MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS

Secretaria de Gestão e Inovação

Departamento de Inovação Governamental
Coordenação-Geral de Inovação em Gestão

EDITAL CGIG/DIGOV/SEGES/MGI nº 01/2023

OBJETO:

Oferta de Mentoria para Projetos e Iniciativas de Mapeamento, Redesenho e Simplificação

de Processos Administrativos do Governo Federal.

DESCRIÇÃO:

A Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos

- SEGES/MGI, está oferecendo aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
Direta, Autárquica e Fundacional, um programa de mentoria para capacitar e apoiar projetos
de mapeamento, redesenho e simplificação de processos administrativos.

NÚMERO DE VAGAS: 06 (seis)

QUEM PODE SE CANDIDATAR: Órgãos e Entidades da Administração Pública Federal

Direta, Autárquica e Fundacional.

OBJETIVOS:

1 - Orientar e capacitar os órgãos e entidades da Administração Pública Federal Direta,

Autárquica e Fundacional na metodologia de mapeamento, redesenho e simplificação de
processos da Consultoria Executiva Seges - Simplifica;

2 - Apoiar os órgãos e entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e

Fundacional em suas iniciativas para mapear, redesenhar e simplificar processos
administrativos estratégicos para o órgão ou entidade;

3 - Divulgar e catalogar boas práticas e inovações em redesenho e simplificação de

processos.
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CUSTOS:

Os órgãos selecionados não terão incrementos nos custos correntes da instituição

DO PROGRAMA DE MENTORIA EM MAPEAMENTO, REDESENHO E SIMPLIFICAÇÃO

DE PROCESSOS:

Durante o ano de 2022, a SEGES/MGI, por intermédio da Consultoria Executiva Simplifica –

CEx - Simplifica, atuou junto a órgãos da Administração Pública Federal provendo consultoria
executiva para a simplificação de processos, na qual os consultores da Secretaria realizaram
diretamente as atividades de mapeamento, redesenho e simplificação de processos com
base em entrevistas realizadas com os técnicos dos órgãos clientes.

Com o objetivo de ampliar a atuação da Consultoria e atender a uma maior quantidade de

órgãos e processos, passamos a disponibilizar a nova modalidade de consultoria de Mentoria
em Desenho e Redesenho de Processos. Esta nova modalidade possui ênfase em atividades
de capacitação e orientação, isto é, o seu principal objetivo é instruir os órgãos clientes na
metodologia de mapeamento, redesenho e simplificação de processos utilizada pela CEx -
Simplifica nas mentorias imersivas ao longo de 2022.

COMO SE CANDIDATAR?

Os órgãos interessados na consultoria deverão encaminhar à SEGES, por meio de formulário

anexo, uma proposta de mapeamento, redesenho e simplificação de um processo interno
crítico, relevante ou estratégico para a instituição, apresentando as justificativas e indicando
uma autoridade e um técnico especialista para servirem de pontos focais para cada um dos
processos elencados. É essencial que tanto a autoridade e os técnicos indicados tenham
familiaridade com o seu respectivo processo.

Além dos pontos focais, o órgão deverá indicar ainda uma equipe de apoio, com no mínimo
mais dois integrantes técnicos, e que tenham alguma familiaridade com o processo para os
quais foram indicados, ou tenham alguma experiência com a atividade de mapeamento e
redesenho de processos.

As propostas deverão ser preenchidas no link: https://forms.office.com/r/pAq1UNFvwc

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PRAZO PARA A INSCRIÇÃO:

Serão aceitas inscrições até a data de 30 (trinta) de maio de 2023.

DO PROCESSO SELETIVO:

A partir das propostas encaminhadas, será feita uma pré-seleção, e os consultores entrarão
em contato com os pontos focais dos selecionados para avaliar o compromisso do órgão e
da equipe técnica com o projeto, e o impacto e a dificuldade do mapeamento e redesenho
dos processos indicados. A partir dessa avaliação, serão selecionados os órgãos com o maior
engajamento e os processos que apresentarem a melhor relação de impacto vs dificuldade.

Recomenda-se que o processo indicado gere impacto nos resultados do órgão e seja
relevante para a instituição, de modo a manter o patrocínio das lideranças durante todo o
projeto.

Ressalta-se que processos muito complexos, com o envolvimento de diversos atores ou cuja
regulamentação esteja fora da autonomia do órgão, não são adequados para o redesenho,
já que o principal objetivo da mentoria é a capacitação dos técnicos do órgão, sendo
necessário. Processos mais desafiadores poderão ser pactuados e desenvolvidos
posteriormente a partir do aprendizado adquirido pelo órgão.

