O que é o processo de inventário ?

O processo de inventário é uma conferência feita uma vez por ano com todos os bens
patrimoniais considerados permanentes, esse processo é feito em cada setor, responsável
pelo bem para ver se o bem está sendo destinado de forma correta qual o estado de
conservação se ele está em uso ou não.
Esse processo é feito apenas com os bens que estão no IFPI (ou seja apenas os que estão
e são usados pelo instituto federal do piauí) no setor de patrimônio existe dois tipos de
entrada tem a entrada de bens patrimoniais de consumo com por exemplo: lápis borracha
caneta entre outras coisas consumidas no dia a dia e tem a entrada de bens permanentes
quando o bem permanente entra ele recebe uma numeração de identificação e todo o ano é
feito a verificação para ver se esse bem se encontra na instituição se ele sumiu etc…

Vanessa: E quando o inventário é feito ?

Entrevistado: O inventário é feito uma vez ao ano normalmente no final do ano é feito a
conferência.

João é como é esse processo ? (lembrando que o homem já havia explicado isso e tanto a
vanessa como o joão perguntaram as mesma coisa de novo)

Entrevistado já um pouco alterado responde: “O processo começa com uma abertura de um

processo” é aberto um processo através do sistema dentro desse processo é feito uma
comissão chamada de comissão de inventário essa comissão é composta por três pessoas
sendo uma o presidente da comissão os outros dois participam da equipe depois de aberto
o processo é encaminhado para o setor de patrimônio onde é feito uma reunião com a
comissão (nessa hora o entrevistado revela que não pode fazer parte da comissão porque
ele já faz parte do setor de patrimônio) a comissão tem a responsabilidade de fazer a
conferência de todos os bens patrimoniais.

“por exemplo: A conferência vai até a sala do controle acadêmico, o controle acadêmico
informa que possui três mesas, cinco cadeiras, um ar condicionado e bebedouro, vê se o
bem estar lá mesmo e visto o estado de conservação etc… “

Ao terminar a conferência de todos os bens é enviado um relatório para o setor de

patrimônio nesse relatório é informado os bens de cada setor é sala um outro relatório com
os bens que mudaram de sala
“por exemplo: uma cadeira que está no controle acadêmico mas agora está na sala dos
professores é comunicado que houve a alteração do bem da sala do controle acadêmico
para a sala dos professores a cadeira saiu de um setor e foi para outro tudo isso feito hoje
em dia pelo sistema que mostra a alteração de sala alteração de responsável então é feito a
alteração no sistema (sistema utilizado é o SUAP) que é o sistema que gerencia os bens
tanto entrada e saída, ao final disso é finalizado o processo de inventário.”

João: Quem faz esse processo ?

Entrevistado: O processo é aberto pela direção podendo ser pela direção geral direção de
ensino mas geralmente esse processo é aberto pelo diretor administrativo o diretor
administrativo então faz a abertura do processo seleciona os servidores que vão participar
da comissão solicita portaria e no final encaminha para o patrimônio que é responsável por
fazer o inventário.

Vanessa novamente pergunta se o processo e anual:

Entrevistado: Sim e anual, todo ano temos que fazer.

João: em relação às vias de documentos é emitido quantas vias é para que?

Entrevistado: antigamente a gente imprimia as folhas com todos os bens contendo o

número do tombo (número identificação de cada bem “tipo um cpf”) a descrição o
responsável pelo bem e a sala que o bem se encontra hoje em dia não é impresso mais
nada hoje e tudo feito pelo sistema, as emissões do relatório é digital enviado por email o
documento em pdf o processo antigamente era impresso mas hoje em dia e totalmente
digital nada mais é feito impresso.

Possivelmente a Mikaely ou a Vanessa não consegui identificar a voz com exatidão: Como
funciona sobre as notas fiscais do bem de consumo e dos bens permanentes ?

Entrevistado: Tudo se inicia em um processo licitatório (uma licitação) onde é escolhido o

lugar que vende o item com o menor preço “por exemplo na compra de uma mesa e
escolhido a pessoa que vende com o menor preço depois que ele ganha a licitação é
gerado um "empenho" nesse empenho tem a descrição do bem a quantidade é o valor
assim que e finalizado esse processo licitatório é feito o empenho esse empenho é enviado
para o setor de patrimônio o setor de patrimônio recebe o empenho entra em contato com a
empresa envia o empenho para a empresa é solicita um prazo de entrega depois disso ela
envia o empenho o setor de patrimônio recebe e feito uma verificação para ver se está tudo
ok depois disso e lançado a nota fiscal no sistema SUAP onde é dado entrada no sistema e
classifica o bem como patrimonial permanente ou de consumo se for permanente e gerado
um tempo se for de consumo ele entra dentro do estoque depois da entrada no sistema e
enviado para o setor de contabilidade realizar o pagamento.

João: Depois dele ser enviado para a contabilidade o bem chega para você e acaba o
processo né ?
 Entrevistado: É e com isso finaliza o processo. “só que algumas partes não finaliza que é o
caso do refeitório porque normalmente quando a gente envia uma nota de empenho a gente
recebe a quantidade total que está solicitando já na questão do refeitório não é feito dessa
forma na questão do refeitório a gente recebe de forma fracionada tipo a gente pode pedir
quinhentos quilos de arroz nós pedimos de forma fracionada de acordo com o consumo do
refeitório dessa forma a gente recebe o bem da a nota fiscal para a contabilidade tudo de
forma digital ai a contabilidade solicita financeiro realiza o pagamento da nota fiscal ao
terminar o pagamento da nota fiscal ao terminar o pagamento da nota fiscal ela percebe que
o empenho não foi finalizado então ela devolve pra gente novamente estar inserindo uma
nova nota fiscal e assim até terminar todo o processo.

É assim terminou a entrevista sem o João ou qualquer outro membro do grupo ter mais
perguntas….