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Aula 02
Administração (Item 7 - Arquivologia) p/ MPU 2017/2018 (Técnico - Especialidade

Administração)
Professor: Ronaldo Fonseca

ITEM 7 DE ADMINISTRAÇÃO P/ TÉCNICO ADMINISTRATIVO - MPU
Prof. Ronaldo Fonseca
AULA 02 - NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA P/ TÉCNICO

ADMINISTRATIVO DO MPU – ITEM 7 DE ADMINISTRAÇÃO
SUMÁRIO
1. Panorama da Aula .................................................................................................................. 2
2.Dica de Coach .......................................................................................................................... 2
3. Métodos de Arquivamento ..................................................................................................... 3
3.1. Método Alfabético............................................................................................................... 4
3.2 Método Geográfico............................................................................................................. 12
3.3 Métodos Numéricos ........................................................................................................... 14
3.3.1 Método Numérico Simples............................................................................................... 14
3.3.2 Método Numérico Cronológico ........................................................................................ 15
3.3.3 Método Numérico Dígito-Terminal .................................................................................. 15
3.4 Método Ideográfico ou Por Assunto .................................................................................... 18
3.5 Unitermo ............................................................................................................................ 22
3.6 Métodos Padronizados ....................................................................................................... 22
3.6.1 Variadex .......................................................................................................................... 22
3.6.2 Automático...................................................................................................................... 22
3.6.3 Soundex .......................................................................................................................... 22
3.6.4 Mnemônico ..................................................................................................................... 22
4. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo Operações de Arquivamento ......... 27
5. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas................................................................................. 29
5.1 Material de Consumo ......................................................................................................... 29
6. Questões comentadas .......................................................................................................... 35
7. Lista Completa de questões .................................................................................................. 50
8. Gabarito ............................................................................................................................... 57
9. Bibliografia ........................................................................................................................... 58
1. Panorama da Aula
Vamos lá!
Nessa aula veremos temas que são muito cobrados em editais com noções de
arquivologia. Coloquei muitas questões para que você veja como o assunto é
mais exigido e como treinar deixa esse assunto mais fácil. Veja que é quase
impossível que você estude todo o universo de arquivologia. Por mais que as
bancas chamem de “noções”, muitas vezes cobram temas pesados. Por isso,
procure sempre raciocinar sobre a matéria e não decorar apenas. E também,
por essa razão, incluo alguns termos no Minidicionário. É importante que estude
com atenção.
Bom, a aula é cansativa? Um pouco...enfim, não adianta chorar 
Não se assuste com o tema metódico! Tentei detalhar muito algumas etapas de
resolução de cada um, para evitar que você tenha muitas dúvidas nessa parte
da disciplina. Você vai perceber que nem vai demorar tanto para estudar todo o
conteúdo quando pegar o jeito.
As próximas aulas serão menores que essa aqui. Prometo!
2.Dica de Coach
Dica1: Tente não estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matéria.
E mais do que isso: nunca estude por matéria. Ou seja: não estude toda a
disciplina A e depois migre para a B. Construa ciclos de estudos que façam com
que haja uma alternância entre elas. Isso fará com que você sinta menos
cansaço e consiga estudar mais horas líquidas (horas reais de estudos).
Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na

capa de seu material e releia-o sempre que for começar uma aula nova.
Mesmo que esteja estudando a aula 4, volte e releia esses termos que você
dificuldade nas aulas anteriores. Você verá que, ao usar os ciclos e sempre
revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em memorizar, eles
naturalmente passarão a fazer parte da sua memória de longo prazo. O segredo
é insistir e manter a constância.
Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no

computador, usando rabiscos, círculos, setas e etc, veja os dois vídeos abaixo.
https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4
https://www.youtube.com/watch?v=_yI-t-waIP8
Veremos alguns dos principais métodos de arquivamento. E veja como o DBTA

(o Dicionário) os define:
3. Métodos de Arquivamento
É a sequência de operações que determina a disposição dos documentos

de um arquivo.
Há dois grandes sistemas:
 Sistema de Arquivamento Direto
 Sistema de Arquivamento Indireto
Vamos voltar à doutrina de Paes para não haver chance de erro na prova!
Sistema Direto: a busca do documento é feita diretamente no local onde
está guardado.
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar
um índice ou código.
Sistemas de Sistemas de
Arquivamento
Arquivamento
Direito/Indireto Direto Indireto
quando a busca do É necessário um

documento é feita
índice ou código
Definição DIRETAMENTE no
local onde está para se localizar
arquivado. um documento
Alfabético / Numérico
Exemplos Geográfico Ideográfico
Temos ainda o Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação

de letras e números) não se inclui nas classes de métodos básicos e
padronizados.
Agora vamos ver os principais MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS, de forma

esquematizada. Guarde essa informação e consulte com regularidade, até que
fiquem mais claro os principais.
Saiba que os mais importantes são os métodos alfabéticos, numéricos,
geográficos e ideográficos (assunto).
Simples
Alfabético
Cronológico
Geográfico
Básicos
Dígito-
Terminal Enciclopédico
Numérico
Dicionário
Alfabéticos
Ideográfico
Duplex
(ASSUNTO)
Decimal
Unitermo ou
Numéricos indexação
coordenada
3.1. Método Alfabético
É o mais simples, desde que o elemento principal seja o nome. Não se assuste.
É mais fácil do que parece. É um método DIRETO, pois a pesquisa é feita
diretamente, sem necessidade de consulta a um índice auxiliar para localizar
qualquer documento. As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética.
Vantagens: rápido, direto, fácil e barato
Desvantagens: se houver grande volume de documentos, aumenta a chance de
erros.
Agora, Paes elenca as 13 regras de alfabetação!
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois,

o prenome.
Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Maria Luísa Vasconcelos
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do

prenome.
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

hífen não se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem

a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar

Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de

sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José
5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são
considerados!! (ver também a regra 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’ Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética!
Exemplo:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando

servirem de elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria
necessário criar uma diferenciação, já que todos os prenomes eram iguais a
Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no arquivamento!
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o

nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,

exceto nos casos de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11
para entender melhor ;)
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Muller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Muller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O

mais comum é considerá-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
John Mac Adam
Gordon O`Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Mac Adam, John
O`Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

que corresponde ao sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge
à regra a qual estamos acostumados)
Exemplo:
Arquivam-se:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados

como se apresentam, ou seja, da mesma forma. É o mais fácil ;)
Exemplo:
Chun Li
Al Ben-Hur
Ryu Akuma
Edomondo Honda
Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Chun Li
Edomondo Honda
Ryu Akuma
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação,
que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Estratégia Concursos
Trump Towers
The Library of Congress
A Colegial
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Estratégia Concursos
Library of Congress (The)
Trump Towers
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e

assemelhados  os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3 Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
3.2 Método Geográfico
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E,

relembrando, é considerado direto porque a busca é feita diretamente ao
documento. Esse método é o mais usado quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
 Nome do estado, cidade e correspondente

