Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão

Termo de Abertura de Projeto

Melhores Processos de Suporte

Resumo Executivo 1

Sobre este documento 1

Objeto 2

Justificativa 2

Objetivo 4

Equipe 4

Estrutura Analítica do Projeto 4

Cronograma 5

Orçamento 5

Documentos Complementares 5

Resumo Executivo
● O quê? Documentação de boas práticas em processos de suporte para a APE.
● Para quê? Padronização, nos diferentes órgãos da APE, dos processos de suporte.
● Como? (afazer)
● Questões críticas? (afazer)

Sobre este documento

Este documento:
● é o registro das principais informações para efeitos de iniciação do projeto ora
denominado Melhores Processos de Suporte;
 ● pode ser utilizado para:
○ autorização, por parte do patrocinador, do início do projeto;
○ atribuição dos principais responsáveis e responsabilidades; e
○ explicitação de requisitos iniciais (entregas, premissas e restrições).
● contém as seguintes siglas e/ou abreviaturas:
● APE: Administração Pública Estadual;
● DECAP: Departamento de Captação de Recursos;
● PROCERGS: Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do
Sul;
● SEPLAG: Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão;
● SGGE: Secretaria de Governança e Gestão Estratégica;
● TIC: Tecnologia de Informação e Comunicação;
● recebeu contribuições das seguintes pessoas:
o Alexandre
o Débora
o Marcio Roberto Teixeira - SEPLAG/DECAP;
o Rômulo
● sofreu as seguintes alterações:

VERSÃO ALTERAÇÕES

20190103 ● versão inicial

EMTRABALHO

Objeto
Este documento é referência para o seguinte projeto: documentação de boas práticas
em processos de suporte para a APE.

Justificativa
Em qualquer organização, há 3 tipos de processos de negócio: primário, de suporte e
de gerenciamento. No contexto dos órgãos da Administração Pública Estadual (APE),
processos de suporte são replicáveis de forma idêntica ou muito parecida em todos os órgãos
da APE, pois dizem respeito a necessidades semelhantes, qualquer que seja a atividade
principal - primária ou finalística - do órgão. Assim, por exemplo, o serviço de transporte oficial,
o processo de solicitação de férias, compras, gestão de pessoas, gestão de patrimônio,
financeiro, gestão administrativa de contratos, entre tantos outros, se repetem, devendo ter os
mesmos resultados alcançados quer na SEPLAG quer em qualquer outro órgão da APE. Quais
especificidades, se houver, são em princípio meramente parametrizáveis, não deveriam afetar
a “lógica do processo” que é executado. Quais poderiam ser os requisitos justificadamente
específicos, por exemplo, do processo de solicitação de férias de um servidor, numa
Secretaria.

2
 Enquanto tais, processos de suporte se beneficiam muito de padronização, reduzindo
custos com desenvolvimento e manutenção de soluções tecnológicas específicas e também
com desenvolvimento de pessoas para executá-los.
Não foram identificadas quaisquer evidências de reversão da situação atual sem
intervenção. Atualmente, conforme dados levantados junto ao Fórum dos DAs, há XX
secretarias; em cada uma delas, um departamento de função administrativa; com divisões e
seções em número total de XX e YY pessoas trabalhando. Com otimização, possivelmente
possa haver uma melhor alocação desses recursos.
***
Assim, por essa razão, é absolutamente recomendável que os processos de suporte
estejam centralizados ou, pelo menos, sob uma governança transversal. Contudo, não é o que
se observa hoje: as estruturas organizacionais e os passos para a execução dos processos de
suporte são distintos e, por isso, não se beneficiam dos efeitos da padronização. Um
documento de boas práticas - a redação de um manual de tais processos - por si só não
resolve o problema apontado, mas cria condições para padronização, por conta de cada órgão
interessado, e prepara uma possível iniciativa de centralização ou coordenação desses
processos.
Assim, há conveniência e oportunidade à Administração Pública Estadual (APE) em
realizar esse projeto.
Há conveniência, consideradas as seguintes razões:
● a situação descrita acima, por si e por seus efeitos negativos, é um problema para a APE e,
portanto, demanda iniciativas convergentes à sua solução; e
● o projeto em questão atende esse requisito de convergência e, portanto, é uma iniciativa
desse tipo.
Há oportunidade, consideradas, entre outras, as seguintes razões:
● as competências da SEPLAG, conforme DECRETO Nº 54.486, DE 22 DE JANEIRO DE
2019, que dispõe sobre a estrutura básica da Secretaria de Planejamento, Orçamento e
Gestão e dá outras providências; em especial, nos seguintes incisos do Art. 2º:
o XVIII - promover políticas de gestão de organização administrativa; e
o XXII - desenvolver projetos, programas e atividades permanentes de modernização
administrativa e inovação, atualizando a gestão e incrementando as ações de
eficiência gerencial;
● a diretriz vigente de simplificação e desburocratização dos processos e serviços; e
● a diretriz vigente de uso progressivo das ferramentas da Tecnologia da Informação
que venham a otimizar procedimentos e a reduzir despesas, conforme disposto no inciso III,
Art. 7º do Decreto 54480/2019: “Os órgãos da administração pública estadual direta e
indireta deverão apresentar, em trinta dias contados da publicação deste Decreto, plano
detalhado de ações à Junta de Coordenação Orçamentária e Financeira – JUNCOF -
dispondo acerca: … III – do uso progressivo das ferramentas da Tecnologia da Informação
- TI - que venham a otimizar procedimentos e a reduzir despesas.”
● Arquitetura Digital: os investimentos feitos em infraestrutura e serviços pelo Estado na
PROCERGS visando ao “desenvolvimento de soluções de TIC, no âmbito da administração
pública estadual, preferencialmente para fins de inovação, interoperabilidade e
transversalidade”.

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Objetivo
A documentação de boas práticas em processos de suporte para a APE visa a
padronização desses processos nos diferentes órgãos da APE, o que beneficia os órgãos
responsáveis pela execução desses processos e a SEPLAG, que tem como competência
“promover políticas de gestão de organização administrativa”.
São objetivos específicos e convergentes ao objetivo geral acima:
1.

Equipe
O projeto será executado pelas seguintes pessoas, estruturadas como equipe de
projeto:

● Líder

Estrutura Analítica do Projeto

FASE ENTREGA PACOTE DE TRABALHO

Cronograma

FASE ENTREGA TEMPO (semanas)

Orçamento
Não há custos financeiros adicionais. Os recursos necessários para a ação são
gerenciados pela SEPLAG.

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Documentos Complementares
● (afazer)