SUMÁRIO

INTRODUÇÃO AO SECRETARIADO ........ 4

SECRETÁRIO ESCOLAR ........ 6
PRÁTICAS DE SECRETARIADO ........ 7
Atendimento ao público ........ 8
TIPOS DE ATENDIMENTO ........ 9
PRINCÍPIOS BÁSICOS DO ATENDIMENTO ........ 10
OBSTÁCULOS COMUNS NO ATENDIMENTO AO PÚBLICO ........ 11
Atualização da agenda ........ 12
Auxílio departamental ........ 13
Despacho e conferência de documento ........ 13
Elaboração de documentos ........ 14
ATA ........ 14
ATESTADO ........ 15
AVISO ........ 16
OFÍCIO ........ 17
CARTA ........ 17
CERTIFICADO ........ 18
CONTRATO ........ 19
ESTATUTO ........ 21
PROCURAÇÃO ........ 22
RELATÓRIO ........ 22
REQUERIMENTO ........ 23
Manter atualizado os Documentos da Escola ........ 24
DOCUMENTOS PESSOAIS ........ 24
DOCUMENTOS DA ESCOLA ........ 25
Organização dos Arquivos ........ 28
Organização do Ambiente de trabalho ........ 29
ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA........ 29
Organização do Protocolo ........ 30
Secretariar Reuniões e Eventos ........ 31
ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR ........ 32
Administração e o Ensino ........ 33
2
 SUMÁRIO
Administração e a legislação ........ 34
MANUAL DA SECRETARIA ESCOLAR ........35
Atendimento à comunidade ........ 36
Escrituração Escolar ........ 36
REGISTRO DA VIDA ESCOLAR DO ESTUDANTE ........ 38
REGISTROS OBRIGATÓRIOS ........ 39
REUNIÕES ........ 44
LIVROS DE OCORRÊNCIAS ........ 44
EXPEDIÇÃO E REGISTRO DE DIPLOMAS E/OU CERTIFICADOS ........ 44
MATRÍCULA ........ 45
TRANFERÊNCIA ........ 46
DIÁRIO DE CLASSE ........ 46
HISTÓRICO ESCOLAR ........ 51
Arquivamento ........ 52
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ........ 54
Expediente ........ 55
Fornecimento de informações ........ 55
SECRETÁRIO ESCOLAR ........ 56
Papel do Secretário Escolar ........ 56
Deveres Básicos do Secretário Escolar ........ 56
Administração do tempo ........ 57
DIA A DIA DO SECRETARIO ........ 57
TAREFAS ESPECÍFICAS ........ 58
Perfil ........ 60
Secretaria e suas Interações ........ 61
Secretário Escolar na Rede Pública ........ 62
ATAS DE RESULTADOS FINAIS ........ 63
REQUISITOS LEGAIS DE UM SECRETÁRIO ........ 65
Secretario Escolar ........ 65
Legislações Pertinentes a Escola ........ 66
REFERÊNCIAS ........ 67
3
 INTRODUÇÃO AO
SECRETARIADO
A palavra secretária tem sua origem do latim: Secretum e
Secretarium, que significam lugar retirado. Remetendo a ideia de ser um
local “protegido”, o secretário se apresenta como um guardião do
escritório.

A profissão não possui uma data específica de surgimento,

porém aparece nos tempos de Faraó, sendo exercida pelo sexo masculino,
os escribas. Após a Revolução Industrial, começou a se usar mão de obra
feminina para desempenho do secretariado, devido a escassez de mão de
obra masculina.

A regulamentação da profissão só ocorreu na década de 80,

com a assinatura da Lei Federal nº 7.377, de 30/09/1985, pelo Presidente
José Sarney. Em 07/07/1989 foi publicado, no Diário Oficial da União, o
Código de Ética e no dia 10/01/1996, o então Presidente da República,
Fernando Henrique Cardoso assinou a Lei 9.261, que alterou a Lei
7.377/85.

Após a regulamentação da profissão, começou a surgir os

sindicatos dos secretários, proporcionando força para a classe, a fim de
defender os direitos coletivos da categoria, em cada região do Brasil. Em
Curitiba (PR) é criada a FENASSEC – Federação Nacional dos(as)
secretários(as).

4
 Introdução ao
secretariado
A profissão já passou por diversas
modificações ao longo dos anos. Se caracteriza por ter
funções múltiplas, sendo a organização burocráticas,
uma das principais.

Com o advento da internet, o secretário passou de um simples

trabalhador mecânico de práticas simplificadas, para o profissional que
auxilia na comunicação estratégica das organizações.
Devido a evolução da tecnologia é de suma importância, estar
em constante capacitação, para melhor desempenhar suas funções.
Possuir boa comunicação e simpatizar com os aparelhos tecnológicos.
O mercado de trabalho nos dias de hoje exige dos profissionais
um posicionamento responsável, em relação as tarefas. Criatividade,
dinamismo e agilidade, são algumas características essenciais, para
desenvolver um trabalho de qualidade. O secretariado precisa de um
profissional capaz de realizar as atividades com excelência e moral ética.

Dedicado
Paciente
Atento
Tolerante Saber trabalhar em equipe
Responsável
Eficiente Possuir inteligência emocional
Proativo
Eficaz
Determinado
5
 Introdução ao
secretariado
Secretário Escolar
O universo escolar é formado por grande
diversidade de cargos e funções, todos os cargos de uma
escola irão ter contato com o secretário da escola.
O profissional da secretaria de uma escola deve ser capacitado
de forma adequada, porque é uma função que realiza um elo entre escola,
sociedade e as famílias, além de ser responsável pela organização
burocrática dos documentos.
O papel do secretário na escola é próximo ao de um
administrador, através de condições legais e regimentais, mantendo ampla
organização dos setores e comunicação eficiente.

O Secretário Escolar é o profissional responsável por fazer a

gestão da secretaria de forma ágil, correta e de acordo com a legislação
vigente. Dentro das funções de um Secretário Escolar, segue os itens abaixo:

• registrar em atas as
• operacionalizar processos
sessões e atividades;
de matrícula,
• prestar atendimento ao
transferência e
público;
conclusão;
• informar e orientar o
• organizar as turmas;
corpo docente sobre a
• controlar e organizar os
organização e
arquivos com registros da
funcionalidade dos diários
vida escolar;
de classe.

6
 PRÁTICAS DE
SECRETARIADO
A prática de secretariado são as funções básica do cargo. Neste
capítulo abortaremos as técnicas de desenvolvimento de cada prática que
envolve o secretariado.

1. Atendimento ao público
2. Atualização da agenda
3. Auxílio departamental
4. Despacho e conferência de
documentos
5. Elaboração de documentos
6. Manter atualizado os documentos da
comunidade escolar
7. Organização de arquivos
8. Organização do ambiente de trabalho
9. Organização do protocolo
10. Secretariar reuniões e eventos

7
 Secretariado
Práticas de
Atendimento ao Público

A Secretaria Escolar é o primeiro setor da

instituição de ensino, que tem contato direto com a
comunidade escolar, e com o público. Sendo ela, o cartão
de visita da escola.

Quem faz esse primeiro atendimento é o secretário escolar,

portanto ele deve ser gentil, prestativo e comunicativo, para que a
comunidade se sinta acolhida. Não somente o público externo, mas também
o interno. Qual a diferença entre público interno e externo?

PÚBLICO PÚBLICO
INTERNO EXTERNO

São os colaboradores e colegas de São todos aqueles atendidos pela

trabalho, tais como professores,
funcionários, estagiários, equipe
diretiva. Toda e qualquer pessoa que
trabalhe na instituição, participando
ativamente dela.
instituição, como: alunos, pais ou
responsáveis, representantes de
outras instituições, fornecedores e a
comunidade em geral.

8
 Secretariado
Práticas de
TIPOS DE ATENDIMENTO

Atendimento telefônico - é um diferencial

no serviço de atendimento, proporcionando
agilidade na solicitação de documentos.

• cordialidade e educação;
• ambiente adequado evitando interferências na ligação;
• tenha em mãos material para anotar recados;
• encaminhamento para pessoa adequada;
• evite o tempo de espera na linha;
• quando for requisições ou acordos, solicitar que a pessoa
encaminhe por e-mail, para que fique registrado.

Atendimento pessoal - é o
atendimento com foco no individuo.
• postura e linguagem adequada;
• pontualidade nos horários
agendados;
• orientações claras e concisas.

Atendimento Virtual - é uma ferramenta online de

interação direta para resolução de problemas.
• utilização apenas de e-mail institucional;
• atenção na leitura e respostas dos e-mails para que não
ocorra equívocos;
• evite acumulo de e-mails.
9
 Secretariado
Práticas de
PRINCÍPIOS BÁSICOS DO
ATENDIMENTO
Os princípios estão relacionados à postura,
atitudes e o modo de agir, com a comunidade escolar.

