INSTRUÇÕES

PARA UTILIZAÇÃO
DA PLANILHA

Com essa ferramenta para a gestão econômico-financeira da propriedade

rural, além de colocar em prática os conceitos abordados no livro, será possí-
vel controlar um negócio real com as principais ferramentas de gestão para o
produtor – Orçamento, Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultado e Balanço
Patrimonial. Serão também calculados, de acordo com os dados informados,
alguns indicadores úteis ao gestor de forma automática. Aliás, toda ela é bem
automatizada. A partir do preenchimento de alguns dados iniciais básicos, do
orçamento e do movimento diário de caixa (livro-caixa), são gerados o fluxo
de caixa projetado × realizado, o DRE projetado em determinado momento e
o realizado ao final da safra. Para o balanço patrimonial, serão preenchidas
mais algumas informações e, então, surgirão os indicadores econômicos e
financeiros. Vejamos agora algumas instruções para o melhor uso da planilha.

INSTRUÇÕES GERAIS

Metodologia da planilha
Foi utilizada a metodologia proposta no livro. O grande desafio ao se fa-
zer uma gestão econômico-financeira é trabalhar com relatórios que utilizam
o regime de caixa, considerando o que entra e sai efetivamente de dinheiro,
e outros que precisam levar em conta o regime de competência, como o DRE,
no qual os custos, as despesas e os produtos elaborados em uma determinada
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safra precisam ser considerados no resultado, tenham sido ou não realmente

pagos ou recebidos. A planilha, assim como o livro, buscou sintetizar todas essas
diferenças com “ajustes”. Assim, é possível trabalhar com os dados do regime de
caixa e efetuar pequenos ajustes no DRE para chegar a um resultado econômico
por competência.

Preenchimento das informações

Visando a facilitação do preenchimento e a segurança de que as fórmulas
não sejam alteradas equivocadamente, o que prejudicaria a estrutura da ferra-
menta, poderão ser preenchidas, em todas as abas, apenas as células em VERDE.
Para servir como modelo, foram preenchidas as informações do caso prático
do livro. Lembrando que, exceto o “Plano de Contas” modelo do CADASTRO,
que pode ser mantido ou alterado, as demais informações, que possuem valores
exemplificativos devem ser apagadas assim que for compreendida a forma de
alimentação de dados. A planilha abrange um ano safra. Para utilizá-la em safras
futuras, basta fazer uma nova cópia e alimentar novamente com os dados refe-
rentes à nova safra.

Obrigatoriedade de preenchimento
Quanto maior for o número de informações levantadas, mais precisos serão
os relatórios e indicadores emitidos pelas ferramentas gerenciais. No entanto,
algumas informações complementares do DRE e Balanço Patrimonial, que são
um pouco mais difíceis de mensurar, como o estoque de insumos e os insumos
utilizados e não pagos, por exemplo, quando não informadas, possivelmente
ocasionarão uma distorção no resultado, porém menor do que o impacto de não
possuir os controles gerenciais. Quanto aos custos implícitos, a depreciação é es-
sencial e há como ser auferida de forma simplificada, e o custo de oportunidade
é um ótimo indicador de eficiência que também pode ser alcançado facilmente.

Limite de lançamentos
Para que a planilha fosse simples e usual e que não houvesse travamentos
por sobrecarga de informações, na aba MOVIMENTO DE CAIXA foram pre-
vistos 15.993 lançamentos por safra, ou seja, aproximadamente 1.333 saídas/
entradas por mês. Esse número foi alcançado após alguns testes e simulações,
mostrando-se ideal para atender com qualidade negócios com faturamento re-
levante. Caso o produtor rural tenha uma movimentação maior, a saída é totali-
zar algumas receitas ou despesas em um único lançamento a fim de liberar linhas
para novos preenchimentos.
 Instruções para utilização da planilha 3

Impressão de relatórios
Todas as abas da planilha estão configuradas para impressão. Atenção ape-
nas para a aba MOVIMENTO DE CAIXA, na qual são feitos os lançamentos
das entradas e saídas de dinheiro, que possui 16 mil linhas ativas. Existem fil-
tros de informações em cada coluna. Para que sejam impressas somente as
linhas onde existem informações preenchidas, esses filtros devem ser utili-
zados desmarcando as linhas “vazias”. Após a impressão, essas linhas vazias
devem ser habilitadas novamente para que seja possível continuar a digita-
ção dos lançamentos. Outra opção para que esse caixa não seja impresso com
excesso de páginas em branco é selecionar apenas as páginas que se deseja
imprimir, rejeitando as que não possuem informações.

