Farmcia Hospitalar Nmero 16 Maro/Abril/Maio 2012

GESTO DE COMPRAS
EM FARMCIA HOSPITALAR
Andra Cassia Pereira Sforsin
Farmacutica, especialista em farmcia hospitalar (HC FMUSP), Presidente da Comisso de Farmacologia
da Diretoria Clnica do HC FMUSP, Diretora do Servio de Assistncia Farmacutica da Diviso de
Farmcia do IC do HC FMUSP e Coordenadora do Subcomit de Logstica do Ncleo de Assistncia
Farmacutica do HCFMUSP.

Fabio Sena de Souza

Farmacutico, especialista em Qualidade e Produtividade (Fundao Vanzolini FCAV), farmacutico da
logstica da assistncia farmacutica da Diviso de Farmcia do IC do HC FMUSP.

Maristela Barros de Sousa

Farmacutica, especialista em farmcia hospitalar (HC FMUSP), farmacutica da logstica da assistncia
farmacutica da Diviso de Farmcia do IC do HC FMUSP.

Neussana Kellen de Arajo Medeiros Torreo

Farmacutica, mestre em Sade Pblica FSP/USP, psgraduao em Farmcia Clnica e Hospitalar HU/
USP, farmacutica da logstica da assistncia farmacutica do HC FMUSP.

Paulo Frederico Galembeck

Farmacuticobioqumico, farmacuticochefe da logstica da assistncia farmacutica da Diviso de
Farmcia do IC do HCFMUSP.

Renata Ferreira
Especialista em farmcia hospitalar (HCFMUSP) e em logstica e cadeia de suprimentos (FMU).
Farmacuticachefe da assistncia farmacutica ambulatorial da Diviso de Farmcia do HCFMUSP e
Coordenadora do Subcomit de Assistncia Ambulatorial do Ncleo de Assistncia Farmacutica do
HCFMUSP.
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
1. INTRODUO
No ciclo da assistncia farmacutica, a
aquisio de medicamentos uma das prin
cipais atividades, visto que o mesmo um
insumo fundamental de suporte s aes de
sade. Uma boa aquisio de medicamentos
deve considerar primeiro o que comprar (se
leo); quando e quanto comprar (programa
o); e como comprar. O monitoramento e a
avaliao dos processos so fundamentais para
aprimorar a gesto e intervir nos problemas 7.
A Gesto da aquisio a conhecida fun
o de compras assume papel estratgico
nos negcios de hoje em face do volume de
recursos, principalmente financeiros envolvi
dos, deixando cada vez mais para trs a viso
preconceituosa de que era uma atividade bu
rocrtica e repetitiva, um centro de despesas e
no um centro de gerenciamento de recursos
17
. A gesto de compras vem ganhando espao
e evidncia no contexto das organizaes, j
que no basta apenas comprar, preciso com
prar bem.
Na gesto das compras de medicamentos
alm do aspecto financeiro, a preocupao
com a qualidade deve estar sempre presen
te, visto que os servios da sade, em nosso
caso especifico as farmcias hospitalares, tm
a responsabilidade de ofertar uma assistncia
farmacoteraputica adequada as necessidades
dos pacientes.
Para realizar esta atividade, necessrio es
tabelecer quatro objetivos principais:
Obter produtos e servios na quantida
de certa;
Com qualidade e a um menor custo;
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Garantir que a entrega seja feita de ma
neira correta;
E, desenvolver e manter boas relaes
com os fornecedores 25.
Para alcanar tais objetivos fundamental
o interrelacionamento da equipe farmacuti
ca com a rea administrativa do hospital, sen
do estabelecido um fluxo dinmico de troca
de informaes com os setores de suprimentos
e financeiro, onde destacamos algumas ativi
dades que so favorecidas se desempenhadas
em consenso por estas reas:
Negociao das melhores condies de
compra;
Seleo e qualificao de fornecedores;
Administrao do pedido de compra
(como estoque mximo, ponto de res
suprimento).
Comprar e prover medicamentos so fa
tores primordiais na atividade hospitalar, as
pessoas envolvidas neste processo desempe
nham, direta ou indiretamente, papel funda
mental na prestao da assistncia ao paciente
e devem realizlo de maneira melhor aten
der os interesses tanto dos pacientes quanto
da instituio. Para isso elas precisam conhecer
muito bem os mecanismos do processo, sendo
treinadas e capacitadas para tanto.
Verificamos que a gesto de compras
uma atividade que deve ser realizada de forma
profissional, pautada no conhecimento tcni
co, desta forma este encarte espera contribuir
na capacitao da equipe farmacutica, abor
dando os principais conceitos e processos en
volvidos na execuo desta atividade.
 Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
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2. SELECO E PADRONIZACO
O QUE COMPRAR
As tcnicas de normalizao so essenciais
para um efetivo planejamento e controle dos
medicamentos utilizados nos hospitais. Com
preende as etapas de seleo, especificao,
classificao e codificao de produtos.
O resultado da ao de normalizao
a consolidao dos dados de especificao,
identificao e codificao de medicamentos
e posterior divulgao Equipe de Sade. renciamento do estoque, pois racionaliza a
quantidade de itens.
2.1 SELEO E PADRONIZAO DE
MEDICAMENTOS 2.2 DEFINIO DO ELENCO

A seleo de medicamentos um proces A listagem de medicamentos selecionados

so dinmico, contnuo, multidisciplinar e parti
cipativo. Selecionar medicamentos tem como
objetivo, escolher dentre todos os itens for
necidos pelo mercado, adotando critrios de
eficcia, segurana, qualidade e custo, propi
ciando condies para o uso seguro e racional
de medicamentos, queles que so necessrios
para a utilizao na Instituio 22.
Para implementar a seleo de medicamentos
fazse necessrio a instalao de uma Comis
so de Farmcia e Teraputica, que uma equi
pe multidisciplinar composta por mdicos,
enfermeiros, farmacuticos, administradores e
demais profissionais envolvidos. A seleo de
antimicrobianos e germicidas deve ser realiza
da com a participao da Comisso de Con
trole de Infeco Hospitalar CCIH 22,26.
A padronizao facilita os processos de
aquisio, armazenamento, distribuio e ge
deve ser constantemente reavaliada, apontando:
Itens em desuso, que devem ser exclu
dos ou substitudos;
Incluso de itens com elevados nveis de
eficcia clnica, importantes para pre
veno, tratamento ou diagnstico do
paciente assistido pela Instituio;
Correta utilizao dos itens dispostos por
meio do estabelecimento de protocolos
e/ou procedimentos operacionais padro.
Normalmente, os hospitais elaboram guias
com essas informaes, denominados Guias
Farmacoteraputicos 26.
2.3 ESPECIFICAO
A especificao consiste na determinao,
com exatido, daquilo que se tem normatiza
do, fazendo uma descrio objetiva que deve

