COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

COMO CLASSIFICAR E ORDENAR

DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Janice Gonalves

Reedio com correo

So Paulo
1998
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

COMO CLASSIFICAR E ORDENAR

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
MRIO COVAS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
GOVERNADOR

SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA Janice Gonalves

MARCOS MENDONA
SECRETRIO

DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS Oficina realizada no dia 08 de novembro de 1997 pela AAB/
MARILDA SUYAMA TEGG SP Associao dos Arquivistas Brasileiros / Ncleo Re-
DIRETORA gional de So Paulo, como resultado do Projeto Como
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO Fazer.
FAUSTO COUTO SOBRINHO
t
DIRETOR

volume 2

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

R. Voluntrios da Ptria, 596 - Santana
CEP: 02010-000 So Paulo - SP - Brasil
Fones / Fax: (011) 6221-1924 / 6221-4785 So Paulo
1998
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ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS

NCLEO REGIONAL DE SO PAULO - AAB/SP
Diretoria:
Ana Maria de Almeida Camargo (Diretora) Sumrio
Silvana Goulart Frana Guimares (Vice-Diretora)
Rita de Cssia Martinez Lo Schiavo (Secretria)
Joo Martins Rodrigues Neto (Tesoureiro)
Comisso de cursos:
Viviane Tessitore (Coord.)
Ana Clia Navarro de Andrade
Apresentao ........................................................ 7
Maria Anglica Campos Resende
Simone Silva Fernandes
Introduo ............................................................ 9
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO
Coordenao editorial: Lauro vila Pereira
Editora responsvel: Slnia Nunes Martins Classificao e ordenao de documentos................ 11
Reviso: Beatriz Cavalcanti de Arruda
Tereza Regina Leme de Barros Cordido
Equipe tcnica: Adriana Cristina Zambrini Classificao, identificao dos documentos
Andr Oliva Teixeira Mendes e anlise documental............................................ 15
Antonio Pedro Leme de Barros
Dbora de Castro Arajo
Bibliografia comentada........................................... 37
CO-EDIO
IMESP - Imprensa Oficial do Estado de So Paulo

AGRADECIMENTOS
FUNDUNESP - Fundao para o Desenvolvimento da UNESP

Gonalves, Janice.
Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonalves.
So Paulo: Arquivo do Estado, 1998.
37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2)

ISBN 85-86726-05-2

1.Arquivstica - Classificao. 2. Ordenao - Arquivstica I.

Arquivo do Estado (So Paulo). II. Ttulo. III. Srie
CDD - 025.717
CDU - 930.251
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A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se

gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo rela-
Apresentao cionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,
em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso
Estado.
A instalao do Arquivo do Estado de So Paulo em prdio
prprio, na rua Voluntrios da Ptria, 596, Santana, Capital, com
dependncias apropriadas para abrigar seu rico acervo e pessoal
tcnico em nmero suficiente para o desenvolvimento de suas
Dr. Fausto Couto Sobrinho
atividades, permitiu-lhe assumir uma feio muito mais dinmica,
passando a assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente Diretor Tcnico do Arquivo do Estado
na administrao pblica e entre seus congneres.
Essa nova fase da instituio manifesta-se, entre outros as-
pectos, pela ampliao da gama dos servios prestados na rea
cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de
instrumentos de pesquisa, e de manuais tcnicos que auxiliem no
processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea
de arquivos.
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a
Imprensa Oficial do Estado I.O. e a Associao dos Arquivistas
Brasileiros AAB Ncleo Regional de So Paulo. A primeira de-
las vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa
de publicaes (vinte e trs previstas apenas para este ano), e a
segunda tem resultado numa assessoria permanente tanto for-
mal, quanto informal na rea da Arquivstica, eis que a AAB/SP
congrega especialistas de renome internacional nesse campo de
atuao.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo conju-
gado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer, elabo-
rado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o pr-
prio nome indica, para aspectos prticos do dia a dia dos profissio-
nais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes,
sempre de autoria de professores com larga experincia na organi-
zao de arquivos.

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CLASSIFICAO E ORDENAO
DE DOCUMENTOS

Introduo O TEMA E O MANUAL

O presente manual aborda privilegiadamente dois procedimentos

O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinas
de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tan-
to em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, ca-
pacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao
aspecto da Arquivstica em foco. Visa o aperfeioamento tcnico
de profissionais que j atuam na rea e que possuem, no mnimo, o
nvel mdio completo, bem como conhecimentos arquivsticos bsi-
cos. Como uma de suas marcas caractersticas, para cada Oficina
elaborado um Manual, de responsabilidade do Professor.
Janice Gonalves, autora deste Como classificar e orde-
nar documentos de arquivo, mestre em Histria Social pela Uni-
versidade de So Paulo, especialista em Arquivos Pblicos e,
atualmente, superintendente da Fundao Pr-Memria de
Indaiatuba.
tcnicos arquivsticos de fundamental importncia: a classificao e a orde-
nao. As reflexes aqui contidas so, como de esperar, produto do contato
com a bibliografia da rea arquivstica, do convvio com profissionais da rea
e da experincia com o processamento tcnico de documentos de arquivo.
Dai decorre que as posies assumidas no manual, em relao s diversas
questes abordadas, sejam, em muitos aspectos, amplamente compartilha-
das, enquanto que em outros, no.
As questes tratadas esto integradas ao tecido vivo do debate
arquivstico e, portanto, sujeitas a questionamentos de maior ou menor pro-
fundidade. Entendo que as divergncias mais significativas esto indicadas,
mas, considerado o prprio perfil de um manual, no so objeto de longas
explanaes: apenas pontuam o texto, sugerindo ao leitor pausas de refle-
xo para que ele matize, repense e reelabore a argumentao apresentada.
Assim, procurei fazer com que o manual, de forma breve e compacta, cum-
prisse sua vocao, reunindo informaes e apresentando discusses tc-
nicas essenciais sobre o tema - servindo, enfim, como ferramenta de traba-
lho dos profissionais da rea arquivstica -, sem ser confundido, porm, com
o mero arrolamento de regras estticas.
CLASSIFICAO E ORDENAO:
UMA PRIMEIRA APROXIMAO
Classificao ou arranjo? I

Tanto a classificao No meio arquivstico brasileiro, foi

Comisso de Cursos da AAB/SP
quanto a ordenao esto a ser-
vio da organizao dos docu-
mentos. Do ponto de vista
arquivstico, convm que ambas
estejam articuladas, para que a
organizao possa resultar efici-
ente.
consagrada a distino entre classificao
e arranjo. De acordo com tal distino, a
classificao corresponderia s operaes
tcnicas destinadas a organizar a documen-
tao de carter corrente, a partir anlise
das funes e atividades do organismo pro-
dutor de arquivos. Por seu turno, o arran-
jo englobaria as operaes tcnicas desti-
nadas a organizar a documentao de
carter permanente.

