ARQUIVOLOGIA

Site: Minhateca
Giovanna Carranza
2014

Mdulo 1: (SOS Edital) - Conceitos fundamentais de arquivologia 20h (40 vdeos)

Arquivologia:
Ciclo vital dos documentos,
Organizao do arquivo,
Mtodos de arquivamento,
Gesto de documentos,
Protocolo,
Procedimentos administrativos,
Microfilmagem e automao de arquivos,
Preservao, conservao e restaurao de documentos,
Legislao arquivstica,
Terminologia arquivstica

1) Conceitos

Arquivologia: Disciplina que estuda as funes do arquivo e seus documentos.

Princpios e Tcnicas Organizao Guarda Preservao Utilizao

Arquivo: Conjunto de documentos (produzidos em decorrncia da atividade da empresa, o acmulo

ocorre de forma natural, no como em uma biblioteca, que busca novos documentos para seu acervo).
Mvel (guarda documentos)
Edifcio (instituio arquivo nacional, federal, etc.)
Unidade Administrativa (setor, departamento administrativo)

Finalidade e funo dos arquivos: Guarda Preservao Consulta

OBS: A Lei 8.159/91 define arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblicos e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica qualquer que seja o suporte da informao ou natureza dos documentos.
Entretanto, no quer dizer que entidades privadas e pessoas fsicas devam utilizar esta Lei. Ela apenas
indicativa.

Documento:
toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, prova e
pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem, em uma
determinada poca e lugar.
So todos os que, produzidos ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio
de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao.
o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma,
no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados para si e seus sucessores para efeitos futuros.
Ex: Carta, msica, e-mail, filmes, livros, fotografias, mapas, quadros, etc.

Informao + suporte = documento

Lei dos documentos: 8.159/1991

2) Classificao de documentos

2.1. Quanto ao Gnero

Textuais (datilografados, digitados ou manuscritos, usa letras para informar)

Cartogrficos (mapas, plantas)
Iconogrficos (imagens, fotografias)
Filmogrficos (filmes)
Sonoros (musical)
Microgrficos (microfilmes cpia do documento em tamanho reduzido)
Informticos (aqueles que esto no computador)

2.2. Quanto natureza do assunto

Ostensivo (acesso irrestrito)

Sigiloso (acesso restrito)

3) Prazo

Usar conforme Lei n 12.527/11 (no revogou o Decreto!).

Se especificar, usa o Decreto n 4553/02.

Grau de Sigilo Anos / Prorrogao Acesso Indevido

Ultrassecreto 30 + 30 anos Acarreta dano excepcionalmente grave
Secreto 20 + 20 anos Acarreta dano grave
Confidencial 10 + 10 anos Acarreta dano segurana do Estado
Reservado 5 + 5 anos Pode comprometer planos e operaes
Tabela de Classificao segundo o Decreto 4.553/02

Grau de Sigilo Anos Acesso Indevido

Ultrassecreto 25 anos Acarreta dano excepcionalmente grave
Secreto 15 anos Acarreta dano grave
Reservado 5 anos Compromete planos e operaes
Tabela de Classificao segundo a Lei 12.527/11

OBS: Depois desse prazo o documento se torna ostensivo!

