A2 – Os Vários Tipos de Eventos e de Organizadores de Eventos

Anexo "C" do
Módulo A2

MANUAL DO FORMANDO

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A2 – OS VÁRIOS TIPOS DE EVENTOS E DE ORGANIZADORES DE

EVENTOS

DESCRIÇÃO GERAL DO MÓDULO

A indústria de eventos é extremamente abrangente e os diversos tipos de eventos produzidos pelos
organizadores variam desde pequenas reuniões de um dia até eventos desportivos internacionais de
grande dimensão que se prolongam durante várias semanas. Embora os princípios básicos de gestão
do processo do evento sejam semelhantes ou até iguais em todos os casos, obviamente os
pormenores inerentes aos tipos de eventos específicos variam muito. O presente manual
proporcionará ao formando uma descrição geral dos diversos eventos produzidos e dos diferentes
desafios que se colocam aos respectivos organizadores.

OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DO MÓDULO

Este módulo deverá permitir que os formandos obtenham os conhecimentos indicados em seguida:
• Uma percepção quer dos diferentes tipos de eventos como, por ex.: empresariais e com fins
lucrativos, quer das respectivas implicações no que se refere aos organizadores de eventos;
• Uma percepção dos vários tipos de organizadores de eventos e de quais as diferenças entre
as respectivas funções.

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CONTEÚDO DO MANUAL
Este manual está dividido nas secções e subsecções indicadas em seguida:
Página

1 Introdução à indústria de eventos

1.1 Conteúdo da secção 4
1.2 Definição de evento 4
1.3 Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos 4
1.4 Definição de organizador de evento 5

2 Os vários tipos de eventos

2.1 Conteúdo da secção 5
2.2 Introdução 5
2.3 Conferências, reuniões e acções de formação 6
2.4 Exposições / Feiras 7
2.5 Eventos de incentivo 8
2.6 Outros eventos 8

3 Os vários tipos de organizadores

3.1 Conteúdo da secção 10
3.2 Organizadores internos 10
3.3 Organizadores externos 11

4 Bibliografia adicional 14

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1. INTRODUÇÃO À INDÚSTRIA DE EVENTOS

1.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO

1.2 Definição de evento
1.3 Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos
1.4 Definição de organizador de evento

1.2 DEFINIÇÃO DE EVENTO

Um evento pode ser definido da seguinte forma:
“um acontecimento com início e fim definidos, que é concebido para responder
a uma necessidade específica numa determinada altura”.
Deste modo, para que algo seja considerado como sendo um evento é necessário que tenha
um início e um fim definidos, embora a sua duração possa variar entre algumas horas e
várias semanas. Os eventos podem ser quer isolados, como é o caso de um “evento especial”
destinado a reconhecer ou a comemorar um acontecimento ou um feito excepcionais, como
é o caso de uma empresa que celebre o seu 50º aniversário, quer assíduos, como é o caso de
conferências, exposições e feiras anuais ou competições desportivas. Um evento não é algo
já existente, mas sim algo que acontece e cuja concretização implica a realização de
determinadas tarefas por parte de um indivíduo ou de um grupo.

1.3 EVENTOS COM FINS LUCRATIVOS E SEM FINS LUCRATIVOS

Existem inúmeros motivos para a realização de eventos. Poderão ter como objectivo a
obtenção de lucros ou não ter qualquer fim lucrativo, ou seja, poderão ser totalmente
financiados pelos organizadores ou destinar-se a suportar apenas os custos de produção. Na
Figura 1 são apresentados alguns exemplos de eventos com fins lucrativos e sem fins
lucrativos.

Eventos com fins lucrativos Eventos sem fins lucrativos

Conferências (sujeitas ao pagamento de honorários); Eventos de beneficência e de angariação de fundos;
Concertos; Conferências e seminários de divulgação de ideias;
Acções de formação externas; Acções de formação internas;
Feiras. Reuniões (para transmissão de informações).
(Figura 1 – Exemplos de eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos)

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1.4 DEFINIÇÃO DE ORGANIZADOR DE EVENTO

Os diversos países europeus têm designações próprias para descrever a pessoa responsável
pela coordenação de um evento. Por exemplo, na Alemanha o termo veranstalter é utilizado
para designar a pessoa ou organização que é globalmente responsável pelo evento. Por seu
lado, o veranstalter irá contratar a organização do evento quer a um OPC (organizador
profissional de conferências) quer a uma agência de organização de eventos. Na República
Checa é utilizado o termo Pořadatel para designar a pessoa ou organização que é
globalmente responsável; em Portugal o termo utilizado é “organizador” e no Reino Unido o
termo organiser. Ao longo do presente manual será utilizado o termo “organizador”.

