Revista de Administrao Nobel, N 03, p. 33-44, jan./jun.

2004

A importncia do Controle Interno dentro das organizaes

SUELY MARQUES DE REZENDE 2 HAMILTON LUIZ FAVERO

RESUMO A economia do pas passa por transformaes que afetam diretamente as organizaes de tal forma que estas necessitam adaptar-se s novas condies do mercado competitivo. Surge ento a necessidade de criao de um sistema que auxilie a administrao no controle de suas atividades. O Controle Interno uma ferramenta de suma importncia para este controle e tem o objetivo de proteger os bens de prejuzos decorrentes de fraudes ou erros involuntrios; assegurar a validade e integridade dos dados contbeis utilizados pela gerncia na tomada de decises; promover a eficincia operacional da empresa dentro das normas estabelecidas, abrangendo aspectos, tais como prticas de emprego, treinamento, controle de qualidade, planejamento de produo, poltica de vendas e auditoria interna.

1 INTRODUO O trabalho pretende apresentar a aplicao do Controle Interno dentro das organizaes. Seu objetivo o de verificar avaliao preliminar da eficincia dos controles internos, no que se refere a procedimentos de organizao adotados como planos permanentes da empresa. tambm intuito do trabalho evidenciar que h uma urgente necessidade de um maior Controle Interno dentro das organizaes a fim de salvaguardar os interesses da empresa, a confiabilidade nos relatrios contbeis, financeiros e operacionais dentro dos procedimentos estabelecidos pela empresa.

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Ps-graduada em Auditoria Contbil, pela Universidade Estadual de Maring. Professor do Departamento de Cincias Contbeis da Universidade Estadual de Maring.

Revista de Administrao Nobel 2 CONCEITO DE CONTROLE INTERNO Existem vrios conceitos de Controle Interno e tambm uma certa diversidade entre eles. A Instruo Normativa n 16, de 20.12.91, do Departamento de Tesouro Nacional, conceitua Controle Interno como sendo:
O conjunto de atividades, planos, mtodos e procedimentos interligados utilizado como vistas a assegurar que o objetivo dos rgos e entidades da administrao pblica sejam alados, de forma confivel e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gesto, at a consecuo dos objetivos fixados pelo Poder Pblico.

O Departamento de Tesouro Nacional entende que o Controle Interno um conjunto de atividades envolvendo tambm planos, mtodos e procedimentos, assegurando os objetivos a serem alcanados. A instruo SEST n 02, de 05.10.86, estabelece como orientao especfica, as Normas para o Exerccio Profissional da Auditoria Interna, estabelecidas pelo Instituto dos Auditores Internos do Brasil, que define Controle Interno como:
Qualquer ao tomada pela administrao, assim compreendida tanto a alta administrao como os nveis gerenciais apropriados, para aumentar a probabilidade que os objetivos e metas estabelecidas sejam atingidos. A alta administrao e a gerncia planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar com razovel certeza essa realizao.

As Normas de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis Resoluo 820 de 17/12/97 , item 11.2.5.1, diriam que:
O sistema contbil e de controles internos compreende o plano de organizao e o conjunto integrado de mtodo e procedimentos adotados pela entidade na proteo do seu patrimnio, promoo da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstraes contbeis, e da sua eficcia operacional.

Esse procedimento tem a finalidade de conferir a preciso e confiabilidade dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas administrativas prescritas. Ao aplicarmos esta definio, estaremos reconhecendo que um sistema de Controle Interno se estende alm dos assuntos que se relacionam diretamente com as funes da contabilidade e dos departamentos financeiros. Os controles internos so aqueles relacionados com a proteo do ativo e a validade dos registros contbeis (IBRACON, 1996, p. 51). O conceito bastante abrangente. Podemos verificar que o Controle Interno no s abrange os aspectos contbeis e financeiros, mas tambm os operacionais dentro da organizao. Apresentaremos o conceito definido pelo professor Willian Attie contido no seu livro Auditoria: Conceitos e Aplicaes (Editora Altas), que define mais abrangentemente o objetivo do controle dentro das organizaes:

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O plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a adeso poltica traada pela administrao (ATTIE, 1998, p.112).