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O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s por qu foram produzidos). J a ordenao aborda os tipos documentais
funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando cla- especialmente do ponto de vista das consultas que lhes forem feitas.
ras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que a classifi- Utilizando o exemplo dado anteriormente: cabe ordenao definir
cao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor a melhor maneira de dispor fisicamente as notas de empenho (numerica-
de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, mente?), os extratos bancrios (cronologicamente?) e todos os demais ti-
que dizern respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas con- pos documentais.
figuradas ou no em estruturas especficas, como departamentos, divis6es
etc.). Exemplo: uma classe Adminis- POSSVEL CLASSIFICAR SEM ORDENAR?
trao de Finanas, subdividida em
Classificao ou arranjo? II
quatro outras: Controle orgament6rio Certamente, possvel classificar sem ordenar, mas no recomen-
geral, Receita, Despesa, Movi- dvel (pois a organizao dos documentos ficar incompleta). Documentos
Em ambos os casos, po-
mentao bancria. Outro exemplo: organizados atravs de um plano de classificao que no estiverem orde-
rm, o procedimento bsico
uma classe Departamento Financei- nados por nenhum critrio sero mais dificilmente manipulados (o acesso a
o mesmo: definir grandes clas-
ro, subdividida em duas: Contabili- eles ser mais difcil).
ses abstratas que
correspondam, de forma coe- dade e Tesouraria. Nas subclasses,
rente e articulada, s funes sero inseridas as sries tipolgicas: POSSVEL ORDENAR SEM CLASSIFICAR?
e atividades do organismo am notas de empenho e comprovantes
questo, no perodo recoberto de pagamento, ligados s atividades Grosso modo, no Brasil, na maior parte dos organismos acumula-
pela documentao a ser or- de despesa controladas pela rea de dores/ produtores de arquivos, pouco freqente que a organizao dos
ganizada. Contabilidade; extratos bancrios, fo- documentos esteja a cargo de um profissional que conhea e aplique ao
lhas de conciliao bancria, registro seu trabalho os princpios tcnicos arquivsticos. Assim, muito raro encon-
inegvel que as condies dirio de caixa e bancos, todos liga- trar, nestes organismos, documentos classificados de acordo com a estrutu-
em que o tratamento tcnico dos s atividades de controle da mo- ra ou com as funes que os geraram. Mais comumente, a organizao dos
da documentao feito, em vimentao bancria, de modo geral. documentos de arquivo costuma ser resumida sua ordenao - aps se-
um e outro caso, so bastan- A classificao geralmente rem separados por tipo ou espcie, so ordenados cronologicamente, alfa-
te diferentes; no entanto, traduzida em esquema no qual a hi- beticamente ou numericamente.
pode-se considerar o trabalho erarquia entre as classes e No entanto, tal organizao no suficiente para informar sobre os
tcnico a ser realizado subs- subclasses aparece representada es- vnculos da documentao com o seu organismo produtor. A natureza des-
tancialmente diverso, a ponto pacialmente. Esse esquema cha- tes vnculos fica verdadeiramente clara atravs do plano de classificao.
de merecer outra denomina- mado plano de classificao. Assim, exatamente em funo de sua complementaridade que a
o? Quanto ordenao, seu classificao e a ordenao esto sendo aqui consideradas de forma con-
objetivo bsico facilitar e agilizar a junta.
consulta aos documentos, pois, mes- Sem a classificao, fica nebulosa a caracterstica que torna os do-
mo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a um mesmo cumentos de arquivo peculiares e diferenciados em relao aos demais
tipo documental, os documentos atingern um volume significativo. A documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser
adoo de um ou mais critrios de ordenao para uma srie documen- plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de
tal permite evitar, em princpio, que, para a localizao de um nico docu- sua produo - ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de
mento, seja necessria a consulta de dezenas ou centenas de outros. seus vnculos orgnicos. Por conseqncia, a classificao torna-se condi-
O procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os ti- o para a compreenso plena dos documentos de arquivo tanto a pers-
pos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera so- pectiva de quem os organiza como de quem os consulta. De outro lado, o
bretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (como e acesso bem sucedido documentao est associado, entre outros fato-

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res, sua localizao rpida e precisa, algo que depende da convenien-

te ordenao dos documentos. CLASSIFICAO, IDENTIFICAO DOS
Buscar alcanar boa qualidade tcnica na organizao de docu- DOCUMENTOS E ANLISE DOCUMENTAL
mentos de arquivo implica entender a necessidade de realizao conjun-
ta - embora no necessariamente simultnea - dos procedimentos de A NECESSIDADE DE IDENTIFICAO DOS DOCUMENTOS
classificao e de ordenao. E A IMPORTNCIA
DA ANLISE DOCUMENTAL

Plano de Classificao ou Quadro do Arranjo? A identificao dos documentos de arquivo o primeiro passo para
sua organizao e guarda adequadas. Na identificao, fundamental que
Como decorrncia da distino tradicional de classificao e ar- tenhamos como referncia os elementos caractersticos dos documentos.
ranjo , os esquemas ou quadros gerais que os expressam costu-
mam ser denominados diferentemente: plano de classificao (para Situao-problema:
os documentos de carter corrente) e quadro de arranjo (para os documentos desorganizados encontrados em depsito
documentos de carter permanente).
Ambos, porm, tm a finalidade do traduzir visualmente as relaes Procedimentos possveis
hierrquicas e orgnicas entre as classes definidas para a organiza-
o da documentao. Vale destacar que, no caso de documenta- Bem, um encaminhamento
o de carter permanente, as classes ganham nomes especficos: possvel e recomendvel
grupos, subgrupos a sries. para a situao seria, pri-
A situao-problema (1) meiramente, identificar os
Suponhamos que um volume imenso de docu- documentos.
mentos seja encontrado em depsito de uma Nessa tarefa, conviria apro-
determinada Prefeitura Municipal. As condi- ximar os documentos se-
es em que se encontram no so animado- gundo as espcies e, so-
ras: amarrados, em sacos plsticos ou soltos, bretudo, segundo os tipos
e aparentemente sem nenhuma ordem. documentais. Pois os tipos
Sero documentos de arquivo? documentais esto intima-
Como podemos ter certeza? mente relacionados s
atividades que os geraram,
e oferecem pistas significa-
tivas, conseqentemente,
sobre suas condies de
produo.

A situao-problema (2) O que podemos concluir?

Tentando identificar os documentos encontrados,
constatamos a existncia de balancetes mensais, Estamos diante de um con-
guias de arrecadao de taxas, folhas de pagamen- junto de documentos de
to e livros-razo, todos originais, e todos gerados
arquivo relacionados ad-
pela Prefeitura Municipal.
ministrao de finanas da
Prefeitura Municipal!!