INSTRUÇÕES INDIVIDUAIS PARA CADA ABA DA PLANILHA

CADASTRO
Nessa aba, serão preenchidas informações cadastrais que servirão de base
para as demais ferramentas de gestão.
NOME DO PRODUTOR/NEGÓCIO/FAZENDA – forma como o negócio é
conhecido, chamado. Nome do proprietário, família, fazenda etc. Ou seja, infor-
mação totalmente pessoal, será o nome que sairá nos relatórios impressos.

INFORMAÇÕES DA SAFRA
Ano safra: o ano safra nem sempre é igual ao ano civil, que vai de janeiro a
dezembro. O produtor é quem define o ano safra que utilizará e, geralmente,
acompanha o período da safra da principal cultura produzida. Como pode
iniciar em um ano e terminar em outro, é preciso, após a definição do ano
safra a ser utilizado, preencher o ano de início e do final.
Mês de início da safra: informando o mês em que a safra inicia, a planilha
projeta todos os meses da safra nas ferramentas de gestão e nos relatórios
por elas originados.
Forma de apuração da contribuição ao Funrural: informar se o recolhi-
mento da contribuição previdenciária se dá sobre o faturamento ou a folha
de empregados. Com essa informação, é possível prever no ORÇAMENTO
o gasto com o Funrural/Senar sobre as vendas. O dado é utilizado apenas no
orçamento por se tratar de projeção, visto que o número realizado pode ser
diferente, seja por alguma operação estar acobertada por isenção, liminar ou
até por mudança da forma de apuração dentro de um mesmo ano safra, se
este abranger dois anos civis.
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PLANO DE CONTAS: um plano de contas é a organização de todas as en-

tradas e saídas por categorias. Esse plano serve para que se consiga somar e con-
trolar determinadas rubricas, logo, um bom planejamento na elaboração, sem
contas similares, repetidas ou desnecessárias, é fundamental para todo o con-
trole. As contas aqui presentes irão compor o ORÇAMENTO e o DRE, além de
serem alimentadas no MOVIMENTO DE CAIXA para que sejam acompanhados
o fluxo de caixa projetado e o realizado. Logo, todo o desembolso ou entrada de
dinheiro será monitorado pelas contas escolhidas para esse plano.
Contas Patrimoniais: são todas as entradas e saídas de dinheiro que não
têm relação com o resultado, ou seja, que não são receitas nem despesas, e
sim movimentações patrimoniais, como dívidas, direitos e aquisição de bens.
Contas de Resultado: como visto, são todas as contas que compõem o re-
sultado da atividade, os custos, as despesas e as receitas. As despesas de
custeio são os custos necessários para a formação da produção rural. As ope-
racionais são aquelas acessórias, digamos assim, que são necessárias após a
formação do produto. As financeiras são, basicamente, os juros, despesas
bancárias e descontos. Já as receitas são mais simples de prever: são as ati-
vidades desenvolvidas pelo produtor. Por fim, temos as deduções da receita
que não deverão ser alteradas – o Funrural/Senar –, que incide direto sobre
a receita bruta (sendo essa a forma de tributação) e as possíveis devoluções
ou cancelamentos de alguma venda de produto. Como estamos tratando
de resultado da atividade rural, não há previsão de receitas e despesas não
operacionais.

Dica importante
O plano de contas constante na planilha respeita o modelo do exemplo
prático das ferramentas de gestão do livro, mas pode ser livremente ade-
quado à realidade de cada produtor. No entanto, para otimizar a apresenta-
ção das ferramentas e relatórios, as contas podem ser todas alteradas, mas
não suprimidas ou adicionadas, ou seja, é importante não deixar nenhum
campo em branco no plano original, assim como não há a possibilidade de
acrescentar contas.

