TRAVEL EXPENSES - ENEL

NOVAS FUNCIONALIDADES DO PROCESSO DE EXPENSES

FEVEREIRO, 2019
1
Diferenças entre os processos

2
Fluxo do Processo

3
 Status dos chamados

❑ ATRIBUÍDO A SERVIÇOS DE RH -> Já passou pela aprovação do gestor e chegou para a análise da
Accenture;

❑ ATRIBUÍDO AO GERENTE -> Funcionário abriu o chamado e está aguardando a aprovação do seu
gestor direto – Se o valor for menor que R$1000,00 e o gerente não aprovou, o chamado em 3
dias será automaticamente aprovado;

❑ ATRIBUÍDO AO GERENTE DO GERENTE -> Funcionário abriu o chamado com um valor maior que
R$1000,00. Nesse status o primeiro gerente já aprovou, e agora falta a aprovação do segundo
gerente. Para casos de Diárias e Prestação, se o Gerente do Gerente não aprovar em até 3 dias, o
chamado automaticamente chegará para a Accenture. Para casos de Adiantamento, se o Gerente
do Gerente não aprovar, o chamado continuará aguardando a aprovação mesmo após os 3 dias.

❑ EM ESPERA -> Foi identificada alguma inconsistencia no Ticket – Para casos abertos após 19/12,
geralmente a inconsistencia se dá na criação da PDP.

4
 Status dos chamados

❑ READY FOR UPDATE-> Quando já existe um chamado aberto, e o funcionário coloca alguma
informação dentro dele -( Status para mostrar que houve alguma atualização por parte do
funcionário)

❑ DOCUMENTO ENEL/EGP CRIADO CORRETAMENTE ->: Quando a PDP foi gerada de forma
automática com sucesso e o Financeiro precisa somente realizar o pagamento – Accenture não
consegue confirmar exatamente qual será a data de pagamento. Sugestão: Contatar o setor
Financeiro para verificação

❑ RESOLVIDO -> Quando já ocorreu a confirmação de que o Pagamento foi realizado por parte do
setor Financeiro.

❑ FECHAR COMPLETO -> Após 5 dias com o status “Resolvido”, o status do ticket é alterado
automaticamente para “Fechar Completo”.

❑ CANCELADO -> Quando ocorreu o preenchimento incorreto do chamado, o mesmo é cancelado e

a orientação é dada dentro do campo “Atividades”.

5
 Perfis dentro da Plataforma
❑ Funcionário -> Possibilitará abrir chamados para ele dentro da Plataforma;

❑ Ponto Focal -> Possibilitará abrir chamados para ele e para outras pessoas dentro da Plataforma –
Basta que ele escolha dentro da plataforma qual é o funcionário dentro da Lista Suspensa, e
coloque o CPF desse funcionário.

❑ Gestor -> Possibilitará abrir chamados para ele, e aprovar chamados de funcionários da sua
Equipe

6
 Tipos de chamados a serem abertos
✓ Diárias (somente alimentação) – Coelce CE norma Antiga- Sera implementado o valor de R$35,10 junto as
Diárias para o Transporte- Viagens Interestaduais

Solicitação será criada, antes ou depois da viagem, para pagamento das diárias para as despesas de alimentação,
conforme norma vigente. Não há necessidade de comprovação dessas despesas. Se a viagem durar mais que o
período aprovado, uma nova solicitação terá que ser criada pelo funcionário.

✓ Adiantamento

Solicitação deve ser criada antes da viagem, para cobrir despesas de transporte (pedágio, gasolina, estacionamento,
etc) e hospedagem (taxas de hospedagem não conveniadas, etc), conforme norma vigente. O funcionário precisará
fornecer recibos para confirmar as despesas após o retorno da viagem. Uma nova solicitação deverá ser criada no
portal Serviços de RH para que os recibos sejam fornecidos (Prestação de Contas)

✓ Prestação de contas

Solicitação criada após a viagem, para cobrir despesas de transporte, hospedagem e outros, conforme norma vigente.
Se um adiantamento foi solicitado, o funcionário precisará associar a solicitação de adiantamento à solicitação de
reembolso que está sendo criada. Se nenhum adiantamento foi solicitado, basta criar a solicitação de reembolso e
anexar os recibos. Depois de processada no SAP e paga ao funcionário (quando aplicável), a solicitação será fechada
automaticamente no portal Serviços de RH. 7
 Passo a passo para abertura de chamados