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 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
O que podemos concluir?
A situao-problema (3)
Muito provavelmente,
Ao lado daqueles documentos, encontramos estamos diante de docu-
cpias de folhas de controle de freqncia de mentos de arquivo da
alunos, assinadas por professores de escolas Crnara Municipal (envia-
rurais mantidas pelo Governo do Estado, mas dos a ela por algurna razo
que apresentam carimbo de recebimento da a ser investigada, mas que
Cmara Municipal. certamente se relaciona
questo do ensino no mbi-
to do Municpio).
Numa situao como a apresentada acima, a espcie, o tipo, a
forma, o formato e o prprio contedo do documento so muito importan-
tes para a sua identificao e para a sua caracterizao como documen-
to de arquivo. E todos estes elementos ajudam a esclarecer um outro,
ainda mais fundamental, que o contexto de produo do documento.
MAS, AFINAL, O QUE UM DOCUMENTO?
Pensemos em trs pessoas com perfis profissionais distintos -
um porteiro, um motorista de txi e um historiador. Se solicitssemos a
todos que mencionassem a1guns documentos, ao acaso, que tipo de
respostas obteramos?
bem provvel que, como a maior parte das pessoas, o porteiro
e o motorista de txi citassem: cdulas de identidade; certides de nasci-
mento, de casamento ou de bito; certificados de reservista; carteiras de
trabalho etc. Fundamentando suas respostas, poderamos perceber a
associao de documento quilo que de alguma forma medeia as rela-
es dos indivduos com a esfera pblica.
No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo
que possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivduo,
enquanto cidado, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em
geral, documento tambm costuma estar identificado a documento escri-
to.
16
Por seu lado, um historiador, hoje, tender a dar uma definio mais
ampla de documento, abrangendo tanto a esfera pblica da vida dos indi-
vduos como a esfera privada, e contemplando registros nos mais variados
suportes, formas e formatos.
Para um historiador, praticamente tudo poder vir a ser considerado do-
cumento, desde que fornea informao sobre algum problema sujeito
investigao histrica.
Assim, uma camiseta poder ser considerada um documento de cul-
tura material, informando sobre a indstria de malhas ou sobre moda; uma
boneca poder informar sobre prticas ldicas infantis ou sobre a socieda-
de de consumo; um disco poder informar sobre a indstria fonogrfica, a
produo musical ou os padres estticos vigentes numa determinada po-
ca. Aquilo que para a maior parte das pesso-
as, no seu dia-a-dia, no documento, pode Valores primrios
ser transformado em documento por um his- e secundrios
Em Arquivstica, a discus-
toriador, em funo de seu interesse por cer-
tos temas de pesquisa. Para poder realizar so em torno dos valores
primrios a secundrios da
tal transformao, o historiador passa a de-
documentao est intima-
tectar, nestes materiais, mais do que o seu
mente associada questo
mero valor primrio - para ele, a camiseta no
da avaliao de documen-
apenas algo para vestir, a boneca no tos - isto , da determina-
apenas algo para brincar, o disco no ape- o de valores (sejam eles
nas algo para ouvir. Ao valor primrio destes administrativos, jurdico-
materiais - aquele valor que fez com que fos- legais ou histrico- cultu-
sem produzidos, o valor que lhes foi atribudo rais) que permitam estabe-
primeiramente, primariamente - o historiador lecer a destinao ser dada
acrescenta um segundo valor, um valor se- a ales (eliminao, guarda
cundrio. temporria ou guarda per-
sabido que os historiadores - e os manente). Os valores pri-
mrios so tambm chama-
especialistas em documentos, em geral - de-
dos de valores imediatos, e
moraram a adotar esta viso to ampla de do- os valores secundrios,
cumento. Mas curioso observar que, hoje mediatos.
como no sculo XIX, na viso do senso co-
mum ou de profissionais, a definio de documento ainda continua ligada
idia de prova, enquanto demonstrao ou evidncia.
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 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Por mais heterodoxos que sejam os documentos dos quais lance definio tcnica exemplos
mo, atualmente, o historiador sempre recorrer a eles para fundamen- Material sobre o qual
tar suas interpretaes: ao citar os documentos consultados em sua pes- fita magntica, filme de nitrato,
Suporte as informaes so
papel
quisa, no s estar declarando, indiretamente, que eles possibilitaram registradas.
suas interpretaes, como assegurando que tais interpretaes no so Estgio de
mero fruto de sua criatividade e imaginao (os documentos demonstra- preparao e de original, cpia, minuta,
Forma
riam, evidenciariam, em alguma medida, a consistncia de suas refle- transmisso de rascunho
documentos.
xes). Certamente, as grandes inovaes tecnolgicas do sculo XX e a
Configurao fsica
possibilidade de registrar informaes numa multiplicidade de materiais, de um suporte, de
dimenses e circunstncias contriburam enormemente para ampliar a caderno, cartaz, diapositivo,
acordo com a
noo de documento. E, assim, cruzando reflexes historiogrficas e Formato folha, livro, mapa, planta, rolo
natureza e o modo
de filme
inovaes tecnolgicas, poderemos compreender melhor a tendncia de como foi
os profissionais dos documentos (arquivistas, muselogos, bibliotecri- confeccionado.
os e documentalistas em geral) adotarem uma definio de documento Configurao que
que contemple toda esta diversidade - entendendo-o, muito simplesmen- assume um
documentao audiovisual,
documento de acordo
te, como todo registro material de informao. documentao fonogrfica,
Gnero com o sistema de
documentao iconogrfica,
signos utilizado na
documentao textual
comunicao de seu
contedo.
Configurao que
assume um
Os elementos caractersticos dos documentos: documento de acordo
suporte, forma, formato, gnero, boletim, certido, declarao,
Espcie com a disposio e a
relatrio
espcie, tipo, contexto de produo natureza das
informaes nele
Por mais variados que sejam, os documentos costumam apre- contidas.
sentar elementos caractersticos comuns: suporte, forma, formato, gne- boletim de ocorrncia, boletim
de freqncia e rendimento
ro, espcie, tipo e contexto de produo. Para maior clareza, convm Configurao que
escolar, certido de
examinar as definies tcnicas: assume uma espcie
nascimento, certido de bito,
Tipo documental, de
declarao de bens,
acordo com a
declarao de imposto de
atividade que a gerou.
renda, relatrio de atividades,
relatrio de fiscalizao
Obs.: as definies acima relacionadas so as mesmas que se encontram em Dicionrio
de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

