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Aula 01
Administração (Item 7 - Arquivologia) p/ MPU 2017/2018 (Técnico - Especialidade

Administração)
Professor: Ronaldo Fonseca

ITEM 7 DE ADMINISTRAÇÃO P/ TÉCNICO ADMINISTRATIVO - MPU
Prof. Ronaldo Fonseca www.foxitsoftware.com/shopping
Prof. Ronaldo Fonseca
AULA 01 Ð NO‚ÍES DE ARQUIVOLOGIA P/ TƒCNICO ADMINISTRATIVO

MPU Ð ITEM 7 DE ADMINISTRA‚ÌO
SUMçRIO
1.Seja bem-vindo ........................................................................................................................ 2
2.Dica de Coach – Como marcar seu material de forma eficiente ................................................. 2
3.Panorama da Aula .................................................................................................................... 4
4. Sobre a Terminologia ............................................................................................................... 4
4.1. Mini-dicionário de Arquivologia (MDA)................................................................................. 4
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos) .................................................................... 6
6. Gestão de Documentos.......................................................................................................... 19
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos ........................................................................ 24
7.1 Entidades Mantenedoras ..................................................................................................... 25
7.2Abrangência (Extensão de sua atuação) ................................................................................ 25
7.3Natureza dos Documentos.................................................................................................... 26
7.4 Elementos dos Documentos................................................................................................. 33
7.5 Classificação dos Documentos Públicos - Schellenberg ......................................................... 36
8.Protocolo ............................................................................................................................... 44
8.1. Setor de Protocolo .............................................................................................................. 44
9. Avaliação e Destinação de Documentos ................................................................................. 49
9.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação............................................................................. 49
9.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) .................... 50
9.3 Código de Classificação ........................................................................................................ 54
9.4 Transferência e Recolhimento ............................................................................................. 55
10. QUESTÕES COMENTADAS .................................................................................................... 56
10. QUESTÕES COMENTADAS .................................................................................................... 91
11. Gabarito ............................................................................................................................ 110
12. Bibliografia ........................................................................................................................ 113
Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 113

1.Seja bem-vindo
Ol‡, amigo(a) do EstratŽgia Concursos, que bom que voc• se matriculou em

nosso curso p/ TƒCNICO ADMINSTRATIVO DO MPU. Agora vamos come•ar a
entrar na matŽria e colocar voc• dentro da prova. J‡ vai se imaginando na Sede,
fazendo o seu treinamento!
Agrade•o sua confian•a em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o F—rum de

Dœvidas como mais uma ferramenta para engrandecer os seus estudos. A
Serenna est‡ dispon’vel para ajud‡-los nesse processo.
2.Dica de Coach Ð Como marcar seu material de forma eficiente
Um dos erros mais comuns quando se estuda para concursos Ž sobre marca•›es
do material. ƒ normal que o aluno leia o material pela primeira vez e j‡ comece
a querer fazer resumos, anota•›es, mapas mentais ou ÒpintarÓ o material todo
com a caneta marca texto.
PorŽm, esse n‹o Ž o melhor momento para fazer nada disso. Em uma primeira
leitura voc• ainda n‹o tem a real no•‹o do que Ž mais importante (o que mais
cai na prova) ou dos t—picos em que ter‡ mais dificuldades para estudar.
Note que nessa aula eu falarei sobre a Teoria das 3 idades. Pode ser que em
uma primeira leitura voc• j‡ aprenda bem sobre os principais pontos. E a sua
marca•‹o dever‡ refletir isso. Mas ser‡ uma marca•‹o tempor‡ria, usando um
l‡pis. Com ele voc• pode sublinhar, fazer setas, desenhos ou o que achar que
chama mais sua aten•‹o. E a raz‹o de n‹o usar o marca-texto, ainda, Ž simples.
Vou usar um exemplo: imagine uma disciplina que voc• j‡ tenha estudado. Eu
costumo usar um exemplo de Direito Administrativo. Se voc• j‡ estudou os
princ’pios da Administra•‹o Pœblica talvez hoje n‹o tenha dificuldade em saber
o que Ž o LIMPE (Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e
Efici•ncia). Mas da primeira vez que voc• leu a aula sobre esse tema (ou outro)
j‡ deve ter sentido uma vontade maluca de sair passando aquela caneta verde
em tudo. PorŽm, se voc• analisar mais friamente, hoje j‡ estaria dominando o
LIMPE e nem precisaria revis‡-lo com tanta frequ•ncia. E a fun•‹o primordial

das marca•›es Ž justamente facilitar suas revis›es, poupando o seu

tempo.
Ou seja, se voc• esperar a hora certa para usar sua caneta marca texto ou fazer
um resumo, ter‡ muito menos assuntos para revisar e s— vai reestudar o que
realmente Ž importante para VOCæ!
Como assim o que Ž importante Òpara mimÓ, Ronaldo? Bom, eu posso ter
dificuldades em decorar o Princ’pio da Proveni•ncia e voc• n‹o. Talvez voc• j‡ o
conhecesse, logo, por que deveria marc‡-lo ou fazer um resumo de algo que j‡
foi para sua mem—ria de longo prazo?
- Opa, como vou saber se algo foi para minha mem—ria de longo prazo? Bom,
quando voc• come•a a achar um tema muito simples, ou melhor, Òrid’culoÓ e j‡
consegue acertar muitas quest›es do assunto, Ž porque provavelmente o tema
j‡ foi para sua mem—ria de longo prazo. Mas para isso acontecer, Ž necess‡rio
que voc• tenha um bom intervalo de revis›es. E isso explicarei na pr—xima aula
;).
Bom, para fecharmos, lembre-se de:
1.! N‹o usar marca textos durante a primeira leitura do material

2.! N‹o fazer resumos ou mapas mentais no primeiro contato com o tema
3.! Usar l‡pis para sinalizar os pontos mais importantes e que merecem
revis‹o.
4.! Fazer a revis‹o APENAS desses pontos que voc• marcou 24 horas depois
do estudo inicial
5.! Reler o mesmo trecho marcado 7 dias depois.
6.! Usar uma agenda para marcar os trechos estudados da aula
Antes de come•armos, um aviso importante:
Este curso Ž protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei
9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legisla•‹o sobre direitos autorais e
d‡ outras provid•ncias. Grupos de rateio e pirataria s‹o clandestinos, violam a
lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de
nossa equipe adquirindo os cursos honestamente atravŽs do site EstratŽgia
Concursos ;-)

3.Panorama da Aula
Nessa aula vou elencar diversos conceitos que dar‹o in’cio ao nosso MDA, ou
seja, Mini Dicion‡rio de Arquivologia. N—s estamos criando esse MDA juntos,
portanto, caso surja outra palavra que voc• julgue importante para seu
aprendizado, inclua no seu MDA (seu mini resumo). E se quiser, pode me enviar
por e-mail. Talvez eu inclua sua sugest‹o no MDA da aula ;).
AlŽm de inserir termos no nosso MDA durante a aula, vamos estudar temas
importantes:
¥! Teoria das 3 Idades, tambŽm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos
ou Est‡gio de Evolu•‹o dos Arquivos.
¥! Gest‹o de Documentos
¥! A classifica•‹o dos arquivos e dos documentos
¥! Protocolo
¥! Avalia•‹o e destina•‹o de documentos
4. Sobre a Terminologia
Bom, se voc• nunca estudou a disciplina, pode estranhar alguns termos que
parecem similares, mas que t•m conceitos bem diferentes, como documentos e
arquivos, dossi•s e acervos, dentre outros. AlŽm de montarmos nosso MDF eu
poderia passar uma dica: que tal estudar o Dicion‡rio Brasileiro de Terminologia
Arquiv’stica? Ele tem mais de 230 p‡ginas! Bem grandinho, n‹o Ž? Eu n‹o vou
reproduzi-lo aqui mas trarei os termos mais importantes (no nosso MDA), para
a compreens‹o das aulas e para a resolu•‹o das quest›es mais recorrentes. Se
voc• tiver muito tempo sobrando, pode ler o dicion‡rio de forma leve e
descompromissada. Isso vai aumentar o seu conhecimento na matŽria, mas,
repito, sejamos objetivos, Arquivologia Ž uma das matŽrias a ser estudada, logo,
ainda n‹o Ž hora de se tornar um especialista. Sejamos cirœrgicos e vamos ao
que interessa e naquilo que as bancas adoram. E Ž para isso que estou aqui J.
4.1. Mini-dicion‡rio de Arquivologia (MDA)
Antes de iniciarmos, gostaria de adicionar termos ao nosso ÒMDAÓ.

ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

poder‹o variar em fun•‹o de cl‡usulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas
j‡ saiba que estudaremos a quest‹o do sigilo). Nem sempre todos poder‹o ter
acesso aos documentos.
DEPîSITO: Local de guarda dos documentos.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

institui•‹o pœblica ou privada, no exerc’cio de suas atividades, constitua
elemento de prova ou de informa•‹o. TambŽm pode ser classificado como
documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa f’sica
no decurso de sua exist•ncia.
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquiv’stica materialmente indivis’vel.

ƒ tipo um ‡tomo da arquivologia J.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido

de acordo com um critŽrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral,
s‹o denominados pastas, ma•os ou pacotilhas.
JUNTADA: Jun•‹o de documentos a um processo. Ou seja, Ž quando um

processo Ž juntado a outro ou quando documentos s‹o inclu’dos em um
processo. Essa jun•‹o pode ocorrer de modo tempor‡rio (apensa•‹o) ou
definitivo (anexa•‹o)
APENSA‚ÌO: Juntada, em car‡ter tempor‡rio, com o objetivo de elucidar ou

subsidiar a matŽria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independ•ncia.
ANEXA‚ÌO: Juntada, em car‡ter definitivo, de documento ou processo a outro

processo, na qual prevalece, para refer•ncia, o nœmero do processo mais
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.
Note alguns termos importantes para facilitar a resolu•‹o de quest›es.
[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]à

ANEXA‚ÌO
[PROVISîRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] à

APENSA‚ÌO

Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas defini•›es para Apensa•‹o e
Anexa•‹o. S‹o defini•›es do DBTA (Dicion‡rio Brasileiro de Terminologia
Arquiv’stica). Por mais que haja outras defini•›es e, no dia a dia elas n‹o
correspondam tanto ˆ realidade, usem esses conceitos.
Observe que esses termos dever‹o ser compreendidos e decorados por voc•.
Vou encade‡-los de forma que o seu estudo seja facilitado, equalizando quem
j‡ conhece a matŽria e vai revisar com aqueles que est‹o entrando nesse mundo
agora.
Note que sempre aparecer uma terminologia nova, irei destac‡-la no texto e
explicar em seguida.
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos)
Est‡ distra’do? Concentre-se. ƒ agora que a brincadeira vai

come•ar! Esse Ž o assunto mais importante da sua aula. E sabe por que Ž mais
importante? Porque as bancas adoram, amam, s‹o apaixonadas pelo tema.
Portanto, apaixone-se tambŽm ;).
As atividades cl‡ssicas da administra•‹o n‹o se efetivam sem documentos que

embasem as decis›es. Quanto mais informados os administradores estiverem
sobre determinado assunto, melhores poder‹o ser suas escolhas e decis›es.
Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/—rg‹os/institui•›es

produzem muitos documentos. Todos os dias. Tanto faz se Ž uma empresa
privada ou pœblica. O volume de informa•›es Ž cada vez maior. Independente
do suporte (papel, DVD, CD, HD...). E de que adiantam tantos dados ou
informa•›es sem que gerem conhecimento efetivo? Sem que os usu‡rios e
interessados consigam acesso a esses documentos? N‹o serviria de nada, certo?

Mas, como tudo na vida, h‡ fases na vida e cada uma delas tem sua import‰ncia.
Quando uma menina acha que encontrou seu pr’ncipe encantado, liga para ele
todo dia, grava seu telefone e est‡ sempre correndo para estar com ele. ƒ a fase
do conhecimento entre os dois, de um primeiro momento em que a menina quer
o pr’ncipe sempre por perto. Se ela pudesse, o amarraria em uma corrente
para que o lind‹o nunca mais sa’sse do pal‡cio. Essa Ž a primeira fase do
3 IDADES
relacionamento. Voc• quer estar sempre perto! Ou na mesma casa, ou o mais

perto poss’vel. Essa Ž a primeira fase do relacionamento.
Na segunda fase, o pr’ncipe j‡ come•a a arrotar depois do almo•o, falar alto e

liberar gases mortais. ƒ a hora em que o desejo de ficar perto ainda existe, mas
n‹o Ž mais daquele mesmo jeito. Ës vezes cria-se um v’nculo para toda a vida,
como um pequeno sapo, fruto do amor dos dois pombinhos. ƒ uma fase
intermedi‡ria da rela•‹o.
Na terceira fase, o pr’ncipe j‡ n‹o engana mais ninguŽm (a sogra sempre

desconfiou), mas em fun•‹o do pequeno Sapinho, fruto do amor, esse v’nculo
existir‡ para toda a vida, ser‡ permanente, mesmo que a rela•‹o tenha
terminado e virado Òhist—riaÓ.
Veja que s‹o fases complementares e da mesma forma funciona com nossos
Arquivos. As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques
Valette. E s‹o essas aqui:
1.! Corrente (ou arquivo de primeira idade)

2.! Intermedi‡ria (ou arquivo de segunda idade)
3.! Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Em breve ficar‡ f‡cil o entendimento, mas talvez no in’cio voc• confunda as

etapas, portanto, guarde a sigla C I P. Ela j‡ est‡ na ordem das fases.
Depois do macete e da hist—ria, triste, da princesa, vamos ˆs defini•›es!

Lembre-se das fases de um relacionamento (fracassado) e fa•a associa•›es com
nossa matŽria ;).
Para explicar as 3 idades, usarei o mesmo exemplo: o de uma pequena empresa

que precisa guardar alguns documentos fiscais (relacionados ˆ tributa•‹o que a
empresa deve pagar). Voc• s— precisa saber, no meu exemplo, que a empresa
precisa ter os documentos ˆ disposi•‹o do Fisco (Receita Federal, por exemplo)
por 20 anos. Tomemos como exemplo a empresa Sî NEGA‚ÌO LTDA.

Note que os prazos citados s‹o fict’cios e visam seu aprendizado em

Arquivologia. Nesse momento, estou fechando os olhos ao Direito Tribut‡rio e a
Tabela de Temporalidade, que estudaremos em outro momento J.
Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:
S‹o aqueles consultados frequentemente e que s‹o conservados nos escrit—rios

ou nas reparti•›es que os receberam ou os produziram ou em locais pr—ximos e
de f‡cil acesso. S‹o necess‡rios ao dia a dia. Em regra, sua utiliza•‹o est‡ ligada
ˆs raz›es pelas quais foram criados. Um escrit—rio de advocacia que est‡
defendendo uma empresa produz muitos documentos que precisam estar
acess’veis rapidamente. O tempo inteiro e de forma organizada. Uma empresa
de advocacia existe para defender clientes, a grosso modo, e dizemos que esses
documentos produzidos para a defesa deles, tem valor prim‡rio, pois s‹o
fundamentais para atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou
me referindo aqui aos documentos produzidos ou recebidos pelo escrit—rio. A lei
8159/91 (Lei dos Arquivos), define que os documentos correntes s‹o Òaqueles
em curso ou que, mesmo sem movimenta•‹o, constituam objeto de consultas
frequentesÓ.
A empresa Sî NEGA‚ÌO LTDA emite muitas (n‹o todas L) as notas fiscais de

vendas e precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso
ele apare•a. Veja que s‹o documentos important’ssimos e precisam de f‡cil
acesso. Nesse caso, a empresa pode optar por deixar todos os documentos dos
œltimos meses no pr—prio estabelecimento. Imagina deixar o fiscal esperando
por horas enquanto ele vasculha tudo :). E alŽm disso, a empresa precisar‡
desses comprovantes e notas para fazer sua declara•‹o de imposto de renda,
por exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declara•‹o mensal de tributos.
Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes est‹o bem pr—ximos do
—rg‹o que os recebeu ou produziu.
Arquivos Intermedi‡rios ou de Segunda Idade:
Esse tipo de arquivo Ž formado por documentos que deixaram de ser œteis no
dia a dia. N‹o precisam Òestar a m‹oÓ, mas continuam necess‡rios e
eventualmente podem ser acessados. Os —rg‹os que os produziram ou
receberam podem solicit‡-los e eles n‹o precisam estar pr—ximos dos
escrit—rios. Marilena Leite Paes ressalta que a perman•ncia dos documentos
nesses arquivos Ž transit—ria. O termo transit—rio vai ficar mais claro ao
estudarmos a Terceira Idade (Permanente). Repare que os documentos
Intermedi‡rios (ou de segunda idade) ainda precisam estar dispon’veis para

consulta. Por essa raz‹o, tambŽm se diz que possuem valor Prim‡rio (igual aos
arquivos correntes).
Voltando ˆ empresa malvadona, a Sî NEGA‚ÌO LTDA, imagine que ela guarde

os documentos dos œltimos 4 anos. Lembre que ela Ž obrigada pelo Fisco a ter
tudo bem organizado. Mas como os dados s‹o de 4 anos atr‡s, a empresa n‹o
precisa mostrar na mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que Ž, vai dar
um prazo de alguns dias para que os documentos sejam apresentados. Assim,
o respons‡vel pela empresa poder‡ pedir todos os documentos ˆ ‡rea
respons‡vel ou atŽ mesmo a uma empresa que guarda todos os seus
comprovantes e livros fiscais. Veja, apesar de importantes, esses documentos
est‹o em uma fase em que n‹o h‡ tanta recorr•ncia para us‡-los. O Fiscal pode
pedir alguma explica•‹o ou pode nunca nem passar na porta da empresa. Esses
s‹o os arquivos Intermedi‡rios.
Veja a interessante observa•‹o de Paes:
O arquivo intermedi‡rio dever‡ ser subordinado tŽcnica e

administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a
prolifera•‹o de dep—sitos e manter uniforme a pol’tica arquiv’stica. Para
isso deve ser dirigido por profissionais de arquivo de alto n’vel,
conhecedores dos mŽtodos tradicionais de classifica•‹o e elabora•‹o de
instrumentos de pesquisa.
Imagine um escrit—rio de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais

caros de SP. Digamos que na Vila Ol’mpia. Esse escrit—rio produz e recebe
(acumula•‹o, lembra?) muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar
todos os arquivos intermedi‡rios nesse local? Seria um custo enorme e
desnecess‡rio. H‡ uma quest‹o econ™mica envolvida nessa escolha, percebe?
Isso quer dizer que os arquivos intermedi‡rios foram pensados para manter os
documentos em locais onde o custo de armazenamento Ž menor do que se
fossem armazenados nas unidades operacionais da institui•‹o (geralmente as
empresas ficam em locais caros e com pouco espa•o Ð como na Vila Ol’mpia). O
que voc• tem que ter em mente Ž que eles podem e devem ficar longe da
institui•‹o produtora, porque n‹o s‹o frequentemente usados e porque o custo
Ž menor.
Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 Ð recomendo a leitura Ð informa que
os Òdocumentos intermedi‡rios aqueles que, n‹o sendo de uso corrente nos
—rg‹os produtores, por raz›es de interesse administrativo, aguardam a sua
elimina•‹o ou recolhimento para guarda permanente.

Vamos precisar incrementar nosso MDA (Mini Dicion‡rio de Arquivologia).
Recolhimento: Opera•‹o pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo intermedi‡rio para o arquivo permanente.
ÒNo popularÓ: os arquivos intermedi‡rios ainda n‹o sabem o que querem da

vida... rs. Dependendo de seu valor, podem ir para o lixo, ou podem ir para o
arquivo permanente. Simples assim.
Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade:
Os arquivos permanentes j‡ perderam o valor de natureza administrativa. S‹o

conservados por fatores hist—ricos ou documentais e acabam sendo utilizados
para o conhecimento do passado e sua evolu•‹o.
J‡ ouviu a marchinha de carnaval: ÒA pipa do vov™ n‹o sobe maisÓ?
Ent‹o, a ÒpipaÓ do vov™ est‡ l‡, tem valor documental, mas para o Òdia a diaÓ,
n‹o serve para mais nada. Ele pode atŽ contar suas hist—rias e tudo o que j‡ fez
com sua ÒpipaÓ. Mas agora ela est‡ im—vel, permanentemente inerte.
Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu
(arquivo corrente). Em seguida, ele Ž transferido para um arquivo intermedi‡rio
que Ž considerado transit—rio, pois Ž um est‡gio que fica entre o primeiro
(corrente) e o œltimo (permanente). Aos poucos vai ficar mais claro, mas j‡ v‡
pensando nessas etapas.
E para exemplificar com a Sî NEGA‚ÌO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos

se passou e que a o Fiscal tenha dormido no ponto e n‹o tenha pedido as
informa•›es fiscais ˆ empresa dentro do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os
documentos da Sî NEGA‚ÌO LTDA perderam o valor legal. Agora ela n‹o
precisa mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequ•ncia.
Mas como ela sabe que Ž importante aprender com seu passado e as
informa•›es podem ter valor no futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo
permanente. O arquivo permanente (ou de terceira idade) Ž o conjunto
de documentos preservados em car‡ter definitivo em fun•‹o de seu
valor.
A nossa Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor

permanente s‹o inalien‡veis e imprescrit’veis.

