seus clientes de forma satisfatória. Sua meta é de: ampliar suas instalações para outros municípios, como Pedro Canário e São Mateus, no ano de 2010,

Hoje a Farmavin conta com uma equipe de 7 funcionários. Todos os medicamentos e clientes estão cadastrados em um programa de controle próprio da empresa, chamado “DIGIFARMA”. O gerente da farmavin tem planos de futuramente fazer uma ligação entre as duas farmácias via internet, para ter o acesso de medicamentos e clientes cadastrados, tendo um controle total em relação ao estoque e clientes das empresas.

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3.2 APRESENTAÇÃO DOS DADOS 3.2.1 PERCEPÇÃO DOS ENTREVISTADOS Na pesquisa junto aos sete funcionários da Farmácia Farmavin em Montanha – ES no ano de 2009, encontram-se os seguintes resultados:
TABELA 1 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – SEXO

Perfil Masculino Feminino Total

Quantidade 5 2 7

Freqüência (%) 70 30 100

De acordo com a tabela 1, na Farmácia Farmavin em Montanha – ES, 70% dos funcionários são do sexo “masculino”, enquanto que 30% são do sexo “feminino”.
TABELA 2 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – FAIXA ETÁRIA

Perfil 18 a 25 anos 26 a 32 anos Acima de 32 anos Total

Quantidade 4 2 1 7

Freqüência (%) 60 30 10 100

Verificou-se na tabela 2, que a Farmavin possui 60% dos funcionários com faixa etária de “18 a 25 anos”, 30% com faixa etária de “26 a 32 anos” e 10% com faixa etária “acima de 32 anos”.

TABELA 3- PERFIL DO FUNCIONÁRIO – ESCOLARIDADE

Perfil Ensino Médio Curso Superior Curso Superior Incompleto Total

Quantidade 4 1 2 7

Freqüência (%) 60 10 30 100

Conforme a tabela 3, o grau de escolaridade dos funcionários é 60% que tem “ensino médio”, 10% que tem “curso superior” e 30% que tem “curso superior incompleto”.

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TABELA 4- PERFIL DO FUNCIONÁRIO – ESTADO CIVIL

Perfil Solteiro Casado Total

Quantidade 6 1 7

Freqüência (%) 90 10 100

De acordo com dados apresentados na tabela 4, 90% dos funcionários são “solteiros”, enquanto 10% são “casados”.

TABELA 5 – NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS DA EMPRESA

Perfil 04 a 07 Total

Quantidade 7 7

Freqüência (%) 100 100

Através da pesquisa identificou-se que 100% dos entrevistados responderam que a empresa possui de “04 a 07” funcionários.

TABELA 6 – SE A EMPRESA POSSUI ALGUM CONTROLE DE ESTOQUE

Perfil Não Sim Total

Quantidade 0 7 7

Freqüência (%) 0 100 100

A pesquisa expôs que 100% dos entrevistados responderam que “sim”, a Farmavin possui um controle de estoque.

TABELA 7 – COMO É FEITO O CONTROLE DE ESTOQUE

Perfil Conferência dos medicamentos Armazenamento dos medicamentos Total

Quantidade 7 0 7

Freqüência (%) 100 0 100

De acordo com os entrevistados, após o recebimento das mercadorias é feito a conferência dos mesmos, com data de validade, lote juntamente com a nota fornecida pela empresa, fazendo o lançamento da nota fiscal e armazenado em arquivo específico. O controle de medicamentos da Farmavin é somente realizado com os remédios psicotrópicos.

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TABELA 8 – VANTAGENS E DESVANTAGENS DO CONTROLE ADOTADO VANTAGENS

Perfil Elaboração de pedidos A validade e o controle dos produtos Total

Quantidade 5 2 7
DESVANTAGENS

Freqüência (%) 70 30 100

Perfil Periodicidade dos medicamentos Total

Quantidade 7 7

Freqüência (%) 100 100

Na visão dos entrevistados, as vantagens adquiridas com sistema de controle de estoque adotado são: facilidade para a elaboração de pedidos, a validade dos produtos, o controle das vendas. As desvantagens são: fazer um relatório de medicamentos que venceram e que estão a vencer.