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 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
No exemplo dado anteriormente - dos documentos reunidos de
forma desordenada no depsito de uma Prefeitura Municipal -, a impor-
tncia da anlise dos elementos caractersticos dos documentos j foi
destacada. No entanto, preciso salientar que, ao menos no caso dos
documentos de arquivo, um destes elementos ainda mais determinante
na organizao da documentao: o contexto de produo, ou seja, as
circunstncias que fizeram com que o documento existisse e tivesse um
suporte, uma forma e um formato especficos, configurando um determi-
nado tipo documental.
Diferentemente do que ocorre com os demais elementos caracte-
rsticos dos documentos, o contexto de produo no pode ser percebi-
do apenas atravs da anlise minuciosa do documento que tivermos em
mos - embora a anlise sempre fornea indicaes preciosas a este
respeito. Como, ento, tal contexto pode ser reconstrudo, por parte de
quem est incumbido de organizar a documentao?
O CONTEXTO DE PRODUO DOS DOCUMENTOS DE
ARQUIVO E A IMPORTNCIA DO ESTUDO DA ESTRUTURA
E DO FUNCIONAMENTO
DO ORGANISMO PRODUTOR
Na histria das sociedades, as etapas da existncia de pessoas e
entidades - nascimento/criao e implantao, crescimento/desenvolvi-
mento, morte/desativao - foram e so, costumeiramente, objeto de
registro, nos mais variados suportes. Tais registros, intimamente relacio-
nados s diversas atividades exercidas, ao longo do tempo, por pessoas
e entidades - ou, mais precisamente, por pessoas fsicas ou jurdicas -
do origem a arquivos. O documento de arquivo , assim, o documento
que um determinado organismo - seja ele pessoa fsica ou jurdica - pro-
duz no exerccio de suas funes e atividades (produo que pode
significar tanto a elaborao do documento pelo prprio organismo, como
a recepo e guarda). Conseqentemente, compreender o contexto de
produo de um documento de arquivo exige conhecer a histria do or-
ganismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das fun-
es e atividades por ele desenvolvidas - na perspectiva da estrutura e
funcionamento do organismo produtor.
Que procedimentos devem ser adotados para estudar a estrutura
e funcionamento do organismo produtor de arquivo, no decorrer de sua
histria?
Antes de tudo, preciso localizar as fontes de informao privile-
giadas para a realizao do estudo.
20
Se o organismo produtor de arquivo for uma entidade (pessoa
jurdica), muito provavelmente estas fontes estaro no prprio arquivo,
correspondendo a documentos relacionados criao e instalao da
entidade e aos principais momentos de reformulao ou redirecionamento
administrativo. No caso de instituies pblicas, as informaes sobre
sua criao e sobre suas principais transformaes estruturais devero
estar contidas na legislao, podendo ser complementadas atravs da
consulta de relatrios de atividades (indicando em que medida as dispo-
sies legais se efetivaram) e atas de reunies das instncias internas
de poder. No caso de instituies particulares, ao invs da legislao,
outros documentos de constituio so, freqentemente, mais decisivos
(estatutos sociais, por exemplo), mas o estudo da estrutura e do funcio-
namento do organismo tambm costuma se apoiar em atas de reunies
e relatrios de atividades, ou outros documentos correlatos (planos de
metas, projetos institucionais etc.).
Se o organismo produtor de arquivo for uma pessoa fsica, as
fontes privilegiadas para a realizao do estudo sero os documentos
que concentram informaes gerais sobre sua vida. Tambm aqui, h
grande probabilidade de que estas fontes componham o prprio arquivo
a ser organizado: currculos (muito teis, por serem simultaneamente sin-
tticos e abrangentes), dirios (timos para esclarecem dvidas mais
pontuais), relatos de carter memorialstico etc.
Caso a consulta a todos estes documentos no seja suficiente ou
ainda, por alguma razo, tais documentos no mais existam ou no se-
jam encontrados - ser necessrio localizar outras fontes de informao:
amigos e parentes do titular do arquivo, ou antigos diretores e funcion-
rios da entidade (que estejam dispostos a fornecer depoimentos); estu-
dos e trabalhos que tratem, direta ou indiretamente, da entidade ou da
pessoa que produziu o arquivo etc.
A localizao e a consulta destas fontes de informao devem,
em princpio, resultar na reunio substancial de dados que, sistematiza-
dos permitiro compreender o contexto geral de produo dos documen-
tos.
Na sistematizao dos dados levantados, ser importante, para a
organizao dos documentos de arquivo, detectar com clareza as fun-
es primordiais assumidas pelo organismo produtor. O conjunto de
funes detectadas envolver necessariamente, atividades que deve
cumprir de forma direta (atividades-fim), bem como atividades que lhe
servem como suporte (atividades-meio).
Grosso modo, uma escola ter como funo primordial servir como
espao de exerccio de prticas pedaggicas que permitam o ensino-
21
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

aprendizagem. J uma livraria ter como funo primordial o comrcio
de publicaes (especialmente, livros e revistas). Embora as funes pri-
mordiais de ambas sejam distintas e, igualmente, suas atividades-fim,
muito provvel que existam atividades-meio semelhantes (controle de
finanas, controle de materiais, manuteno das instalaes fsicas,
contratao de pessoal etc.).
De modo geral, e salvaguardadas as excees de praxe, entendo
que a opo pela classificao estritamente funcional, apesar de me-
nos freqente e tecnicamente mais complexa, costuma atender melhor
as exigncias da classificao arquivstica. No entanto, cabe ao profis-
sional de arquivo examinar cada situao e decidir pelo que se apresen-
tar como tecnicamente mais correto.

Definir atividades-fim e atividades-meio e relacion-las a funes mais

abrangentes j significa reunir elementos para a classificao dos documen-
tos. A reunio lgica de funes e atividades, com a percepo de sua Classificao funcional, estrutural ou por assunto
maior ou menor autonomia ou subordinao interna, permitir a elabo-
rao do plano de classificao. A questo da opo preferencial pela classificao funcional ou estrutural
polmica e parece muito longe de qualquer consenso. Como elemento
ELABORAR PLANOS DE CLASSIFICAO complicador, ambas as classificaes so, com freqncia, associadas clas-
DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO sificao por assunto .
Ao estabelecer as classes do plano de classificao, devemos No mbito arquivstico, o emprego do termo assunto gera inmeras confu-
seguir um critrio funcional (classes correspondendo estritamente a fun- ses, sendo ora entendido como funo, ora como tema. Seria conveniente
que o uso do termo assunto fosse evitado, pois se refere, mais propriamente,
es) ou estrutural (classes correspondendo a estruturas - setores,
ao contedo estrito de um documento. Assim, um relatrio sobre as atividades
divises, departamentos)? de alunos e professores de uma escola municipal nas comemoraes do Dia
A questo talvez parea equivocada - uma falsa questo -, uma da Brasilidade estar associado funo desenvolvimento de atividades pe-
vez que as estruturas presentes em um determinado organismo produtor daggicas (ou outra similar), mas poder ser remetido a assuntos ou temas
de arquivo (neste caso, obrigatoriamente uma entidade) devem, em prin- diversos (ensino, civismo, nacionalismo etc.).
cpio, guardar correspondncia com funes por ele assumidas e desen-
volvidas.
No entanto, a questo se sustenta, e no de fcil resoluo,
pois a opo por um ou outro critrio poder interferir na coerncia inter-
Convm ainda salientar que, para elaborar planos de classifica-
na do plano de classificao.
o de boa qualidade tcnica, no basta proceder ao levantamento exaus-
Quem se habitua a estudar, numa perspectiva propriamente
tivo de funes, atividades-fim e atividades-meio, nem apenas optar, aps
arquivstica, a histria de organismos produtores de arquivo,
muita reflexo, pelo critrio funcional ou estrutural. Se o plano esboado
freqentemente se depara com situaes em que algumas funes so
resultar em um nmero muito grande de classes, tender a ser utilizado
logo traduzidas em unidades administrativas claramente definidas, ao
com certa dificuldade - quantas classes tero que ser examinadas para
passo que outras, apesar de importantes e exercidas com regularidade,
que o melhor local do documento seja encontrado? Por outro lado, se
tardam ou nunca chegam a ter uma correspondncia estrutural. Como
resultar em um nmero reduzido de classes para urna documentao
proceder? Elaborar um plano de classificao em parte funcional, em
muito variada e volumosa, possvel que se torne insatisfatrio. O mes-
parte, estrutural?
mo poder acontecer no caso de classes muito especificamente ligadas
A opo pela classificao estrutural , tradicionalmente, mais
a determinados documentos, de tal modo que no permitam a incluso
aceita e adotada. Apresenta, porm, inconvenientes - quando no h
de outros que venham a ser produzidos. A elaborao do plano no
estruturas que digam respeito totalidade das funes e atividades do
pode estar desconectada da preocupao com sua aplicao.
organismo; quando, eventualmente, as estruturas existentes so confu-
sas, misturando indevidamente funes; quando as estruturas sofrem
alteraes constantes.