Oferecer aos pais e

Atender sempre com
responsáveis, informações
formalidade, evitando
claras e consistentes
tratamentos íntimos como: “meu
sobre documentos,
querido”, ”ei amigo”, “meu anjo”,
relacionados à vida
se dirigir à pessoa pelo nome ou
escolar dos seus filhos.
por pronomes de tratamento.

O público deve sentir

certeza das
informações prestadas ,
sem encaminhamentos
desnecessários.
Quando houver
O atendimento deve dúvidas, consultar as
acolher o público, legislações vigentes;
independente de etnia, instrumentos de
posição social ou cultural. informações da escola;
O tratamento de todas as ou um colega mais
pessoas, precisa ser experiente.
Protocolos de
igualitário.
organização quanto a
.
documentação necessária.
Evitando o retrabalho das
famílias.
.
10
 Secretariado
Práticas de
OBSTÁCULOS COMUNS NO
ATENDIMENTO AO PÚBLICO
Obstáculos, são empecilhos que impedem a
progressão de algo ou alguém; neste caso, são fatores que
impedem a progressão do atendimento.

Significações - são distorções na forma de comunicação . As

formas de expressão, como: gestos, palavras, sinais, etc.
Comunicação não verbal, compreende as expressões.
Sobrecarga - excesso de informação ofertada sem necessidade ao
receptor, proporcionando a perda de informação ou distorção do
conteúdo.
Distorção - ocorre quando a mensagem é alterada ou modificada,
comprometendo seu conteúdo original.
Omissão - exclusão de informações relevantes ao caso, pelo emissor
ou pelo receptor, causando a incompreensão por falta de dados.
Gírias - é uma linguagem de caráter popular, usada por grupos sociais
para substituir a forma culta.

 Deixar a pessoa à vontade para expor seu problema;

 escutar com atenção, para fornecer as informações
específicas;
 questionar mais de uma vez, sobre o problema, a fim de não
ter dúvidas ou incompreensões;
 caso não entenda alguma gíria, perguntar novamente.

11
 Secretariado
Práticas de
Atualização da Agenda

A agenda faz parte da organização de uma

secretaria, quanto melhor for feita a gestão do tempo,
melhor será a organização.
O planejamento adequado de todas as atividades facilita na
rotina. Importante que se tenha um planejamento diário, mensal, semestral
e anual. Ao planejar, abrimos caminho para novas atividades, sendo
possível economizar (tempo e dinheiro). Portanto, o planejamento é
essencial também para melhorar a qualidade do trabalho, pois com mais
organização, com certeza haverá redução das intercorrência.
Atentar para os seguintes itens:
• distribuir os horários dos compromissos, conforme os horários livres,
evitando sobrecarga;
• não agendar somente atendimentos ao público, porque é importante
distribuir o horário para as outras funções;
• cumprir com os compromissos e horários é imprescindível.

Ordenar os compromissos
por cor, facilita a
identificação dos afazeres

12
 Secretariado
Práticas de
Auxílio Departamental
Auxílio departamental, está vinculado a
administração de pessoal:
• organização e atualização de documentos dos
professores e funcionários;
• alimentação do sistema de RH;
• verificação e impressão da folha de ponto, informando a direção sobre
as horas faltantes ou extras;
• auxiliar na integração de novos colaboradores.

Despacho e Conferência de
Documentos
Nesta prática é importante distinguir os tipos de documentos e
identificar à qual departamento da escola ele pertence. Cuidar para que as
conferências documentais sejam mantidas atualizadas. Realizar com
agilidade, pois existem algumas ações a serem tomadas caso sejam
encontradas inconsistências. Se encontrar divergências quanto antes
resolver, melhor.

Correto Arquivar
Chegada de Análise e
documento Conferência

Pendência Solicitar ajuste

13
 Secretariado
Práticas de
Elaboração de Documentos

A linguagem documental formal é utilizada para,

uma comunicação adequada dentro das organizações.
Constitui elementos auxiliares na tomada de decisão,
registros e coordenação de atividades.

ATA
Ata é o documento utilizado, para relatar acontecimentos como:
discussões, propostas, votações, encerramentos de etapas ocorridas em
reuniões, assembleias, congressos e eventos.
Deve ser redigida respeitando as regras gramaticais e norma
culta, sem parágrafos, excluindo introdução de modificações ou alterações
indevidas, sem rasuras, quando houver erro usar a palavra digo para fazer
a correção. Se a falha for percebida após a redação da ata, usar a
expressão em tempo, seguida da correção. Números devem ser escritos
por extenso.

14
 Secretariado
Práticas de
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DA ATA:
a) Dia, mês, ano, hora e local da reunião ou evento.
b) Nomeação das pessoas presentes, com suas
qualificações e cargos.
c) Referência ao modo utilizado para a convocação da
reunião ou assembleia (se foi edital, aviso,
comunicado, carta).
d) Registro do cumprimento da pauta ou ordem do dia
(assuntos a serem discutidos), seguindo a descrição
fiel e resumida de todas as ocorrências e das
decisões que tiverem sido discutidas e adotadas pela
maioria dos participantes.
e) Fechar, contendo os seguintes dizeres: Nada mais
havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que vai
assinada por mim, secretário que a redigiu e lavrou,
pelo Diretor que dirigiu os trabalhos e pelos que
estiveram presentes na qualidade de participantes da
Sessão (reunião, assembleia, etc).
f) As assinaturas devem ser colocadas logo após a
última palavra do texto, para não deixar espaço livre.

ATESTADO
Atestado é o documento que confirma a existência ou
inexistência de uma situação, que se tem conhecimento, referente a
alguém ou a um fato e situação.
Afirmar ou negar, por escrito determinada coisa ou situação
correspondendo a verdade e tomando responsabilidade ao assinar. O
documento deve ser feito em papel timbrado, com carimbo da entidade.

15
 Secretariado
Práticas de
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO ATESTADO:
a) Título (ATESTADO) em letras maiúsculas.
b) Nome e identificação da pessoa que emite (que pode
ser escrito no final, após a assinatura) e o nome e
identificação da pessoa que solicitou.
c) Texto, sempre resumido, claro e conciso, contendo o
que se está confirmando ou negando.
d) Assinatura, nome e função de quem atesta.

AVISO
Aviso é o documento utilizado para transmitir informações,
ordens, convites e notificações.
Possui estrutura simples e deve ser escrito em papel timbrado,
contendo apenas as informações que ele se propõe, o conteúdo da
comunicação. Linguagem objetiva, sem margem para dúvidas, na hora da
interpretação.

SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO AVISO:

a) Título (AVISO) em letras maiúsculas.
b) Indicação da pessoa a quem se destina o aviso.
c) Texto contendo a mensagem.
d) Local e data.
e) Assinatura, nome e qualificação (cargo) ou identificação do
responsável.

16
 Secretariado
Práticas de
OFÍCIO
Ofício é uma correspondência oficial, enviada
a funcionários ou autoridades. Comumente utilizado pelo
funcionalismo público, possui caráter formal para solicitar
resolução de demandas.

SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO OFÍCIO:

a) Timbre (logomarca).
b) Número do ofício, local e data: o número fica à esquerda enquanto o
local e data ficam no centro-direita.
c) Assunto: um resumo sobre o que o ofício irá tratar.
d) Vocativo: um vocativo direcionado ao seu destinatário.
e) Corpo do texto: exposição do objetivo do ofício.
f) Fecho: uma finalização formal do texto.
g) Assinatura do remetente para comprovar o seu compromisso com o
documento.
h) Nome e cargo de quem assinou.

CARTA

Carta é uma forma de comunicação, escrita, entre pessoas.

Utilizada por empresas, instituições, órgãos e pessoas físicas, para tratar
de interesses em comum, também chamada de carta comercial.
A ideia desse documento é provocar uma resposta no receptor,
mesmo que seja negativa aos interesses de quem escreveu.

17
 Secretariado
Práticas de
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DA CARTA:
a) Timbre (logomarca).
b) Local e data (à direita, na mesma altura do tipo e do
número).
c) Nome do destinatário e endereço.
d) Vocativo (pronome de tratamento).
e) Texto (contendo a introdução e desenvolvimento do
assunto); sem recuos no início de parágrafos.
f) Fecho.
g) Assinatura do remete.
h) Nome e cargo abaixo da assinatura se for o caso.
i) No final, à esquerda, da única ou última página, as
letras iniciais do autor do documento (letra
maiúscula) e as de quem o digitou (letra minúscula),
separadas por barra.

CERTIFICADO
Certificado é o documento que dá testemunho de ato ou fato,
emitido em relação a alguém.

SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO CERTIFICADO:

a) Título, (CERTIFICADO) em letras maiúsculas.
b) Nome e identificação da autoridade que o emite (também podem
ser expressos no final, após a assinatura).
c) O Texto é sempre resumido e preciso, contendo apenas o que se
está certificando (que inicia por “certifico ou certificamos”).
d) Data.
e) Assinatura, nome e cargo ou função de quem certifica.