ORÇAMENTO TOTAL E ORÇAMENTO MENSAL

Para que duas abas para o orçamento? Essas abas seguem a metodologia
do livro. A obrigatoriedade de preenchimento é apenas da aba ORÇAMENTO
MENSAL. A aba ORÇAMENTO TOTAL é opcional. No caso de um produtor que
 Instruções para utilização da planilha 5

se baseia por custos por hectare de órgãos oficiais ou consultorias especializadas,

por exemplo, fica mais fácil prever os valores totais de desembolso e de receitas
nas áreas. Nesse caso, ele utilizaria a aba ORÇAMENTO TOTAL. Os valores to-
tais são importados para a aba ORÇAMENTO MENSAL a fim de servirem como
referência para a distribuição dos valores por mês, de acordo com a incidên-
cia de determinado gasto ou da época prevista para venda. Esses valores totais
de referência ficam com a célula colorida em VERMELHO até que todo o valor
seja distribuído corretamente nos meses do ano. Concluindo o preenchimento
mensal, aí sim esses valores de referência ficam coloridos em VERDE. Foi algo
pensado para facilitar a projeção, mas se o produtor se sente mais seguro pre-
vendo os gastos e receitas diretamente no mês em que ocorreriam, pode utilizar
apenas a aba ORÇAMENTO MENSAL. Também pode ser preenchido primeiro o
ORÇAMENTO MENSAL e, depois, passar os valores para a aba ORÇAMENTO
TOTAL para uma visualização de forma mais resumida e com a análise vertical
do que cada conta representa, em percentual, dos valores totais.
Os desembolsos e entradas a serem previstos serão importados do plano de
contas preenchido no CADASTRO. Basta preencher a estimativa de gasto em
cada conta e, de acordo com a área plantada, produtividade média e preço médio
estimado, a receita esperada em cada cultura. Lembrando que o Funrural/Senar
será estimado automaticamente se, no momento da confecção do orçamento, a
forma de apuração da contribuição for sobre a receita bruta. Quanto à previsão
das contas patrimoniais, ao final do orçamento, o preenchimento auxilia no con-
trole do fluxo de caixa, principalmente quanto aos pagamentos e recebimentos
de financiamento e à aquisição de máquinas e equipamentos. O aporte pelos
sócios só deve ser previsto em caso de certeza da necessidade. Geralmente eles
ocorrem por uma percepção de necessidade após a análise do fluxo de caixa. Da
mesma forma, a retirada pelos sócios deve respeitar o fluxo de caixa, mas tam-
bém pode ser incluída no orçamento nos casos realmente previstos.

MOVIMENTO DE CAIXA
É praticamente um livro-caixa do produtor rural, em que são registradas to-
das as entradas e saídas de dinheiro. Nos casos em que há desconto de Funrural/
Senar na nota fiscal de venda, devem ser informados como ENTRADA o VALOR
BRUTO da nota e como SAÍDA o valor retido pelo adquirente a título de Funrural/
Senar. Como caixa entende-se todo pagamento e recebimento ocorrido via caixa
ou qualquer banco, desde que tenham relação com a atividade rural desempe-
nhada. Todas as movimentações devem constar aqui e serão transportadas para
o FLUXO DE CAIXA realizado e para o DRE.
 6 GUIA DA GESTÃO RURAL | Cardoso

Data: dia em que ocorreu o pagamento ou recebimento da movimentação

que está sendo informada.
Tipo: selecionar se é entrada ou saída de dinheiro.
Documento: informar o tipo de documento. Exemplo: nota fiscal, recibo,
contrato, GPS, Darf etc.
Fornecedor ou cliente: informar para quem pagou ou de quem recebeu
o valor.
Conta: selecionar a conta do plano de contas cadastrado em que melhor se
enquadra a operação.
Histórico: informar o número do documento, se houver, e a que se refere a
entrada ou saída.
Valor: informar o valor que entrou ou saiu. Lembrando que em caso de ven-
da com retenção de Funrural/Senar, o valor a ser informado como entrada
é o valor bruto da nota e deverá ser feito outro lançamento de saída com o
valor da contribuição destacada na nota fiscal.