Em provas voc• pode ver o termo Òarquivo mortoÓ. ƒ o mesmo que arquivo
permanente. Os autores j‡ determinaram a morte do termo, mas se a banca
gosta, quem somos n—s para questionar! Queremos A vaga, certo ;)?
Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade
Ronaldo, eu entendi tudo sobre as idadesÓ mas tenho receio de esquecer qual
deles Ž relacionado ˆ primeira idade, por exemplo....
Bom, se voc• lembrar da ordem deles, j‡ resolve. Se notar, a ordem ÒrespeitaÓ

o alfabeto. Primeiro, o C, depois o I e depois o P. Mas resolvendo exerc’cios
voc• notar‡ que tudo ficar‡ mais claro.

Informa•›es importantes sobre a Teoria das 3 Idades
Repare que os documentos Intermedi‡rios (ou de segunda idade) ainda

precisam estar dispon’veis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os
arquivos Correntes tambŽm precisam ser, ainda mais, acess’veis.
Por essa raz‹o, dizemos que os documentos dos arquivos correntes e

intermedi‡rios possuem valor Prim‡rio, ou seja, valor:
¥! Administrativo
¥! Fiscal
¥! Legal
E em ambos os casos os documentos est‹o diretamente relacionados aos fins

da organiza•‹o. Lembra do exemplo da empresa de advocacia?

J‡ os arquivos Permanentes (terceira idade) possuem valor secund‡rio, ou

seja, valor:
¥! Hist—rico;
¥! Cultural;
¥! Probat—rio;
¥! Informativo.
Os arquivos correntes podem ser eliminados mas tambŽm podem passar

diretamente para a œltima fase, a Permanente, sendo diretamente recolhidos
para o arquivo Permanente, quando n‹o poder‹o ser eliminados. Tudo depende
de seu valor para aquela institui•‹o.
Vamos voltar ao ÒMDAÓ com defini•›es importantes!!
Transfer•ncia: Opera•‹o pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo corrente para o arquivo intermedi‡rio.


arquivo intermedi‡rio par o arquivo permanente.
Como voc• pode ver na figura, a Transfer•ncia s— acontece quando se est‡ na

fase Corrente e h‡ migra•‹o para a a fase Intermedi‡ria.
J‡ o recolhimento pode acontecer de duas formas: da idade corrente para a

idade permanente, ou ainda, da fase corrente diretamente para a fase
permanente.
PRAZOS DE GUARDA
Os documentos de arquivo n‹o cumprem um prazo de guarda œnico, este

per’odo de reten•‹o varia de acordo com o documento e de acordo com
a respectiva tabela de temporalidade. Por isso, n‹o se pode afirmar que
todos os documentos de arquivo ficam X anos na fase corrente, ou que
se tornar‹o de guarda permanente ap—s Y anos de sua produ•‹o. Os
prazos v‹o variar de institui•‹o para institui•‹o. ƒ s— pensar que cada
uma exerce um tipo de atividade, mais ou menos importantes e, claro,
os prazos de guarda e a destina•‹o final (elimina•‹o ou guarda
permanente) ter‹o que refletir essas diferen•as.
Entretanto, a doutrina passa algumas refer•ncias sobre os prazos

(APROXIMADOS) para guarda dos documentos nos arquivos. Mas n‹o cabe
falarmos sobre eles porque n‹o caem em prova e o que voc• tem que ter em
mente Ž que os prazos v‹o variar de acordo com a institui•‹o, com as atividades
que desenvolvem com os documentos que produzem e com as diversas
peculiaridades que cada institui•‹o possui. Fique tranquilo: a banca n‹o cobrar‡
os prazos de vig•ncia dos documentos (a menos que o edital fale para voc•
estudar a tabela de temporalidade espec’fica do —rg‹o Ð o que n‹o acontece em
provas para n’vel mŽdio).

Note algumas das diferen•as mais importantes entre as 3 idades dos arquivos:
Arquivo Arquivo Arquivo

Corrente Intermedi‡rio Permanente
Valor Prim‡rio Prim‡rio Secund‡rio
Restrito a
Restrito a
quem acumula
Acesso quem acumula Aberto
e aos que s‹o
os documentos
autorizados
Geralmente fora
Pr—xima a quem do setor que
Localiza•‹o Institui•‹o
acumula os gerou a
F’sica arquiv’stica.
documentos acumula•‹o de
documentos
O que voc• precisa saber sobre:
ARQUIVOS CORRENTES (aprofundando): documentos correntes s‹o Òaqueles em

curso ou que, mesmo sem movimenta•‹o, constituam objeto de consultas
frequentesÓ. Os arquivos correntes tambŽm s‹o chamados de arquivos de
primeira idade ou de fase ativa.
O VALOR de um documento que acaba de ser criado, ser‡ sempre um valor

PRIMçRIO, ou seja, administrativo, fiscal ou legal. O ACESSO a documentos da
fase corrente Ž RESTRITO! A FREQUæNCIA de uso de um documento da fase
corrente Ž ALTA e, em regra, o arquivo corrente tem a LOCALIZA‚ÌO PRîXIMA
ao do produtor, geralmente no ARQUIVO SETORIAL. Ronaldo, e se o arquivo
corrente perder o valor prim‡rio, mas n‹o adquirir valor secund‡rio? O que
acontece com ele? ƒ ELIMINADO.
H‡ quest›es que pedem quais s‹o as ATIVIDADES dos Arquivos Correntes.

Vejamos o que importa:
i. PROTOCOLO

ii. EXPEDI‚ÌO
iii. ARQUIVAMENTO
iv. EMPRƒSTIMO
v. CONSULTA
vi. DESTINA‚ÌO
ARQUIVOS INTERMEDIçRIOS (aprofundando):
Os arquivos intermedi‡rios s‹o fruto da transfer•ncia dos documentos da fase

corrente para a intermedi‡ria. TambŽm pode aparecer em sua prova como fase
intermedi‡ria ou semi-ativa. O VALOR desse tipo de documento Ž sempre
PRIMçRIO.
Geralmente, as raz›es mais relevantes para a fase intermedi‡ria s‹o em fun•‹o

do espa•o e para evitar a movimenta•‹o precoce (recolhimento) para a fase
permanente. Mas, de todas as raz›es, a mais importante tende a ser a
ECONOMIA que decorre desse processo.
O acesso aos documentos dessa fase Ž RESTRITO aos produtores mas outras
pessoas interessadas podem conseguir autoriza•‹o para acesso e a FREQUæNCIA
de uso Ž BAIXA. Geralmente a LOCALIZA‚ÌO n‹o Ž no mesmo local de quem
produziu os documentos e costuma ficar em um ARQUIVO CENTRAL.
Outro ponto importante Ž que os documento dos arquivos intermedi‡rios

possuem valor prim‡rio DECRESCENTE, ou seja, eles nascem com valor prim‡rio
alto e quando finalmente cumprem os objetivos pelos quais foram criados, v‹o
para o arquivo intermedi‡rio e o seu valor prim‡rio diminui atŽ que ele adquira
valor permanente ou seja eliminado.
ARQUIVOS PERMANENTES (aprofundando):
Os arquivos permanentes tambŽm podem ser chamados de terceira idade ou

fase inativa.
Ao contr‡rio das outras duas idades, o VALOR de um documento permanente Ž

SECUNDçRIO e o ACESSO Ž LIVRE. A n‹o ser que o documento seja protegido
por sigilo definido na Lei de Acesso ˆ Informa•‹o.
Se voc• tem documentos que j‡ nascem com caracter’sticas espec’ficas, como

por exemplo, o regimento interno de um Tribunal de Justi•a, ele poder‡ ser
classificado na fase permanente. Mas, naturalmente, sempre nascer‡ na fase
corrente. Esses aqui ser‹o sempre considerados de guarda permanente. Todos

relacionados ˆ organiza•‹o de uma institui•‹o, como ORIGEM/CRIA‚ÌO,

FUNCIONAMENTO/ORGANIZA‚ÌO, OBJETIVOS e EVOLU‚ÌO DA INSTITUI‚ÌO
E agora, veja as principais ATVIDADES dos arquivos permanentes:
I. ARRANJO
II. DESCRI‚ÌO/PUBLICA‚ÌO
III. REFERæNCIA
IV. CONSERVA‚ÌO
QUESTÍES DE FIXA‚ÌO
QUESTÌO PARA FIXA‚ÌO
Os documentos pœblicos podem ser identificados como:
a) inativos, permanentes e elimin‡veis.
b) correntes, de gest‹o e ativos.
c) intermedi‡rios, de prŽ-arquivo e semi-ativo.
d) correntes, intermedi‡rios e permanentes.
e) inativos, permanente e arquivo.
Coment‡rios:
Como j‡ estudamos, h‡ 3 idades para os documentos pœblicos:
Corrente (ou arquivo de primeira idade)
Intermedi‡ria (ou arquivo de segunda idade)
Permanente (ou arquivo de terceira idade)
ƒ interessante saber que algumas bancas gostam de dar outros nomes ˆs fases
do Ciclo Vital dos Documentos. ƒ comum voc• encontrar os seguintes sin™nimos:
Idade Corrente: arquivos ativos
Idade Intermedi‡ria: arquivos semi-ativos
Idade Permanente: Idade Inativa
Portanto, a letra A cita o termo Òelimin‡veisÓ. Isso n‹o existe. E repete

sin™nimos como inativos e permanentes.

A letra B cita o termo Ògest‹oÓ. ƒ viagem. E repete sin™nimos como correntes

e ativos.
A letra C repete sin™nimos como intermedi‡rios e semi-ativos e cita ÒprŽ-

arquivoÓ, que n‹o tem nenhuma rela•‹o com Teoria das 3 Idades.
A letra E, fala em arquivo, que n‹o Ž uma idade documental e mais uma vez
usa dois sin™nimos (inativos e permanentes).
Assim, a œnica alternativa que traz as 3 idades documentais Ž a letra D.
Gabarito: D
Os documentos podem passar pelas tr•s idades documentais, mas,

obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
As 3 idades (corrente, intermedi‡ria e permanente) n‹o s‹o obrigat—rias. N‹o Ž

porque existem 3 idades que os documentos ter‹o que passar por todas elas.
Voc• pode produzir algum documento hoje e decidir que ele n‹o ter‡ serventia
no futuro, portanto, n‹o faria sentido transferi-lo da fase corrente para a
intermedi‡ria, concorda? O movimento de um arquivo da fase corrente para a
fase intermedi‡ria Ž chamado de transfer•ncia.
Refor•ando: o documento pode nascer e no mesmo dia e ser eliminado. Ou seja,

foi produzido (primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a
fase intermedi‡ria (segunda idade). De forma similar, um documento pode
migrar da primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente). Essa
Òmigra•‹oÓ Ž chamada de recolhimento.
O que n‹o muda, e que Ž imposs’vel um documento n‹o passar pela primeira
idade (fase corrente).
Gabarito: Certo.
A •nfase ao valor prim‡rio Ž caracter’stica marcante dos documentos de

um arquivo corrente, condi•‹o n‹o verificada nas outras idades
documentais.

Coment‡rios:
H‡ duas idades em que h‡ primazia do valor

prim‡rio. A primeira e segunda fases, ou seja,
os arquivos correntes e intermedi‡rios.
Gabarito: Errada
O ciclo de vida dos documentos divide-se em duas idades: a primeira

delas, denominada arquivo de gest‹o, abrange a fase de produ•‹o e uso
do documento, atŽ o encerramento do fato que motivou a sua cria•‹o; a
segunda idade, chamada de arquivo morto, compreende a fase de
guarda dos documentos que cont•m informa•›es sobre a hist—ria da
institui•‹o.
Coment‡rios:
Como j‡ vimos, a Teoria das tr•s idades divide-se em 3 fases. Da’ voc• j‡ poderia
cravar o gabarito. N‹o se esque•a do CIP. A primeira idade Ž a corrente. A
segunda, Intermedi‡ria. E arquivo morto poderia estar relacionado ˆ terceira
idade (permanente) e n‹o ˆ segunda idade. N‹o Ž aconselh‡vel usar o termo
arquivo morto. Mas ainda aparece em provas. Se aparecer arquivo morto,
associe ˆ terceira idade.
Gabarito: Errada
Agora que j‡ aprendemos alguns conceitos e estudamos a Teoria das Tr•s

idades estamos prontos para avan•ar. ÒAh, professor, mas eu estou com
pregui•a!Ó Nesse momento eu digo para voc• olhar para a sua carteira,
abestado! Vamos embora! For•a!

6. Gest‹o de Documentos
Vamos come•ar a falar do assunto relembrando a defini•‹o de Documento, para

ent‹o, estudarmos a Gest‹o deles.
Documento: Registro de uma informa•‹o independentemente da natureza do

suporte que a contŽm.
Dessa forma, qualquer informa•‹o registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa Ž um documento, pois comprova
fatos, fen™menos e pensamentos do homem em determinado momento
hist—rico.
O documento pode ser um livro, um a pendrive, um CD, uma planta (n‹o, a

samambaia n‹o, aquelas plantas de edifica•›es, etc.
Vamos direto ˆ doutrina, para n‹o ter chance de erro. Vejamos as defini•›es de
Marilena Paes.
Antes um alerta: n‹o confunda as fases de um programa de gest‹o de

documentos com a Teoria das 3 idades. Elas s‹o similares est‹o diretamente
ligadas e o examinador vai tentar puxar seu tapete se voc• n‹o ficar atento.
Produ•‹o de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando poss’vel, a sua
realidade. A produ•‹o de documentos trata da elabora•‹o de documentos em
fun•‹o das atividades de um —rg‹o ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e administra•‹o
da institui•‹o e deve impedir que haja duplica•‹o e emiss‹o de vias
desnecess‡rias. O arquivista tem fun•‹o importante pois deve propor cria•‹o ou
extin•‹o de formul‡rios e modelos; contribuir para a difus‹o de normas e
informa•›es necess‡rias ao bom desempenho organizacional e atŽ propor
consolida•‹o de atos normativos ou atualizados com certa frequ•ncia. Deve
ainda, apresentar estudos sobre a adequa•‹o e o melhor aproveitamento de
recursos reprogr‡ficos e inform‡ticos, ou seja, o objetivo Ž evitar perda de
tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser
arquivados.
Utiliza•‹o de Documentos (Segunda fase) :
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classifica•‹o, Registro,

Distribui•‹o, Tramita•‹o), de Expedi•‹o e de organiza•‹o e arquivamento em

de documentos em fase corrente e intermedi‡ria, bem como a elabora•‹o

de normas de acesso ˆ documenta•‹o (emprŽstimo e consulta) e ˆ
recupera•‹o de informa•›es, indispens‡veis ao desenvolvimento de fun•›es
administrativas, tŽcnicas ou cientificas das institui•›es.
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).
Avalia•‹o e Destina•‹o de Documentos (Terceira fase):
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade

anal’tica, j‡ que Ž necess‡ria a avalia•‹o e an‡lise dos documentos acumulados
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em raz‹o de seus
valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico e definindo:
6
¥! Quais documentos ser‹o arquivados permanentemente
¥! Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova
e de informa•‹o para a institui•‹o.
Segundo o DBTA (Dicion‡rio), Avalia•‹o Ž o processo de an‡lise de documentos

de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destina•‹o, de acordo com
os valores que lhes s‹o atribu’dos. E por isso, est‡ diretamente ligada ˆ Tabela
de Temporalidade (a ser estudada).
MDA (Mini-dicion‡rio) à Destina•‹o Ž a decis‹o, com base na avalia•‹o,

quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte
ou elimina•‹o.
Se voc• vir na prova algo que se refira ˆs fases da Gest‹o de Documentos,

busque decorar essas etapas. Use o mnem™nico PUAD. Nele, voc• v• as 3 fases
com facilidade
Produ•‹o
Utiliza•‹o
Avalia•‹o
Destina•‹o
Veja as 3 fases e sua sequ•ncia, de forma resumida.

Sobre o PUAD, h‡ dois pontos importantes que voc• tem que saber.
3
1.! Podemos ter um programa geral de gest‹o de documentos, que Ž o PUAD
(produ•‹o, utiliza•‹o, avalia•‹o e destina•‹o). O PUAD tambŽm pode ser
encontrado em provas e em algumas obras de arquivologia como PUD
(produ•‹o, utiliza•‹o e destina•‹o). Voc• deve estar pensando: mas e a
avalia•‹o, professor? Eu respondo: a avalia•‹o est‡ intimamente ligada ˆ
destina•‹o. N‹o h‡ destina•‹o sem avalia•‹o. O que voc• tem que
entender Ž: se vier somente o PUD n‹o estar‡ errado!
2.! Podemos ter um programa completo de gest‹o de documentos, que Ž o

PUTAA Ð com todo o respeito, t‡? Ð (produ•‹o, utiliza•‹o, tramita•‹o,
avalia•‹o e arquivamento).
Mas professor Ronaldo! PUAD/PUD, PUTAA. N‹o estou entendendo nada!

Calma, cabe•‹o! Quando voc• estiver resolvendo as quest›es e o examinador
perguntar para voc• se a classifica•‹o faz parte de um programa de gest‹o
de documentos voc• vai lembrar dessas tr•s palavrinhas, vai tentar encaixar
a classifica•‹o e n‹o vai conseguir! Ah, Ronaldo, por que n‹o vou conseguir?
T‡ vendo algum C de classifica•‹o em PUAD/PUD e PUTAA? N‹o, nŽ? Pois Ž...
bingo! J

Acerca da gest‹o de documentos, julgue o item que se

segue.
O desenvolvimento do programa de gest‹o de documentos

na ANATEL passa pela implanta•‹o de tr•s fases: a fase
ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de destina•‹o.
Coment‡rios:
Uma quest‹o direta e objetiva sobre Gest‹o de Documentos e que n‹o traz as 3
0
fases corretas da Gest‹o de Documentos. Lembre-se do PUAD e voc• ser‡ feliz.
Lembre-se do artigo 3¼ da Lei 8.159 e voc• ser‡ feliz J.
As fases s‹o:
As 3 fases s‹o: Produ•‹o, Utiliza•‹o, Avalia•‹o e Destina•‹o (juntas). A
quest‹o s— acertou na ÒDestina•‹oÓ.
Se viesse apenas: Produ•‹o, Utiliza•‹o e Destina•‹o, estaria correta. Lembra do
PUD?
Anota a’: PUD/PUAD!
Releia a lei, Ž assim que se decora. N‹o pense assim: Òj‡ li essa lei aqui na aula,
vou pularÓ. N‹o pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela.
ƒ assim que se memoriza ;).
Art. 3¼ - Considera-se gest‹o de documentos o conjunto de
procedimentos e opera•›es tŽcnicas referentes ˆ sua produ•‹o,
tramita•‹o, uso, avalia•‹o e arquivamento em fase corrente e
intermedi‡ria, visando a sua elimina•‹o ou recolhimento para
guarda permanente.
Produ•‹o / Utiliza•‹o / Tramita•‹o/Avalia•‹o/Arquivamento (programa

completo de gest‹o de documentos)
Gabarito: Errado

No que diz respeito ˆ gest‹o de documentos, julgue o

pr—ximo item.
O acesso ˆ informa•‹o independe, para sua efic‡cia, da

aplica•‹o do programa de gest‹o de documentos.
Coment‡rios:
ƒ exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gest‹o de

documentos, que depende de muita sensibilidade do arquivista, ele
decida errado. ƒ nessa fase que elee definir‡ se o documento deve se
manter ÒvivoÓ ou n‹o. Vai que ele imagina que algo de elevado valor
cient’fico n‹o Ž importante e o destina ˆ elimina•‹o?!
J‡ pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informa•‹o se ela
fosse eliminada?
Logo, o acesso ˆ informa•‹o DEPENDE, para sua efic‡cia, da
aplica•‹o do programa de gest‹o de documentos.
Gabarito: Errada
Um campo da gest‹o respons‡vel pelo controle eficiente e

sistem‡tico da produ•‹o, recep•‹o, manuten•‹o, uso e
elimina•‹o de documentos, incluindo os processos de
capta•‹o e manuten•‹o de provas e informa•›es sobre as
atividades de neg—cios e transa•›es em forma de
documentos, Ž uma defini•‹o apresentada pela norma ISO
15.489-1 a respeito de qual aspecto da gest‹o das
organiza•›es?
a) Gest‹o da informa•‹o.
b) Gest‹o documental.
c) Gest‹o de arquivos.
d) Gest‹o da comunica•‹o.
e) Gest‹o operacional.
Coment‡rios:

Voc• nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a
Gest‹o de Documentos. Voc• v• que o enunciado traz suas fases (a PUAD Ð
Produ•‹o, Utiliza•‹o, Avalia•‹o e Destina•‹o). Em outras palavras, o enunciado
trouxe a defini•‹o do que j‡ estudamos atŽ aqui. Veja:
Òo campo da gest‹o respons‡vel pelo controle eficiente e sistem‡tico da
produ•‹o, recep•‹o, manuten•‹o, uso e elimina•‹o de documentos,
incluindo os processos de capta•‹o e manuten•‹o de provas e informa•›es sobre
as atividades de neg—cios e transa•›es em forma de documentosÓ
Mas, vamos l‡, o que Ž essa norma ISO? Ah, ISO Ž uma Organiza•‹o
Internacional de Normatiza•‹o. Quem j‡ trabalho em indœstrias certamente j‡
ouviu falar do termo. Mas o que importa Ž que essa norma ISO citada na quest‹o
Ž mais focada em provas para Arquivistas. N‹o se preocupe. E note que era
poss’vel acertar a quest‹o sem ser um arquivista ;).
O que importa Ž voc• decorar esse artigo 3¼ da Lei 8.159.
Art. 3¼ - Considera-se gest‹o de documentos o conjunto de procedimentos e
opera•›es tŽcnicas referentes ˆ sua produ•‹o, tramita•‹o, uso, avalia•‹o e
arquivamento em fase corrente e intermedi‡ria, visando a sua elimina•‹o ou
recolhimento para guarda permanente.
Gabarito: B
7.Classifica•‹o dos Arquivos e dos Documentos1
Nesse momento iremos estudar diversos conceitos importantes e que nos far‹o
conhecer os documentos arquiv’sticos em sua ess•ncia. Fique atento (a)!
Podemos classificar os arquivos em fun•‹o de:
¥! Entidades mantenedoras
¥! Est‡gios de sua evolu•‹o (s‹o as 3 idades)
¥! Extens‹o de sua atua•‹o (abrang•ncia)
¥! Natureza dos documentos
Detalhe importante e cobrado em provas à De acordo com a entidade
1
Esse tema pode aparecer com o nome de Tipologia Documental.

produtora, os arquivos s‹o classificados em:
¥! Pœblicos
¥! Privados.
ƒ s— lembrar que quem PRODUZ um arquivo, pode ser um ÒprodutorÓ pœblico ou
privado.
Um exemplo de arquivo pœblico Ž o Arquivo Nacional (o mais citado em

provas).
Exemplos de arquivos privados s‹o ainda mais f‡ceis, pois uma empresa privada
pode ter um arquivo, pessoas f’sicas podem possuir arquivos, universidades,
entre outros.
7.1 Entidades Mantenedoras
As institui•›es possuem caracter’sticas pr—prias. A Petrobras Ž bem diferente da

Coca-Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em fun•‹o dessas
caracter’sticas individuais, seus arquivos gerados podem ser:
¥! Pœblicos (federal, estadual, municipal)

¥! Institucionais (igrejas, escolas...)
¥! Comerciais (empresas, firmas)
¥! Familiares ou pessoais
7.2Abrang•ncia (Extens‹o de sua atua•‹o)
O mais importante aqui Ž que saiba que existem arquivos centralizados e

descentralizados.
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribu’da

nos setores de trabalho, ou seja, cada setor Ž respons‡vel por sua
documenta•‹o corrente.
Esses arquivos podem atŽ descartar documentos sem valor administrativo ou

jur’dico.
Um exemplo Ž o arquivo setorial.
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos

arquivos correntes. Eles recebem a produ•‹o de v‡rias ‡reas dentro de uma
organiza•‹o.

