Gestão de suprimentos no almoxarifado central do HUCFF

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO

HOSPITAL UNIVERSITÁRIO CLEMENTINO FRAGA FILHO
HUCFF
POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL
Sumário
1. Objetivo
2. Responsabilidades
3. Organograma
4. Funções
5. Processos
5.1. Emissão de SM
5.2. Abertura de processo
5.3. Criação de Estudo Técnico Preliminar (ETP)
5.4. Envio de processo para Serviço de Licitação e Contratos (SLC)
5.5. Emissão de doc
5.6. Envio de empenho
5.7. Recebimento da nota fiscal/ checklist
5.8. Recebimento do material
5.9. Entrada de nota fiscal
5.10. Armazenamento
5.11. Dispensação
5.12. Separação
5.13. Conferência
5.14. Entrega
5.15. Devolução
5.16. Comanda de despesa
6. Eventos
6.1. Vistoria de área externa
6.2. Inventário periódico
6.3. Inventário anual
6.4. Abertura e Fechamento do Almoxarifado Central
7. Outros
8. Anexos
8.1. Fichas
POP - Almoxarifado Central/ HUCFF - UFRJ

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Elaborado por Fernanda Almeida e Yasmin Almeida
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8.2. Assinaturas
9. Referências

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1. Objetivo
O Almoxarifado Central atualmente faz aquisições e gestão de suprimentos,

material médico hospitalar, cirúrgico e de escritório de insumos básicos do hospital.
A logística de materiais é um dos maiores desafios encontrados pelos

gestores de hospitais e unidades de saúde, principalmente no que diz respeito ao
atendimento das necessidades organizacionais de forma rápida, correta e eficiente.
O procedimento operacional padrão (POP) objetiva padronizar e minimizar a

ocorrência de desvios na execução de tarefas fundamentais para o funcionamento
correto do processo. Ou seja, um POP coerente garante ao usuário que a qualquer
momento que ele se dirija ao estabelecimento, as ações tomadas para garantir a
qualidade sejam as mesmas, de um turno para outro, de um dia para outro. Desta
forma aumenta-se a previsibilidade de seus resultados, minimizando as variações
causadas por imperícia e adaptações aleatórias, independente de falta, ausência
parcial ou férias de um funcionário.

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2. Responsabilidades
A execução correta desse procedimento é de responsabilidade de cada

funcionário do almoxarifado. A verificação de que o procedimento está sendo
executado corretamente é de responsabilidade do chefe de cada Seção ou do chefe
do Serviço.
A armazenagem dos materiais também exige o cuidado e responsabilidade

de todos com relação ao cumprimento do uso de uniforme e de EPI (Máscara, cinta
ergonômica e bota de segurança); ao respeito à capacidade de carga para o
ambiente, ao local correto de armazenamento de modo a não bloquear portas,
equipamentos contra incêndio, saídas de emergências, assim como, não atrapalhar
o trânsito, iluminação e câmeras.

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3. Organograma

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4. Funções
● Gestor Público: Chefe de Serviço

É o servidor que preza pela diminuição do tempo de ressuprimento e tem
como meta principal evitar o desabastecimento da unidade hospitalar. Também é
quem garante e fiscaliza o contrato do pessoal, gerencia os processos de compra,
inclui os itens no PGC (planejamento e gerenciamento de contratação) e faz o
ETP(estudo técnico preliminar) das solicitações de compra dos itens controlados
pelo Almoxarifado Central, itens de Reposição Automática. É o servidor responsável
por autorizar os DOCs (solicitação de empenho) que são enviados à Divisão
Financeira. Além disso, é responsável por vistoriar o armazenamento dos materiais.
É, ainda, responsável por atestar e vistar todas as notas fiscais que entram neste
Serviço. É membro participante de reuniões semanais com a direção do
HUCFF(Hospital Universitário Clementino Fraga Filho).
● Almoxarife: Analista de Planejamento

