Uma história de sucesso na área de software de saúde1

A Mayden é uma pequena e bem-sucedida empresa do Reino Unido que desenvolve

aplicativos da web gerenciados para o setor de saúde. Eles são especializados em software
flexível baseado em nuvem, fornecido por uma equipe de 44 pessoas de dois locais na
Inglaterra. Comemorando o seu décimo aniversário em 2014, Mayden construiu um histórico
de entrega de valor aos seus clientes com aplicativos que têm o poder de mudar a maneira
como os serviços são prestados pela equipe de saúde – e vivenciados pelos pacientes.

Dado ser uma empresa relativamente jovem com foco em inovação e flexibilidade, poder-se-ia
pensar que Mayden cresceu adotando práticas ágeis, mas não foi o caso. A empresa tinha a
reputação de responder às necessidades dos clientes, mas tentava executar dentro de um
ambiente tradicional de gerenciamento de projetos. O CEO Chris May explica os problemas
que surgiram como resultado da tentativa de ser flexível em um ambiente em cascata: "Nossos
melhores planos eram continuamente sequestrados para empreendimentos de prioridade
curta. O resultado final foi que chegamos a um ponto onde havíamos começado muitas coisas,
mas estavam terminando muito pouco."

Isso gerou o que o diretor de operações Chris Eldridge chama de "ilusão de progresso" – os
projetos eram frequentemente atribuídos a apenas uma pessoa, de modo que o trabalho
"geralmente levava meses para ser concluído". Do ponto de vista da equipe de
desenvolvimento, essa abordagem corroborou para a geração de uma expertise individual e
funcionou contra um ambiente de equipe. As pessoas eram vistas como especialistas, e alguns
desenvolvedores tinham um grande acúmulo de trabalho, enquanto outros não tinham
trabalho suficiente – mas eles não podiam ajudar os seus colegas porque não tinham esse
conhecimento especializado. Isso criou silos individuais e levou à falta de variedade, bem como
ao tédio e à baixo moral. Do ponto de vista da empresa, isso também gerou uma cobertura de
habilidades insuficiente, com vários "pontos únicos de falha" na equipe de desenvolvimento.

Pronto para mudança

Felizmente, Mayden reconheceu que a situação não era ideal. Quando uma oportunidade de
desenvolver um produto totalmente novo, com tecnologia totalmente nova, surgiu, a equipe
ficou entusiasmada por tentar uma nova abordagem. Embora tenha havido alguma discussão
sobre as condutas de execução de projeto híbrido, a decisão rapidamente se resumiu a usar o
Scrum ou continuar com o método tradicional baseado em cascata, modelo que a organização
tinha em vigor.

Várias pessoas na equipe de desenvolvimento estavam interessadas no ágil. Um deles, Rob

Cullingford, decidiu fazer algo a respeito. Sem realmente saber o que esperar, ele se inscreveu
em um curso sobre Scrum. No final do curso, Cullingford virou um “convertido total". Ele
apresentou a sua experiência para o resto da equipe de desenvolvimento e convenceu o corpo
executivo da Mayden a trazer treinamentos para dentro da empresa.

Cullingford aponta que a administração de Mayden teve um papel vital na decisão de usar o
Scrum. “A equipe de gestão da empresa realmente entendeu os conceitos do Scrum e teve a
visão de como ele poderia transformar a maneira como entregamos os nossos projetos e nos
movemos de forma decisiva”, explica.

1
Fonte: adaptado de https://www.SCRUMalliance.org/agile-resources/case-study-mayden-s-
transformation-from-waterfall.
Eldridge tinha experiência em manufatura enxuta e viu uma série de semelhanças significativas
que ajudaram a apoiar a sua rápida aceitação do Scrum. Ele admite francamente, no entanto,
que a decisão foi motivada pelo entusiasmo da equipe de desenvolvimento. Eldridge
acrescenta que o Scrum foi "abraçado com entusiasmo por todos: os gerentes, a equipe de
suporte e os desenvolvedores. Todos estavam realmente ansiosos para experimentar."

Claramente, o ambiente na Mayden estava pronto para mudanças. Houve um reconhecimento

geral de que o método atual de execução de projetos não estava funcionando, combinado com
uma solução potencial em Scrum que todos os níveis da organização achavam que ofereceria
enormes benefícios. No entanto, o entusiasmo por uma nova abordagem não é suficiente por
si só – o sucesso tem de vir dos resultados; e foi aqui que Mayden brilhou.

Os benefícios

“O resultado foi transformador”, diz Eldridge. "As histórias agora são alocadas internamente
pela equipe Scrum, liberando essa responsabilidade do líder do projeto. A equipe tem
autonomia para dividir o trabalho como acharem adequado e se afastaram dos especialistas
internos com o tempo." Os desenvolvedores estão mais interessados no trabalho, e as
habilidades são melhor distribuídas entre os membros da equipe. Menos histórias entram em
desenvolvimento ao mesmo tempo, o que significa uma entrega mais rápida de novos
recursos.

Cullingford explica que o Scrum também adicionou maior visibilidade para todas as partes
interessadas sobre o que está acontecendo. "O compromisso de produzir algo no final de cada
sprint deu, não apenas aos desenvolvedores mas também a todos os stakeholders, visibilidade
sobre o progresso. Isso era completamente novo para nós, já que meses podiam-se passar
antes que qualquer trabalho fosse mostrado a alguém. Foi ótimo ver um progresso do
produto, em vez de apenas ser testemunha de uma grande revelação final". Claro, o cliente
também se beneficia enormemente com essa abordagem: "O cliente está obtendo um produto
que deseja, em vez de algo que pensamos que ele queria", diz Cullingford. Esse produto
também tende a ser de qualidade superior, com defeitos identificados no início do processo,
por meio de revisões no final de cada sprint de duas semanas.