Dica importante
Cada coluna (data, tipo, documento, fornecedor ou cliente, conta, histó-
rico e valor) possui um botão de filtro no cabeçalho, ao lado de cada um
desses nomes. Utilizando esses filtros, pode-se organizar os lançamentos
por data, selecionar a movimentação apenas de um determinado período,
elencar todas as saídas ou todas as entradas, visualizar o que foi pago para
cada fornecedor, recebido de cada cliente ou, então, o movimento total
de determinada conta. Logo, saber operar tais filtros gera maiores possi-
bilidades de utilização, além de relatórios mais específicos para a gestão.

FLUXO DE CAIXA
O único campo a ser informado será o saldo inicial de caixa, que deverá
representar a quantidade de dinheiro disponível no início da safra, somados
todos os valores nos bancos, além do dinheiro em espécie constante no cai-
xa da fazenda. As demais informações serão importadas automaticamente do
ORÇAMENTO MENSAL (projetado) e do MOVIMENTO DE CAIXA (realiza-
do). Para melhor acompanhamento, há uma coluna com a variação entre o
que se projetou no ORÇAMENTO e o que realmente ocorreu em determinado
mês. Uma das melhores funções do FLUXO DE CAIXA é visualizar em que
momento haverá a necessidade de geração de caixa ou captação de emprés-
timos. Como os campos não podem ser preenchidos, uma forma de simular a
 Instruções para utilização da planilha 7

tomada de crédito ou venda de produção em determinado momento é efetuar

um lançamento na aba MOVIMENTO DE CAIXA, em uma data futura, infor-
mando no campo “documento” o termo “SIMULAÇÃO”. Tomada a decisão, o
lançamento simulado deve ser apagado para evitar equívocos.

Dica importante
Periodicamente, por exemplo, a cada final de mês e/ou encerramento de
safra, é pertinente filtrar, no MOVIMENTO DE CAIXA, na coluna “docu-
mento”, todos os lançamentos com a inscrição “SIMULAÇÃO”. Caso ainda
apareça algum lançamento do tipo, é possível apagá-lo para que as infor-
mações nos relatórios não sejam distorcidas.

DRE
A cada aba, menos informações vão sendo preenchidas, restando ape-
nas alguns dados complementares. No caso do DRE, esses complementos
são ajustes que se referem àquelas despesas que devem ser consideradas
no resultado econômico, mas que não saíram do caixa, portanto não foram
informadas no relatório MOVIMENTO DE CAIXA. O mesmo ocorre com os
produtos ainda não vendidos ou recebidos mas que representam receita ge-
rada na safra. São eles:
Valores a receber – safra atual: importada do BALANÇO PATRIMONIAL.
Precisam constar no DRE porque, apesar de não terem entrado no caixa
até o final da safra, são receitas de produtos elaborados com os custos e
despesas da safra que se está apurando o resultado. Se o desembolso para
a produção foi computado, logo, toda a receita, recebida ou não, deve ser
igualmente computada.
Produção em estoque – safra atual: também é importada do BALANÇO
PATRIMONIAL. Mesma premissa: o que foi produzido com os desembol-
sos de uma safra, mesmo que seja vendido futuramente, é receita da safra
em questão. Logo, ao final de cada safra, os estoques devem ser valorados
e acrescentados como receita no DRE, acompanhando os custos desem-
bolsados para sua produção.
Insumos aplicados e não pagos no decorrer da safra: devem ser preen-
chidos nesse campo os valores daqueles insumos comprados a prazo, e
que, por isso, não constam no movimento de caixa, mas foram aplicados
na safra atual.
Insumos em estoque – safra atual: mais um item importado do BALANÇO
PATRIMONIAL. Os insumos pagos durante a safra mas que não foram
 8 GUIA DA GESTÃO RURAL | Cardoso

utilizados na produção, ficando em estoque, não podem ser considerados

custos de produção da safra atual. Assim, o estoque de insumos deve ser
valorado e descontado das despesas de custeio, pois será custo de safras
futuras quando for realmente aplicado na produção.
Outras despesas: despesas não operacionais que devam ser computadas
no resultado.
Total das depreciações: deverá ser informado o valor total de desgaste,
dentro do ano safra, dos bens móveis e imóveis do ativo não circulante imo-
bilizado, exceto a terra nua, como máquinas, equipamentos e instalações.
Custo de oportunidade da terra: informar o maior valor que poderia
ter sido recebido caso a opção fosse arrendar as terras próprias para um
terceiro explorar determinada cultura em vez de o próprio produtor rea-
lizar a atividade rural. Essas informações podem ser colhidas de maneira
informal com produtores da região, com órgãos de pesquisa ou consul-
torias especializadas.