O analista de planejamento é responsável por iniciar o processo de
aquisição anual de reposição automática de materiais do almoxarifado central. Para
tal, é preciso abrir processo eletrônico no SEI, criar uma SM (solicitação de material)
com os itens a serem adquiridos, incluir informações como quantidades, descrição e
PGC bem como incluir o Estudo Técnico Preliminar no processo que deve ser
assinado e encaminhado à Direção Geral para autorização. É importante que o
profissional acompanhe todo o processo e informe ao Controle de Estoque o tempo
necessário para conclusão da Licitação.
Em caso de alta demanda repentina do insumo durante a tramitação do processo
licitatório é possível iniciar um processo de aquisição de urgência daquele item.No
entanto, todos os trâmites acima devem ser seguidos.

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● Almoxarife: Controlador de Estoque

O Controlador de estoque é o profissional responsável por rastrear o
consumo, solicitar reposição, informar ao setor de planejamento alterações na
demanda, supervisionar inventário e manter relatórios e planilhas de estoque
atualizadas. Basicamente, o controlador é o profissional responsável por prever e
impedir o desabastecimento.
● Almoxarife: Analista Financeiro

É de responsabilidade do Analista Financeiro, receber a nota fiscal assim
que o material é recebido. Este profissional confere se o checklist inicial foi feito
corretamente e assinado, e se as informações da Nota Fiscal estão corretas para
que posteriormente inclua no sistema Medtrak a chegada desse material. Feito isto,
ele é responsável por encaminhar a Nota Fiscal para ser atestada e visada pela
Chefia do Serviço. Caso o material seja de competência de outro serviço, o analista
financeiro entra em contato com o solicitante através de e-mail para solicitar sua
presença ao almoxarifado para fazer a assinatura na nota fiscal. Além disso, este
profissional encaminha digitalmente para a Divisão Financeira todas as notas fiscais
assinadas.
● Auxiliar de Almoxarife: Analista de Empenhos

É o profissional responsável por todo o processo de solicitação de
empenhos; desde o envio do DOC, até o recebimento do empenho da Divisão
Financeira até o posterior envio às empresas. É sua responsabilidade agendar
entregas, cobrá-las e informar problemas relacionados à não entrega do material.
● Auxiliar de Almoxarife: Analista de Dispensação

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O analista de dispensação é o profissional que recebe as requisições de

materiais de todos os postos e secretarias do hospital, avalia o quantitativo
mediante a cota pré estabelecida e a frequência dos pedidos garantindo, assim, um
bom controle da dispensação de materiais.
● Assistente de Logística: Recebimento

O profissional responsável pelo recebimento de material recebe a nota
fiscal junto com o material e faz a conferência do quantitativo, da marca e do lote do
material de acordo com o empenho, com o DOC e com a Nota Fiscal, bem como
com o material físico.
● Assistente de Logística: Separador

O separador é o profissional responsável por separar o material correto
na quantidade fornecida para o setor requisitante, baseando-se na TR (documento
de transferência) emitido pelo analista de dispensação. É de extrema importância
que este profissional tenha a atenção redobrada aos detalhes e separe o material
exato na quantidade solicitada para evitar erros e posterior desabastecimento.
● Assistente de Logística: Conferente

O conferente é o profissional responsável por conferir todo o material
que é separado pelos separadores para serem entregues aos postos e às
secretarias. Esta função é muito importante dentro do almoxarifado para que sejam
evitados erros da separação e consequentemente, entregas equivocadas de
material.
● Assistente de Logística: Entregador

É o profissional responsável por deslocar os materiais previamente
separados do Almoxarifado Central até o local de destino. O profissional precisa

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aguardar a contagem e a conferência do material ser efetuada pelo setor solicitante.