Um “organizador” de eventos pode ser definido da seguinte forma:

“a pessoa responsável pela coordenação de todas as acções e actividades
necessárias para a produção de um evento”.

2. OS VÁRIOS TIPOS DE EVENTOS

2.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO

2.2 Introdução
2.3 Conferências, reuniões e acções de formação
2.4 Exposições / Feiras
2.5 Eventos de incentivo
2.6 Outros eventos

2.2 INTRODUÇÃO
Embora exista uma grande diversidade de tipos de eventos, em geral estes podem ser
classificados em várias categorias diferentes, tal como definido pelo autor Getz, D.
(consultar a Figura 2). De uma forma ou de outra, os eventos em questão são inerentes a
quase todas as culturas e comunidades mundiais e, por consequência, são globalmente
reconhecidos como ‘eventos’. A presente secção irá debruçar-se de forma mais aprofundada
sobre alguns dos tipos de eventos mais comuns e as diferenças entre os mesmos.

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CELEBRAÇÕES COMERCIAIS / EVENTOS

CULTURAIS PRIVADOS
INDUSTRIAIS
- Festivais; Celebrações pessoais:
- Espectáculos temáticos; - Feiras, mercados, - Aniversários;
- Eventos religiosos; vendas; - Férias familiares;
- Desfiles; - Feiras para - Casamentos;
- Celebrações consumidores / - Baptizados.
relacionados com o comerciantes; Eventos sociais
património. - Exposições; - Festas;
- Eventos publicitários; - Galas;
- Reuniões / - Reuniões.
Conferências;
- Eventos para
angariação de fundos.

ARTE / EDUCACIONAIS POLÍTICOS / DE

ENTRETENIMENTO
- Concertos;
- Outras actuações;
- Exposições;
- Cerimónias de entrega
de prémios.
- Seminários / ESTADO
workshops; - Inaugurações;
- Clínicas; - Tomadas de posse;
- Congressos; - Visitas VIP;
- Acções de formação; - Comícios.
- Eventos de divulgação.

RECREATIVOS DESPORTIVOS / DE
- Jogos e desporto (de COMPETIÇÃO
lazer); - Profissionais;
- Eventos recreativos. - Amadores.

(Figura 2 – Exemplos de vários tipos de eventos – adaptado da obra de Getz, D. (1997) Event Management and Event
Tourism. Cognizant Communication Corporation, New York)

2.3 CONFERÊNCIAS, REUNIÕES E ACÇÕES DE FORMAÇÃO

2.3.1 De carácter académico

As conferências, congressos e reuniões de carácter académico, como é o caso dos eventos
científicos e médicos, são realizadas para partilhar informações ou para divulgar os avanços
nas áreas em questão. Por vezes são organizadas por funcionários das próprias associações
profissionais, mas também podem ser contratados OPCs ou agências de organização de
eventos para as realizar. Estes eventos são realizados em benefício dos membros, para
transmitir conhecimentos educativos sobre a área em questão e, normalmente, não têm fins
lucrativos.

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2.3.2 De carácter comercial

As conferências com fins comerciais podem ser organizadas por associações comerciais ou
por uma única empresa e, dependendo do objectivo, podem ter ou não fins lucrativos. Por
exemplo, uma empresa que realize uma conferência interna ou uma acção de formação sobre
vendas destinada aos seus funcionários não irá realizar o evento com o objectivo de gerar
lucros. No entanto, as associações comerciais que realizam reuniões e acções de formação
comerciais poderão fazê-lo com o intuito de transmitir informações e também de gerar
rendimentos. Os eventos de carácter comercial podem ser organizados quer por funcionários
internos quer externos, dependendo do número de eventos a organizar e de se justificar que a
empresa disponha de um funcionário ou de um departamento específicos para desempenhar
essa função.

2.3.3 De carácter governamental

As conferências e reuniões de carácter governamental são eventos sem fins lucrativos. O seu
objectivo consiste em divulgar informações, partilhar experiências e formular políticas. As
conferências partidárias, as reuniões da OTAN e as reuniões ministeriais da UE constituem
exemplos deste tipo de conferências. Estes eventos podem ser organizados por funcionários
internos específicos ou por agências externas.