3º Clique na opção gestão de

viagens e preencha as
informações a seguir

1º Clique em Auto-serviço

2º Clique na aba Gestão de viagens

8
 Como solicitar diárias Ao clicar nesse campo é possível baixar um manual para
auxílio na abertura dos chamados juntamente com um
4 º Nesse campo deve-se escolher qual documento que explica a política de acordo com o tipo de
o tipo de solicitação: Diárias Viagem
(Alimentação), Adiantamento ou
Prestação de Contas Obs 1: Para casos de Pontos Focais, os mesmos deverão
preencher o campo “Funcionário” com o nome do
funcionário para os quais estão abrindo o chamado
6 º Nesse campo deve-se informar um
telefone de contato de quem está
abrindo o chamado

5 º Preenchido
automático com o nome
de quem está abrindo o
chamado

7 º Nesse campo deve-se informar quem irá 8 º Nesse campo deve-se informar
custear a viagem: Enel ou EGP qual será o Centro de Custo

9 º Uma vez preenchido o Centro de Custo Pagador, ou seja, o Centro de Custo que irá pagar a
Viagem, a “Empresa Pagadora”, e a “Divisão”, serão preenchidas automaticamente.

Obs 2: Uma vez que o Centro de Custo for validado,

9
aparecerá uma mensagem azul embaixo do campo
 Como solicitar diárias
11 º Nesse campo deve-se informar a
10 º Nesse campo deve-se informar o carteira de identidade do funcionário
CPF do funcionário que irá viajar que irá viajar

12 º Nesse campo pode-se colocar informações

adicionais sobre o chamado.

13 º Informar o motivo da Viagem

14 º Informar se a viagem é a
Trabalho ou a Treinamento

15 º Informar se a viagem é Estadual,

16 º Informar a cidade destino
Interestadual, Nacional, etc

17 º Informar o dia e a hora que iniciou a viagem 18 º Informar o dia e a hora que finalizou
a viagem

20 º Informar a tx de cambio
(para viagens internacionais)

19 º Informar a moeda

10
 21 º Posteriormente será calculado
automaticamente de acordo com os dados que
forem preenchidos abaixo

22 ºInformar se o funcionário viajante faz parte

da política da Enel/EGP ou da COELCE

23 º Uma vez informado qual a norma, deve-se

informar se a Viagem é Nacional ou Internacional.
Para casos da COELCE, uma vez selecionada a
norma, deve-se informar se a viagem é Estadual,
Interestadual ou Internacional

11
24 º Uma vez escolhido “Enel/EGP, “Viagens Nacionais”, deve-se preencher os
campos abaixo:

2
3

1 Em caso de pernoite, gentileza informar a quantidade de diárias dentro desse campo. Ex: Se viajei no dia 22/02 e retornei no dia 25/02, serão
contabilizados 3 Diárias. Nesse caso, preencher “3”.
2➢ Em caso de saída antes das 07:00 horas, gentileza preencher o campo com o valor “1”. Caso não tenha nenhum saída
antes das 07:00, gentileza deixar “0”. Para casos em que tenha mais de uma viagem indo e voltando no mesmo horário,
e sem pernoite além de “1”, pode-se colocar 2,3,4, ou seja, colocar a quantidade de dias que foi e voltou nesse mesmo
horário. Se os horários de ida forem diferentes é preciso abrir mais solicitações de Diárias.
3➢ Em caso de retorno após as 19:00 horas, com ou sem pernoite, gentileza preencher o campo com o valor “1”. Caso não tenha retornado
antes das 19:00, gentileza deixar “0”. Para casos em que tenha mais de uma viagem indo e voltando no mesmo horário, além de “1”,
pode-se colocar 2,3,4, ou seja, colocar a quantidade de dias que foi e voltou nesse mesmo horário. Se os horários de retorno forem
diferentes é preciso abrir mais solicitações de Diárias.
➢ O campo “ENEL: Centro de Custo/EGP: PEP será preenchido automaticamente com o Centro de Custo de acordo com as
informações colocadas anteriormente. Para funcionários da EGP, será preciso informar também o PEP. 12
 25 º Uma vez escolhido “NORMA COELCE ADMITIDOS ATE 2013 – Viagens
Estaduais, deve-se preencher as perguntas abaixo:

1✓ Funcionário deverá estar a disposição da empresa em horários que englobem o almoço (12:00-13:00) e o jantar (19horas em diante) para que possa
receber o valor completo da diária (R$33,00). Gentileza preencher com a quantidade de dias em que esteve a disposição para a empresa tanto no
horário do almoço quanto no horário de jantar. Esses valores serão referentes a Diária Completa.
2✓ O funcionário, para receber a meia diária deverá trabalhar pelo menos 4 horas, e essas 4 horas devem compreender entre o horário do almoço (12:00
as 13:00) ou o horário do jantar (19 horas em diante) . Gentileza preencher com a quantidade de dias em que esteve a disposição ou no horário do
almoço (12:00 – 13:00) ou no horário do jantar (após as 19 horas). Esses valores serão referentes a Meia Diária (R$16,50)
3✓ Se o funcionário estiver a disposição da empresa antes de 08:00 no dia em que for viajar, terá direito ao café da manhã de R$5,61. Deve-se, portanto,
preencher “1”.

13
 26 º Uma vez escolhido “NORMA COELCE ADMITIDOS ATE 2013 – Viagens
Interestaduais, deve-se preencher as perguntas abaixo: Obs: Ainda não temos o valor diário de
R$35,10 para funcionários dessa
Norma incluidos no sistema.

1✓ Funcionário deverá estar disponível para a empresa em horários que englobem o almoço (12:00-13:00) e o jantar (19horas em diante) para que
possa receber o valor completo da diária (R$36,50). Gentileza preencher com a quantidade de dias em que esteve a disposição para a empresa tanto
no horário do almoço quanto no horário de jantar. Esses valores serão referentes a Diária Completa (R$36,50)

2✓ O funcionário, para receber a meia diária deverá estar a disposição da empresa pelo menos 4 horas, e essas 4 horas devem compreender entre o
horário do almoço (12:00 as 13:00) ou o horário do jantar (19 horas em diante) . Gentileza preencher com a quantidade de dias em que esteve a
disposição ou no horário do almoço (12:00 – 13:00) ou no horário do jantar (após as 19 horas). Esses valores serão referentes a Meia Diária
(R$18,25)
✓ Em caso de viagens Interestaduais, o funcionário não é elegível aos valores de café da manhã. 14
 Viagens internacionais 29 º Selecione a Moeda
27 º Selecione o Destino

➢ OBS: Informe a taxa de câmbio apenas para moeda em BRL. Caso

informe a que a viagem é Internacional (EUROPA), e a Moeda EUR, a
taxa de Cambio não deverá ser preenchida; Caso informe que a
viagem seja Internacional (AMERICA) ou Internacional (Outros), e a
moeda DOLAR, a taxa de cambio também não deverá ser preenchida.

28º Informe a data de ida e de volta

33º Preenchido automaticamente de acordo

com o que o funcionário informou
30 ºInforme qual é a Política 34º ENEL: Centro de Custo
EGP:PEP Preenchido
automaticamente de acordo
31 ºInforme que a viagem é Internacional com o que o funcionário
informou

32 º Informe se é EUA, Europa ou Outros.

15
 Como solicitar um adiantamento

2 º Nesse campo deve-se informar

um telefone de contato de quem
está abrindo o chamado
1 º Preenchido automático com o nome
de quem está abrindo o chamado

4 º Nesse campo deve-se informar

qual será o Centro de Custo
3 º Nesse campo deve-se informar quem irá
custear a viagem: Enel ou EGP

5 º Uma vez preenchido o Centro de Custo Pagador, ou seja, o Centro de Custo que irá pagar a Viagem, a “Empresa Pagadora”, e a “Divisão”, serão
preenchidas automaticamente.
5 º Nesse campo deve-se informar o 6 º Nesse campo deve-se informar a carteira de
CPF do funcionário que irá viajar identidade do funcionário que irá viajar

7º Nesse campo pode-se colocar informações

adicionais sobre o chamado.