18
 Secretariado
Práticas de
CONTRATO
Contrato é um documento que firma um
acordo entre pessoas, empresas ou instituições
objetivando a criação, modificação ou extinção de direitos
e de obrigações. Dependendo da circunstância é
necessário o acompanhamento de um advogado.
Tipos de contrato

Bilateral - Administrativo – é
Unilateral - é utilizado pela
aquele em que oneroso, pois
envolve duas Administração Pública
somente uma das referente a acordo com
partes assume partes com
respectivos ônus pessoas ou entidades
obrigações. particulares.
Ex: contrato de ou obrigações.
Ex: contrato de Objetivando resguardar
doações. o interesse público.
. aluguel.

Havendo a necessidade de acrescentar ou alterar um

CONTRATO já firmado e concluído, prepara-se um Termo Aditivo, cujo
texto é semelhante ao Contrato, fazendo os ajustes.

19
 Secretariado
Práticas de
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO CONTRATO:

a) Título: CONTRATO ou TERMO DE CONTRATO;

b) Ementa (resumo) do assunto escrito com letras menores que as do
texto completo e alinhados à direita do papel. Ex: Contrato de
Locação de Imóvel residencial que entre si fazem, de um lado, como
LOCADOR, XXXXXX, e do outro, como LOCATÁRIO, XXXXXX.
c) Texto iniciado com os nomes e as qualificações dos contratantes,
seguido da indicação de vontade de firmarem o compromisso: Ex:
NOME COMPLETO (maiúsculo), nacionalidade, estado civil,
profissão, residente nesta cidade, com endereço à Av. XX no XX
portador de RG XX e do CPF XX, neste instrumento abreviadamente
denominado LOCADOR, e NOME COMPLETO (maiúsculo),
nacionalidade, estado civil, profissão, residente nesta cidade, com
endereço à Av. XX no XX portador de RG XX e do CPF XX, neste
instrumento abreviadamente denominado LOCATÁRIO, têm entre si,
justo e contratado, por via deste instrumento e melhor forma de
direito, por si e seus sucessores, a qualquer título, o seguinte:
(descrever a finalidade).
d) Cláusulas dispostas em parágrafos numerados em que se
estabelecem, com clareza e objetividade, as condições e os
requisitos da contratação. Ex: CLAÚSULA PRIMEIRA – O
LOCADOR; CLÁUSULA SEGUNDA – OBRIGAÇÕES DO
LOCATÁRIO; CLÁUSULA TERCEIRA – O PREÇO; Sucessivamente.
e) Fecho: e por estarem assim justas e contratadas, firmam o presente
contrato, em X (quantidade de vias) vias de igual teor, para um só
efeito, que vão pelas partes devidamente assinadas.
f) Nomes dos contratantes sobre os quais são escritas as assinaturas.
g) No final nomes e assinaturas de duas testemunhas.

20
 Secretariado
Práticas de
ESTATUTO
Estatuto é um documento que estabelece
normas de funcionamento de uma coletividade,
associação, entidade pública ou privada.

Sendo um conjunto de regras segue o formato da redação

legislativa, apresentando-se em títulos, capítulos, artigos e demais
subdivisões. Estabelece normas reguladoras das relações entre seus
integrantes, mas não apresenta interesse contratual, e sim, o de um pacto
dos interessados. Criado a partir das práticas, dos interesses, objetivos,
missão e valores da Organização.

SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO ESTATUTO:

a) Título (em letras maiúsculas e no alto da folha);
b) Reflexão e desenvolvimento dos seguintes capítulos:
CAPÍTULO I - DA DENOMINAÇÃO, SEDE E FORO
CAPÍTULO II - DOS OBJETIVOS DA SOCIEDADE
CAPÍTULO III - DO QUADRO SOCIAL
CAPÍTULO IV - DOS DIREITOS E DEVERES DOS SÓCIOS
CAPÍTULO V - DA ADMINISTRAÇÃO
CAPÍTULO VI - DAS ASSEMBLÉIAS GERAIS
CAPÍTULO VII - DO CONSELHO DELIBERATIVO
CAPÍTULO VIII - DO CONSELHO FISCAL
CAPÍTULO IX - DA DIRETORIA EXECUTIVA
CAPÍTULO X - DA SUSPENSÃO E PERDA DO MANDATO
CAPÍTULO XI - DO PATRIMÔNIO DA SOCIEDADE
CAPÍTULO XII - DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
c) Local, data e assinaturas devidas.

21
 Secretariado
Práticas de
PROCURAÇÃO
Procuração é um instrumento de concessão
de poderes a outra pessoa, a fim de obter resolução de
assuntos em seu interesse e em seu nome. Deve ser
registrado em cartório.

SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DA PROCURAÇÃO:

a) Título (PROCURAÇÃO) escrita em maiúsculas, no alto da folha.
b) Texto sem parágrafos, respeitando a gramática.
c) Nome e qualificação (cargo, função, profissão) do outorgante (quem
concede os poderes).
d) Nomeação e constituição do outorgado, seguida de seu nome e
qualificação (quem recebe os poderes).
e) Indicação dos poderes conferidos pelo outorgante ao outorgado,
para a prática dos atos.
f) Prazo de validade para o exercício da procuração. Se não for
expressa a validade, considera-se por tempo indeterminado. Isto
pode acarretar problemas, caso haja a hipótese de cassar
(extinguir) os poderes do outorgado.
g) Local e data.
h) Assinatura e nome do outorgante.

RELATÓRIO

Relatório é uma comunicação escrita que expõe ou descreve

atos, em que devem constar análise de quem produz. Com finalidade de
avaliar o desempenho, para melhor acompanhar o funcionamento.
Deve possuir linguagem técnica, clara e objetiva, com
apresentação de dados descritivos, podendo ser utilizado tabelas e
gráficos.
22
 Secretariado
Práticas de
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO RELATÓRIO:
a) Capa (logo, título, relator).
b) Folha de rosto.
c) Sumário.
d) Introdução.
e) Desenvolvimento.
f) Conclusão e logo após local.
g) Data e assinatura do relator (logo abaixo da
conclusão).
h) Referências.
i) Anexos.

REQUERIMENTO

Requerimento é o pedido escrito ao órgão público, solicitando

providência, reconhecimento ou atribuição de um direito. Direcionado
somente à área pública.
Não deve-se utilizar formas de saudações à autoridade, quer
no início ou no final do documento para não confundir um pedido
justificável com adulação.

SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO REQUERIMENTO:

a) Invocação - nome da autoridade e do cargo por ela exercido, no
alto do papel.
b) Texto, contendo inicialmente o nome, dados pessoais de
identificação do requerente e, em seguida, o pedido com os
argumentos que o justificam. Caso sejam muitos argumentos,
numerá-los.
c) Fecho, utilizando-se, apenas, a expressão “Nestes termos” (em
uma linha) e “pede deferimento” (na linha logo abaixo);
d) Local e data.
e) Assinatura do requerente.

23
 Secretariado
Práticas de
Manter atualizado os
Documentos da Escola
A secretaria é o local responsável por guardar
os documento recebidos de alunos e funcionários,
garantindo a veracidade das informações e controle da
situação escolar, de forma escrita e informatizada.
A forma em que será organizado o arquivamento desses
documentos, deve estar descrita no Regimento da escola e atender a
legislação vigente.

DOCUMENTOS PESSOAIS
Toda documentação pessoal deve ser arquivadas
individualmente e em ordem alfabética, dividida por pastas de alunos,
funcionários e professores.
• Alunos: uma foto 3x4; cópia legível da Certidão de Nascimento, RG e
CPF; cópia legível do Histórico Escolar; cópia legível do comprovante
de endereço; cópia legível da carteira de vacinação atualizada; dados
de contato.
• Professores e funcionários: Cópia legível do RG, CPF e Certidão de
Nascimento ou de Casamento, título eleitoral, certificado de reservista
(sexo masculino); PIS/PASEP - data de inscrição (cópia frente e verso);
diploma (cópia, frente e verso); declaração de cor/raça; declaração de
horários; comprovante conta corrente do banco; cópia legível do
comprovante de endereço; atestado de antecedentes criminais; dados
de contato (telefone e e-mail).
24
 Secretariado
Práticas de
DOCUMENTOS DA ESCOLA
• Regimento Escolar: documento que normatiza o
processo do trabalho pedagógico. Nele constam os
princípios filosóficos e didático-pedagógicos,
administrativo e disciplinar da escola. Confere
embasamento legal, desde as Constituições Federal e
Estadual até os pareceres normativos dos Conselhos
Estaduais de Educação. Com objetivo de assegurar a
gestão democrática, proporcionado qualidade de ensino
e fazer cumprir as ações educativas estabelecidas no
Projeto Político Pedagógico da escola.