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Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
conter detalhes que possam distinguir uma
apresentao de outra 26.
A especificao de um medicamento deve
incluir: dosagem, forma farmacutica, volume
e/ou peso e nomenclatura do frmaco segundo
a Denominao Comum Brasileira DCB, cuja
terminologia empregada na sua descrio deve
ser entendida por usurios e fornecedores 22.
Todas as caractersticas que definem o
produto a ser adquirido devem ser descritas de
forma explcita. Segue abaixo um exemplo de
descritivo para aquisio de soluo fisiolgica
em sistema fechado:
Soluo fisiolgica a 0,9%, 500 ml, estril, atxica e apiro
gnica, acondicionada em recipiente de material male
vel (bolsa ou frasco plstico), transparente e atxico. O
volume total da soluo deve escoar sem necessidade
de entrada de ar, sem utilizao de respiro e com gote
jamento constante para garantir o sistema fechado em
qualquer condio. A escala de graduao deve ser no
recipiente, por processo de moldagem ou impresso.
O recipiente deve possuir stio de adio de medica
mentos com elastmero que garanta a estanqueidade
(autovendvel), e via para conexo de equipo dotada
de diafragma ou mecanismo similar. O produto deve
ser identificado adequadamente, ostentando em seu
rtulo a seguinte frase: sistema fechado. O recipiente
plstico cheio com soluo parenteral pode se neces
srio, conservarse tambm dentro de uma embalagem
protetora externa, hermeticamente fechada, e no deve
perder mais de 2,5% da massa ao ano a 28 c e a 65% de
umidade relativa.
Fonte: Adaptado do descritivo tcnico do Sistema de Administrao
de Materiais do Hospital das Clnicas da Faculdade de Medicina da
Universidade de So Paulo.
2.4 CLASSIFICAO
Classificar um medicamento agruplo
elegendo critrios para a sua posterior codifi
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cao, facilita a distino de produtos que tem
maior probabilidade de serem confundidos,
ou que so extremamente semelhantes em re
lao ao nome, colocandoos em seu respecti
vo local. A ordenao do estoque pode seguir
diferentes modos:
Por ordem alfabtica;
Por forma farmacutica;
Pela Curva ABC de consumo ou valor.
A classificao de extrema importncia
como forma de acompanhamento de estoque,
auxiliando o armazenamento e o emprego de
sistemas informatizados. Muitas vezes os con
troles so realizados por grupos de medica
mentos, possibilitando inclusive, a substituio
de um produto pelo outro, quando h falha no
reabastecimento 26.
2.5 CODIFICAO
Codificar significa simbolizar todo o con
tedo de informaes necessrias por meio de
nmeros e/ou letras com base na classificao
obtida do medicamento, de forma clara e con
cisa evitando interpretaes duvidosas ou con
fusas 22.
Os sistemas de codificao podem ser
divididos em alfabtico, alfanumrico e num
rico. Esse arranjo pode gerar significados diver
sos, porm mantendo uma relao onde um
cdigo nunca tenha mais que um item e um
item no tenha mais que um cdigo 26.
De acordo com a necessidade da Institui
o, pode ser dividido em subgrupos e sub
classes. Atualmente a codificao tem sido fei
ta por sistemas informatizados que apontam
esses dados automaticamente 26.

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3. PROGRAMAO DE
COMPRA QUANDO E
QUANTO COMPRAR
Para a definio da periodicidade das com
pras, deve se considerar a modalidade de com
pra adotada, a disponibilidade e a capacidade
do fornecedor, a definio dos nveis de esto
que, a capacidade de armazenamento do ser
vio e os recursos oramentrios e financeiros
disponveis 7. A programao de compras pode
ser mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral
ou anual, conforme diretrizes administrativas
de cada instituio.
necessrio conhecer o processo admi
nistrativo da instituio para decidir qual ser
o momento da compra. Nos casos de institui
es pblicas devese levar em considerao a
necessidade de obedecer s normas estabele
cidas na Lei n 8.666 de 21 de junho de 1993,
que torna o tempo de aquisio mais prolon
gado devido aos trmites burocrticos estabe
lecidos pela licitao.
Nas instituies privadas, dependendo da
sua complexidade existem diferentes graus de
controle do processo de compra, geralmente
para os itens de curva A tmse estoques mni
mos em 7 e 15 dias, para os itens B, estoques de
no mximo 1 ms, e para os itens C aceitamse
estoques de at 60 dias 19. Desta forma uma
boa gesto de estoque fundamental no pro
cesso de aquisio de medicamentos.
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Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
3.1 GESTO DE ESTOQUE
A anlise dos estoques se deve a uma ob
servao ininterrupta das variaes sofridas
pelos mesmos num perodo de tempo, bem
como das suas causas e efeitos. A partir do es
tudo da demanda possvel, com certo grau
de confiabilidade, detectar a tendncia futura
e prever o seu desempenho provvel 14.
Um sistema eficiente de gesto de esto
que permite identificar em tempo oportuno:
histrico da movimentao dos estoques (en
tradas e sadas), nveis de estoque (mnimo,
mximo, ponto de ressuprimento), dados do
consumo, demanda atendida e no atendida
de cada produto utilizado, entre outras infor
maes que possam ser teis no processo de
compra 27.
Para tal devem ser seguidos alguns requisi
tos imprescindveis para esta atividade:
Manter constantemente atualizado o
custo de cada produto;
Estabelecer polticas de cobertura (esto
que de segurana, mnimo e mximo)
para cada produto, dependendo do fa
tor mais crtico para cada item;
Manter o controle para reduzir ou evitar
estoques de medicamentos em desuso;
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Manter controle permanente sobre a
disponibilidade do estoque para suprir
as faltas rapidamente;
Determinar o custo de falta de cada pro
duto;
Realizar inventrios fsicos peridicos
para conferilo com os dados do con
trole de estoques;
Manter sistemas de informaes inte
grados para acesso e consulta imediata
da quantidade disponvel de cada mate
rial em estoque.
O desafio do gestor de estoque saber
quando e quanto ressuprir de cada material e
quanto devem manter em estoque de seguran
a. Com o crescente nmero de itens com di
ferentes padres de demanda e caractersticas
especficas, a complexidade na administrao
de materiais aumenta devido necessidade de
um controle diferenciado.
Para uma boa gerncia de estoque ne
cessrio definir o ponto de ressuprimento e o
estoque de segurana:
Ponto de Ressuprimento um par
metro de alerta no dimensionamento
de estoques. um nvel de estoque que
ao ser atingido sinaliza o momento de se
fazer uma nova compra, evitando pos
terior ruptura do estoque 22.
Estoque de Segurana a quantida
de de cada item que deve ser mantida
como reserva para garantir a continui
dade do atendimento em caso de ocor
rncia no prevista como: elevao brus
ca no consumo e atraso no suprimento.
O estoque de segurana evita ruptura
do atendimento 22.
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Assim ao se planejar, devese considerar o
ponto de ressuprimento como dado auxiliar,
visto que caracteriza o ponto de partida da
compra e que tem sob seu clculo tambm, o
estoque de segurana que deve ser mantido 14.
3.2 GESTO DA DEMANDA
O termo gesto da demanda pode co
mear a ser discutido por meio da definio da
palavra demanda que segundo Proud, significa
necessidade para um produto ou componente
particular.
A gesto da demanda pode ser represen
tada por macroatividades, conforme descrito a
seguir:
Prever a demanda: a funo que se
preocupa em predizer o consumo dos
medicamentos de forma que a aquisi
o possa ser nas quantidades apropria
das;
Comunicarse com o cliente: essa ativi
dade responsvel por colher e analisar
as informaes do mercado, para esti
mar novas solicitaes;
Priorizar e alocar: satisfazer toda a de
manda, em caso de estoque insuficiente
temos que informar e decidir qual pa
ciente dever ser atendido e qual ter
condies de esperar ou ter seu medica
mento substituido;
Planejar nvel de servios aos clientes:
consiste em disponibilizar o medica
mento ao paciente;
Planejar e distribuir: as atividades de dis
tribuio so planejadas a partir dos pe
rodos de envio do medicamento para