2.4 EXPOSIÇÕES / FEIRAS

2.4.1 De carácter público

Normalmente, as exposições de carácter público baseiam-se em interesses comuns ou têm
uma função de entretenimento. Os eventos baseados em interesses comuns são realizados
em prol de pessoas com um interesse específico no tema em questão, como é o caso das
exposições de arte visitadas por entusiastas dessa área. Os eventos cuja função é o
entretenimento destinam-se frequentemente ao mercado do lazer. Por exemplo, uma
exposição de saúde e beleza não se destina apenas a promover os produtos e serviços
disponibilizados pelos expositores, também constitui uma distracção agradável para os
visitantes – estes podem obter amostras gratuitas, experimentar novos produtos e deleitar-se

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com os tratamentos oferecidos. As exposições de carácter público podem ser organizadas

por funcionários internos ou externos.

2.4.2 De carácter comercial

As exposições de carácter comercial, como é o caso da EIBTM (European Incentive,
Business Travel & Meetings Exhibition), proporcionam oportunidades de promoção de bens
ou serviços de um determinado sector industrial. Podem incluir lançamentos, demonstrações
e oportunidades de venda de produtos, bem como proporcionar informações e
aconselhamento aos participantes. É provável que este tipo de eventos seja organizado por
funcionários internos.

2.5 EVENTOS DE INCENTIVO

Existe uma grande variedade de eventos de incentivo, que podem incluir viagens para
destinos longínquos ou ser realizados a nível local. É frequente servirem como forma de
recompensar os funcionários por desempenhos excepcionais, em particular na área das
vendas, e podem incluir a realização de actividades como passeios em viaturas todo-o-
terreno, tiro ao alvo, banquetes especiais ou dias livres em competições automobilísticas,
corridas de cavalos ou outros eventos desportivos. Na maior parte dos casos os eventos de
incentivo são organizados externamente, por agências especializadas, dado que
normalmente as empresas não dispõem de um funcionário interno especializado para
desempenhar essa função.

2.6 OUTROS EVENTOS

2.6.1 Espectáculos temáticos, festivais e concertos

Os espectáculos temáticos, festivais e concertos são eventos públicos realizados com o
objectivo de entreter os habitantes e os visitantes dos locais onde têm lugar. Podem consistir,
por exemplo, em desfiles espectaculares pelo centro da cidade, podendo também incluir
música, dança e comidas e bebidas. Estes eventos com espectadores atraem grandes
multidões e, por consequência, requerem um controlo eficaz das mesmas e a
disponibilização de serviços auxiliares adequados para responder às necessidades dos

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participantes. É frequente os espectáculos temáticos e festivais serem organizados pelas

autoridades locais da cidade onde decorrem, contando por vezes com a ajuda de parceiros
comerciais. É possível que as autoridades locais disponham de directores de eventos
especializados, que se encarreguem deste trabalho, sendo também frequente existir uma
comissão representativa das partes que está encarregue da direcção da iniciativa.

Nos países de expressão alemã, o karneval é uma festa que começa a 11 de Novembro e que
termina na Quarta-feira de Cinzas, e que se caracteriza pela realização de inúmeros eventos
em locais fechados, cuja cerimónia de encerramento termina com um desfile carnavalesco
apoteótico. Todos os eventos de karneval que decorrem em locais fechados são organizados
por diferente karneval club, que posteriormente se juntam para participar no desfile final.

2.6.2 Espectáculos de fogo de artifício

É frequente os espectáculos de fogo de artifício serem realizados como complemento de
outro evento e, normalmente, decorrem aquando do seu encerramento. Mais uma vez,
podem atrair grandes multidões e, tendo em conta os riscos inerentes ao evento, a saúde e
segurança dos espectadores têm uma importância vital. Tal como no caso dos festivais e
espectáculos temáticos, é frequente serem organizados pelas autoridades locais que usam os
seus funcionários internos ou contratam empresas especializadas em fogo de artifício.