Os controles internos tm como finalidade fornecer contabilidade dados corretos, objetivando a escriturao exata dos fatos ocorridos, e que sejam evitados desperdcios e erros. importante tambm que estes controles tenham alcance suficiente para detectar qualquer irregularidade quando esta ocorrer. O Controle Interno aplicado e monitorado de forma contnua dentro da organizao tem o efeito preventivo sobre os procedimentos por ela adotados. Para Almeida (1996, p.50), O controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. Sendo assim, um auditor interno tem como objetivo avaliar os controles internos contbeis para constatar a fidedignidade nos demonstrativos apresentados e verificar a eficincia das operaes da empresa. O auditor interno serve como um revisor do trabalho do controller, uma vez que detecta falhas no sistema de Controle Interno da empresa e sugere melhorias.

Auditor Interno x Sistema

Plano de Organizao Poltica de Procedimento

Sistema

Para

Com base nos seguintes objetivos verificar se h:

Proteo dos Ativos Confiana nos Dados Contbeis Eficincia Operacional Adeso s Polticas da Administrao

Objetivos

Fonte: Colella, Victor: Auditoria Controle Interno e Estoques. So Paulo: Saraiva, 1979, p.175.

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Revista de Administrao Nobel Conforme Cavalcanti (1996, p. 50), os controles internos se dividem em duas categorias: controles administrativos controles contbeis. Controles administrativos: so os procedimentos e os mtodos que dizem respeito s operaes de uma empresa e s suas polticas, diretrizes e relatrios; relacionam-se apenas indiretamente com as demonstraes financeiras (COOK e WINKLE, p. 132). Exemplo: a exigncia da empresa para que todos os seus funcionrios faam treinamentos anuais na rea de segurana do trabalho e tambm faam exames mdicos peridicos. O Professor S define os controles administrativos como sendo os concernentes basicamente eficincia operacional e vigilncia gerencial, e que s indiretamente so referidos nos registros contbeis (S, 1998, p. 106). Este controle compreende o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos relacionados eficincia operacional da empresa. Controles contbeis: So procedimentos e plano de organizao pertinentes salvaguarda do ativo da empresa e garantia de que as contas e os relatrios financeiros so merecedores de confiana (COOK e WINKLE, p. 132). Exemplo: Identificao formal dos equipamentos da empresa. A definio de controles contbeis, segundo Professor S: aqueles que se relacionam diretamente com o patrimnio e com os registros e demonstraes contbeis que eles dizem ser demonstraes financeiras (1998, p.106). O objetivo dos controles contbeis de que as transaes sejam registradas quando necessrio, permitindo a elaborao peridica de demonstraes financeiras e a manuteno do controle contbil sobre todos os ativos da empresa. Para Favero et al (1995, p. 14),
Infelizmente a informao contbil apresentada pela grande maioria das empresas brasileiras est direcionada unicamente para atendimento das exigncias fiscais (usurio alvo-governo). Desta forma, percebe-se que a maioria dos profissionais aparentemente mope no que diz respeito informao gerencial.

Toda empresa criada com objetivo de gerar lucros e, para que tenha um correto sistema contbil, necessitar de um controle mais efetivo no que diz respeito informao gerencial. O Controle Interno far este trabalho, ou seja, estar monitorando as operaes da empresa a fim de que as informaes sejam geradas com confiabilidade. Um auditor externo est diretamente relacionado com os demonstrativos contbeis e se baseia nos controles contbeis para avaliar a validade dos dados contabilizados e a proteo dos ativos da empresa, fornecendo um parecer sobre a rea auditada. A resoluo 321/72, do Conselho Federal de Contabilidade, dispe que, embora os controles internos e o sistema contbil sejam de responsabilidade da empresa, recomendvel que o auditor faa sugestes objetivas no sentido de eliminar as deficincias neles existentes no decurso de seu exame (FRANCO, 1992, p. 207). O Controle Interno possui inmeros procedimentos ligados a prticas, que 36