COMO FUNCIONA A CONSULTORIA DE MENTORIA?

Para o processo selecionado, os consultores agendarão reuniões técnicas com periodicidade

a ser definida entre a CEx, o ponto focal técnico e a respectiva equipe de apoio, por um
período de seis meses.
A duração total do projeto será de 3 (três) a 6 (seis) meses, a depender da complexidade do
processo e da quantidade de produtos a serem desenvolvidos.
Durante a mentoria, os técnicos do órgão serão capacitados na elaboração dos produtos
previstos na metodologia da Consultoria Executiva Simplifica, conforme a necessidade do
órgão, em especial possíveis para cada projeto é:

• Mapeamento “As Is” (o mapeamento do processo como ele se encontra);

• Manual “As Is” (o manual do processo como ele se encontra);
• Matriz de Problemas e Soluções; (matriz que identifica problemas, oportunidades de
melhoria e propostas de solução);
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• Matriz de Responsabilidade e Competências; (matriz que identifica quem é

responsável pelo que dentro do processo);
• Mapeamento “To Be” (o redesenho do processo)
• Manual “To Be”; (o manual do novo processo)
• Artefatos (Modelos de documentos, check lists etc.);
• Normatização (como instituir o novo processo e demais inovações);
• Proposta de Automatização do Processo;
• Projeto Piloto para a Implementação do Novo Processo.

É importante esclarecer ainda que nas reuniões de mentoria os consultores irão:

• Ensinar os fundamentos da ferramenta Bizagi Modeler de mapeamento e redesenho

de processos;
• Iniciar a elaboração dos produtos supracitados, ficando a elaboração do inteiro teor
sob responsabilidade dos técnicos do órgão cliente.
• Fornecer exemplos, dicas, boas práticas e revisar os trabalhos desenvolvidos pelos
técnicos do órgão cliente quanto a sua adequação à metodologia da Consultoria;
• Revisar os produtos e atividades desenvolvidas pela equipe técnica do órgão.
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ANEXO
FORMULÁRIO

PROPOSTA PARA CANDIDATURA A MENTORIA EM REDESENHO E SIMPLIFICAÇÃO

DE PROCESSOS
ÓRGÃO/INSTITUIÇÃO
Autoridade patrocinadora do
Projeto (nome e cargo).
Dados para contato (telefone e e-
mail)

NOME DO PROCESSO A SER

REDESENHADO.
JUSTIFICATIVA
Chefe do setor responsável
(Nome e cargo)
Dados para contato (telefone e e-
mail)
Líder da equipe técnica (Nome e
cargo)
Dados para contato (telefone e e-
mail)
1ª integrante da equipe técnica
(Nome e dados para contato –
telefone e e-mail)
2º Integrante da equipe técnica.
(Nome e dados para contato –
telefone e e-mail)
(se houver)
3º Integrante da equipe técnica.
(Nome e dados para contato –
telefone e e-mail)

MATRIZ DE AVALIAÇÃO IMPACTO/DIFICULDADE

Em relação ao Processo selecionado, avalie em uma escala de 1 (nenhum ou insignificante)
a 5 (muito alto ou completamente) cada um dos critérios a seguir:
a) Critérios para avaliação do potencial de impacto:
• Demanda processual anual;
• Passivo processual atual;
• Visibilidade e impacto para o cidadão/cliente;
• Valor financeiro médio dos processos;
• Parcela do processo está dentro da autonomia do órgão;
• Os entraves e gargalos processuais estão dentro das competências do órgão;
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• Fluxos processuais fragmentados, informais ou com baixo nível de uniformidade e

padronização de atos e procedimentos;
• Conflitos de responsabilidades e competências entre diferentes setores da instituição;
• Quantidade de erros e falhas na instrução processual;
• Potencial e viabilidade de automação;

b) Critério para avaliação da dificuldade/complexidade:

• Número de atores envolvidos; (diretamente proporcional ao grau de dificuldade)

• Interesses políticos conflitantes; (diretamente proporcional)
• Prioridade e engajamento das autoridades superiores; (inversamente proporcional)
• Motivação e apoio dos especialistas envolvidos na operacionalização do processo;
(inversamente proporcional)
• Disponibilidade de tempo dos especialistas para a transformação processual;
(inversamente proporcional)
• Tamanho do fluxo processual; (inversamente proporcional)
• Nível de regulamentação do processo por meio de Lei stricto sensu; (diretamente
proporcional)
• Nível de maturidade institucional em gestão e governança de processos
(inversamente proporcional).