Exemplo: arquivo central ou arquivo intermedi‡rio.
7.3Natureza dos
Documentos
A ÒNatureza dos DocumentosÓ divide-se em duas: Arquivos Especiais e Arquivos

Especializados
ƒ chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos
de formatos f’sicos diversos. Em um mesmo local voc• pode ter CD-ROM,
disquete (!), discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc.
Pense: Ž ou n‹o especial um arquivo que possui documentos em formatos

f’sicos t‹o diferentes? Certamente que sim.
J‡ o Arquivo Especializado n‹o faz essa ÒmisturebaÓ toda. Ele possui

documentos decorrentes Òda experi•ncia humana num campo espec’ficoÓ,
independentemente da forma f’sica que apresentem. S‹o arquivos de
engenharia, arquivos mŽdicos ou de imprensa, por exemplo.
Arquivos Formas físicas diversas (fotos,

discos, fitas, CD-ROM...)
Especiais
Arquivos Documentos de uma área de
conhecimento específica (arquivos
Especializados médicos, de imprensa...)
A Classifica•‹o dos documentos Ž cobrada com relativa frequ•ncia. ƒ meramente

conceitual.
Se voc• entender a classifica•‹o esquematizada, j‡ mata a maior parte das

quest›es. Vamos ao esquema:

Aten•‹o! H‡ uma diferen•a entre a NATUREZA DOS DOCUMENTOS e a

NATUREZA DO ASSUNTO DOS DOCUMENTOS. A natureza dos documentos
pode ser dividida em arquivos especiais e especializados, como j‡ falamos.
Agora, a natureza do assunto dos documentos Ž dividida em documentos
ostensivos ou sigilosos. Essa distin•‹o cai muito em prova e Ž importante que
esteja bem clara na sua cabe•a, ok? Vamos falar mais a fundo da quest‹o dos
documentos ostensivos e sigilosos mais ˆ frente, mas coloquei aqui para que
voc•s fa•am a compara•‹o entre os dois e saibam distinguir porque Ž isso que
cai em prova.
Continuando...
Escrito(textual),
cartogr‡fico,
Quanto ao
iconogr‡fico,sonoro,
G•nero
filmogr‡fico, inform‡tico e
microgr‡fico
Classifica•‹o Atos normativos, enunciativos,

dos Quanto ˆ de assentamento,
documentos EspŽcie comprobat—rio, de
correspond•ncia e de ajuste.
Quanto ˆ
Natureza do Ostensivos ou Sigilosos
Assunto
Vejamos as defini•›es:
Quanto ao G•nero:
®! Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou

datilografados, como contratos, certid›es, tabelas, correspond•ncia,
folhas de pagamento, atas (e n‹o atos!), dentre outros.
®! Cartogr‡ficos: documentos em formatos e dimens›es vari‡veis,

contendo representa•›es geogr‡ficas, arquitet™nicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);
®! Iconogr‡ficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. S‹o
documentos em suportes sintŽticos, em papel emulsionado ou n‹o, com
imagens fixas.

Aqui voc• v• o diapositivo. Uma

espŽcie de ÒSlide do powerpointÓ
do passado. N‹o se preocupe com
sua hist—ria ou funcionamento. As
bancas, quando o citam, n‹o
entram em detalhes, mas querem
saber se voc• identifica que o
diapositivo est‡ classificado quanto
ao g•nero (sim) e se Ž um exemplo
de documento iconogr‡fico (sim).
Bingo! Mais um ponto na prova. Lembre-se: estamos estudando a
classifica•‹o quanto ao g•nero dos documentos. N‹o perca isso de vista.
®! Filmogr‡ficos: Filmes e fitas videomagnŽticas Ð s‹o documentos em

pel’culas cinematogr‡ficas e fitas magnŽticas de imagem (tapes),
conjugados ou n‹o a trilhas sonoras, com bitolas e dimens›es vari‡veis,
contendo imagens em movimento. Esse Ž bem f‡cil de visualizar.
®! Sonoros: discos e fitas ‡udio magnŽticas Ð s‹o documentos com

dimens›es e rota•›es vari‡veis, contendo registros fonogr‡ficos. Observe
que fono est‡ relacionado a som e voc• n‹o ter‡ problemas.
®! Microgr‡ficos: Rolo, microficha, jaqueta, cart‹o-janela Ð s‹o

documentos em suporte f’lmico resultantes da microrreprodu•‹o de
imagens, mediante utiliza•‹o de tŽcnicas espec’ficas. Ronaldo, Òpera’Ó!
Jaqueta? Jaqueta nada mais Ž do que um material de pl‡stico ou similar
que envolve as microformas. N‹o se preocupe tanto com o
aprofundamento desses termos. Veja as quest›es, note como o tema Ž
cobrado e voc• saber‡ exatamente o que deve priorizar. ƒ assim que
devemos estudar ;).
®! Inform‡ticos: esse aqui Ž que voc• mais conhece! S‹o documentos

produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco
r’gido, mem—ria flash ou disco —tico (CD, DVD), por exemplo.

Quanto ˆ EspŽcie:
Vamos listar os documentos classificados quanto ˆ espŽcie para que isso n‹o
fique solto, sem que voc• entenda. De novo: n‹o decore! Procure ter uma vis‹o
geral sobre cada uma das classifica•›es e tudo ficar‡ mais f‡cil na hora da prova.
Vamos l‡:
®! Atos Normativos: documentos relacionados ˆ normatiza•‹o das

atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.
®! Atos de Correspond•ncia: diretamente ligados aos atos normativos,

pois os atos de correspond•ncia Ž que viabilizam a execu•‹o deles.
Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, voc• veja que uma
nova lei foi editada. Se voc• Ž o respons‡vel por divulgar essa informa•‹o,
poder‡ fazer essa comunica•‹o por meio de um ato de correspond•ncia,
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a
equipe. Outros exemplos: carta, of’cio, memorando, notifica•‹o, alvar‡,
telegrama, edital.
®! Atos Enunciativos/opinativos: s‹o os que esclarecem os assuntos

visando fundamentar uma solu•‹o. Ex.: parecer, relat—rio, voto.
®! Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de

fatos e ocorr•ncias, usando-se: atas, termo, auto de infra•‹o, apostila.
Ent‹o quando o Fiscal Ronaldo v• que existe uma fraude em uma empresa,
a grosso modo, ele ÒassentaÓ uma multa (auto de infra•‹o), ou seja, ele
registra um fato! E esse termo ÒapostilaÓ? ƒ um termo mais administrativo,
ligado a uma informa•‹o que Ž acrescentada a um documento para alter‡-
lo oficialmente.
®! Atos comprobat—rios: s‹o os atos que comprovam os assentamentos,

como as certid›es, atestados e traslados, por exemplo.
®! Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a

Administra•‹o federal, estadual ou municipal Ž uma das partes. Exemplo:
tratado, conv•nio, contrato.

Quanto ˆ Natureza do
Assunto:
Lembram dessa classifica•‹o quando estudamos a diferen•a entre a natureza do

documento e a natureza do assunto do documento? Agora que voc•s j‡ sabem
que devem fazer esse comparativo, vamos saber o que significa os termos
ÒostensivosÓ e ÒsigilososÓ?
Quanto ˆ natureza do assunto, temos como refer•ncia a Lei de Acesso a

Informa•‹o (Lei 12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012.Essa lei Ž
um marco em termos de acesso ˆ informa•‹o no Brasil, mas o que voc• precisa
aprender agora Ž isso aqui:
®! Ostensivos: s‹o documentos cuja divulga•‹o n‹o prejudica a

administra•‹o. N‹o h‡ restri•‹o de acesso aos documentos.
®! Sigilosos: como o nome indica, s‹o documentos que possuem

informa•›es sens’veis e que n‹o podem ser divulgadas antes de
respeitados os prazos m‡ximos de restri•‹o de acesso. S— para voc• j‡
ficar sabendo, s‹o tr•s os graus de sigilo: Reservado (atŽ 5 anos), Secreto
(atŽ 15 anos) e Ultrassecreto (atŽ 25 anos). Muito cuidado com a palavra
Confidencial! Essa classifica•‹o n‹o existe mais!!
Em rela•‹o ˆ Lei de Acesso ˆ Informa•‹o, vamos nos ater aos seguintes

pontos:

Principais Aspectos da LAI, extra’das da CGU2:
¥ Acesso Ž a regra, o sigilo, a exce•‹o (divulga•‹o m‡xima)

¥ Requerente n‹o precisa dizer por que e para que deseja a
informa•‹o (n‹o exig•ncia de motiva•‹o)
¥ Hip—teses de sigilo s‹o limitadas e legalmente estabelecidas (limita•‹o
de exce•›es)
¥ Fornecimento gratuito de informa•‹o, salvo custo de reprodu•‹o
(gratuidade da informa•‹o)
¥ Divulga•‹o proativa de informa•›es de interesse coletivo e geral
(transpar•ncia ativa)
¥ Cria•‹o de procedimentos e prazos que facilitam o acesso ˆ
informa•‹o (transpar•ncia passiva)
A informa•‹o em poder dos —rg‹os e entidades pœblicas poder‡ ser classificada

como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos m‡ximos
de restri•‹o abaixo:
¥Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renov‡vel uma œnica vez)

¥Secreta: prazo de segredo - 15 anos
¥ Reservada: prazo de segredo - 5 anos
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser

prorrogados. E apenas UMA œnica vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo m‡ximo
de 50 anos)
ATEN‚ÌO!!!
Os prazos determinados pelo artigo 24 ¤ 1¼ da LAI (12.527/2011) podem ser

menores do que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe.
Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo

menor do que os 25 anos, de acordo com a pr—pria LAI (12.527/2011).
Base legal:
Art. 24. A informa•‹o em poder dos —rg‹os e entidades pœblicas,

observado o seu teor e em raz‹o de sua imprescindibilidade ˆ
seguran•a da sociedade ou do Estado, poder‡ ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.
¤ 1¼ Os prazos m‡ximos de restri•‹o de acesso ˆ informa•‹o,
2
Controladoria Geral da União.

conforme a classifica•‹o prevista no caput, vigoram a partir da data

de sua produ•‹o e s‹o os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
(...)
¤ 3¼ Alternativamente aos prazos previstos no ¤ 1¼, poder‡ ser

estabelecida como termo final de restri•‹o de acesso ˆ ocorr•ncia de
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do
prazo m‡ximo de classifica•‹o.
Por ora, Ž o que voc• precisa saber sobre Documentos Ostensivos e Sigilosos e
sobre a LAI.
Macete:
O tema ainda ficou um pouco enrolado e est‡ pensando em como memorizar as

diferen•as principais da Classifica•‹o dos Documentos? Ent‹o toma um
macetinho!
Se voc• lembrar de dois ou tr•s exemplos de cada uma das classifica•›es, as

outras vir‹o a sua mem—ria por associa•‹o.
Vamos a um exemplo fict’cio de Classifica•‹o de Documentos? A meta aqui Ž s—

clarear as informa•›es.

Esse humilde PDF Ž a soma de Suporte + Informa•›es. Lembra disso? Essa soma
gera um DOCUMENTO. E esse documento Ž classificado, certo? ser classificado
quanto ao G•nero, quanto ˆ espŽcie ou quanto ˆ natureza do assunto e
quanto ˆ natureza do documento Mas, Ronaldo, como ficaria aplicado no
exemplo da nossa aula? Assim:
G•nero: textual
EspŽcie: Aula
Natureza do assunto do documento: ostensivo
Natureza do documento: especializado
7.4 Elementos dos Documentos
Agora veremos os Elementos dos Documentos. Muito cuidado com alguns

termos, pois voc• vai ver que alguns aparecem em mais de um momento do
estudo de Arquivologia, mas em contextos e defini•›es diferentes, portanto
cuidado para n‹o se confundir. Veja que alguns deles j‡ estudamos, como
Suporte, G•nero e EspŽcie. E por que estamos vendo de novo? Porque se uma
quest‹o pedir quais s‹o os ELEMENTOS dos documentos voc• saber‡ se
ÒlocalizarÓ.
CARACTERêSTICAS DEFINI‚ÌO TƒCNICA EXEMPLOS

SUPORTE (voc• j‡ Material sobre a qual as Papel, Fita magnŽtica,
conhece bem) informa•›es s‹o filme de nitrato.
registradas
FORMA Est‡gio de prepara•‹o e Original, c—pia, minuta,
tramita•‹o de rascunho.
documentos.
FORMATO Configura•‹o f’sica de Folha, caderno, cartaz,
um suporte, de acordo livro, mapa, planta, rolo
com a sua natureza e de filme, c—dice (=livro
com o modo como foi de registro), diapositivo
confeccionado. (=imagem translœcida)
GæNERO Como Ž configurado um Documenta•‹o
documento de acordo audiovisual,

com o sistema de signos documenta•‹o

(sinais) utilizado na fonogr‡fica,
comunica•‹o de seu documenta•‹o
conteœdo. icnogr‡fica,
documenta•‹o textual.
ESPƒCIE Como Ž configurado um Boletim, certid‹o,
documento de acordo declara•‹o, relat—rio.
com a disposi•‹o e a
natureza das
informa•›es nele
contidas.
TIPO ƒ a configura•‹o Boletim de ocorr•ncia,
relacionada ˆ espŽcie boletim de frequ•ncia e
documental, de acordo rendimento escolar,
com a atividade que A certid‹o de —bito,
gerou. declara•‹o de imposto
de renda, relat—rio de
atividades, relat—rio de
fiscaliza•‹o, declara•‹o
de bens.
Fonte: Gon•alves, 1998
Ronaldo, os ÒElementos dos DocumentosÓ s‹o muito cobrados em provas de

n‹o-arquivistas?
Sim. Esses elementos s‹o muito cobrados e, geralmente, as bancas procuram

cobr‡-los trocando os conceitos de um com o outro para confundir voc•s. O que
recomendo? Entenda os conceitos ao invŽs de decor‡-los. Tente aplicar em
exemplos reais, como os da terceira coluna. Garanto que com o tempo isso vai
ser mam‹o com a•œcar para voc•.
Veja que destaquei na tabela acima, os elementos EspŽcie e Tipo. ƒ muito

importante voc• saber que o Tipo, ou Tipologia, Ž um detalhamento da EspŽcie!
Isso Ž muito cobrado em prova. Observe os exemplos de EspŽcie e Tipo e vai
perceber facilmente:
EspŽcie Tipo
Boletim Boletim de Ocorr•ncia,
Boletim Escolar
Certid‹o Certid‹o de nascimento,
certid‹o de —bito

Ah, Ronaldo! Isso Ž f‡cil, j‡ peguei esse bizu na internet! Se tiver uma palavra
CUIDADO !
Ž EspŽcie e se forem duas, Tipo, certo? NÌO!!!
Cuidado com isso! Voc• vai logo abaixo que existe uma Classifica•‹o dos
Documentos quanto ˆ EspŽcie (continua•‹o do que come•amos a ver). Pois bem
existem os atos de assentamento (registro de fatos). E um dos exemplos de ato
de assentamento Ž o auto de infra•‹o. Se voc• fosse usar esse Òbizu furadoÓ
na prova, iria errar. Auto de infra•‹o, apesar de ter duas palavras Ž exemplo de
EspŽcie e n‹o de Tipo!
Sabendo que o ÒbizuÓ Ž marmelada e para que voc• realmente entenda essa
quest‹o do tipo documental e da espŽcie, vamos ao golpe de miseric—rdia:
O tipo documental Ž a uni‹o da espŽcie + fun•‹o do documento. Vamos fazer

igual ao Bart Simpson?
Se voc• n‹o entendeu a piada, tem que assistir Os Simpsons urgentemente. Mas
s— depois de terminar de estudar, ok? J
Vamos aplicar a li•‹o do Bart em alguns exemplos para que fique bem
consolidado:
Ata de abertura
Ata (espŽcie) de abertura (fun•‹o) = tipo documental
Termo de posse

Termo (espŽcie) de posse (fun•‹o) = tipo documental
Edital de abertura
Edital (espŽcie) de abertura (fun•‹o) = tipo documental
E olha como o ÒbizuÓ n‹o funciona: of’cio recebido Ž uma espŽcie documental
e possui duas palavras! Cad• a fun•‹o para que possamos chamar de tipo? N‹o
est‡ a’, correto? Ent‹o n‹o Ž Tipo documental porque tipo Ž espŽcie + fun•‹o.
Certinho? Vamos seguindo!
7.5 Classifica•‹o dos

Documentos Pœblicos -
Schellenberg
Antes de avan•armos,Ž importante anotar que, de acordo com Schellenberg,

os documentos pœblicos podem ser classificados em tr•s tipos:
¥! Funcional: classifica•‹o segundo as atividades desenvolvidas na

institui•‹o.
¥! Organizacional: classifica•‹o segundo a estrutura da institui•‹o.
Por assuntos: classifica•‹o segundo assuntos que se originam de determinado

campo do conhecimento.
A anexa•‹o e a apensa•‹o dizem respeito ˆ juntada de

documento ou processo a outro processo. Aquela se d‡ em
car‡ter definitivo e esta, em car‡ter tempor‡rio.
Coment‡rios:
Vamos relembrar esses conceitos, pois como voc• v•, caem em
prova!
Direto ao assunto? Anexa•‹o tem car‡ter definitivo e Apensa•‹o,
car‡ter tempor‡rio. Agora sim, os conceitos para fixa•‹o:

APENSA‚ÌO: Juntada, em car‡ter tempor‡rio, com o

objetivo de elucidar ou subsidiar a matŽria tratada, conservando
cada processo a sua identidade e independ•ncia.
ANEXA‚ÌO: Juntada, em car‡ter definitivo, de documento ou

processo a outro processo, na qual prevalece, para refer•ncia, o
nœmero do processo mais antigo. Trata ainda do mesmo assunto
e da mesma pessoa.
Gabarito: Certa
Com refer•ncia ˆ natureza dos documentos, julgue os itens

subsequentes.
Os documentos fotogr‡ficos (amplia•›es, negativos,

eslaides) s‹o considerados arquivos especiais.
Coment‡rios:
Cuidado! Veja que Ž citada a natureza dos documentos e n‹o a natureza
dos assuntos (ostensivos e sigilosos).
A Natureza dos documentos est‡ relacionada a: arquivos especiais e
arquivos especializados. A diversidade das formas est‡ diretamente
ligada aos arquivos especiais, como fotos, fitas, slides -ou eslaides-
negativos, CD, DVD...). Veja o esqueminha de novo.
Arquivos Formas físicas diversas (fotos,

discos, fitas, CD-ROM...)
Especiais
Arquivos Documentos de uma área de
conhecimento específica (arquivos
Especializados médicos, de imprensa...)
Gabarito: Certa

AlŽm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do

gerenciamento e arquivamento de documentos
pertencentes ao g•nero iconogr‡fico, filmogr‡fico e sonoro.
Coment‡rios:
Sim, isso mesmo. Mas a quest‹o n‹o trouxe todas as classifica•›es,

Ronaldo? E precisa? N‹o. Precisaria se ela restringisse isso no
enunciado. N‹o foi o caso. ƒ legal voc• tentar identificar onde se
encaixam esses exemplos. Estamos vendo exemplos da classifica•‹o
de documentos quanto ao G•nero.
Faltaram ainda o cartogr‡fico, microgr‡fico e inform‡tico.
Gabarito: Certa
Documentos cartogr‡ficos, filmogr‡ficos, textuais e

inform‡ticos s‹o exemplos de classifica•‹o de documentos
quanto ao g•nero.
Coment‡rios:
Quer uma dica? Note que a maior parte dos documentos classificados
quanto ao G•nero possuem a letra ÒGÓ, da mesma forma que a
palavra ÒG•neroÓ.
Veja:
CartoGr‡fico
IconoGr‡fico
MicroGr‡fico
FilmoGr‡fico

Sobram esses tr•s para voc• decorar:
Inform‡tico Ð n‹o tem ÒGÓ, mas a sonoridade Ž parecida.