Revista de Administrao Nobel possibilitaram empresa um controle mais efetivo das suas operaes. Para Attie (1998, p. 117),
O conceito, a interpretao e a importncia do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e prticas que, em conjunto, possibilitam a consecuo de determinado fim, ou seja, controlar. Regra geral, o controle interno tem quatro objetivos bsicos: a) a salvaguarda dos interesses da empresa; b) preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais; c) o estmulo eficincia operacional; d) aderncia s polticas existentes.

Salvaguarda dos interesses da empresa: est relacionada proteo do patrimnio contra quaisquer perdas e fiscos devidos a erros ou irregularidades (ATTIE, 1998, p.117). Uma empresa composta de bens, direitos e obrigaes que so divididos por diversos departamentos e setores que se responsabilizam individualmente. O almoxarifado responsvel pela estocagem, manuteno, guarda e distribuio dos produtos. O setor financeiro controla os saldos bancrios, entradas e sadas de numerrio. O setor de pessoal o responsvel pelo clculo e controle da folha de pagamento e pelos recolhimentos dos encargos sociais. Para Attie (1998, p. 117),
A salvaguarda dos interesses obtida atravs de alguns meios, que so: Segregao de funes; Sistema de autorizao e aprovao; Determinao de funes e responsabilidades; Rotao de funcionrios; Carta de Fiana; Manuteno de contas de controle; Seguro; Legislao; Diminuio de erros e desperdcios; Contagens fsicas independentes; Aladas progressivas.

Preciso e confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais: compreende a gerao de informaes adequadas e oportunas, necessrias gerencialmente para administrar e melhor entender os eventos realizados na empresa (ATTIE, 1998, p.118). Uma empresa precisa criar sistemas que possam garantir conhecimentos sobre cada um de seus segmentos. A contabilidade no levanta um balancete dirio para cada fato, pois o mesmo ocorrido quando h documentao suficiente para faz-lo. Segundo Attie (1998, p. 119),
Os principais meios que permitem dar o suporte necessrio empresa para que haja preciso dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais so os que seguem: Documentao contbil; Conciliao; Anlise; Plano de Contas; Tempo Hbil; Equipamento Mecnico.

Estmulo eficincia operacional: tem como objetivo dispor meios necessrios conduo das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicao e ao tempestiva e uniforme. A empresa dispe de procedimentos e normas para cada setor, porm preciso que seja comunicada de forma clara e objetiva para que todos assimilem e 37

Revista de Administrao Nobel conheam suas tarefas, para que a totalidade mova a empresa como um todo. Segundo Attie (1998, p. 120),
Os principais meios que podem prover suporte ao estmulo eficincia operacional so os que seguem: Seleo; Treinamento; Plano de Carreira; Relatrios de desempenho; Relatrio de horas trabalhadas; Tempos e Mtodos; Custo-padro; Manuais internos; Instrues formais.

Aderncia s polticas existentes: garante que os procedimentos adotados pela administrao sejam seguidos adequadamente pelo pessoal. Para Attie (1998, p. 121), existe meio que tende a dar fundamento para as aderncias s polticas existentes, que so: Superviso, Sistema de reviso e aprovao, Auditoria Interna. Para que o auditor tenha amplo conhecimento de como est projetado o sistema de Controle Interno da rea, importante que se faa uma reviso detalhada de todo o sistema levantando dados atravs de: Leitura de manuais de procedimentos e fluxogramas; Conversas com os funcionrios do setor; Inspeo fsica desde o incio da operao at seu registro final.

As informaes obtidas so registradas pelo auditor em forma de memorandos narrativos, questionrios padronizados ou fluxogramas anexados aos seus papis de trabalho. A forma mais comum para estes registros o questionrio padronizado. interessante que seja aplicado este questionrio sobre o controle interno abrangendo todos os itens que o auditor considerar relevantes a todos os encarregados e responsveis pelas transaes. Para Cavalcanti (1996, p. 60), devem ser aplicados alguns testes para complementar a reviso do Controle Interno: Teste de compreenso; Teste de observncia.