O entregador deve solicitar a assinatura do responsável pelo recebimento após a
conferência e informar caso o solicitante se recuse a conferir por questões pessoais.
É de responsabilidade do entregador, a integridade de todo material levado por ele,
bem como o retorno de caixas e paletes utilizados na entrega.
● Auxiliar de Almoxarife: Analista de Níveis de Estoque

O analista de níveis de estoque é o profissional responsável por emitir
relatórios semanais e prestar informações precisas sobre o material com estoque
abaixo do normal, 45/ 30 e 15 dias, bem como cobrar as devidas providências aos
controladores de estoque.
● Auxiliar de Almoxarife
O analista de rastreabilidade é o profissional responsável por verificar e
controlar lotes e validades de todos os materiais estocados no almoxarifado a partir
das informações de fabricação e validade nela inseridas, ou seja, possibilita
identificar os produtos e seus respectivos lotes. A metodologia base utilizada para
garantir a eficácia deste controle é a metodologia PEPS. É de responsabilidade
deste profissional a garantia de que o material estocado não perca a validade
evitando o desabastecimento e a perda.
● Secretaria
O profissional da secretaria é responsável pelo recebimento, protocolo e
controle de entrada e saída de documentos; pela emissão de CI (Comunicação
Interna); recebimento e distribuição de processos no SEI; atendimento e
encaminhamento de chamadas telefônicas, abertura de chamados para a Divisão
de Engenharia e para a Coordenação de Informática e Rede. Este profissional
também é responsável por trocas e empréstimos de materiais por outras unidades.

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● Auxiliar de Secretaria: Mensageiro

O profissional mensageiro tem a competência de efetuar atividades
internas/externas de distribuição e retirada de correspondências diversas e
documentos em geral, operar máquina copiadora e auxiliar nas atividades de
escritório. É de responsabilidade dele receber os documentos enviados ao setor e
direcioná-los à secretaria do Serviço.
● Recepcionista de Solicitação de Material Extra

O profissional que recepciona a solicitação de material extra é responsável
por atender à demanda externa de solicitantes, que precisam adiantar o material até
que seu pedido chegue ao setor. O material extra é o material necessário para suprir
a primeira necessidade do dia, portanto, ele só pode ser solicitado mediante
justificativa e até às 11h da manhã. Este profissional também é responsável por
recepcionar pessoas que venham ao Serviço seja para vistar notas fiscais, seja para
reunião.
● Auxiliar de Serviços Gerais: Conservação

O Auxiliar de Serviços Gerais tem como tarefa prestar ajuda imediata em
diversas funções garantindo o suporte necessário a quem precisa. Além disso, esse
profissional é responsável pela conservação, limpeza e arrumação dos espaços.
5. Processos
5.1 Emissão de Solicitação de Material (SM)
SM de Licitar
A solicitação de material é o primeiro documento de um processo de
compra. Nela é preciso inserir informações como código de medtrak (registro do

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item no sistema do HUCFF), código do SIASG, número do PGC (sua inclusão no

Portal do Planejamento e Gerenciamento de Contratações), e o SIASG
correspondente, especificidade minuciosa, análise pela comissão de
padronização quanto à detalhes não constantes na descrição, sua apresentação
(se em unidade, peça, caixa - caso caixa, quantas unidades em cada -, dentre
outras...), sua média mensal de consumo (MMC) com base nas cotas definidas
para os serviços, sua média anual de consumo (tendo por base o quantitativo
mensal médio).
Tal documento deve ser digitalmente assinado pelo chefe de serviço e

encaminhado ao diretor geral para autorização e assinatura.
SM de urgência
As solicitações de material de urgência devem ser emitidas em caso de
desabastecimento iminente do item. Antes de elaborar uma SM de urgência, é
preciso verificar se não há saldo do item em pregão nosso ou de coparticipação.
Caso não haja mais saldo em outras licitações e o estoque esteja abaixo de 30
dias, faz-se necessária a emissão de uma SM de urgência. Só é possível a
elaboração de uma SM de urgência existindo uma SM de licitar do mesmo
material. O quantitativo solicitado em SM de urgência deve ser de 6 meses e não
de 12 meses como uma SM de licitar.
5.2 Abertura de Processo