Escrito (textual)
Sonoro
Gabarito: Certa
QUESTÌO PARA FIXA‚ÌO (adaptada)
Dado o item abaixo que se referem ˆ classifica•‹o dos

documentos, classifique como certo ou errado.
Quanto ˆ natureza dos assuntos, os documentos podem ser

sonoros, iconogr‡ficos, inform‡ticos, escritos, cartogr‡ficos,
filmogr‡ficos e microgr‡ficos.
Coment‡rios:
Na verdade, quase tudo est‡ certo, mas essa classifica•‹o dos

documentos Ž quanto ao G•nero e n‹o quanto ˆ Natureza do
Assunto. Quanto ˆ natureza do assunto ter’amos os documentos
ostensivos ou sigilosos.
Gabarito: Errada
QUESTÌO PARA FIXA‚ÌO (adaptada)
As jaquetas s‹o exemplo de g•nero documental

microgr‡fico.
Coment‡rios:
Lembra que eu falei que Ž importante saber alguns dos exemplos?

Pois bem, esse Ž um estudo importante. Entender os exemplos de
cada uma das classifica•›es. Na verdade, n‹o Ž entender. Nesse
caso, Ž DECORAR!
Gabarito: Certa

Os documentos apresentados em suportes sintŽticos, em

papel emulsionado ou n‹o, contendo fotografias,
diapositivos, desenhos e gravuras denominam-se:
a) cartogr‡ficos.
b) iconogr‡ficos.
c) microgr‡ficos.
d) inform‡ticos.
e) filmogr‡ficos.
Coment‡rios:
Bom, primeira etapa Ž conseguir identificar caracter’sticas que

aparecem muito em provas quando se ouve o termo iconogr‡fico.
1) associe ˆ G•nero
2) suporte sintŽtico
3) Papel emulsionado (usado, por exemplo para fotografia) ou n‹o
emulsionado, ou seja, qualquer papel, como por exemplo uma folha
A4.
4) deve conter desenhos ou gravuras. O desenho que minha filha faz
para brincar e que n—s guardamos em nosso arquivo pessoal, Ž um
documento classificado quanto ao g•nero iconogr‡fico.
Gabarito: Certa
Os documentos s‹o classificados segundo o g•nero.
Diz-se de um documento filmogr‡fico:
a) documento em formato e dimens›es vari‡veis, contendo

representa•›es geogr‡ficas, arquitet™nicas ou de engenharia.
b) documento em suporte f’lmico resultante da microrreprodu•‹o

de imagens, mediante utiliza•‹o de tŽcnicas espec’ficas.

c) documentos em suporte sintŽtico, em papel emulsionado ou

n‹o, contendo imagens est‡ticas.
d) documento em pel’cula cinematogr‡fica e fitas magnŽticas de

imagem (tapes), conjugados ou n‹o a trilhas sonoras, com bitola e
dimens›es vari‡veis, contendo imagem em movimento.
e) documento produzido, tratado ou armazenado em computador.
Coment‡rios:
Todas as alternativas trazem exemplos corretos, mas pecam na

classifica•‹o documental.
a) Cartogr‡fico - documento em formato e dimens›es vari‡veis,

contendo representa•›es geogr‡ficas, arquitet™nicas ou de engenharia.
b) Microgr‡fico - documento em suporte f’lmico resultante da
microrreprodu•‹o de imagens, mediante utiliza•‹o de tŽcnicas
espec’ficas.
c) Iconogr‡fico - documentos em suporte sintŽtico, em papel
emulsionado ou n‹o, contendo imagens est‡ticas.
d) Filmogr‡fico Ð cuidado com essa parte que fala sobre Òconjugados
ou n‹o a trilhas sonorasÓ. Isso quer dizer que pode ser um filme com ou
sem som? Os antigos filmes mudos de Charles Chaplin s‹o documentos
filmogr‡ficos. Esse Ž nosso gabarito
e) Inform‡tico - documento produzido, tratado ou armazenado em
computador.
Gabarito: D
Documentos filmogr‡ficos, pareceres e planos de a•‹o s‹o,

respectivamente, exemplos de:
a) espŽcie documental, g•nero documental e tipologia documental;
b) g•nero documental, espŽcie documental e tipologia documental;
c) tipologia documental, g•nero documental e espŽcie documental;
d) g•nero documental, tipologia documental e espŽcie documental;
e) tipologia documental, espŽcie documental e g•nero documental.

Coment‡rios:
Essa Ž uma quest‹o mais abrangente e mais ÒchatinhaÓ. Voc• precisa

ter fixado bem a diferen•a entre espŽcie e tipo (tipologia) e conseguir
entender bem como Ž a Classifica•‹o dos documentos
(G•nero/EspŽcie/Natureza)
Vamos simular a prova? Vamos resolver da mesma forma como

voc• ter‡ que fazer no Òdia da verdadeÓ:
Documentos filmogr‡ficos Ð Notou o ÒGÓ, j‡ pode come•ar a

desconfiar de que estamos falando de uma classifica•‹o dos
documentos quanto ao g•nero.
Da’ j‡ eliminamos as op•›es A, C, E. Sobram apenas 2! B ou D.
Pareceres Ð Ž necess‡rio lembrar que um parecer Ž classificado como

um ato enunciativo/opinativo e serve para esclarecer algo. AlŽm
disso, est‡ na classifica•‹o dos documentos quanto ˆ espŽcie.
J‡ daria para marcar o gabarito!
Planos de a•‹o Ð Ronaldo, seu *%#@, n‹o vi esse exemplo na aula!!

Sim, foi intencional! Voc• vai se deparar com situa•‹o similar na
prova. Seja em arquivologia ou em outra disciplina. Bom, esquece o
ÒmaceteÓ de duas palavras que rola pela internet. Note que Plano,
pode ser: plano de a•‹o, plano de investimento, plano de
inten•›es...enfim. Voc• pode perceber que o Plano de A•‹o Ž um
detalhamento de um Plano. E se Ž um detalhamento, Ž chamado de
Tipo ou Tipologia. E o ÒPlanoÓ, mais genŽrico, Ž a espŽcie.
Lembre-se do Bart escrevendo no quadro: Tipo documental: uni‹o
da espŽcie com a fun•‹o do documento; Tipo documental: uni‹o da
espŽcie com a fun•‹o do documento; Tipo documental: uni‹o da
espŽcie com a fun•‹o do documento (...) n‹o, n‹o pare de ler!
Vamos mais uma vez: Tipo documental: uni‹o da espŽcie com a
fun•‹o do documento! Pronto, est‡ liberado(a)!
Gabarito: B

Ainda est‡ se enrolando com as defini•›es? Em caso positivo,

DICA DE AMIGO !
saiba que Ž normal. Dica: antes de avan•ar, leia mais uma

vez o in’cio da aula. Vai ficar bem mais claro agora. E anote
para fazer novas revis›es do tema em 24h e depois em cerca
de 7 dias e 1 m•s. Esse Ž o tipo de assunto que se n‹o for
revisto, ser‡ quase imposs’vel de acertar na prova.
Agora podemos voltar ˆ Gest‹o Documental propriamente dita.
Em meados do sŽculo XX, principalmente por causa de II Guerra Mundial, a

produ•‹o de documentos cresceu muito, pois houve um enorme salto em termos
de tecnologia e ci•ncias atingidos pela Humanidade. Foi um per’odo de tanta
produ•‹o que come•ou a haver dificuldades para se gerir, controlar tantos
documentos. Nesse per’odo surgiu a Teoria das 3 Idades e um novo conceito
para Gest‹o de Documentos.
A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado:
Art. 3¼ - Considera-se gest‹o de documentos o conjunto de

procedimentos e opera•›es tŽcnicas referentes ˆ sua produ•‹o,
tramita•‹o, uso, avalia•‹o e arquivamento em fase corrente e
intermedi‡ria, visando a sua elimina•‹o ou recolhimento para
guarda permanente.
Observe que ao se falar em Gest‹o Documental, estamos nos referindo

aos arquivos das fases:
¥! Corrente
¥! Intermedi‡ria
Agora j‡ podemos falar das fases b‡sicas da gest‹o de documentos.

8.Protocolo
Quando pensamos em Protocolo, temos que abordar duas frentes:
1)! O setor de protocolo propriamente dito

CAI MUITO !
2)! Ë classifica•‹o dos documentos em ostensivos e sigilosos.
Sobre o setor de protocolo Òpropriamente ditoÓ, veremos as principais fun•›es,

de forma mais ampla, sem entrar em minœcias mais comuns a provas de
Arquivistas e profissionais da ‡rea.
Sobre a classifica•‹o em ostensivos e sigilosos, vamos focar na legisla•‹o

brasileira.
8.1. Setor de Protocolo
ƒ um setor voltado para o recebimento de correspond•ncia e/ou documentos.

Todo —rg‹o pœblico possui uma ‡rea que seja a respons‡vel pelo registro e
distribui•‹o das correspond•ncias que forem geradas internamente e nas que
s‹o recebidas. TambŽm Ž respons‡vel por protocolizar os processos e por
sua tramita•‹o. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente ser‡
conhecido como o setor de Protocolos.
Bom, essa Ž a hora de voc• ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1,

sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois Ž! ƒ nela em que
precisamos de r‡pido acesso aos documentos e eles precisam estar pr—ximos.
Ent‹o... a atividade de protocolo est‡ diretamente relacionada ˆ fase Corrente
dos arquivos.
Resumidamente, j‡ podemos ver algumas das atividades do Protocolo:
®! Receber a correspond•ncia (ECT, malotes, balc‹o)

®! Separar a correspond•ncia oficial da particular.
®! Distribuir a correspond•ncia particular.
®! Separar a correspond•ncia oficial de car‡ter ostensivo da de car‡ter
sigiloso.
®! Abrir a correspond•ncia ostensiva
®! Coloca•‹o de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do
recebimento, ao menos.
®! Elabora•‹o de resumo do assunto

®! Encaminhamento ˆ pessoa ou —rg‹o destinat‡rio.
Obs. Cuidado! Pode parecer que um —rg‹o pœblico n‹o seja obrigado a distribuir
as cartas particulares de seus servidores. Mas Ž sim. O setor de protocolo deve
fazer essa distribui•‹o, mas n‹o deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o
Superintendente do INSS est‡ recebendo uma carta de amor, isso n‹o precisa
ficar registrado no setor de protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;).
Como se alguŽm ainda enviasse cartinhas de amor, n‹o Ž verdade? Voltemos ao
que interessa!
1)Recebimento
2)Registro e Autuação
3)Classificação
4)Expedição/Distribuição
5)Controle/Movimentação
Vejamos cada uma das atividades do Protocolo:
®!Recebimento
ƒ quando o setor de protocolo recebe documentos de v‡rias origens. Recebe,

por exemplo, encomendas dos correios, cartas particulares endere•adas aos
servidores, cartas direcionadas ao —rg‹o/institui•‹o, malotes e afins. Ou seja,
tudo que Ž direcionado para aquela institui•‹o passa pelo setor de Protocolo e
ÒesbarraÓ na atividade de Recebimento.
®! Registro e Autua•‹o
O Registro Ž quando o Protocolo insere os dados de determinado

documento/correspond•ncia em um sistema (manual ou informatizado) e atribui

um c—digo de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece

dados de suas caracter’sticas fundamentais aos interessados.
Cuidado com pegadinhas, pois as correspond•ncias destinadas a particulares

n‹o s‹o registradas, apesar de serem distribu’das a seus destinat‡rios.
A Autua•‹o Ž mais usada em processos e tambŽm Ž conhecida como

protocoliza•‹o. A autua•‹o tambŽm pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos. L‡ no meu trabalho na Secretaria da Fazenda
de SP, sabemos que um trabalho Ž mais importante que outro quando ele ganha
a Òcapa verdeÓ. Significa que ele sofreu uma Òautua•‹oÓ um expediente normal,
regular, virou um processo.
®! Classifica•‹o
ƒ quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso Ž feito
para que haja a correta classifica•‹o dos documentos de acordo com o plano de
classifica•‹o da institui•‹o. Mas como saber o assunto de um documento? S—
abrindo, n‹o Ž verdade?! ƒ! Isso mesmo! A correspond•ncia ser‡ aberta pelo
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou
particular, ninguŽm vai abrir nada. Os documentos confidenciais,
naturalmente, s— podem ser abertos por seus destinat‡rios. Imagine um
funcion‡rio do Protocolo abrindo um documento com dados estratŽgicos dirigido
ao Presidente da Petrobras. N‹o faria sentido.
Se houver express›es como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou

semelhantes, o setor de protocolo n‹o deve abrir a correspond•ncia.
®! Expedi•‹o/Distribui•‹o
Essa Ž f‡cil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinat‡rio. S— fiquem atentos a uma diferen•a que as bancas adoram.
Distribui•‹o Ð quando Ž INTERNA.
Expedi•‹o Ð quando Ž EXTERNA
Veja que n‹o h‡ como errar! Se reparar no in’cio de Expedi•‹o e no in’cio de

Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribui•‹o est‡ relacionada ˆ
distribui•‹o Interna, por exce•‹o. Ou vai lembrar por observar que a palavra
Òdistribui•‹oÓ possui um monte de ÒIÓ (3 no total). Gostou do bizu? J

®! Controle da
Tramita•‹o/Movimenta•‹o
Para a defini•‹o de Tramita•‹o, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicion‡rio de

Arquivologia):
Tramita•‹o/Movimenta•‹o: curso do documento desde a sua produ•‹o ou

recep•‹o atŽ o cumprimento de sua fun•‹o administrativa. TambŽm chamado
de movimenta•‹o ou tr‰mite.
O controle da tramita•‹o/movimenta•‹o dos documentos Ž de responsabilidade

do Protocolo, seja por sistema manual ou de inform‡tico. O objetivo Ž ÒrastrearÓ,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso Ž fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento est‡. Principalmente
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. H‡ concurseiros que conhecem bem essa etapa ;).
Principalmente para saber como est‡ o andamento dos pedidos de autoriza•‹o
para certames federais no MPOG (MinistŽrio do Planejamento), respons‡vel pelo
ÒcofreÓ no mundo dos concursos.
Acerca da gest‹o de documentos, julgue os itens que se seguem.
As atividades de recebimento, classifica•‹o, registro, distribui•‹o

e tramita•‹o s‹o de responsabilidade do arquivo permanente.
Coment‡rios:
Essas s‹o atividades t’picas do Protocolo. E o Protocolo, Ž respons‡vel por

Recebimento, Classifica•‹o, Registro, Distribui•‹o, Tramita•‹o, Expedi•‹o,
organiza•‹o e arquivamento de documentos em fase corrente e intermedi‡ria.
Logo, n‹o tem rela•‹o com o arquivo permanente.
Gabarito: Errada
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados ˆ gest‹o

de documentos, julgue o seguinte item.
A distribui•‹o da correspond•ncia de cunho particular Ž atribui•‹o

do protocolo.
Coment‡rios:

ƒ isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos servidores.

Observe que a distribui•‹o Ž atribui•‹o do Protocolo, mas a atividade de Registro de
cartas particulares n‹o Ž!
Gabarito: Certa
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de protocolo Ž desenvolvida no ‰mbito do

arquivo corrente.
Coment‡rios:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classifica•‹o, Registro, Distribui•‹o,

Tramita•‹o), de Expedi•‹o e de organiza•‹o e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermedi‡ria.
Isso torna a alternativa correta, pois Ž desenvolvida no ‰mbito do arquivo corrente. Mas
Ronaldo, e a fase intermedi‡ria? A assertiva n‹o citou! Tudo bem Veja que n‹o h‡
nenhuma afirma•‹o enf‡tica como ÒexclusivamenteÓ, ÒsomenteÓ ou ÒapenasÓ.
Gabarito: Certa
A atividade de tramita•‹o corresponde exclusivamente

ˆ movimenta•‹o de documentos entre unidades internas
do —rg‹o.
Coment‡rios:
Esse ÒexclusivamenteÓ j‡ deve ligar seu alerta. Fique atento.
A tramita•‹o trata do curso do documento desde a sua produ•‹o ou recep•‹o atŽ o
cumprimento de sua fun•‹o administrativa. TambŽm Ž chamado de movimenta•‹o ou
tr‰mite.
Notou? AtŽ o cumprimento de sua fun•‹o administrativa. Muitas vezes um documento
precisa ir para fora de um —rg‹o. Por exemplo: um pedido para autoriza•‹o do concurso
do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por exemplo. E para isso, Ž necess‡rio
usar mais uma atividade do Protocolo, a Expedi•‹o/Distribui•‹o. Trata-se de enviar o
documento ao seu destinat‡rio. N‹o esque•a da diferen•a que as bancas adoram.

Logo, est‡ errado dizer atividade de tramita•‹o corresponde exclusivamente

ˆ movimenta•‹o de documentos entre unidades internas do —rg‹o.
Gabarito: Errada
9. Avalia•‹o e Destina•‹o de Documentos
J‡ sabemos que alguns documentos possuem valor tempor‡rio e outros, valor

permanente (esses n‹o podem ser eliminados). De acordo com (Paes, 1997):
H‡ documentos que frequentemente s‹o usados como refer•ncia, h‡

outros aos quais se faz refer•ncia com menos frequ•ncia ou quase n‹o s‹o
usados e ainda existem aqueles que, ap—s a conclus‹o do assunto, n‹o
sofrem nenhum uso ou refer•ncia.
E por causa das diferen•as citadas por Paes, em fun•‹o do valor e frequ•ncia Ž
que deve haver um cuidado estudo da avalia•‹o, sele•‹o e elimina•‹o de
documentos.
9.1. An‡lise, Avalia•‹o, Sele•‹o e Elimina•‹o
Essa sequ•ncia de opera•›es (an‡lise, avalia•‹o, sele•‹o e elimina•‹o) consiste

no estabelecimento de do prazo de vida dos documentos, afinal, n‹o faz sentido
que uma organiza•‹o mantenha todos os documentos que produz para Òtoda a
eternidadeÓ, concorda? Alguns dever‹o ir para o lixo, por exemplo.
O valor de um documento Ž medido pelas possibilidades e finalidades que ele

pode trazer e tambŽm pelo tempo de dura•‹o (vig•ncia) dessas finalidades. Em
rela•‹o ao valor, os documentos podem ser:
Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais

para a institui•‹o.
Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido ˆs informa•›es

que cont•m.
Tempor‡rios: quando existe uma data limite que d‡ fim ao valor do documento.
A elimina•‹o n‹o pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas
r’gidas. Os prazos s‹o importantes como um par‰metro, mas h‡ que se observar
os valores que s‹o atribu’dos aos documentos, em fun•‹o de seu conteœdo e as

informa•›es que ele carrega. Nunca ser‹o importantes para essa tomada de
decis‹o, a apresenta•‹o f’sica ou a espŽcie documental a que ele perten•a.
9.2 Instrumentos de Destina•‹o (Tabela de Temporalidade e Lista de

Elimina•‹o)
Os instrumentos de Destina•‹o s‹o os atos normativos elaborados pelas

comiss›es de an‡lise, nos quais s‹o fixadas as diretrizes quanto ao tempo e
local de guarda dos documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora,
come•ando pela Tabela de Temporalidade.
Tabela de Temporalidade
Uma defini•‹o bem objetiva Ž a do DBTA (Dicion‡rio Brasileiro de Terminologia

Arquiv’stica):
A tabela de temporalidade Ž um instrumento de destina•‹o aprovado por

autoridade competente, que determina prazos e condi•›es de guarda, tendo em
vista a transfer•ncia, recolhimento, descarte ou elimina•‹o de documentos.
Mas vamos um pouco alŽm. Os prazos e condi•›es est‹o relacionados aos

arquivos correntes e/ou intermedi‡rios recolhidos aos arquivos permanentes e
definindo os critŽrios para microfilmagem e elimina•‹o.
A tabela de temporalidade s— pode ser utilizada depois que for aprovada pela
autoridade competente. Essa aprova•‹o deve trazer as descri•›es claras dos
documentos para se evitar a elimina•‹o ou classifica•‹o indevida.
Mas quem elabora a tabela de temporalidade, Ronaldo? Quem elabora Ž a
Comiss‹o Permanente de Avalia•‹o de Documentos, mais conhecida como
CPAD. Cada —rg‹o e entidade deve possuir uma. Olha o que diz o Decreto n¼
4.073/2002:
Art. 18 Em cada —rg‹o e entidade da Administra•‹o Pœblica Federal ser‡
constitu’da comiss‹o permanente de avalia•‹o de documentos, que ter‡ a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de an‡lise, avalia•‹o
e sele•‹o da documenta•‹o produzida e acumulada no seu ‰mbito de
atua•‹o, tendo em vista a identifica•‹o dos documentos para guarda
permanente e a elimina•‹o dos destitu’dos de valor
Ainda sobre as CPADÕs:

¥! As institui•›es s— poder‹o eliminar documentos caso exista uma CPAD porque Ž
ela quem autoriza a elimina•‹o, alŽm da autoridade arquiv’stica competente;

¥! ƒ uma comiss‹o multidisciplinar, ou seja, Ž constitu’da de representantes de

v‡rias ‡reas, dependendo da institui•‹o e de suas atividades;
¥! TambŽm Ž respons‡vel pela confec•‹o do Plano de Classifica•‹o;
¥! Deve ter conhecimento profundo sobre as atividades desenvolvidas na institui•‹o

e sua estrutura.
Voltando ˆ Tabela de Temporalidade de Documentos...
ƒ interessante saber que a tabela de temporalidade Ž um instrumento

arquiv’stico resultante da avalia•‹o, que tem como objetivos definir prazos de
guarda e destina•‹o de documentos, com o objetivo de garantir o acesso ˆ
informa•‹o a quem necessitar dela. De acordo com o CONARQ3:
Sua estrutura b‡sica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma institui•‹o no exerc’cio de
suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermedi‡ria,
a destina•‹o final Ð elimina•‹o ou guarda permanente Ð, alŽm de um
campo para observa•›es necess‡rias ˆ sua compreens‹o e aplica•‹o.
Vejamos o exemplo de parte da Tabela de Temporalidade de Documentos do
Conarq, elaborada para a ‡rea meio da administra•‹o pœblica:
3
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf

Figura 1: Tabela de Temporalidade de Documentos - çrea Meio - Conarq
Como voc• pode observar, a tabela atribui prazos nas fases corrente e
intermedi‡ria (2» e 3» coluna), alŽm de estabelecer a sua destina•‹o final (4»
coluna). ƒ importante que voc• perceba a exist•ncia do campo ÒObserva•›esÓ.
Nesse campo ser‹o disponibilizadas informa•›es adicionais do que fazer com
esses documentos.
Ah, outra coisa muito importante: existem dois tipos de tabelas de
temporalidade. Tabelas elaboradas para as atividades de ‡rea-meio e tabelas
elaboradas para as atividades de ‡rea-fim. A de ‡rea-meio pode ser utilizada
por v‡rias institui•›es, como Ž o caso da do Conarq que apresentei. J‡ a tabela
de ‡rea-fim deve ser elaborada de acordo com as atividades final’sticas da
institui•‹o, ou seja, cada um com a sua. Mas se as institui•›es compartilharem
atividades, como Ž o caso da Institutos Federais de Ensino, a tabela da ‡rea-fim
tambŽm pode ser compartilhada. D‡ uma ÒgoogladaÓ e observe a tabela fim das
IFEÕs.
Bacana, n‹o Ž? Pois Ž! Se voc• tiver a oportunidade, procure outras tabelas de
temporalidade das institui•›es. Ajuda a gravar quando temos a oportunidade de
observar e comparar v‡rios exemplos.

