MALOTE

REINALDO TOSO JÚNIOR

 O que é malote?
• É uma operação logística envolvendo o transporte de até 25Kg.
Podendo ser de pequenos materiais tais como amostras e pequenos
produtos, mas o mais comum é o transporte de valores, documentos e
papéis impressos diversos entre unidades de uma grande empresa,
entre várias empresas de qualquer porte, seja filial e sede, entre filiais,
ou entre clientes e fornecedores.
• No transporte de valores utiliza-se empresas especializadas com
carro-forte.
• No transporte de documentos utiliza-se empresas especializada no
transporte de documentos. Os Corrreios também fazem este serviço.
• Toda empresa que precisa movimentar, com frequência, materiais,
documentos, pequenas mercadorias e produtos entre suas próprias
unidades e/ou entre sedes, filiais e clientes ou fornecedores acaba
utilizando o serviço de malote.
PRINCÍPIOS DO MALOTE

• O serviço de malote consiste na definição de percursos

entre pessoas jurídicas de direito público ou privado e/ou
suas agências, filiais, representantes, clientes e
fornecedores e outras entidades do seu interesse,
podendo ser executado dentro de uma mesma cidade
ou entre as localidades definidas pela contratante.
• Tem horários de entrega e coleta pré-definidos.
• O tempo de espera da empresa que coleta e entrega é
de minutos, por isso o malote deve estar pronto antes da
chegada do veículo de coleta/entrega.
A aparência mais comum do malote
é de uma sacola reforçada própria LACRE NUMERADO
para este fim e comprada nas lojas PARA FECHAMENTO E CONTROLE
especializadas nestes tipos de artigos.

Etiqueta de
identificação

MALOTE DE NYLON MALOTE EM LONA DE ALGODÃO

O cadeado funciona para poucos
malotes.
Conforme a quantidade aumenta
a gestão de cadeados e cópias
das chaves dos cadeados torna
difícil o controle de quem tem a
cópia do cadeado.

Já o lacre é numerado, vem a

declaração em nota fiscal do
início e fim da numeração.
Também pode ser controlado por
cores.
Também pode incorporar etiqueta
com código de barras.
EXEMPLO
Entrega e coleta na quarta e sexta EMPRESA 1.

transportador Entrega os malotes

Responsável
malote
retira os malotes
Protocolo de
entrega e retirada Empresa 1

Entrega e coleta na terça e quinta EMPRESA 2.

transportador Entrega os malotes Responsável

malote
\
retira os malotes Protocolo de
entrega e retirada Empresa 2

Os malotes devem ser enviados mesmo que estejam vazios, pois se não enviar
uma das empresas ficará sem o malote (a sacola).
 PROCESSO INTERNO DOS MALOTES PREPARAÇÃO PARA ENVIO
DOCUMENTOS INTERNOS SÃO
ELABORADOS/MANUSEADOS
DOCUMENTOS PARA SEREM ENVIADOS SÃO
COLOCADOS EM ENVELOPES E ETIQUETADOS
OS ENVELOPES SÃO RECEBIDOS PELO SETOR DE
MALOTES QUE SEPARA POR ROTA
E MONTA AS REMESSAS E COLOCA NOS
RESPECTIVOS MALOTES.
OS DOCUMENTOS SÃO PREPARADOS E O MALOTE
É LACRADO.
OS MALOTES VÃO PARA A EXPEDIÇÃO
ANTES DA COLETA/ENTREGA CHEGAR
UM MALOTE É CONSTITUÍDO DE
VÁRIAS PASTAS OU ENVELPES.
CADA PASTA OU ENVELOPE TEM UMA
ETIQUETA QUE SERVE COMO
DECLARAÇÃO DE CONTEÚDO.
É LACRADA NA ORIGEM E ABERTA NO
DESTINO
A RELAÇÃO DE REMESSA INDETIFICA
QUAIS PASTAS OU ENVELOPES ESTÃO
EM CADA MALOTE.
OS MALOTES SÃO ORGANIZADOS
POR ROTA.
É LACRADO NA ORIGEM E SÓ ABERTO
NO DESTINO.
 PROCESSO INTERNO DOS MALOTES RECEPÇÃO E DISTRIBUIÇÃO

DOCUMENTOS INTERNOS SÃO RECEBIDOS PARA AS

DEVIDAS PROVIDÊNCIAS/PROCESSOS CONFORME
CADA CASO.
NO RECEBIMENTO DOS MALOTES É
CONFERIDO O LACRE.

ESTANDO CORRETO JÁ É
LIBERADO CONTRA PROTOCOLO
OS MALOTES SÃO ABERTOS E OS ENVELOPES SÃO DE RECEBIMENTO.
RECEBIDOS PELO SETOR DE MALOTES QUE SEPARA
POR DEPARTAMENTO APÓS ABERTURA A RELAÇÃO DE
E MONTA E REALIZA A DISTRIBUIÇÃO INTERNA NOS
REMESSA É CONFERIDA
RESPECTIVOS DEPARTAMENTOS