A Solicitação de Material hoje é realizada via SEI (sei.ufrj.br), portal de
processos administrativos virtuais. Sendo assim, para iniciar um novo processo de
compra, é necessário abrir um processo via SEI (http://www.fazenda.rj.gov.br/sei/).
5.3 Criação de Estudo Técnico Preliminar

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Dentre os documentos a serem incluídos no início do processo de compras

está o Estudo Técnico Preliminar (ETP) que consiste em um documento detalhado e
específico para a aquisição em questão, onde constam dados como o nº do
processo, o nº da Solicitação, o Serviço solicitante, o usuário responsável, os
materiais solicitados e seus valores. A criação é realizada pelo site do Comprasnet
4.0 (http://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp), e uma cópia do arquivo
deve ser incluída no processo (via SEI). Tal documento só pode ser elaborado por
um servidor com senha ativa através do formulário anexo (figura 11)
5.4 Envio de Processo para Serviço de Licitação e Contratos

Após incluídos os documentos pertinentes à compra (como Solicitação de
Material, Estudo Técnico Preliminar e eventual Termo de Justificativa - caso haja
atraso na inclusão de itens no PGC), estes deverão ser assinados pela chefia
imediata e encaminhados à Direção Geral para assinatura através de Bloco de
Assinaturas para posteriormente serem enviados ao Serviço de Licitações e
Contratos (SLC) para prosseguimento.
5.5 Emissão de Doc/ Solicitação de Empenho

O DOC é o documento formal enviado à Divisão Financeira para solicitar o
empenho do material.
Para ocorrer a elaboração/emissão do Doc. é preciso entrar no site:
http://comprasnet.gov.br/. na aba consultas>atas:Gestão de Alta de Registro de
Preço/SRP>Incluir Siasg(153152), número do pregão, pesquisar e encontrar o item
desejado>Entrar na pasta do Almox no Osíris(REDE do HUCFF)>Entrar na pasta do
Almox>Entrar na pasta Almox 2022>Elaboração de Doc>Seguir a ordem crescente
dos docs> Preencher ( Planilha excel ) com as informações que estão no site (Do
item desejado).>
Uma vez elaborado, o Doc deve ser encaminhado para o conferente e

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posteriormente para a chefia para assinatura.

Depois de assinado, ele é enviado para a Divisão Financeira para
autorização do empenho.
Os Docs devem ser organizados e planejados de modo a serem enviados
para a DFN na primeira semana de cada mês.
5.6 Envio de empenho

O empenho é o documento formal emitido pela Divisão Financeira com a
confirmação de que o valor do material solicitado está empenhado. Tal documento
deve ser enviado à empresa, informando o endereço e horário para entrega do
material.
● Modelo de email de Solicitação de Entrega de Material
Assunto: Solicitação de Entrega de Material - NOME DA EMPRESA - ITEM

Prezados, Bom Dia (tarde ou noite)!
Solicito a entrega de todo o material referente ao empenho (Número do empenho

ex: 2021NE2045).
Favor acusar o recebimento deste e-mail, informando a data prevista de
entrega, com cópia para almox@hucff.ufrj.br
Caso haja algum problema referente a entrega, informar o mais rápido possível.
OBS: ESTAMOS PRECISANDO DO MATERIAL COM EXTREMA URGÊNCIA.

CNPJ: 33.663.683/0053-47
Rua Professor Rodolpho Paulo Rocco, n° 255.Cidade Universitária – Rio de
Janeiro/RJ

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CEP: 21.941-913
HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO: DIAS ÚTEIS, 7h às 17h

Entregas realizadas por transportadoras devem ser feitas pelos fundos do hospital,
sito Rua Bruno Lobo.
5.7 Recebimento da Nota/ Checklist

Assim que o material chega no Almoxarifado Central, é preciso receber a
Nota Fiscal e iniciar o checklist da mesma. Para tal deve-se procurar o empenho
informado na NF; conferir as informações da nota e realizar o checklist,
preenchendo os campos de 1 a 5 e encaminhando a NF para o responsável pelo
recebimento do material.
5.8 Conferência do material