16
 Como solicitar um adiantamento
8 º Informar o motivo da Viagem 9 º Informar se a viagem é a
Trabalho ou a Treinamento

10 º Informar se a viagem é Estadual, 11 º Informar a cidade destino

Interestadual, Nacional, etc

12 º Informar o dia e a hora que iniciou a viagem 13 º Informar o dia e a hora

que finalizou a viagem

15 º Informar a tx de cambio
(para viagens internacionais)
14 º Informar a moeda

17
 Como solicitar um adiantamento
16 º Informe os valores que serão gastos com a
17 º informe a Ordem/PEP
Hospedagem (hotéis não conveniados, por exemplo)

18 º Informe os valores que serão gastos com o

deslocamento (pedágio, gasolina, 19 º informe a Ordem/PEP
estacionamento)

Uma vez informados os Valores com “Hospedagem” e “Deslocamento”, os valores serão somados na aba “Valor Total”:

18
 Como Solicitar uma prestação de contas

2 º Caso tenha informado “Sim”, localize o número do

chamado de “Adiantamento”

1 º Informe se foi solicitado um adiantamento em relação a esses gastos

anteriormente. Caso seja selecionado “Sim”, irá abrir a caixinha ao lado para
que seja selecionado qual foi o chamado aberto.

3 º Preenchido automático com o nome

de quem está abrindo o chamado

4 º Nesse campo deve-se informar um

telefone de contato de quem está
5 º Nesse campo deve-se informar quem irá abrindo o chamado
custear a viagem: Enel ou EGP

5º Uma vez preenchido o Centro de Custo Pagador, ou seja, o Centro de Custo que irá pagar a Viagem, a “Empresa Pagadora”, e a
“Divisão”, serão preenchidas automaticamente.
19
 7 º Nesse campo deve-se informar a
6 º Nesse campo deve-se informar o carteira de identidade do funcionário
CPF do funcionário que irá viajar que irá viajar

8 º Nesse campo pode-se colocar informações

adicionais sobre o chamado.

9 º Informar o motivo da Viagem

10 º Informar se a viagem é a
Trabalho ou a Treinamento

11 º Informar se a viagem é Estadual,

12 º Informar a cidade destino
Interestadual, Nacional, etc

13 º Informar o dia e a hora que iniciou a viagem 14 º Informar o dia e a hora que finalizou
a viagem

16 º Informar a tx de cambio
(para viagens internacionais)

15 º Informar a moeda

20
 Informações dos gastos efetivos
17 º Informar os gastos com
hospedagem (hoteis não
conveniados, por exemplo)

18 º Informar os gastos com

deslocamento (pedágio, gasolina,
estacionamento,etc)

Uma vez informados os Valores com “Hospedagem” e “Deslocamento”, os valores serão somados na aba “Valor Total”:

21
 NORMA ATUAL (ENEL e EGP)
VIAGENS NACIONAIS VIAGENS INTERNACIONAIS

Tipo de Despesa Valor Elegibilidade Valor Elegibilidade Com ou sem Comprovação

Sem comprovação dos gastos

Se houver pernoite. Diária de alimentação e
para viagem a serviço.
R$ 75,00 € 80,00 deslocamento interno
A treinamento é necessário
terrestre para Europa
comprovante

Diária para Sem comprovação dos gastos

Para viagens com o término após as
Alimentação R$ 26,00 19 horas, com ou sem pernoite.
Valor utilizado para o Jantar.
Diária de alimentação e
para viagem a serviço.
$ 80,00 deslocamento interno
A treinamento é necessário
terrestre América do Norte
comprovante

Para as viagens iniciadas antes das
07:00 para despesas com café da
R$ 10,00
manhã - Independente de ter
pernoite ou não.
Diária de alimentação e
deslocamento interno
$ 50,00
terrestre América do Sul e
demais países
Sem comprovação dos gastos
para viagem a serviço.
A treinamento é necessário
comprovante