 Nome da cidade, estado e correspondente
1)Nome do estado, cidade e correspondente – quando o arquivo é

organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar,
por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e ordenada
por Nome do estado, cidade e correspondente.
Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro:

(1) Rio de Janeiro (capital)
(2) Campos
(3) Nova Iguaçu
(4) Petrópolis
(5) Teresópolis
(6) Xerém
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em
ordem alfabética? Não, então olhe de novo.
2)Nome da cidade, estado e correspondente – quando o arquivo é

organizado por cidade e não o estado, seremos “tradicionais”, ou seja, usar a
ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais.
Ex. Organização de pasta por cidades:

(1) Campos (Rio de Janeiro)

(2) Nova Iguaçu (Rio de Janeiro)
(3) Petrópolis (Rio de Janeiro)
(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
(5) Teresópolis (Rio de Janeiro)
(6) Xerém (Rio de Janeiro)
Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posição, pois
foi considerada, apenas, a ordem alfabética na ordenação por cidades.
Nesse exemplo, é fundamental que as pastas tragam os nomes dos estados,
pois há cidades com nomes idênticos, mas em estados diferentes.
Curiosidade: Segundo o IBGE, há 504 cidades com nomes repetidos no Brasil.
Olha aí outro exemplo:
esse é o nome de cidade
que mais se repete.
Isso aí é só para você não
esquecer que deve sempre
haver, nas pastas com
com o nome dos estados,
depois dos nomes das
cidades.
Imagina fazer a utilização
do método geográfico para
a cidade de Bom Jesus
sem dizer a que estado se
refere. Fracasso total. Vai
ter que “rodar” cinco
estados para tentar encontrar a cidade correta.
Exemplo:
Brasília (Distrito Federal)
Brasília (Minas Gerais)
Bom Jesus (Paraíba)
Bom Jesus (Santa Catarina)
3)Correspondência com outros países – Nesse caso, primeiro nessa
ordem:
1. País
2. Capital do País
3. Correspondente
4. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética
MÉTODO GEOGRÁFICO
Direto
exige duas
Vantagens Desvantagens classificações:
Fácil de local e nome
usar do
correspondent
e
CUIDADO!
O método geográfico não está apenas restrito ao tipo de utilização que vimos.
Uma empresa, por exemplo, pode guardar seus documentos em uma localização
de acordo com a unidade que a produziu. Por exemplo: os documentos da área
comercial vão para São Paulo e os da área Operacional, para Mato Grosso. Esse
é um exemplo, também, de método geográfico por usar a a procedência dos
arquivos para determinar seu arquivamento.
3.3 Métodos Numéricos
Você sabe que o método é numérico porque o principal elemento a ser

considerado em um documento é o NÚMERO. Ele é um método INDIRETO.
3.3.1 Método Numérico Simples
Nesse método, existe a atribuição de um número para cada documento. E a

partir daí é que eles são organizados. Não há preocupação com a ordem
alfabética e sim com a ordem de entrada ou de registro e um correspondente ou

cliente, seja pessoa física ou jurídica. E não preocupação com a ordem alfabética
porque existe um índice remissivo (por exigir a consulta ao índice remissivo é
que chamamos o método de INDIRETO). O índice remissivo também pode
aparecer com o nome “onomástico”.
Esse método tem aplicação em arquivos especiais (discos, fotografias, fitas
sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento,
prontuários médicos, cadastros de funcionários).
3.3.2 Método Numérico Cronológico
Nesse método, é importante a ordem numérica e a data. O nome já ajuda,

concorda? As repartições públicas costumam adotar esse modelo. Numera-se o
documento e não a pasta. O documento depois de autuado – colocado em capa
de cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras
informações, em geral passa a ser chamado de processo. Como trabalho na
área Fiscal, ainda há muitas empresas usando notas em papel. E a metodologia
que usam é essa aqui. Elas são arquivadas pelo dia, mês e ano da emissão.
Assim, quando o fiscal pedir alguma nota, ficará mais fácil encontrar.
Método Numérico-Cronológico
+
sigiloso
Vantagens Desvantagens Método

Menor INDIRETO,
chance de exigindo
erros por ser duplicidade de
mais fácil pesquisa
lidar com
números do
que com
letras
3.3.3 Método Numérico Dígito-Terminal
Necessário em locais com grande volume de informações, como o INSS, bancos

e hospitais, por exemplo.
Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta
uma detalhe bem particular: os números são apresentados em três grupos de
dois dígitos (cada um) e são lidos da direita para a esquerda, formando
pares. Repare: são lidos os pares de números, mas de trás para frente. É
estranho, o que facilitará sua memorização ;).
Vamos pegar um exemplo: o número 231.209 terá os seguintes grupos:
A leitura é sempre feita da direita para a esquerda e por isso que o último par
será o grupo primário, o segundo par, secundário e o terceiro par, terciário.
23 - 12 - 09
Grupo Primário
Grupo Secundário
Grupo Terciário
Se houver apenas 5 números (89.090), devemos completar com quantos zeros

forem necessários do lado esquerdo. Aí teríamos o 08-90-90
Voltemos ao exemplo 23-12-09.
Para localizar a pasta 231.209 (23-12-09), temos que fazer a leitura da direita
para a esquerda. Assim, o arquivista deverá verificar, primeiramente, onde estão
as pastas terminadas por 09, em seguida, as localizar as pastas do grupo
secundário, no caso, de número 12 e, por fim, o grupo terciário, com o número
23. Ou seja, de trás para frente! Mas cuidado! Você só lê de trás para frente
depois que separar as dezenas. Muita atenção. Ou seja, nesse nosso exemplo
(23-12-09), você não vai procurar a pasta 90 e sim a pasta 09!
Um exemplo bem curto e simples para ajudar na memorização. Simulemos 4

documentos do INSS que devam ser arquivados:
001.349 Ben Dez
993.017 Luke Skywalker
876.017 John Snow
002.643 Michael Jordan
Primeiro, devemos separar em dezenas, para depois, lermos da direita para a

esquerda.
00-13-49 Ben Dez

99-30-17 Luke Skywalker
87-60-17 John Snow
00-26-43 Michael Jordan
Agora, vamos ordenar, começando pela última dezena, em ordem crescente.