O recebimento do material ocorre junto com a Nota Fiscal. É necessário
verificar se o material entregue confere com o solicitado. Estando o material de
acordo com a NF, o canhoto da nota fiscal deve ser assinado ou ainda a NF da
transportadora, se for o caso. Em caso de material divergente, verificar com a chefia
se tem alguma informação sobre troca de marca ou tamanho. Caso não haja, o
material não poderá ser recebido.
Jamais será recebido material sem empenho.
5.9 Entrada de nota fiscal

A NF é o documento externo que comprova exatamente o que está sendo
entregue, por isso precisa estar exatamente igual ao empenho; que é o que será
faturado. É importante verificar se o CNPJ, endereço e número de empenho estão
corretos. O profissional que receber o material precisa assinar no verso da nota
fiscal e também no canhoto que será devolvido à empresa. O recebimento no

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sistema é feito da seguinte forma:

No ícone recebimento de estoque é necessário informar a data, número da
nota fiscal, CNPJ do fornecedor e clicar na caixa ao lado de “SF”; comparar a
cobertura com a nota fiscal; visualizar se a quantidade e os valores estão de acordo
com a nota como empenho; solicitar atesto o visto das chefias; digitalizar as notas
fiscais e enviar à DFN. (caso o empenho seja de responsabilidade de outro serviço,
enviar o email abaixo solicitando a vinda ao almoxarifado para a conferência e visto
da NF).
Assunto: Visto em DANFE - Serviço XXXX

Bom dia,
Solicitamos a presença de um servidor do Serviço de XXX apto a vistar a nota fiscal
referente ao material abaixo até o dia XX/XX para que a NF seja liberada para
pagamento.
Senha : XXX
Empresa : XXXX
Empenho : XXXX
Número da nota fiscal : XXXX
Valor total : XXXX
Atenciosamente,
5.10 Armazenamento
Após o recebimento do material, ele é colocado na quarentena (local de
espera de entrada no sistema com o profissional responsável pela nota fiscal) e
após a entrada no sistema, ocorre a impressão do recebimento contendo local e
quantidade assim coloca-se o material em seu local de origem (rua, estante,
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prateleira e em caso do excesso, palete).
5.11 Dispensação
A Dispensação do material acontece com a análise do pedido feito no
sistema Medtrak (Transferência de estoque>data de transferência>requisito>caixa
de diálogo, e seleciona o posto ou setor desejado) e verificação se a quantidade
está de acordo com a cota do setor.
5.12 Separação
A separação do material é feita de acordo com o solicitado na TR. O
profissional responsável pela separação deve analisar o pedido, verificar se há
material em estoque para separar (comunicar em caso de divergência), e
encaminhar o material já separado para o conferente.
5.13 Conferência
Após a separação, a fiscalização é realizada de forma criteriosa para verificar
a qualidade e quantidade do material. Em caso de divergência, o conferente deve
solicitar a correção do problema para o separador e dispensador. Caso esteja de
acordo, a liberação do material é feita para o setor de entrega.
5.14 Entrega
O entregador é o profissional responsável por levar o material até o setor
solicitante. Ele é responsável por cobrar que o usuário confira o material e assine a
TR comprovando que recebeu o item na quantidade correta.
5.15 Devolução
O processo de Devolução acontece quando o material não foi utilizado no
setor ou no mapa cirúrgico. É necessário fazer uma RDM manual com a justificativa

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da devolução. É preciso conferir o material e verificar se está em bom estado e

dentro do prazo de validade. Por fim, é necessário fazer a devolução no sistema.
5.16 Comanda de Despesa