Cullingford está convencido de que os mesmos resultados não teriam acontecido com a
abordagem tradicional de execução de projetos da organização. Ele também aponta que,
como o cliente não teria visto o produto até o processo de desenvolvimento estar bem
avançado, quaisquer alterações teriam sido muito mais caras. Além disso, teria havido um
impacto em outros projetos, porque os membros da equipe estariam amarrados a esse
retrabalho.

Os benefícios para Mayden foram além de apenas um melhor desempenho nesse projeto
específico. Eldridge identifica uma série de áreas distintas em que ele viu uma melhoria desde
a introdução do Scrum:
• tempo de espera reduzido para entrega de novos recursos ao cliente;
• maior cobertura de habilidades em toda a equipe de desenvolvimento, criando um
fluxo de trabalho mais consistente;
• prazos mais frequentes, mantendo a equipe de desenvolvimento alerta e focada;
• equipe capacitada que agora contribui e comenta sobre a melhor maneira de abordar
as histórias e
 • maior qualidade de codificação devido à avaliação contínua de colegas de equipe.

Eldridge resume a situação com o elogio final: "Scrum é, provavelmente, a mudança mais
produtiva que fizemos nos dez anos de história de Mayden".

Transição em toda a empresa

A Mayden agora mudou todas as suas equipes de desenvolvimento de produto para uma
abordagem Scrum. Embora a empresa tenha sido capaz de fazer a mudança rapidamente, em
apenas seis meses, ela ainda não foi rápida o suficiente para as equipes de desenvolvimento
que buscavam adotá-la. As equipes que fizeram a transição por último "estavam buscando
aprender por si mesmas o Scrum; não precisávamos persuadi-las a mudar", disse Eldridge.

“Todos podem ver os benefícios”, diz Cullingford. "Existem agora outras áreas de negócios,
como a equipe de suporte ao cliente, que estão analisando como o Scrum pode ser benéfico
para eles". Claramente, o Scrum foi a solução certa na hora certa para Mayden.

No seu papel como product owner, Eldridge também vê benefícios. “A qualidade do código e o
envolvimento da equipe no processo aumentaram enormemente”, diz ele. “Parece que o
processo de desenvolvimento está mais estruturado. Os sprints quinzenais proporcionam um
ritmo regular às equipes”. Eldridge também observa que os gerentes estão gastando menos
tempo gerenciando funcionários, o que, por sua vez, os libera para contribuições mais valiosas
do que o gerenciamento de tarefas.

Como Scrum Master, Cullingford tem talvez a melhor perspectiva sobre as mudanças que o
Scrum introduziu. Ele é capaz de ver o quão profundo foi o impacto do Scrum na equipe de
desenvolvimento. "A moral e o ambiente de trabalho para os desenvolvedores estão muito
melhores. Alguns desenvolvedores foram totalmente transformados – capacitá-los e dar-lhes
voz os tirou da sua concha e realmente aumentou a sua confiança. Todos agora têm uma
palavra a dizer sobre como uma história de sprint deve ser implementada. Em alguns casos, é
como contratar novos desenvolvedores. A mudança foi realmente grande. "

Cullingford cita a melhoria da comunicação dentro da equipe de desenvolvimento e entre os

desenvolvedores, Scrum Master e product owner, aumentando o nível de engajamento em
todos os níveis. Os principais desafios que a organização enfrentou com o seu antigo modelo
de execução de projetos não são mais um problema. Em particular, observa Cullingford, os
problemas com o planejamento da capacidade desapareceram "quase da noite para o dia"
devido ao uso eficaz de sprints e do backlog. A eliminação da dependência de especialistas
individuais também está melhorando a qualidade geral do desenvolvimento por causa da
maior visibilidade do código, que cria um ambiente que Cullingford descreve como "revisão
constante por pares".

Conselho da Mayden

A empresa teve um grande êxito, não apenas em relação a como as coisas eram antes mas
também em termos absolutos. May, Eldridge e Cullingford recomendam que outras
organizações explorem como aproveitar as vantagens que o Scrum oferece, mas estão cientes
de que o sucesso vem do trabalho duro. Cullingford observa que, embora tenham sido
informados no treinamento que, por mais que os conceitos do Scrum fossem fáceis, colocá-los
em prática poderia ser difícil, havia uma crença inicial de que seria fácil para Mayden.
Cullingford ressalta que o sucesso vem do compromisso e do suporte que está prontamente
disponível. "Se você optar por implementar o Scrum, você não pode fazê-lo sem entusiasmo;
você tem de se comprometer com isso. Abrace-o em toda a empresa e você ficará surpreso
com os resultados. Encontre também um bom curso e um ótimo coach.

Eldridge concorda que o treinamento proporcionou enormes benefícios para Mayden e

observa que o coach os ajudou a superar a tentação de fazer mudanças nas práticas do Scrum
no início para tornar as coisas mais fáceis – "sempre por boas razões", diz Eldridge, "mas o que
você realmente precisa evitar é cair em maus hábitos desde o início”. Cullingford afirma que a
dinâmica da equipe pode mudar, o que exige uma mente aberta e confiança. “A pessoa quieta
no canto, que não fala muito, pode muito bem surpreendê-lo e se tornar a “estrela do time” se
tiver a oportunidade e o ambiente para florescer. Nós experimentamos isso em primeira mão,
e o Scrum foi o catalisador”.