Veja que o menor número é 17. Empatou no grupo primário? Passemos para o
secundário. Veja que 30 é menor que 60, logo, Luke Skywalker venceu John
Snow! Depois, temos as dezenas 43 e 49. A 43 virá na frente, por ser menor.
Vamos ordenar:
99-30-17 Luke Skywalker
87-60-17 John Snow
00-26-43 Michael Jordan
00-13-49 Ben Dez
Redução de erros de arquivamento

Vantagens
do método
numérico dígito- Rapidez na localização e arquivamento
terminal
Expansão equilibrada do arquivo

distribuído em 3 grandes grupos
Possibilidade de divisão equitativa do

trabalho entre os arquivistas.
Desvantagens Leitura não convencional dos

números
do método numérico
dígito-terminal Disposição física dos documentos de
acordo com o sistema utilizado na
leitura
Pronto, você aprendeu mais um método indireto.
3.4 Método Ideográfico ou Por Assunto
O método Ideográfico também pode aparecer como Métodos por Assunto. E é

dessa forma, por assunto, que os documentos deverão ser arquivados.
Não é um método fácil de ser posto em prática, pois depende de uma profunda
base de conhecimento da instituição por parte do arquivista. Pense que, ele
precisará conhecer bem diversas áreas da empresa e seus “assuntos” para não
fazer nenhuma classificação errada.
O método é subdividido em duas categorias: Alfabético ou Numérico. E cada um
deles sofre mais uma divisão. O Alfabético se desmembra em Dicionário e
Enciclopédico e o Numérico, em Decimal, Duplex e Unitermo. Veja o
esquema para facilitar.
IDEOGRÁFICO
ALFABÉTICO NUMÉRICO
DICIONÁRIO ENCICLOPÉDICO DECIMAL DUPLEX UNITERMO
Vamos montar um exemplo para clarear o método ideográfico.

Imagine uma instituição com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organização
dos documentos por esse método.
Pagamento de bônus
Desligamento de pessoal
Investimentos em treinamento
Anúncios
Pagamento de impostos
Manutenção Predial
Investimento em Ações
Conserto de elevadores
Propaganda
Acima, já percebemos que há uma organização por assunto, ou seja, a empresa

está usando o método Ideográfico (ou por assunto).
Vamos para a próxima etapa: o método Ideográfico Alfabético Dicionário
(olhe no esquema). Nesse formato, a classificação ficará similar a um dicionário,
por isso ele tem esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a
ordem alfabética. Perceba!
a
Anúncios
Conserto de Elevadores
Pagamento de bônus
Propaganda
Vamos para mais um modelo: o método Ideográfico Alfabético
Enciclopédico (olhe no esquema). Nesse formato, a classificação será feita por
grandes grupos, na forma de títulos. E esses títulos serão organizados
alfabeticamente.
FINANCEIRO
MANUTENÇÃO
Conserto de Elevadores
MARKETING
Anúncios
Propaganda
RECURSOS HUMANOS
Pagamento de bônus
Está ficando mais claro agora? Espero que sim . Vou repetir o esqueminha,
pois agora veremos o lado Numérico e suas divisões (Decimal, Duplex e
Unitermo). Olhe e memorize.
6
IDEOGRÁFICO
Vamos usar os mesmos exemplos para o arquivamento pelo método

Ideográfico Numérico. Comecemos pelo Duplex.
Vejamos como o DTBA (Dicionário de Arquivologia) define o Duplex:
Metodo de ordenacao que tem por eixo a distribuicao dos
documentos em grandes classes por assunto, numeradas
consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes
subordinadas mediante o uso de numeros justapostos com tracos de
uniao.
Depois que você aprende o anterior, esse, o Duplex, é fácil. Basta numerar,
como demonstro abaixo:
1-FINANCEIRO
1-1 Investimento em Ações
1-2 Pagamento de impostos

2 - MANUTENÇÃO
2-1 Conserto de elevadores
2-2 Manutenção Predial
3- MARKETING
3-1 Anúncios
3-2 Propaganda
4 - RECURSOS HUMANOS
4-1Desligamento de pessoal
4-2 Investimentos em treinamento
3
4-3 Pagamento de bônus
Obs. Repare que o Método Duplex, usa “traços de união, ou seja, um hífen
para separar os números. Outra característica relevante é que ele possui
classes ILIMITADAS.
Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse
é bem diferente dos outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua
definição. Foi um método criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto
em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos,
subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas divisões, a expansão das classes é
finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente aumentado.
Vejamos a definição do DBTA:
Metodo de ordenacao que tem por eixo um plano previo de
distribuicao dos documentos em dez grandes classes, cada uma
podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por
diante
Obs. Repare que o Método DECIMAL, usa pontos (“.”) para separar os
números.
1.1/ 1.2/1.3...
Outra característica relevante é que ele possui classes LIMITADAS, mas
usa a base decimal (base dez)
3.5 Unitermo
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento.

Também é conhecida como método unitermo.
3.6 Métodos Padronizados
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não
são específicas para formação em arquivologia. O importante é apenas saber
0
que existem e suas características básicas. Não invista muito tempo em seu
estudo, pois o custo benefício, atualmente, é muito baixo.
3.6.1 Variadex
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por
cores diferentes.
3.6.2 Automático
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um
detalhe importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar
acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos
brasileiros.
3.6.3 Soundex
Usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de classificação não
é pela grafia e sim pela semelhança da pronúncia. Ou seja, a grafia pode ser
diferente, o que vale é o som. Não é utilizado nos arquivos brasileiros.
Fácil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).
3.6.4 Mnemônico
Método obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos números, usa-se a

combinação de letras. As letras assumiriam o papel de símbolos. A ideia do
método era facilitar a localização dos arquivos, por, em tese, auxiliar na

memorização por parte do arquivista.
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Utilize as regras de alfabetação e o método de classificação

alfabético para ordenar os nomes a seguir.
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o primeiro

nome.
• Abelardo Carrara
e
• Adalberto Cabral
• Abílio Castilho
• Aníbal Almada de Castro
• Adriano de Oliveira Câmara
a) Abelardo Carrara
b) Abílio Castilho
c) Aníbal Almada de Castro
d) Adriano de Oliveira Câmara
e) Adalberto Cabral
Comentários:
Questão bem direta sobre alfabetação. Segue a regra geral, sem exceções. Basta
ver qual dos sobrenomes está em primeira posição na ordem alfabética. Lembre-
se de eliminar as preposições, como ocorre no nome Aníbal Almada de Castro
ou Adriano de Oliveira Câmara.
Bom, dentre todos esses, o Cabral, Adalberto é a resposta certa, pois a letra
“b” vem antes das demais (Carrara, Castilho, Castro, Câmara)
Gabarito: E
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de

arquivo, julgue o item subsecutivo.
O método de sistema direto facilita a operação de

arquivamento dos documentos.
Comentários:
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre

diretamente no local onde ele está guardado. Vai direto à fonte.
Veja ainda os outros sistemas, para revisar:

Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e
números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.
Gabarito: Certa
No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição,

há pastas correspondentes aos seguintes funcionários:
a. João Manuel de Souza

b. Luiz Alberto de Sousa
c. Maria Regina da Silva
d. José Dias Silva
e. Doroti Silveira
f. Sérgio Sampaio
g. Carlos Souza Silva
Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta
será
a) f, g, d, c, e, b, a.
b) f, c, b, d, a, c, g.
c) b, d, a, c, f, e, g.
d) g, e, f, c, a, d, b.
e) g, b, a, d, c, e, f.
Vamos começar a ordenar:
a. João Manuel de Souza  Souza, João Manuel de
b. Luiz Alberto de Sousa  Sousa, Luiz Alberto de
c. Maria Regina da Silva  Silva, Maria Regina da
d. José Dias Silva  Silva, José Dias
e. Doroti Silveira  Silveira, Doroti
f. Sérgio Sampaio  Sampaio, Sérgio
g. Carlos Souza Silva  Silva, Carlos Souza
Agora vamos colocar na ordem correta:
1- f) Sampaio, Sérgio
2- g) Silva, Carlos Souza
3- d) Silva, José Dias
4- c) Silva, Maria Regina da
5- e) Silveira, Doroti
6- b) Sousa, Luiz Alberto de
7- a) Souza, João manuel de
Observe que como há 3 “Silva”, classificamos o nome seguinte.

A ordem final é: f, g, d, c, e, b, a
Gabarito: A
Em um departamento de uma empresa são recebidos,

diariamente, muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos

deve, de forma inequívoca, optar pelo método de
arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
d) geográfico
e) unitermo
Comentários:
O método geográfico traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como
desvantagem, traz a exigência de ter que carregar o local e nome do
correspondente. Como os documentos veem de vários locais do Brasil,
certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico.
Gabarito: D
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se

seguem.
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na

combinação de letras e números, pertence ao sistema
indireto.
Comentários:
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é

considerado Semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado.
No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar

Gabarito: Errada
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de

arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.
Comentários:
Relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma
delas é o Ideográfico  Numérico, que se subdivide em Numérico 
Decimal, Duplex ou Unitermo.
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes
de documentos, o método Decimal é limitado.
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar:
1-FINANCEIRO
2 - MANUTENÇÃO
Gabarito: Certa
4. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Operações de Arquivamento
Vamos relembrar que a principal função dos arquivos é disponibilizar as

informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação
de direitos e obrigações. Mas isso só é possível se esses documentos estiverem
corretamente classificados, bem guardados (arquivados) e com fácil acesso.
Guardar (arquivar) é importante? Certamente! Mas de que adianta guardar
aquelas suas fotos históricas do carnaval de 2009, se você não consegue achá-
las quando precisa? Ah, acho que não foi um bom exemplo... você deve ter
vontade de eliminar essas fotos...rs. Mas o importante é que o acesso aos
documentos seja fácil, permitindo a recuperação das informações na hora em
que elas forem necessárias.
Porém, antes de guardar os documentos, ou seja, arquivar em pastas, dossiês
ou móveis, o arquivista deve seguir uma sequência de etapas, de acordo com
as operações descritas abaixo
 INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se ele

realmente se destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação
atribuída será alterada ou mantida. Nem sempre os documentos são
encaminhados ao arquivo para serem arquivados. Pode acontecer de
serem enviados ao Arquivo para serem anexados ou apensados a outros
ou, simplesmente, de fornecerem uma informação
 ESTUDO: É a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada1
que deverá ser atribuída a ele, assim como verificar a existência de
antecedentes e a necessidade de referências cruzadas.
 CLASSIFICAÇÃO: Depois que o estudo do documento é concluído, o
arquivista passa para essa etapa. Nela ocorre a determinação da entrada
e das referências cruzadas que serão atribuídas a ela. A classificação é
responsável pela interpretação dos documentos. Logo, não é qualquer um
que pode fazer isso. O profissional precisa conhecer bem o funcionamento
e estrutura da instituição. Como reforça Paes, o todos os documentos de,
para, ou sobre uma pessoa, assunto ou acontecimento, devem estar
classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, formando uma
unidade de arquivamento, ou seja, um dossiê. A classificação é uma
atividade intelectual (grave isso)
 CODIFICAÇÃO: Ela reduz o tempo de ordenação e facilita o arquivamento
e localização. Funciona assim: o arquivista apõe, ou seja, inclui, nos
documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento
adotado, usando: letras, números, letras e números e cores.
 ORDENAÇÃO: é a disposição dos documentos de acordo com a
classificação e a codificação recebidas. Na ordenação os documentos
podem ser organizados em escaninhos, pilhas ou classificadores, enquanto
as fichas devem ser separadas por guias. A ordenação serve para agilizar
o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso,
estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos
os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os
previamente para o arquivamento. OU seja, a organização traz duas
grandes vantagens: agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A
ordenação é uma atividade intelectual (grave isso)
 GUARDA DE DOCUMENTOS: É o arquivamento! É a guarda do
documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo
com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um
documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem
possibilidades de recuperação caso venha a ser requisitado no futuro. O
1
Ponto de entrada de uma unidade de descrição em um índice.
arquivamento é uma operação física, ou seja, não é uma atividade

intelectual. É só pensar que é uma atividade mais “braçal”.
5. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas
O que diferencia os tipos de arquivamento é a posição em que as fichas e

documentos estão dispostos e não a forma dos móveis, portanto, são dois tipos
de arquivamento: horizontal e vertical.
No tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros,
permitindo uma consulta rápida, sem necessidade de manipular ou remover
outras fichas ou documentos.
No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros

e arquivados em caias, escaninhos ou estantes. Esse tipo de arquivamento é
muito usado para desenhos, mapas, plantas, assim como nos arquivos
permanentes.
5.1 Material de Consumo
Material de consumo é o que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São as

fichas, guias, pastas, tiras de inserção e outros. Vamos aprender algumas
definições, extraídas da maior referência na disciplina, Marilena Leite Paes.
FICHA – é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado,

usado para o registro das informações.
a) GUIA DIVISÓRIA – É um retângulo de cartão resistente que é usado para

separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as
respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos
e seu rearquivamento.
Ao estudar Guias Divisórias, precisamos aprender os elementos relacionados

com sua finalidade e funções. Veja abaixo:
PROJEÇÃO – é a parte superior, em destaque, da guia. Certamente você

já viu uma ao usar uma pasta suspensa. Você também pode ver a projeção
sendo chamada de visor. Pode
ser recortada no próprio cartão
ou pode ser aplicada nele,
sendo de celulóide ou de metal.
A abertura na projeção que
recebe a tira de inserção
chama-se janela.
Figura 1 Extraído de Paes (1997)
NOTAÇÃO – é o que está escrito na PROJEÇÃO. A Notação pode ser

alfabética, numérica ou alfanumérica.
A notação também pode ser aberta (indica apenas o início da seção) ou

fechada (indica o início e fim da seção).
Figura 3 Extraído de Paes, 1997
POSIÇÃO – é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O

comprimento pode ser de metade da guia, um terço, um quarto ou um
quinto. E por isso que a posição é denominada pelos nomes de primeira
posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição ou quinta
posição.
Figura 4 Extraído de
Paes (1997)
FUNÇÃO DA GUIA
Em relação à sua função, a guia pode ser:
 primária – indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um

arquivo.
 secundária – indica uma subdivisão da primária
 subsidiária - indica uma subdivisão da secundária
 especial – indica a localização de um nome ou assunto de grande
frequência.
Para você saber se uma guia é primária, secundária, subsidiária ou especial

deve olhar para sua NOTAÇÃO (é o que está escrito na projeção). Mas o ideal é
que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundárias
em segunda posição e assim sucessivamente.
GUIA – FORA – Significa que não há uma pasta de arquivo. Pode ser um
indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item
documental para assinalar a sua remoção temporária.
Para identificá-la, é fácil. Vem uma notação com a palavra FORA.
TIRA DE INSERÇÃO - É uma tira de papel gomado ou de cartolina picotada

onde as notações são escritas. Essas tiras são inseridas nas projeções das
pastas ou guias.
PASTA – É uma folha de papelão ou cartolina, dobrada ao meio, com a função

de guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, lisa, ou ter
projeção. Eles são divididas em:
 individual ou pessoal – nela é guardado documento sobre

determinado assunto ou pessoa, em ordem cronológica;
 miscelânea – onde são guardados documentos referentes a diversos

assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e, dentro de cada
grupo, pela ordenação cronológica.
Entende-se por notação
a) a atribuição de código de localização aos documentos do arquivo.
b) o conjunto dos documentos produzidos pelos tabeliães de notas.
c) a primeira idade dos documentos, de acordo com seu ciclo vital.
d) o preenchimento das planilhas referentes à tabela de

temporalidade.
Comentários:
Notação é o que está escrito na PROJEÇÃO. A Notação pode ser

alfabética, numérica ou alfanumérica. Ela também pode ser aberta
(indica apenas o início da seção) ou fechada (indica o início e fim da
seção).
Gabarito: A
(2014 – VUNESP – SP URBANISMO – ASSISTENTE EM

ADMINISTRAÇÃO)
Visando facilitar a organização do arquivo, para nomear ou

numerar as pastas e auxiliar na localização de documentos,
as pastas devem ser compostas por:
a) projeções ou visores.
b) “orelhas” salientes.
c) tiras numeradas.
d) etiquetas adesivas.
e) janelas transparentes.
Comentários:
Projeção é a parte superior, em destaque, da guia. Pode ser recortada

no próprio cartão ou pode ser aplicada nele, sendo de celulóide ou de
metal. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-
se janela.
Gabarito: A
A saliência das pastas ou guias, onde se registra o assunto,

é denominada de notação.
Comentários:
PROJEÇÃO – é a parte superior, em destaque, da guia. Você também

pode ver a projeção sendo chamada de visor. A abertura na projeção
que recebe a tira de inserção chama-se janela. O que você escreve
na projeção é que é a notação.
Gabarito: Errada
Em alguns arquivos convencionais, ainda se utilizam

determinados recursos para garantir a identificação
imediata do documento que não está no arquivo, na gaveta
ou na pasta.
O recurso que indica onde se encontra o respectivo

documento é conhecido como guia
a) fora
b) primária
c) especial
d) subsidiária
e) secundária
Comentários:
Guia-fora pode ser um indicador colocado no lugar de uma unidade de

arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária.
Gabarito: A
6. Questões comentadas
1. (CESPE – FUB – 2014 – TECNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo,

julgue o item subsecutivo.
O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos

documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da
organização.
Comentários:
Segundo Paes, o arquivamento por assunto (ideográfico) é aplicado em
documentos referentes à administração interna e suas atividades fim, portanto,
não é só referente a atividades meio.
Gabarito: Errada

O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos

documentos.
Comentários:
O método Duplex está dentro do Ideográfico (por assunto). Lembre-se do
esqueminha. O Método Ideográfico se subdivide em Alfabético e Numérico.
E o Numérico se subdivide em Decimal, Duplex e Unitermo. Logo, a questão
está corretíssima.
Gabarito: Certa
3. (CESPE – 2013 – POLICIA FEDERAL – ESCRIVÃO)
A organização de documentos de arquivo envolve a classificação, a

ordenação e o arquivamento. A classificação e a ordenação são
operações intelectuais e o arquivamento, uma operação física.
Comentários:
Questão clássica na banca CESPE. Em 2009 foi pedida de forma muito similar
na prova do TRT 17° para Analista Judiciário
A organização dos documentos de arquivo envolve três importantes

conceitos: classificação, ordenação e arquivamento. Os dois primeiros são
operações intelectuais, enquanto o arquivamento é uma operação física.
É isso mesmo: Arquivamento é uma operação física enquanto Classificação e