TABELA 9 – OS MATERIAIS NECESSÁRIOS ESTÃO SEMPRE DISPONÍVEIS

Perfil Totalmente Maior parte Total

Quantidade 5 2 7

Freqüência (%) 70 30 100

Identificou-se que dos entrevistados 70% responderam que “totalmente” os materiais necessários estão sempre disponíveis e 30% responderam que “maior parte” dos materiais necessários estão sempre disponíveis.

TABELA 10 – GRAU DE IMPORTÂNCIA DE UM SISTEMA DE CONTROLE

Perfil Pouco importante Suma importância Total

Quantidade 0 7 7

Freqüência (%) 0 100 100

A tabela mostra que 100% dos entrevistados responderam que o grau de importância de um sistema de controle de estoque é de “Suma importância” para uma empresa.

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TABELA 11 – SE NA IMPLANTAÇÃO DE UM SITEMA DE ESTOQUE TRARÁ ALGUM BENEFÍCIO

Perfil Benefícios Adequados Benefícios Inadequados Total

Quantidade 7 0 7

Freqüência (%) 100 0 100

De acordo com a visão dos entrevistados um sistema de controle de estoque trará vários benefícios: todo o manejo do medicamento desde a entrada até a saída, organização de quantidade, controle de validade, elaboração de pedidos, faltas, lotes, sendo um controle total dos mesmos.

TABELA 12 – O FORNECIMENTO DE MATERIAIS PARA O CONTROLE DA EMPRESA

Perfil Adequado Inadequado Total

Quantidade 7 0 7

Freqüência (%) 100 0 100

De acordo com a tabela, 100% dos entrevistados responderam que o fornecimento de materiais é “adequado” para o controle da empresa.

TABELA 13 – O CONHECIMENTO DE ALGUM TIPO DE CONTROLE DE ESTOQUE

Perfil Sistema ABC Sistema de Duas Gavetas Sistema JIT Sistema Kanban Nenhum Total

Quantidade 0 0 0 0 7 7

Freqüência (%) 0 0 0 0 100 100

Observou-se na tabela que dos entrevistados, 100% responderam que não conhece “nenhum” tipo dos controles de estoques citados, pois a Farmavin possui o seu próprio programa de controle chamado “DIGIFARMA” que é utilizado pela empresa atualmente.

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TABELA 14 – O CONTROLE DE ESTOQUE UTILIZADO INFLUENCIA NOS RESULTADOS

Perfil Positivamente Negativamente Total

Quantidade 7 0 7

Freqüência (%) 100 0 100

Dos entrevistados indicou-se que 100% responderam que o controle de estoque utilizado influência positivamente nos resultados.

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3.3 ANÁLISE DOS DADOS Analisando os dados apresentados através da pesquisa verifica-se que o quadro de funcionários desta empresa é composto por pessoas com idade superior a 18 anos de idade (100%), onde 70% dos funcionários são homens e 30% mulheres, não havendo um equilíbrio entre o sexo masculino e feminino, 10% são casados e 30% possuem curso superior. Quanto à existência de um controle de estoque, 100% da empresa informam que possui um programa de controle, onde são cadastrados somente os medicamentos psicotrópicos e os clientes da empresa, sendo chamado de “DIGIFARMA”. Tendo como vantagens o controle de entrada e saída de medicamentos e a validade dos mesmos, observando também a quantidade existente no estoque e quais e quando deve ser feito uma nova requisição dos mesmos. Desvantagens adquiridas com este controle é que somente os medicamentos controlados são analisados para os demais medicamentos, a empresa faz um controle a olho nu, observando validade, quantidade, lote, sendo feito um formulário para a aquisição de novos medicamentos e os demais requisitos necessários para o controle dos medicamentos e todos os outros produtos existentes dentro da organização. Foi constatado que a empresa tem um grau de 100% de necessidade de um controle de estoque informatizado para a melhor visualização dos medicamentos desde a sua necessidade pelo consumidor a saída do produto da empresa. E com a implantação de um controle de estoque dentro da organização trará vários benéficos a empresa, pois ela terá um controle total de produtos e maior facilidade e agilidade na execução de suas tarefas diárias. A pesquisa mostra que 100% dos funcionários afirmam que o controle de estoque adotado pela empresa e um controle informatizado para todos os produtos, influencia e influenciará positivamente nos resultados da empresa. Quanto à necessidade dos materiais necessários 70% afirmam que os matérias estão sempre disponíveis e de fácil acesso a todos e 30% diz que nem sempre todos os materiais necessários para o dia-a-dia estão sempre disponíveis.