2.6.3 Eventos desportivos

Os eventos desportivos, como é o caso dos Jogos Olímpicos, são extremamente
diversificados no que se refere à natureza dos recursos necessários e cuja disponibilização
tem de ser assegurada pelos organizadores. Não só é necessário gerir as enormes multidões
de espectadores e assegurar o respectivo catering, como também é necessário ter em conta
as necessidades de um grande número de atletas, a diversos níveis: alimentação, estadia,
instalações, transportes e impacte na cidade anfitriã e nos seus habitantes. Para que seja
possível organizar um evento desportivo de grande dimensão terá de existir uma comissão
de organizadores que representem os patrocinadores, as autoridades desportivas, as
autoridades locais, os especialistas em gestão de eventos e as empresas participantes.

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2.6.4 Eventos privados

Tornou-se prática comum os eventos privados de grande dimensão serem organizados por
organizadores especializados, por ex.: serviços de organização de casamentos e de festas,
que organizam os eventos em nome dos clientes. Tendo em conta o tempo necessário e as
complexidades envolvidas no planeamento e na organização de eventos deste tipo, hoje em
dia muitas pessoas preferem “contratar externamente” o esforço organizacional de forma a
minorar a responsabilidade decorrente do seu envolvimento directo. Esta tendência é
particularmente popular no caso de celebridades e de outras personalidades públicas e,
consequentemente, os organizadores têm de se esforçar por oferecer eventos cada vez mais
elaborados e com um lado criativo espectacular e notório.

3. OS VÁRIOS TIPOS DE ORGANIZADORES

3.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO

3.2 Organizadores internos
3.3 Organizadores externos

3.2 ORGANIZADORES INTERNOS

3.2.1 Funções e responsabilidades

Um organizador interno é responsável pela gestão de eventos organizados em nome dos
funcionários ou membros da própria empresa (no caso de associações profissionais). A
necessidade de organização do evento será claramente identificada pela empresa, o mesmo
se aplicando ao perfil dos participantes pretendidos, e o organizador utilizará recursos
internos para pesquisar as potenciais necessidades dos participantes. Deste modo, as
responsabilidades do organizador, definidas na respectiva descrição de funções, destinam-se
especificamente a colmatar as necessidades da empresa e devem ser realizadas de forma a
manter a imagem da mesma. É provável que sejam implementados processos e
procedimentos a cumprir, sendo dadas directrizes específicas para a apresentação de
relatórios. Dado que o organizador interno recebe um salário pago pela empresa, o custo dos
serviços de gestão do evento é identificado e orçamentado em consonância.

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3.2.2 Estabelecimento de relações

Ao realizar as funções de gestão de eventos, os organizadores internos estabelecem relações
estáveis e imediatas com os seus colegas, directores e subordinados. Todos os funcionários
internos partilharão a visão da empresa e trabalharão no sentido de atingir fins e objectivos
comuns. Este facto permite compreender melhor os requisitos e melhorar o trabalho em
equipa a nível de toda a empresa, permitindo também que o gestor do evento utilize
eficazmente os recursos internos de que dispõe.

Além disso, o organizador interno tem também de estabelecer relações com os funcionários
do local de realização do evento e com os fornecedores e empreiteiros contratados. É
frequente utilizar o mesmo local, fornecedores e empreiteiros para eventos internos, o que
permite desenvolver relações duradouras e possibilita que todas as pessoas envolvidas no
processo cheguem a acordo sobre as necessidades e práticas de trabalho, permitindo que as
mesmas sejam claramente compreendidas. No caso dos organizadores internos, as vantagens
de estabelecer relações duradouras com os fornecedores e empreiteiros consistem no facto
de contribuírem para reduzir os custos, de permitirem estabelecer prazos mais curtos de
preparação dos eventos, de contribuírem para uma maior compreensão das necessidades e
dos processos e de incentivarem a confiança e a boa vontade.

3.3. ORGANIZADORES EXTERNOS

3.3.1 Agências
É frequente as empresas que não dispõem de funcionários internos de gestão de eventos
recorrerem aos serviços de agências externas, que se encarregam de realizar o trabalho em
seu nome. As agências podem oferecer uma experiência valiosa e conhecimentos
especializados adquiridos através da organização de uma vasta gama de eventos em nome de
diferentes clientes. Além disso, ao contrário do que acontece com um organizador interno
que trabalha no sentido de estabelecer processos e procedimentos que, na maior parte dos
casos, visam uma audiência específica para todos os eventos, uma agência tem de adaptar os
seus serviços às necessidades de cada cliente individual para o qual trabalha, no que se

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refere a cumprir as necessidades orçamentais, o mercado alvo, etc. Dependendo da

dimensão da agência, é possível que disponha de funcionários com experiência em áreas
específicas como, por exemplo, conferências científicas anuais ou eventos ao ar livre.