O teste de observncia auxiliar o auditor a certificar-se de que o Controle Interno implantado formalmente est sendo utilizado corretamente. Para cumprir este procedimento, o auditor interno observa a execuo dos trabalhos dos funcionrios e inspeciona os documentos e registros contbeis. Para Cook e Winkle (1983, p. 152), quanto ao teste de compreenso, o auditor se certifica-se de que o executor do trabalho sabe exatamente o que est fazendo e qual a importncia, benefcios ou prejuzos que seu trabalho pode resultar para a empresa. Isto alcanado atravs de questionamentos diretos ou indiretos com os funcionrios da empresa.

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Revista de Administrao Nobel O controle tem significado e relevncia somente quando concebido para garantir o cumprimento de um objetivo definido, quer seja administrativo ou gerencial (ATTIE, 1998, p. 111). Entendemos que o controle interno monitora os procedimentos adotados pela empresa dentro da sua estrutura organizacional, atravs dos indicadores estabelecidos, fornecendo dados para avaliao do desempenho de suas atividades. O texto publicado na Internet no site UCAR Internal Auditing Home Page, adaptao feita por: Antonio Carlos Correia - Reviso: Rudinei dos Santos da Universidade Federal de Braslia, Controle Interno pode ser de natureza preventiva, detectiva ou corretiva: Controle Preventivo: o projetado com a finalidade de evitar a ocorrncia de erros, desperdcios ou irregularidades. Exemplo: o fechamento da porta de seu carro e da sua casa. Controle Detectivo: o projetado para detectar erros, desperdcios ou irregularidades, no momento em que eles ocorrem, permitindo a adoo de medidas tempestivas de correo. Exemplo: o alarme de seu carro ou residncia, disparando. Permite evitar que o fato ocorra. Controle Corretivo: o projetado para detectar erros, desperdcios ou irregularidades depois que j tenham acontecidos, permitindo a adoo posterior de aes corretivas. Exemplo: Ocorrendo o fato (roubo), medidas de segurana sero providenciadas como: instalao de alarmes. O Controle Interno, alm de ser aplicado s pessoas jurdicas, pode ser tambm aplicado s pessoas fsicas e, muitas vezes, sua aplicabilidade no percebvel. Por isso destacaremos alguns exemplos: Exemplo 1) Voc realiza conferncia entre o extrato bancrio e seus cheques emitidos? Se este procedimento realizado na sua conta corrente, voc estar assegurando a confiabilidade dos dados apresentados no extrato, conseqentemente executando seu Controle Interno. Exemplo 2) Ao sair de casa, voc verifica todas as portas e janelas de entradas? Exemplo 3) Ao estacionar seu veculo, voc confere se as portas esto trancadas, vidros fechados? Estes so alguns exemplos de Controle Interno que so executados no nosso dia a dia, sem que notemos a sua importncia para segurana de nossos bens pessoais. Assim acontece nas empresas, pois todas possuem um Controle Interno e o seu objetivo a proteo dos bens, assegurando registros contbeis e financeiros fidedignos. 3 OBJETIVOS E CARACTERISTICAS DO CONTROLE INTERNO

3.1 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO Segundo Franco (1992, p. 208) os objetivos primordiais dos controles internos podem ser definidos: Fornecer contabilidade dados corretos e conferir a exatido da escriturao; evitar alcances, desperdcios, erros e, se ocorridos, indentific-los. Esses objetivos podem ser aplicados no sistema contbil e financeiros, se institudos em outras reas da empresa, como a administrao, produo, manuteno e 39

Revista de Administrao Nobel expedio. Outros objetivos sero levantados, mas todos eles podem ser resumidos num s: proteger o patrimnio da empresa (FRANCO, 1992, p. 209). Para Ibracon (1996, p.52), os objetivos do controle interno so quatro: Proteo de ativos; obteno de informao adequada; promoo da eficincia operacional; estimulao da obedincia e do respeito s polticas da administrao.