• Projeto Político Pedagógica: documento que detalha objetivos, as

metas, e ações educativas a serem desenvolvidas pela escola. O PPP
deve trazer também as exigências legais do sistema educacional.
Elaborado de forma democrática com envolvimento de toda
comunidade escolar (alunos, pais, professores, funcionários e
comunidade). Os princípios que o norteiam: igualdade; qualidade;
gestão democrática; liberdade e programa de formação continuada. Um
Projeto Político Pedagógico deve conter necessariamente as seguintes
partes: identificação, diagnóstico do estabelecimento de ensino,
princípios didático-pedagógicos e planejamento das ações da escola.
Sua construção parte da identificação e do registro da memória
histórica da Instituição de Ensino e permite o planejamento de ações a
curto, médio e longo prazo.

25
 Secretariado
Práticas de
• Diário de Classe: é o registro de trabalhos efetivos em
sala de aula da produção pedagógica e do processo de
ensino aprendizagem, com a finalidade de documentar:
frequência, conteúdo e aproveitamento escolar.

• Proposta Pedagógica Curricular: documento que sistematiza a

organização do conhecimento no currículo, pois é nela que acontece a
concretização do ensino através da seleção dos conteúdos
considerados como imprescindíveis à formação e emancipação dos
estudantes. Nele contém os processos de avaliação, promoção,
classificação e progressão parcial.

• Calendário escolar: é o planejamento das atividades a serem

realizadas durante o ano letivo da instituição. É uma obrigação legal
para manter a escola em funcionamento. Os Diretores escolares
precisam ser democráticos, reunindo-se com a equipe pedagógica e
com a equipe da secretaria escolar, para juntos preestabelecerem os
dias para replanejamento, reuniões, Semana Cultural e Esportiva,
feriados, Conselhos de Classe, entre outras especificidades,
respeitando um mínimo de 800 horas distribuídas em 200 dias letivos,
conforme determinados pela LDB n.º 9.394/96.

26
 Secretariado
Práticas de
• Boletim escolar: documento que permite o
acompanhamento do desempenho do aluno, referente à
notas, frequência, durante os períodos do ano letivo.
Documento não oficial.

• Relatório final: documento oficial que reproduz a vida escolar dos

alunos matriculados. Os dados desse documento são transmitidos ao
Censo Escolar. Deve ser verificada a inclusão de aproveitamento de
estudos, integralização, dependência, regularização de vida escolar,
revalidação de estudos e resultados da Ata de Conselho de Classe.

• Histórico Escolar: documento que carrega a vida escolar do aluno,

indispensável para a continuidade dos estudos. Preenchido pela
instituição de ensino em caso de transferência ou de conclusão de
curso. As informações do histórico escolar são de responsabilidade do
Diretor e do secretário da instituição de ensino, que ao assinarem o
documento garantem sua autenticidade.

• Certificados e diplomas: são documentos expedidos aos alunos

concluintes.

27
 Secretariado
Práticas de
Organização de Arquivos
A organização dos arquivos deve ser bem
definida, e possuir um fluxograma para que todos saibam
como fazê-la. Podemos dividir os arquivos em três grupos:
correntes, permanentes e digitais.
Correntes: são os documentos consultados com frequência,
como o Regimento Escolar, o PPP, o proposta pedagógica, o calendário
escolar, diário de classe do ano letivo em curso, as pastas de documentos
dos alunos e funcionários.
Permanentes: são os documentos utilizados com menos
frequência, com valor histórico e probatório. São eles os atos de criação,
autorizações de funcionamento, reconhecimento, ampliação da oferta
educacional, livros de expedição de certificados e diplomas, relatórios
finais, pastas individuais de alunos que já concluíram.
Digitais: recurso para armazenamento de informação, devendo
ter, no mínimo, a data de sua criação, suas alterações, e a identificação do
usuário, bem como cópias de segurança (backup).

PASSOS PARA A ORGANIZAÇÃO

1. Tenha local específico para
documentos corrente e permanentes.
2. Categorize os documentos e diferencie
por cor e tags fáceis.
3. Documentos informatizados sempre
devem ser salvos em nuvem.

28
 Secretariado
Práticas de
Organização do Ambiente de
Trabalho
A organização, de forma geral, tem impacto
positivo no desenvolvimento e produtividade diária. Um
local organizado facilita a concentração, execução de
tarefas, proporcionando mais eficiência na resolução de
problemas.
A forma em que será organizado o arquivamento desses
documentos, deve estar descrita no Regimento da Escola e atender a
legislação vigente.

ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA

• Manter documentos catalogados e arquivados;

• usar a tecnologia a favor da produtividade;
• ter local adequado para papéis dispensáveis;
• um arquivo apenas para protocolos internos;
• sempre guardar os documentos após a consulta.

29
 Secretariado
Práticas de
Organização do Protocolo
O protocolo é um serviço que recebe, registra,
classifica, distribui e controla a tramitação e expedição de
documentos.
O protocolo de recepção de documentos deve ser organizado
da seguinte forma:
• separar as correspondências e documentos, encaminhando aos seus
respectivos destinatários;
• conhecer o conteúdo das correspondências de conhecimento comum e
requisitar documentos antecedentes, se existirem;
• elaborar um histórico de tramitação e resumo do documento;
• preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar
a segunda via da ficha ao documento;
• arquivar as fichas de protocolo;
• acompanhar o trâmite de cada documento e verificar prazos, status e
pendências.
Com o protocolo automatizado, é possível agilizar ainda mais a
rotina.

30
 Secretariado
Práticas de
Secretariar Reuniões e Eventos
A organização das reuniões e eventos são
responsabilidade do secretário, assim como a elaboração
de registros dos mesmos por meio de atas.
As reuniões são classificas em duas:

Ordinária – para Extraordinária -

assuntos para assuntos
cotidianos. emergenciais.
.

Organização de uma reunião:

• saber o número de participantes, a pauta e os materiais necessários;
• manutenção do ambiente: ordem, limpeza, materiais disponíveis;
• redigir a ata.

Organização de eventos:
• fazer orçamento de gastos referente ao evento e encaminhar a direção;
• divulgar o evento, através de avisos e convites;
• emitir certificados (quando necessário);
• fazer a recepção dos participantes.

31
 ADMINISTRAÇÃO
ESCOLAR
A administração escolar tem como objetivo manter em
harmonia, todos os setores da instituição de ensino. Sendo assim, todas as
áreas, financeira, pedagógica e de marketing, convergem para um objetivo
em comum.

Existe diferença entre gestão escolar e administração escolar?

Sim! A gestão escolar tem enfoque comportamental e a administração
escolar, enfoque técnico de metas e objetivos.

Administração escolar é a coordenação de tarefas e recursos.

Tem como função:

• promover a comunicação entre a sociedade acadêmica e a

comunidade externa;

• acompanhar o desenvolvimento do planejamento pedagógico anual;

• garantir a manutenção das instalações da instituição de ensino;

• promover capacitações do corpo docente;

• fazer análises financeiras e definir orçamentos.

32
 Administração
Escolar
Administração e o Ensino
No ambiente escolar a administração está
totalmente relacionada, com as questões pedagógicas de
ensino.

Em 1961 surge a Associação Nacional de Política e

Administração da Educação (ANPAE), com objetivo de promover uma
educação de qualidade para todos, através de sua participação na
formulação e execução de políticas públicas de educação e adoção de
práticas de gestão democrática, com justiça social e igualdade de direitos.

A administração escolar começou a ganhar força com a

Constituição Federal de 1988 e posteriormente com a Lei nº 9394/96
(LDB). A partir de então, começa uma era de gestão democrática dentro
das escolas. Surgem algumas especificidades:

• a elaboração e a execução de uma proposta pedagógica são as

principais atribuições da escola. a proposta pedagógica é o norte da
escola, definindo caminhos a serem seguidos;

• a escola possui autonomia para gerir seu pessoal e seus recursos

materiais e financeiros;

• acima de qualquer atribuição é incumbência da escola zelar pelo

ensino e a aprendizagem;

• estabelece comunicação e conexão entre a escola e a comunidade.

33
 Administração
Escolar
Administração e a Legislação

Uma administração de qualidade busca bases

legais, para o desenvolvimento de cada processo da
instituição.

O ensino possui duas leis principais que o rege

Lei Nº 9.394/1996 Lei Nº 13.005/2014

Diretrizes e Bases Plano Nacional de
da Educação Educação

Essas leis trazem informações para todas as instituições de

ensino, públicas e privadas. Cada projeto e ação pedagógica do país, deve
estar de acordo com as regras jurídicas estabelecidas.

Instituições que não cumpram o descritos nas leis, estão

sujeitas a sanções, multas e interdição de funcionamento.

O setor administrativo da escola deve estar sempre atualizado

em relação aos aspectos legislativos, para que seja possível a criação de
estratégias que visem contribuir com a qualidade de ensino e
desenvolvimento da instituição.

34
 MANUAL DA
SECRETARIA ESCOLAR
A secretaria escolar é o setor da escola responsável pelos
serviços de registros, manutenção de arquivos de documentação dos
alunos e dos funcionários, além de elaboração de comunicados e
expedição de documentos, com atribuição de valor legal.