A comanda de despesa é o documento que registra os insumos utilizados nas
cirurgias. É necessário fazer o lançamento das informações da comanda no Medtrak
para posterior envio à Divisão Financeira (DFN).
Lançamento de comanda
O passo-a-passo para o lançamento da comanda no Medtrak está descrito
abaixo:
● 1. Abrir o sistema MEDTRAK;
● 2. Opção de ROPM MATERIAL CIRÚRGICO;
● 3. Informar a data e número do prontuário e pesquisar;
● 4. Informar o código do material para que haja a visualização dos dados;
● 5. Buscar o lote e conferir se os dados estão de acordo com o que está no
material;
● 6. Clicar em “gerar” , conferir o número da nota fiscal e o fornecedor;
● 7. Imprimir a listagem das comandas feitas e enviar para DFN (Divisão
Financeira).
6. Eventos
6.1 Vistoria de área externa
Trata-se de uma espécie de supervisão na área do salão, onde ficam
estocados os materiais do Almoxarifado Central. Nessa vistoria deve ser observada
a arrumação correta dos materiais em estoque e a devida identificação de todos os
itens, tanto nas prateleiras quanto nas áreas onde ficam os excessos dos materiais.
A vistoria segue um checklist que é posteriormente entregue aos responsáveis pelas

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ruas para as devidas providências.
6.2. Inventário periódico

O inventário de Estoque é o levantamento ou a contagem total dos produtos
físicos para comparação com a quantidade constante no sistema. Tem como
finalidade corrigir divergências e alinhar a quantidade de produtos entre sistema e
físico. É de suma importância que sejam realizados inventários periódicos para que
o sistema espelhe sempre de forma assertiva o que há de físico no estoque. O
inventário ocorre mensalmente no último fim de semana do mês por uma equipe de
funcionários pré-selecionados.
6.3. Inventário anual

O inventário anual difere do periódico pois a realização do mesmo se dá com
uma equipe externa ao Almoxarifado Central.
6.4 Abertura e Fechamento do Almoxarifado Central

Essa etapa apesar de parecer simples, tem grande importância no processo de
gerenciamento do Almoxarifado Central, pois pode ocorrer uma entrada não
autorizada com subtração de itens (roubo).
I Abertura
Para que ocorra a abertura do Almoxarifado Central corretamente é preciso
primeiramente buscar a chave do portão lateral que se localiza no setor de
Vigilância (entre a sala do patrimônio e zeladoria). Logo após romper o lacre do
portão lateral e colocar a chave no quadro de chaves que fica localizado na área da
chefia. É preciso registrar no livro de rotinas, informando o número do lacre,
assinatura, data e hora da abertura.
Exemplo de escrituração que se deve expor no livro de registro de rotinas

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“Almoxarifado aberto às XXh com rompimento do lacre do portão lateral de número

00000000, em XX/XX/20XX.
Assinatura da pessoa que fez a abertura e rompimento do lacre do portão.”
II Fechamento
Para o fechamento do Almoxarifado Central primeiramente é preciso observar
o lacre do portão principal de cor amarela. Segundo passo é destacar um lacre da
caixa de lacres (localizada acima das gavetas atrás da porta do setor administrativo
do Almoxarifado Central) para o lacramento do portão lateral, logo após é preciso
registrar no livro de Rotinas, informando o número do lacre, assinatura, data e hora
da abertura.
Exemplo de escrituração que se deve expor no livro de registro de rotinas
“Almoxarifado fechado às 17h como lacre do portão lateral de número 00000000,
00/00/2050” Assinatura da pessoa que fez o fechamento do Almoxarifado Central.”
7. Outros
7.1 Paciente em casa - Tinoco

Todo final de mês ocorre o fornecimento de materiais médico hospitalares
para o paciente Tinoco com tempo indeterminado. O documento com os materiais
específicos está localizado no salão com o encarregado contendo a quantidade
específica de cada item.
7.2 Diálise em casa

Toda última semana do mês o serviço de Nefrologia encaminha uma CI com
o quantitativo dos pacientes que utilizam o conjunto (kit) de diálise em casa. Ao
receber tal documento, o Almoxarifado emite uma solicitação de empenho à divisão
financeira, com o quantitativo solicitado pelo serviço. Uma vez empenhado, o