Entendemos que a administrao tem a funo primordial de proteger os ativos atuais e futuros da empresa. Ainda de acordo com Ibracon (1996, p.52) o conceito de proteo de ativos refere-se apenas proteo contra erros no intencionais ou irregularidades intencionais. Por exemplo, erros decorrentes de clculos incorretos, contabilizaes inadequadas, realizao de procedimentos indevidos ou sua omisso. A obteno de informao adequada tanto interna como externa devem ser adequadas a fim de promoverem a promoo da eficincia operacional, estimulando a obedincia e o respeitos s polticas da administrao (IBRACON, 1996, p. 53). Os problemas do Controle Interno encontram-se, na empresa moderna, em todos os seus nveis: operacional (fabricao, conserto, manuteno, qualidade), administrativo (vendas, compras, tesouraria) etc. A adequada aplicao diria do controle sobre cada uma dessas reas de suma importncia para que se atinjam os resultados mais favorveis com menores desperdcios. praticamente impossvel uma empresa que no disponha de controles que possam garantir a continuidade do fluxo de suas operaes e informaes ser concebida e automaticamente crescer dentro da realidade do mercado competitivo. Toda empresa possui controles internos, mas nem todos esto adequados a sua realidade. O sistema de contabilidade tem que estar apoiado em um Controle Interno eficiente para que os resultados sejam fidedignos. A aplicao adequada do Controle Interno trar a confiana e garantia das melhores decises tomadas para o crescimento da empresa.

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Controle Interno x Auditoria Externa

Validez dos Ativos

Para o Auditor

Parecer Proteo dos Ativos Para a Eficincia Gerncia Adeso s Polticas da Administrao

Fonte: Colella, Victor: Auditoria Controle Interno e Estoques. So Paulo: Saraiva, 1979, p.180.

3.2 RESPONSABILIDADES Conforme a NBC T 11 (1997 p.5), "O sistema contbil e de Controle Interno de responsabilidade da administrao da entidade, porm o auditor deve efetuar sugestes objetivas para o seu aprimoramento, decorrentes de constataes feitas no decorrer do seu trabalho". Embora o auditor independente possa assessorar a administrao no projeto de seu sistema inicial e fazer sugestes para seu aperfeioamento, evidentemente a responsabilidade por esse sistema cabe administrao. Para Cook e Winkle (1983, p.133),
A fim de cumprir o objetivo das demonstraes financeiras de fornecer aos usurios informaes que os ajudem em suas decises econmicas, a administrao tem a responsabilidade de projetar e manter um sistema de controle interno capaz de produzir demonstraes financeiras fidedignas.

Com relao aos procedimentos do controle administrativo, bem como o contbil, a empresa deve estar atenta para as mudanas, pois elas podem fazer com que o sistema original no mais se preste a seus fins. O sistema dever ser reavaliado freqentemente para que o pessoal possa cumprir com suas funes constantes no sistema de Controle Interno. 41

