Tenda – Portal de Serviços

Cartilha de orientação para equipe de

colaboradores terceiros a respeito do
sistema de inserção de documentos
ÍNDICE
1. Objetivos .............................................................................................................................. 3
2. Responsabilidades ............................................................................................................... 3
3. Login e Portal do Fornecedor ................................................................................................ 3
4. Tela Inicial ............................................................................................................................ 4
4.1 - Painel de Informações ...................................................................................................... 4
4.1.1- Total no Canteiro ........................................................................................................ 5
4.1.2- Cadastros Ativos ........................................................................................................ 5
4.1.3- Ausentes há 15 dias ................................................................................................... 5
4.2 – Localidade ....................................................................................................................... 5
4.3 – Menu Principal ................................................................................................................. 6
5. Gestão de Efetivos ............................................................................................................... 6
6. Gestão de Documentos ........................................................................................................ 7
6.1 – Documentos Colaboradores ............................................................................................. 8
6.1.1 – Farol de Documentação.......................................................................................... 8
6.1.2 – Documentos ........................................................................................................... 8
6.1.3 – Ficha de Gestão Documental do Colaborador ......................................................... 9
6.1.4 – 1. Contratação ......................................................................................................... 10
6.1.4 – 2. Durante a Obra ................................................................................................. 11
6.1.5 – Inserção de documentos .......................................................................................... 12
6.2 – Documentos Empresa ................................................................................................ 13
6.3 – Aprovação de Arquivos .................................................................................................. 14
7. Cadastros........................................................................................................................... 16
8. Configurações .................................................................................................................... 17
9. Outras informações ............................................................................................................ 18

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1. Objetivos

✓ Melhorar a gestão de documentos iniciais e mensais;

✓ Garantir a regularidade dos Terceiros dentro do canteiro de obras;

✓ Otimizar as integrações e o controle de acesso e efetivo de obras.

2. Responsabilidades

Garantir que o EMPREITEIRO esteja devidamente regularizado na TENDA, bem como nos
documentos direcionados à empresa quanto ao funcionário. Evitando assim a má gestão
de documentação e efetivo e um controle exato dos itens anteriormente citados. Como
empreiteiro, estar regularizado diante de todos os procedimentos legais.

3. Login e Portal do Fornecedor

Assim que receber o login e o link para entrar no Portal de Serviços, a primeira tela a aparecer
será a de acesso ao sistema. Para entrar, basta digitar seu acesso e autenticar.

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4. Tela Inicial

Após realizado o login, a página a seguir é a tela inicial. Nela contém as principais
informações e resumos a respeito de documentação, localidade e efetivo.

4.1 - Painel de Informações

No painel de informações há o resumo dos principais dados a serem levados em

consideração. Tais como: Efetivos na obra selecionada, Cadastro de colaboradores na obra
e Colaboradores ausentes há mais de 15 dias. Contém também um levantamento do status
das documentações, onde é possível verificar a porcentagem de documentos pendentes,
entregues e isentos. Documentos esses que estão separados em dois grupos: Documentos
Empresa e Documentos Colaboradores.

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4.1.1- Total no Canteiro

Em “Total no Canteiro” é possível identificar a

quantidade de colaboradores (da empresa
responsável) presentes na obra naquele
momento. Exemplo: se a empresa cadastrou
30 funcionários naquela obra, irá mostrar
quantos destes 30 estão presentes no dia.

4.1.2- Cadastros Ativos

Em “Cadastros ativos” é apresentado quantos

colaboradores estão cadastrados e vinculados a
obra em questão, independentemente da
quantidade de funcionários presentes no
canteiro no dia da análise.

4.1.3- Ausentes há 15 dias

Opção que possibilita visualizar a quantidade

de colaboradores ausentes na obra há mais de
15 dias, isto é, quantos funcionários não
frequentaram o canteiro.

4.2 – Localidade

Antes de analisar as informações citadas anteriormente, é preciso selecionar a obra da qual

deseja coletar dados. Para isso, basta ir em “Localidade” no canto superior direito da tela
inicial e selecionar a obra.
Todas as informações apresentadas
são referentes a localidade
selecionada. Lembrando que as
obras disponíveis são apenas
aquelas que o acesso do usuário está
liberado.

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4.3 – Menu Principal

No canto esquerdo da tela inicial localiza-se o menu principal,

nele acessamos as outras páginas do Portal de Serviços,
como: Painel de Informações, Gestão de Efetivo, Gestão de
Documentos e Ajuda.