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empenho é enviado para o fornecedor, que em seguida encaminha os kits para a

casa de cada paciente.
As notas fiscais são enviadas ao Almoxarifado por e-mail apenas para
ciência. As NF físicas são enviadas para o Serviço de Nefrologia que posteriormente
encaminha à DFN para pagamento.
7.3 Planilha de Cotas de Material

É através da planilha que se tem o controle de saída dos materiais para os setores
usuários do hospital. Quando há mudança no quantitativo de material necessário no
setor, é necessário fazer formalmente a solicitação da mudança do quantitativo. Tal
alteração precisa ser justificada pela chefia do serviço solicitante e autorizada pela
chefia do almoxarifado, de modo a não desabastecer o item.
7.4 Reposição Automática

Este Almoxarifado Central entende como reposição automática, todos os itens
comuns à maioria dos postos e serviços que são recebidos, armazenados e
distribuídos por este serviço.
Para que o item entre no rol de itens de reposição automática do Almoxarifado
Central, é necessário que o usuário entre em contato com o Almoxarifado e faça sua
solicitação justificando tal necessidade. O item será considerado de reposição
automática a partir de sua primeira compra por este Almoxarifado.
8 Anexo
8.1 Ficha
O formulário de Procedimento Operacional Padrão foi elaborado para obter
informações precisas e verídicas, que contenham as principais informações, como
as funções desempenhadas pelos colaboradores na empresa. A tabela contém

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nome, função, resultados esperados e atividades realizadas, além de medidas

especiais a serem tomadas em caso de não conformidade para evitar desvios. A
seguir, um exemplo de formulário utilizado para obtenção de informações do
Almoxarifado Central HUCFF (Hospital Universitário Clementino Fraga Filho).
FICHA DE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO 2021
ALMOXARIFADO CENTRAL
NOME:
FUNÇÃO:
LOCAL DE EXECUÇÃO:
RESULTADO ESPERADO:
MATERIAL NECESSÁRIO:
ATIVIDADES:
CUIDADOS ESPECIAIS:
AÇÕES EM CASO DE NÃO CONFORMIDADE:
DATA: DATA QUE ASSINOU: APROVAÇÃO: APROVAÇÃO:
8.2 Assinaturas
A assinatura destina-se a verificar todas as informações constantes no
formulário de Procedimento Operacional Padrão do Almoxarifado Central. Segue
abaixo as assinaturas afirmando a comprovação das questões respondidas na ficha
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POP(Procedimento Operacional Padrão) pelos próprios colaboradores.
Figura 01- Assinaturas

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Checklist
O Checklist tem o objetivo de analisar a Nota Fiscal que está sendo
recebida, relativamente à sua: natureza da operação é VENDA, CNPJ
(33.663.683/0053-47), se tem solicitação de fornecimento, em aberto, no sistema
(PVSF), razão social, Hospital Universitário Clementino Fraga Filho ou Universidade
Federal do Rio de Janeiro. Estando assinando quem elabora o checklist e quem
está recebendo o material.
Figura 04- Modelo de Check List

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Comanda de Despesa
Existe uma documentação de reembolso relacionada ao Governo Federal
de comprovação de itens e materiais especiais utilizados, este documento é
chamado de comanda de despesa (Orteses e Proteses). Abaixo na figura 05 é
possível perceber a quantidade, o fornecedor, o número da Nota Fiscal, a descrição
dos itens e todas as informações necessárias sobre esses materiais especiais já
utilizados.
Figura 05- Modelo de comanda de Despesa

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Figura 06- Modelo de comanda de Despesa (Verso).

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Tinoco
Relação de materiais específicos para o paciente Sr. Tinoco feita a cada
final de cada mês.
Figura 07- Exemplo da listagem do paciente tinoco.

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Figura 08- Exemplo da listagem do paciente Tinoco.