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as unidades, das solicitaes de ressupri
mento de estoques e da capacidade de
estocagem.
3.2.1 Tipos de demanda
Existem vrios tipos de demanda, desta
forma importante conhecermos as deman
das existentes e realizar a anlise para identifi
car em qual delas os medicamentos dispon
veis na Instituio se enquadram:
Permanente: para produtos com vida
longa, requer ressuprimento peridico;
Sazonal: a sazonalidade pode ser defini
da como o conjunto dos movimentos
ou flutuaes com perodo igual ou in
ferior a um ano, sistemticos, mas no
necessariamente regulares, que ocorrem
numa srie temporal. A sazonalidade o
resultado de causas naturais, econmi
cas, sociais e institucionais;
Irregular: depende de outros fatores (ta
xas de cmbio, promoo e propaganda);
Em desuso: ocorre quando a demanda
do produto acaba ou um novo produto
ocupa o seu lugar;
Derivada: ligada a outro produto, pode
aumentar ou diminuir.
3.2.2 Mtodos de controle da
previso da demanda
A maioria dos modelos de previso de de
manda est vinculada a sries temporais. Essa
tcnica consiste em analisar o comportamento
da varivel temporal e ento projetar novos va
lores para o futuro.
8 Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
As informaes bsicas que permitem de
cidir quais sero as dimenses e distribuio no
tempo da demanda de medicamentos podem
ser classificadas em duas categorias:
Tcnicas qualitativas: Estas tcnicas de
pendem exclusivamente da expertise
do(s) previsor (es), sendo geralmente
mais caras e trabalhosas que os mto
dos quantitativos de previso. So ideais
para situaes onde no h sries hist
ricas disponveis e/ou o julgamento hu
mano necessrio, sendo desenvolvidas
atravs de pesquisas de opinio, painis
e reunies de especialistas, onde consi
derase:
1.Evoluo do consumo no passado;
2.Variveis cuja evoluo est ligada di
retamente ao consumo;
3.Influncia do marketing farmacutico.
Tcnicas quantitativas: Utilizam dados
histricos de consumo como base para
determinao de padres que podem
se repetir no futuro busca relacionar o
consumo (varivel dependente) com
outros fatores (variveis independentes).
A demanda de um medicamento pode
ser calculada por meio dos mtodos
descritos a seguir:
1. Previses Baseadas em Mdias Mveis:
CM = Consumo mdio
CM = C1+C2+C3+...+Cn
n
Mtodo fcil de ser implementado, mas possui limita
es na prtica;
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Exige grande quantidade de dados histricos;
Todos os valores histricos, antigos e recentes, tm a
mesma influncia no clculo da mdia;
Assume a hiptese de que as condies que determi
naram o consumo no passado se mantero inalterados
no futuro;
Picos em perodos anteriores, causados por compor
tamento atpico do mercado influenciam muito nos
clculos, distorcendo as mdias calculadas.
2. Previses Baseadas nas Mdias Mveis
Ponderadas:
CM = (C1 x 0,2) +(C2 x 0,3) +(C3 x 0,5)
1,0
Neste mtodo atribuemse PESOS (ou fatores de im
portncia) diferentes em cada perodo;
A somatria dos pesos no perodo definido (semanal,
mensal, trimestral, semestral, anual, etc...) deve ser igual
a 100%;
A somatria poder ser diferente de 100% quando se
altera o perodo.
3. Regresso Linear ou Mtodo dos Mni
mos Quadrados:
Somatria XY = aEx + bEx2
Equao da linha reta y = a + bx
Algumas vezes estamos interessados no apenas se
existem associao entre duas variveis quantitativas x
e y, mas temos tambm uma hiptese a respeito de
uma provvel relao de causa e efeito entre variveis.
Desejamos saber se y depende de x.
Na forma de regresso mais comumente utilizada, a
regresso linear tem a hiptese de que o valor de y de
pende do valor de x e expressamos matematicamente
esta relao por meio de uma equao, assumindo que
a associao entre x e y linear, ou seja, descrita ade
quadamente por uma reta.
Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012 9
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
3.4 MTODOS DE CLASSIFICAO
DE MATERIAIS
Para auxilio na tomada de deciso e aloca
o de recursos os profissionais que gerenciam
unidades hospitalares devem implementar sis
temas de gerenciamento de custos, este fato
importante para a rea da sade, quando se
visa conteno de gastos sem a perda da qua
lidade do servio prestado.
A presena de grandes estoques de alguns
materiais e a escassez de outros, dentro de um
hospital, talvez um dos pontos que mais afli
gem os profissionais envolvidos com o proces
so gerencial.
O mtodo de classificao de materiais se
gundo a curva ABC uma das estratgias apli
cadas para o controle de gastos com estoque.
Uma grande variedade de itens no estoque
aumenta a complexidade do gerenciamento,
criando a necessidade de classificlos com mul
ticritrios, que podem ser: anlise XYZ, tempo
de ressuprimento, avaliao da demanda 23.
A maioria dos modelos para gesto de es
toque para gerenciamento de um item, mas
na prtica dos hospitais lidamos com centenas
de itens. Desta forma, devemos utilizar um
modelo multiitem por trs razes:
A agregao dos itens em grupos permi
te uma economia de tempo que pode
ser canalizado para o tratamento dos
itens mais importantes;
Mesmo que os modelos tradicionais pro
ponham solues para cada item, uma
anlise ainda dever ser feita e, no caso
de muitos itens, essa anlise se torna de
morada para ser feita individualmente;

Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
Itens utilizados em grupos funcionais
so afetados, simultaneamente, pelas
mesmas restries.
A definio do momento da compra de
pende do modelo adotado para a renovao
dos estoques. Podese comprar quando o es
toque chega ao ponto considerado mnimo ou
aguardase o perodo preestabelecido pela ad
ministrao para que seja feita a avaliao dos
estoques.
3.4.1 Curva ABC
A classificao pela Curva ABC ou 8020,
baseada no teorema do economista Wilfre
do Pareto, desenvolvido logo aps a Segunda
Guerra Mundial, no sculo XIX, num estudo
sobre a renda e riqueza, ele observou uma pe
quena parcela da populao (20%), que con
centrava a maior parte da riqueza (80%) 13.
A curva ABC um mtodo de classifica
o de informaes, para que se separem os
itens de maior importncia ou impacto, os
quais so normalmente em menor nmero,
para se estabelecer formas de gesto apropria
da importncia de cada medicamento em
relao ao valor total dos estoques 20.
Tratase de classificao estatstica de ma
teriais, baseada no princpio de Pareto, em que
se considera a importncia dos materiais, base
ada nas quantidades utilizadas e no seu valor.
Na avaliao dos resultados da curva ABC,
percebese o giro dos itens no estoque, o nvel
da lucratividade e o grau de representao no
faturamento da organizao. Os recursos finan
ceiros investidos na aquisio do estoque pode
ro ser definidos pela anlise e aplicao correta
dos dados fornecidos com a curva ABC 20.
10 Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
A anlise dos recursos financeiros aloca
dos em cada produto vai demonstrar que um
pequeno nmero de itens responsvel pelo
comprometimento de um grande volume de
recursos despendidos com materiais 28.
Segundo este procedimento, os materiais
de consumo podem ser divididos em trs clas
ses, considerando as variaes devido com
plexidade dos servios oferecidos:
Classe A: Abriga o grupo de itens mais
importantes que correspondem a um
pequeno nmero de medicamentos, cer
ca de 20% dos itens, que representa cerca
de 80% do valor total do estoque;
Classe B: Representa um grupo de itens em
situao e valores intermedirios entre a
classe A e C, sendo 15% do total de itens
em estoque e consomem 15% dos recursos;
Classe C: Agrupa cerca de 70% dos itens,
cuja importncia em valor pequena,
representando cerca de 20% do valor do
estoque.
Naturalmente os critrios de gerencia
mento aplicados para os itens A so diferentes
dos demais. Para esses itens o gestor deve esta
belecer como meta 1,28.
1. Reduo dos prazos de abastecimento;
2. Reduo dos estoques;
3. Reduo dos estoques de reserva;
4. Pedidos de compra;
5. Estabelecimento de protocolos de utili
zao;
6. Busca por melhores fornecedores;
7. Obteno dos melhores preos.
Os itens alocados na classe C podese tra
balhar com maiores prazos de abastecimentos,
aumentar os estoques de reserva e o controle
pode ser mais flexvel 1,28.
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
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3.4.2 Construo da Curva ABC

Para a construo da curva ABC de consumo podemos seguir as etapas descritas abaixo:
1.Relacionar os itens (a), quantidade consumida no perodo (b) e o valor unitrio (c);
2.Para a definio do custo total (d), multiplicar a quantidade consumida pelo valor unitrio
(b *c = d);
3.Ordenar os itens com os valores superiores na parte superior da coluna (e);
4.Determinar o percentual gasto com cada item (f);
5.Calcular o percentual acumulado(g);
6.Definemse os itens ABC (h);
A seguir exemplificamos as etapas para construo da curva ABC e o aspecto da curva para
os itens.

Quadro 1 Curva ABC de consumo

Valor %
Item Consumo Valor Total Ordem % Classe
Unitrio Acumulado

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

1 250 R$ 120,00 R$ 30.000,00 1 46,7 46,7 A

5 170 R$54,00 R$9.180,00 2 14,3 61,0 A

2 342 R$26,80 R$9.165,60 3 14,3 75,3 A

4 87 R$57,90 R$5.037,30 4 7,8 83,1 B

3 25 R$ 158,90 R$3.972,50 5 6,2 89,3 B

10 15 R$ 245,60 R$3.684,00 6 5,7 95,0 C

6 38 R$35,20 R$1.337,60 7 2,1 97,1 C

9 120 R$10,64 R$1.276,80 8 2,0 99,1 C

8 312 R$1,65 R$514,80 9 0,8 99,9 C

7 210 R$0,25 R$52,50 10 0,1 100,0 C

Valor
R$ 64.221,10 100
Total

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Figura 1 Aspecto da Curva ABC 3.4.3 anlise de criticidade XYZ

Podese segmentar os itens em estoque

baseado no critrio do impacto resultante da
falta, agregando mais informaes para as ro
tinas de planejamento, reposio e gerencia
mento. Este processo envolver um criterioso
julgamento tcnico, conforme quadro 2.

Quadro 2 Classificao dos Itens pela XYZ

Baixa Criticidade
Faltas no acarretam paralisaes, nem riscos segurana do paciente; elevada possibilidade de
CLASSE X
usar materiais equivalentes;
Grande facilidade de obteno.

Criticidade Mdia
Faltas podem provocar paradas e colocar em risco as pessoas, o ambiente e o patrimnio da
CLASSE Y
organizao;
Podem ser substitudos por outros com relativa facilidade.

Mxima Criticidade
Imprescindveis;
CLASSE Z
Faltas podem provocar paradas e colocar em risco a segurana do paciente e a organizao;
No podem ser substitudos por outros equivalentes ou seus equivalentes so difceis de obter.