5. Gestão de Efetivos
Nesta página é possível acompanhar em tempo real a quantidade de colaboradores da
empresa dentro do canteiro, ativos na obra e os que estão ausentes há 15 ou mais dias.

Ao clicar no número correspondente a informação desejada é possível

visualizar o nome dos colaboradores que formam a quantidade exibida no
quadro.

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 Caso necessite de mais informações a
respeito de algum colaborador, basta
clicar em seu nome. Nesta tela será
apresentada a foto do funcionário, nome
completo, CPF, nome da empresa e a
função dele.

Em “Último Trânsito” será informado a

última ação do colaborador, que pode ser
uma entrada ou uma saída da obra com a
data e a hora.

No canto superior direito em “Trânsito Últ.

30 dias” apresentará todos os trânsitos do
colaborador durante os últimos 30 dias.

6. Gestão de Documentos

Novamente no menu principal, a aba “Gestão de

Documentos” permite o gerenciamento de documentação
da empresa e colaboradores junto a Tenda.
Por isso, sempre que um colaborador for acessar a obra, é
preciso entrar em contato previamente com a Construtora
Tenda solicitando a inclusão do funcionário no sistema,
bastando informar somente o nome completo, CPF e
função.
Se a empresa pertencer a um grupo, informar também o
CNPJ da empresa contratante deste colaborador.

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6.1 – Documentos Colaboradores

Assim que realizado o cadastro do colaborador, ele irá aparecer na página “Documentos
Colaboradores”, mas apenas nas localidades onde o acesso está permitido.

Na página de gestão de documentos será apresentado os colaboradores presentes na

localidade selecionada anteriormente e, em frente ao nome, estará a empresa, a etapa de
documentação, o farol de entrega de documentos e o botão para gerenciar o funcionário.

6.1.1 – Farol de Documentação

Farol verde – Não há pendencias de documentações.

Farol Vermelho – Contém pendências de documentações.

Farol vermelho com sinal – O colaborador está bloqueado na obra devido a

inadimplência na documentação.

6.1.2 – Documentos

Para realizar a conferência e gerenciamento da

documentação do colaborador, basta clicar no botão
“Documentos”, ao lado do farol de status da
documentação.

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6.1.3 – Ficha de Gestão Documental do Colaborador

Na aba “Dados Gerais” temos todas as

informações do colaborador. Tais como:
Foto, nome completo, empresa, função,
etapa atual e a localidade.

Ao lado direito da ficha gerencial,

contém o “Status por Etapa” que
sinaliza a porcentagem da
documentação do colaborador em
cada etapa.

E na parte inferior da ficha contém

as notificações, mensagens de
alerta que sinalizam documentos
vencidos e próximos a data de
vencimento.

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6.1.4 – 1. Contratação

Em “Contratação” estão as abas para a inserção dos documentos iniciais, isto é, os primeiros
documentos a serem apresentados para a integração do colaborador.

Existe um Checklist de documentos que são solicitados ao Empreiteiro, antes e

durante a prestação do serviço na obra. Classificamos a solicitação de documentos
em dois tipos:

1. Atividades rápidas (até 5 dias)

Para atividades rápidas que são realizadas em até 5 dias, existe uma lista de
documentos simplificada, que busca atender minimamente os documentos de
início de obra.

2. Atividades constantes (acima de 5 dias)

Neste caso, a avaliação será completa em relação aos documentos que deverão
ser entregues pelo Empreiteiro, ou seja, não serão cobrados apenas os
documentos iniciais que garantem a regularidade dos colaboradores, mas
também os documentos que asseguram a regularidade de pagamentos, tanto dos
funcionários quanto dos órgãos externos.

Na aba de contratação a documentação está dividida em duas sessões, sendo elas:

A documentação administrativa refere-se aos documentos que cabe ao DAP Central

analisar, como: CTPS, Contrato de Trabalho, Comprovante de Endereço e etc (dependendo
do tipo de atividade que o colaborador irá realizar).

A documentação de saúde e segurança do trabalho é de responsabilidade do técnico de

segurança do trabalho analisar, documentos esses como: Ficha de EPI, Ordem de Serviço,

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 ASO e etc (dependendo do tipo de atividade que o colaborador irá realizar)

6.1.4 – 2. Durante a Obra

Na aba “Durante a Obra” é possível gerenciar a documentação mensal. Na parte superior

localiza-se os meses, para inserir um arquivo, é necessário selecionar o mês da competência
auditada.