22 23
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Assim, convm buscar, para as classes a serem criadas, um n-

vel de generalidade ideal, que proporcione ao menos trs qualidades ao
plano de classificao: Administrao Finanas
Material Contabilidade
Patrimnio Oramento
Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade Pessoal Tesouraria
Protocolo Tributao
Transporte Representao
Estas trs qualidades, reunidas, devero permitir que o plano de Manuteno Assessoria Jurdica
classificao seja aplicado sem grandes dificuldades, bem como possibi- Agricultura Eleies
litar a necessria adaptao a situaes no previstas nos levantamen- Cultura Publicidade
tos efetuados para sua elaborao (como o surgimento de novas Equipamentos Sade
atividades, ou a incorporao de novos documentos a classes anterior- Eventos Assistncia Mdico-Odontolgica
mente definidas). Desenvolvimento Urbano e Rural Vigilncia Sanitria
Por fim, interessante verificar se o plano de classificao, uma Habitao Servios Municipais
vez elaborado, est livre de algumas deficincias tcnicas: ele fetivamente Meio Ambiente Abastecimento
espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor Obras Particulares gua e Esgotos
de arquivo? mesmo que no tenhamos nenhuma informao sobre este Obras Pblicas Cemitrio
Uso e Ocupao do Solo Recursos Energticos
organismo, ser possvel identificar o seu perfil, por meio do exame das
Educao Limpeza Pblica
diversas classes do plano? a hierarquizao das classes foi bem realiza-
Educao Infantil Segurana
da? e as classes definidas - no se sobrepem, em alguma medida? Telecomunicaes
Ensino Fundamental
Ensino Superior Trnsito
Merenda Escolar Transportes
Alguns exemplos de planos de classificao
Esportes
Seguem, adiante, dois exemplos de planos de classificao, no Fonte:ARQUIVO PBLICO E HISTRICO DE RIBEIRO PRETO. Guia doArquivo
s para evitar que as consideraes aqui tecidas paream excessiva- Pblico e Histrico de Ribeiro Preto. Ribeiro Preto (SP): O Arquivo, 1996.
mente abstratas, como para permitir, de imediato, que sejam melhor ava-
liadas e ponderadas. No so, portanto, apresentados corno modelos,
mas como referncias para reflexo.

Exemplo 1: Plano de classificao adotado para os fundos pblicos do Exemplo 2: Plano de classificao adotado para o arquivo do Sindicato
Arquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto (identificado como Quadro dos Jornalistas Profissionais no Estado de So Paulo (identificado como
de Classificao dos Documentos do Poder Pblico Municipal). So dis- Quadro de arranjo do Fundo Sede do SJPESP). So discriminados
criminados abaixo apenas os grupos e subgrupos. abaixo apenas os grupos e subgrupos.

24 25
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Administrao Defesa de Condies de Trabalho vezes opta-se por atribuir a elas nmeros que sigam as convenes do
Tomada de deciso Acompanhamento de casos individuais mtodo decimal ou do mtodo duplex1 .
Assemblia Acompanhamento de casos coletivos
Reunio de diretoria Campanhas especficas / gestes
Reunio do Conselho de Base Campanhas salariais A ORDENAO: SOBRE QUAIS DOCUMENTOS RECAI?
Suporte s atividades-fim Organizao das redaes
Recursos financeiros Defesa do Exerccio Profissional No presente manual, a ordenao est sendo entendida como
Recursos humanos Campanhas
tecnicamente muito menos complexa que a classificao: trata-se de
Recursos patrimoniais Denncias junto DRT (Delegacia Regional do
Recursos informacionais Trabalho) estabelecer um ou mais critrios que determinem a disposio fsica de
Recursos documentais Pareceres sobre registro profissional um dado conjunto de documentos - e no um conjunto qualquer, mas
Escolha de dirigentes Fiscalizao da Aplicao do Cdigo de tica uma srie, isto , o conjunto de unidades de um mesmo tipo documen-
Assistncia Jurdica Sindicncias
Acompanhamento de processos trabalhistas Formao Profissional
tal. Em princpio, se a classificao precedeu a ordenao, os diversos
Homologao Campanhas tipos documentais devero ser facilmente visualizveis, pois estaro (ou
Pedidos de Aposentadoria Cursos deveriam estar) contidos no plano, identificveis sempre como as meno-
Assistncia Sade Formao Sindical
Atendimento ambulatorial Conferncias
res subdivises no interior de cada grande classe.
Convnios Congressos Se, portanto, os documentos a serem ordenados so tipos docu-
Assistncia Social Cursos mentais, o que deve ser considerado no estabelecimento de critrios para
Auxlio-funeral Debates sua ordenao?
Auxlio-natalidade Publicaes
Bolsas de estudo Lazer I Recreao
Campanhas Baile da Imprensa ORDENAO: A IMPORTNCIA
Convnios Colnia de Frias
Financiamento de casa prpria Shows
DE CONSIDERAR OS TIPOS
Fundo-desemprego Relaes Sindicais DE BUSCA
Fundo de greve Campanhas
Comunicao Congressos
Boletim do Sindicato Debates
Para definir como devem ser ordenados os documentos, deve-
Caf Jornal Entidades mos considerar os tipos de busca a que estaro sujeitos: como os docu-
Jornal Unidade Relaes Sociais mentos podero ser procurados? ou, de forma mais precisa: como os
Liberdade Sindical Campanhas
Mural Congressos
documentos podero ser mais freqentemente procurados?
Cultura Debates As respostas tendero a variar, para uma mesma documentao,
Biblioteca Entidades caso ela esteja em sua fase corrente ou permanente. De uma forma ou
Cineclube Sindicalizao de outra, entretanto, as respostas dependero da percepo, por parte
Conferncias Admisso / demisso de scios
Cursos Campanhas do arquivista, das necessidades dos usurios principais dos documen-
Palestras Sindicncias tos. Deste modo, se uma determinada empresa rene correspondncia
Prmios

Fonte: LO SCHIAVO, Rita de Cssia Martinez. Roteiro para organizao de arquivos 1

de entidades de classe. So Paulo, 1997. Dissertao de mestrado apresentada
FFLCH/USP.
As classes e subclasses de um plano de classificao podem ser
numeradas seqencialmente ou receber um cdigo alfabtico, numri-
co, ou alfanumrico, definido por quem o elaborou. Para que a hierar-
quia entre as classes e suas divises se torne mais perceptvel, muitas
Para que possa ser aplicado o mtodo decimal, o plano no pode ter mais de 10
classes, e suas subdivises seguintes tambm devem estar limitadas a dez. Assim, sen-
do 100 a primeira classe, as subclasses imediatas correspondero s dezenas existen-
tes entre a primeira e a classe seguinte, 200 (ou seja, 110, 120, 130 etc.); por sua vez, as
subdivises da classe 110 sero as dez que existem entre 110 e 120 (ou seja, 111, 112,
113 etc.), e assim por diante. No mtodo duplex, no h limite mximo para classes e
subclasses; as divises entre classes e subclasses so indicadas por traos (ou, em
outras verses, por pontos): sendo 1 a primeira classe, as divises imediatas sero 1-1,
1-2, 1-3 etc.; as divises de 1-1 sero 1-1-1, 1-1-2, e assim sucessivamente.