Dica importante
Depreciação
Existem vários métodos de cálculo da depreciação. O ideal é fazer uma
relação de todos os bens da atividade rural, levantar, o mais próximo pos-
sível da realidade, o desgaste de cada um deles dentro da safra e informar
o total desse desgaste como depreciação no DRE. Como isso nem sempre
é possível e sabendo que a depreciação é fundamental para a apuração do
resultado da atividade, a forma mais simples para a apuração é seguir o
percentual anual admitido pela Receita Federal para fins de dedutibilida-
de do encargo. Há uma lista que estima a vida útil para cada tipo de bem
e qual o percentual de desgaste por ano de uso. A tabela completa está
disponível no anexo III da Instrução Normativa RFB n. 1.700/17 e pode ser
consultada pelo link: http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/
link.action?idAto=81268.

A seguir, um quadro-resumo com os principais bens utilizados na atividade

rural e suas taxas de depreciação para auxiliar na mensuração e preenchimento
dos valores na planilha.
 Instruções para utilização da planilha 9

Prazo de vida Taxa anual

Exemplos de bens da atividade rural
útil (anos) de depreciação

Instalações (balanças, mangueiras, banheiros para

10 10%
o gado, cercas etc.)

Construções (galpões, silos, dormitórios, cozinha etc.) 25 4%

Cavalos 5 20%

Matrizes bovinas 5 20%

Matrizes suínas 5 20%

Matrizes ovinas 5 20%

Aves de postura 2 50%

Máquinas e implementos agrícolas 10 10%

Tratores 4 25%

Ônibus, vans ou micro-ônibus para dez

4 25%
ou mais passageiros

Veículos automóveis para transporte de pessoas 5 20%

Camionetes, utilitários e caminhões 4 25%

Motocicletas 4 25%

Reboques e semirreboques 5 20%

Aviões agrícolas 10 10%

Fonte: adaptado do ANEXO III da INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB N. 1.700/17 pelo autor.

BALANÇO PATRIMONIAL
Última aba a ser preenchida, mas com a inclusão de mais alguns valores não
utilizados até então. Todos esses valores referem-se ao negócio rural e devem ser
levantados ao final da safra. São eles:
Caixa: valor total de dinheiro em caixa, dinheiro em espécie.
Bancos: valor total de dinheiro disponível em conta-corrente.
Aplicações financeiras de curto prazo: dinheiro aplicado com possibilidade
de resgate em menos de 360 dias.
Valores a receber de clientes – safra atual: valores a receber de clientes
pelas vendas a prazo de produção da safra que está sendo encerrada e que
serão consideradas no DRE.
10 GUIA DA GESTÃO RURAL | Cardoso