4) Requisitos

Pessoal qualificado
Local apropriado
Instalaes e materiais adequados
Sistemas racionais de arquivamento
Normas de funcionamento (hora de entrada e sada)
Dirigente qualificado
 5) Tipos de arquivamento
Horizontal (documento deitado, um em cima do outro)
Em geral para mapas, plantas.
Vertical (documento em p, um ao lado do outro)
mais fcil para localizar um documento, manuseio melhor.
6) Diferenas entre Arquivo/Biblioteca e Centro de documentao/Museu
ARQUIVO
Documentos so acumulados de forma orgnica e
natural (ou seja, medida que o rgo os gera)
No possuem vrios exemplares de um mesmo tipo
Finalidades relacionadas funo do rgo
CENTRO DE DOCUMENTAO
Finalidade de informar (especializado em
determinado assunto)
So reprodues ou referncias
7) Classificao dos arquivos
CONFORME A ENTIDADE MANTENEDORA
OBS: No conforme o acesso (ostensivo ou pblico)!!!
CONFORME MARILENA
CONFORME NATUREZA DOS DOCS
EXTENSO DE ATUAO
ESPCIE/TIPOLOGIA
FORMATO
FORMA
BIBLIOTECA
So obtidos por compra, doao ou permuta
Geralmente possuem vrios exemplares de um mesmo
tipo
Tm finalidades educativas e culturais
MUSEU
Tem finalidade de entretenimento e finalidade cultural
Geralmente guarda objetos, no documentos
Pblicos
Privados
Pblicos (entidade mantenedora pblica)
Comerciais (entidade mantenedora
privada COM fins lucrativos)
Institucionais (entidade mantenedora
privada SEM fins lucrativos)
Familiares (os que temos em casa)
Pessoais (os nossos)
Especial (gnero especfico s docs
informticos, s cartogrficos, etc.)
Especializados (assuntos especficos, de
determinado assunto s engenharia, p.e.)
Setoriais (conjunto de docs do departamento
pessoal, ou do departamento de finaas)
Centrais (todos reunidos)
Aparncia e funo
Ex 1: Alvar Espcie
Alvar de funcionamento Tipo
Ex 2: Apostila Espcie
Apostila de Administrao Geral Tipo
Suporte, livro, caderno, folheto, cartaz, etc.
Rascunho, minuta, original, cpia, etc.
8) Estgios de evoluo/idade

Razo pela qual o documento nasce, com funo

administrativa, fiscal ou legal. Todos os arquivos tem
a) Arquivo Corrente: Valor Primrio valor primrio!
OBS: Alguns documentos perdem valor primrio e
no adquirem valor secundrio so eliminados!

Valor histrico, informativo, cultural.

b) Arquivo Intermedirio: Valor Secundrio
(e Primrio tbm!)
OBS 1: Alguns documentos perdem o valor primrio e
adquirem o secundrio. Uma vez que isso ocorre, ele
no pode mais ser eliminado!
OBS 2: Documento no perdeu o valor primrio, mas
no to utilizado ocorre a transferncia para
o arquivo intermedirio.

O documento pode ser recolhido da fase corrente

c) Arquivo Permanente: Valor Secundrio
(primria) para a fase permanente. Tambm pode ser
recolhido da fase intermediria (secundria)
para a fase permanente.
OBS: Uma vez na faze permanente, no pode ser
eliminado.

9) Prazos de Guarda e Destinao final Tabela de Temporalidade

Prazo de Guarda = Tempo Arquivo Corrente + Tempo Arquivo Intermedirio

Depende de:
Frequncia de uso
Existncia de leis e decretos
Necessidade de guarda (resguardo contra processos)

Exemplo:
 10) Gesto ou Administrao de documentos

Administrao de arquivos correntes: Ocorre na Fase Corrente / Fase Intermediria (na Fase
Permanente nenhum documento criado, eliminado ou passa de um lugar para outro!)

1) PROTOCOLO ( criado um cdigo) (se documento sigiloso encaminhado diretamente

para o destinatrio)
2) EXPEDIO (encaminha o original para destinatrio e cpia para arquivo)
3) ARQUIVAR
4) EMPRSTIMO e CONSULTA
5) DESTINAO

Organizao de arquivos:

1) Levantamento de dados (tipo, frequncia de uso, se existem lugares adequados)

2) Legislao pertinente
3) Organizao
4) Atividades exercidas pela empresa
5) Recursos ($)