26 27
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
com clientes e fornecedores de todo o pas, e se h interesse da empre-
sa em realizar projetos regionais, provavelmente haver tambm interes-
se em buscar as diversas cartas em funo da situao geogrfica de
seus destinatrios e emitentes; tambm, muito provavelmente, no interi-
or desta ordenao geogrfica haver interesse em agrupar as cartas
pelos fornecedores e clientes da empresa (ordenao alfabtica dos
nomes) e, finalmente, de ordenar cronologicamente as cartas trocadas
com cada um deles.
Portanto, mais de um critrio de ordenao
poder ser adotado para os documentos, de
Srie e tipo acordo com a convenincia do seu usurio prin-
documental I cipal - no caso citado, a prpria entidade pro-
dutora do arquivo. Assim, os interesses do usu-
No h consenso
rio principal, ao consultar a documentao,
arquivstico quanto s
sries: seriam apenas tm que ser conhecidos por aquele que orga-
niza os documentos.
tipolgicas? no pode-
Porm, nem sempre a forma de ordenao
riam ser funcionais ou
que seria supostamente mais adequada aos
temticas? Destaco,
como apoio para a re- interesses imediatos do usurio se revela a
flexo, que a palavra mais adequada organizao dos documen-
srie est fortemente tos, tomados na inteireza de seu ciclo vital. Por
associada a dois signi- exemplo: as prefeituras municipais costumam
ficados: seqncia e produzir, anualmente, milhares de processos,
conjunto. Costumam
a partir de requerimentos diversos encaminha-
formar uma srie os
elementos que, mesmo dos a elas pelos cidados. Tais processos cos-
no sendo rigorosa- tumam ter origem em um nico rgo, embora
mente iguais, apresen- tramitem por vrios; freqentemente, o rgo
tam entre si mais se- no qual os requerimentos foram protocolados
melhanas do que dife- e autuados rene os processos em ordem nu-
renas, o que permite mrica seqencial, a cada ano, e, tambm
sua reunio (dando freqentemente, pelo nmero que so solici-
origem a um conjunto). tados. Aparentemente, a ordenao mais con-
veniente seria a cronolgica e numrica (por
ano e, no interior do ano, por nmero de pro-
cesso). Mas, seria mesmo?
28
Se atentarmos para as consultas feitas a es- Srie e tipo
tes processos, verificaremos que as solicitaes documental - Il
dos documentos se fazem em funo do tipo de
requerimento, antes de tudo, e depois pelo reque- Ao serem reunidos,
rente, sendo que o nmero do processo o nico os elementos de
mecanismo disponvel de busca. Se pensarmos uma srie usualmen-
ainda que esta documentao ter que ser avalia- te obedecem a uma
da, estando sujeita a eliminao, torna-se clara a certa disposio su-
cessiva, seja ela
maior convenincia de tais processos estarem agru-
temporal ou espacial
pados segundo o tipo de requerimento (de apro-
/ fsica. Ora, numa
vao de plantas, de parcelamento de taxa de as- perspectiva
falto, de reviso de IPTU, de habite-se, de con- arquivstica, no o
cesso de alvar de funcionamento etc.). conjunto de docu-
A que concluses podemos chegar, neste mentos de um mes-
caso? mo tipo documental
Em primeiro lugar, que a ordenao adotada (passvel de disposi-
o fsica sucessiva,
pela unidade de origem insatisfatria, por no se
a partir de critrios
dar sobre os tipos documentais, propriamente: um
comuns) o mais coe-
processo de requerimento de aprovao de planta rentemente identifi-
de construo bastante diferente de um proces- cado a uma srie?
so de reviso de IPTU, relacionando-se a reas,
funes e atividades administrativas distintas. Em segundo lugar, que os
documentos, mesmo separados por tipos e talvez ordenados por ano e
por requerente, ainda tero o nmero como um mecanismo de busca
importante (mesmo se a administrao no o utilizar, o nmero possivel-
mente ser a nica informao que o requerente dispor sobre o proces-
so). Assim, se o nmero do processo no for considerado na ordenao
direta dos documentos, dever ao menos ser considerado na elaborao
de instrumento paralelo de busca (uma listagem, por exemplo).
AS DIVERSAS FORMAS DE ORDENAO
A adoo de uma determinada forma de ordenao est longe de
ser uma obviedade. Alm de ter de considerar os interesses dos usurios
e a prpria perspectiva de avaliao e eliminao de documentos, o ar-
quivista deve verificar se a ordenao adotada no cria dificuldades para
os funcionrios que ficaro diretamente incumbidos dela. Por tudo isso,
deve-se optar, tanto quanto possvel, por formas simples de ordenao.
A ordenao feita com base nos elementos informativos contidos
nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo docu-
29
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
mental em questo), os elementos informativos mais comumente toma-
dos como referncia para a ordenao so:
a) Nmero do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor);
b) Data;
c) Local de procedncia;
d) Nome do emissor ou do destinatrio;
e) Objeto ou tema especfico do documento.
Se os documentos a serem ordenados forem relatrios anuais de
atividades da entidade, mais provavelmente sero consultados de acor-
do com a data, e, portanto, ordenados cronologicamente. Se forem rela-
trios mensais de atividades de funcionrios, elaborados por eles e diri-
gidos ao superior, os documentos podero ser ordenados cronologica-
mente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro de cada ms, por
nome de funcionrio (caso, para a entidade, seja importante acompa-
nhar sistematicamente as atividades de cada funcionrio, a ordenao
poder ser invertida: alfabeticamente, por nome de funcionrio, sendo
os relatrios de cada um ordenados cronologicamente). Se forem plan-
tas de construes residenciais aprovadas no municpio, podero ser
ordenadas cronologicamente e alfabeticamente (pelo nome do projetista/
construtor, pelo nome do proprietrio ou por ambos os nomes, definindo-
se apenas o elemento informativo que deve preceder ao outro). Se forem
portarias e resolues, devero ser procuradas pelo nmero (ordenao
numrica simples); podero ainda ser procuradas conforme o seu as-
sunto ou tema estrito, o que exigir a confeco de um vocabulrio con-
trolado que preveja os temas mais regulares ou provveis e os transfor-
me em descritores (ento, as portarias sero reunidas conforme esses
descritores e distribudas sucessivamente, na ordem alfabtica dos
descritores)2. Neste ltimo exemplo, caberia verificar o tipo de busca
mais importante; se o nvel de importncia fosse praticamente equivalen-
te, seria conveniente a elaborao de um ndice remissivo (temtico, se a
ordenao fosse numrica; numrico, se a ordenao obedecesse a cri-
trio temtico).
Os exemplos poderiam ser multiplicados, a partir da considera-
o de diferentes tipos documentais. J so suficientes, entretanto,
2
Os procedimentos para elaborao deste vocabulrio controlado seriam os mesmos
adotados pela biblioteconomia a as disciplinas ligadas documentao em geral. No
caso citado, a necessidade de informao estaria exigindo o conhecimento e a
indexao do contedo estrito de cada documento - um grau de detalhamento que
no pode ser alcanado pela classificao, tal como tratada neste manual, e pela abor-
dagem essencialmente tipolgica da documentao.
30
para reforar o que foi dito anteriormente, quanto adoo de um nico
critrio de ordenao para um mesmo tipo documental: mais
freqentemente, necessrio combinar dois ou trs critrios, de modo
que a ordenao garanta a agilidade necessria consulta. Alm disso,
nota-se que nem sempre a ordenao final ser suficiente para dar conta
de todos os tipos de buscas - da a necessidade de elaborar ndices
remissivos que contemplem as buscas no atendidas pela ordenao
adotada.
Outra concluso a que se pode chegar, a partir do que foi exami-