3.3.2 Organizadores independentes

Tem-se assistido a um aumento quer do número de organizadores de eventos independentes
quer da procura dos seus serviços. Os organizadores independentes podem assumir a gestão
da totalidade do evento em nome de um cliente ou contratá-la externamente, tal como uma
agência, podendo também desempenhar as suas funções no seio das empresas que os
contrataram e utilizando os sistemas de apoio destas. Os organizadores independentes são
profissionais liberais que trabalham à tarefa e, como tal, são pagos por trabalho e não com
base num salário. A procura de serviços independentes está a aumentar devido ao facto de
permitir que as empresas que os contratam reduzam custos através da utilização de outros
recursos internos.

3.3.3 Serviços especializados

As empresas que recorrem a serviços de organização de eventos nem sempre contratam a
prestação de um serviço completo de gestão de eventos. Embora possam não dispor de um
gestor de eventos especializado, esse papel poderá ser assumido por um funcionário interno
como parte integrante das suas funções mas, no entanto, este pode não ter capacidade para
desempenhar as funções na íntegra devido à existência de limitações de tempo ou
orçamentais, podendo também acontecer que o evento seja tão pequeno que não justifique a
presença de alguém dedicado a tempo inteiro. Por consequência, as empresas em questão
poderão recorrer a serviços especializados, como é o caso das agências de procura de locais,
das agências de incentivos ou dos promotores, no sentido de obter assistência.

3.3.4 Funções e responsabilidades de um OPC

A função do organizador externo consiste em gerir os eventos em nome de vários clientes
diferentes. Isso significa que as tarefas que tem de desempenhar variam consoante o cliente
em questão, dependendo do tipo de evento, da respectiva natureza, do mercado alvo, do
orçamento disponível e das necessidades ou objectivos específicos do cliente. Poderá ser

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necessário realizar uma pesquisa no sentido de determinar o perfil dos participantes e o

sucesso obtido com eventos semelhantes realizados anteriormente, bem como analisar
eventos realizados por concorrentes, de forma a determinar claramente a necessidade de
realização do evento. Dado que é possível que nem todas as informações em questão possam
ser obtidas junto da empresa do cliente, o organizador terá de recorrer a outros recursos
externos no sentido de assegurar uma promoção eficaz do evento. O organizador externo
não só tem de cumprir os objectivos do cliente, como também os da sua própria agência e,
simultaneamente, conseguir o melhor negócio para o cliente em termos do local de
realização do evento e dos serviços prestados. Terá também de ter em consideração quer as
normas cujo cumprimento é exigido pela agência, quer quaisquer outras normas industriais
relevantes.
Os procedimentos, sistemas de trabalho e formas de apresentação de relatórios podem variar
de cliente para cliente, sendo também possível que os locais de realização do evento sejam
variados e não fixos ou próximos.

Além disso, o organizador terá também de garantir que as regulamentações e códigos de

prática locais são cumpridos e integrados no programa do evento, sobretudo no caso de
eventos realizados no estrangeiro, dado que as culturas e tradições podem diferir das
habituais.

3.3.5 Estabelecimento de relações

É imperativo que os organizadores externos estabeleçam um boa relação com o seu cliente.
Têm de compreender integralmente os objectivos e requisitos do cliente e partilhar do
conceito de evento pretendido por este. Provavelmente, os organizadores externos terão de
estabelecer novas relações com empreiteiros, fornecedores, funcionários de instalações e
patrocinadores de eventos, dado que normalmente estes serão diferentes em cada evento,
dependendo da localidade, do tipo de evento e das especificações do cliente. Este facto pode
ter vantagens e desvantagens: a vantagem consiste na possibilidade de o organizador externo
poder criar uma grande carteira de contactos para o fornecimento de bens e serviços e, por
consequência, criar situações de concorrência entre os fornecedores de modo a conseguir o
melhor negócio; a desvantagem consiste na necessidade de pesquisar, negociar e contratar

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fornecedores para cada evento, uma tarefa que pode ser demorada e dispendiosa e que
implica o alargamento dos prazos de preparação do evento.

4. BIBLIOGRAFIA ADICIONAL
Módulo E – Gestão de Eventos

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