Anlise de dados coletados Planejamento Implementao e Acompanhamento

11) Conservao e preservao dos documentos

Preservao Integridade de materiais

Conservao Desacelerar a degradao
Restaurao Reverso de danos

12) Princpios arquivsticos

a) Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Provenientes de uma mesma pessoa fsica ou jurdica,
de qualquer natureza;
b) Organicidade: Esto relacionados com as atividades da empresa. Ex: no tem lgica uma escola
ter documentos da FIFA;
c) Ordem original: J possui organizao/arranjo prvia;
d) Unicidade: Cada documento tem um carter nico no momento de sua criao o original, o
outro ser cpia. Ex: carteira de identidade perdida, o original foi perdido, o outro ser uma
segunda via).
e) Cumulatividade: Os documentos vo sendo acumulados de maneira natural, no intencional;
f) Territorialidade: O documento pertence ao lugar onde ele produzir seu efeito;
g) Reversibilidade: Depois que um documento foi conferido, se houve modificao na lei, o
processo pode ser revertido. Ex: Documento foi transferido o recolhido de forma errada ou houve
modificao de legislao.
13) Mtodos de arquivamento

a) Alfabtico: Arquiva de acordo com o nome da pessoa, da empresa, do

evento, etc;

REGRAS:

1) Nomes sero arquivados de acordo com ltimo sobrenome;

Ex: Patrcia Ana Furtado Rebouas

Raimundo Aguiar
Pedro Paulo Coelho

Rebouas, Patrcia Ana Furtado

Aguiar, Raimundo
Coelho, Pedro Paulo

2) Sobrenomes iguais: Mantem a forma acima e coloca o nome em ordem alfabtica;

Ex: Henrique Jos Amorim

Ana Paula Silva Amorim
Joo Alberto Amorim

Amorim, Ana Paula Silva

Amorim, Henrique Jos
Amorim, Joo Alberto

3) Sobrenomes compostos e com hfen: No se separam!

Ex: Fernando Castelo Branco

Valdemar Monte Verde
Heitor Villa-Lobos

Castelo Branco, Fernando

Monte Verde, Valdemar
Villa-Lobos, Heitor

4) Santa (o) e derivaes: so considerados compostos e no se separam e coloca ordem

alfabtica para sobrenome.

Ex: Maria Expedita Santa Rita

Joo Arthur So Paulo
Maria Ana Santo Cristo

Santa Rita, Maria Expedita

Santo Cristo, Maria Ana
So Paulo, Joo Arthur

5) Partculas: No so consideradas e coloca o sobrenome em ordem alfabtica.

Ex: Davi Rebouas da Silva

Ana Maria do Couto
Paulo de Aguiar

Aguiar, Paulo de
Couto, Ana Maria do
Silva, Davi Rebouas da
6) Partculas de nomes estrangeiros: Se esto em maisculo, considerado e se esto em
minsculo, no.

Ex: Leonardo Da Vinci

Leonardo di Caprio
Caprio, Leonardo di
Da Vinci, Leonardo

7) Nomes estrangeiros: Igual aos brasileiros (pelo ltimo sobrenome), exceto os espanhis (so
arquivados pelo penltimo sobrenome) (o ltimo sobrenome acompanha o penltimo). Em
espanhol, o penltimo sobrenome o do pai e o ltimo, o da me, no Brasil o contrrio.

Ex: Alejandra Ocampo Bolaos

Ruth Auxiliadora Sanche Obregoh
Sabri Ruiz Cajina

Ocampo Bolaos, Alejandra

Ruiz Cajina, Sabri
Sanche Obregoh, Ruth Auxiliadora

8) Nomes orientais (japoneses, rabes, etc): Coloca em ordem alfabtica, como se apresenta.
Ex: Mohamed Ali
Yang Li
Raj Ananda

Mohamed Ali
Raj Ananda
Yang Li

9) Nomes de empresas: Como se apresenta.

OBS: Qdo tiver um artigo, coloca entre parnteses e pe no final.

Ex: A nica
Colgio XYZ
Amanda Soares Ltda
Oi
Embratel

Amanda Soares Ltda

Colgio XYZ
Embratel
Oi
nica (A)

10) Ttulos (vereador, professor, doutor, etc.): Pelo ltimo sobrenome e coloca o ttulo entre
parnteses.