nado at agora, que as modalidades de ordenao usualmente consi-
deradas principais - numrica simples, cronolgica, numrico-cronolgi-
ca, alfabtica, geogrfica e temtica - formam, a rigor, duas grandes ca-
tegorias: uma, das que tomam como referncia elementos informativos
compostos por algarismos, e outra, das que tomarn como referncia ele-
mentos informativos compostos por letras3 . Como a habilidade de lidar
com seqncias numricas crescentes e a de lidar com a seqncia das
letras do alfabeto so amplamente compartilhadas pelas pessoas, raro
que a aplicao de alguma das modalidades de ordenao acima referi-
das se depare com dificuldades de porte.
No obstante, a ordenao alfabtica, em especial, pode gerar
dvidas em algumas situaes especficas, sobretudo quando tiverem
de ser ordenados nomes de pessoas fsicas e jurdicas. Nestes casos,
so seguidas as regras clssicas de alfabetao:
1) Nomes de pessoas fsicas so registrados de forma invertida, com
entrada pelo nome de famlia;
2) Nomes de famlia compostos por substantivo mais adjetivo, ou unidos
por hfen, so considerados no seu conjunto;
3) Nomes de famlia que designam entidades religiosas (santos ou san-
tas) tambm so considerados integralmente;
4) Prenomes ou nomes de empresas abreviados devem ter precedncia;
5) Artigos e preposies devem ser desconsiderados;
6) Nomes que designam grau de parentesco, (Filho, Neto, Sobrinho) so
considerados apenas quando o nome de famlia no for suficiente para
realizar a ordenao;
7) Nomes espanhis tm entrada pelo penltimo nome de famlia;
8) Nomes orientais no so invertidos;
9) Ttulos (Prof., Dr., Ministro etc.) so desconsiderados;
3
Para definies tcnicas dos tipos de ordenao anteriormente referidos, consultar:
Dicionrio de Terminologia Arquivstica, op. cit.
31
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
10) Nomes de entidades so registrados tal como se apresentam;
11) Eventos (como congressos, reunies, seminrios) tm entrada pelo
seu nome, sendo o nmero de sua edio considerado apenas quando o
nome do evento no for suficiente para realizar a ordenao4 .
CLASSIFICAO E ORDENAO NOS
ARQUIVOS CORRENTES E PERMANENTES
Feita, ento, a abordagem genrica da classificao e da ordena-
o arquivsticas, cabe tratar um pouco mais de perto das especificidades
que apresentam, em arquivos de perfil institucional, nas fases; corrente e
permanente.
CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOS
CORRENTES: RELAES COM O PROTOCOLO
E A EXPEDIO DE DOCUMENTOS
Os documentos de arquivo de uma entidade so produzidos para
cumprirem uma determinada finalidade e, para isso, usualmente, trami-
tam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma entidade para ou-
tra, ou de um setor para outro da mesma entidade, at finalmente ser
arquivados. Todos os documentos que tramitam no interior de uma enti-
dade foram elaborados diretamente por ela ou foram a ela encaminha-
dos. Assim, os documentos de arquivo guardam relaes estreitas com o
protocolo e a expedio da documentao.
A expedio pode ser centralizada ou no. muito comum que
as vrias unidades administrativas de um rgo expeam documentos. A
expedio descentralizada costuma obrigar a uma multiplicidade de con-
troles e registros do que expedido, e freqentemente acompanhada
da criao de pequenos arquivos em setores e sees (sendo arquiva-
das, basicamente, as cpias de tudo o que expedido). Neste caso, a
pulverizao da organizao dos documentos de arquivo favorece a fal-
ta de unidade de procedimentos tcnicos, e tambm dificulta a adoo
de um plano de classificao unificado.
4
As informaes sobre as regras de alfabetao, bem como as modalidades de ordena-
o, foram em grande medida adaptadas de PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica, 28 ed. Rio de Janeiro: FGV, 1991. esp. p. 33-62.
32
Similarmente, nem sempre h um setor ou servio de protocolo
centralizado - s vezes, nem mesmo formalmente estruturado. No entan-
to, de uma forma ou de outra, todo organismo deve providenciar a reali-
zao de algumas das atividades essenciais de um servio de protocolo
- receber, identificar, registrar e distribuir os documentos na entidade.
Seria desejvel ainda que, a estas atividades bsicas, fosse acrescenta-
da a de classificar os documentos.
Qual a importncia de classificar os documentos, nos locais de
expedio e de protocolo?
A classificao o procedimento mais determinante na organiza-
o dos documentos de arquivo: no que se refere especificamente
fase corrente, os documentos podem ser classificados durante a prpria
tramitao, o que j os prepara para a integrao aos demais docu-
mentos, quando tiverem de ser arquivados. Mais que isso: a classifica-
o dos documentos na sua entrada ou sada do rgo auxilia na atuali-
zao do plano de classificao, pois novos tipos documentais, no pre-
vistos no plano, que forem recebidos ou expedidos tero necessaria-
mente que ser incorporados a ele. Neste sentido, se adotado em todas
as unidades que lidam com os documentos - seja protocolando-os, expe-
dindo-os ou arquivando-os -, o plano de classificao ser um instrumen-
to fundamental para a realizaro da gesto de documentos.
O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREM
CLASSIFICADOS E ORDENADOS
NOS ARQUIVOS CORRENTES
Na fase corrente, o plano de classificao deve abranger todos
os tipos documentais produzidos/acumulados pela entidade, pois todos
eles devem ser objeto de organizao, estando, portanto, sujeitos clas-
sificao e ordenao. Sendo assim, o plano de classificao ser tam-
bm extremamente til elaborao dos planos de destinao e das
tabelas de temporalidade, essenciais no processo de avaliao de docu-
mentos de arquivo.
33
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOS
CORRENTES: RELAES COM OS TIPOS DE BUSCA
A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes
costuma exigir rapidez e preciso na sua localizao, e um arquivamento
que permita at mesmo sua recuperao individual. Os tipos de busca,
entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relao a um do-
cumento especfico, cuja data, local de produo e emitente so conhe-
cidos), at a tipolgico-cronolgica (ex.: todos os contratos de trabalho
do ltimo exerccio), ou mesmo temtica, no sentido de se referir ao
contedo estrito do documento (ex.: todos os documentos que versam
sobre um mesmo projeto, ou funcionrio, ou departamento etc.).
Como j foi mencionado anteriormente, os tipos de busca influen-
ciam enormemente a adoo desta ou daquela modalidade de ordena-
o. Mas, como tambm j foi salientado, muito embora a ordenao
atribuda aos documentos, na fase corrente, deva atender
satisfatoriamente s demandas de seus usurios (essencialmente, os
funcionrios da prpria entidade), no deve deixar de ser adequada, igual-
mente, s necessidades do processo de avaliao.
VNCULOS DA CLASSIFICAO E DA ORDENAO
COM O PROCESSO DE AVALIAO
Do que foi dito, conclui-se que, na fase corrente, tanto a classifi-
cao como a ordenao a serem adotadas devem ter no horizonte o
processo de avaliao. Os estudos que precedem a classificao dos
documentos so decisivos para a compreenso da estrutura e do funcio-
namento do organismo gerador de arquivo, fornecendo condies para a
discusso dos valores administrativos, jurdico-legais e histrico-cultu-
rais da documentao (e, conseqentemente, de sua destinao). A clas-
sificao, em si - desde que periodicamente atualizada -, possibilita o
levantamento sistemtico de toda a produo documental do organismo,
sem o qual a tarefa de elaborao dos planos de destinao e das tabe-
las de temporalidade torna-se extremamente rdua.
Resta destacar ainda que a prpria avaliao dos documentos