O secretário da escola é o responsável pela gestão e

organização desse setor. Também acaba sendo responsabilidade dele
promover um relacionamento harmonioso e de confiança.

Os trabalhos desenvolvidos pela secretaria escolar:

• atendimento à comunidade;

• escrituração escolar;

• arquivamento;

• expediente;

• fornecimento de informações.

35
 Manual da
Secretaria
Atendimento à Comunidade

Escolar
O atendimento deve ser pautado pela ética,
reciprocidade, diálogo, empatia e presteza, priorizando as
relações. Todas as informações devem ser ofertadas com
qualidade.
Requisitos para o bom atendimento:

conhecer sua função; demonstrar postura segura,

conhecer os documentos porém sem ser arrogante;
organizacionais e as legislações; entender a necessidade do
demonstrar tranquilidade; requerente;
utilizar um vocabulário simples, atentar-se à pontualidade,
claro e objetivo, evitando excesso agilidade, cordialidade e respeito;;
de intimidade atentar-se aos princípios da
vestir-se de forma discreta; eficácia e eficiência.

Escrituração Escolar
Escrituração escolar é o registro sistemático da vida escolar do
estudante. Visa assegurar a veracidade das informações e a verificação:

da identidade do estudante; do funcionamento da instituição;

da autenticidade da vida escolar; dos instrumentos para registros.
da regularidade dos estudos;

36
 A escrituração escolar deve constar os

Manual da
Secretaria
Escolar
seguintes registros:
 abertura e encerramento do ano ou semestre
letivo;
 ocorrências diárias;
 aprovação e reprovação;

 processos especiais de
avaliação: aproveitamento de
estudos, adaptação de
estudos, avanço de estudos,
classificação e
reclassificação, progressão
parcial em regime de
dependência; exames do EJA;
 expedição e registro de
equivalência de estudos;
Certificados e Diplomas;
 promoção;
 investidura e exoneração de
 progressão continuada;
Diretor, Vice-Diretor, quando
 resultados parciais e finais de
houver, e de Secretário
avaliação, de recuperação e a
Escolar;
frequência dos estudantes;
 visitas do órgão de Inspeção/
Supervisão de Ensino;
 eliminação de documentos,
conforme legislação;
 deliberações do Conselho de
Classe.

37
 Manual da
Secretaria
REGISTRO DA VIDA ESCOLAR

Escolar
DO ESTUDANTE
Os documentos abaixo elencados devem ser
registrados em instrumentos próprios, elaborados para
este fim, devendo conter cabeçalho com nome da
Instituição, endereço, CNPJ, ato legal de credenciamento/
recredenciamento e de autorização, dados de contato.
Os registros devem ser efetuados em livros, fichas, sistemas
informatizados de gestão escolar, com garantida de segurança e acesso à
informação.

Todos os documentos devem estar assinados pelo Diretor da

instituição.

 ficha de matrícula;  registro de progressão;

 ficha individual do aluno e de  relatórios de avaliação e
transferência; intervenção educacional da
 diários de classe; educação especial;
 históricos escolares;  registro individual de
 certificados e diplomas; adequação e/ou
 relatórios; complementação curricular;
 atas e declarações;  registro individual de
 requerimentos; temporalidade;
 livro de registros;  registro de atendimento
domiciliar.

38
 Manual da
Secretaria
Escolar
REGISTROS OBRIGATÓRIOS

Todos os documentos a seguir devem ser

disponibilizados pelo secretário e mantidos sob guarda e
responsabilidade da Secretaria Escolar.

TERMO DE ABERTURA E TERMO DE ENCERRAMENTO

Todos os livros de escrituração escolar precisam conter, na

folha de rosto, o Termo de Abertura, devidamente datado e assinado pelo
Diretor e pelo Secretário Escolar, indicando o número de páginas, sendo
identificada a finalidade a que se destina o livro.

Encerrado o livro de escrituração escolar, após anulados

espaços em branco, deve ser lavrado o Termo de Encerramento, que
deverá ser assinado pelo Diretor e Secretário Escolar.

TERMO DE ABERTURA

Este livro, número X, contém X folhas numeradas, a serem rubricadas

pelo Diretor, destinadas ao registro de (finalidade).

Nome Instituição

Cidade/Estado e data

_______________________________________
Secretário Escolar (assinatura e nome)

_______________________________________
Diretor (assinatura e nome)
39
 TERMO DE ENCERRAMENTO

Manual da
Secretaria
Escolar
Nesta data, declaro encerrado este livro, número X de
registro de (finalidade).

Cidade/Estado e data

_______________________________________
Secretário Escolar (assinatura e nome)

_______________________________________
Diretor (assinatura e nome)

INVESTIDURA E EXONERAÇÃO DO DIRETOR, VICE-DIRETOR E

SECRETÁRIO ESCOLAR
Esse termo deve ser lavrado após a posse, sempre informando
o período de exercício.

INSTITUIÇÕES PRIVADAS

ATO DE INVESTIDURA DO DIRETOR, VICE-DIRETOR OU

SECRETÁRIO ESCOLAR
.
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX o Senhor (nome completo)
Natural de X. Diploma/Autorização XXXX, portador da Carteira de
Identidade nº X, assume a função de (cargo) da (nome da instituição)
para a qual foi investido, por meio do Contrato de Trabalho de nº X,
datado de X.
Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX

______________________________
Assinatura e nome do investido

______________________________
Assinaturas e nomes do Diretor

40
INSTITUIÇÕES PÚBLICAS

Manual da
Secretaria
Escolar
ATO DE INVESTIDURA DO DIRETOR, VICE-
DIRETOR OU SECRETÁRIO ESCOLAR

Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, o Senhor

(Nome completo), Natural de X, Diploma/Autorização
XXXX, portador da Carteira de Identidade nº XXXX.
assume a função de (cargo) da Unidade Escolar
(nome da instituição) por ato de
nomeação/designação, publicado no Diário Oficial nº
X, de XXXX.

Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX.

______________________________
Assinatura e nome do investido

______________________________
Assinaturas e nomes do Diretor

TERMO DE DISPENSA PARA ESCOLA PRIVADA.

TERMO DE DISPENSA DO DIRETOR, VICE-DIRETOR OU

SECRETÁRIO ESCOLAR

Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, foi dispensado o Senhor (nome

completo) da função de (cargo), da (nome da instituição), por meio da
rescisão do contrato de trabalho de nº X, ou pelo motivo (descrição do
motivo).

Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX.

______________________________
Assinatura e nome do dispensado

______________________________
Assinaturas e nomes do Diretor

41
 Manual da
Secretaria
TERMO DE EXONERAÇÃO PARA ESCOLA PÚBLICA.

Escolar
TERMO DE EXONERAÇÃO/DISPENSA DO
DIRETOR, VICE-DIRETOR OU SECRETÁRIO
ESCOLAR

Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, foi

exonerado/dispensado o Senhor (nome completo), da
função de (cargo), desta Unidade Escolar, por meio
do ato, publicado no Diário Oficial nº X, de XX, pág. X.

Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX.

______________________________
Assinatura e nome do exonerado
______________________________
Assinaturas e nome da autoridade competente

ATA DE ABERTURA E ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO

Deve ser lavrada de acordo com a realidade da instituição.
Segue modelo abaixo:

ATA DE ABERTURA DO ANO/SEMESTRE LETIVO DE XXXX

Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, de acordo com o Calendário

Escolar, homologado por setor competente, que determina a oferta de X
dias letivos, deu-se início às atividades com adoção da Proposta
Pedagógica aprovada pelo Parecer nº _____, de ___/____/____, do
Conselho de Educação e a Portaria nº ___ de __/____/____ - (secretaria
de educação do estado) e o Regimento Escolar aprovado pela Ordem de
Serviço/Portaria nº ________/____- ________. A Instituição Educacional
funcionará no presente ano letivo/semestre no(s) turno(s) X. No turno X
ofertará: XX, (...) Até a presente data, as turmas estão assim distribuídas:
XX, com X estudantes matriculados. Nada mais havendo a relatar, eu,
(nome completo) Secretário Escolar, lavrei a presente ata, assinada por
mim e pelo Diretor desta instituição educacional.
____________________________
Assinaturas e nomes
42
 Manual da
Secretaria
ATA DE ENCERRAMENTO DO ANO/SEMESTRE

Escolar
LETIVO DE XXXX

Aos X dias do mês de X do ano de XXXX de acordo

com o estabelecido no Calendário Escolar,
homologado, encerrou-se o ano/semestre letivo, após
terem sido cumpridos X dias letivos e executada a
Proposta Pedagógica, aprovada pelo Parecer nº
_____ de ___/____/____do Conselho de Educação
do (Estado), pela Portaria nº ___ de __/____/____ e o
Regimento Escolar aprovado pela Ordem de
Serviço/Portaria nº ________/____- ________. A
Instituição Educacional funcionou no(s) turnos X com
a oferta de (registrar ofertas), encerrando o
ano/semestre letivo com X estudantes. Nada mais
havendo a relatar, eu, (nome completo), Secretario
Escolar, lavrei a presente ata, assinada por mim e
pelo Diretor desta instituição educacional.
____________________________
Assinaturas e nomes

ATA DE REALIZAÇÃO DE CONSELHO DE CLASSE

ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO DE CLASSE

Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, às X horas, nas dependências

desta Instituição, realizou-se a Reunião do Conselho de Classe
constituída com a finalidade de (descrever finalidade), sob a Presidência
do Diretor (nome), onde estiveram presentes os seguintes profissionais
(citar todos os profissionais e cargos). O Diretor Presidente declarou
abertos os trabalhos. Concedida a palavra ao (nome) que fez explanação
sobre (fato ocorrido). Foram tomadas as seguintes deliberações
(descrever deliberações). Nada mais havendo a relatar, o Diretor (nome)
agradeceu a participação de todos os presentes e declarou por encerrada
a reunião, da qual eu, (nome e função) desta Instituição, lavrei a presente
ata, que vai assinada por mim, pelo Diretor e pelos demais presentes.