51

Dentre as resposta obtidas pelo questionário aplicado na empresa Farmavin, verifica-se a necessidade de implementação de um controle de estoque informatizado, onde facilitará a execução das tarefas realizada no dia-a-dia da empresa. A empresa deve de certa forma estar avaliando a necessidade dos

materiais necessários, pois devem estar sempre disponíveis para os seus funcionários utilizaram no dia-a-dia.

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4 CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES
4.1 CONCLUSÃO Para a apresentação das considerações finais da pesquisa, inicialmente será retornado os objetivos propostos, apresentando as conclusões. Em seguida, serão relacionadas algumas recomendações para futuros estudos na área.

O controle de estoque é de suma importância para a empresa, pois esta diretamente ligada nos processos produtivos tendo um grau de importância elevado para a disponibilização de capital.

Com a ajuda da Farmavin foi possível responder os objetivo geral e os objetivos específicos como qual foi proposto para este trabalho.

O objetivo geral é: verificar a administração de estoque da farmácia Farmavin em Montanha – ES no segundo semestre de 2009. Este objetivo nos traz como analise o desenvolvimento da organização no processo de informatização para o controle de estoque mais adequado e que supra a necessidade da organização na área administrativa, sendo completada com as perguntas 3, 4 e 6 do questionário aplicado na organização.

Iniciando a conclusão dos objetivos específicos, o primeiro procura verificar como é feita a estocagem dos produtos da Farmavin. Os funcionários sabem da importância e dos cuidados que se deve ter com os produtos adquiridos pela empresa, onde todos os produtos são estocados de forma que esteja de fácil acesso a todos, os medicamentos são organizados primeiramente por tipo logo após por ordem alfabética.

O segundo objetivo é identificar o grau de importância do controle de estoque da empresa. O controle de estoque da empresa é feito de forma simples, onde a pergunta 3 do questionário responde este objetivo, onde são analisados somente os medicamentos psicotrópicos.

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Já o terceiro objetivo é verificar se há desperdício de materiais adquiridos pela empresa. De acordo com a entrevista feita com os funcionários da organização conclui que há um desperdício de 10% dos medicamentos ocorrido pela falta de um controle de estoque adequado para uma farmácia.

O quarto objetivo, coletar informações sobre o método utilizado em seu controle de estoque. O método de controle de estoque é avaliado de forma como se é efetuado pela organização, observando que a empresa não possui um controle de estoque propício para a organização, sendo respondido pela pergunta 3 do questionário.

O quinto e último objetivo, identificar o interesse da organização na implementação de um software para a organização de seu estoque. Avaliando a necessidade de um controle de estoque informatizado a organização vê a necessidade da implantação de um software para melhor controlar os seus produtos a partir da entrada até a saída.

Quanto às hipóteses abordadas pode-se conclui a partir da pesquisa feita, que a Farmavin possui um programa de controle chamado de “DIGIFARMA”, um programa adotado pela própria farmácia, no qual não é um sistema mais adequado para a farmácia, pois controla somente os medicamentos psicotrópicos, fazendo com que a primeira hipótese seja falsa, pois se há um controle somente dos medicamentos psicotrópicos, conseqüentemente os outros medicamentos que não são cadastrados podem vencer sem que os funcionários percebam e fazendo com a farmácia tenha prejuízos e perdas, gerando uma péssima qualidade de seu estoque.

A pesquisa constituiu a direcionar a farmácia a conhecer de forma mais aprofundada os tipos de controle existentes, para que assim ela possa buscar melhorias no seu controle, para que futuramente não tenha perdas e nem prejuízos tanto em seus medicamentos quanto financeiramente.