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6.1.5 – Inserção de documentos

Para inserir um documento, basta clicar na aba “Novo

Arquivo”, ao lado do nome do documento desejado. Assim que
a tela para inserir o documento aparecer, clique no botão
“Selecionar arquivo” e escolha o documento a ser inserido. *

*Importante salientar que só é possível anexar 1 documento e em formato PDF.

Caso tenha selecionado o arquivo errado, basta clicar em “Cancelar” e depois em “Novo
arquivo” novamente, anexar o documento correto e então finalizar a inclusão.
O documento irá entrar em período de análise, onde um dos
analistas Tenda irá conferir o arquivo e aprová-lo ou
reprová-lo. Caso o documento tenha sido reprovado, o
fornecedor irá receber um e-mail com o motivo da
reprovação.

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6.2 – Documentos Empresa

A documentação da empresa passa pelo mesmo processo da documentação dos

colaboradores. Assim que selecionado, a ficha de dados gerais da empresa irá aparecer,
apresentando as informações, o status por etapas e eventuais notificações.

É possível também retirar um relatório de documentos

pendentes da empresa assim como dos colaboradores.

Na aba de “Contratações” será

exibido os documentos iniciais de
acordo com o tipo de atividade do
fornecedor (Atividades Rápidas ou
Atividades Constantes). E em
“Durante a Obra”, os documentos
mensais.

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6.3 – Aprovação de Arquivos

Em “Aprovação de Arquivos” há dois links: “Arquivos

Empresas” e “Arquivos Colaboradores”, nessas páginas é
possível identificar todos os documentos que estão
aguardando a análise da Tenda e os que foram reprovados.

Para conferir a documentação reprovada, basta

selecionar o botão “Abrir Filtros” no canto superior
direito.

Depois ir ao filtro “Status”, selecionar a opção “Reprovado" e

“Aplicar Filtros”

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A documentação reprovada
irá aparecer na tela. Para
saber o motivo, basta passar
o mouse em cima da opção
“Ver Justificativa de
Reprovação”.

Para inserir a documentação corrigida, é possivel ir em “Gestão de Documentos >

Documentos Colaboradores/Empresa > Selecionar o colaborador > Documentos”,
selecionar o documento e inserir um novo arquivo ou, na mesma página aonde foi visualizado
os arquivos reprovados, clicar no ícone de pasta no canto inferior esquerdo da caixa de
informação de cada colaborador, onde será direcionado para o gerenciamento de
documentos do funcionario e poderá ser inserido o arquivo correto.

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 7. Cadastros

Ao acessar o menu lateral do sistema, terá a aba de cadastros. Basta levar

o cursor do mouse até ela, clicar e selecionar a opção colaboradores.

A tela a seguir irá apresentar a relação de funcionários já cadastrados.

Para cadastrar um novo colaborador, selecione o botão azul ”+Novo

colaborador”

Preencha todas as informações solicitadas.

São obrigatórias, incluindo o envio da foto
do colaborador.
1. É possível selecionar mais de 1 obra, desde
que a empresa esteja vinculada a ela.

Feito isso, leve o cursor do mouse até o

botão “Finalizar” e o cadastro do
colaborador será realizado.

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8. Configurações
A plataforma providencia um único login por empresa, no entanto,
caso o fornecedor queira criar usuários adicionais para gerenciar
a documentação, basta ir em “Configurações” no menu principal
e selecionar “Usuários da empresa”.

Primeiramente a página apresentará o login principal, para

adicionar um novo acesso, deve-se clicar no botão do canto
superior esquerdo “Novo Usuário”. É possível criar até 4
operadores.

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 Feito isso,
aparecerá a tela
com as
informações que
são necessárias
preencher para
criar um login.

Para selecionar
mais de uma obra,
pressione o “Ctrl”
no teclado e clique
nas localidades.

9. Outras informações

✓ A integração de um colaborador deve ser avisada com antecedência para evitar

atrasos nos processos da obra.
✓ A documentação Mensal deve ser postada assim que o fornecedor tiver o documento

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 em mãos.
✓ Inserir apenas arquivos em formato PDF.
✓ Para vincular um colaborador de uma obra para outra, basta entrar em contato com
algum dos DAPs centrais.
✓ Qualquer dúvida entrar em contato, a Construtora Tenda está à disposição para
auxiliá-los e sanar quaisquer dúvidas.

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