Ex: Vereador Professor Doutor Camilo Rebouas

Professora Lidiane Coutinho
Ministro Carlos Nbrega

Coutinho, Lidiane (Professora)

Nbrega, Carlos (Ministro)
Rebouas, Camilo (Vereador Professor Doutor)
11) Grau de parentesco: No se toma em considerao o grau de parentesco. Toma-se o ltimo
sobrenome e coloca em ordem alfabtica.

Ex: Joo Alberto Parreira Jnior

Felipe Nunes Bezerra Filho
Pedro Jos Antares Segundo

Antares Segundo, Pedro Jos

Bezerra Filho, Felipe Jnior
Parreira Jnior, Joo Alberto

12) Nomes abreviados: Em ordem alfabtica do ltimo sobrenome e nome abreviado tem
preferncia.

Ex: Joo Incio Pilar

J. Aguiar Pilar
Carlos Pilar

Pilar, Carlos
Pilar, J. Aguiar
Pilar, Joo Incio

13) Nmeros de eventos: Nmeros iniciais no so levados em considerao e so colocados entre

parnteses. Coloca-se em ordem alfabtica o nome que se segue.

Ex: Primeiro Seminrio Nacional de Arquivologia

XX Encontro de Administrao Pblica
8 Congresso de Administrao Geral

Congresso de Administrao Geral (8)

Encontro de Administrao Pblica (XX)
Seminrio Nacional de Arquivologia (Primeiro)

b) Numrico: Leva-se em considerao o nmero. Divide-se em:

1) Simples: atribudo um nmero, sem critrio.

2) Cronolgico: Obedece ordem de emisso, data, hora.

3) Dgito-terminal: Atribui trs nmeros de dois dgitos cada um. Para organizar, a leitura
feita da direita para a esquerda, colocando em ordem crescente. Exemplo:

Exemplo Leitura Organizao Exemplo Leitura Organizao

234859 59 48 23 11 17 93 234859 23 48 59 111759
893996 89 39 96 59 48 23 893996 89 39 96 234859
111793 11 17 93 89 39 96 111759 11 17 59 893996
c) Ideogrfico: Conforme o assunto do documento. Divide-se em:

1) Alfabtico

Dicionrio: Ordem alfabtica, como no dicionrio.

Apostilas Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio

Direito Administrativo Administrao Geral
Administrao Geral Administrao Pblica
Gesto de Pessoas Direito Administrativo
Direito Constitucional Direito Constitucional
Gesto de Materiais Gesto de Materiais
Administrao Pblica Gesto de Pessoas

Enciclopdico: Organizao feita por temas e subtemas.

Apostilas Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico

Administrao
Direito Administrativo Administrao Geral
Administrao Geral Administrao Pblica
Gesto de Pessoas Gesto de Materiais
Direito Constitucional Gesto de Pessoas
Gesto de Materiais Direito
Administrao Pblica Direito Administrativo
Direito Constitucional

2) Numrico

Decimal: H limite segundo Dewey 1 classe geral e 9 principais (limite = 1.9,

depois tem que passar para 2.0)

Exemplo:

1.0 Planejamento
1.1 Objetivos e mtodos
1.2 Misso e viso
1.3 Estratgias
2.0 Organizao
2.1 Organizao formal e informal

Duplex: Pode ir alm, ilimitado.

1.0
1.1
...
1.15
1.16
...
 d) Geogrfico:

1) Cidade, estado, correspondente: Organiza por ordem alfabtica da cidade.

Cidade Estado Correspondente (nome da pessoa)

Fortaleza CE xxx
Recife PE xxx
Baturit CE xxx
Caucia CE xxx
Petrolina PE xxx
2) Estado, cidade, correspondente: Organiza por ordem alfabtica do estado. A primeira
cidade deve ser a capital e o resto por ordem alfabtica.

Estado Cidade Correspondente (nome da pessoa)

CE Fortaleza (capital) xxx
CE Baturit xxx
CE Calcaia xxx
PE Recife (capital) xxx
PE Petrolina xxx

3) Pas, cidade, correspondente: Ordem alfabtica de pas.