Deslocamentos terrestres (taxi) não

estão incluídos neste valor, pois
estão cobertos pelo aplicativo
WAPPA.
Aplicativo
Para impossibilidade de utilização
Deslocamento WAPPA ou sem
do convênio WAPPA, é possivel
restrição de valor
utilizar TAXI, solicitando um valor de
adiantamento, sem restrição, ou
então apresentar os recibos na
Prestação de Contas
Para impossibilidade de
utilização do convênio
WAPPA, é possivel utilizar
Sem restrição de TAXI, solicitando um valor de
Com comprovação dos gastos
valor adiantamento, sem restrição,
ou então apresentar os
recibos na Prestação de
Contas

Para cobertura de despesas

Para cobertura de despesas de
hospedagens em locais SEM
Sem restrição de
Hospedagem COBERTURA de hoteis pode ser
valor
solicitado um valor de
adiantamento, sem restrição.
de hospedagens em locais
Sem restrição de SEM COBERTURA de hoteis
Com comprovação dos gastos
valor pode ser solicitado um valor
de adiantamento, sem
restrição.
22
 NORMA COELCE - CE (ADMITIDOS ATÉ 12-MAI-2013)
VIAGENS ESTADUAIS
Valor Elegibilidade
Funcionário deverá estar a
disposição da empresa em horários
que englobem tanto o almoço (12:00-
R$ 33,00 R$
13:00) quanto jantar (19horas em
diante). Valor referente a Diária
Completa.
O funcionário para receber a meia
diária deverá estar a disposição da
empresa pelo menos 4 horas, e essas
R$ 16,50 4 horas devem compreender ou R$
entre o horário do almoço (12:00-
13:00) ou o horário do jantar (19
horas em diante)
Nos casos de viagens iniciadas antes
das 08:00 da manhã é acrescido 17%
R$ 5,61
do valor da alimentação (Valor de
café da manhã).
Deslocamentos terrestres (taxi) não
estão incluídos neste valor, pois
estão cobertos pelo aplicativo
Aplicativo WAPPA.
WAPPA ou sem Para impossibilidade de utilização do
restrição de convênio WAPPA, é possivel utilizar
valor TAXI, solicitando um valor de
adiantamento, sem restrição, ou
então apresentar os recibos na
Prestação de Contas
Para cobertura de despesas de
hospedagens em locais SEM
Sem restrição
COBERTURA de hoteis pode ser
de valor
solicitado um valor de
adiantamento, sem restrição.
VIAGENS INTERESTADUAIS
Valor Elegibilidade
Funcionário deverá estar a
disposição da empresa em
horários que englobem tanto o
36,50
almoço (12:00-13:00) quanto
jantar (19horas em diante). Valor
referente a Diária Completa.
O funcionário para receber a meia
diária deverá estar a disposição da
empresa pelo menos 4 horas, e
18,25 essas 4 horas devem compreender $
ou entre o horário do almoço
(12:00-13:00) ou o horário do
jantar (19 horas em diante)
Sem direito aos valores de Café da
manhã para Viagens
Interestaduais
Funcionário dessa norma tem
direito a um valor diário de
R$35,10 que não precisa de ser
comprovado posteriormente. O
funcionário não irá receber os
valores referentes a deslocamento
R35,10
para o aeroporto antes, eles
devem abrir um chamado de
Prestação de Contas com os
recibos desse valor após os gastos.
Atualmente os valores de R$35,10
por dia ainda não estão nas
R$ - Utilizar hotel da rede credenciada
VIAGENS INTERNACIONAIS
Valor Elegibilidade Com ou sem Comprovação
Diária de alimentação e
Sem comprovação dos
€ 80,00 deslocamento interno
gastos
terrestre para Europa
Diária de alimentação e
Sem comprovação dos
80,00 deslocamento interno
gastos
terrestre América do Norte
Diária de alimentação e
deslocamento interno Sem comprovação dos
$ 50,00
terrestre América do Sul e gastos
demais países
Para impossibilidade de
utilização do convênio
Sem restrição WAPPA, é possivel utilizar Com comprovação dos
de valor TAXI, solicitando um valor gastos
de adiantamento, sem
restrição.
Para cobertura de
despesas de hospedagens
em locais SEM
Sem restrição Com comprovação dos
COBERTURA de hoteis
de valor gastos
pode ser solicitado um
valor de adiantamento,
sem restrição.
23