Ordenação são operações intelectuais.
Gabarito: Certa
(CESPE – SERPRO – 2013 – TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO) O

método de arquivamento tem influência direta na eficiência do processo
de recuperação de documentos.
Comentários:
Veja algumas vantagens que os diferenciam.
Lembre-se, por exemplo, que o método numérico tem como vantagem a
diminuição dos erros de arquivamento, mas é um método indireto, pois depende
de uma outra etapa antes.
O método alfabético já tem como vantagem a agilidade na recuperação dos
documentos, mas, como desvantagem, há uma maior chance de erros por parte
do arquivista.
Enfim, com esses dois exemplos já demonstramos que o método influencia na
eficiência do processo de recuperação de documentos.
Gabarito: Certa
4. (CESPE – 2013 – TCE-RS – OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO)
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação

de letras e números, pertence ao sistema indireto.
Comentários:
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é

considerado semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado.
No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar

Gabarito: Errada
5. (FUNRIO – 2014 – IF-BA – TÉCNICO EM ARQUIVO
Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos

de métodos
a) padronizados.
b) geográficos.
c) numéricos simples.
d) por assunto numéricos.
e) por assunto alfabéticos.
Comentários:
Com essa tabela memorizada, você acertaria essa questão. O método

Alfabético que é uma subdivisão do Ideográfico (ou por Assunto) se divide em
Alfabético Dicionário e Alfabético Enciclopédico.
IDEOGRÁFICO
Gabarito: E
6. (FGV – 2015 – CODEMIG – ARQUIVISTA)
Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são exemplos

de métodos:
a) geográficos;
b) padronizados;
c) numéricos simples;
d) por assunto alfabéticos;
e) por assunto numéricos.
Comentários:
Veja que uma questão quase idêntica a essa já foi cobrada pela banca FUNRIO,
um ano antes! O esquema que montei já é o suficiente para você acertar essa
questão da FGV, pois no método Ideográfico (ou por Assuntos) temos o
método Alfabético Dicionário e Alfabético Enciclopédico.
Gabarito: D
7. (IBFC – 2016 – EMDEC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.)
Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que

trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser
armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o
assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao
tipo de ordem:
I. Ordenar por data.

II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.

a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III
c) Apenas I e III
d) I, II e III.
Comentários:
I - Ordenar por data = Método Cronológico: está relacionado à ordenação de
acordo com a data do documento.
II – Ordenar por Tema = Método ideográfico – relacionado à ordenação de
acordo com o assunto.
III - Ordenar por local de procedência = Método Geográfico – organiza a
documentação de acordo com lugares e regiões geográficas. Os documentos são
arquivados conforme seu local de proveniência (procedência) ou produção.
Gabarito: D
8. (CESPE – ANTAQ – 2009 – TECNICO ADMINISTRATIVO)
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento

é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
Comentários:
Relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma delas é o
Ideográfico  Numérico, que se subdivide em Numérico  Decimal ou Numérico
 Duplex.
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes de
documentos, o método Decimal é limitado.
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar:
1-FINANCEIRO
2 - MANUTENÇÃO
Gabarito: Certa
9. Os exemplos de códigos 45.59.20 e 7989/2002 são usados,

respectivamente, nos seguintes métodos de classificação:
a) decimal e duplex;
b) duplex e unitermo;
c) dígito-terminal e numérico-cronológico;
d) numérico simples e numérico cronológico;
e) dígito-terminal e indexação coordenada.
Comentários:
O método dígito terminal transforma números em dezenas e instrui a leitura das
dezenas da direita para a esquerda. Veja que o número apresentado na questão
45.59.20 era, na forma tradicional, o número 4559.920. Mas agora, pelo método
dígito-terminal, a leitura se dará como 20 (primário), 59 (secundário) e 45
(terciário). Fica fácil de identificar por ter referência a uma data. No caso, ao
ano de 2002.
Já o número 7989/2002 refere-se ao modelo numérico cronológico.
Gabarito: C
10. (FCC – 2011 - TRT 23 REGIÃO – ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA)
Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica

atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o
sistema
a) dígito-terminal.
b) dicionário.
c) numérico cronológico.
d) decimal.
e) enciclopédico.
Comentários:
Nesse método, é importante a ordem numérica e a data, ou seja, sucessão
temporal. O nome já ajuda, concorda? As repartições públicas costumam
adotar esse modelo. Numera-se o documento e não a pasta.
Gabarito: C
11. (FCC – 2010 - AL SP – AGENTE LEGISLATIVO)
O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico

denomina-se
a) por assunto.
b) ordem alfabética.
c) ordem numérica duplex.
d) ordem mnemônica.
e) ordem geográfica.
Comentário:
Venho batendo nessa tecla a todo momento. Método de arquivamento
ideográfico refere-se à organização por assunto e, esse método, pode,
inclusive, levar esse nome (método de arquivamento por assunto).
Gabarito: A
12. (IDECAN – 2015 – PREF. RIO NOVO DO SUL – ES – ALMOXARIFE)
“Método de arquivamento no qual, além de se observar a ordem

numérica, deve se observar, também, a data do documento em
questão." Trata se do método.
a) duplex.
b) alfanumérico.
c) numérico simples.
d) numérico cronológico.
Comentários:
Falou em data do documento? Ligue o alerta para o método cronológico, no caso,
o numérico cronológico.
Gabarito: D
13. (CESGRANRIO – 2012 – INNOVA – TEC. ADMINISTRAÇÃO E

CONTROLE JUNIOR)
Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente,

muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de

forma inequívoca, optar pelo método de arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
d) geográfico
e) unitermo
Comentários:
O método geográfico traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como
desvantagem, traz a exigência de ter que carregar o local e nome do
correspondente. Como os documentos veem de vários locais do Brasil,
certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico.
Gabarito: D
14. (FUNIVERSA – 2010 – Mtur – AGENTE ADMINISTRATIVO)
O método de arquivamento de documentos que tem como principal

elemento a ser considerado no documento a procedência ou o local é o
a) duplex.
b) ideográfico.
c) unitermo.
d) soundex.
e) geográfico.
Comentários:
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E é
considerado direto porque a busca é feita diretamente ao documento. Esse
método é o mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
Traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como desvantagem, traz
a exigência de ter que carregar o local e nome do correspondente
Gabarito: E
15. (FUNCAB – 2013 – IPEM-RO – AGENTE DE ATIVIDADES

