Procedimento

Comunicação Interna

1. Objectivos / Âmbito 3. Definições

Garantir: Cliente Interno – conjunto de pessoas ao

- a circulação da informação na empresa, serviço da organização (equipa XYZ)
- o envolvimento de todos os colaboradores na
eficácia do processo de comunicação Cliente externo – conjunto de pessoas externas
- a focalização dos colaboradores nos seus à XYZ. Podem ser clientes, PAT’s, fornecedores
objectivos de trabalho ou parceiros
- a utilização dos canais internos de
comunicação como fontes privilegiadas de
informação

Âmbito: Todos os colaboradores

2. Referências
Norma NP EN ISO 9001:2015 e NP EN ISO
14001:2015 (Requisito 7.4 e 8.2.1 e 5.2.2)
NP EN ISO 45001:2018 (Requisito 7.4 e 8.2.1 e
5.2.2)
Plano de Comunicação Interna; Procedimento de
Gestão documental

4. Modo de Proceder
A XYZ determina as comunicações internas e externas pertinentes para o Sistema de Gestão Ambiental, incluindo:
a) Sobre o que comunicar
b) Quando comunicar
c) Com quem se comunicar
d) Como comunicar
e) Quem comunica

Com quem se
O que comunicar Quando comunicar Como comunicar Quem comunica
comunicar
Anualmente após a
Contexto da Todos os Disponibilização na
revisão anual pela ADM
Organização colaboradores rede informática
Gestão
Necessidades de Anualmente após a
Todos os Disponibilização na
expectativas das partes revisão anual pela ADM
colaboradores rede informática
interessadas Gestão
Processos (entradas e
Anualmente após a
saídas, recursos, Todos os Disponibilização na
revisão anual pela ADM
responsabilidades e colaboradores rede informática
Gestão
autoridades)
Resultado dos Anualmente (Ver (Ver P.XX.YY. - (Ver P.XX.YY. -
Todos os
indicadores de P.XX.YY. - Avaliação de Avaliação de Avaliação de
colaboradores
desempenhos Desempenho) Desempenho) Desempenho)
Anualmente após a
Riscos e Todos os Disponibilização na
revisão anual pela ADM
Oportunidades colaboradores rede informática
Gestão

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Data: Data:
 Procedimento
Comunicação Interna

Com quem se
O que comunicar Quando comunicar Como comunicar Quem comunica
comunicar
Objetivos do seu Afixação e
Disponibilização Todos os
Sistema de Gestão da disponibilização no site ADM
permanentemente colaboradores
Qualidade Total; e na rede informática
Todos os
Mudanças ocorridas na Imediatamente colaboradores, Envio de comunicação
ADM
organização quando operarem parceiros, (interna ou externa)
fornecedores e clientes
Anualmente após a
Conhecimento Todos os Disponibilização na
revisão anual pela ADM
organizacional colaboradores rede informática
Gestão

Competências Anualmente após a

Todos os Disponibilização na
necessárias na revisão anual pela ADM
colaboradores rede informática
organização Gestão

Anualmente após a
Requisitos para os Todos os Disponibilização na
revisão anual pela ADM
produtos e serviços colaboradores rede informática
Gestão
Disponibilização na
Após a elaboração do
Resultado de Todos os rede informática e
Relatório da Auditoria ADM
auditorias internas colaboradores envio de e-mail aos
anual
interessados

Resultado de Após a elaboração do

PAT’s Envio de e-mail DT
auditorias aos PAT’s Relatório da Auditoria

Anualmente após a
Resultados da Revisão Todos os Disponibilização na
revisão anual pela ADM
pela Gestão colaboradores rede informática
Gestão

Disponibilização na
Informações sobre não Todos os
Após o registo da NC e rede informática e
conformidades e ações colaboradores ADM
AC envio de e-mail aos
corretivas envolvidos
interessados