Pas Cidade Correspondente (nome da pessoa)

Brasil Sobral xxx
Brasil Fortaleza xxx
Nicargua Granada xxx
Brasil Baturit xxx
Brasil Braslia (capital) xxx
Nicargua Mangua (capital) xxx
Nicargua Len xxx

Pas Cidade Correspondente (nome da pessoa)

Brasil Braslia (capital) xxx
Brasil Baturit xxx
Brasil Fortaleza xxx
Brasil Sobral xxx
Nicargua Mangua (capital) xxx
Nicargua Granada xxx
Nicargua Len xxx

Mdulo 02 Introduo Arquivologia

Arquivo x Biblioteca x Museu

Definio de Funo dos Arquivos
Princpios de Arquivologia
Ciclo Vital Arquivstico (Arquivos Correntes, Intermedirios e Permanentes)

1) CONCEITOS BSICOS

a) Acervo: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

b) Informao: Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contidos em um documento
produzido por um rgo.
c) Documento: Toda informao registrada em um suporte, suscetvel de consulta, estudo, prova
e pesquisa.
 d) Suporte: onde a informao colocada. Ex: papel, cd, dvd, micro-filme.

ATENO: DOCUMENTO SUPORTE

e) Valor Primrio: Valor Administrativo, Fiscal e Legal.

f) Valor Secundrio: Valor histrico, cultural, informativo (ou probatrio).

g) Centro de documentao: Seu foco a disseminao de informao ou de documentos aos

usurios, independentemente das caractersticas de tais conjuntos de dados.

h) Arquivologia: disciplina, cincia.

i) Arquivo: Acumulao ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus
objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. Pode ser tambm: um mvel,
um local ou um rgo governamental ou instituio.

2) ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS

Objetivos comuns: Guardar documentos, de maneira adequada garantindo sua preservao (fsica) e
conservao (desacelerao do processo de deteriorao) e possibilitando emprstimo e consulta.

a) Documento de Arquivo:

Pode ser produzido ou recebido, por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no
exerccio de suas atividades;
Funes naturais do rgo;
Criado por uma instituio ou pessoa;
Exerccio de suas atividades;
Preservado para o alcance dos seus objetivos;
Tm-se um nico exemplar ou limitao de cpias

b) Documento de Biblioteca:

So impressos (maioria);
Dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta;
So comprados, doados ou permutados;
Tm-se vrios exemplares de um mesmo tipo de documento;

c) Documentos de Museu:

Contido em instituies de interesse pblico;

Possuem objetivo e valor cultural;
H documentos e objetos

3) PRINCPIOS DE ARQUIVOLOGIA

a) Princpio da Provenincia: Respeito origem dos documentos. No se deve ser misturado os

fundos. Cada conjunto de documentos de uma instituio chamado de FUNDO. Esse
princpio fundamento todos os outros, o mais importante dentre eles.
 b) Princpio da Organicidade: Os documentos do arquivo tem uma relao com a atividade da
instituio.
c) Princpio da Indivisibilidade (ou Integridade): No tem por que separar os fundos e coloca-los
em lugares diferentes.
d) Princpio da Unicidade: Cada documento tem um carter nico no momento da sua criao (se
perder ser uma segunda via).
e) Princpio da Cumulatividade: No exerccio da sua atividade os documentos vo sendo
acumulados de maneira orgnica, natural.

4) FUNDO
Conjunto de documentos provenientes de uma mesma instituio.
Pode ser um fundo aberto (podem ser introduzidos mais documentos, pois o organismo
produtor ainda est em atividade) ou fundo fechado (quando o rgo gerador da documentao
no produz ou acumula documentos, devido cessao de suas atividades).

