CARTILHA DE REDAÇÃO E

CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS
(1ª Edição)
 MNISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS

João Martins Dias

Reitor

Antônio Venâncio Castelo Branco

Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional

Nelson Batista do Nascimento

Pró-Reitor de Administração

Vicente Ferreira de Lucena Júnior

Pró-Reitor de Ensino

Ana Mena Barreto Bastos

Pró-Reitora de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação

Sandra Magni Darwich

Pró-Reitora de Extensão

Elaboração
Analice Pereira Barbosa
Administradora

Yanna Santos de Medeiros

Administradora

Revisão
Jânio Lúcio Paes Alves
Diretor de Administração e Finanças – Reitoria

Colaboração
Erlison Soares Lima
Designer - Reitoria
 Apresentação

A Redação Oficial tem como principal objetivo comunicar com a máxima

clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao órgão emissor. Esta
cartilha apresenta algumas regras, modelos e características, de acordo com
o “Manual de Redação da Presidência da República”, para a elaboração
de documentos oficiais, tais como ofícios e memorandos, de forma a
padronizá-los, facilitando a comunicação do
Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia – IFAM.
 Características da Redação Oficial

• Impessoalidade: o documento é • Clareza: o documento não

feito em nome do Serviço pode apresentar palavras ou
Público, por isso, o destinatário, expressões ambíguas. Tente ser
por mais que seja seu amigo, o mais direto
deve ser tratado de forma possível, sem rodeios.
impessoal, de maneira formal,
respeitando a hierarquia, e o
assunto deve se delimitar apenas
à esfera “de”.
• Concisão: transmitir o máximo • Padronização: diz respeito a
de informações com o mínimo manter a formalidade e a
de palavras. Se você quer uniformidade nos documentos
chamar atenção para algo, emitidos em toda a
•
coloque em negrito Administração Federal.
(mais não exagere).
Elementos para a estrutura da redação oficial

1. Pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas
com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação, exemplo:

Autoridade Forma de tratamento Vocativo

• Diretores Vossa Senhoria Senhor seguido do respectivo

• Pró-Reitores cargo
• Chefes de Departamento
• Demais autoridades e particulares
• Reitores de Universidades Vossa Magnificência Magnífico Reitor

Foi abolido o uso do tratamento de Doutor é um título adquirido mediante

Digníssimo e Ilustríssimo, afinal a dignidade curso de doutorado, logo é relativo à
é pressuposto para que se ocupe qualquer pessoa, e não a um cargo ou uma função,
cargo público, sendo desnecessária sua não devendo ser utilizado como forma de
repetida evocação. tratamento.
 2. Siglas

UNIDADES SIGLAS
Pró-Reitoria de Administração PROAD
Pró-Reitoria de Ensino PROEN
Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação
PPGI
Tecnológica
Pró-Reitoria de Extensão PROEX
Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional PRODIN
Campus Coari CCO
Campus Lábrea CLA
Campus Manaus Centro CMC
Campus Manaus Distrito Indutrial CMDI
Campus Manaus Zona Leste CMZL
Campus Maués CMA
Campus Parintins CPA
Campus Presidente Figueiredo CPRF
Campus São Gabriel da Cachoeira CSGC
Campus Tabatinga CTB
 3. Destaques e números

Muitas vezes no corpo do texto é necessário deixar algumas

palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a
certas informações:
Documentos Independente do tipo de documento (lei, Recebi o Ofício n.º 123
numerados ofício, memorado) é preciso Proad/Ifam/2012
identificação própria, portanto a letra
inicial deve ser maiúscula. O Decreto n.º 001...
Datação dos A datação deve sempre começar com Manaus, 15 de janeiro de
expedientes letra maiúscula e terminar com ponto. 2012.
A cidade de origem é seguida de vírgula,
antes da data. Sem citar a cidade, usa-se Em 1º de janeiro de
“Em”, não seguido de vírgula. 2012.