DEPOIS É FEITA A DISTRIBUIÇÃO

INTERNA

LACRES ROMPIDOS SÃO OBJETO

OS MALOTES CHEGAM NO RECEBIMENTO
DE INVESTIGAÇÃO
ADMINISTRATIVA E PROVIDÊNCIAS
CONFORME CADA CASO.
 EM DUAS VIAS!!!
Exemplo de PROTOCOLO MALOTE UMA VAI E A OUTRA FICA
AMBAS ASSINADAS
ROTA: Utilizado na entrega e na
PROTOCOLO MALOTE retirada de malote como prova.
Nome: Data
End. _____/____/______ Na entrega e na retirada deve-
Número protocolo se conferir sempre o lacre.
Emitente:
Assinatura: Lacre Nº O malote deve estar lacrado e o
Referente: ( ) Entrega ( ) Retirada número do lacre devidamente
Conteúdo: anotado sem ressalvas ou
rasuras.
Obs.
Malotes violados devem ser
RECEBI EM: ___/____/___
objeto de notificação e de
Nome:
apuração administrativa para
Assinatura: Carimbo ou Nº do RG
conferência interna do mesmo e
providências conforme cada
caso.
 EM DUAS VIAS!!!
Exemplo de PROTOCOLO INTERNO UMA VAI E A OUTRA FICA
AMBAS ASSINADAS
REFERÊNCIA:
DATA: A movimentação interna de envelopes
DE ou pastas deve ser feita com protocolos
EMPRESA: de entrega ou recebimento.
DEPARTAMENTO:
Os envelopes e pastas devem estar
EMISSOR:
fechados.
DEPARTAMENTO:
TELEFONE/RAMAL: Se faz a sugestão do uso de lacres para
PARA documentos do tipo casca de ovo: Ao
EMPRESA: violar ele se fragmenta.
DEPARTAMENTO:
DESTINATÁRIO:
TELEFONE/RAMAL:
RECEBI
NOME:
DEPARTAMENTO:
TELEFONE/RAMAL:
ASSINATURA:
Exemplo de ETIQUETA UMA POR PASTA OU POR
VOLUME

CONTROLE Nº
DOCUMENTO Nº
DESCRIÇÃO:
REFERÊNCIA:
DATA: DOCUMENTOS SÃO SEPARADOS E ACONDICIONADOS
DE
EMPRESA: A ETIQUETA VAI COLADA OU NO
DEPARTAMENTO: VISOR DA PASTA
EMISSOR:
DEPARTAMENTO:
TELEFONE/RAMAL:
PARA
OU
EMPRESA:
DEPARTAMENTO:
CONTROLE Nº
DOCUMENTO Nº
DESCRIÇÃO: CONTROLE Nº
REFERÊNCIA: DOCUMENTO Nº
DATA: DESCRIÇÃO:
DE REFERÊNCIA:
EMPRESA: DATA:

DESTINATÁRIO:
DEPARTAMENTO: DE
EMISSOR: EMPRESA:
DEPARTAMENTO: DEPARTAMENTO:
TELEFONE/RAMAL: EMISSOR:
PARA DEPARTAMENTO:
EMPRESA: TELEFONE/RAMAL:
DEPARTAMENTO: PARA

TELEFONE/RAMAL: DESTINATÁRIO:
TELEFONE/RAMAL:

NOME:
DEPARTAMENTO:
TELEFONE/RAMAL:
ELABORADO POR
EMPRESA:
DEPARTAMENTO:
DESTINATÁRIO:
TELEFONE/RAMAL:

NOME:
ELABORADO POR

ASSINATURA:

ELABORADO POR
DEPARTAMENTO:
TELEFONE/RAMAL:
ASSINATURA:

NOME:
DEPARTAMENTO:
TELEFONE/RAMAL:
ASSINATURA:
ENVELOPES OU PASTAS
SE FOR PRECISO PODE SER FEITA UMA RELAÇÃO DE REMESSA:
RELATAR O CONJUNTO DE DOCUMENTOS NA PASTA. DE CARTOLINA, DE PLÁSTICO ETC.
EXEMPLO DE RELAÇÃO DE REMESSA

CONTROLE DE REMESSA MALOTE DATA / /

Nº de ROTA:
pastas CONTROLE Nº DOCUMENTO Nº DESCRIÇÃO: REFERÊNCIA: DATA: DE PARA
1
2
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5
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10
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ELABORADO POR RECEBIDO POR
NOME: NOME:
DEPARTAMENTO: DEPARTAMENTO:
TELEFONE/RAMAL: TELEFONE/RAMAL:
ASSINATURA: ASSINATURA:
Dentro da empresa utilizamos a
circulação documentos que pode
utilizar o envelope interno
reaproveitável ou apelidado de
envelope vai-e-vem.

A circulação interna de documentos ou

mensagens pode ser chamada de
mensageria.

Caso seja necessária a coleta de

protocolo se sugere que o envelope
seja lacrado com etiqueta.

O material do envelope pode ser

papel ou plástico à critério do que for
mais conveniente para a
empresa/negócio/ramo.
O uso do malote para transporte de valores
Transporte de Valores é a atividade de
movimentação e salvaguarda de valores, por meio
de um veículo comum ou especial, com emprego
de profissionais habilitados, armados e autorizados
pela legislação para a exercer a função de
segurança de transporte de valores.

https://gestaodesegurancaprivada.com.br/transporte-de-valores-o-que-e-como-funciona/

Trata-se de um seguimento da segurança privada extremamente regulamentado e

controlado pela Polícia Federal. Normalmente, é realizado por uma equipe de vigilantes
credenciado para função, com o uso de veículos especiais (carro fortes).

O transporte de valores, nos molde da lei, somente pode ser realizado por empresas
autorizadas pela Polícia Federal, que é o Órgão Público responsável pela autorização,
controle e fiscalização das atividades de Segurança Privada no Brasil.

O profissional autorizado pela lei para exercer a atividade é o Vigilante de Transporte de

valores.
FIM