Lista de Elimina•‹o, Edital de Ci•ncia de Elimina•‹o e Termo de

Elimina•‹o
Lista de Elimina•‹o: Ž uma rela•‹o espec’fica de documentos a serem eliminados

em uma œnica opera•‹o e que necessita ser autorizada pela autoridade
competente. Estou ouvindo voc• falar da’: ÒT‡ ok, Ronado, isso eu entendi. Mas
fala mais sobre essa tal Lista de Elimina•‹o?Ó Seu desejo Ž uma ordem!
Bom, e quem aprova essa tal Lista de Elimina•‹o? A CPAD, as autoridades dos
—rg‹os e entidades a quem compete aprovar. E quem autoriza a elimina•‹o? A
institui•‹o arquiv’stica pœblica na respectiva esfera de compet•ncia.
Repare que essa lista Ž feita antes da elimina•‹o acontecer, assim como o Edital
de Elimina•‹o mas o Termo de Elimina•‹o Ž feito depois que os documentos j‡
foram eliminados. Vamos conhece-los?
Edital de ci•ncia de elimina•‹o: quando a Lista de Elimina•‹o recebe autoriza•‹o

para eliminar os documentos, um edital Ž elaborado e publicado, em peri—dico
oficial. Esse procedimento serve para dar ci•ncia aos interessados de que tais e
tais documentos ser‹o eliminados. Vai que alguŽm tem interesse neles!
Imagina! D‡ tempo de salvar!
Bom, a Lista de Elimina•‹o foi feita e autorizada, o Edital de ci•ncia de

elimina•‹o foi publicado e ninguŽm se interessou pelos documentos. Acabou?
N‹o! Ainda resta o Termo de Elimina•‹o de Documentos. Olha s—:
Termo de Elimina•‹o de Documentos: serve para registrar as informa•›es

relativas ao ato de elimina•‹o. ƒ como se fosse um Òfechamento do
procedimentoÓ para dizer que os documentos foram eliminados.
Os documentos podem ser eliminados

quando:
®! os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido

impressos em sua totalidade
®! os originais est‹o conservados, suas c—pias podem ser eliminadas.
®! S‹o apenas formais, como convites;
®! Documentos obsoletos e que n‹o tenham mais import‰ncia para a
administra•‹o.

A eiminac‹o, segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser racional. Os processos

mais indicados s‹o: a fragmenta•‹o (manual ou mec‰nica), a pulveriza•‹o, a
desmagnetiza•‹o e a reformata•‹o.Paes informa que incinera•‹o n‹o deve ser
mais utilizada, por n‹o permitir a reciclagem dos papŽis e por causa da polui•‹o
gerada.
A Resolu•‹o n¼ 40 de 2014 do Conarq, em seu artigo 5¼, ¤ 2¡ diz que ÒA escolha
do procedimento a ser adotado para a descaracteriza•‹o dos documentos dever‡
observar as normas legais em vigor em rela•‹o ˆ preserva•‹o do meio ambiente
e da sustentabilidade.Ó
9.3 C—digo de Classifica•‹o
De acordo com o Arquivo Nacional, o c—digo de classifica•‹o de documentos

de arquivo Ž um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer
documentos produzidos ou recebidos por uma institui•‹o no exerc’cio de suas
atividades e fun•›es.
Veja como a banca CESPE define esse tema:
A atividade arquiv’stica de classifica•‹o atribui ao documento um

c—digo representativo do seu conteœdo informativo.
A classifica•‹o por assuntos serve para agrupar documentos sob um mesmo

tema, como forma de agilizar sua recupera•‹o e facilitar as tarefas arquiv’sticas
relativas ˆ:
¥! Avalia•‹o
¥! Sele•‹o
¥! Elimina•‹o
¥! Transfer•ncia
¥! Recolhimento e Acesso
ƒ importante saber que a classifica•‹o dos documentos define a organiza•‹o
f’sica dos documentos arquivados, constituindo-se em um referencial b‡sico
para sua posterior recupera•‹o.
Plano de Classifica•‹o
O Plano de Classifica•‹o, de acordo com o DBTA Ž o esquema de distribui•‹o

de documentos em classes, de acordo com mŽtodos de arquivamentos

espec’ficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e fun•›es de uma

institui•‹o e an‡lise do arquivo por ela produzido.
9.4 Transfer•ncia e Recolhimento
Nesse ponto vamos sistematizar o funcionamento da Teoria das Tr•s idades. A

primeira grande sele•‹o de papŽis deve ocorrer no arquivo corrente, no
momento de sua transfer•ncia para o arquivo intermedi‡rio ou recolhimento
para o arquivo permanente. A elimina•‹o deve ser feita com muito cuidado.
ƒ muito importante relembrar que os os documentos que est‹o no arquivo

intermedi‡rio ou permanente ainda possuem valor, afinal, se n‹o o tivessem, j‡
teriam sido eliminados, destru’dos, vendidos...
A transfer•ncia (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os

intermedi‡rios) e o recolhimento (transfer•ncia para os arquivos permanentes)
s‹o realizados em fun•‹o da frequ•ncia de uso e n‹o pelo valor que o documento
possui!
A transfer•ncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedi‡rio e o

recolhimento para o permanente visam a racionaliza•‹o do trabalho, facilitar o
trabalho e a localiza•‹o de documentos, pois libera espa•o e economiza recursos
materiais.
ƒ importante ressaltar que Ž poss’vel um documento passar diretamente da fase

corrente (1¡ idade) para a fase permanente (3¡ idade). Fique ligado (a) ;).
TambŽm n‹o podemos esquecer que os documentos podem ser produzidos,

cumprir as raz›es pelas quais foram criados na fase corrente e, sem passar pela
fase intermedi‡rio, j‡ serem eliminados na sua origem (de acordo com os
procedimentos previstos na legisla•‹o, Ž claro!).

10. QUESTÍES COMENTADAS
1. (CESPE Ð 2017 Ð SECRETARIA DE EDUCA‚ÌO DO DF)
De Acordo com a teoria das tr•s idades, arquivos podem ser correntes,
intermedi‡rios ou permanentes.
Coment‡rios:
Quest‹o direta, objetiva e simples. Basta lembrar do CIP (Corrente

Intermedi‡ria e Permanente). ƒ o que representa as 3 idades do ciclo
documental.
Gabarito: Certa
Todo documento que tenha esgotado seu valor prim‡rio pode ser
eliminado.
Coment‡rios:
Todos os documentos nascem com valor prim‡rio

(correntes) e podem continuar com esse valor ao
serem transferidos para arquivos intermedi‡rios. Se
um documento perder valor prim‡rio e n‹o tiver valor
secund‡rio (hist—rico, cultural, informativo), dever‡
ser eliminado, descartado. Mas n‹o se pode dizer que
todo documento que perde o valor prim‡rio ser‡
eliminado. E se ele perder o valor prim‡rio e adquirir valor permanente, por
quest›es, por exemplo, hist—ricas? Essa generaliza•‹o Ž o erro da quest‹o.
Gabarito: Errada

3. (ANVISA Ð 2016 Ð CESPE Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
Em uma ag•ncia reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os

documentos que comp›em o arquivo do setor de trabalho s‹o aqueles
produzidos e(ou) recebidos no desenvolvimento de atividades
administrativas da ag•ncia.
Coment‡rios:
A quest‹o est‡ falando dos arquivos correntes, que possuem valor prim‡rio e
que Ž representado na quest‹o pela express‹o Òdesenvolvimento das atividades
administrativasÓ.
Quem est‡ mais avan•ado pode ter ficado com receio desse Òe(ou)Ó do
enunciado. Veja a lei 8.159/91 em seu artigo 2¡:
Art. 2¼ Ð Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por —rg‹os
pœblicos, institui•›es de car‡ter pœblico e entidades privadas, em
decorr•ncia do exerc’cio de atividades espec’ficas, bem como por
pessoa f’sica, qualquer que seja o suporte da informa•‹o ou a
natureza dos documentos.
Por que eu destaquei isso? A banca poderia complicar, justamente por causa
do produzidos e (ou) recebidos? Em minha opini‹o: n‹o. Ela j‡ usou esse termo
Òe(ou)Ó em pelo menos uma outra quest‹o. Se ela encrencar com isso, o recurso
fica f‡cil.
Gabarito: Certa
4. (CESPE Ð 2016 Ð PREF. SP Ð ASSISTENTE DE GESTÌO DE

POLêTICAS PòBLICAS)
No arquivo intermedi‡rio, considerado uma extens‹o do arquivo

corrente, predomina o valor:
a) probat—rio.
b) hist—rico.
c) cultural.
d) informativo.

e) prim‡rio.
Coment‡rios: Os arquivos correntes e intermedi‡rios est‹o relacionados ao

valor prim‡rio e tem valor administrativo, fiscal ou legal.
J‡ os arquivos permanentes possuem valor hist—rico, cultural, probat—rio ou
informativo.
Gabarito: E
5. (CESPE Ð 2014 Ð AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLêCIA FEDERAL)
Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes

itens.
Os documentos de arquivo s‹o colecionados com finalidades culturais e
sociais.
A cumula•‹o de arquivos ocorre por raz‹o funcional. E ela acontece em fun•‹o

da produ•‹o e/ou recebimento de documentos. Quando voc• vir a palavra
Òcole•‹oÓ ou ÒcolecionadoÓ, dificilmente estar‡ se referindo a arquivo. Em regra,
essa Ž uma caracter’stica de museus ou bibliotecas.
Gabarito: Errada
Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou)

recebidos por determinado —rg‹o, durante o desenvolvimento de suas
atividades espec’ficas ou atividades de suporte, consiste em um
arquivo.
Veja a defini•‹o da Lei 8.159/91, conhecida como Lei dos Arquivos.
Art. 2¼ - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por —rg‹os pœblicos,
institui•›es de car‡ter pœblico e entidades privadas, em decorr•ncia do
exerc’cio de atividades espec’ficas, bem como por pessoa f’sica, qualquer
que seja o suporte da informa•‹o ou a natureza dos documentos.

Note que s‹o arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, ou

seja, aqueles gerados pela pr—pria institui•‹o, —rg‹o, entidade ou organismo
e os recebidos por ela. Se h‡ produ•‹o e recebimento de documentos, logo vai
ocorrer a ACUMULA‚ÌO. Como diz a autora Helo’sa Bellotto, o documento de
arquivo s— tem sentido se relacionado ao meio que o produziu.
Gabarito: CERTA
Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo

intermedi‡rio.
Coment‡rios:
A banca quis testar seus conhecimentos sobre a Teoria das 3 Idades. ƒ um tema
muito cobrado em provas de Arquivologia.
As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques Valette:

J‡ decore as etapas. Para isso, guarde a sigla C I P. Ela j‡ est‡ na ordem das
fases (Corrente, Intermedi‡ria e Permanente).
E o que Ž arquivo Intermedi‡rio? Antes vamos ver a defini•‹o de Arquivos

Correntes...
Arquivos Correntes s‹o aqueles consultados mais frequentemente e que s‹o

conservados nos escrit—rios ou nas reparti•›es que os receberam ou os
produziram ou em locais pr—ximos e de f‡cil acesso. S‹o necess‡rios ao dia a
dia.
Por essa raz‹o, voc• j‡ identifica que a quest‹o est‡ errada! Mas vejamos o
Arquivo Intermedi‡rio para tirar isso a limpo.
O Arquivo Intermedi‡rio Ž formado por documentos que deixaram de ser œteis

no dia a dia. N‹o precisam Òestar a m‹oÓ, mas continuam necess‡rios e

eventualmente podem ser acessados. Os —rg‹os que os produziram ou

receberam podem solicit‡-los e eles n‹o precisam estar pr—ximos dos
escrit—rios.
Ou seja, os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo

corrente e n‹o o intermedi‡rio!
Gabarito: Errada

A fun•‹o de prova do documento de arquivo evidencia-se n‹o s— pelo
fato de o documento poder ser levado a ju’zo para comprovar
determinada informa•‹o, mas, tambŽm, pela capacidade desse material
de testemunhar as atividades que lhe deram origem.
Documentos possuem valor de prova legal, ou seja, podem ser levados ˆ ju’zo.
Mas essa n‹o Ž sua œnica fun•‹o. AtŽ mesmo um e-mail pode servir como prova
interna dentro de uma organiza•‹o para ÒprovarÓ que a ‡rea X n‹o realizou as
atividades que eram de sua compet•ncia.
Aprofundando: qualquer informa•‹o registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos ou pesquisa Ž um documento, pois
comprova fatos, fen™menos e pensamentos do homem em determinado
momento hist—rico.
Gabarito: Certa
No que se refere ao gerenciamento da informaç‹o e ˆ gest‹o de

documentos, julgue os itens subsecutivos.
A transfer•ncia dos documentos dos arquivos correntes para os

arquivos intermedi‡rios justifica-se pela diminui•‹o do valor prim‡rio
dos documentos.
Coment‡rios:
Os documentos Intermedi‡rios (ou de segunda idade) ainda precisam estar

dispon’veis para consulta. Tanto os arquivos correntes quanto os arquivos
Intermedi‡rios possuem valor prim‡rio. Por essa raz‹o, tambŽm se diz que
possuem valor Prim‡rio (igual aos arquivos correntes).

Mas o que significa valor prim‡rio? ƒ o valor atribu’do aos documentos em fun•‹o
do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em
conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Ora, um arquivo
corrente precisa ser acessado com muita frequ•ncia e o intermedi‡rio, com mito
menos frequ•ncia. E os dois possuem valor prim‡rio! E agora? Agora, quando
um documento Ž transferido dos arquivos correntes para o intermedi‡rio Ž
porque sua utilidade diminuiu. Ele continua importante e œltima, mas com valor
prim‡rio menor (porque voc• vai precisar acess‡-lo menos). Por isso dizemos
que os documentos intermedi‡rios possuem valor prim‡rio decrescente e que,
podem adquirir ou n‹o, valor secund‡rio.
Gabarito: Certa
Os documentos do arquivo permanente t•m valor probat—rio e (ou)

informativo.
Coment‡rios:
Os documentos de arquivo permanente possuem valor secund‡rio (ao

contr‡rio dos arquivos correntes e intermedi‡rios). E valor secund‡rio significa
ter valor probat—rio, cultural ou informativo.
Gabarito: Certa
11. (CESPE Ð 2014 Ð MTE Ð AGENTE ADMINISTRATIVO)
Para a separa•‹o dos documentos, como os do MTE, daqueles

acumulados por outros —rg‹os, Ž indicada a teoria das tr•s idades
documentais.
Coment‡rios:
Bom, a teoria das 3 idades existe e serve para classificar os documentos de

acordo com o est‡gio de evolu•‹o de cada um dos arquivos. ƒ o nosso CIP:

Mas a separa•‹o dos documentos daqueles gerados por outros —rg‹os refere-se
ao nosso famoso Princ’pio da Proveni•ncia, ou princ’pio do respeito aos fundos,

que consiste em manter os arquivos agrupados, sem mistur‡-los aos outros

provenientes de uma administra•‹o, institui•‹o ou de uma pessoa f’sica ou
jur’dica. ƒ fundamental o respeito ˆ origem dos documentos. Portanto, item
Errado.
12. (CESPE Ð 2009 Ð ANAC Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
A teoria das tr•s idades considera o valor secund‡rio dos documentos

como principal elemento para a defini•‹o das idades documentais.
Coment‡rios: A teoria das 3 idades considera o valor prim‡rio (correntes e

intermedi‡rios) e o valor secund‡rio (permanentes).
Gabarito: Errada.
13. (CESPE Ð 2008 Ð INSS Ð ANALISTA Ð ARQUIVOLOGIA)

As 3 idades (corrente, intermedi‡ria e permanente) n‹o s‹o obrigat—rias.
O documento pode nascer e no mesmo dia e ser elimiado Ou seja, foi produzido
(primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a fase
intermedi‡ria (segunda idade). De forma similar, um documento pode migrar da
primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente).
O que n‹o muda, Ž que Ž imposs’vel um documento n‹o passar pela primeira
idade (fase corrente).
Gabarito: Certo.
14. (CESPE 2011 Ð STM Ð ANALISTA JUDICIçRIO Ð ARQUIVOLOGIA)
A teoria das tr•s idades refere-se ˆ sistematiza•‹o do ciclo de vida dos

documentos arquiv’sticos.
As 3 idades classificam as fases ou est‡gios pelos quais passam os documentos

em uma institui•‹o. S‹o elas:


Gab. Certa.
15. (CESPE Ð DPU Ð 2016 Ð AGENTE ADMINISTRATIVO)
A respeito da gest‹o da informa•‹o e de documentos e dos tipos

documentais, julgue o item que se segue.
Os arquivos permanentes t•m restri•‹o de acesso ao pœblico em geral.
Coment‡rios: os arquivos permanentes ou de terceira idade s‹o de livre acesso

ao pœblico. Seu valor passou a ser hist—rico ou cultural, por exemplo, e sua
difus‹o, divulga•‹o ao pœblico Ž fundamental.
Gabarito: Errado
16. (CESPE Ð 2015 Ð MPOG Ð ARQUIVISTA)
Acerca de princ’pios e conceitos arquiv’sticos, julgue o item que se

segue.
Os documentos, para serem considerados como correntes e

intermedi‡rios, devem possuir valor prim‡rio.
Coment‡rios:
Os arquivos correntes e intermedi‡rios possuem valor prim‡rio. Apenas os

permanentes possuem valor secund‡rio.
Gabarito: Certa.
17. A respeito de a•›es culturais e educativas e da difus‹o nos

arquivos permanentes, julgue o pr—ximo item.
A•›es culturais, educativas e de difus‹o s‹o,

originariamente, desenvolvidas nos arquivos correntes.
Coment‡rios:
Todos os exemplos citados est‹o relacionados com as caracter’sticas dos

arquivos permanentes (terceira idade).