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4.2 RECOMENDAÇÕES De acordo com os resultados obtidos na pesquisa, pode-se citar algumas recomendações que são de suma importância para a Farmavin: Implantação de um novo sistema de controle de estoque, que possam ter organização de todos os medicamentos por lotes, validade, entrada/saída e elaboração de pedidos; Ampliação do espaço físico do almoxarifado, para que melhor possam dividir os seus medicamentos.

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5 REFERÊNCIAS
1. ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. 1. ed. São Paulo: Atlas, 1999. 2. BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial. São Paulo: Atlas, 1993.

3. BOWERSOX, Donald J. Logística: O processo de integração da cadeia de suprimentos. São Paulo: Atlas, 2000.

4. CORREA, Henrique I. GIANESI, Irineu G. Planejamento, Programação e Controle da Produção. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2001.

5. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1997.

6. GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1996. 7. HAMPTON. David R. Administração Contemporânea. 3. ed. São Paulo: Mc Graw-Will, 1992. 8. KOTLER, Philip. Administração de Marketing: análise, planejamento, implantação e controle. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1998.

9. KWASNICKA, Eunice Lavaca. Introdução a administração. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1995. 10. LAKATOS, Eva Maria. MARCONI, Marina de Andrada. Metodologia do Trabalho Cientifico. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1992.

11. MARTINS, Petrônio Garcia. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

12. MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução a Administração. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1995.

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13. _______ . Teoria Geral da Administração: Da escola científica à competitividade na economia globalizada. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000. 14. MOREIRA, Daniel Augusto – Administração da Produção e operações. 4. ed. São Paulo: Pioneira, 1999.

15. SLACK, Nigel et al. Administração da Produção. 1. ed. São Paulo: Atlas, 1997.

16. _______. Administração da Produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002.

17. TUBINO, Dalvio Ferrari. Manual de Planejamento e Controle da Produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

18. www.administradores.com.br. Página da Internet acessada em 21/08/2009.

19. www.gelog.ufsc.br. Página da Internet acessada em 15/05/2009.

20. www.vcneg.org. Página da Internet acessada em 29/05/2009.

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APÊNDICE

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APÊNDICE I – QUESTIONÁRIO DE PESQUISA COM FUNCIONÁRIOS

PERFIL DO FUNCIONÁRIO Sexo: ( ) Masculino Faixa Etária ( ) 18 a 25 anos ( ) Feminino ( ) 26 a 32 anos ( ) Acima de 32 anos

Escolaridade ( ) Ensino Médio ( ) Curso Superior ( ) Curso Superior Incompleto Estado Civil: ( ) Solteiro ( ) Casado ( ) Divorciado ( ) Outros

1 – Qual o número de funcionários da empresa? ( ) 01 à 03 ( ( ) 04 à 07 ) 08 à 11 ( )12 à 15

2 – Sua empresa possui algum tipo de controle de estoque? ( ) Não ( ) Sim

3 – Como é feito o controle de estoque da empresa?

4 – Quais vantagens e desvantagens adquiridas pelo sistema de controle adotado pela empresa?

5 – Todos os materiais necessários para o dia-a-dia estão sempre disponíveis e de fácil alcance? ( )Totalmente ( ) Maior parte ( ) Parcialmente ( ) Nem sempre

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6 – Qual o grau de importância de um sistema do controle de estoque para sua empresa? ( )Pouco importante ( )Suma importância ( )Importante ( )Sem importância

7 – Caso for implantado algum sistema informatizado de controle de estoque na empresa, isso lhe trará algum benefício? __________________ Quais?_________________________________________________________

8 – Como você avalia o fornecimento de materiais para o controle de estoque da empresa? ( ) Adequado ( ) Há falta de organização

( ) Inadequado para a empresa 9 – Dentre os itens abaixo você conhece algum tipo de sistema de controle de estoques? ( )Sistema ABC ( )Sistema JIT ( )Sistema KANBAN

( )Sistema de Duas Gavetas ( ) Nenhum

10 – Na sua visão o controle de estoque utilizado pela empresa influencia nos resultados administrativos? ( ) Positivamente ( ) Não influencia ( ) Negativamente

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