Afixação e
Disponibilização
Política Partes Interessadas disponibilização no site ADM
permanentemente
e na rede informática

Fornecedores e
Critérios de avaliação Aquando do pedido de
Prestadores de E-mail DLC
aos fornecedores Cotação
Serviços

Aspectos/Riscos A todos os
Após a sua realização Afixação ADM
Ambientais colaboradores da XYZ

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Data: Data:
 Procedimento
Comunicação Interna

Com quem se
O que comunicar Quando comunicar Como comunicar Quem comunica
comunicar

Após a avaliação de
Riscos e no Colaboradores Disponibilização na
Riscos de SST FAT
acolhimento de novos interessados rede informática
colaboradores

Resultados dos
Após a realização e Todos os Disponibilização na
Simulacros de FAT
análise colaboradores rede informática
Resposta a Emergência

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Data: Data:
 Procedimento
Comunicação Interna

4.1. Comunicação Interna

A XYZ privilegia 5 canais de comunicação Descrição Resp Doc Ass

1. Deve ser utilizado quando:

- se revelar como sendo a forma mais rápida de

comunicar alterações urgentes ao plano de trabalho
- fazer alertas de pedidos pendentes, aproximação
1. Telefone de limite de prazos
PREFERENCIAL - o último colaborador a sair da Empresa
reencaminha as chamadas para o telemóvel…
- Ao terceiro toque, caso ninguém tenha atendido a
chamada, a pessoa disponível deve “puxar” a
chamada

2. Regras de utilização:

- Transmitir pedidos aos clientes internos:

Reclamações de clientes, informações sobre pedidos
de clientes, agendamento de reuniões, actas de
2. E-mail reunião, tarefas pendentes
- Utilizar o thunderbird para programar o trabalho
- Eliminar a visualização do e-mail pessoal com
anexos pesados (vídeos, PowerPoint)

3. Condições de eficácia:

- Definição correcta de objectivos

- Preparação prévia dos dossiers / assuntos em
análise
- Participação activa de todos os convocados
3. Reuniões - Pontualidade I01.01 Ata
- Marcação com antecedência mínima de dois
PREFERENCIAL dias
da reunião

Objectivo geral: Análise dos objectivos; desvios e

dificuldades; medidas correctivas e preventivas

Participantes: Administração com os colaboradores

individualmente

Tipologia das reuniões: Local: Sala de reuniões

3.1. Reuniões semanais /

quinzenais Objectivo geral: Comunicar os resultados globais da
equipa

Participantes: Administração e técnicos

Local: Oficina

3.2. Reuniões mensais Objectivo geral: Comunicar os objectivos e a

estratégia para o período seguinte

Participantes: Todos

Local: Norte e Lisboa

3.3. Reuniões semestrais É obrigatório o recurso aos documentos criados no

âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade, Ambiente
e Segurança e referenciados no Procedimento de
Gestão Documental

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4. Documentos escritos
5. Rede Interna
Procedimento
Comunicação Interna
4. Gestão da pasta “Geral” - proceder do seguinte
modo:
- Documentos para arquivar – colocar nas pastas
respectivas
- Documentos temporários – eliminar após a sua
utilização (o receptor)
- Cada colaborador é responsável pela organização
interna da respectiva pasta:
.. Pasta Administração: JRC
.. Pasta Técnico Comercial: JM
.. Pasta Informática: JNO
.. Pasta Administrativa: TC
.. Pasta Contabilidade: DF

Fim

4.2. Comunicação Externa

Nas comunicações externas privilegiar-se-á a comunicação utilizando a via electrónica. No entanto, quando
necessário, comunicações escritas com recurso a carta escrita a mesma deverá os seguintes campos obrigatórios:

Campos Obrigatórios
– Assunto;
– Identificação do destinatário;
– Numeração sequencial (a começar em 01001)/(ano); Exemplo: 01001/2018 a registar em I.15.03
– Papel timbrado empresa

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