5) CICLO VITAL ARQUIVSTICO

a) Arquivo Corrente: A utilizao dos documentos intensiva, necessrio que os documentos

sejam colocados prximos ao produtor. Possui Valor Primrio (valor administrativo, fiscal e
legal).
Atividades: Consulta, emprstimo, protocolo (quando recebido, o registro da entrada),
arquivamento (armazenamento) e expedio (envio do documentos aos seus destinatrios).

b) Arquivo Intermedirio: Uso diminudo, mas documento ainda tem valor administrativo,
fiscal e legal (Valor Primrio).

c) Arquivo Permanente: Possui Valor Secundrio (valor histrico, informativo, cultural).

ATENO: Alguns documentos perdem o Valor Primrio (administrativo, fiscal e legal) e no

adquirem Valor Secundrio (histrico, informativo, cultural), da eles so eliminados. Uma vez que o
documento chega na fase Permanente, nunca mais ele ser eliminado porque nenhum documento
perde seu valor histrico (se o adquiriu).

Valor Valor
Primrio Secundrio

CORRENTE INTERMEDIRIA PERMANENTE

Transferncia Recolhimento

Eliminao Eliminao

Recolhimento
 SINNIMOS
CORRENTE INTERMEDIRIO PERMANENTE
ativo semiativo inativo
primria secundria tercirio
limbo morto
purgatrio cultural ou histrico

6) TABELA DE TEMPORALIDADE

elaborada pela comisso de elaborao de documentos e autorizada e aprovada pela

autoridade competente.
Estabelece o Prazo de Guarda (tempo que o documento fica na fase corrente e na fase
intermediria) e a Destinao Final (ou ele eliminado ou ele recolhido).

ATENO: Apesar de a fase permanente ser tambm chamada de arquivo morto, em todas as fases
os documentos podem ser consultados.

7) GESTO DE DOCUMENTOS

o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,

avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento.

a) Prescrio: Extino do prazo para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos.

b) Arranjo: Ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes, obedecendo a

critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos. a maneira como os documentos
esto organizados.

Atividades do arranjo:
1) Intelectuais
2) Fsicas

Quadro de Arranjo
1 Fundo documental
2 Grupo documental
3 Subgrupo documental
4 Srie documental
5 Subsrie documental

c) Instrumentos de pesquisa (identificam, resumem e localizam)

Guia
orientado para o grande pblico;
Contm informaes gerais sobre os documentos daquele arquivo;
Fornece viso do conjunto;
Permite ao pesquisador saber quais os recursos, natureza e interesse do fundo.
 Inventrio
Descreve o conjunto de documentos ou partes do fundo;
uma descrio sumria, mais detalhada

Catlogo
Faz descrio por unidade
Descrio analtica

Repertrio
um catlogo, s que seletivo;
Descreve relao seletiva de documentos

ndices
Aponta nomes, lugares, assuntos, em ordem alfabtica;
Podem complementar os inventrios

Mdulo 3 - Gesto de documentos

Organizao e Administrao de arquivos
Fases da gesto de documentos
Mtodos de arquivamento

1) Lei n 8.159/1991

Estabelece o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de

produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamentos de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Avaliao: o processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de

guarda (tempo em que o documento ficar na fase corrente + o tempo em que o documento
ficar na fase intermediria) e destinao final (eliminao ou recolhimento). Essa avaliao
tem como base o valor administrativo, fiscal e legal daquele documento, funes
desempenhadas pela instituio, se o documento ir adquirir um valor histrico, cultural ou
informativo, etc.

2) Objetivos da gesto de documentos

Assegurar a eficincia na produo, administrao de destinao de documentos;

Consulta e emprstimo;
Uso adequado;
Assegurar a eliminao de documentos que perderam o valor primrio (Administrativo, Fiscal
e Legal) e no adquiriram valor secundrio (Histrico, Cultural e Informativo);
Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que meream guarda permanente;
Acontece nas fases corrente e intermediria.
 Elaborao e Criao de
Procuo
documentos

Produo ,
Classificao,
Organizao
Utilizao
Gesto de documentos Normas de acesso
documentao e
recuperao de
informaes

Anlise e avaliao dos

documentos (valor)