Os dias devem indicados na

Use itálico nas expressões
estrangeiras e latinas.
Use negrito para destacar
alguma palavra no texto
quando necessário, mas
evite excessos!
A indicação do ano não
deve conter ponto entre as
casas de milhar e centena.
Não se escreve ano 2.000,
apenas 2000.
forma numérica, sem o
numeral zero à Esquerda; o
primeiro dia do mês escreve-
se em número ordinal:
Ex.: 4 de novembro de 2008,
1º de novembro de 2012.
 Documentos Oficiais
1.Ofício
O ofício tem a finalidade de estabelecer uma comunicação entre os
diferentes órgãos do Serviço Público e entre órgãos do Serviço
Público com particulares.

2. Memorando
O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicação
interna dos órgãos do Serviço Público.

Quando se estabelece uma comunicação entre

os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os
Campi, utiliza-se memorando.
Quando a comunicação é com outro Instituto
Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofício.

Tanto o ofício quanto o memorando possuem a mesma

estrutura e mesma diagramação, chamada de “padrão ofício”.
 1. Estrutura
a. Deve iniciar com o tipo de documento, número do expediente e sigla do órgão de origem,
com alinhamento à esquerda:
Of. 123/2011 – Ifam
Memo. 123/2011 – Propad/Ifam
b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento à direita:
Manaus, 01 de janeiro de 2011.
c. Destinatário alinhado à esquerda:
Ofício Memorando
A Sua Excelência o Senhor Ao Sr. Pró-Reitor de Planejamento e
Deputado Fulano de Tal Administração
Câmara dos Deputados
70.160-900 – Brasília - DF
d. Texto: com introdução, desenvolvimento e conclusão
Observação: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura é
dispensada, iniciando apenas com a informação do motivo da comunicação, indicando os
dados completos dos documentos encaminhados e a razão pela qual está sendo
encaminhado.
e. Fecho alinhado ao texto:
Para autoridades superiores Para autoridades de mesma hierarquia ou
hierarquia inferior
Respeitosamente, Atenciosamente,
f. Assinatura e identificação do signatário:
Nome do Responsável
Cargo
 2. Diagramação
• A fonte a ser utilizada é do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em
geral; 11, nas citações; e 10, nas notas de rodapé;
• Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas, e uma linha em
branco entre os parágrafos;
• Os parágrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam
organizados em itens ou títulos e subtítulos;
• É obrigatório constar, a partir da segunda página, o número da página;
• Os ofícios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do
papel;
• A impressão dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0
cm), na cor preta e em papel branco. A impressão colorida deve ser apenas
para gráficos e ilustrações;
• A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm;
• A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm;
• O início de cada parágrafo do texto deve ter 5,5 cm de distância da margem
lateral esquerda.
Casos omissos e documentos específicos de uma determinada área, como
convênios, contratos, editais e outros não contemplados nesta cartilha,
também devem seguir os padrões aqui estabelecidos.
Modelo de Ofício
Modelo de Memorando
 3. Documentos Circulares

Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo

para vários destinatários, utiliza-se o documento circular, podendo
este ser Ofício Circular ou Memorando Circular. Conforme a
finalidade, o documento obedece aos mesmos critérios do Padrão
Ofício, com diferença apenas na identificação do destinatário, que
será identificado em grupos afins.

Ofício Memorando
Aos Reitores dos Institutos Federais Aos Pró-Reitores e Diretores Gerais
de Educação dos Campi
 Outros Documentos
1. Informação
É o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para
apreciação. Normalmente, na informação, o servidor presta esclarecimentos quanto às
rotinas necessárias para o andamento eficiente da documentação de análise ou, ainda,
esclarece pontos necessários para a tomada de decisão do gestor.
Estrutura
a.Número da informação e sigla do órgão de origem; referência e assunto, com
alinhamento à esquerda:
Informação n.º 123 CPCC/DAP
Referência: Memorando n.º 123 Propad/Ifam/2011
Assunto: Situação do Contrato 123/2011

b. Destinatário alinhado à esquerda:

Ao Senhor Pró-Reitor de Planejamento e Administração

c. Texto: trata do documento da informação. Primeiramente, o servidor descreverá a

motivação da informação, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida,
prestar a informação a ele solicitada, seguindo a estrutura de introdução,
desenvolvimento e conclusão.

d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informação tem o

seguinte fecho:
É o que informo.
A informação deve seguir a mesma
e. Local e data alinhados à esquerda: forma de diagramação do padrão
ofício.
f. Assinatura e identificação do signatário
Modelo de Informação
 2. Despacho

Despacho é a decisão ou encaminhamento de autoridade administrativa

acerca de assunto submetido a sua apreciação. O despacho pode ser:
a) terminativo ou definitivo (também denominado decisório): aquele que dá solução ao que
foi submetido à autoridade e põe fim à questão;
b) de mero expediente ordinário: aquele que apenas dá andamento ao documento;
c) interlocutório: aquele que, sem resolver terminantemente a questão, transfere-a à
autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição;
d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo.

