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16 Manuais Administrativos
16 Manuais Administrativos
INTRODUO
Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes, atividades, polticas, objetivos, instrues e orientaes que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionrios da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.
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MANUAL DE ORGANIZAO
Esse manual tambm denominado de manual e funes. Tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relaes entre os diferentes departamentos da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades relacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa. Pode-se afirmar que toda empresa, independente de seu tamanho, deve ter o manual de organizao.
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MANUAL DE ORGANIZAO
A. Finalidades:
Estabelecer as vrias unidades organizacionais da empresa; Identificar o plano organizacional da empresa, incluindo sua filosofia de gesto e de atuao; Identificar, de maneira formal e clara, como a empresa est organizada; Estabelecer os nveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa; Fazer com que as informaes referentes empresa sejam elaboradas em conformidade com as polticas e os objetivos gerais da empresa; e Servir como base para a avaliao do plano organizacional estabelecido para a empresa.
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MANUAL DE ORGANIZAO
B. Contedo:
Estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa; Organograma geral e organogramas parciais, por grande rea ou diviso da empresa; Relao das funes principais a serem executadas pelas unidades organizacionais; Relao de linha e de assessoria; Nveis hierrquicos e amplitude de controle; Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar; Aspectos de centralizao e descentralizao; Interao com o sistema de comunicaes; e Interao com o sistema de informaes e de decises. 16
MANUAL DE ORGANIZAO
A. Finalidades:
Veicular informaes corretas aos preparadores das informaes para serem processadas por um centro de servios; Proporcionar, por intermdio de uma ou mais unidades organizacionais, mtodos que possibilitam a execuo uniforme dos servios; Atribuir s unidades organizacionais competncia para definio das informaes que so includas no manual; e Coordenar as atividades das unidades organizacionais, permitindo a consecuo dos propsitos da empresa.
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MANUAL DE ORGANIZAO
B. Contedo:
a) Normas: a indicao de quem executa ou pode executar os diversos trabalhos do processo administrativo; b) Procedimentos: a indicao de como so executados os trabalhos dentro do processo administrativo; c) Formulrios: a indicao dos documentos que circulam no processo administrativo, bem como da forma de manipulao; d) Fluxogramas: a indicao dos grficos representativos dos diversos procedimentos descritos; e) Anexos.
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MANUAL DO EMPREGADO
So, particularmente, importantes em empresas mdias e grandes e sua utilizao aumenta muito nos nveis intermedirios e inferiores da empresa. Normalmente, o empregado recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho na empresa. Para propiciar maior motivao no uso, deve ter boa diagramao e redao, bem como ser impresso.
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MANUAL DO EMPREGADO
A. Finalidades:
Proporcionar ao novo funcionrio seu rpido entendimento da empresa; Propiciar bom clima e interao entre o empregado e a empresa; Explicitar deveres e direitos do empregado perante a empresa; e Facilitar o posterior treinamento do novo empregado.
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MANUAL DO EMPREGADO
B. Contedo:
Atividades desenvolvidas pela empresa; Breve resumo histrico da empresa; Objetivos gerais perseguidos pela alta administrao; Explicao do sistema de autoridades; Regime de incentivos; Direitos e obrigaes do empregado, de forma geral; Regime de sanes; Formas de recorrer administrao da empresa diante de eventuais conflitos; Normas de comportamento bsico e de cumprimento obrigatrio para todo o pessoal; e Servios que a empresa proporciona a seus 28 empregados.
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ESTRUTURA DE UM MANUAL
Normalmente, um manual seguintes partes bsicas:
ndice numrico ou sumrio; Apresentao;
contm
as
Glossrio;
ndice temtico; e bibliografia.
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ESTRUTURA DE UM MANUAL
A. ndice numrico ou sumrio:
o ndice bsico com a indicao do assunto e do nmero da pgina. Deve ser suficientemente detalhado para permitir a rpida localizao da informao necessria.
B. Apresentao:
Nessa parte do manual, enfocado seu objetivo. Geralmente, essa parte corresponde a uma carta de apresentao assinada pelo Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja comunicada a todos os funcionrios a obrigatoriedade de respeito ao contedo do manual.
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ESTRUTURA DE UM MANUAL
C. Instrues para uso:
Essa parte dever ser, suficientemente, clara e objetiva para facilitar seu uso pelos vrios funcionrios envolvidos no processo. Algumas das instrues bsicas devem ser sobre:
a disposio do contedo bsico; os princpios em que se baseiam os captulos; o sistema de codificao utilizado; a utilizao dos apndices; a utilizao do glossrio; a utilizao do ndice temtico;
ESTRUTURA DE UM MANUAL
D. Contedo bsico:
Corresponde parte do manual que, realmente, possui todo o contedo principal, ou seja, a razo de ser do manual. Como conseqncia, a parte mais extensa do manual.
E. Apndice ou anexo:
Nessa parte so colocados formulrios, fluxogramas, organogramas, grficos, exemplos, etc. O apndice, quando utilizado, representado por instrumentos auxiliares para melhor entendimento do manual.
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ESTRUTURA DE UM MANUAL
F. Glossrio:
O glossrio uma espcie de dicionrio de termos tcnicos que serve para homogeneizar a conceituao dos termos bsicos utilizados no manual. Os termos so colocados em ordem alfabtica.
G. ndice temtico:
o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localizao ao longo do manual. Portanto, cada assunto pode ser localizado em todos os momentos em que abordado no manual.
H. Bibliografia:
uma lista das referncias bibliogrficas citadas no texto. 36
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a definio da razo de ser do manual. Essa a primeira e bsica das fases de elaborao, pois do estabelecimento dos objetivos a serem alcanados depende todo o trabalho a ser desenvolvido posteriormente. importante que os objetivos sejam estabelecidos da melhor maneira possvel. necessrio compreender e transmitir aos usurios que um manual no a soluo mgica de todos os problemas, mas que a soluo de muitos problemas pode ser encaminhada por meio de um manual adequado. 38
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a) b) c) d)
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C. Cancelamento:
O cancelamento de um manual administrativo ou parte dele pode ocorrer com a publicao da folha de cancelamento. 50
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06.Colocar apreciao de seu superior imediato o plano de trabalho elaborado para a gerncia e providenciar as alteraes que lhe forem transmitidas
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