Destinao
Definio de quais sero
objetos de arquivo
permanente e quais
sero eliminados

3) Organizao e administrao de arquivos

Plano Arquivstico: Anlise (Diagnstico) / Programas de arquivamento / Implementao e

Acompanhamento;
Centralizao (todos os arquivos em um s lugar) X Descentralizao (empresas maiores, cada
setor tem seu prprio arquivo departamento financeiro, de RH, etc. O arquivo do setor
existir apenas na fase corrente. Quando for para a fase intermediria vai para o arquivo geral
da empresa, rgo)

4) Gesto de documentos correntes

Fases:

Recebimento
Registro
Distribuio
Movimentao
Expedio

Conforme outros autores:

Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao)

Expedio
Arquivo
Emprstimo e consulta
Destinao

5) Gesto de documentos intermedirios

ATENO: A economia de espeo a razo para a criao de arquivos intermedirios. Mesmo

arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos de arquivo intermedirio
continuam sendo propriedade do departamento que os gerou.

Fases:

Produo de documentos d-se de forma orgnica (natural);

 Utilizao de documentos (atividades de protocolo: recebimento, classificao, registro,
distribuio e tramitao)
Avaliao (elaborao da tabela de temporalidade) e destinao de documentos.

ATENO: No confundir as Fases de Gesto de documentos com a Teoria das 3 idades (corrente,
intermediria e permanente).

6) Mtodos de arquivamento: Conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos.

Sistemas de Arquivamento
DIRETO INDIRETO
aquele em que a busca feita diretamente no local aquele que para se localizar um documento,
onde ele se encontra arquivado. necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo.
Ex: Alfabtico, Geogrfico. Ex: Numrico, Ideogrfico (assunto do documento).

a) ALFABTICO (13 regras)

1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Silvia Barreto Camargo Arajo, Carlos Jos Soares

Carlos Jos Soares Arajo Camargo, Ana Patrcia
Andr Lus Teixeira Camargo, Silvia Barreto
Ana Patrcia Camargo Teixeira, Andr Lus

2) Sobrenomes compostos de um substantivo ou adjetivo ou ligados por hfen, no se separam.

Heitor Villa-Lobos Castelo Branco, Fernando

Fernando Castelo Branco Monte Verde, Valdemar
Valdemar Monte Verde Villa-Lobos, Heitor

3) Sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa, ou So, seguem a mesma regra dos
sobrenomes compostos.

Rita Santa Maria Santa Maria, Rita

Joo Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Joo Paulo
Cristiano Arajo So Paulo So Paulo, Cristiano

4) As iniciais abreviativas de prenomes tm preferncia na classificao de nomes iguais.

Joo Paulo Couto Couto, J. Andrade

Patrcia Maria Ferreira Couto Couto, Joo Paulo
J. Andrade Couto Couto, Patrcia Maria Ferreira

5) Os artigos e as preposies tais como A, O, DE, DA, D, DO, no so considerados.

Carlos Aguiar da Silva Couto, Ana Maria do

Matheus Jos Sales de Nbrega Nbrega, Matheus Jos Sales de
Ana Maria do Couto Silva, Carlos Aguiar da
6) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JNIOR, NETO, SOBRINHO,
so tidos como parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica.

Carlos Alberto Arajo Filho Andrade Neto, Mrio

Mrio Andrade Neto Arajo Filho, Carlos Alberto
Ricardo Jos Pereira Sales Sobrinho Sales Sobrinho, Ricardo Jos

7) Os ttulos no so considerados na alfabetao.

Professora Lidiane Coutinho Campos, Milton (Doutor Deputado Professor)

Doutor Deputado Professor Milton Campos Castelo Branco, Raimundo (General)
General Raimundo Castelo Branco Coutinho, Lidiane (Professora)

8) Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais.

9) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome.

Alejandra Ocampo Sanchez Garcia Orozzo, Jos Angel

Ruth Auxiliadora Ruiz Obregn Ocampo Sanchez, Alejandra
Jos Angel Garcia Orozzo Ruiz Obregn, Ruth Auxiliadora

10) Nomes orientais so arquivados assim como se apresentam.