ADMINISTRATIVAS)
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de

guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados nesse sistema de
arquivamento:
a) numérico e cronológico.
b) duplex e decimal.
c) ideográfico e numérico.
d) cronológico e decimal.
e) alfabético e geográfico.
Comentários:
Os métodos diretos são aqueles em que não são necessários outras ferramentas
ou índices para se fazer a pesquisa. E os métodos de arquivamento Geográfico
e Alfabético, são diretos.
Gabarito: E
16. Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos

simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxiliar,
posso utilizar o método
a) Alfabético.
b) Numérico.
c) Duplex.
d) Decimal.
e) Assunto.
Comentários:
Um exemplo de método direto e simples, que não precisa de consultas auxiliares
é o método alfabético. Mas também poderia ser, o Geográfico.
Gabarito A

O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos

documentos.
Comentários:
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre

diretamente no local onde ele está guardado. Vai direto à fonte.
Veja ainda os outros sistemas, para revisar:

Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e
números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.
Gabarito: Certa
18. (FCC – 2015 – TRE-RR – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência

recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras
de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo.
1. Universidade Federal de Roraima
2. Universidade Estadual de Roraima

3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí
5. Presidência da República
6. Ministério de Minas e Energia
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí
8. Ministério da Ciência e Tecnologia
9. Ministério das Cidades
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista
A sequência alfabética de tais correspondentes é

a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
Comentários:
A primeira etapa para essa resolução é ordenar logo o que é mais evidente.
Como estamos falando de regras de alfabetação, precisamos saber apenas o
alfabeto e mais algumas regrinhas. No caso de nomes de firmas, empresas,
instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o
nome.
Viram? Então vamos lá! Coragem!
Vejam que os órgãos começam pelas letras:
A, M, P, U. A partir daí vai ficando mais fácil

 Aeroporto Internacional de Boa Vista (6)
Vamos para a segunda letra em ordem alfabética (M)
Como vemos, há 3 Ministérios. A primeira etapa é esquecer que as preposições

e artigos existem!
Agora é só ordenar:
Ministério Cidades(9) vem antes de Ministério Ciências,(8) que vem antes de

Ministério Minas Energia(6)
 Agora vamos para a letra P:

Como vemos, há 3 Prefeituras e uma Presidência. Como Pref vem antes de

Pres, as Prefeituras ficarão na frente da Presidência. A primeira etapa é
esquecer que as preposições e artigos existem!
Agora é só ordenar:
10.Prefeitura Municipal Boa Vista
4. Prefeitura Municipal Caracaraí
7. Prefeitura Municipal Mucajaí
5. Presidência República
Agora faltam duas Universidades. Uma é Federal e outra Estadual. Como a

letra “E” vem antes, ficou fácil. A Estadual ficará na frente.
Assim, eis a ordem correta pelo método alfabético:

3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
P.s. Até dava para você terminar a questão e marcar a letra E depois de
identificar as duas primeiras classificações (3 e 9), mas deixe para fazer isso na
prova ou depois que aprender e treinar bem. Essa é a hora do treino!
Gabarito: E
19. (CESGRANRIO – 2016 – ANP – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes

pessoas:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3)

Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo
Moreira Filho.
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de

alfabetação, como ficam organizados tais documentos?
a) 5,4,3,1,2
b) 5,3,2,4,1
c) 5,3,2,1,4
d) 4,3,1,5,2
e) 4,1,5,3,2
Comentários:
Vamos reescrever os nomes para não haver erro:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro
2) João Marcus Villa-Lobos
3) Carlos Eduardo Santo Amaro
4) Lucia Maria de Almeida

5) Arlindo Moreira Filho
Agora, vamos ver a regra de arquivamento de cada um deles antes de fazer a

alfabetação final.
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro

Monte Claro, Luiz Fernando Duarte
2) João Marcus Villa-Lobos

Villa-Lobos, João Marcus
3) Carlos Eduardo Santo Amaro

Santo Amaro, Carlos Eduardo
4) Lucia Maria de Almeida

Almeida, Lucia Maria de
5) Arlindo Moreira Filho

Moreira Filho, Arlindo
Agora estamos prontos para fazer a classificação final:
4) Almeida, Lucia Maria de

1) Monte Claro, Luiz Fernando Duarte
5) Moreira Filho, Arlindo
3) Santo Amaro, Carlos Eduardo
2) Villa-Lobos, João Marcus
Bom, como vimos, a ordem é 4, 1, 5, 3, 2. No segundo nome já daria para

marcar a resposta certa. E é assim que você deve fazer em sua prova, mas hoje,
no treino, faça todas as classificações.
Gabarito: E
20. (FGV – 2013 – AL-MT – SECRETÁRIO(A)
Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada
como
a) Fabiano da Silva Neto, Clovis.

b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.
c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.
d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.
e) Da Silva Neto, C. F.
Comentários:
Vamos relembrar duas regras para fazermos a correta classificação:
14. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não
são considerados!! (ver também a regra 9)
==a630e==
15. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,

Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética!
Logo, o nome Clovis Fabiano da Silva Neto está submetido a essas duas
regras.
Assim, o nome “Neto” não será usado como forma de classificação. Se você
não lembrasse dessa regra, marcaria a opção “D”. Ela estaria sorrindo para
você.
Outro sorriso forte está na letra C, pois se você não lembrar que artigos e
preposições não são considerados, vai parar nos braços de Morfeu. Nada a ver,
hein? Braços de Morfeu?! Bom, agora que já escrevi estou com preguiça de
apagar...hehehe.
Logo, sobra a letra B que está perfeita: Silva Neto, Clovis Fabiano da
Gabarito: B
Parabéns por ter chegado até aqui. Sei o quanto essa aula é cansativa mas tenho
plena confiança de que se você leu com atenção e fez as questões com calma,
estará preparado para resolver qualquer questão sobre esses assuntos. Bons
estudos e até a aula 03!
7. Lista Completa de questões

O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos

documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da
organização.

O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos

documentos.
3. (CESPE – SERPRO – 2013 – TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO)
O método de arquivamento tem influência direta na eficiência do

processo de recuperação de documentos.
4. (CESPE – 2013 – TCE-RS – OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO)
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação

de letras e números, pertence ao sistema indireto.
5. (FUNRIO – 2014 – IF-BA – TÉCNICO EM ARQUIVO
Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos

de métodos
a) padronizados.
b) geográficos.
c) numéricos simples.
d) por assunto numéricos.
e) por assunto alfabéticos.
6. (FGV – 2015 – CODEMIG – ARQUIVISTA)
Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são exemplos

de métodos:
a) geográficos;
b) padronizados;
c) numéricos simples;
d) por assunto alfabéticos;
e) por assunto numéricos.
7. (IBFC – 2016 – EMDEC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.)
Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que

trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser
armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o
assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao
tipo de ordem:
I. Ordenar por data.