Revista de Administrao Nobel 3.3 SEGREGAO DE FUNCES Cavalcanti (1996, p.54) diz que a segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma pessoa no tenha acesso aos registros contbeis e aos ativos, pois so funes incompatveis dentro do sistema de controle interno. Onde no h segregao de funo o risco de fraude grande, pois o funcionrio pode alterar o valor dos recebveis e dar baixa do bem como inservvel ou por perdas, o que levaria a ocultar o desfalque permanentemente. 3.4 AMARRAO DO SISTEMA O sistema de controle interno deve ser planejado de forma que, registrada a informao, ela s poder ser alterada atravs de autorizao, pelos seus valores corretos e dentro do perodo de competncia. (CAVALCANTI, 1996, p. 55). A amarrao tambm poder ser gerenciada pelo prprio sistema que j informa os riscos que aquela alterao provocaria, e pediria para o superior hierrquico confirmar a operao. 4 RESPONSABILIDADE PELO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Quem o responsvel pelos controles internos? Os auditores internos? Errado. Todos so responsveis pelo correto funcionamento do Controle Interno. Ao auditor Interno cabe a funo de avaliar se o sistema de Controle Interno est funcionando como estabelecido e, caso contrrio, de propor o estabelecimento do mesmo, se ele no existir, ou melhorar a sua qualidade. Para Cook e Winkle (1983, p.133),
A fim de cumprir o objetivo das demonstraes financeiras de fornecer aos usurios informaes que os ajudem em suas decises econmicas, a administrao tem a responsabilidade de projetar e manter um sistema de controle interno capaz de produzir demonstraes financeiras fidedignas. Embora o auditor independente possa assessorar a administrao no projeto de seu sistema inicial e fazer sugestes para seu aperfeioamento, evidentemente a responsabilidade por esse sistema cabe administrao.

Alm disso, necessrio fazer revises constantes para se ter a certeza de que o pessoal cumpre suas funes conforme exige o sistema de controle interno. O envolvimento da alta administrao, como de todos os funcionrios, ser primordial para o cumprimento dos objetivos estabelecidos no processo. Cook e Winkle (1983, p.134) dizem que tanto a administrao como os auditores devem estar cientes da relao existente entre o custo de procedimentos de controle interno e os benefcios que se espera deles, ao projetarem o sistema ou qualquer reestruturao do mesmo. 42

Revista de Administrao Nobel 5 CONCLUSO O controle interno um instrumento indispensvel para o desenvolvimento de qualquer tipo de entidade. Sua aplicabilidade tem carter preventivo dentro da organizao. Neste trabalho procurou-se enfatizar pontos importantes para a realizao do controle interno, enfocando diversos aspectos sobre o desempenho e resultados que este trar s atividades administrativas e operacionais da empresa. Destacamos que os controles internos contbeis esto direcionados ao desenvolvimento de procedimentos que dem proteo aos ativos e informaes fidedignas geradas pela contabilidade. Os controles administrativos promovem a vigilncia gerencial, bem como o respeito e obedincia s polticas administrativas. Vislumbra-se, assim, a importncia do Controle Interno para a eficincia e eficcia das atividades dentro da organizao, auxiliando os administradores no desempenho de suas atribuies, fornecendo-lhes anlises, avaliaes e informaes relativas s atividades operacionais e administrativas. _____________
REFERNCIAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti, Auditoria: Um moderno Curso e Completo. 5. ed., So Paulo: Atlas, 1996. ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicaes. 3. ed., So Paulo: Atlas S.A., 1998. CANONICE, Bruhmer Cesar Farone. Normas e Padres para elaborao de Trabalhos Acadmicos. Maring- UEM/CSA/DAD/PPA, 2003. COOK, J.W.; WINKLE, G.M. Auditoria: Filosofia e Tcnica. 1.ed., So Paulo: Saraiva, 1979. COLELLA, Victor: Auditoria, Controle Interno e Estoques: So Paulo: Saraiva, 1979. DEPARTAMENTO DE TESOURO NACIONAL. Instruo Normativa n 16: 20.12.91. FAVERO, Hamilton Luiz et al. Contabilidade Terica e Prtica. 1. ed., So Paulo: Atlas, 1995. FRANCO, Hilrio; MARRA, Ernesto. Auditoria Contbil. 2. ed., So Paulo: Atlas, 1992. IBRACON, Instituto Brasileiro de Contadores. Curso Bsico de Auditoria: 1.ed., So Paulo: Atlas, 1996. NBC T 11 Normas de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis. 1997. S, Antnio Lopes. Curso de Auditoria: 8.ed., So Paulo: Atlas, 1998. UNIVERSIDADE DE BRASLIA. Auditoria Interna da FUB. <http://www.unb.br/aud/o_que_e_controle.htm> Acesso em: 02 Set. 2004. Disponvel em:

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