3.5 PROGRAMAO valor. A programao inadequada impacta di

A programao representa uma atividade
chave, que tem por objetivo a garantia da dis
ponibilidade dos medicamentos previamente
selecionados nas quantidades adequadas e no
tempo oportuno para atender s necessidades
de uma populaoalvo, considerandose um
determinado perodo de tempo 27.
Na execuo da programao, para que a
estimativa reflita a real necessidade, a disponi
bilidade e a utilizao de dados referentes aos
produtos a serem adquiridos so de grande
retamente sobre o abastecimento e o acesso
ao medicamento, bem como sobre o nvel de
perdas de produtos 27.
3.5.1 Fatores que influenciam a
programao
Antes de prover devemse prever todos
os fatores que possam implicar numa falha
de planejamento. Alguns aspectos ficam
difceis de corrigir depois que o erro acon
tece14,15,27:

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rea fsica da farmcia: Dependendo do realiza uma programao, pois depen

volume de compras a serem feitas, de
vese atentar ao fato de no se adquirir
o que no se pode estocar por falta de
espao fsico;
Demanda: baseada no estudo das
variaes sofridas pelos estoques, suas
causas e efeitos num perodo de tempo,
para prever sua tendncia futura;
Recursos Financeiros: a limitao dos re
cursos financeiros, cada vez mais escas
sos, tem transformado as programaes
em um processo eminentemente admi
nistrativo, que acabam sendo realizadas
em funo dos recursos financeiros dis
ponveis e no das reais necessidades da
populao;
Variaes Sazonais: As variaes sazo
nais tm grande importncia quando se
dendo do perodo do ano, diversos me
dicamentos sofrem variaes no consu
mo e isso pode causar uma quebra de
previso;
Padronizao de medicamentos: a pro
gramao deve ser fundamentada na
Padronizao de Medicamentos, uma
vez que o corpo clnico da instituio vai
desenvolver seus trabalhos baseado nela;
Item de aquisio critica: devese levar
em considerao o grau de dificuldade
de aquisio de alguns produtos, por
exemplo, itens importados;
Ponto de ressuprimento: um dado
auxiliar que deve ser levado em consi
derao no momento da programao,
uma vez que, o ponto que determina
o incio da compra.

3.5.2 Etapas envolvidas no processo da programao

Quadro 3 Etapas do processo de programao

Etapa i definir a equipe de trabalho:

Envolver os diversos setores/responsveis da rede de sade que tenham interface com a Assistncia
Farmacutica e, mais especificamente, com a deciso de consumo de medicamentos, de maneira a agregar
valor ao processo.

Etapa ii estabelecer normas e procedimentos

Definir:
metodologia de trabalho
atribuies, responsabilidades e prazos
instrumentos apropriados (planilhas, formulrios, instrumentos de avaliao)
periodicidade e mtodos

Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012 13

 Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012

Etapa iii levantar dados e informaes necessrias ao processo

Essa etapa depende do mtodo a empregar, e pode envolver, dentre as informaes necessrias, as
seguintes:
consumo histrico de cada produto
demanda real (atendida, no atendida)
oferta e demanda por servios de sade
estoque existente (inventrio)
infraestrutura da equipe de Assistncia Farmacutica (rea fsica, equipamentos, materiais e recur
sos humanos)
protocolos teraputicos existentes
custo unitrio aproximado de cada tratamento
disponibilidade oramentria e financeira

Etapa iv elaborar programao

listar os medicamentos necessrios de acordo com a seleo estabelecida
quantificar os medicamentos em funo da necessidade real
detalhar as especificaes para a compra
calcular o custo da programao
definir o cronograma de aquisio e recebimento dos produtos e as modalidades a serem utilizadas
compatibilizar as necessidades locais considerando os limites financeiros previstos para efetuar a
aquisio e as prioridades definidas pela poltica de sade local

Etapa v acompanhar e avaliar

definir mecanismos de controle para acompanhamento e intervenes necessrias

Fonte 15

3.5.3 Elaborao da programao

Para elaborao da programao podemos seguir as etapas descritas abaixo:

1.Relacionar os itens (b) com a devida codificao (a), valor unitrio (c) e o consumo mdio
mensal (d);
2.Para a definio do consumo real (e), considerar a demanda reprimida (no atendida);
3.Para calcular a necessidade real (f) devese multiplicar a coluna (e) pela quantidade de
meses do perodo de aquisio (neste exemplo 5 meses) e subtrair a quantidade existente
em estoque (g), mais a quantidade em compras (h) = [(e*5)(g+h)].
4.Calcular o custo estimado (total) de cada item ( i) = (h*c).

14 Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012

Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012

Quadro 4 Exemplo de uma planilha de programao

Preo Consumo Consumo Necessidade Estoque Quantidade Valor

Item Descrio
Unitrio Mdio mensal Real Real existente em compras (R$)

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i)

dipirona 1
1117137/6 g/2ml amp. 0,19 34496 38000 90758 63242 36000 17.244,02
2ml

dimeticona
1111140/9 0,41 8025 10000 23383 26617 0 9.587,03
75mg/ml

meropenem
1127445/3 1.000mg 28,9 3190 2600 10888 1687 425 314.663,20
frasco/ampola

4.AQUISIO
COMO COMPRAR

Comprar e prover medicamentos so pri 4.1 AQUISIES EM INSTITUIES

mordiais na atividade hospitalar, as pessoas
envolvidas neste processo desempenham, di
reta ou indiretamente, papel fundamental na
prestao da assistncia ao paciente e devem
realizlo de maneira a melhor atender os in
teresses tanto dos pacientes quanto da insti
tuio. Para isso elas precisam conhecer muito
bem os mecanismos do processo, sendo trei
nadas e capacitadas.
Os hospitais realizam suas aquisies de
maneiras diferentes, sendo que as de adminis
trao privada estabelecem suas diretrizes com
foco nas necessidades, adequandose a sua ca
pacidade, e os hospitais geridos pela adminis
trao pblica definem as formas de aquisio
a fim atender as normas e leis vigentes.
PBLICAS
O processo de compra de medicamentos
no setor pblico complexo, envolve um con
junto de exigncias legais e administrativas que
devem ser cumpridas. As normas que regulam
os processos de aquisio nos hospitais pbli
cos so as estabelecidas pelas leis:
N 8666 de 06 de junho de 1993 que
institui normas para licitao;
N 10520 de 17 de julho de 2002 que
institui a modalidade de licitao deno
minada Prego
Da lei n. 8666/93 destacamos o seu artigo
3 que traz os seguintes dizeres:

Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012 15


Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
A licitao destinase a garantir a ob
servncia do princpio constitucional
da isonomia, a seleo da proposta
mais vantajosa para a administrao
e a promoo do desenvolvimento na
cional sustentvel e ser processada e
julgada em estrita conformidade com
os princpios bsicos da legalidade, da
impessoalidade, da moralidade, da
igualdade, da publicidade, da probi
dade administrativa, da vinculao
ao instrumento convocatrio, do jul
gamento objetivo e dos que lhes so
correlatos. (Redao dada pela Lei n
12.349, de 2010))
Podese, contudo, dizer que a licitao
apoiase em um trip: isonomia, proposta
mais vantajosa e legalidade. Portanto, ela busca
assegurar que a proposta mais vantajosa seja
obtida dando condies de igualdade aos par
ticipantes, baseandose na lei como parmetro
para moldar as regras do certame licitatrio.
Essa lei define tambm as modalidades de
licitao, sendo que as utilizadas para aquisio
de medicamento so:
Concorrncia;
Prego (Presencial e Eletrnico)
Convite.
As modalidades iro se diferenciar tanto
nos valores para as quais podem ser utilizadas,
quanto necessidade de documentos, comple
xidade do processo e tempo total de realizao.
O texto da lei define tambm as modali
dades tomada de preo, concurso e leilo que
no so relevantes para as aquisies aqui es
tudadas.
16 Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
H ainda, na legislao circunstncias es
peciais que permitem organizao realizar
aquisies sem licitao, so elas:
DISPENSA DE LICITAO: Destacamos
casos em que o valor no ultrapasse os limites
estabelecidos pela legislao; casos emergen
ciais, onde a aquisio deve ser da quantidade
necessria para atender a demanda moment
nea, em caso de licitaes no finalizadas com
sucesso.
INEXIGIBILIDADE DE LICITAO: Quan
do o medicamento s possa ser adquirido de
fornecedor exclusivo. Onde a exclusividade de
ver ser comprovada atravs de carta emitida
por rgo de registro do comrcio local.
Em ambas as situaes, a formalidade pro
cessual deve ser mantida e o ato de dispensa
ou de inexigibilidade da licitao, devidamente
fundamentado.
4.1.1 Edital
O edital o instrumento que estabelece
todas as condies para a realizao da licita
o. Na aquisio de medicamentos, ele divul
ga as especificaes detalhadas do item que a
ser adquirido, requer os documentos necess
rios para comprovar que o medicamento ofer
tado atende as normas estabelecidas para sua
fabricao e comercializao, solicita amostras,
define vigncia do contrato, prazos de paga
mento, condies de entrega.
Citamos como exemplo o edital do Hos
pital das Clnicas da Faculdade de Medicina
da Universidade de So Paulo, que solicita
aos licitantes a apresentao dos seguintes
documentos:
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Bula atualizada do medicamento;
Nmero do registro do produto licitado
concedido pela ANVISA, estando este
vencido, a licitante dever anexar cpia
autenticada da solicitao de sua revali
dao:
Certificado de Boas Prticas de Fabrica
o emitido pela ANVISA. No caso de
produto importado podese apresentar
Certificado de Boas Prticas e Contro
le emitido pela autoridade sanitria do
pas de origem, acompanhado de tradu
o para a lngua portuguesa, feita por
tradutor juramentado.
O papel do farmacutico na licitao cer
tificar que o produto ofertado atenda as carac
tersticas descritas no edital, analisar a documen
tao enviada e as amostras quando for o caso.
Aps essa anlise emitido um parecer tcnico,
onde as propostas so classificadas ou no para
Quadro 5 Modalidades de Licitao
Modalidade Valor
Concorrncia Sem limite
Prego Sem limite
Convite BEC At R$ 80.000,00
Dispensa de Licitao At R$ 8.000,00
Inexigibilidade de
Sem limite
Licitao
Fonte: 15
Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012 17
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
participar da etapa de lances, onde ocorrer dis
puta entre as empresas classificadas e a vencedo
ra ser a que oferecer o menor preo.
O processo licitatrio, por todas essas ca
ractersticas descritas, moroso o que muitas
vezes dificulta instituio realizar aquisies
com a agilidade necessria.
4.1.2 Sistema de registro de preos
O Sistema de Registro de Preos foi inseri
do na Lei de Licitao para agilizar as contrata
es e ganhou destaque como sistema inova
dor para compras pela administrao pblica,
nele a instituio por meio do Prego ou Con
corrncia firma com o fornecedor um preo a
ser pago pelo produto ofertado pelo perodo
de um ano, por uma quantidade estimada e as
compras so realizadas conforme a necessida
de da instituio.
RP Edital Tempo
Sim Sim 30 a 45 dias para recebimento das propostas.
Mnimo 08 dias teis de exposio do edital;
Sim Sim 03 dias corridos aps realizao do prego para
apresentao de recurso.
07 dias corridos de exposio do edital e
lanamento de proposta; 02 dias para emisso de
No Sim parecer tcnico; 02 dias para apresentar recurso;
07 dias corridos para emisso de nota de empenho;
at 15 dias para entrega.
Tempo necessrio para receber a resposta de no
No No
mnimo 03 cotaes.
No No Sem prazos legais.

Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
Este dispositivo uma ferramenta bastan
te til para aquisies de medicamentos, pois
as compras so realizadas periodicamente e
com alta freqncia, uma vez que:
A natureza da atividade apresenta re
levante imprevisibilidade no consumo
e exige, em muitos casos, celeridade na
realizao da aquisio;
O custo de armazenamento bastante
relevante para as instituies e o aumen
to da freqncia propicia a reduo do
volume de estoque.
O processo evita a repetio de proce
dimentos licitatrios com o custo que lhes
inerente, ou seja, supre a multiplicidade de
licitaes contnuas e seguidas obtendose
desta forma maior agilidade nos processos de
aquisio.
5. SELEO DE FORNECEDORES
ONDE COMPRAR
Com a diversidade de fornecedores de
medicamentos, fazse necessria uma busca
das melhores opes para o fornecimento de
medicamentos que atendam os critrios de
qualidade, bem como prazo de entrega satisfa
trio a preos acessveis. Deve se tambm le
var em considerao se o fornecedor tem uma
estrutura adequada para atender a solicitao,
para habilidade tcnica para produzir, fornecer
a matriaprima ou item, deve estar bem des
crita no edital ou em documento que descreva
as condies de compra dos fornecedores.
18 Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
4.1.3 Aquisies em instituies
privadas
Em hospitais privados a aquisio pode ser
feita por meio de pesquisas de preo, contrato
de fornecimento com fornecedores previamen
te selecionado ou adotando normas particulares
estabelecida pela instituio para assegurar com
petitividade e transparncia nas negociaes.
Como requisitos bsicos para realizao
de uma compra que seja vantajosa para a insti
tuio, podese citar:
Cadastro prvio dos Fornecedores;
Numero mnimo de cotao;
Definio dos prazos de entrega e paga
mento;
Conhecimento dos preos praticados
no mercado.
Outras caractersticas que devem ser leva
das em considerao so os servios psven
da (sistema de suporte), a localizao do forne
cedor que seja preferencialmente prximo do
comprador, esta considerao, na medida do
possvel, leva a reduo de tempo de entrega
evitando a falta do medicamento, principal
mente para aqueles itens de alto consumo e
rotatividade.
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Sendo assim criar um vnculo de confiabi
lidade fundamental, outro questionamento
quando da escolha do fornecedor, avaliar a
reputao e solidez no mercado farmacutico,
isto para que o fornecimento seja devidamente
garantido dentro dos prazos firmados 6.
No processo de seleo de fornecedores,
ocorrem diversas situaes onde se apresen
tam um nico fornecedor (por razes de pa
tente, especificaes tcnicas, tipo de matria
prima) e em outros mltiplos fornecedores
(ocasio mais vantajosa para o comprador) 27.
Diversas ferramentas so utilizadas para
efetuar a seleo de seus fornecedores, o de
partamento de compras deve ter o suporte
fundamental do farmacutico, para identifi
car atravs de catlogos, revistas e sites espe
cializados, como tambm obter informaes
junto a outros hospitais (Benchmarking) e re
presentantes comerciais (indstria e distribui
doras de medicamento), quais so os poten
ciais fornecedores que atendam os requisitos
tcnicos e administrativos para compra dos
medicamentos.
5.1 CADASTRO DE FORNECEDORES
A anlise cadastral permite selecionar os
fornecedores com melhores condies para
atender s necessidades quanto aos requisitos
necessrios para a compra.
O cadastro ideal requer uma contnua re
viso e atualizao, devido diversidade de la
boratrios fabricantes e distribuidores existen
te no mercado, estas informaes tornamse
estratgicas e asseguram uma maior confia
bilidade nas negociaes, alertando inclusive
Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012 19
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
quanto a possveis impedimentos regulatrios
para a compra.
As informaes fundamentais da empre
sa devem estar bem descritas, sistematizadas e
acessveis, sendo importante citarmos:
Nome do fornecedor (jurdico e fan
tasia);
Endereo completo (telefones, cidade,
cep);
CNPJ;
Nacionalidade da empresa;
Instituio financeira (bancos que pos
suem conta);
Endereo eletrnico (setor de compras,
licitao e dos representantes);
Lista de itens/produtos que trabalham.
5.2 SELEO DE FORNECEDORES
A seleo e qualificao dos fornecedores
so primordiais para manuteno da parce
ria com o cliente, o processo de qualificao
tcnica tm incio na elaborao do edital de
licitao, no qual os medicamentos e insumos
farmacuticos so especificados e so determi
nadas as exigncias para que os fornecedores
participem dos processos 8.
5.3 AVALIAO E CLASSIFICAO
DE FORNECEDORES:
A avaliao de fornecedores possibilita ve
rificar a capacidade de um determinado forne
cedor de prover insumos e servios, dentro dos
requisitos exigidos de qualidade 3.
O comportamento do fornecedor deve
ser avaliado, e ser acompanhado o seu desem
 Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012

penho durante a fase da realizao da compra, O monitoramento do progresso de qual

do recebimento e da utilizao dos medica
mentos e demais produtos adquiridos.
A disponibilidade do fornecedor em re
solver problemas na psvenda, relacionados
aos produtos por ele comercializados, como
um sistema de notificao de farmacovigiln
cia, relacionando queixas tcnicas para resolver
problemas de desvios da qualidade.
quer gesto deve ser baseado em instrumen
tos de aferio denominados indicadores 8,
embora seja difcil estabelecer uma definio
com ampla aceitao de um bom fornecedor,
h vrios atributos que podem ser considera
dos desejveis e que serviro para permitir uma
avaliao do seu desempenho, que esto lista
dos no quadro a seguir 5:

Quadro 6 Itens de verificao do ato do recebimento.

Itens avaliados

01 Nota fiscal Destinatrio e valores corretos.

02 Quantidade De acordo com o solicitado.

03 Marca/ Fabricante De acordo com o comprado.

04 Especificao do produto De acordo com a padronizao.

05 Embalagem Integra e identificadas.

06 Rotulagem Integra e legveis.

07 Prazo entrega De acordo com o edital.

08 Validade Produto De acordo com o edital, mnimo de 12 meses.

09 Laudo Tcnico Atestando a qualidade do produto.

10 Horrio entrega Estabelecido pela Instituio.

Os indicadores de desempenhos sugeridos para acompanhamento so 2:

Taxa de produtos entregues = N de produtos entregue fora do prazo x 100

fora do prazo N total de produtos comprados

Taxa de ocorrncias = N de noconformidades no recebimento x 100

no recebimento N de produtos comprados

20 Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012

Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Atributos como simplicidade, inteligente,
rastreabilidade, estabilidade, especificidade,
sensibilidade, validade, objetividade e baixo
custo de obteno devem ser considerados
para construo dos indicadores 8.
5.4 VISITAS TCNICAS
Tm como objetivo detectar precoce
mente os problemas e assim prevenir futuros
constrangimentos com fornecedores que no
esto em adequadas condies, por meio de
aplicao de formulrios apropriados que deve
ser aplicado por profissional qualificado.
Um fornecedor pode em um primeiro
momento no atingir os requisitos para a Ins
tituio, mas com o feedback destas visitas o
mesmo poder readequar seus processos para
atendimento do cliente e posteriormente rea
dequarse e participar do processo de compra.
5.5 GUIA DE BOAS PRTICAS DE
FORNECEDORES
A sensibilizao e a participao de todos
os atores envolvidos fundamental para ga
rantir a adequao e o cumprimento das Boas
Prticas, desta forma devese promover uma
parceria entre a Instituio e seus fornecedores.
Para isto existem diversas estratgias como
a elaborao de um Guia de Boas Prticas de
Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012 21
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
Fornecedores de Medicamentos e Insumos
farmacuticos 24 no qual poder conter:
Forma de Cadastro de Materiais e Medi
camentos;
Processo Licitatrio ou por ordem de
compra;
Processos relacionados ao recebimento,
com aplicao de formulrio contendo
os itens de verificao estabelecidos
pela instituio no ato do recebimento,
conforme exemplificado no anexo 1;
Processo referente ao comunicado aos
fornecedores de solicitao de entrega
imediata, por meio de documento for
mal, citado no anexo 2 e tambm da No
tificao de Procedimento Administrati
vo de Penalizao, anexo 3, nos casos de
no cumprimento dos prazos de entrega.
Para divulgao do guia podese recorrer
estratgia de Encontro de Fornecedores, que
trata da interao entre o fornecedor e a ins
tituio com o objetivo de estreitar a comu
nicao; como vantagens esta aproximao
fortalece o comprometimento e confiana no
processo de compra.
Nestes encontros os fornecedores pode
ro esclarecer eventuais dvidas, sugerir me
lhorias, conhecer a instituio entender seus
processos e todos os setores envolvidos nesta
gesto, como tambm ocorre a oportunidade
de captar e desenvolver novos fornecedores.

Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
6. REQUISITOS E FATORES
IMPORTANTES RELACIONADOS
AO PROCESSO DE AQUISIO
6.1 RECURSOS HUMANOS
No ano de 1997, a Organizao Mundial
da Sade, divulgou uma documentao so
bre qualidades gerais que o farmacutico deve
possuir (The role of the pharmacist in the heal
th care system O papel do farmacutico no
sistema de ateno sade) Estas qualidades,
em nmero total de 7, deu o nome ao profis
sional 7 estrelas, so elas:
Prestador de servios farmacuticos em
uma equipe de sade;
Capaz de tomar decises;
Comunicador;
Lder;
Gerente;
Atualizado permanentemente;
Educador.
Considerando as caractersticas acima ci
tadas destacamos que para atuar na rea de
gesto de compras os profissionais farmacu
ticos, precisam estar bem informados e atuali
zados, alm de terem boa comunicao, facili
dade para trabalhar em equipe e um aguado
poder de negociao.
O farmacutico est diretamente envolvido
em toda a cadeia logstica do medicamento. E
especificamente na etapa da aquisio, ele deve
estar preparado para assumir a conduo das
atividades tcnicas, como padronizao, espe
cificao, parecer tcnico, visita tcnica e quali
22 Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
ficao de fornecedores, analise de histrico de
consumo e das variaes sazonais. Auxiliando
tambm nas atividades de carter administra
tivo, como programao e planejamento, de
finio da modalidade de compra, habilitao
de fornecedores e gesto de estoque. Portanto
precisamos contar com profissionais altamente
capacitados no gerenciamento das aquisies,
para garantir a viabilidade das demais etapas do
ciclo da assistncia farmacutica.
6.2 TECNOLOGIA DA INFORMAO
No atual cenrio das organizaes, um dos
bens mais valioso a informao. Esta nova
realidade exige uma reorganizao intensa nas
instituies, assim a utilizao da Tecnologia
da Informao (TI) assume importncia vital,
apresentandose como um instrumento capaz
de propiciar a competitividade necessria
sobrevivncia e crescimento das organizaes.
A administrao dos recursos de materiais, hu
manos e financeiros pode ser realizada com
mais rapidez e preciso com a utilizao da
Tecnologia da Informao 11.
Para entendermos como o uso das ferra
mentas de tecnologia de informao podem
nos auxiliar na gesto de compras importan
te entendermos seu conceito e abrangncia.
O termo Tecnologia da Informao serve para
designar o conjunto de recursos tecnolgicos
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
e computacionais para gerao e uso da infor
mao. A TI est fundamentada nos seguintes
componentes 21:
Hardware e seus dispositivos perifricos:
Materiais Tecnolgicos (hardware) itens
de hardware que compem a chamada
Tecnologia da Informao, como com
putadores, redes de computadores e
dispositivos auxiliares como perifricos
itens de comunicao de dados etc.;
Software e seus recursos: Programas de
Computador (software) interrelaciona
dos entre si e entre os bancos de dados
que eles tratam, compondo assim um
Sistema;
Sistemas de telecomunicaes Manu
ais e Procedimentos relacionados com
a correta operao do sistema e com o
fluxo das informaes por ele tratadas;
Gesto de dados e informaes: Bancos
de Dados ou repositrios das informa
es que so tratadas pelo sistema;
Recursos Humanos: Recursos Humanos
(peopleware) habilitados a usarem o sis
tema de maneira eficiente e segura.
Assim o uso bem planejado de Tecnolo
gia da Informao dar suporte aos processos
envolvidos na gesto de compra, propiciando
a busca de vantagem competitiva e apoio
tomada de deciso gerencial. Estes benefcios
agregados vm de encontro s necessidades de
Indicador
Volume de compra
Pontualidade do atendimento das requisies de compra
Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012 23
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012
acesso e organizao das informaes para se
atingir uma gesto de compras eficiente.
6.3 MONITORAMENTO
INDICADORES
A modernizao da Farmcia Hospitalar
quanto aos aspectos de gesto, passa pelas
mudanas de paradigmas, decorrentes das
novas necessidades dos clientes e da socie
dade. A dinmica dos processos de trabalho
para obteno de melhores resultados exige a
incorporao do uso de ferramentas de qua
lidade, que se tornaram estratgias para a me
lhoria do desempenho da gesto da Farmcia
Hospitalar 9.
Assim a utilizao de indicadores constitui
um instrumento gerencial fundamental para
acompanhamento dos processos.
Os indicadores so elementos essenciais
para a elaborao do planejamento e o con
trole dos processos das organizaes, sendo os
indicadores da qualidade associados ao julga
mento do cliente e os indicadores de desem
penho associados s caractersticas do produ
to e do processo 9.
Como indicadores de desempenho dos
processos relacionados gesto de compras,
alem dos indicadores j citados para o acom
panhamento de desempenho de fornecedo
res, podemos exemplificar:
Frmula
Valor total das compras efetivadas x100
Valor total previsto para compra
Nmero de requisies atendidas no prazo x100
Nmero total de requisies realizadas
 Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012

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Anexo1 Formulrio de NoConformidade no Recebimento do Material

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 Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012

Anexo 2 Formulrio de solicitao de entrega imediata

Fonte: Adaptado do fluxo de comunicao com fornecedores do Sistema de Administrao de Materiais do Hospital das Clnicas da Faculdade de
Medicina da Universidade de So Paulo.

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Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Nmero 16 - Maro/Abril/Maio 2012

Anexo 3 Formulrio de notificao de procedimentos administrativos

Fonte: Adaptado do fluxo de comunicao com fornecedores do Sistema de Administrao de Materiais do Hospital das Clnicas da Faculdade de
Medicina da Universidade de So Paulo.

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Marco Aurlio Ilenir Leo Tuma Eugenie Desire Jos Ferreira Marcos George Washington
Schramm Ribeiro Rabelo Neri Bezerra da Cunha

Este encarte foi idealizado e organizado pela Comisso de Farmcia Hospitalar do Conselho Federal de Far
mcia (Comfarhosp), composta pelos farmacuticos hospitalares Marco Aurlio Schramm Ribeiro, Presidente
(CE), Ilenir Leo Tuma (GO), Eugenie Desire Rabelo Nery (CE), Jos Ferreira Marcos (SP) e George Washing
ton Bezerra da Cunha (SP). O email da Comisso comfarhosp@cff.org.br

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