ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS

GUIA DEFINITIVO
Sumário

03 O que é um congresso? 12 Programação e cronograma

05 Como surgiram os congressos? 15 Equipe

06 Planejamento 17 Divulgação

07 Primeiros passos 19 Uso de tecnologias

09 Local e data 21 Pós-evento

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O que é um congresso?
Um congresso nada mais é do que uma reunião de
profissionais que atuam numa mesma área. Todo
congresso tem o objetivo de apresentar temas
específicos, debater e extrair conclusões.

Além disso, os congressos podem ser regionais,

nacionais e internacionais; podem também ser divididos
por regiões, como congressos latino-americanos,
europeus, etc.

E são específicos de diferentes áreas, por exemplo,

existem vários congressos de Administração e
de Engenharia que são referências no Brasil e no mundo.

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Por se tratar de um evento periódico, o congresso é
realizado geralmente de dois em dois anos, de modo a
viabilizar um cronograma de atividades e uma
divulgação mais ampla e eficiente.
Eles costumam durar mais de um dia. Geralmente, a
duração é de até cinco dias com o máximo de oito horas
diárias. Os congressos são divididos em várias sessões de
trabalhos.
Essas sessões dos congressos compreendem várias
atividades, tais como: mesas-redondas, debates,
palestras, painéis, cursos e temas livres.
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Apesar de serem ricos em conteúdo, muitos deles ainda
não satisfazem os participantes por completo ou geram
muitos problemas para a comissão organizadora.
Na grande maioria dos casos, isso ocorre por falta de uma
boa gestão e planejamento, peças fundamentais para a
realização de qualquer bom evento científico.
É conveniente prever a presença de recepcionistas no
local para distribuir os formulários durante a
apresentação e, posteriormente, encaminhar as questões
à mesa de honra.
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Como surgiram os congressos?
No século XIX, um inglês, chamado Thomas Cook vivia
em uma pequena vila. Ele pertencia a uma organização
cujos membros realizavam reuniões com diversos
povoados.
Em uma dessas viagens, Cook percebeu que a ferrovia por
onde andavam transportava poucos passageiros.
Propôs, então, ao dono da ferrovia que reduzisse a tarifa e,
em troca, ele colocaria 500 passageiros nos seus trens.
Assim, em 1841, Thomas Cook levou 500 pessoas para
viajar com a finalidade de participar de um evento.
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A partir daí, a prática de as pessoas se deslocarem de um
lugar para outro para participar em congressos e reuniões
começou a se tornar mais comum.
Logo, surgiram os primeiros “centros de convenções”. Já
em 1970, celebraram-se 4.000 congressos internacionais,
com a participação de mais de 2,5 milhões de pessoas,
entre congressistas e acompanhantes.
Com esse boom de eventos, o setor tornou-se um dos
mais importantes do turismo, gerando divisas e forçando
a abertura de agências especializadas no mundo todo.
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Planejamento
Primeiros passos
O evento é como uma marca, precisa de identidade para
ser reconhecido pelo público. Para ser mais facilmente
notado, o congresso deve ter um tema e um lema.
Enquanto o tema é o assunto foco que será discutido, o
lema é uma frase de impacto que caracteriza o evento.
É preciso também desenvolver um logotipo. Esses fatores
ajudarão a formar a identidade do congresso.
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O propósito do evento é sempre o seu público. É para
ele que todos os esforços têm que estar direcionados.
É preciso saber quais são suas necessidades.
Pesquisar sobre os debates acerca do assunto-foco do
congresso é essencial, pois interfere diretamente no
interesse do público.
Fazer entrevistas com profissionais e estudantes do
ramo podem ajudar com insights!
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É preciso traçar com antecedência os objetivos do
congresso. Afinal, todo bom congresso possui metas e
deseja causar impacto
Estruturar previamente a parte financeira do congresso é
indispensável. Apesar de uma boa parte dos eventos
terem sua verba originada das inscrições, é necessário
estimar cada custo com antecedência. Por isso, crie uma
planilha de finanças.
Assim, você terá controle de todos os gastos que irá
envolver o evento. É preciso cotar o local, estimar quanto
custa contratar uma equipe, a eletricidade e outros
fatores que demandem algum gasto.
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Com essa cotação, é possível avaliar se o evento
precisará de patrocinadores externos ou de outros tipos
de investimentos. Caso seja, necessário, você pode criar
um plano de patrocínio, estabelecendo valores de cota e
de participação.
É bem comum os eventos buscarem uma ou mais
empresas que possam se tornar potenciais
patrocinadores.
O nome de cada patrocinador deve estar presente em
todos os materiais de divulgação, como folders, pastas,
canetas, camisetas, banners, etc.
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Local e data
Em eventos técnico-científicos, a programação está
diretamente relacionada à escolha do local do evento.
Isto significa que o local do evento só poderá ser definido
quando já se sabe o que será oferecido ao público.
A duração do evento e a quantidade de pessoas que
comparecerão são dois fatores muito importantes a
serem analisados ao escolher o local.
Em seu planejamento, é necessário que você cheque com
antecedência a disponibilidade dos possíveis locais.
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Faça o agendamento do local com alguns meses de
antecedência para que não haja imprevistos.
No caso de um congresso, que terá, simultaneamente,
diferentes tipos de atividades, como feira, oficinas e
palestras, a escolha do local deve ser muito bem feita.
O espaço deve ter uma estrutura física capaz de
acomodar todas essas atividades (auditórios, salas para
oficinas, espaço para exposições, local para almoço,
dentre outros), de modo que o ambiente fique confortável
para os participantes.
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A data do evento precisa estar ligada à quantidade de Por isso, deve-se planejar os horários de aberturas das
público esperado. Por isso, para saber como organizar um atividades, assim como a duração delas e de seus
congresso, é importante observar alguns detalhes. intervalos.