Gabarito: Errado
18. (CESPE Ð 2013 Ð ESCRIVÌO DA POLêCIA FEDERAL)
O princ’pio arquiv’stico fundamental para a organiza•‹o dos

documentos Ž o princ’pio tem‡tico, tambŽm conhecido como princ’pio
da pertin•ncia.
Coment‡rios:
O princ’pio mais importante da Arquivologia Ž o Princ’pio do Respeito aos

Fundos. O princ’pio da pertin•ncia tem‡tica confronta o princ’pio da
Proveni•ncia (o mais importante) e diz que os arquivos devem ser organizados
por temas ou assuntos enquanto o certo Ž que eles devem ser organizados de
acordo com as fun•›es da institui•‹o
Gabarito: Errada
O arquivo do Departamento de Pol’cia Federal Ž constitu’do de todos os

documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da miss‹o
institucional. O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com
as orienta•›es do Conselho Nacional de Arquivos.
O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) Ž respons‡vel pela defini•‹o da

pol’tica nacional de arquivos pœblicos e privados. E o que s‹o arquivos, de
acordo a Lei 8159/91?
Art. 2¼ - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por —rg‹os pœblicos,
institui•›es de car‡ter pœblico e entidades privadas, em decorr•ncia do
exerc’cio de atividades espec’ficas, bem como por pessoa f’sica, qualquer
que seja o suporte da informa•‹o ou a natureza dos documentos.
Note que s‹o arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, ou

seja, aqueles gerados pela pr—pria institui•‹o, —rg‹o, entidade ou organismo
e os recebidos por ela. Se h‡ produ•‹o e recebimento de documentos, logo vai
ocorrer a ACUMULA‚ÌO.
Gabarito: correta

A gest‹o de documentos, reconhecida inclusive na legisla•‹o

arquiv’stica brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos
de apoio ˆ administra•‹o, ˆ cultura, ao desenvolvimento cient’fico e
elementos de prova e informa•‹o.
Coment‡rios:
O artigo 1¡ da Lei 8159/91 diz que:
ƒ dever do Poder Pœblico a gest‹o documental e a prote•‹o especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio ˆ administra•‹o, ˆ
cultura, ao desenvolvimento cient’fico e como elementos de prova e
informa•‹o.
Gabarito: Correta
Os documentos de arquivo, ap—s cumprirem o prazo de guarda nos

arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
Coment‡rios:
Independentemente de aprofundamento na Teoria das 3 Idades, se voc•

soubesse a defini•‹o de Transfer•ncia e Recolhimento, mataria a quest‹o.
Transfer•ncia: Opera•‹o pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo corrente para o arquivo intermedi‡rio.

arquivo intermedi‡rio para o arquivo permanente.
Note que o enunciado diz que os arquivos correntes ser‹o transferidos para o
arquivo permanente. Notou o ÒtransferidosÓ. A’ est‡ o erro! Se estivesse como
ÒrecolhidosÓ a quest‹o tinha chances de estar certa. Os arquivos correntes
podem ir para o arquivo intermedi‡rio ou ir diretamente do arquivo corrente
para o arquivo permanente. Ou, podem ser simplesmente destru’dos ainda na
fase corrente.

Gabarito: Errada
22. (CESPE Ð 2010 Ð MPU Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)

documentais.
Coment‡rios:
H‡ duas idades em que h‡ primazia do valor prim‡rio. A primeira e segunda, ou

seja, os arquivos correntes e intermedi‡rios.
Gabarito: Errada
A Lei n¼ 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
Coment‡rios:
A lei 8.159/91 Ž a espinha dorsal da Arquivologia no Brasil. Mas n‹o Ž ela a

respons‡vel pela defini•‹o das categorias de sigilo dos documentos. Esse Ž o papel da
Lei de Acesso ˆ Informa•‹o (LAI), n¡ 12.527/11.
J‡ comentei sobre a import‰ncia que voc•s leiam a Lei n¼ 8.159/91 e adiciono a LAI
ao conselho. Leia, nem que seja uma passada de olho... mas leia!
Gabarito: Errada
A classifica•‹o define a organiza•‹o f’sica dos documentos arquivados.
Coment‡rios:
ƒ isso mesmo. A classifica•‹o dos documentos define a organiza•‹o f’sica dos

documentos arquivados, constituindo-se em um referencial b‡sico para sua posterior
recupera•‹o. Voc• deve estar se perguntando: o que tem a ver a classifica•‹o com
arquivar documentos? Eu explico: a classifica•‹o atribui um c—digo aos documentos de
acordo com a classe que ele representa. Vamos supor que temos um monte de Relat—rio
de Atividades. De acordo com a Tabela de Temporalidade do Conarq (veremos em outra
aula), os Relat—rios de atividades s‹o classificados na classe 003. Essa classe vai reunir

todos os Relat—rios de Atividades da institui•‹o em uma caixa (pensando bem pequeno).

Essa caixa vai ser arquivada a partir da codifica•‹o que recebeu, percebeu? A’ est‡ a
rela•‹o classifica•‹o e arquivamento. J
Gabarito: Certa
Produ•‹o e avalia•‹o documental s‹o opera•›es tŽcnicas referentes ˆ gest‹o

de documentos.
Coment‡rios:
Quest‹o bem direta se voc• lembra do artigo 3¡ da lei 8.159/91.

Art. 3¼ - Considera-se gest‹o de documentos o conjunto de procedimentos e opera•›es
tŽcnicas referentes ˆ sua produ•‹o, tramita•‹o, uso, avalia•‹o e arquivamento
em fase corrente e intermedi‡ria, visando a sua elimina•‹o ou recolhimento para
guarda permanente.
Portanto, fica claro que a produ•‹o e avalia•‹o documental fazem parte da gest‹o de
documentos.
Produ•‹o / Utiliza•‹o / Avalia•‹o / Destina•‹o
Gabarito: Certa
A tabela de temporalidade Ž um instrumento resultante do processo de

avalia•‹o.
Coment‡rios:
A tabela de temporalidade Ž um instrumento de destina•‹o aprovado por autoridade

competente, que determina prazos e condi•›es de guarda, tendo em vista a
transfer•ncia, recolhimento, descarte ou elimina•‹o de documentos.
Conforme diz a quest‹o, realmente a tabela de temporalidade Ž um instrumento
arquiv’stico resultante da avalia•‹o, que tem como objetivos definir prazos de guarda
e destina•‹o de documentos, com o objetivo de garantir o acesso ˆ informa•‹o a quem
necessitar dela.
Gabarito: Certa

Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo inferior a

vinte e cinco anos.
Coment‡rios:
Os prazos determinados pelo artigo 24 ¤ 1¼ da LAI (12.527/2011) podem ser menores

do que os estabelecidos.
Portanto, um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo menor do

que os 25 anos, de acordo com a pr—pria LAI (12.527/2011)
Gabarito: Certa
28. (CESPE Ð 2016 Ð ANVISA Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
Os procedimentos de recebimento, registro, distribui•‹o e movimenta•‹o de

documento de arquivo s‹o realizados, em regra, pelo setor de arquivamento
intermedi‡rio.
Coment‡rios:
Essa Ž a defini•‹o de Protocolo (recebimento, registro, distribui•‹o e movimenta•‹o). E

a atividade de Protocolo Ž t’pica do arquivo corrente e n‹o do arquivo intermedi‡rio.
Gabarito: Errada
De acordo com a Lei de Acesso ˆ Informa•‹o, o acesso a dados contidos em

documento classificado como reservado poder‡ ser restringido por atŽ cinco
anos.
Coment‡rios:
Veja a lei 12.527/2011, citada no enunciado:
Art. 24. A informa•‹o em poder dos —rg‹os e entidades pœblicas, observado o seu teor
e em raz‹o de sua imprescindibilidade ˆ seguran•a da sociedade ou do Estado, poder‡
ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
1¡ Os prazos m‡ximos de restri•‹o de acesso ˆ informa•‹o, conforme a classifica•‹o

prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produ•‹o e s‹o os seguintes:
III Ð reservada: 5 (cinco) anos.

Gabarito: Certa
A aplica•‹o da tabela de temporalidade resulta na defini•‹o do destino final

dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermedi‡ria.
Coment‡rios:
A quest‹o est‡ invertida: a aplica•‹o da tabela de temporalidade n‹o resulta no
destino final dos documentos, Ž o destino final que resulta da aplica•‹o da tabela de
temporalidade. E veja bem: o destino final n‹o Ž a guarda permanente e
intermedi‡ria e sim a elimina•‹o ou guarda permanente.
A banca inverteu os conceitos e ainda ficou maluquete falando de guarda corrente e
intermedi‡ria na destina•‹o final: nada a ver!
Gabarito: Errada
Na gest‹o de documentos, a atividade arquiv’stica de classifica•‹o atribui ao

documento um c—digo representativo do seu conteœdo informativo.
Coment‡rios:
Lembrando que a quest‹o Ž sobre gest‹o de documentos. A classifica•‹o est‡

diretamente ligada ao conteœdo do documento. Marilena Leite Paes (p‡g. 98) atŽ
ressalta que Ž importante conhecer o funcionamento e atividade dos —rg‹os que os
recebem e produzem. TambŽm cita que devem ser usados os c—digos determinados no
plano de classifica•‹o. Lembra do c—digo 003 da quest‹o 2? Ent‹o, o 003 Ž um c—digo
representativo do seu conteœdo informativo.
Gabarito: Certa
32. (CESPE Ð 2016 Ð DPU Ð ANALISTA)
Com rela•‹o ˆ gest‹o da informa•‹o e ˆ gest‹o de documentos, julgue o item

a seguir.
O g•nero documental iconogr‡fico reœne documentos eletr™nicos e digitais.
Coment‡rio:
Relembre que dentro da Classifica•‹o Documental possu’mos a classifica•‹o quanto ao

G•nero. E uma dessas classifica•›es Ž a de documentos iconogr‡ficos, ou seja:
fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos, por exemplo. S‹o documentos em
suportes sintŽticos, em papel emulsionado ou n‹o, com imagens fixas.

Gabarito: Errada
33. (CESPE Ð 2016 Ð DPU Ð AGENTE ADMINISTRATIVO)
A respeito da gest‹o da informa•‹o e de documentos e dos tipos documentais,

julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto ˆ natureza do assunto, podem ser

Coment‡rio:
ƒ isso mesmo. Ostensivos s‹o os de livre acesso. E os sigilosos precisam ser protegidos
de acessos indevidos, de acordo com a Lei 12.527/11 e que entrou em vigor (passou a
ÒvalerÓ) em 2012.
Vamos aproveitar para relembrar a diferen•a entre natureza do assunto e natureza do

documento.
Natureza do assunto: ostensivo ou sigiloso
Natureza do documento: especial ou especializado
Gabarito: Certo
34. (CESPE Ð 2015 Ð FUB Ð ARQUIVISTA)
Acerca da implementa•‹o de programas de gest‹o de documentos, julgue o

item subsequente.
A gest‹o de documentos Ž dividida em tr•s fases: produ•‹o, utiliza•‹o e

elimina•‹o.
Coment‡rios:
As 3 fases s‹o: Produ•‹o, Utiliza•‹o, Avalia•‹o e Destina•‹o (juntas).
A elimina•‹o Ž uma consequ•ncia da destina•‹o mas n‹o est‡ definida nas fases da
gest‹o de documentos. Gabarito: Errado

35. (CESPE Ð MPOG Ð 2015 Ð ARQUIVISTA Ð CARGO 3)
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados ˆ gest‹o de

documentos, julgue o seguinte item.
As atividades de protocolo, indispens‡veis ao desenvolvimento de fun•›es

administrativas, tŽcnicas ou cient’ficas das institui•›es, inserem-se na fase da
produ•‹o.
Coment‡rios:
Hora de retornar ao PUAD/PUD!
Produ•‹o / Utiliza•‹o / Avalia•‹o / Destina•‹o (programa geral)
Produ•‹o/ Utiliza•‹o/Tramita•‹o/Avalia•‹o/Arquivamento (programa completo)
O Protocolo est‡ inserido na fase de Utiliza•‹o. Vamos relembrar:
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classifica•‹o, Registro,

Distribui•‹o, Tramita•‹o), de Expedi•‹o e de organiza•‹o e arquivamento em de
documentos em fase corrente e intermedi‡ria, bem como a elabora•‹o de normas
de acesso ˆ documenta•‹o (emprŽstimo e consulta) (...)
Logo, a quest‹o est‡ errada, pois a fase de Produ•‹o trata da elabora•‹o de documentos
em fun•‹o das atividades de um —rg‹o ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar
apenas os documentos fundamentais para a atividade e administra•‹o da institui•‹o e
deve impedir que haja duplica•‹o e emiss‹o de vias desnecess‡rias.
Gabarito: Errado
36. (CESPE Ð 2014 Ð ANTAQ Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
No que diz respeito ˆ gest‹o de documentos, julgue o pr—ximo item.
O acesso ˆ informa•‹o independe, para sua efic‡cia, da aplica•‹o do programa

de gest‹o de documentos.
Coment‡rios:
ƒ exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gest‹o de documentos, que

depende de muita sensibilidade do arquivista, e na qual ele definir‡ se o documento
deve se manter ÒvivoÓ ou n‹o, ele decida errado. Vai que ele imagina que algo de
elevado valor cient’fico n‹o Ž importante e o destina ˆ elimina•‹o?!
J‡ pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informa•‹o se ela fosse eliminada?

Logo, o acesso ˆ informa•‹o DEPENDE, para sua efic‡cia, da aplica•‹o do programa de

gest‹o de documentos.
Gabarito: Errado
37. (CESPE Ð 2014 Ð ANATEL Ð TEC ADMINISTRATIVO)
Acerca da gest‹o de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gest‹o de documentos na ANATEL passa

pela implanta•‹o de tr•s fases: a fase ativa, a fase de desenvolvimento e a
fase de destina•‹o.
Coment‡rios:
Uma quest‹o direta e objetiva sobre Gest‹o de Documentos e que n‹o traz as 3 fases
corretas da Gest‹o de Documentos. Lembre-se do PUAD e voc• ser‡ feliz. Lembre-se
do artigo 3¼ da Lei 8.159 e voc• ser‡ feliz J.
As fases s‹o:
As 3 fases s‹o: Produ•‹o, Utiliza•‹o, Avalia•‹o e Destina•‹o (juntas). A quest‹o s—
acertou na ÒDestina•‹oÓ.
Se viesse apenas: Produ•‹o, Utiliza•‹o e Destina•‹o, estaria correta, certo? Lembra do
PUAD/PUD
Releia a lei, Ž assim que se decora. N‹o pense assim: Òj‡ li essa lei aqui na aula, vou
pularÓ. N‹o pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela. ƒ assim que
se memoriza ;).
tŽcnicas referentes ˆ sua produ•‹o, tramita•‹o, uso, avalia•‹o e arquivamento em fase
corrente e intermedi‡ria, visando a sua elimina•‹o ou recolhimento para guarda
permanente.
Gabarito: Errado

38. (CESPE Ð 2013 Ð POLêCIA FEDERAL Ð ESCRIVÌO)
Em algumas situa•›es, os documentos de arquivo precisam passar por v‡rios

setores da institui•‹o, onde s‹o tomadas decis›es com rela•‹o ao tema do
documento. A trajet—ria realizada pelo documento desde sua produ•‹o atŽ o
cumprimento de sua fun•‹o administrativa Ž conhecida como tramita•‹o. A
trajet—ria realizada pelo documento dever‡ ser registrada para futuro
conhecimento.
Coment‡rios:
Enunciado perfeito. Tramita•‹o/Movimenta•‹o Ž o curso do documento desde a sua

produ•‹o ou recep•‹o atŽ o cumprimento de sua fun•‹o administrativa. TambŽm
chamado de movimenta•‹o ou tr‰mite.
Gabarito: Certa
39. (CESPE Ð 2013 Ð POLICIA FEDERAL Ð ESCRIVÌO)
Definir a destina•‹o final de determinado documento de arquivo Ž estabelecer

o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermedi‡rio.
Coment‡rios:
A avalia•‹o e destina•‹o est‹o intimamente ligadas. Enquanto a avalia•‹o foca nos

prazos de guarda e destina•‹o, a destina•‹o determina, com base na Avalia•‹o, o
documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que ser‡
destinado para descarte ou elimina•‹o. E essa etapa Ž chamada de Plano de
Destina•‹o. E de acordo com o DBTA (Dicion‡rio de Arquivologia), o Plano de Destina•‹o
Ž o esquema no qual se fixa a destina•‹o de documentos.
Gabarito: Errada
O Departamento de Pol’cia Federal deve utilizar a tabela de temporalidade de

documentos de arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, para
avaliar os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos pela sua
atividade-meio.
Coment‡rios:
O DPF deve utilizar a tabela de temporalidade de documentos de arquivo determinada

pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), para avaliar os documentos de arquivo

produzidos e/ou recebidos pela sua atividade-meio. Isso est‡ de acordo com a
Resolu•‹o n¼ 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
A tabela de temporalidade Ž um Instrumento de destina•‹o aprovado por autoridade

transfer•ncia, recolhimento, descarte ou elimina•‹o de documentos. Os prazos e
condi•›es est‹o relacionados aos arquivos correntes e/ou intermedi‡rios
recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critŽrios para microfilmagem e
elimina•‹o. Dito isso, fica mais claro perceber que realmente a Tabela de Temporalidade
indica a fase arquiv’stica em que se encontra o documento.
Gabarito: Certa
Os documentos de arquivo, ap—s cumprirem o prazo de guarda nos arquivos

correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
Coment‡rios:
Independentemente de aprofundamento na Teoria das 3 Idades, se voc• soubesse a

defini•‹o de Transfer•ncia e Recolhimento, mataria a quest‹o.
Transfer•ncia: Opera•‹o pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo

corrente para o arquivo intermedi‡rio.
Recolhimento: Opera•‹o pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo

intermedi‡rio para o arquivo permanente.
Note que o enunciado diz que os arquivos correntes ser‹o transferidos para o arquivo
permanente. Notou o ÒtransferidosÓ. A’ est‡ o erro! Se estivesse como ÒrecolhidosÓ a
quest‹o tinha chances de estar certa. Os arquivos correntes podem ir para o arquivo
intermedi‡rio ou ir diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Ou,
podem ser simplesmente eliminados ainda na fase corrente, de acordo com os
procedimentos estabelecidos na legisla•‹o.
Gabarito: Errada
O instrumento elaborado para a classifica•‹o dos documentos de arquivo Ž o

plano de destina•‹o de documentos.
Coment‡rios:

O instrumento elaborado para a classifica•‹o dos documentos de arquivo Ž o plano de

classifica•‹o ou c—digo de classifica•‹o de documentos. O Plano de Destina•‹o de
Documentos determina, com base na Avalia•‹o, o documento que deve ser direcionado
para o arquivo permanente e o que ser‡ destinado para descarte ou elimina•‹o.
Gabarito: Errada
43. (CESPE Ð 2014 Ð POLêCIA FEDERAL Ð AGENTE ADMINISTRATIVO)
A fase arquiv’stica em que esteja o documento Ž indicada pela tabela de

temporalidade.
Coment‡rios:
A tabela de temporalidade Ž um Instrumento de destina•‹o aprovado por autoridade
transfer•ncia, recolhimento, descarte ou elimina•‹o de documentos. Os prazos e
condi•›es est‹o relacionados aos arquivos correntes e/ou intermedi‡rios
recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critŽrios para microfilmagem e
elimina•‹o. Dito isso, fica mais claro perceber que realmente a Tabela de Temporalidade
indica a fase arquiv’stica em que se encontra o documento.
Gabarito: Certa
A transfer•ncia dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos

intermedi‡rios justifica-se pela diminui•‹o do valor prim‡rio dos documentos.
Coment‡rios:
Os documentos Intermedi‡rios (ou de segunda idade) ainda precisam estar dispon’veis

para consulta. Tanto os arquivos correntes quanto os arquivos Intermedi‡rios possuem
valor prim‡rio. Por essa raz‹o, tambŽm se diz que possuem valor Prim‡rio (igual aos
arquivos correntes).
Mas o que significa valor prim‡rio? ƒ o valor atribu’do aos documentos em fun•‹o do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Ora, um arquivo corrente precisa
ser acessado com muita frequ•ncia e o intermedi‡rio, com muito menos frequ•ncia. E
os dois possuem valor prim‡rio! E agora? Agora, quando um documento Ž transferido
dos arquivos correntes para o intermedi‡rio Ž porque sua utilidade diminuiu. Ele
continua importante e œltima, mas com valor prim‡rio menor (porque voc• vai precisar
acess‡-lo menos). Dizemos que os documentos dos arquivos intermedi‡rios possuem
valor prim‡rio decrescente.