Valores a receber de clientes – safras anteriores: valores ainda em aberto

com clientes, mas que são referentes à produção de safras anteriores à que
está sendo encerrada e não serão consideradas no DRE.
Estoque de produção – safra atual: os produtos da safra atual que não
foram vendidos são computados no estoque. Devem ser avaliados a valor de
mercado e compõem o resultado no DRE.
Estoque de produção – safras anteriores: os produtos em estoque de
safras anteriores devem ser informados separadamente daqueles da safra
atual, pois já fizeram parte do DRE de safras anteriores e não compõem o
resultado atual.
Estoque de insumos – pagos na safra atual: insumos pagos no decorrer
da safra, mas que não foram utilizados e ficaram em estoque para safras
futuras. Devem ser valorados e informados nesse campo, pois reduzem as
despesas de custeio do DRE.
Estoque de insumos – pagos em safras anteriores: aqueles insumos pagos
em safras anteriores e que ainda não foram utilizados, mantendo-se nova-
mente em estoque. Dificilmente irá ocorrer tal situação, mas, ocorrendo,
devem ser separados por não reduzirem os valores pagos no DRE.
Valores a receber de clientes em longo prazo: valores a receber de clientes
após 360 dias do fechamento da safra.
Terra nua (valor de mercado): informar o valor de mercado das terras, ou
seja, quanto elas valeriam se fossem vendidas na data de encerramento do
BALANÇO PATRIMONIAL (final da safra).
Benfeitorias: informar o valor realmente pago pelas benfeitorias pois, como
são depreciadas, teoricamente, o valor pago diminuído da depreciação acu-
mulada reflete o valor de mercado.
Máquinas e equipamentos: informar o valor total das máquinas e equi-
pamentos rurais, englobando todos os bens móveis do negócio, seguindo a
mesma linha de raciocínio das benfeitorias.
Depreciação acumulada: os bens são depreciados durante toda a sua vida
útil. Logo, no BALANÇO PATRIMONIAL deverá constar não só a deprecia-
ção relativa à safra atual mas também a acumulada nas safras anteriores.
Assim, é possível visualizar quanto estão valendo os bens da atividade rural
em determinado período.
Fornecedores em curto prazo: compras a prazo que vencem em até
360 dias.
Financiamentos de custeio em curto prazo: parcelas de financiamento de
custeio cujo vencimento se dará em até 360 dias do final da safra.
 Instruções para utilização da planilha 11

Financiamentos de investimentos em curto prazo: parcelas de finan-

ciamento para investimentos cujo vencimento se dará em até 360 dias do
final da safra.
Obrigações trabalhistas: todas as obrigações trabalhistas em aberto como
salários do último mês trabalhado na safra e que serão pagos no primeiro
mês da safra seguinte, prêmios e bônus referentes a metas atingidas na safra
mas que serão pagos futuramente e até valores em aberto ou ações judiciais
anteriores que se resolvam em até 360 dias.
Outras contas a pagar em curto prazo: outras contas a pagar que não se
enquadrem nos itens anteriores e que vençam em até 360 dias.
Fornecedores em longo prazo: compras a prazo que vencem após 360 dias
contados a partir do final da safra atual.
Financiamentos de custeio em longo prazo: parcelas de financiamento de
custeio cujo vencimento se dará após 360 dias contados a partir do final
da safra atual.
Financiamentos de investimentos em longo prazo: parcelas de financia-
mento para investimentos cujo vencimento se dará após 360 dias contados
a partir do final da safra atual.
Outras contas a pagar em longo prazo: outras contas a pagar que não se
enquadrem nos itens anteriores e que vençam após 360 dias.

Dica importante
Valor de mercado dos imóveis rurais
Da mesma forma que ocorre no cálculo da depreciação, o ideal é levan-
tar o real valor de mercado das terras próprias, ou seja, quanto poderia
ser recebido de dinheiro se fossem vendidos os imóveis rurais na data de
fechamento de uma determinada safra. Para tanto, a forma mais confiá-
vel é a elaboração de laudos técnicos de avaliação ou buscar informações
com consultorias especializadas. No entanto, desde 2019, há um portal
da Receita Federal, o Sistema de Preços de Terras (SIPT) que, conforme
determina a Instrução Normativa RFB nº 1.877/19, elenca os valores de
mercado das terras nuas em cada local do país, em teoria, por meio
de profissionais legalmente habilitados para avaliação e com a utiliza-
ção de metodologia científica. Com o SIPT, é possível encontrar o valor de
mercado de uma determinada terra na cidade em que se encontra. Esses
dados são atualizados até o mês de agosto de cada ano e podem ser con-
sultados pelo link: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-
conteudo/publicacoes/documentos-tecnicos/vtn.
 12 GUIA DA GESTÃO RURAL | Cardoso

INDICADORES
Com todas as informações preenchidas, os indicadores úteis à gestão, traba-
lhados no livro, são calculados automaticamente. Lembrando que eles refletirão
as informações prestadas nas abas anteriores e, quanto mais preciso o preenchi-
mento, mais confiáveis serão.

Dica importante
Com os indicadores do negócio apurados, recapitule os conceitos de cada
um no livro para obter um melhor uso das informações.