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Requisição Devolução de Material (RDM)
A Requisição de Materiais é um documento que servirá para registrar a saída

de materiais para os setores.
Figura 09- Exemplo de RDM (requisição de material)

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Lacre de segurança.
Dispositivo de segurança que inibe a violação dos portões do Almoxarifado.
Figura 10- Exemplo lacre de segurança.

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9. Referências
A importância de POPs bem definidos e atualizados,NEXTO.2021.Disponível

em<https://nexxto.com/a-importancia-de-pops/>. Acesso em: 11 de outubro de 2021.
Auxiliar de almoxarifado. funções, normas e capacitação. EDUCAMUNDO, 2021.

Disponível em:>
https://www.educamundo.com.br/blog/auxiliar-almoxarifado-funcoes/<. Acesso em:
11 de outubro de 2021.
O que é POP e como implantar procedimentos padrões em seu

negócio,ROCKCONTENT. em 2021.Disponível
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Versão 1 - 2021
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HUCFF
Licitação conceito e finalidade JUSBRASIL, 2021. Disponível em:

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SEI. INFORMATIVO SEI!RJ, 2021. Disponível em: <

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34
HUCFF
Dokuwiki. REQUISIÇÃO DE MATERIAIS, 2021. Disponível em:

<http://lemarq.com.br/sispub/documentacao/doku.php?id=requisicao_de_materiais_r
m>. Acesso em: 06 de Dezembro de 2021.
Elaboração: Yasmin Almeida

Revisão: Fernanda Almeida

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Gestão de suprimentos no almoxarifado central do HUCFF

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO

POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

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O Almoxarifado Central atualmente faz aquisições e gestão de suprimentos,

A logística de materiais é um dos maiores desafios encontrados pelos

O procedimento operacional padrão (POP) objetiva padronizar e minimizar a

POP - Almoxarifado Central/ HUCFF - UFRJ

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A execução correta desse procedimento é de responsabilidade de cada

A armazenagem dos materiais também exige o cuidado e responsabilidade

POP - Almoxarifado Central/ HUCFF - UFRJ

POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

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POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

● Gestor Público: Chefe de Serviço

● Almoxarife: Analista de Planejamento

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POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

● Almoxarife: Controlador de Estoque

● Almoxarife: Analista Financeiro

● Auxiliar de Almoxarife: Analista de Empenhos

● Auxiliar de Almoxarife: Analista de Dispensação

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POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

O analista de dispensação é o profissional que recebe as requisições de

● Assistente de Logística: Recebimento

● Assistente de Logística: Separador

● Assistente de Logística: Conferente

● Assistente de Logística: Entregador

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POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

aguardar a contagem e a conferência do material ser efetuada pelo setor solicitante.

● Auxiliar de Almoxarife: Analista de Níveis de Estoque

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POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

● Auxiliar de Secretaria: Mensageiro

● Recepcionista de Solicitação de Material Extra

● Auxiliar de Serviços Gerais: Conservação

5.1 Emissão de Solicitação de Material (SM)

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POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

item no sistema do HUCFF), código do SIASG, número do PGC (sua inclusão no

Tal documento deve ser digitalmente assinado pelo chefe de serviço e

5.2 Abertura de Processo

5.3 Criação de Estudo Técnico Preliminar

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POP DO ALMOXARIFADO CENTRAL

Dentre os documentos a serem incluídos no início do processo de compras

5.4 Envio de Processo para Serviço de Licitação e Contratos

5.5 Emissão de Doc/ Solicitação de Empenho

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posteriormente para a chefia para assinatura.

5.6 Envio de empenho

Assunto: Solicitação de Entrega de Material - NOME DA EMPRESA - ITEM

Solicito a entrega de todo o material referente ao empenho (Número do empenho

OBS: ESTAMOS PRECISANDO DO MATERIAL COM EXTREMA URGÊNCIA.

HOSPITAL UNIVERSITÁRIO CLEMENTINO FRAGA FILHO

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