43
 Manual da
Secretaria
Escolar
REUNIÕES

As reuniões devem ser registradas em livro

próprio. Elas podem ser pedagógicas ou administrativas.

Pedagógicas
• Conselhos de Classe;
• Reunião de pais e professores;
• Conselhos Escolares;
• Reunião de Associações,
quando houver.
Administrativas
• Planejamento de gastos;
• Orçamento com fornecedores;
• Prestação de contas;
• Organização de festas
temáticas.

LIVROS DE OCORRÊNCIAS

Serve para registro de todos os fatos administrativos e

pedagógicos, inclusive visitas. Tudo que for atípico e fora da rotina.

EXPEDIÇÃO E REGISTRO DE DIPLOMAS

E/OU CERTIFICADOS

Os documentos escolares de conclusão de curso efetuados

pelos estudantes, são:

• Certificado - expedido na conclusão do Ensino Médio, de cursos de

aprendizagem, de capacitação, de especialização de nível médio, de
aperfeiçoamento, de atualização e outros cursos de caráter geral.

• Diploma - expedido na conclusão da educação profissional técnica de

nível médio, que confere exercício de uma profissão.
44
 Manual da
Secretaria
Escolar
MATRÍCULA

A matrícula é o vínculo formal do estudante

com a escola, só pode ser realizada mediante o Histórico
Escolar.
Quanto à idade mínima necessária para matrícula na Educação
Infantil e no 1º ano do Ensino Fundamental, sempre observar legislação
vigentes.

PROCEDIMENTOS PARA EFETIVAÇÃO DA MATRÍCULA

1. Analisar criteriosamente a documentação apresentada;
2. encaminhar o estudante maior ou seu pai/responsável, para a
equipe diretiva, nos casos de equivalência, adaptação e
aproveitamento de estudos, bem como na falta de documentação
escolar que comprove a vida anterior, com vistas ao exame de
classificação;
3. preencher a ficha de matrícula escolar, com os dados fornecidos
pelo estudante maior ou por seu pai/responsável;
4. colher a assinatura do estudante maior ou de seu pai/responsável;
5. identificar a foto do estudante, escrevendo nome completo e
curso/ano/série/etapa/turma no verso;
6. encaminhar à Direção todos os documentos para deferimento da
matrícula, quando necessário;
7. compor pasta do estudante, após deferimento da matrícula,
contendo: capa com nome completo; data de nascimento;
ano/série/turma; número de matrícula e/ou código; Número de
Identificação Social – NIS, quando for beneficiário de programas
sociais; identificação do estudante quanto às necessidades
educacionais especiais;
8. listar e controlar rigorosamente as matrículas efetivadas, que
apresentam pendência de documentação, em especial ausência de
Histórico Escolar.

45
 Manual da
Secretaria
Escolar
TRANFERÊNCIA
É o documento de deslocamento do aluno
para outra instituição de ensino.
Documentos necessários:

• atestado de vaga, fornecido pela instituição que irá receber o aluno.

• declaração de matrícula e frequência;

• declaração de transferência;

• declaração de conclusão de ano ou série, caso a transferência seja

solicitada ao final do ano letivo;

• histórico escolar;

• ficha individual para transferência com aproveitamento e assiduidade

assinada.

DIÁRIO DE CLASSE
Documento em que é registrado diariamente as atividades,
desenvolvidas pelas turmas, resultado do desempenho e frequência.

Secretário Revisa e devolve

Escolar ao secretário
para arquivamento

Prepara
o Diário de Pedagógico
Classe

Responsável pelo
Orienta Professores
preenchimento
sobre correto
preenchimento

46
 Manual da
Secretaria
Escolar
No Diário de Classe fica registrado os dados
referentes frequência e participação do aluno em cada
aula. Faltas justificadas devem ser descritas com a sigla
FJ, e no campo observações explicar o motivo. Alunos
com menos de 75% de frequência, estão reprovado,
automaticamente.
Quando houver cancelamento ou trancamento de matrícula
deverá ser registrado até a data do deferimento do pedido.

O Registro das avaliações deverá ser feito através de legenda

no rodapé, informando o tipo de avaliação aplicada. No registro das
avaliações deverá ser preenchido no campo do respectivo aluno sua nota
ou conceito, dependerá do estabelecido no Regimento da Instituição.

ASPECTOS A SEREM OBSERVADOS NO RECEBIMENTO DO DIÁRIO

DE CLASSE:
1. Fidelidade das informações referente ao nome dos alunos,
matrículas, número de alunos, da turma, turno, semestre, nome do
professor e outras informações contidas.
2. Registros preenchidos corretamente, espaços em branco anulados.
3. Páginas devidamente rubricadas e assinadas.
4. Documento legível e sem rasuras.
5. Situação dos alunos de acordo com a deliberação do conselho de
classe
6. A entrega deverá ser feita mediante a termo de entrega do diário de
classe, fornecido pelo secretário.

47
 Manual da
Secretaria
Procedimentos a serem executados:

Escolar
• preencher os dados de identificação do Diário de
Classe, de cada turma;
• relação de estudantes em ordem alfabética,
separados por ano/série, curso, etapas/modalidade,
turma e turno, matrícula;
• comunicar aos professores as matrículas novas, informando o nome e o
número de ordem, a ser incluído na listagem e data da matrícula;

• comunicar aos professores as transferências/ desistência/

cancelamento/ trancamento de matrículas, orientando sobre o registro
no Diário, sem espaços em branco, e datas das movimentações;

• registrar as substituições de professores, fazendo constar o nome do

professor substituto e o período da substituição;

• transcrever para a ficha individual do estudante os resultados das

avaliações de desempenho, do desenvolvimento de competências e de
habilidades, frequência, carga horária e dias letivos previstos e
trabalhados, descritos no Diário;

• orientar o Corpo Docente, em conjunto com a Coordenação

Pedagógica, quanto ao preenchimento;

• anotar o dia/período em que o professor assumiu a turma, datando e

assinando.

48
 Manual da
Secretaria
Orientações a serem ofertadas, pelo

Escolar
secretário aos professores:

 utilização de caneta azul ou

preta;
 bimestres, trimestres,
semestres e/ou ano letivo;
 dias letivos e frequência,  resultado das avaliações de
diariamente, e sem desempenho, no campo
interrupções de quadrículas; próprio;
 aulas duplas, em quadrículas  total de faltas do estudante,
sequenciadas; por
 falta justificada, mediante a bimestre/trimestre/semestre e
apresentação de atestado ano letivo;
médico;  recuperações oferecidas,
 descrever atividades lançando as atividades,
realizadas e conteúdos avaliações e frequência;
ministrados diariamente;  adaptações de estudos,
quando houver;
 carga horária e aulas/dias
letivos previstos e cumpridos;
 anular as quadrículas
referentes ao período não
cursado.

49
 Manual da
Secretaria
Escolar
MODELO DE DIÁRIO DE CLASSE

DADOS DA INSTITUIÇÃO

MODELO DE TERMO DE ENTREGA DE DIÁRIO DE CLASSE

TERMO DE ENTREGA DE DIÁRIO DE CLASSE

50
 Manual da
Secretaria
Escolar
HISTÓRICO ESCOLAR

Documento oficial do aluno, onde registra a

regularidade da vida escolar dele. Não pode conter
rasuras ou espaços em branco. Expedido em duas vias,
assinadas e datadas pelo Secretário e Diretor. .
Uma via é entregue ao interessado e outra ficará na escola.

Dados do Histórico Escolar:

• No Cabeçalho: nome, endereço, telefone e e-mail da instituição; atos

legais vigentes da instituição; atos legais do curso.

• Na identificação do estudante: nome completo, conforme Certidão de

Nascimento/RG; filiação; nacionalidade e naturalidade; data de
nascimento.