Primeiro, você deve verificar se na data pretendida ou em Defina um horário-limite de chegada para as atividades.
uma data próxima, ocorrerá um evento semelhante ao Não é legal que os participantes sejam constantemente
seu. Evite a concorrência! interrompidos por pessoas atrasadas.

Atente-se também para a proximidade de feriados e Além disso, cumpra com o horário informado na
datas comemorativas relevantes. Faria sentido o seu programação. Se uma palestra se alonga demais, aos
evento acontecer no feriado? Para alguns casos, o feriado poucos, os participantes começarão a sair e seu
é o momento ideal. Já para outros, é uma grande furada! palestrante corre risco de ficar falando sozinho.

Do mesmo modo, determinar o horário do evento exige

cautela. Prolongar atividades cansa os participantes e
dispersa a atenção.

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Programação e cronograma
Aqui, é preciso definir algumas datas-chave, como: início
das divulgações, abertura das inscrições, início do evento,
encerramento do evento, datas para as submissões de
trabalho, entre outras.
Tendo um calendário em mãos, você pode ter maior
noção do que precisa ser feito em cada época.
As atividades que serão oferecidas devem ser originais e
criativas para despertar o interesse dos participantes.
Uma boa sugestão para ter insights de atividades para
seu congresso é estudar os grupos de interesse dos
congressistas.
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É interessante deixar alguma noite livre para que o
participante tenha liberdade para realizar alguma
programação a sua escolha.
Palestras, cursos, apresentações de trabalhos e demais
atividades precisam ser previamente definidas. Entrar
em contato com antecedência com os palestrantes e
outros profissionais que irão ministrá-las é necessário.
Ao montar o cronograma, muitos organizadores
enfrentam problemas com choques de horário,
principalmente com a programação das apresentações
dos trabalhos. Saber como organizar a programação
científica é muito importante!
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Dentro da programação, é importante colocar atividades
mais livres para os participantes, que ocorram fora do
horário previsto para os trabalhos. Momentos de
confraternização são ideais para aproximar os
participantes e estabelecer networking.

Alguns exemplos de atividades livres são: coffee-breaks,

jantares e almoços de adesão e exposições. Afinal, a sua
intenção é proporcionar a melhor experiência aos
participantes, não é?

É muito importante, também, a elaboração do

regulamento do evento e do regimento das sessões de
atividades.

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Depois de entender o que é um congresso, é importante
encontrar estratégias que vão facilitar a sua execução. O
checklist se torna, então, uma das mais poderosas
ferramentas para a organização de eventos.
O checklist de congressos deve contemplar todas as
fases de vida do evento: a abertura, o evento em si, seu
encerramento e o pós-evento. Distribua os checklists
para sua equipe. Com eles, a organização consegue
visualizar, de forma mais ampla, o evento, fazendo com
que cada etapa ocorra da melhor forma possível.
Isso auxiliará muito o andamento do evento! Alguns
tópicos, entretanto, não podem faltar no seu checklist.
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O credenciamento dos participantes é fundamental,
assim como as boas-vindas e a entrega do material do
congresso.
Geralmente, uma solenidade marca o início do
congresso. Esse momento conta com a presença das
principais autoridades e nomes que irão participar do
evento.
Após a abertura, iniciam-se os trabalhos propostos com
as palestras, debates e mesas-redondas, entre outros.
O final do congresso é marcado por solenidade de
encerramento dos trabalhos. Nela, são apresentadas as
principais conclusões que foram obtidas com o evento.
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Equipe
Você deve ter em mente que um grande evento não é
organizado apenas por uma pessoa. Para auxiliar na
organização, é necessário uma equipe qualificada e de
confiança.
A comissão organizadora é essencial, mas não é só ela
que faz o evento científico acontecer. A equipe de
credenciamento, de apoio aos palestrantes, de divulgação
e de serviços gerais também fazem parte do congresso.
Todo mundo importa, tem o seu valor e, por isso, deve ser
valorizado.
É preciso que todas as pessoas que irão trabalhar no
evento estejam em sintonia.
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É difícil colocar um grande grupo para trabalhar em
conjunto Mas fazer uma boa divisão da equipe e saber
geri-la da maneira correta faz toda a diferença.
Escolha sua equipe com cautela, pois ela irá desenvolver
todo o evento.
Ela definirá data, horário, conteúdo, fará os convites aos
palestrantes, montará formulários de avaliação, planejará
a divulgação e demais atividades.
Não se esqueça que o trabalho de uma boa equipe é que
faz um bom evento.
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Conseguir fazer com que as pessoas trabalhem em Por isso, é preciso ter o máximo de controle possível sob
equipe, às vezes, é um verdadeiro desafio. as pessoas que trabalharão em seu evento.