dever determinar, em princpio, transformaes significativas na sua clas-
sificao e ordenao (que, na fase permanente, tero que ser repensa-
das e readequadas).
34
OS ARQUIVOS PERMANENTES E SUAS RELAES
COM OS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS
Teoricamente, o arquivo permanente de uma entidade o seu
arquivo corrente transformado pelas eliminaes efetuadas no processo
de avaliao e pelas mudanas observadas nos valores primrios e se-
cundrios de seus documentos. Pois, em princpio, os documentos de
carter permanente invertem a relao estabelecida, na fase corrente,
entre valor primrio e valor secundrio: enquanto os documentos corren-
tes costumam apresentar alto valor primrio e baixo valor secundrio,
de se esperar que os documentos de carter permanente possuam bai-
xo valor primrio e alto valor secundrio.
Seguindo o mesmo raciocnio, os arquivos intermedirios nada
mais seriam do que os arquivos correntes a meio caminho desta transfor-
mao.
O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREM
CLASSIFICADOS E ORDENADOS
NOS ARQUIVOS PERMANENTES
Para organizar os documentos de arquivo de carter permanen-
te, necessrio, primeiramente, estudar a histria, a estrutura e o funci-
onamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificao para
os documentos (classificao que, na fase permanente, como j foi men-
cionado, costuma ser denominada arranjo). Ou seja: em suas linhas
gerais, a classificao obedece, na fase permanente, aos mesmos pro-
cedimentos adotados para a classificao dos documentos na fase cor-
rente.
Se os documentos de arquivo j tiverem sido classificados na fase
corrente, de acordo com as diferentes estruturas/atividades ou funes/
atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase per-
manente, ser facilitada - s precisaro rever e adaptar a classificao
adotada, sobretudo em funo das eliminaes realizadas na passagem
dos documentos correntes para o arquivo intermedirio (transferncia) e
dos documentos que se encontravam no arquivo intermedirio para o
arquivo permanente (recolhimento).
35
 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOS
PERMANENTES: RELAES COM OS TIPOS DE BUSCA
Se a classificao tem que ser reformulada, na fase permanente,
o mesmo deve ocorrer, em alguma medida, com a ordenao, caso as
demandas dos usurios dos documentos de carter permanente sejam
pouco compatveis com as necessidades dos usurios dos documentos
na sua fase corrente.
Nos arquivos permanentes de carter privado, a quase
indiferenciao dos usurios - pois a abertura consulta pblica mais
rara, neste caso - provavelmente no exigir alteraes na ordenao.
J nos arquivos permanentes pblicos, o acesso dos cidados docu-
mentao deve ser garantido, o que faz com que os usurios passem a
ter um perfil bastante diferenciado: praticamente saem de cena os funci-
onrios da administrao e passam a predominar os pesquisadores (ama-
dores ou profissionais). Assim, os tipos de busca tendero a se diferenci-
ar bastante, do que era observado na fase corrente.
No entanto, no caso de existirem novas demandas de busca, os
arquivistas dos arquivos permanentes sero sempre obrigados a optar
pela alterao da ordenao dos documentos?
Vivendo um ritmo menos frentico de busca dos documentos, tais
arquivistas, ao invs de se dedicarem a modificar a ordenao dos docu-
mentos, podero optar por elaborar instrumentos de pesquisa que aten-
dam s necessidades dos usurios. Os mecanismos de elaborao des-
tes instrumentos so domnio da descrio arquivstica, outro momento
fundamental da organizao de documentos de arquivo.
Ao se dedicarem classificao e ordenao arquivsticas, os
profissionais da rea certamente encontraro situaes no previstas
nos exemplos e comentrios deste manual - e, frente a situaes diferen-
tes, diferentes encaminhamentos devero ser dados. Porm, algum novo
problema ou desafio pode ser enfrentado com instrumentos e ferramen-
tas completamente novos? No estamos sempre nos servindo de infor-
maes e experincias j adquiridas, que adaptamos e transformamos
constantemente?
Longe da pretenso de fornecer respostas a toda a sorte de per-
guntas, esteve na base da elaborao deste manual apenas a inteno
de fornecer os materiais de informao e reflexo necessrios realiza-
o tecnicamente qualificada dos procedimentos arquivsticos de classi-
ficao e ordenao. S o fazer de seus leitores poder demonstrar em
que grau esta inteno se tornou realidade.
36
BIBLIOGRAFIA COMENTADA
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento docu-
mental. So Paulo: T.A.Queiroz, 1991. Neste livro, Helosa Bellotto - uma
das mais importantes arquivistas do pais - rene textos que, em sua
maioria, foram anteriormente apresentados em encontros ou publicados
em revistas especializadas, aqui fundidos, revisados e/ou ampliados.
Captulos mais diretamente relacionados ao tema do manual: Identifica-
o de fundos, Sistemtica do arranjo, A ordenao interna dos fun-
dos.
DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. S. Paulo: AAB-SP, Secreta-
ria de Estado da Cultura, 1996. uma verso revista e ampliada do dici-
onrio publicado pela AAB-Ncleo Regional de So Paulo em 1990. Em
seus verbetes, assinala a1gumas concepes inovadoras e polmicas,
em relao s terminologias usualmente empregadas no pas. Na defini-
o de suas prprias coordenadoras, o dicionrio o fruto do amadure-
cimento das discusses terminolgicas que, entre 1991 e 1996, envol-
veram os profissionais de arquivo - sobretudo os profissionais que parti-
ciparam mais diretamente do projeto deste dicionrio, entre os quais se
inclui a autora do presente manual.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica general: teoria y prctica.
5a. ed. actualizada y aumentada. Sevilla: Diputacin Provincial de Sevi-
lla, 1991. Manual da conhecida arquivista espanhola, abordando questes
arquivsticas fundamentais. Boa introduo para aqueles interessados
em conhecer as peculiaridades do debate arquivstico na Espanha, no
s em relao classificao e ordenao.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro:
Fundao Getlio Vargas, 1991. Verso revista e ampliada do trabalho
Teoria e prtica de arquivo, publicado em 1972, e que, por sua vez, j
era verso do trabalho O papel da arquivstica na documentao, pu-
blicado em 1969. , h quase trs dcadas, obra de referncia funda-
mental na parca bibliografia arquivstica brasileira. Muito embora as refle-
xes contidas no presente manual guardem, hoje, uma certa distncia
deste trabalho de Marilena Leite Paes, certo que so, em grande medi-
da, fruto da sua leitura e releitura constantes.
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 COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad.

Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973.
Obra de leitura obrigatria, do arquivista americano que influenciou deci-
sivamente as discusses arquivsticas no Brasil.

TESSITORE, Viviane. Arranjo: estrutura ou funo? Arquivo: boletim

histrico e informativo, So Paulo, 10(l): 19-28, jan.-jun. 1989. Impor-
tante reflexo sobre as implicaes da classificao (arranjo) funcional
ou estrutural dos documentos de arquivo. No texto, h um balano das
posies de vrios arquivistas sobre a questo, tais como Schellenberg,
Michel Duchein, Vicenta Corts Alonso, Antonia Heredia Herrera, Marilena
Leite Paes e Helosa Bellotto.

VAZQUEZ, Manuel. Introduccin a la Archivologa: guia de estudio.

Mercedes (Bs.As): Asociacin Bonaerense de Archiveros, 1994. Manual
que rene as posies fundamentais deste arquivista argentino. Mais
diretamente relacionado ao tema do presente manual: captulo 3, El
documento de archivo.

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