• Na organização: ordenação e sequência dos anos/séries, ciclos, níveis,

etapas, por ano/semestre, currículo desenvolvido, de acordo com o
PPP; carga horária anual/semestral ministrada; total de faltas; total de
dias letivos; resultado da aprendizagem expresso em notas ou
conceitos, conforme descrito no Regimento Escolar.

• No campo de observações, quando for o caso: processos especiais de

avaliação, tais como: avanço de estudos; classificação; progressão
parcial em regime de dependência; equivalência de estudos;
participação do estudante em projetos; optou ou não, pelo ensino
religioso.

• Assinaturas do Diretor e do Secretário Escolar, datando e indicando o

registro profissional.
51
 Manual da
Secretaria
Arquivamento

Escolar
Anteriormente no capítulo Práticas de
Secretariado, seção Organização de Arquivos, já foi
detalhado como deve ser feito o arquivamento de
documentos. Aqui trataremos sobre especificidades de
arquivo escolar.
Documentos básicos que devem estar presentes no arquivo
escolar:

 ata de abertura e de  diários de classe;

encerramento do ano letivo;
 ata de exames e processos
especiais de avaliação;
 ata de eliminação
documentos escolares;
 registros de diplomas e/ou
certificados;
 registros de ocorrências;
 termo de investidura
exoneração de funcionários;
 ata de resultados finais;
 ata de conselho de classe;
 ata de conselho escolar;
 termos de visita de inspeção
escolar e demais órgãos;
 documentos organizacionais:
de Regimento Escolar, PPP e
Proposta Curricular;
 documentos comprobatórios
do censo escolar;
 documentos relativos ao corpo
e técnico-administrativo e
pedagógico;
 documentos recebidos e
expedidos;
 calendário escolar;
 registros de matrícula.

52
 Procedimentos básicos de organização do

Manual da
Secretaria
Escolar
arquivo corrente:
 organizar a documentação dos estudantes, guardando
em pastas individuais, identificadas com nome, curso,
ano/série/etapa/semestre, número de ordem, turno e
turma;
 arquivar as pastas individuais, em ordem alfabética;
 arquivar, após o encerramento do ano letivo os
relatórios individuais dos estudantes nas respectivas
pastas;
 redistribuir, no início do ano letivo, as pastas individuais
dos estudantes que permaneceram, após a definição do
ano/série, turma e turno em que estudarão.
Documentos coletivos:

 a relação dos estudantes deve ser elaborada sem abreviações, em

ordem alfabética, com número de ordem e número da pasta;

 as atas de resultados finais devem ser organizadas por semestre/ano

letivo;

 os livros devem ser relacionados com os respectivos nomes, números

e anos letivos;

 os Diários de Classe devem ser separados por semestre/ano letivo

arquivados com rótulo de identificação, contendo o nome da instituição
e conteúdo;

 elaborar relação geral de Diários de Classe por etapa/ curso/ ano/

série/ semestre, turma, componente curricular e ano letivo.

53
 Manual da
Secretaria
Escolar
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A autorização de eliminação de documentos

varia de cada Estado, portanto, faz-se necessário a
consulta na legislação vigente.
Após a consulta e decisão em conjunto com a
equipe diretiva de eliminar determinados documentos,
deve ser feita uma ata, segue modelo abaixo.

ATA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ESCOLARES

Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, foi realizado a eliminação de

documentos ultrapassados, segue relação abaixo:

Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX.

______________________________
Assinatura e nome do Secretário Escolar

______________________________
Assinaturas e nome do Diretor

______________________________
Assinaturas e nome de Membro da Comissão

54
 Manual da
Secretaria
Expediente

Escolar
O expediente escolar se dá pela execução e
despacho de documentação para órgãos ou
encaminhamentos internos, dentro da Instituição. Tarefa à
ser realizada diariamente.
É importante que seja realizado por meio de registros escolares
e funcionais.

Fornecimento de Informações
A secretaria da instituição representa o órgão mais importante
na organização e produção de informações para dentro e fora da escola.

As informações devem ser tratadas com:

 Ética
 Respeito
 Sigilo.

55
 SECRETÁRIO
ESCOLAR
O Secretário Escolar compõe o quadro funcional da Instituição
de Ensino, com responsabilidades administrativas, em sua maioria.

Papel do Secretário Escolar

O Secretário Escolar é importante na dinâmica da Escola para
garantir os processos de matrícula, regularidade de ensino, dados de
acompanhamento pedagógico, assim como os resultados finais de cada
aluno.

Deveres Básicos do Secretário

Escolar
• Planejar, coordenar e executar todos os trabalhos administrativos
dentro dos prazos estabelecidos;

• elaborar, ajustar e fornecer os documentos para a comunidade escolar

e equipe diretiva;

• manter em dia a Escrituração escolar;

• participar das reuniões pedagógicas e de gestão escolar, com parceria

direta com o Diretor.

56
 Secretário
Administração do Tempo

Escolar
É necessário uma boa administração do
tempo, para aumentar a efetividade, eficiência e
produtividade no trabalho. Para isso precisa-se de um
planejamento e execução de controle de tempo gasto, em
cada atividade.
Com o intuito de gerenciar melhor o tempo, o secretário,
primeiramente deve ter conhecimento total de todas as suas atividades e
separar por ordem de frequência e prioridade.

DIA A DIA DO SECRETÁRIO

• Manter a mesa em ordem, sem excesso de papéis.

• Manter os equipamentos em condições de uso e em seus devidos

lugares.

• Conferir a documentação escolar.

• Sempre iniciar o dia com tarefas mais demoradas que exijam maior
esforço físico e/ou mental.

• Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do Diretor.

• Apresentar ao Diretor, em tempo hábil, os documentos que devem ser

assinados

• Atendimento telefônico dizendo o nome da instituição e seu nome.

Deixar disponível junto ao telefone caneta e bloco de anotações.

57
 Secretário
TAREFAS ESPECÍFICAS

Escolar
Algumas tarefas não são realizadas todos os
dias, podendo ser mensais, semestrais ou até mesmo
anuais. Elas deveram ser realizadas e organizadas na
rotina, conforme necessidade.
Segue a descrição destas tarefas abaixo.

• Análise de currículos de alunos transferidos.

• Atualização da correspondência do estabelecimento de ensino.

• Cadastramento dos alunos no sistema e elaboração de pasta física

com seus documentos pessoais e de vida escolar.

• Cobrança de documentação pendente de alunos.

• Conferência das rematrículas.

• Distribuição de salas.

• Divulgação para a comunidade escolar sobre o calendário.

• Elaboração do horário das aulas.

• Elaboração do livro ponto dos professores.

• Encerramento do período letivo semestral (para cursos subsequentes).

• Expedição de documentação solicitada pelos alunos ou responsáveis.

• Impressão de boletins, editais. etc, para divulgação desses resultados.

• Informação à equipe pedagógica do estabelecimento da relação de

alunos que deverão cumprir adaptações, dependências, etc.

• Levantamento de alunos com disciplinas em dependência.

58
 Secretário
Escolar
• Organização das turmas.

• Organização do arquivo ativo do período letivo em

curso.

• Organização do arquivo inativo do período letivo

anterior.

• Preparação dos Diários de Classe.

• Preparação dos históricos escolares dos alunos que irão concluir o

curso naquele ano.

• Realização da previsão de vagas.

• Realização de matrícula.

59
 Secretário
Perfil

Escolar
A pessoa que assume a função de secretário
dentro da escola, precisa ter algumas características
essenciais. Detalharemos abaixo:

Discrição Dignidade Integridade Pontualidade

É qualidade Evitar O sigilo Responsável pelo
exigida para se comportamentos profissional atendimento,
exercer o sigilo de infração ou precisa da devendo estar
profissional. descrédito para a confidencialidade presente nos
Evitar chamar instituição. e horários
atenção. responsabilidade. respectivos.

Apresentação Presteza Atualização

Comunicação Polidez
Abster-se de É obrigação estar Explorar
correta, com boa sempre pronto a conhecimentos da
aparência comentários
desrespeitosos colaborar com área de atuação,
pessoal, ser seus colegas.. para atingir maior
cortês e ter com alunos e
colegas. rendimento.
respeito

Conhecimento Espírito de Relações

Organização Equipe
Selecionar e dos interpessoais
procedimentos Trabalhar em Usar regras de
encaminhar a conjunto com os
direção somente o O domínio dos expressões
procedimentos colegas, de forma relacionadas a
necessário. coesa e
poupa tempo e boa educação
dá confiabilidade. comunicativa.

60
 Secretário
A Secretaria e suas Interações

Escolar
• Assistência, execução e
supervisão das atividades
COM A EQUIPE administrativas.
DIRETIVA • simetria com os propósitos
e princípios;
• apresentação de situações
para ratificação ou
retificação.

• Fazer ligação entre

atividades pedagógicas e
COM O CORPO administrativas;
DOCENTE • respeito à competência e
aos procedimentos do
professor.
• ética.