Gabarito: Certa
A primeira a•‹o a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um

documento, Ž distribu’-lo.
Coment‡rios:
As atividades de Protocolo ocorrem na fase corrente do Ciclo vital dos documentos. A

primeira atividade que o setor Protocolo precisa realizar Ž registrar o documento. Mas
lembre-se que se o documento for de cunho particular, ele n‹o deve ser registrado! J
Gabarito: Errada
46. (CESPE Ð 2012- MPE-PI Ð TƒCNICO MINISTERIAL Ð çREA

ADMINISTRATIVA)
Na anexa•‹o, prevalece o nœmero do processo mais recente; na apensa•‹o, os

nœmeros dos dois processos s‹o conservados como refer•ncia para
recupera•‹o dos documentos.
Coment‡rios:
O erro da quest‹o est‡ na defini•‹o de Anexa•‹o. O nœmero que prevalece Ž o mais
antigo e n‹o o mais recente. A defini•‹o de apensa•‹o est‡ perfeita.
Veja:
ANexa•‹o à + ANtigo
Gabarito: Errada
47. (CESPE Ð 2007 Ð TSE Ð TƒCNICO JUDICIçRIO Ð çREA ADMINISTRATIVA)
Uma das espŽcies documentais mais utilizadas nos —rg‹os do Poder Judici‡rio
Ž o processo. ƒ comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexa•‹o
ou por apensa•‹o. A juntada por anexa•‹o significa
a) a uni‹o provis—ria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada

ao estudo e ˆ uniformidade de tratamento em matŽrias semelhantes, com o mesmo
interessado ou n‹o.
b) a uni‹o definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto.

c) a uni‹o provis—ria de um ou mais processos a um outro processo, desde que

pertencentes ˆ atividade-meio.
d) a uni‹o, por atŽ um ano, de processos que envolvam quest›es recursais relativas
a um mesmo interessado.
Coment‡rios:
Vamos direto ˆ resolu•‹o! O comando da quest‹o pede o que Ž juntada por anexa•‹o:
Ž a juntada, em car‡ter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na
qual prevalece, para refer•ncia, o nœmero do processo mais antigo. Trata ainda do
mesmo assunto e da mesma pessoa.
Gabarito: B
48. (CESPE Ð 2015 Ð MPOG Ð ARQUIVISTA Ð CARGO 3)
A respeito da gest‹o de documentos, julgue o pr—ximo item.
A elimina•‹o de documentos de arquivo Ž operacionalizada na fase de

destina•‹o.
Coment‡rios:
Vamos de novo ao artigo da Lei 8.159
tŽcnicas referentes ˆ sua produ•‹o, tramita•‹o, uso, avalia•‹o e arquivamento
em fase corrente e intermedi‡ria, visando a sua elimina•‹o ou recolhimento para
guarda permanente.
E a fase que determina se haver‡ elimina•‹o ou recolhimento Ž a 3¼ fase da gest‹o de
documentos que cuida da Avalia•‹o ou Destina•‹o (s‹o as duas œltimas letras do
PUAD/PUD).
Gabarito: Certo
49. (CESGRANRIO Ð 2015 Ð PETROBRAS Ð TƒCNICO DE ADMINISRA‚ÌO E

CONTROLE JUNIOR)
Uma empresa deseja instituir um servi•o encarregado do recebimento,

registro, classifica•‹o, distribui•‹o, controle da tramita•‹o e expedi•‹o de
documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade Ž denominada

a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermedi‡rio
e) centro de documenta•‹o
Coment‡rios:
A quest‹o Ž bastante direta e perfeita em sua defini•‹o. Nosso esqueminha pode
ajudar ;)
1)Recebimento
Atividades do Protocolo
2)Registro e Autuação
3)Classificação
4)Expedição/Distribuição
5)Controle/Movimentação
Gabarito: B
ƒ tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do documento

aos interessados
Coment‡rios:

documento/correspond•ncia em um sistema (manual ou informatizado) e atribui um
c—digo de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele).
Gabarito: Certo

51. (FCC Ð 2015 Ð TRE-RR Ð TƒCNICO JUDICIçRIO Ð çREA

ADMINISTRATIVA)
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos, antes

de sua conclus‹o, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) nota•‹o.
c) protocolo.
d) arquivo intermedi‡rio.
e) tramita•‹o.
Coment‡rios:
Vamos ˆ defini•‹o de Tramita•‹o:curso do documento desde a sua produ•‹o ou

recep•‹o atŽ o cumprimento de sua fun•‹o administrativa. TambŽm chamado de
movimenta•‹o ou tr‰mite.
O controle da tramita•‹o/movimenta•‹o dos documentos Ž de responsabilidade o

Protocolo, seja por sistema manual ou de inform‡tico. O objetivo Ž ÒrastrearÓ, saber por
quais departamentos os documentos passam. Isso Ž fundamental para que se saiba
com quem e em que setor o documento est‡.
Gabarito: E
52. (2014 Ð CESPE Ð ANATEL Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
As atividades de recebimento, classifica•‹o, registro, distribui•‹o e tramita•‹o

s‹o de responsabilidade do arquivo permanente.
Coment‡rios:
Essas s‹o atividades t’picas do Protocolo. E o Protocolo, Ž respons‡vel por

Recebimento, Classifica•‹o, Registro, Distribui•‹o, Tramita•‹o, Expedi•‹o,
organiza•‹o e arquivamento de documentos em fase corrente e intermedi‡ria.
Logo, n‹o tem rela•‹o com o arquivo permanente.
Gabarito: Errado

53. (CESPE Ð 2009 Ð ANATEL Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
Os documentos chegam, em determinado —rg‹o pœblico instalado em Bras’lia, de forma

variada. Uns s‹o registrados e, em seguida, enviados ao destinat‡rio, outros entram
sem nenhum tipo de anota•‹o. AlŽm disso, h‡ aqueles que, atualmente, entram no
—rg‹o por meio das tecnologias da informa•‹o (fax, correio eletr™nico). Cada setor de
trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de
orienta•‹o e, depois, por falta de espa•o f’sico ou devido ao final do ano civil, esses
documentos s‹o transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo
morto.
Considerando a situa•‹o hipotŽtica acima, julgue os itens subsequentes, acerca das

tŽcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no ‰mbito do setor
pœblico.
O registro dos documentos que chegam a um —rg‹o pœblico deve ser feito no setor de
protocolo e consiste na reprodu•‹o dos dados do documento destinada a controlar a
movimenta•‹o e fornecer dados de suas caracter’sticas fundamentais aos interessados.
Coment‡rios:
O foco aqui Ž na fase de Registro, responsabilidade do setor de Protocolo.

c—digo de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece dados de suas
caracter’sticas fundamentais aos interessados.
Gabarito: Certo
54. (ESAF Ð 2012 Ð MIN. FAZENDA Ð ASSIST. TƒC .ADMINISTRATIVO)
Indique qual a justificativa para a exist•ncia do arquivo intermedi‡rio.
a) Hist—rica.
b) Cultural.
c) Econ™mica.
d) Org‰nica.
e) Imparcialidade administrativa.
Coment‡rios:
Transferir os documentos do arquivo corrente para o intermedi‡rio e o recolher para o

permanente visa a racionaliza•‹o do trabalho e facilitar a localiza•‹o de documentos,
pois libera espa•o e economiza recursos materiais. E a partir do momento que h‡ uma

necessidade de acesso menor aos documentos, n‹o Ž necess‡rio gastar dinheiro

ocupando o espa•o da sede da empresa com arquivos pouco acessados. Como
geralmente as empresas ocupam espa•os mais caros, Ž mais vantajoso
economicamente enviar os documentos do arquivo intermedi‡rio para outro local (mais
barato).
Gabarito: C
55. (FUNCAB Ð 2014 Ð PRF Ð AGENTE ADMINISTRATIVO Ð 02)
A gest‹o de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produ•‹o, administra•‹o, manuten•‹o e destina•‹o dos documentos de forma
racional e econ™mica. A fase b‡sica desse conjunto de procedimentos - a qual
inclui as atividades de protocolo e de elabora•‹o de normas de acesso ˆ
documenta•‹o - denomina-se:
a) identifica•‹o.
b) avalia•‹o
c) utiliza•‹o
d) classifica•‹o
e) descri•‹o
Coment‡rios:
Olha o PUAD/PUD a’!
O Protocolo est‡ inserido na fase de Utiliza•‹o. Vamos relembrar:
Na fase de Utiliza•‹o temos o Protocolo (Recebimento, Classifica•‹o, Registro,

Distribui•‹o, Tramita•‹o), de Expedi•‹o e de organiza•‹o e arquivamento em de
documentos em fase corrente e intermedi‡ria, bem como a elabora•‹o de normas
de acesso ˆ documenta•‹o (emprŽstimo e consulta).
Gabarito: C

No protocolo - numa empresa, servi•o respons‡vel pelas atividades de controle

da documenta•‹o a rotina de encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de autoridade competente, est‡ relacionada
ao setor de:
a) autua•‹o e cust—dia
b) recebimento e classifica•‹o
c) an‡lise e distribui•‹o
d) circula•‹o e arquivamento
e) registro e movimenta•‹o
Coment‡rios:
Em atividades de Controle, a quest‹o fala do Registro.

c—digo de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornecer dados de suas
E em rela•‹o ao encaminhamento, a quest‹o cita a movimenta•‹o (tramita•‹o), que

Ž o curso do documento desde a sua produ•‹o ou recep•‹o atŽ o cumprimento de sua
fun•‹o administrativa. TambŽm chamado de movimenta•‹o ou tr‰mite.
Gabarito: E
57. (FCC Ð 2010 - AL SP Ð AGENTE LEGISLATIVO)
No processo de gest‹o de documentos, na fase de utiliza•‹o, a atividade de

recebimento, classifica•‹o, registro, distribui•‹o e tramita•‹o de documentos
denomina-se
a) destina•‹o.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organiza•‹o documental.
e) avalia•‹o.
Coment‡rios:
Nunca mais voc• vai esquecer isso!!
Produ•‹o / Utiliza•‹o / Avalia•‹o /Destina•‹o

O Protocolo est‡ inserido na fase de Utiliza•‹o, que inclui o Protocolo, com as

atividades de Recebimento, Classifica•‹o, Registro, Distribui•‹o, Tramita•‹o de
documentos.
Gabarito: C
58. (AOCP Ð 2015 Ð UFPEL Ð ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)
Nas organiza•›es de mŽdio e grande porte, bem como nos —rg‹os pœblicos nas
esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de recebimento e
expedi•‹o de correspond•ncia Ž gerenciado por um setor constitu’do e
denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Reten•‹o de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedi•‹o.
Coment‡rios:
Quest‹o bem simples. O setor de Protocolo, Ž respons‡vel pelas atividades de

Recebimento, Classifica•‹o, Registro, Distribui•‹o, Tramita•‹o de documentos.
Gabarito: E
A atividade de tramita•‹o corresponde exclusivamente ˆ movimenta•‹o de

documentos entre unidades internas do —rg‹o.
Coment‡rios:
Esse ÒexclusivamenteÓ j‡ deve ligar seu alerta. Fique atento.
tr‰mite.
Notou? AtŽ o cumprimento de sua fun•‹o administrativa. Muitas vezes um documento
precisa ir para fora de um —rg‹o. Por exemplo: um pedido para autoriza•‹o do concurso
do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por exemplo. E para isso, Ž necess‡rio
usar mais uma atividade do Protocolo, a Expedi•‹o/Distribui•‹o.

Trata-se de enviar o documento ao seu destinat‡rio. N‹o esque•a da diferen•a que as

bancas adoram.
Logo, est‡ errado dizer atividade de tramita•‹o corresponde exclusivamente

ˆ movimenta•‹o de documentos entre unidades internas do —rg‹o.
Gabarito: Errada
60. (2016 Ð FUNCAB Ð ANS Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao seu

destinat‡rio, localizado nas unidades internas da institui•‹o, ele est‡
executando a atividade de:
a) despacho.
b) expedi•‹o.
c) tramita•‹o.
d) dilig•ncia.
e) distribui•‹o.
Coment‡rios:
Essa Ž f‡cil e o nome diz quase tudo. A distribui•‹o Ž respons‡vel por enviar o
documento ao seu destinat‡rio localizados nas unidades internas da unidade. Se fosse
nas unidas externas, seria Expedi•‹o.
Gabarito: E
61. (2015 Ð FUNIVERSA Ð UEG Ð ASSISTENTE DE GESTÌO ADMINISTRATIVA

Ð GERAL)
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s) qual(is) o

protocolo cadastra um documento em um sistema de controle, podendo
atribuir, a esse documento, um nœmero de acompanhamento.
a) tramita•‹o

b) expedi•‹o/distribui•‹o
c) classifica•‹o
d) recebimento
e) registro e autua•‹o
Coment‡rios:
c—digo de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece dados de suas
A Autua•‹o Ž mais usada em processos e tambŽm Ž conhecida como protocoliza•‹o.

A autua•‹o tambŽm pode ocorrer quando documentos internos viram processos
administrativos.
Gabarito: E
62. (2016 Ð FUNCAB Ð ANS Ð TƒCNICO EM REGULA‚ÌO DE SAòDE

SUPLEMENTAR)
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade ˆ outra, interna ou

externa, atravŽs de sistema pr—prio, ele est‡ executando a atividade de:
a) distribui•‹o.
b) dilig•ncia.
c) tramita•‹o.
d) despacho.
e) autua•‹o
Coment‡rios:

tr‰mite. A palavra chave para essa quest‹o Ž o Òsistema pr—prioÓ.
Tramita•‹o/Movimenta•‹o: curso do documento desde a sua produ•‹o ou

recep•‹o atŽ o cumprimento de sua fun•‹o administrativa. TambŽm chamado de
movimenta•‹o ou tr‰mite.
O controle da tramita•‹o/movimenta•‹o dos documentos Ž de responsabilidade o

Protocolo, seja por sistema manual ou de inform‡tica. O objetivo Ž ÒrastrearÓ,
saber por quais departamentos os documentos passam.
Gabarito: C

63. (2015 - CESPE Ð MPOG Ð ARQUIVISTA - CARGO 3)

A distribui•‹o da correspond•ncia de cunho particular Ž atribui•‹o do

protocolo.
Coment‡rios:
ƒ isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos servidores.
Observe que a distribui•‹o Ž atribui•‹o do Protocolo, mas a atividade de Registro de
cartas particulares n‹o Ž!
Gabarito: Certa
A atividade de protocolo Ž desenvolvida no ‰mbito do arquivo corrente.
Coment‡rios:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classifica•‹o, Registro, Distribui•‹o,

Tramita•‹o), de Expedi•‹o e de organiza•‹o e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermedi‡ria.
Isso torna a alternativa correta, pois Ž desenvolvida no ‰mbito do arquivo corrente. Mas
Ronaldo, e a fase intermedi‡ria? A assertiva n‹o citou! Tudo bem Veja que n‹o h‡
nenhuma afirma•‹o enf‡tica como ÒexclusivamenteÓ, ÒsomenteÓ ou ÒapenasÓ.
Gabarito: Certo
65. (FUNCAB Ð 2015 Ð MPOG Ð ATIVIDADE TƒCNICA Ð ARQUIVOLOGIA)
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos recebidos

para o setor destinat‡rio, est‡ realizando a atividade de:
a) expedi•‹o.
b) remanejamento.

c) distribui•‹o.
d) tramita•‹o.
e) transfer•ncia.
Coment‡rios:
Veja que h‡ o envio para o destinat‡rio, localizado internamente. Precisamos
prestar aten•‹o nesses dois itens.
Falou em enviar o documento ao seu destinat‡rio? ƒ distribui•‹o ou Expedi•‹o.
Vou repetir o bizu!
Veja que n‹o h‡ como errar! Se reparar no in’cio de Expedi•‹o e no in’cio de Externa,
vai saber essa e vai lembrar que Distribui•‹o est‡ relacionada ˆ distribui•‹o Interna,
por exce•‹o. Ou vai lembrar por observar que a palavra Òdistribui•‹oÓ possui um monte
de ÒIÓ (3 no total).
Gabarito: C
66. (FUNCAB Ð 2016 Ð SEGEP-MA Ð AGENTE PENITENCIçRIO)
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de:
a) classifica•‹o, que recupera o contexto de produ•‹o dos documentos de arquivo

agrupando-os de acordo com o —rg‹o produtor, a fun•‹o, a subfun•‹o e a atividade
respons‡vel por sua produ•‹o ou acumula•‹o.
b) avalia•‹o, que recupera o contexto de produ•‹o dos documentos de arquivo
agrupando-os de acordo com o —rg‹o produtor, a fun•‹o, a subfun•‹o e a atividade
respons‡vel por sua produ•‹o ou acumula•‹o.
c) avalia•‹o, que define prazos de guarda para os documentos em raz‹o de seus
valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico, autoriza a sua
elimina•‹o ou determina a sua guarda permanente.
d) avalia•‹o, que define prazos de guarda para os documentos em raz‹o de seus
valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico, que n‹o permite a sua
elimina•‹o, determinando a sua guarda permanente.
e) classifica•‹o, que define prazos de guarda para os documentos em raz‹o de seus
valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico, autoriza a sua
elimina•‹o ou determina a sua guarda permanente.
Coment‡rios:

îtima quest‹o! Veja que mais uma vez retornamos ˆs 3 fases (PUAD/PUD)
A fase de avalia•‹o costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de
capacidade anal’tica, j‡ que Ž necess‡ria a avalia•‹o e an‡lise dos documentos
acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, definindo
quais ser‹o arquivados permanentemente, quais devem ser eliminados por terem
perdido valor de prova e de informa•‹o para a institui•‹o.
Gabarito: C
67. (CESPE Ð 2016 Ð DPU Ð ANALISTA )
Com rela•‹o ˆ gest‹o da informa•‹o e ˆ gest‹o de documentos, julgue o item

a seguir.
Os instrumentos de avalia•‹o de documentos s‹o a tabela de temporalidade e

o plano de destina•‹o.
Coment‡rios:
As fases de avalia•‹o, em conjunto com a de destina•‹o costumam ser

consideradas as fases mais complexas, pois dependem de capacidade anal’tica, j‡ que
Ž necess‡ria a avalia•‹o e an‡lise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins
de determinar seus prazos de guarda, definindo quais ser‹o arquivados
permanentemente, quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de
informa•‹o para a institui•‹o.

documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que ser‡ destinado
para descarte ou elimina•‹o. E essa etapa Ž chamada de Plano de Destina•‹o. E de
acordo com o DBTA (Dicion‡rio de Arquivologia), o Plano de Destina•‹o Ž o esquema
no qual se fixa a destina•‹o de documentos.
Gabarito: Certa

68. (CESPE Ð 2015 Ð FUB Ð TƒCNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o que

possibilita a elimina•‹o de documentos nessa fase arquiv’stica.
Coment‡rios:
Vamos chamar nossa guardi‹. A lei 8.159/91. Em seu artigo 10, ela diz que os
documentos de valor permanente s‹o inalien‡veis ou imprescrit’veis. Isso j‡ tornaria a
quest‹o errada. Vejamos a defini•‹o de tabela de temporalidade, para revisar:
ƒ o instrumento de destina•‹o aprovado por autoridade competente, que determina

prazos e condi•›es de guarda, tendo em vista a transfer•ncia, recolhimento, descarte
ou elimina•‹o de documentos.
Gabarito: Errado
69. (FCC Ð 2015 Ð CNMP Ð ANALISTA DO CNMP Ð Arquivologia)
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo Ž um instrumento de
a) transfer•ncia.
b) busca.
c) destina•‹o.
d) tombamento.
e) periodiza•‹o.
Coment‡rios:
documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que ser‡ destinado
para descarte ou elimina•‹o. Por isso, dizemos que a Tabela de Temporalidade est‡
ligada ˆ fase de Destina•‹o.
Gabarito: C
70. (CESPE Ð 2015 Ð DPU Ð ARQUIVISTA)
Acerca dos instrumentos de gest‹o arquiv’stica, julgue o item a seguir.
A aus•ncia da tabela de temporalidade na institui•‹o dificulta a transfer•ncia

e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira tŽcnica e cient’fica.

Coment‡rios:
Sem a tabela de temporalidade, fica imposs’vel a correta destina•‹o dos arquivos

(guarda ou elimina•‹o, por exemplo).
Gabarito: Certa
71. (ESAF Ð 2013 Ð DNIT Ð ANALISTA ADMINSITRATIVO Ð çREA

ADMINISTRATIVA)
Quando o protocolo envia para o setor destinat‡rio o documento recebido, ele

est‡ executando a atividade:
a) tramita•‹o.
b) expedi•‹o.
d) arquivamento.
e) registro.
Coment‡rios:
Falou em enviar o documento ao seu destinat‡rio? ƒ distribui•‹o ou Expedi•‹o.
Essa poderia gerar um pouco mais de dœvida, mas lembre-se de que a Expedi•‹o est‡
relacionada ˆ movimenta•‹o externa do documento Ð entre o setor protocolo e outro
—rg‹o ou entidade.
Essa quest‹o Ž mais sutil. Pense que, em regra, o setor de protocolo est‡ dentro de
uma institui•‹o ou empresa. E o destinat‡rio da correspond•ncia, tambŽm estar‡ na
mesma empresa. Por isso, Ž que podemos inferir que a distribui•‹o Ž INTERNA. E sendo
interna, estamos falando de DISTRIBUI‚ÌO. Fechado;)?
Logo, a op•‹o correta trata da distribui•‹o, por ser uma movimenta•‹o interna.
Gabarito: C
72. (ESAF Ð 2013 Ð DNIT Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
A fase do programa de gest‹o de documentos onde ocorre a elimina•‹o de

documentos Ž conhecida como:

a) conserva•‹o de documentos.
b) destina•‹o de documentos.
c) produ•‹o de documentos.
d) utiliza•‹o de documentos.
e) difus‹o de documentos.
Coment‡rios: A destina•‹o determina, com base na Avalia•‹o, o documento que

deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que ser‡ destinado para descarte
ou elimina•‹o. E essa etapa Ž chamada de Plano de Destina•‹o.
Gabarito: B
Anote todas as quest›es que voc• errou e quantas acertou. Saiba

exatamente o seu hist—rico de acertos em cada quest‹o. V‡
anotando ao lado de cada uma delas como foi seu resultado, mas
nunca marque o X diretamente no gabarito.
Terminamos por aqui esse PDF important’ssimo para o nosso curso. Se ficou algum
conceito que voc• n‹o est‡ se sentindo seguro (a), volte na leitura e procure o f—rum
de dœvidas caso esteja com alguma dificuldade. N‹o saia dessa aula com dœvidas porque
a maioria das quest›es de provas s‹o feitas a partir dos assuntos dessa aula! Voc• n‹o
quer chegar no dia da sua prova MPU e perceber que faltou entender as fases de um
programa de gest‹o de gest‹o de documentos n‹o Ž? FOR‚A!
10. QUESTÍES COMENTADAS
De Acordo com a teoria das tr•s idades, arquivos podem ser correntes,
intermedi‡rios ou permanentes.