O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de

que é parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento.
Quando isto não for possível, deve ser escrito em folha a parte.

Estrutura
Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte

1. Texto com a resolução e/ou 1. Documento de referência: identificação do

encaminhamento;
2. Data em que foi proferido o despacho;e,
3. Assinatura com carimbo do emitente.
documento a que o Despacho se refere;
2. Texto com a resolução e/ou
encaminhamento;
3. Data em que foi proferido o despacho;e,
4. Assinatura com carimbo do emitente.
Modelo de
Despacho

Utiliza-se somente a frente da folha de despacho,

não é permitido a inclusão de novas folhas até seu
total aproveitamento.
No caso de inserção de novos documentos no
processo, inutilizar o espaço em branco da última
folha de despacho, carimbando “Em branco”.
3. E-mail
Um número cada vez maior de instituições públicas e privadas vem utilizando o correio
eletrônico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas
instituições, grande parte das correspondências internas e mesmo algumas das
comunicações externas podem ser substituídas por mensagens enviadas por correio
eletrônico.

Estrutura
O modo como um e-mail é estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto:
- Mensagens curtas podem conter uma única palavra (“aprovo”, “concordo”);
- Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, deve apresentar,
como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão;
- Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Utilize
também caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, não escreva só em maiúsculas ou só em
minúsculas;
- Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou
Saudações;
- A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudação nas
mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudação
como “Senhor Diretor” podem confirmar ao destinatário que a mensagem é realmente
encaminhada a ele.

Letras maiúsculas podem parecer agressivas e

Não divulgue informações confidenciais! letras minúsculas podem dar a impressão de que
o emissor estava apressado ou com preguiça.
Assinatura eletrônica

Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poderá apresentar sua

titularidade, seu cargo, seu número de telefone e o endereço do site da
instituição, entre outros detalhes. Entretanto, mantenha essa assinatura
curta, digamos com no máximo quatro linhas.

Se o destinatário não tiver nenhuma vantagem em

receber sua mensagem, não a envie, mesmo se
não houver custo.
Em hipótese alguma divulgue correntes.

Alguns sistemas anexam, à resposta dada a um

e-mail, todo o histórico das mensagens trocadas.
Entretanto, quase sempre esse histórico é
desnecessário e só aumenta o tamanho da
mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo
recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite
isso.
 Sugestões para uma boa redação
Para escrever bem, não é necessário inovar. Basta aplicar os
fundamentos da redação, como:

• Adote como norma a ordem direta: sujeito – verbo –

complementos;
• Não tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor
economize o dele;
• Elimine o que é supérfluo. Seja objetivo. Ninguém tem tempo
para ficar “meditando” sobre aquilo que você escreveu;
• Evite frases muito longas, com excesso de pontuação.

Prefira Evite
- o termo mais simples; - Excesso de palavras;
- o sinônimo mais curto; - Enxertos desnecessários: somente
- o singular ao plural; citações indispensáveis;
- o presente ao futuro; - Vá direto ao assunto;
- o termo concreto ao abstrato;
- o particular ao genérico;
- o explícito ao implícito;
- o positivo ao negativo.
 Referências

ANDRÉ. Hildebrando A. de. Gramática Ilustrada. 5 ed. São

Paulo: Editora Moderna, 2003

BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da

Presidência da República. 2. ed. Brasília: Departamento de
Imprensa Nacional, 2002.

BRASIL. Fundação Nacional de Saúde. Manual de redação de

correspondências e atos oficias. 2 ed. Brasília: Funasa, 2006.

VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofícios,

Memorando, E-mails e outras formas de Correspondência
Oficial. Brasília: Projecto Editorial, 2003.