• Orientação e supervisão de
COM OS rotinas de trabalho;
SUBORDINADOS • consideração às aptidões e
habilidades de cada um.

• Presteza de informações;
COM OS PAIS E
• apresentação de soluções;
COMUNIDADE
• sigilo profissional.

61
 Secretário
Secretário Escolar na Rede

Escolar
Pública
Atuar na secretaria de uma escola pública é
um desafio e exige do profissional concurso público, para
investidura no cargo.
Existe um estudo de Martins (2013), que traz a informação que
muitas vezes profissionais de outras áreas desempenham a função de
secretário, mesmo tendo prestado concurso para outra função.

Para ser Secretário Escolar é importante conhecer todas as

dimensões administrativas da escola, documentos escolares e legislações
pertinentes ao cargo, cada Estado possui especificidades.

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 ATA DE RESULTADOS
FINAIS
Ata de resultados finais é um documento coletivo da turma que
registra o resultado final de cada aluno, sendo esse documento a base para
poder ser expedido o Histórico Escolar e Transferência.

Documento elaborado pelo Secretário Escolar, onde os nomes

dos estudantes devem estar conforme a distribuição no Diário de Classe,
em ordem alfabética; as disciplinas em acordo com a proposta pedagógica.
Elaboradas por classe ou série e turma, de cada nível de ensino,
separadamente.

Deve conter os resultados de cada estudante referente ao

período em curso, de acordo com o Regimento Escolar, contando a
situação final do estudante:

• aprovado;

• aprovado em Regime de Dependência;

• aprovado pelo Conselho de Classe;

• reprovado;

• transferido;

• abandono.

63
 Resultados
Ata de
Finais
ATA DE RESULTADOS FINAIS
Ano letivo: XXXX

Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, terminou-se o processo de

apuração das notas finais dos alunos do (ano/série), turma (descrição da
turma), turno X, do Ensino (especificar) deste estabelecimento, com os
seguintes resultados:
Disciplinas
Nº de Ed.
Nome do aluno Matrícula Resulta do final OBS
ordem Port. Mat. Físic Etc
a
1
2
3
4
5
6
7
8

E para constar, eu (nome dos secretário) Secretário, lavrei a presente ata

que vai assinada por mim e pelo Diretor da Instituição;

______________________________
Assinatura e nome do Secretário Escolar

______________________________
Assinaturas e nome do Diretor

64
 REQUISITOS LEGAIS
DE UM SECRETÁRIO
A profissão secretário foi instituída pela Lei 7.377, de 30 de
setembro de 1985 e alterada pela lei 9.261 do dia 10 de janeiro de 1996,
onde classifica uma divisão da profissão, entre secretário executivo e
técnico em secretariado.

Secretário executivo é o profissional dotado de diploma, ou

equivalente, de nível superior de Secretariado, legalmente reconhecido pelo
MEC.

Técnico em secretariado é a classificação do profissional que

possui certificado de conclusão de curso de secretariado, em nível do
segundo grau.

Secretário Escolar
O secretário de escola precisa ter o registro de secretário,
criado pela Portaria Ministerial nº 1.960/54. Que constata a necessidade de
preparação em curso específico. Atualmente, é responsabilidade dos
Estados, através dos Conselhos Estaduais de Educação, fixar normas a
esse respeito, por meio de Resoluções.

O profissional deve possuir também registro profissional em

órgão próprio do MEC.

65
 Requisitos
Secretário
Legislações Pertinentes

Legais
de um
a Escola
Abaixo segue descrição de legislações gerais,
que amparam assuntos escolares, é muito importante o
embasamento legal.
Legislações estaduais não descreveremos neste capitulo, pois
deve ser consultada de acordo com o Estado em que a escola pertence.

ASSUNTO LEGISLAÇÃO
Abono de faltas Decreto-Lei Federal nº 1.044/69
Decreto-Lei Federal nº 715/69
Decreto Federal nº 6.202/75
Direitos e Deveres da Criança Estatuto da Criança e do Adolescente:
e do Adolescente Lei Federal nº 8069/90
Direitos e Deveres do Estatuto do Funcionário Público
Funcionário Público (consultar de cada Estado)
Educação Básica Organizada Formas de Organização de Ciclos (Lei
por Ciclos n.º9394/96 ) no Ensino Fundamental e
denominações a serem utilizadas.
Educação Física Lei Federal nº 10.793, de 01/12/03

Estágio Curricular Decreto nº 87.497/82

Equivalência e Revalidação de Protocolo de Integração Educacional –

Estudos realizados no Exterior MERCOSUL.
Leis de Diretrizes e Bases da Lei nº 4024/61
Educação Nacional para Lei nº 5692/71
expedição de documentos Lei nº 9394/96
Sistemas Municipais de Lei n.º 9394/96 – Artigos 8º, 11º e 87º
Ensino/ Conselhos Municipais
de Educação

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 REFERÊNCIAS
ALVES, Michelle. Curso técnico de secretariado. Brasília/DF. Disponível em:
http://www.inedidf.com.br/inedi/apostilas/IntroducaoSecretariado.pdf

ARAUJO, Danilo da Silva; SILVA, Viviane Lima. O profissional de secretariado

e o uso das tecnologias de comunicação e informação nas organizações.
Semana Acadêmica Revista Científica ISSN 2236 – 6717, 2018. Disponível
em:
https://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/danilo_artigo_formatado.p
df

ASSOCIAÇÃO NACIONAL DE POLÍTICA E ADMINISTRAÇÃO DA

EDUCAÇÃO. Disponível em: https://www.anpae.org.br/website/sobre-a-
anpae/identidade

CARMO, Ana Lídia Lopes. Gestão escolar. Infoescola. Disponível em:

https://www.infoescola.com/educacao/gestao-escolar/

DURANTE, Daniela Giareta. Administração do tempo: habilidade necessária ao

profissional de secretariado. Secretariado executivo em revist@, v.1, jun.
2011. Disponível em:
http://seer.upf.br/index.php/ser/article/view/1738#:~:text=Para%20o%20gerenci
amento%20eficaz%20do,los%20na%20realiza%C3%A7%C3%A3o%20das%2
0tarefas.

GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL. Manual da secretaria escolar. Distrito

Federal, out. 2018. Disponível em: http://www.educacao.df.gov.br/wp-
conteudo/uploads/2018/02/Manual-da-secretaria-escolar-02out18.pdf
Infojobs. Técnico em secretariado. Disponível em:
https://www.infojobs.com.br/artigos/T%C3%A9cnico_em%20Secretariado_Esco
lar__3220.aspx.

MARTINS, José . Administração escolar: uma abordagem crítica. São Paulo,

2013.
LOURENÇO, Fernanda Maria; CANTAROTTI, Aline. A prática do conhecimento
do secretariado executivo na organização de arquivos. Revista de Gestão e
secretariado, v. 1. São Paulo, jun. 2010. Disponível em:
https://www.revistagesec.org.br/secretariado/article/view/6/75
67
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO. Documentos do estudante. Disponível em:
http://portal.mec.gov.br/pet/355-perguntas-frequentes-911936531/educacao-a-
distancia-1651636927/13370-quais-documentos-o-estudante-precisa-entregar-
para-ser-
transferido#:~:text=Os%20documentos%20necess%C3%A1rios%20s%C3%A3
o%3A%20uma,c%C3%B3pia%20leg%C3%ADvel%20e%20autenticada%20do

PLENUS GESTÃO PÚBLICA. Protocolo de recepção de documentos: descubra

como organizar os processos. Jul. 2019. Disponível em:
https://www.plenussistemas.com.br/blog/protocolo-de-recepcao-de-
documentos-descubra-como-organizar-os-processos/

SANTOS, Íris Gomes. Manual de redação de Documentos. UNIVERSIDADE

FEDERAL DA BAHIA. Salvador, 2005. Disponível em:
http://www.dasecretariado.ufba.br/ManualdeElabora%C3%A7%C3%A3odeDoc
umentos.pdf

SECRETARIA DO ESTADO DO PARANÁ. Atendimento ao público. Paraná,

2018. Disponível em:
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/profuncionario/modulo_
atendimento_publico.pdf

SECRETARIA DO ESTADO DO PARANÁ. Gestão em foco. Paraná, 2018.

Disponível
em:http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/gestao_em_foco/le
gislacao_escolar_unidade3.pdf

SECRETARIA DO ESTADO DO PARANÁ. Manual do secretário. Paraná, 2006.

Disponível em:
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/manual_secretario.
pdf

TEIXEIRA, Anísio Spínola; MASCARO, Carlos Correa; RIBEIRO, José Querino;

BREJON, Moysés. Administração escolar. Associação Nacional De Política E
Administração Da Educação. Disponível em:
https://www.seminariosregionaisanpae.net.br/BibliotecaVirtual/13-Classicos/2-
Administracao-Anisio.pdf

68