Mahamed Ali Li Yang

Raj Ananda Mahamed Ali
Li Yang Raj Ananda

11) As partculas de nomes estrangeiros podem ou no serem levadas em conta.

Leonardo Da Vinci Caprio, Leonardo di

Leonardo di Caprio Da Vinci, Leonardo

12) Os nomes de firmas empresas instituies e rgo governamentais devem ser transcritos como se
apresentam.

Eu Vou Passar Ana Alves Ltda

Oi Anatel
Anatel Eu Vou Passar
A nica Oi
Ana Alves Ltda nica (A)

13) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, etc, os nmeros devero aparecer no fim, entre
parnteses. Ateno: as partculas (de, p.e.) no so levadas em considerao em nomes de pessoas,
mas nesse caso o so.

2 Seminrio de Biblioteconomia Congresso de Enfermagem (Dcimo Terceiro)

XX Encontro Nacional de Administrao Pblica Encontro de Bilogos (9)
Dcimo Terceiro Congresso de Enfermagem Encontro Nacional de Administrao Pblica (XX)
9 Encontro de Bilogos Seminrio de Biblioteconomia (2)
b) NUMRICO

Simples: Atribui um nmero ao documento.

Cronolgico: Considera a hora, a data, ordem de emisso. Ex: senha de fila de banco.
Dgito-terminal: ideal quando nmero do documento for muito grande. formado por 3
nmero de 2 dgitos cada. lido da direita para a esquerda e em ordem crescente. Ex:

23 59 88 11 17 22
48 17 55 48 17 22
11 57 24 11 57 24
11 17 22 23 59 88
c) GEOGRFICO

Cidade-Estado

Cidade Estado
Fortaleza CE
Recife PE
Baturit CE
Petrolina PE

Cidade Estado
Baturit CE
Fortaleza CE
Petrolina PE
Recife PE

Estado-Cidade (a primeira a capital do estado)

Cidade Estado
Fortaleza CE
Recife PE
Baturit CE
Petrolina PE

Estado Cidade
CE Fortaleza
CE Baturit
PE Recife
PE Petrolina

Pas-Cidade

Pas Cidade
Nicargua Granada
Brasil Caucaia
Brasil Braslia
Brasil Fortaleza
Nicargua Mangua

Brasil Braslia
Brasil Caucaia
Brasil Fortaleza
Nicargua Mangua
Nicargua Granada
 d) IDEOGRFICO (assunto)

Dicionrio
Alfabtico
Enciclopdico
Ideogrfico
Decimal
Numrico
Duplex

Ideogrfico Alfabtico Dicionrio:

Direito Administrativo Administrao Pblica

Administrao Pblica Administrao Geral
Gesto de Pessoas Constituio Federal
Constituio Federal Direito Administrativo
Direito Penal Direito Penal
Gesto de Materiais Direito Tributrio
Direito Tributrio Gesto de Materiais
Administrao Geral Gesto de Pessoas

Ideogrfico Alfabtico Enciclopdico:

Direito Administrativo Administrao

Administrao Pblica
Gesto de Pessoas
Constituio Federal
Direito Penal
Gesto de Materiais
Direito Tributrio
Administrao Geral
Administrao Pblica
Administrao Geral
Gesto de Materiais
Gesto de Pessoas
Direito
Constituio Federal
Direito Administrativo
Direito Penal
Direito Tributrio

Ideogrfico Numrico

Decimal: Haver 1 classe geral e 9 classes principais (1.1 a 1.9, depois dever ser 2.0)

Exemplo:

1.0 Conceitos Fundamentais

1.1 Divergncias e Convergncias
1.2 Misso, Viso e Valores
1.3 B b
1.4 Abobrinha
1.5 Vocs
1.6 Cansei
1.7 Socorro
1.8 Afe
1.9 Pode ir
2.0 Novo

Duplex: (As subdivises so ilimitadas).