Academia Volkswagen Pós-Vendas

Informativo de Utilização do
Autoservice
Caderno de Apoio
Autoservice

Este material, sobre o Sistema Autoservice, foi desenvolvido para explicar o

processo de transmissão e acompanhamento dos dados.

Leia-o atentamente, pois trata-se de uma ferramenta indispensável para sua Con-
cessionária na realização da Pesquisa SIQ – Sistema de Informação de Qualidade e
obter a bonificação acordada pela Política Comercial de Peças.

O processo de acesso, manutenção e gerenciamento do Sistema está em suas mãos.

Bom trabalho !!!

Academia Volkswagen - Pós-Vendas 1

 Este material tem o objetivo de orientar o usuário a como ter um controle efetivo do envio dos
dados, garantindo assim, que a comunicação seja completa e sem falhas.

O que é Autoservice?
3 É o sistema que processa dados dos Clientes e dos seus respectivos veículos no Pós-Vendas
da Concessionária Volkswagen;
3 São informações geradas através das Notas Fiscais de peças no balcão e na oficina, e o
conteúdo das Ordens de Serviços (internas e externas).
3 Compõe uma base de dados utilizada na Pesquisa SIQ, no cálculo da bonificação de peças,
na composição do cálculo da taxa de mão-de-obra garantia e indicadores de serviços
(Passagens, veículos atendidos, horas trabalhadas, etc.).

Importante ressaltar que o sistema Autoservice processa os dados enviados pela Concessionária,
porém sua gestão deve ser acompanhada pela Softwarehouse responsável pelo sistema do mesmo.

Os dados são transmitidos através do sistema de comunicação (Sincro ou Gedascom). As

informações processadas são :
3 Cadastrais – Dados dos Clientes (nome, endereço, telefone, CPF, etc.) e dados do veículo
(Chassi, chapa, km, etc.);
3 Itens – Dados de peças (códigos de peças, quantidade, valor unitário, valor total) e dados de
serviços (código de serviço, TPR, valor de mão-de-obra).

2
Autoservice

O layout do sistema Autoservice foi feito de forma a selecionar os dados das Concessionárias e
alocá-los em “blocos” de um arquivo extensão “txt”, os quais são chamados de “CK”.

Cada CK representa um bloco de informações específicas, sendo :

Figura 1- Ilustração layout

3 CK3 – são todas as notas fiscais emitidas no balcão;

3 CK4 – são notas fiscais canceladas em sua totalidade;
3 CK5 – Dados da estrutura da Concessionária, que devem ser enviados mensalmente,
sempre até o 5º dia útil do mês (fechamento);
3 CK6 – são todas as Ordens de Serviços, inclusive internas;
3 CK7 – são todas as notas fiscais emitidas na oficina;
3 CK8 – são casos de emissão de notas fiscais de entrada que representam a devolução
parcial de uma nota fiscal.

É importante ressaltar que o CK7 é a base de dados utilizado no SIQ, sendo assim, é muito
importante que o telefone (celular e/ou fixo) do Cliente esteja com dados atualizados na nota fiscal,
caso contrário a pesquisa pode ser prejudicada. Os dados que faltam no CK7, são retirados do CK6
(Chassi, km do veículo, placa), o CK7 não dispensa o envio do CK6 – OS. Caso a Concessionária
não envie o CK6 – origem do serviço da nota fiscal, o sistema são conclui o processamento.

Academia Volkswagen - Pós-Vendas 3

 Layout CK3 – Peças Balcão, veja exemplo abaixo:

Figura 2 – Exemplo layout CK 3001

No exemplo acima, podemos ver que existem campos com dados da Concessionária, notas fiscais,
valor total, nome do Cliente, etc. Esses dados são contados em campos dentro do arquivo “txt”.
Exemplo: nome do Cliente está na sequência 11 do campo 68 até 107. Vejamos como ficaria a leitura:

1. Dados arquivo “txt”, inicia contagem em CHI . . .

Figura 3 – arquivo txt

2. Cada caractere, conta-se 1 campo:

Figura 4 – Contagem arquivo dados “txt”

3. Cada linha contém 193 caracteres, onde são estabelecidos campos específicos para cada
informação. Exemplo: O nome do Cliente está localizado nos campos 68 a 107 do CK 3001.