Todo documento que tenha esgotado seu valor prim‡rio pode ser
eliminado.
3. (ANVISA Ð 2016 Ð CESPE Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
Em uma ag•ncia reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os

documentos que comp›em o arquivo do setor de trabalho s‹o aqueles
produzidos e(ou) recebidos no desenvolvimento de atividades
administrativas da ag•ncia.
4. (CESPE Ð 2016 Ð PREF. SP Ð ASSISTENTE DE GESTÌO DE

POLêTICAS PòBLICAS)
No arquivo intermedi‡rio, considerado uma extens‹o do arquivo

corrente, predomina o valor:
a) probat—rio.
b) hist—rico.
c) cultural.
d) informativo.
e) prim‡rio.
Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes

itens.
Os documentos de arquivo s‹o colecionados com finalidades culturais e
sociais.

Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou)

recebidos por determinado —rg‹o, durante o desenvolvimento de suas
atividades espec’ficas ou atividades de suporte, consiste em um
arquivo.
Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo

intermedi‡rio.

A fun•‹o de prova do documento de arquivo evidencia-se n‹o s— pelo
fato de o documento poder ser levado a ju’zo para comprovar
determinada informa•‹o, mas, tambŽm, pela capacidade desse material
de testemunhar as atividades que lhe deram origem.
No que se refere ao gerenciamento da informaç‹o e ˆ gest‹o de

documentos, julgue os itens subsecutivos.

dos documentos.

Os documentos do arquivo permanente t•m valor probat—rio e (ou)

informativo.
11. (CESPE Ð 2014 Ð MTE Ð AGENTE ADMINISTRATIVO)
Para a separa•‹o dos documentos, como os do MTE, daqueles

acumulados por outros —rg‹os, Ž indicada a teoria das tr•s idades
documentais.
12. (CESPE Ð 2009 Ð ANAC Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
A teoria das tr•s idades considera o valor secund‡rio dos documentos

como principal elemento para a defini•‹o das idades documentais.
13. (CESPE Ð 2008 Ð INSS Ð ANALISTA Ð ARQUIVOLOGIA)

14. (CESPE 2011 Ð STM Ð ANALISTA JUDICIçRIO Ð ARQUIVOLOGIA)
A teoria das tr•s idades refere-se ˆ sistematiza•‹o do ciclo de vida dos

documentos arquiv’sticos.
15. (CESPE Ð DPU Ð 2016 Ð AGENTE ADMINISTRATIVO)

Os arquivos permanentes t•m restri•‹o de acesso ao pœblico em geral.

16. (CESPE Ð 2015 Ð MPOG Ð ARQUIVISTA)
Acerca de princ’pios e conceitos arquiv’sticos, julgue o item que se

segue.
Os documentos, para serem considerados como correntes e

intermedi‡rios, devem possuir valor prim‡rio.
17. A respeito de a•›es culturais e educativas e da difus‹o nos

==a630e==
arquivos permanentes, julgue o pr—ximo item.
A•›es culturais, educativas e de difus‹o s‹o,

originariamente, desenvolvidas nos arquivos correntes.
O princ’pio arquiv’stico fundamental para a organiza•‹o dos

documentos Ž o princ’pio tem‡tico, tambŽm conhecido como princ’pio
da pertin•ncia.
O arquivo do Departamento de Pol’cia Federal Ž constitu’do de todos os

documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da miss‹o
institucional. O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com
as orienta•›es do Conselho Nacional de Arquivos.

A gest‹o de documentos, reconhecida inclusive na legisla•‹o

arquiv’stica brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos
de apoio ˆ administra•‹o, ˆ cultura, ao desenvolvimento cient’fico e
elementos de prova e informa•‹o.

22. (CESPE Ð 2010 Ð MPU Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)

documentais.
A Lei n¼ 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
A classifica•‹o define a organiza•‹o f’sica dos documentos arquivados.
Produ•‹o e avalia•‹o documental s‹o opera•›es tŽcnicas referentes ˆ

gest‹o de documentos.

A tabela de temporalidade Ž um instrumento resultante do processo de

avalia•‹o.
Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo

inferior a vinte e cinco anos.
Os procedimentos de recebimento, registro, distribui•‹o e

movimenta•‹o de documento de arquivo s‹o realizados, em regra, pelo
setor de arquivamento intermedi‡rio.
De acordo com a Lei de Acesso ˆ Informa•‹o, o acesso a dados contidos

em documento classificado como reservado poder‡ ser restringido por
atŽ cinco anos.
A aplica•‹o da tabela de temporalidade resulta na defini•‹o do destino

final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou
intermedi‡ria.

Na gest‹o de documentos, a atividade arquiv’stica de classifica•‹o

atribui ao documento um c—digo representativo do seu conteœdo
informativo.
32. (CESPE Ð 2016 Ð DPU Ð ANALISTA)
Com rela•‹o ˆ gest‹o da informa•‹o e ˆ gest‹o de documentos, julgue

o item a seguir.
O g•nero documental iconogr‡fico reœne documentos eletr™nicos e

digitais.
33. (CESPE Ð 2016 Ð DPU Ð AGENTE ADMINISTRATIVO)

Os documentos de arquivo, quanto ˆ natureza do assunto, podem ser

Acerca da implementa•‹o de programas de gest‹o de

documentos, julgue o item subsequente.
A gest‹o de documentos Ž dividida em tr•s fases: produ•‹o, utiliza•‹o

e elimina•‹o.
35. (CESPE Ð MPOG Ð 2015 Ð ARQUIVISTA Ð CARGO 3)


As atividades de protocolo, indispens‡veis ao desenvolvimento de

fun•›es administrativas, tŽcnicas ou cient’ficas das institui•›es,
inserem-se na fase da produ•‹o.
36. (CESPE Ð 2014 Ð ANTAQ Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
No que diz respeito ˆ gest‹o de documentos, julgue o pr—ximo item.
O acesso ˆ informa•‹o independe, para sua efic‡cia, da aplica•‹o do

programa de gest‹o de documentos.
37. (CESPE Ð 2014 Ð ANATEL Ð TEC ADMINISTRATIVO)
Acerca da gest‹o de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gest‹o de documentos na ANATEL

passa pela implanta•‹o de tr•s fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destina•‹o.
Em algumas situa•›es, os documentos de arquivo precisam passar por

v‡rios setores da institui•‹o, onde s‹o tomadas decis›es com rela•‹o
ao tema do documento. A trajet—ria realizada pelo documento desde sua
produ•‹o atŽ o cumprimento de sua fun•‹o administrativa Ž conhecida
como tramita•‹o. A trajet—ria realizada pelo documento dever‡ ser
registrada para futuro conhecimento.
39. (CESPE Ð 2013 Ð POLICIA FEDERAL Ð ESCRIVÌO)

Definir a destina•‹o final de determinado documento de arquivo Ž

estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e
intermedi‡rio.
O Departamento de Pol’cia Federal deve utilizar a tabela de

temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho
Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo
produzidos e (ou) recebidos pela sua atividade-meio.

O instrumento elaborado para a classifica•‹o dos documentos de

arquivo Ž o plano de destina•‹o de documentos.
A fase arquiv’stica em que esteja o documento Ž indicada pela tabela de

temporalidade.

dos documentos.

A primeira a•‹o a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um

documento, Ž distribu’-lo.
46. (CESPE Ð 2012- MPE-PI Ð TƒCNICO MINISTERIAL Ð çREA

ADMINISTRATIVA)
Na anexa•‹o, prevalece o nœmero do processo mais recente; na

apensa•‹o, os nœmeros dos dois processos s‹o conservados como
refer•ncia para recupera•‹o dos documentos.
47. (CESPE Ð 2007 Ð TSE Ð TƒCNICO JUDICIçRIO Ð çREA

ADMINISTRATIVA)
Uma das espŽcies documentais mais utilizadas nos —rg‹os do Poder

Judici‡rio Ž o processo. ƒ comum a juntada de processos, que pode
ocorrer por anexa•‹o ou por apensa•‹o. A juntada por anexa•‹o
significa:
a) a uni‹o provis—ria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada

ao estudo e ˆ uniformidade de tratamento em matŽrias semelhantes, com o mesmo
interessado ou n‹o.
b) a uni‹o definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto.
c) a uni‹o provis—ria de um ou mais processos a um outro processo, desde que
pertencentes ˆ atividade-meio.
d) a uni‹o, por atŽ um ano, de processos que envolvam quest›es recursais relativas
a um mesmo interessado.

48. (CESPE Ð 2015 Ð MPOG Ð ARQUIVISTA Ð CARGO 3)
A respeito da gest‹o de documentos, julgue o pr—ximo item.
A elimina•‹o de documentos de arquivo Ž operacionalizada na fase de

destina•‹o.
49. (CESGRANRIO Ð 2015 Ð PETROBRAS Ð TƒCNICO DE

ADMINISRA‚ÌO E CONTROLE JUNIOR)
Uma empresa deseja instituir um servi•o encarregado do recebimento,

registro, classifica•‹o, distribui•‹o, controle da tramita•‹o e expedi•‹o
de documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade Ž denominada
a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermedi‡rio
e) centro de documenta•‹o
ƒ tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do

documento aos interessados
51. (FCC Ð 2015 Ð TRE-RR Ð TƒCNICO JUDICIçRIO Ð çREA

ADMINISTRATIVA)

As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos,

antes de sua conclus‹o, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) nota•‹o.
c) protocolo.
d) arquivo intermedi‡rio.
e) tramita•‹o.
52. (2014 Ð CESPE Ð ANATEL Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
As atividades de recebimento, classifica•‹o, registro, distribui•‹o e

tramita•‹o s‹o de responsabilidade do arquivo permanente.
53. (CESPE Ð 2009 Ð ANATEL Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
Os documentos chegam, em determinado —rg‹o pœblico instalado em Bras’lia,

de forma variada. Uns s‹o registrados e, em seguida, enviados ao destinat‡rio,
outros entram sem nenhum tipo de anota•‹o. AlŽm disso, h‡ aqueles que,
atualmente, entram no —rg‹o por meio das tecnologias da informa•‹o (fax,
correio eletr™nico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de
maneira independente, sem nenhum tipo de orienta•‹o e, depois, por falta de
espa•o f’sico ou devido ao final do ano civil, esses documentos s‹o transferidos
para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situa•‹o hipotŽtica acima, julgue os itens subsequentes, acerca

das tŽcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no ‰mbito
do setor pœblico.
O registro dos documentos que chegam a um —rg‹o pœblico deve ser feito no
setor de protocolo e consiste na reprodu•‹o dos dados do documento destinada
a controlar a movimenta•‹o e fornecer dados de suas caracter’sticas
fundamentais aos interessados.

54. (ESAF Ð 2012 Ð MIN. FAZENDA Ð ASSIST. TƒC .ADMINISTRATIVO)
Indique qual a justificativa para a exist•ncia do arquivo intermedi‡rio.
a) Hist—rica.
b) Cultural.
c) Econ™mica.
d) Org‰nica.
e) Imparcialidade administrativa.
A gest‹o de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produ•‹o, administra•‹o, manuten•‹o e destina•‹o dos documentos de
forma racional e econ™mica. A fase b‡sica desse conjunto de
procedimentos - a qual inclui as atividades de protocolo e de elabora•‹o
de normas de acesso ˆ documenta•‹o - denomina-se:
a) identifica•‹o.
b) avalia•‹o
c) utiliza•‹o
d) classifica•‹o
e) descri•‹o
No protocolo - numa empresa, servi•o respons‡vel pelas atividades de

controle da documenta•‹o a rotina de encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente, est‡ relacionada ao setor de:
a) autua•‹o e cust—dia
b) recebimento e classifica•‹o
c) an‡lise e distribui•‹o
d) circula•‹o e arquivamento

e) registro e movimenta•‹o
57. (FCC Ð 2010 - AL SP Ð AGENTE LEGISLATIVO)
No processo de gest‹o de documentos, na fase de utiliza•‹o, a atividade

de recebimento, classifica•‹o, registro, distribui•‹o e tramita•‹o de
documentos denomina-se
a) destina•‹o.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organiza•‹o documental.
e) avalia•‹o.
58. (AOCP Ð 2015 Ð UFPEL Ð ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)
Nas organiza•›es de mŽdio e grande porte, bem como nos —rg‹os

pœblicos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de
recebimento e expedi•‹o de correspond•ncia Ž gerenciado por um setor
constitu’do e denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Reten•‹o de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedi•‹o.
A atividade de tramita•‹o corresponde exclusivamente ˆ movimenta•‹o

de documentos entre unidades internas do —rg‹o.
60. (2016 Ð FUNCAB Ð ANS Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)

Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao

seu destinat‡rio, localizado nas unidades internas da institui•‹o, ele
est‡ executando a atividade de:
a) despacho.
b) expedi•‹o.
c) tramita•‹o.
d) dilig•ncia.
e) distribui•‹o.
61. (2015 Ð FUNIVERSA Ð UEG Ð ASSISTENTE DE GESTÌO

ADMINISTRATIVA Ð GERAL)
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s)

qual(is) o protocolo cadastra um documento em um sistema de controle,
podendo atribuir, a esse documento, um nœmero de acompanhamento.
a) tramita•‹o
b) expedi•‹o/distribui•‹o
c) classifica•‹o
d) recebimento
e) registro e autua•‹o
62. (2016 Ð FUNCAB Ð ANS Ð TƒCNICO EM REGULA‚ÌO DE SAòDE

SUPLEMENTAR)
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade ˆ outra,

interna ou externa, atravŽs de sistema pr—prio, ele est‡ executando a
atividade de:
a) distribui•‹o.
b) dilig•ncia.
c) tramita•‹o.
d) despacho.
e) autua•‹o

63. (2015 - CESPE Ð MPOG Ð ARQUIVISTA - CARGO 3)

A distribui•‹o da correspond•ncia de cunho particular Ž atribui•‹o do

protocolo.
A atividade de protocolo Ž desenvolvida no ‰mbito do arquivo corrente.
65. (FUNCAB Ð 2015 Ð MPOG Ð ATIVIDADE TƒCNICA Ð

ARQUIVOLOGIA)
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos

recebidos para o setor destinat‡rio, est‡ realizando a atividade de:
a) expedi•‹o.
b) remanejamento.
d) tramita•‹o.
e) transfer•ncia.
66. (FUNCAB Ð 2016 Ð SEGEP-MA Ð AGENTE PENITENCIçRIO)
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da

atividade de:
a) classifica•‹o, que recupera o contexto de produ•‹o dos documentos de

arquivo agrupando-os de acordo com o —rg‹o produtor, a fun•‹o, a subfun•‹o e
a atividade respons‡vel por sua produ•‹o ou acumula•‹o.
b) avalia•‹o, que recupera o contexto de produ•‹o dos documentos de arquivo
agrupando-os de acordo com o —rg‹o produtor, a fun•‹o, a subfun•‹o e a
atividade respons‡vel por sua produ•‹o ou acumula•‹o.

c) avalia•‹o, que define prazos de guarda para os documentos em raz‹o de

seus valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico, autoriza a
sua elimina•‹o ou determina a sua guarda permanente.
d) avalia•‹o, que define prazos de guarda para os documentos em raz‹o de
seus valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico, que n‹o
permite a sua elimina•‹o, determinando a sua guarda permanente.
e) classifica•‹o, que define prazos de guarda para os documentos em raz‹o de
seus valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico, autoriza a
sua elimina•‹o ou determina a sua guarda permanente.
67. (CESPE Ð 2016 Ð DPU Ð ANALISTA )
Com rela•‹o ˆ gest‹o da informa•‹o e ˆ gest‹o de documentos, julgue

o item a seguir.
Os instrumentos de avalia•‹o de documentos s‹o a tabela de

temporalidade e o plano de destina•‹o
68. (CESPE Ð 2015 Ð FUB Ð TƒCNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes,

o que possibilita a elimina•‹o de documentos nessa fase arquiv’stica
69. (FCC Ð 2015 Ð CNMP Ð ANALISTA DO CNMP Ð Arquivologia)
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo Ž um instrumento

de
a) transfer•ncia.
b) busca.
c) destina•‹o.

d) tombamento.
e) periodiza•‹o.
70. (CESPE Ð 2015 Ð DPU Ð ARQUIVISTA)
Acerca dos instrumentos de gest‹o arquiv’stica, julgue o item a seguir.
A aus•ncia da tabela de temporalidade na institui•‹o dificulta a

transfer•ncia e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira
tŽcnica e cient’fica.
71. (ESAF Ð 2013 Ð DNIT Ð ANALISTA ADMINSITRATIVO Ð çREA

ADMINISTRATIVA)
Quando o protocolo envia para o setor destinat‡rio o documento

recebido, ele est‡ executando a atividade:
a) tramita•‹o.
b) expedi•‹o.
d) arquivamento.
e) registro.
72. (ESAF Ð 2013 Ð DNIT Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)
A fase do programa de gest‹o de documentos onde ocorre a elimina•‹o

de documentos Ž conhecida como:
a) conserva•‹o de documentos.
b) destina•‹o de documentos.
c) produ•‹o de documentos.
d) utiliza•‹o de documentos.
e) difus‹o de documentos.

11. Gabarito
1.! CERTA
2.! ERRADA
3.! CERTA
4.! E
5.! ERRADA
6.! CERTA
7.! CERTA
8.! CERTA
9.! CERTA
10.! CERTA
11.! ERRRAD
A
12.! ERRADA
13.! CERTA
14.! CERTA
15.! ERRADA
16.! CERTA
17.! ERRADA
18.! ERRADA
19.! CERTA
20.! CERTA
21.! ERRADA
22.! ERRADA
23.! ERRADA
24.! CERTA
25.! CERTA


26.! CERTA
27.! CERTA
28.! ERRADA
29.! CERTA
30.! ERRADA
31.! CERTA
32.! ERRADA
33.! CERTA
34.! ERRADA
35.! ERRADA
36.! ERRADA
37.! ERRADA
38.! CERTA
39.! ERRADA
40.! CERTA
41.! ERRADA
42.! ERRADA
43.! CERTA
44.! CERTA
45.! ERRADA
46.! ERRADA
47.! B
48.! CERTA
49.! B
50.! CERTA
51.! E
52.! ERRADA
53.! CERTA


54.! C
55.! C
56.! E
57.! C
58.! E
59.! ERRADA
Por hoje Ž s— pessoal!
60.! E
Espero v•-los na aula 2.
61.! E
62.! C
63.! CERTA
64.! CERTA
65.! C
66.! C
67.! CERTA
68.! ERRADA
69.! C
70.! CERTA
71.! C
72.! B

12. Bibliografia
Schellenberg, T.R (2006). Arquivos Modernos, Princ’pios e TŽcnicas. Editora

FGV.
Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia Ð Teoria e Pr‡tica (3» edi•‹o). Editora
FGV
Bellotto, Helo’sa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento

documental (4» edi•‹o).
Dicion‡rio Brasileiro de Terminologia Arquiv’stica in
http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26-dicionario-brasileiro-de-terminologia-
arquivistica-dibrate.html
Lei federal 8.159 de 1991 in

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm
Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-

2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

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Administração (Item 7 - Arquivologia) p/ MPU 2017/2018 (Técnico - Especialidade

Professor: Ronaldo Fonseca

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AULA 01 Ð NO‚ÍES DE ARQUIVOLOGIA P/ TƒCNICO ADMINISTRATIVO

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Ol‡, amigo(a) do EstratŽgia Concursos, que bom que voc• se matriculou em

Agrade•o sua confian•a em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o F—rum de

2.Dica de Coach Ð Como marcar seu material de forma eficiente

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das marca•›es Ž justamente facilitar suas revis›es, poupando o seu

Bom, para fecharmos, lembre-se de:

1.! N‹o usar marca textos durante a primeira leitura do material

Antes de come•armos, um aviso importante:

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4.1. Mini-dicion‡rio de Arquivologia (MDA)

Antes de iniciarmos, gostaria de adicionar termos ao nosso ÒMDAÓ.

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ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

DEPîSITO: Local de guarda dos documentos.

DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquiv’stica materialmente indivis’vel.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido

JUNTADA: Jun•‹o de documentos a um processo. Ou seja, Ž quando um

APENSA‚ÌO: Juntada, em car‡ter tempor‡rio, com o objetivo de elucidar ou

ANEXA‚ÌO: Juntada, em car‡ter definitivo, de documento ou processo a outro

Note alguns termos importantes para facilitar a resolu•‹o de quest›es.

[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]à

[PROVISîRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] à

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5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos)

Est‡ distra’do? Concentre-se. ƒ agora que a brincadeira vai

As atividades cl‡ssicas da administra•‹o n‹o se efetivam sem documentos que

Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/—rg‹os/institui•›es

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relacionamento. Voc• quer estar sempre perto! Ou na mesma casa, ou o mais

Na segunda fase, o pr’ncipe j‡ come•a a arrotar depois do almo•o, falar alto e

Na terceira fase, o pr’ncipe j‡ n‹o engana mais ninguŽm (a sogra sempre

1.! Corrente (ou arquivo de primeira idade)

Em breve ficar‡ f‡cil o entendimento, mas talvez no in’cio voc• confunda as

Depois do macete e da hist—ria, triste, da princesa, vamos ˆs defini•›es!

Para explicar as 3 idades, usarei o mesmo exemplo: o de uma pequena empresa

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Note que os prazos citados s‹o fict’cios e visam seu aprendizado em

Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:

S‹o aqueles consultados frequentemente e que s‹o conservados nos escrit—rios

A empresa Sî NEGA‚ÌO LTDA emite muitas (n‹o todas L) as notas fiscais de

Arquivos Intermedi‡rios ou de Segunda Idade:

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Voltando ˆ empresa malvadona, a Sî NEGA‚ÌO LTDA, imagine que ela guarde

Veja a interessante observa•‹o de Paes:

O arquivo intermedi‡rio dever‡ ser subordinado tŽcnica e

Imagine um escrit—rio de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais

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