II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.

a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III
c) Apenas I e III
d) I, II e III.
8. (CESPE – ANTAQ – 2009 – TECNICO ADMINISTRATIVO)
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento

é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
9. Os exemplos de códigos 45.59.20 e 7989/2002 são usados,

respectivamente, nos seguintes métodos de classificação:
a) decimal e duplex;
b) duplex e unitermo;
c) dígito-terminal e numérico-cronológico;
d) numérico simples e numérico cronológico;
e) dígito-terminal e indexação coordenada.
10. (FCC – 2011 - TRT 23 REGIÃO – ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA)
Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica

atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o
sistema
a) dígito-terminal.
b) dicionário.
c) numérico cronológico.
d) decimal.
e) enciclopédico.
11. (FCC – 2010 - AL SP – AGENTE LEGISLATIVO)
O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico

denomina-se
a) por assunto.
b) ordem alfabética.
c) ordem numérica duplex.
d) ordem mnemônica.
e) ordem geográfica.
12. (IDECAN – 2015 – PREF. RIO NOVO DO SUL – ES – ALMOXARIFE)
“Método de arquivamento no qual, além de se observar a ordem

numérica, deve se observar, também, a data do documento em
questão." Trata se do método.
a) duplex.
b) alfanumérico.
c) numérico simples.
d) numérico cronológico.
13. (CESGRANRIO – 2012 – INNOVA – TEC. ADMINISTRAÇÃO E

CONTROLE JUNIOR)
Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente,

muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de

forma inequívoca, optar pelo método de arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
d) geográfico
e) unitermo
14. (FUNIVERSA – 2010 – Mtur – AGENTE ADMINISTRATIVO)
O método de arquivamento de documentos que tem como principal

elemento a ser considerado no documento a procedência ou o local é o
a) duplex.
b) ideográfico.
c) unitermo.
d) soundex.
e) geográfico.
15. (FUNCAB – 2013 – IPEM-RO – AGENTE DE ATIVIDADES

ADMINISTRATIVAS)
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de

guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados nesse sistema de
arquivamento:
a) numérico e cronológico.
b) duplex e decimal.
c) deográfico e numérico.
d) cronológico e decimal.
e) alfabético e geográfico.
16. Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos

simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxiliar,
posso utilizar o método
a) Alfabético.
b) Numérico.
c) Duplex.
d) Decimal.
e) Assunto.

O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos

documentos.
18. (FCC – 2015 – TRE-RR – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência

recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras
de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo.
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
A sequência alfabética de tais correspondentes é

a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
19. (CESGRANRIO – 2016 – ANP – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes

pessoas:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3)

Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo
Moreira Filho.
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de

alfabetação, como ficam organizados tais documentos?
a) 5,4,3,1,2
b) 5,3,2,4,1
c) 5,3,2,1,4
d) 4,3,1,5,2
e) 4,1,5,3,2
20. (FGV – 2013 – AL-MT – SECRETÁRIO(A)
Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada
como
a) Fabiano da Silva Neto, Clovis.

b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.
c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.
d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.
e) Da Silva Neto, C. F.
8. Gabarito
1. ERRADA
2. CERTA
3. CERTA
4. ERRADA
5. E
6. D
7. D
8. CERTA
9. C
10. C
11. A
12. D
13. D
14. E
15. E
16. A
17. CERTA
18. E
19. E
20. B
9. Bibliografia
Schellenberg, T.R (2006). Arquivos Modernos, Princípios e Técnicas. Editora

FGV.
Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia – Teoria e Prática (3ª edição). Editora
FGV
Bellotto, Heloísa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento

documental (4ª edição).
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística in

http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.
pdf
Lei federal 8.159 de 1991 in

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm
Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-

2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60
Classiificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos

às atividades-meio da administração pública. (Arquivo Nacional) in
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf

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Administração (Item 7 - Arquivologia) p/ MPU 2017/2018 (Técnico - Especialidade

Professor: Ronaldo Fonseca

AULA 02 - NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA P/ TÉCNICO

Bom, a aula é cansativa? Um pouco...enfim, não adianta chorar 

As próximas aulas serão menores que essa aqui. Prometo!

Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na

Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no

Veremos alguns dos principais métodos de arquivamento. E veja como o DBTA

É a sequência de operações que determina a disposição dos documentos

Direito/Indireto Direto Indireto

quando a busca do É necessário um

Temos ainda o Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação

Agora vamos ver os principais MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS, de forma

3.1. Método Alfabético

Agora, Paes elenca as 13 regras de alfabetação!

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois,

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem

Santa Rita, Waldemar

4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados

12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e

3.2 Método Geográfico

O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E,

As melhores ordenações geográficas são:

 Nome do estado, cidade e correspondente

1)Nome do estado, cidade e correspondente – quando o arquivo é

Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro:

2)Nome da cidade, estado e correspondente – quando o arquivo é

Ex. Organização de pasta por cidades:

(1) Campos (Rio de Janeiro)

3.3 Métodos Numéricos

Você sabe que o método é numérico porque o principal elemento a ser

3.3.1 Método Numérico Simples

Nesse método, existe a atribuição de um número para cada documento. E a

alfabética e sim com a ordem de entrada ou de registro e um correspondente ou

3.3.2 Método Numérico Cronológico

Nesse método, é importante a ordem numérica e a data. O nome já ajuda,

Vantagens Desvantagens Método

3.3.3 Método Numérico Dígito-Terminal

Necessário em locais com grande volume de informações, como o INSS, bancos

Se houver apenas 5 números (89.090), devemos completar com quantos zeros

Um exemplo bem curto e simples para ajudar na memorização. Simulemos 4

Primeiro, devemos separar em dezenas, para depois, lermos da direita para a

00-13-49 Ben Dez

Agora, vamos ordenar, começando pela última dezena, em ordem crescente.

Redução de erros de arquivamento

Expansão equilibrada do arquivo

Possibilidade de divisão equitativa do

Desvantagens Leitura não convencional dos

Pronto, você aprendeu mais um método indireto.

3.4 Método Ideográfico ou Por Assunto

O método Ideográfico também pode aparecer como Métodos por Assunto. E é