Figura 5 – Contagem campo nome do cliente

4
Autoservice

Layout CK5 – Estrutura da Concessionária

Os dados do CK5 devem ser enviados mensalmente até o 5º dia útil do mês seguinte ao
fechamento do mês. Veja abaixo os campos solicitados:

Figura 6 – Layout CK 5

O preenchimento do CK5 depende de cada softwarehouse, a base para quantidade de horas

(disponível e remunerada) pode ser administrada pelo ATO / ADO, ou pela folha de pagamento do
produtivo.

Figura 7 – Exemplo da tela de preenchimento na Concessionária.

Academia Volkswagen - Pós-Vendas 5

 Classificação de Fonte Pagadora

A classificação influencia diretamente nas pesquisas e apuração de dados, por isso é muito
importante que seja feita corretamente. O responsável pela classificação deve verificar junto ao
DMS se o sistema está utilizando corretamente a tabela de conversão do código utilizado pela
Concessionária no dia/dia para a lista padrão do sistema Autoservice a seguir:
Exemplo : Código CM (Cliente Mecânica) = 1; CG (Cliente Garantia) = 8, etc.
Vejamos então quais são as classificações na oficina :

Figura 8

Observações :
3 Os itens 1 – 8 – 10 – 14 – 15, são os códigos elegíveis para pesquisa SIQ.
3 Códigos 1 e 15 são utilizados na composição da taxa de mão-de-obra garantia.
O envio de dados deve ser realizado diariamente pela Concessionária e transmitidos no final do dia
ou pela manhã. Importante lembrar que o sistema é batch, isto é, o processamento sempre ocorre
de um dia para o outro.
O envio pode ser realizado via GedasCom ou Sincro. Em ambos os sistemas, o processo é fazer o
upload do arquivo “txt”, que é gerado no sistema de gestão, e realizar o envio.
No dia seguinte, fica disponível para download o arquivo FK2 – Relatório de Validação¹ onde é
possível visualizar todos os arquivos que foram processados, com erros ou não.
Para entender melhor o processo, vejamos a figura abaixo :

Figura 9 – Fluxo de Dados

6
Autoservice

A Concessionária envia os dados, que são recebidos no mainframe na T-Systems, onde é

processada a consistência dos dados e gerado o retorno FK2 – Relatório de Validação um dia após
o envio. Os dados são transferidos para o servidor da Volkswagen, onde fica armazenado para
realizar pesquisas e demais análises.
Para contatar a Central da Concessionária na T-Systems ligue para 11 2184-2555.
Veja as telas do Relatório de Validação – FK2, na tela do GedasCom:

h Abertura:

Figura 10 – Relatório de Validação GedasCom – Tela de abertura

h Tela de Confirmação de envio do arquivo – resumo por dia:

Figura 11 – Relatório de Validação GedasCom – Tela de Processamento

Academia Volkswagen - Pós-Vendas 7

 h Tela de consistências – relatório detalhado:

Figura 12 – Relatório de Validação GedasCom – Tela de Consistências

A mensagem Lote Processado com Sucesso significa que o documento foi recebido na fábrica
e está ok. Caso o documento tenha erros, aparecerá uma sequência numérica, onde a cada 3
caracteres indica um código de erro verificado. Para correção, a Concessionária poderá consultar a
cartilha de erros (CCI 148/08 Autoservice Ajustes) para obter o detalhamento.
Os dados do Autoservice devem ser enviados diariamente, seguindo o fluxo do sistema e precisa
ser acompanhado por um responsável que tenha conhecimentos do movimento oficina e balcão
Peças, pois o mesmo poderá acessar o Portal da Rede, e analisar valores no P3A.
Essa pessoa deverá baixar o FK2 – Relatório de Validação todos os dias e checar se todos os
documentos enviados, foram recebidos como “Lote Processado com Sucesso”. Caso tenha erros,
os dados devem ser corrigidos e reenviados juntamente com o lote do dia seguinte.
Os documentos que não constam no FK2 – Relatório de Validação não foram processados e devem
ser reenviados igualmente.

Figura 13

8
VOLKSWAGEN do Brasil
Indústria de Veículos Automotres Ltda.

Academia Volkswagen
Via Anchieta, km 23,5
São Bernardo do Campo - SP
CEP 09823-901 - CPI 1177

A reprodução ou transcrição total ou parcial deste material é proibida,

salvo expressa autorização, por escrito, da Volkswagen do Brasil.
As informações contidas nesta apostila são exclusivamente para
treinamento dos profissionais da Rede de Concessionárias Volkswagen,
estando sujeitas a alterações sem prévio aviso.

1ª Edição