É muito difícil unir um grande grupo de pessoas, que E, para possibilitar isso, é preciso dividir o grupo em
trabalhem em conjunto e que queiram alcançar um equipes menores, com funções e responsabilidades
mesmo objetivo. específicas.

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Divulgação

A divulgação de um evento é muito importante. Porém,

diferentemente das grandes corporações, os eventos não
conseguem atrair seu público com publicidade e
propaganda massivas.

A comunicação de eventos deve ser direcionada a um

público específico. É preciso pensar em uma estratégia
bem definida para atingir este público da maneira certa.

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A internet, hoje, é um dos melhores meios que eventos
científicos possuem para conseguir chegar aos seus
participantes.
Canais como email marketing e redes sociais estão se
mostrando bastante eficazes. O LinkedIn é uma mídia
social corporativa em que muitos profissionais estão
presentes e pode ser uma boa plataforma de divulgação.
Ter um site do evento também facilita a vida dos
participantes e dos curiosos sobre o tema e ainda ajuda
na divulgação. Nele, você consegue reunir todas as
informações (local, data, programação, palestrantes,
valores, venda de inscrições) em um só lugar!
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A divulgação tem como objetivo mostrar que o evento é
atraente para o público. Apresente palestrantes de
referência no mercado que irão participar do seu
congresso.
Coloque em destaque atividades com conteúdo relevante.
Tudo que possa tornar o seu evento mais interessante
para os futuros participantes é importante de ser
divulgado.
Lembre-se que não há como organizar um congresso sem
pensar em sua divulgação. Do que adianta todo o
planejamento e organização de um evento se o público-
alvo nunca ouviu falar dele? De que adianta um evento
sem participantes?
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Uso de tecnologia
A tecnologia é a principal tendência na área de
organização de eventos. Os aplicativos de gerenciamento
funcionam como uma mão na roda. Eles agilizam muitas
das tarefas que antes eram realizadas manualmente.

Eventos sustentáveis costumam utilizar muito bem a

tecnologia a seu favor. Eles dispensam, por exemplo, o
uso de papel.

Então, caso ocorra um corte de eletricidade ou haja uma

falha na internet do local, a organização costuma gravar
uma lista off-line nos computadores.

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Isso poupa papel e também estresse para a organização e
o meio ambiente agradece.
Essas tendências refletem nas mudanças de hábitos, até
mesmo entre os participantes. Ao utilizar um aplicativo
de credenciamento, por exemplo, os participantes são
encorajados a deixar de imprimir entradas ou inscrições
Através de um dispositivo móvel, qualquer pessoa do seu
evento pode obter informações sobre a programação ou
sobre o local do evento.
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Com a tecnologia, você também pode baixar a lista de
convidados e participantes sem precisar imprimi-la.
Além do lado ecológico, a tecnologia é utilizada para
obter as melhores soluções: gerar espaços de afinidade
ou detectar temas de interesse comum.
Graças às plataformas de gerenciamento de eventos
online, é possível aplicar vários recursos práticos.
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Por exemplo: personalizar um formulário de inscrição
para que os participantes não somente se inscrevam,
mas também indiquem suas preferências e seus temas
de interesse.
Com base nas informações adquiridas, é possível reunir
pessoas com interesses semelhantes, tornando a
experiência de participação em um congresso
verdadeiramente interessante e produtiva.
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Outro detalhe que é tendência em eventos, são
os crachás! Neles, você pode colocar informações
importantes que os participantes precisam, além de ficar
mais fácil de identificar as pessoas que fazem parte do
seu evento.
Os crachás são credenciais que permitem aos
participantes saberem com quem estão falando. Se você
decidir utilizar tecnologia, lembre-se que é preciso pensar
nesses pequenos detalhes! Nem tudo pode ficar na tela do
celular ou de um computador.
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Pós-evento
Após o encerramento do congresso, está na hora de fazer
a entrega de certificados aos participantes! Você pode
fazer isso imprimindo e disponibilizando no local do
evento ou de uma maneira muito mais prática via
internet.
Outra dica é a produção de Anais! Já pensou em tudo que
foi produzido no seu congresso ficar compilado em um só
lugar? A prática dos proceedings é muito útil para tornar
o seu evento ainda mais relevante.
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A melhor providência para a compilação, revisão e
produção dos anais para posterior distribuição é
disponibilizando online!
É nessa fase de pós evento que você tem a oportunidade
de receber Feedbacks! Então por que não elaborar um
formulário de avaliação do seu congresso?
Assim, você já fica sabendo o que não pode faltar na
próxima edição.
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Junte-se as mais de 570 mil pessoas que já utilizam a Even3
Em questão de minutos, seu evento está pronto para uso!

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